Competence Book Personaleinsatzplanung

Competence Book Nr. 12
ANDREAS OBEREDER, BURKHARD RÖHRIG, JÜRGEN WINTZEN, WINFRIED FELSER ET AL.
Auflage
2015
Personaleinsatzplanung Kompakt
Für eine flexible Ökonomie - planen mit dem Mensch im Mittelpunkt
Anzeigenveröffentlichung

Competence Book - Personaleinsatzplanung2
Partner des Competence Books PEP

Competence Book - Personaleinsatzplanung
EDITORIAL
3
Der gesellschaftliche Wandel
braucht moderne HR-Lösungen
Nichts wird unsere Gesellschaft und unsere Belegschafts-
strukturen massiver und nachhaltiger verändern als der
demografische Wandel. Demografie wird gerne als statis-
tisches, quantitatives Thema interpretiert und dann mit
der „zunehmenden Überalterung“ der Gesellschaft gleich
gesetzt. Der demografische Wandel ist aber vor allem ein
qualitatives Thema, da er einhergeht mit dem Wertewan-
del in der Gesellschaft und in den Unternehmen. Wir müs-
sen lernen, dass deutlich weniger Jugend nachkommt, dass
wir in den Betrieben die Potenziale der Älteren viel stärker
nutzen und dass längeres Arbeiten keine Strafe ist, sondern
ein Geschenk. Und wir müssen begreifen, dass Vielfalt und
Individualität die neue Normalität darstellen werden.
Hinzu kommt, dass sich unsere ökonomischen Rahmen-
bedingungen durch die Globalisierung und fortschrei-
tende Digitalisierung immer dynamischer verändern und
somit eine immer flexiblere Anpassung an den Markt und
seine Schwankungen erfordern. Daher brauchen wir neue
HR-Instrumente, um mit diesen Komplexitäten des quan-
titativen und qualitativen Wandels in einer immer dyna-
mischeren und fordernden neuen Ökonomie umzugehen.
In der Zukunftsinitiative Personal haben sich Unterneh-
men zusammengeschlossen, die diese neuen Instrumente
noch stärker den Unternehmen vermitteln wollen.
Der Personaleinsatzplanung – oder neudeutsch dem
Workforce Management – kommt dabei sicherlich eine
Schlüsselrolle zu. Gerade Branchen mit enormen Markt-
Zum Autor Wolfgang Witte:
1983 gründete Wolfgang Witte mit Richard Manuel das Software- und Beratungshaus
perbit. Gemeinsam stellten sie das erste PC-gestützte Personalinformations-System in
Deutschland vor. Heute ist Wolfgang Witte Gesellschafter von perbit und engagiert sich
im Vorstand des Demographie Netzwerks ddn e.V.
und Kostendruck wiedas Gesundheitswesen oderder Han-
del können schon heute gar nicht mehr ohne Instrumente
für eine höhere Effizienz und Effektivität beim Einsatz ih-
rer wertvollsten Ressource, des Mitarbeiters, auskommen.
In Zukunft wird gerade die alternsgerechte Gestaltung
der Schichtarbeit in den Unternehmen zu einer zentralen
Aufgabe. Schichtarbeit muss wesentlich flexibler gestaltet
werden, um die Gesundheitsbelastungen zu reduzieren
und gleichzeitig dem Wunsch nach mehr Zeitautonomie
gerecht zu werden.
Es freut mich daher sehr, wenn Andreas Obereder in die-
sem Buch feststellt, dass das Thema in den Chefetagen an-
gekommen ist, Klaus Wössnervon noch unausgeschöpften
Potenzialen spricht, und Burkhard Röhrig aufzeigt, wie wir
mit der Personaleinsatzplanung den Herausforderungen
begegnen und die Potenziale realisieren können. Alle drei
Autoren sollen nur exemplarisch für die weiteren Experten
genannt werden, die zu diesem Competence Book beige-
tragen haben und die als führende Köpfe der HR-IT gelten.
Es ist erfreulich, dass es gelungen ist, für dieses Buch eine
Autorenschaft zu gewinnen, die das Who-ist-Who der ge-
samten Branche darstellt.
So hoffe ich, dass dieses Buch für Sie ein Gewinn ist, und
wünsche Ihnen viele Anregungen für Ihr Workforce Ma-
nagement.
Ihr Wolfgang Witte

