Pomoc i inspiracja dla trenerów i szkoleniowców. Z prezentacji dowiesz się: - po co planować - jak ustalać i realizować cele - jak planować dzień/tydzień/miesiąc

1. ORGANIZACJA CZASU PRACYORGANIZACJA CZASU PRACY
PRZYKŁADOWE MATERIAŁY SZKOLENIOWE
POMOC I INSPIRACJA DLA TRENERÓW I SZKOLENIOWCÓW
Opracowanie:
Zespół Trenerów
Orinoko Szkolenia i Doradztwo
Pod redakcją Beata Kaczor

2. Cele szkoleniaCele szkolenia
dostarczenie nowej wiedzy;dostarczenie nowej wiedzy;
doskonalenie wybranych umiejętności, związanych z pracadoskonalenie wybranych umiejętności, związanych z praca
MenadżeraMenadżera
www.orinoko-szkolenia.plwww.twojekompetencje.pl

3. Po coPo co
planowaćplanować
Organizowanie i planowanie czasu pozwala nam:
poznać i zweryfikować rzeczywisty cel i sens swoich działań
jasno określić i wybrać co i jak warto robić
przewidzieć ryzyka i skorzystać z szans i możliwościprzewidzieć ryzyka i skorzystać z szans i możliwości
przygotować i zapewnić sobie niezbędne zasoby,przygotować i zapewnić sobie niezbędne zasoby,
ograniczać nieprzyjemne zaskoczenia i stresograniczać nieprzyjemne zaskoczenia i stres
widzieć efekty swoich działańwidzieć efekty swoich działań
✔ ograniczyć zbędne działania na rzeczy tych które chcemy wykonaćograniczyć zbędne działania na rzeczy tych które chcemy wykonać
( oszczędność czasu)….( oszczędność czasu)….
www.orinoko-szkolenia.pl

4. Jakie elementy brać pod uwagę w planowaniuJakie elementy brać pod uwagę w planowaniu
Dostępne zasoby (wiedze, umiejętności, motywację, narzędzia,
wypracowane praktyki, wcześniejsze doświadczenia, budżet, czas)
Potrzebne i możliwe do pozyskania zasoby
Oczekiwania interesariuszy planowanych działań,
Pewne i potencjalne ryzyka i zagrożenia (działania konkrecji, ograniczenia
zasobowe, absencje kluczowych zasobów, możliwe zmiany na etapie
realizacji planu,
Oczekiwany efekt planowanych działań,
Możliwość kontroli efektów zaplanowanych działań na etapie ich realizacji
www.twojekompetencje.pl

5. • Cele zapewniają poczucie i znajomość kierunku
działań
• Cele wpływają na koncentrację naszych wyników
• Cele pomagają nam w ocenie osiągniętych
postępów
„Jeśli nie wiesz gdzie idziesz, nigdzie nie dojdziesz...
…a jeśli dojdziesz, to nie będziesz wiedział że tu właśnie chciałeś
dojść”
www.twojekompetencje.pl

6. Zarządzanie informacjąZarządzanie informacją
1. Klient / Pacjent3. Firma
2. RYNEK
I
www.orinoko-szkolenia.pl

7.  Specific (Jasny, Klarowny)
 Measurable ( Mierzalny)
 Agreed ( Istotny)
 Realistic ( Realny)
 Timed ( Określony w
czasie)
Ważne
Ambitne
Realne
Terminowe
Efektywne
Ustalanie celuUstalanie celu
Wyznaczanie celów w ten sposób wymaga dogłębnego zanalizowania tego,
co chcemy osiągnąć a tym samym osiągnięcie tak wyznaczonego celu
zapewni nam większą satysfakcję, gdyż będzie to dokładnie to, czego
naprawdę zamierzaliśmy dokonać.
„Jeśli nie wiesz gdzie idziesz, nigdzie nie dojdziesz...”
www.twojekompetencje.pl

