44. Việc tổ chức vàphân công công việc ở VIETTEL? 45. Xác định chức năng nhiệm vụ• Xác định chức năng.• Xây dựng quy trình.• Định biên công việc.• Xác định mô tả công việc.• Phân công công việc. 46. Sắp xếp nơi làm việc 47. Quản lý thông tin và Công việc 48. Xem xét đánh giá và điều chỉnh 49. Chương trình hóa tổng thể 50. 6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 51. 1Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn 52. 2Nhận diện các vai trò 53. 3 Lựa chọn mục tiêuphần tư thứ hai cho từng vai trò 54. 4 2Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần 55. 5 2Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định 56. 6 2Đánh giá 57. ĐI TÌM KHO BÁU 58. 4Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch 59. Quản trị thời gian 60. Nhật ký thời gian 61. Thế hệ quản trị thứ nhất• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi chép đơn giản và bản liệt kê công việc.• Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm. 1 62. Thế hệ quản trị thứ hai• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn. 2 63. Thế hệ quản trị thứ ba• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch hằng ngày. 3 64. Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư• Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc.• Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố này có xu hướng chi phối.• Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức tầm quan trọng. 4 65. Mô thức tầm quan trọng Thế hệ quản trị thời gian thứ tư• Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng.• Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy, khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I. 4 66. Làm Và Được Được ít Được nhiềuLàm nhiều Làm nhiều Làm nhiều Được ít Được nhi

1. KHÓA HỌC
LẬP KẾ HOẠCH VÀ
TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh

2. TRÒ CHƠI
ĐI TÌM MỘT NỬA TRÁI TIM

3. MỤC TIÊU
 Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế hoạch;
 Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;
 Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả;
 Sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả;

4. NỘI DUNG
① Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc.
② Phương pháp lập kế hoạch công việc.
③ Cách thức tổ chức công việc hiệu quả.
④ Quản lý và giám sát triển khai kế hoạch.

5. Chia nhóm – Giới thiệu – Chấm điểm
CHIA NHÓM GIỚI THIỆU
• Đặt tên Nhóm. • Tên & Logo của Nhóm.
• Thiết kế Logo của Nhóm. • Ý nghĩa tên Nhóm.
• Bầu Trưởng nhóm. • Mong đợi của nhóm.

6. 1
Tổng Quan Về Lập Kế Hoạch
Và Tổ Chức Công Việc

7. HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 1
5 Phút thực hiện
Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế

8. HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 2
4 Phút lập kế hoạch + 5 phút thực hiện
Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế

9. Lập kế hoạch là gì?

10. Vì sao lại cần phải lập kế hoạch?

11. Những loại kế hoạch nào mà các nhà Quản lý ở
Công ty mạng lưới VIETTEL thường xuyên phải lập?

12. Bạn hiểu “Luôn bắt đầu từ mục tiêu
đã được xác định” là gì?

13. Mọi sự vật đều được sáng tạo hai lần
• Lần thứ nhất: sáng tạo về mặt tinh thần (thiết kế).
• Lần thứ hai: sáng tạo về mặt vật chất (xây).

14. Đâu là sự khác nhau giữa
Lãnh đạo và Quản lý?

15. Lãnh đạo và Quản lý

16. Lãnh đạo và Quản lý

17. Được Thấy
Làm

18. 7 Việc quan trọng nhất cần làm
• Cải thiện việc giao tiếp với mọi người.
• Làm công việc chuẩn bị tốt hơn.
• Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn
• Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn.
• Tìm kiếm các cơ hội mới.
• Rèn luyện bản thân.
• Trao quyền cho người khác.

19. Vị trí của việc lập kế hoạch
đối với nhà quản lý

20. Trò chơi đuổi hình bắt gà
B
A

21. 2
Phương Pháp Lập Kế Hoạch Công Việc

22. Việc lập kế hoạch của các đơn vị thuộc
Công ty Mạng lưới VIETTEL diễn ra như thế nào?

23. Đánh giá thực trạng các nguồn lực

24. Dự đoán, dự báo

25. Xác định mục tiêu

26. Phân loại mục tiêu
Công ty
Bộ phận
Cá nhân

27. Phương pháp SMART
Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
Measuable: Đo đếm được
Attainable: Có thể đạt được bằng sức của mình
Relevant: Liên quan đến tầm nhìn chung
Time-bound: Có thời hạn

28. Xây dựng các phương án

29. Đánh giá các phương án

30. Lựa chọn các phương án

31. Xây dựng các kế hoạch bổ trợ

32. Hoạt động: Sợi dây kết nối

33. MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH

34. 5W1H
What
Where Who
How
When Why

35. 5WH2C5M
• Xác định mục tiêu yêu cầu công việc 1W (Why).
• Xác định nội dung công việc 1W (What).
• Xác định 3W còn lại (Where,When,Who).
• Xác định cách thức thực hiện 1H (How).
• Xác định phương pháp kiểm soát 1C (Control).
• Xác định phương pháp kiểm tra 1C (Check).
• Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man, Money,
Material, Machine, Method).

36. LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY

37. Tầm nhìn

38. Sứ mệnh

39. Các chiến lược

40. Mục tiêu

41. Kế hoạch

42. Thực hành lập kế hoạch
cho một công việc cụ thể tại VIETTEL

43. 3
Cách Thức Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả

44. Việc tổ chức và
phân công công việc ở VIETTEL?

45. Xác định chức năng nhiệm vụ
• Xác định chức năng.
• Xây dựng quy trình.
• Định biên công việc.
• Xác định mô tả công việc.
• Phân công công việc.

47. Sắp xếp nơi làm việc

48. Quản lý thông tin và Công việc

49. Xem xét đánh giá và điều chỉnh

50. Chương trình hóa tổng thể

51. 6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

52. 1
Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn

53. 2
Nhận diện các vai trò

54. 3
Lựa chọn mục tiêu
phần tư thứ hai cho từng vai trò

55. 4
2
Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần

56. 5
2
Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định

57. 6
2
Đánh giá

58. ĐI TÌM KHO BÁU

59. 4
Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch

60. Quản trị thời gian

61. Nhật ký thời gian

62. Thế hệ quản trị thứ nhất
• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi
chép đơn giản và bản liệt kê công việc.
• Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên
đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm.
1

63. Thế hệ quản trị thứ hai
• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao gồm
xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.
• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.
• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam
kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn.
2

64. Thế hệ quản trị thứ ba
• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.
• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu
tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.
• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và
tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch
hằng ngày.
3

65. Mô thức tầm quan trọng
Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
• Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm
quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc.
• Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố
này có xu hướng chi phối.
• Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu
xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức
tầm quan trọng.
4

66. Mô thức tầm quan trọng
Thế hệ quản trị thời gian thứ tư
• Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng.
• Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và
trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy,
khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I.
4

67. Làm Và Được
Được ít Được nhiều
Làm nhiều Làm nhiều Làm nhiều
Được ít Được nhiều
Làm ít Làm ít Làm ít
Được ít Được nhiều

68. 80/20
20%
80%

69. Ma trận thời gian
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng I II
Không quan trọng III IV

70. Ma trận quản lý thời gian
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
 Khủng hoảng  Làm việc trong chiến lược
 Các vấn đề cấp bách  Tìm kiếm cơ hội
Quan trọng  Các dự án đến hạn
 Lập kế hoạch
 Xây dựng mối quan hệ
 Công việc tồn đọng  Trao quyền
 Nghỉ ngơi thực sự
III IV
 Các việc đột xuất  Các công việc vô bổ
 Thư từ, email  Điện thoại
Không  Tán gẫu
 Họp hành
quan trọng  Hoạt động giải trí
 Các vấn đề cấp bách  Những việc lãng phí thời gian
 Các hoạt động ưu thích  Thư từ không liên quan

71. Khẩn cấp – Quan trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Kết quả:
 Căng thẳng.
Quan trọng  Kiệt sức mệt mỏi.
 Bận rộn công việc.
 Làm việc ngoài phạm vi chức năng.
 Quản trị khủng hoảng.
 Luôn phải chữa cháy.
Không III IV
quan trọng

72. Không khẩn cấp – Quan trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Kết quả:
 Tầm nhìn, viễn cảnh.
Quan trọng  Cân bằng.
 Sống có kỉ luật.
 Chủ động.
 Quan hệ tốt.
 Ít khủng hoảng.
III
Không IV
quan trọng

73. Khẩn cấp – Không quan trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Quan trọng
III IV
Kết quả:
 Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn.
Không  Xử lý khủng hoảng.
 Tìm cách háo danh.
quan trọng  Công việc vụn vặt.
 Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài.
 Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát.
 Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.

74. Không khẩn cấp – Không quan trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Quan trọng
III IV
Kết quả:
 Vô trách nhiệm.
Không  Bị đuổi việc.
 Tách rời công việc.
quan trọng  Phụ thuộc vào người khác hoặc phụ thuộc về
tổ chức về những điều cơ bản.

75. Phân công công việc

76. Giám sát công việc

77. HOẠT ĐỘNG
TRANH CHẤP TỔ ONG QUÝ

78. Chúc các Anh/Chị thành công!