Einleitung Grundlagen Anwendungen &
Lösungsbausteine
40 Grundbegriffe
Grundbegriffe der Personal-
bedarfsrechnung im Rahmen
der Personaleinsatzplanung
45 Treiber I
Die Flexibilisierung flexibilisieren
48 Treiber II
HR-Megatrends fordern
Personalabteilungen heraus
49 Treiber III
Wertschöpfungsfaktor
Mitarbeitereinsatz
56 Ergebnisse I
Workforce Management
produziert Erfolg
60 Ergebnisse II
Workforce Management auf
Mehrwert programmiert
62 Ergebnisse III
Personaleinsatzplanung:
Anspruch und Wirklichkeit!
65 Vorgehen I
Ein Vorgehensmodell zur
bedarfsorientierten PEP
69 Vorgehen II
Auswahl und Einführung PEP
72 Vorgehen III
Ursachen für innerbetriebli-
che Konfliktpotenziale
78 Zeit & Zutritt
Moderne Zeiterfassung als
Basis für die Personal-
einsatzplanung
80 Modelle
Arbeitszeitmodelle als Basis
einer Personaleinsatzplanung
82 Methoden
Ein idealtypisches Beispiel
zur Personalbedarfsrechnung
85 Planung I
Personaleinsatzplanung in
Zeiten des demografischen
Wandels
89 Planung II
Arbeiten nach
Wunschdienstplan
93 Planung III
Automatische Einsatzplanung
und Wunschdienstplanung
97 Kennzahlen
HR-Kennzahlen im Kontext
99 Mensch I
Erfolgsfaktor Mensch
103 Mensch II
Lösungsansätze für die
Mitarbeiterzentrierung
6 Unser Kompetenz-Netzwerk
Partner des Competence
Books
7 Editorial
Wandel braucht HR-Lösungen
10 Grußwort GFOS
Den neuen Herausforderungen
der HR-Welt begegnen
11 Grußwort ATOSS
Auf den Chefetagen
angekommen
12 Grußwort bm-orga
Realistische Erfolge
14 Grußwort ISGUS
Noch ungeschöpfte
Potenziale
16 Zahlen kompakt
Infografik zur
Personaleinsatzplanung
20 Meinungen kompakt
Statements zur
24 Delphi-Roundtable Personaleinsatzplanung
2020: Was sind die „Next
Steps“?
36 Workforce Management 2020
Workforce Management 2020:
Jenseits der aktuellen Hypes
INHALT
4

ImpressumBranchenübersichtCase Studies &
Produktinformationen
108 Handel I
Zukunftssicherung des Handels
110 Handel II
Den Erfolg nicht dem Zufall
überlassen
113 Handel III
Douglas
117 E-Commerce
internetstores
119 Finanzdienstleister
PEP im Finanzsektor
123 Produktion
Ritter Sport
125 Gesundheitswesen I
Klinikum Leverkusen
128 Gesundheitswesen II
Klinikum Garmisch
Patenkirchen
131 Gesundheitswesen III
MedicalContact
133 Gesundheitswesen IV
PEP im Krankenhaus
138 Unternehmensverzeichnis
141 Expertenverzeichnis
146 Veranstaltungsverzeichnis
148 Fachzeitschriften
Verantwortlich für das Competence Book i.S. des
TDG:
Geschäftsadresse:
NetSkill Solutions GmbH
Salierring 43
50677 Köln
Tel.: 0221 / 716 144 0
E-Mail: info@netskill.de
Geschäftsführer:
Dr. Winfried Felser
Amtsgericht Köln
HRB 82780
Steuernummer:
5214/5813/2595
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Ahad Pirahmadian
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alle Rechte vorbehalten.
INHALT
5