8. czyli w jaki sposób formułować cele aby skutecznie je
osiągać:
Określaj cele w sposób pozytywnyOkreślaj cele w sposób pozytywny – zapisuj to, co chcesz mieć/osiągnąć a nie to,
czego nie chcesz. Nasz umysł koncentruje się na tym, o czym najczęściej myślimy, a
podświadomość nie rozumie zaprzeczeń.
Napisz cel w czasie teraźniejszymNapisz cel w czasie teraźniejszym – podświadomość nie zna przyszłości, jest tylko
TERAZ.
Umieszczaj cele w kontekścieUmieszczaj cele w kontekście – Kiedy, gdzie, z kim chcesz osiągnąć ten cel?
Zobacz, usłysz, poczuj przedsmak tego, co się wydarzy.
Zapisuj jak najwięcej szczegółówZapisuj jak najwięcej szczegółów
Określ swój wpływ na realizację celuOkreśl swój wpływ na realizację celu– W jakim stopniu samodzielnie można go
osiągnąć? Od kogo jeszcze zależy wynik?
Określ dostępne zasobyOkreśl dostępne zasoby – znając własne zasoby łatwiej jest o określić co jest
potrzebne do osiągnięcia celu i skąd można czerpać te zasoby.
Jak ustalić celJak ustalić cel
www.twojekompetencje.pl

9. Jak ustalić celJak ustalić cel
Jaka jest wielkość celu?Jaka jest wielkość celu? – każdy cel powinien mieć odpowiednią wielkość.
Jeśli jest zbyt duży – Należy go podzielić wraz z osobną datą osiągnięcia.
Brak sprzecznościBrak sprzeczności – zbadaj spójność na poziomie świadomym i
podświadomym w stosunku do celu. Jakie będą konsekwencje osiągnięcia celu
Oznaki osiągnięcia celuOznaki osiągnięcia celu – jak rozpoznać, czy jest osiągnięty cel? Co się
zmieni, jak cel będzie zrealizowany. No w jaki sposób można uczcić osiągniecie
celu?
www.orinoko-szkolenia.pl

10. •Czy da się zjeść całego słonia???Czy da się zjeść całego słonia???
•Czy oczywiście, po kawałku!!!Czy oczywiście, po kawałku!!!
www.twojekompetencje.pl

11. ●
Przeanalizuj wiedzę o realizowanym celu i dostępnych zasobachPrzeanalizuj wiedzę o realizowanym celu i dostępnych zasobach
●
Ustal listę czynności i zadań które pozwolą ci osiągnąć założony celUstal listę czynności i zadań które pozwolą ci osiągnąć założony cel
●
Ustal kamienie miloweUstal kamienie milowe
Wskazówki do planowania realizacjiWskazówki do planowania realizacji
celówcelów
www.orinoko-szkolenia.pl

12. Kamień milowy (ang. milestone) – jest to końcowy punkt, który podsumowuje
określony zestaw zadań.
Oznacza on jednocześnie pewne istotne, jednorazowe zdarzenie, które można w
jednoznaczny sposób określić. Może to być: podpisanie dokumentu, otrzymanie wyniku,
ważne spotkanie, zatwierdzenie lub ukończenie określonych prac itp.
Zazwyczaj wystąpienie kamienia milowego wiąże się z dalszymi decyzjami odnośnie
rozwoju projektu.
www.orinoko-szkolenia.pl

13. Kiedy należy określić kamienie milowe:Kiedy należy określić kamienie milowe:
 Realizowany cel jest rozłożony w długim okresie czasie,Realizowany cel jest rozłożony w długim okresie czasie,
 Można wskazać kluczowe etapy dla realizacji celu,Można wskazać kluczowe etapy dla realizacji celu,
 Przewidujemy zależność realizacji celu od czynników zewnętrznychPrzewidujemy zależność realizacji celu od czynników zewnętrznych
na które mamy pośredni w wpływ na etapie planowania,na które mamy pośredni w wpływ na etapie planowania,
 Występują potencjalne zagrożenia lub szanse dla realizacji celu, nieWystępują potencjalne zagrożenia lub szanse dla realizacji celu, nie
możliwe do jednoznacznego uwzględnienia w planie na etapie jegomożliwe do jednoznacznego uwzględnienia w planie na etapie jego
tworzenia,tworzenia,
 Występuje konieczność raportowania realizacji celu i jegoWystępuje konieczność raportowania realizacji celu i jego
monitoringumonitoringu
www.twojekompetencje.pl