GRUßWORT
6
Den neuen Herausforderungen der HR-Welt begegnen
D
er demografische Wandel und der damit einhergehende
Wertewandel wirken sich stark auf das Personalmanage-
ment aus und bringen zahlreiche Aufgaben mit sich:
Altersgerechte Arbeitsplätze und neue Arbeitszeitmodelle für
die immer älter werdenden Belegschaften müssen geschaffen
werden. Auch den zunehmenden Wunsch, Beruf und Familie in
Einklang zu bringen sowie Freizeit neben dem Beruf genießen
zu können, gilt es zu berücksichtigen. Das Aufgabenspektrum
von HR-Verantwortlichen wird in Zukunft noch vielfältiger und
anspruchsvoller werden, da es unerlässlich sein wird, den Perso-
nalplanungsprozess fest im Unternehmen zu verankern und mit
der Strategie abzugleichen.
Arbeitsabläufe durch gezielten Personaleinsatz effektiv gestalten,
potenzielle Fehlerquellen reduzieren, Mitarbeiter durch attrak-
tive, lebensphasenbezogene Arbeitszeiten motivieren. Das sind
wesentliche Erfolgsfaktoren für exzellente Unternehmen, die
die High Potentials anziehen möchten. Wer seine internen Ab-
läufe im Griff hat, begegnet den steigenden Anforderungen des
Marktes souverän. Ob im Handel, in der Industrie, im Dienst-
leistungsbereich, in Contact Centern, in der Pflege und Medizin
oder in der Logistik: Die Managementaufgabe, Personalpräsenz
zu planen und Mitarbeiter ihren Qualifikationen entsprechend
einzusetzen, fordert täglich aufs Neue heraus. Zeit, Kosten und
Kompetenz intelligent zu verknüpfen, das ist die Aufgabe von
Workforce Management Systemen.
Allerdings gibt es in diesem Bereich noch viel Entwicklungspo-
tenzial! So werden Workforce Management Systeme in deutschen
Unternehmen noch nicht flächendeckend eingesetzt. Nach aktu-
eller Marktbeobachtung steigt jedoch die Nachfrage nach guten
und leistungsstarken Personaleinsatzplanungssystemen. Speziell
im Handel beschäftigen sich zahlreiche Unternehmen mitder Ein-
führung eines Workforce Managements. Andere Branchen, spezi-
ell im industriellen Umfeld, arbeiten noch mit herkömmlichen
Schichtsystemen, manueller Planung oder Planungen in Excel.
Die Schaffung einer gerechten, gleichverteilten Planung ist auf
manuellem Wege jedoch nahezu unmöglich. Aus diesen Gründen
steigt der Bedarf nach Workforce Management Lösungen, die als
Schlüsselsysteme für das ganze Unternehmen einen sehr hohen
Stellenwert einnehmen, da sich eine moderne Personaleinsatzpla-
nung auf alle Bereiche eines Unternehmens auswirkt.
Um attraktive Arbeitszeiten und Arbeitsplätze anzubieten und
damit für die Fachkräfte von Morgen attraktiv zu sein, wird die
Organisation und der Umgang mit den Arbeitszeiten ebenfalls
modernisiert und flexibilisiert – und festgefahrene, nicht mehr
zeitgemäße Muster durchbrochen. Und es lohnt sich: Kunden, die
auf unsere Workforce Management Lösung setzen, erzielen 5-10%
weniger Personalkosten und eine Steigerung der Mitarbeiterpro-
duktivität in Höhe von 5-8%. Das wichtigste Ergebnis aber durch
die neue Flexibilität: Zufriedenere Mitarbeiter und Kunden!
Grußwort von Burkhard Röhrig,
Geschäftsführer GFOS mbH
Zum Autor Burkhard Röhrig:
1988 gründete Burkhard Röhrig die GFOS, Gesellschaft für Organisationsbe-
ratung und Softwareentwicklung mbH, die er bis heute als geschäftsführender
Mehrheitsgesellschafter leitet. Die GFOS beschäftigt sich mit der Erstellung und
Vermarktung von Software für die Bereiche Workforce Management und Manufac-
turing Execution System (MES). Sie gehört zu den Pionieren der Anwendungsent-
wicklung und -integration mehrdimensionaler Ressourcen-Management Systeme
in unterschiedlichsten Branchen.