14. •Poprawianie
•(Act)
•Planowanie
•(Plan)
•Sprawdzanie
•(Check)
•Wdrażanie
•(Do)
www.orinoko-szkolenia.pl

15. Priorytetowanie działańPriorytetowanie działań
PilnePilne
NieważneNieważneWażneWażne
NiepilneNiepilne
•Nieobowiązująca korespondencja,
•pożeracze czasu,
•plotki,
•sprawy które może zrobić ktoś inny
•Sprawy kryzysowe,
•Sprawy naglące,
•Zebrania
•Spotkania z data realizacji,
•Najbliższe sprawy naglące,
•Niektóre raporty
•Niektóre spotkania
•Zwykłe zajęcia,
•Zapobieganie kryzysom
•Powierzanie odpowiedzialności
•Budowanie relacji,
•Rekreacja
www.twojekompetencje.pl

16. Przeanalizuj wiedzę o realizowanym celu i dostępnych zasobachPrzeanalizuj wiedzę o realizowanym celu i dostępnych zasobach
Ustal listę czynności i zadań które pozwolą ci osiągnąć założony celUstal listę czynności i zadań które pozwolą ci osiągnąć założony cel
Ustal kamienie miloweUstal kamienie milowe
Priorytetyzuj zadaniaPriorytetyzuj zadania
Ustal potrzebne zasoby, poinformuj jak najszybciej innych aby uwzględnili cie wUstal potrzebne zasoby, poinformuj jak najszybciej innych aby uwzględnili cie w
swoich planachswoich planach
Zweryfikuj które czynności koniecznie musisz zrobić Ty, a jakie zadanie możeszZweryfikuj które czynności koniecznie musisz zrobić Ty, a jakie zadanie możesz
przekazać ( oddelegować)przekazać ( oddelegować)
Jeśli zaplanujesz delegowanie - uwzględnij czas na tą czynnośćJeśli zaplanujesz delegowanie - uwzględnij czas na tą czynność
 Dąż do realizacji zasady Pareto 20/80Dąż do realizacji zasady Pareto 20/80
ZasadaZasada Pareto 20/80 -Pareto 20/80 - 20% nakładu20% nakładu  generuję 80% efektugeneruję 80% efektu
Planuj razy 1,5Planuj razy 1,5
Mierz, sprawdzaj i elastycznie zmieniaj plan - nie cel!!!Mierz, sprawdzaj i elastycznie zmieniaj plan - nie cel!!!
Wskazówki do planowania realizacji celówWskazówki do planowania realizacji celów
www.orinoko-szkolenia.pl

17. Określ potencjalne ryzykaOkreśl potencjalne ryzyka
Określ potencjalne szanse i dodatkowe buforyOkreśl potencjalne szanse i dodatkowe bufory
Przekaz informacje innym o ujęciu ich w planie i uwzględnij ichPrzekaz informacje innym o ujęciu ich w planie i uwzględnij ich
informacje zwrotnąinformacje zwrotną
Zweryfikuj cel i jeszcze raz plan oraz skonsultuj go zZweryfikuj cel i jeszcze raz plan oraz skonsultuj go z
interesariuszamiinteresariuszami
Wskazówki do planowania realizacji celów c.dWskazówki do planowania realizacji celów c.d
www.orinoko-szkolenia.pl

18. Organizacja czasu własnej pracy–Organizacja czasu własnej pracy–
od czego zacząćod czego zacząć
Jaki jest i co znaczy dla mnie cel firmowyJaki jest i co znaczy dla mnie cel firmowy
Jakie są twoje własne cele biznesowe na dany okres?Jakie są twoje własne cele biznesowe na dany okres?
Jakie inni maja cele i jak wpływają na mój cel?Jakie inni maja cele i jak wpływają na mój cel?
Jakie są Twoje własne cele osobiste?Jakie są Twoje własne cele osobiste?
Okres ich spójne i rozbieżne punktuOkres ich spójne i rozbieżne punktu
Negocjuj celeNegocjuj cele
Skonstruuj swój nowy cel główny i cele podrzędne WARTESkonstruuj swój nowy cel główny i cele podrzędne WARTE
www.orinoko-szkolenia.pl

19. Planowanie tygodnia/miesiąca pracyPlanowanie tygodnia/miesiąca pracy
• Wiem jakie ważne sprawy i kiedy chce zrealizować
• Wiem co chce robić każdego dnia,
• Mam zaktualizowany plan o zadania, które nie wpływają na mój
cel),
• Inni znają moje zadania zaplanowane z ich udziałem
• Wiem jak i które zaplanowane zadania realizują moje cele,
• Znam stopień zrealizowania moich celów (wiem gdzie jestem),
• Wiem jakie prywatne sprawy chce zrealizować w tym tygodniu,
• Jestem na bieżąco ze zmianami w firmie,
• Mam zebrane informacje o realizacji celów w firmie
• Mam bufor czasowy
www.orinoko-szkolenia.pl

20. Ujmuj w planie prywatne cele i zadaniaUjmuj w planie prywatne cele i zadania
Zaplanuj czas na przyjemności i odpoczynekZaplanuj czas na przyjemności i odpoczynek
Zaplanuj w czasie pracy przerwę 30 minutZaplanuj w czasie pracy przerwę 30 minut
Planuj 60-70% swojego dniaPlanuj 60-70% swojego dnia
Planowanie dniaPlanowanie dnia
www.twojekompetencje.pl

21. Pożeracze czasuPożeracze czasu
 Załatwianie spraw za innych, tylko dlatego ze tak jest łatwiej,Załatwianie spraw za innych, tylko dlatego ze tak jest łatwiej,
Odrywanie się od zadania i wracanie do niego,Odrywanie się od zadania i wracanie do niego,
Bieżące odpisywanie na maile i komunikatory,Bieżące odpisywanie na maile i komunikatory,
Odkładanie na później zadań ważnych, pilny, ale trudnych,Odkładanie na później zadań ważnych, pilny, ale trudnych,
Działanie wg. założenia „Ja to zrobię najlepiej”,Działanie wg. założenia „Ja to zrobię najlepiej”,
Szukanie winnych, a nie odpowiedzialnych za….Szukanie winnych, a nie odpowiedzialnych za….
Robienie więcej niż wymaga cel,Robienie więcej niż wymaga cel,
Brak współpracy na etapie planowania,Brak współpracy na etapie planowania,
www.orinoko-szkolenia.pl

22. Planowanie dniaPlanowanie dnia
• - wykonane
•x – „zniknęła” potrzeba realizacji
• - rozpoczęte - nieskończone
• - delegowane
• - przeniesione na kolejny
dzień
•A – koniecznie na dzisiaj
•B – fajnie będzie dzisiaj
•D – oczekuję na działanie innej
osoby (np. dostarczenie mi
czegoś)
√ A Zadzwonić do…
B Telefon do Jacka 502 076 53
о A Dokument dla…
A Kupić……
• A Zrobić raport
-> B Wysłać maila
D Raport - Monika
•Mogę skreślić ja wpisze odbiór
na ustalony dzień „D”
•Mogę skreślić ja wpisze
wykonanie na ustalony dzień
•Mogę skreślić ja wpisze
odbiorę prace
www.twojekompetencje.pl www.orinoko-szkolenia.pl