GRUßWORT
7
D
ie ökonomische Entwicklung zeigt, welch enormen Grad
an Komplexität und Vernetzung die globale Wirtschaft
erreicht hat. Wir müssen davon ausgehen, dass positive
und negative konjunkturelle Ausschläge in Zukunft häufiger und
heftiger werden. Gleichzeitig lassen sie sich immer schlechter
prognostizieren. Das Management muss auf jede Marktsituation
prozess- und kostenoptimiert reagieren können. Rapid-Respon-
se-Organisationen sind mehr denn je gefordert.
Von entscheidender Bedeutung ist dabei, dass Personalprozesse
nicht als Bremse wirken, sondern die Umsetzung notwendiger
Veränderungen ermöglichen. Letztlich ist das Management von
Komplexität vor allem auch ein Personalthema. Diese Erkennt-
nis ist in den Chefetagen angekommen. Workforce Management
ist das Instrument der Zukunft – ein Steuerungs-Cockpit, um
die wichtigste Ressource im Unternehmen, den Menschen im
Arbeitsprozess, hochflexibel einzusetzen. Nur so gelingt eine
optimale Synchronisation von Marktanforderungen, Mitarbei-
terwünschen sowie gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen
Rahmenbedingungen. Hier steckt viel ungenutzter Gestaltungs-
spielraum und ein enormes Potenzial für mehr Wertschöpfung.
Volatile Märkte, kurze Innovationszyklen und starke Nachfra-
geschwankungen werden das Thema Flexibilisierung weiter vo-
rantreiben. Es entstehen neue Formen der Zusammenarbeit auf
allen Beschäftigungsebenen, Kernbelegschaften werden nach
Bedarf über Länder- und Zeitgrenzen hinweg ergänzt. Arbeits-
konzepte wie Zeit- und Projektarbeit, virtuelle Teams, externe
Flex-Pools, Sabbaticals und lebensphasenorientierte Arbeitszei-
ten gewinnen an Bedeutung. Neue Potenziale am Arbeitsmarkt
müssen erschlossen, verfügbare Ressourcen intelligent einge-
bunden werden. Die zunehmende Verknappung der Arbeitskraft
einerseits und längere Lebensarbeitszeiten andererseits werden
zum Dauerbrenner im HR Management.
Diese Komplexität und Dynamik rund um Arbeitszeit und Per-
sonaleinsatz durch innovative IT-Lösungen beherrschbar zu ma-
chen, ist eine spannende Herausforderung, der wir uns täglich
stellen. ATOSS Workforce Management leistet weltweit bei mehr
als 4.500 Kunden einen Beitrag zu mehr Produktivität und Wett-
bewerbsfähigkeit. Das ist unser Anspruch, daran lassen wir uns
messen.
Herzlichst, Ihr
Andreas Obereder
Vorstandsvorsitzender
ATOSS Software AG
Auf den Chefetagen
angekommen
Zum Autor Andreas Obereder:
Andreas Obereder hat ATOSS im Jahr 1987 gegründet. Seit 1999 ist er Vorstands-
vorsitzender der Aktiengesellschaft. Die ATOSS Software AG hat sich auf Workforce
Management und bedarfsoptimierten Personaleinsatz spezialisiert. Das Unterneh-
men zählt laut EU-Industrial R&D Investment Scoreboard (2010-2014) zu den in-
vestitionsstärksten deutschen Softwareunternehmen. Hoppenstedt verleiht ATOSS
bereits mehrere Jahre in Folge die Bonitätsbewertung „Top-Rating 1“. ATOSS Work-
force Management ist bei über 4.500 Kunden in 40 Ländern erfolgreich im Einsatz.
Weltweit werden die Arbeitszeiten von 2,8 Millionen Arbeitnehmern mit ATOSS Lö-
sungen geplant und gesteuert.

GRUßWORT
8
Realistische Erfolge durch eine
„reale Personaleinsatzplanung“!
Liebe Leserin, lieber Leser,
Ralf Korb, ein Experte im CRM-Bereich, hat einmal mit dem
Begriff „Real CRM“ jene CRM-Herausforderungen in der Praxis
formuliert, die jenseits der Hochglanzbroschüre und jenseits der
aktuellen Hypes wie „Social“ oder „Big Data“ existieren. Manch-
mal scheitert der CRM-Erfolg ganz einfach an der Akzeptanz der
Mitarbeiter durch ein unterlassenes Change Management oder
an der suboptimalen Erfassung von Vertriebsprotokollen. Da
nutzt dann auch Big Data wenig oder die eigene Facebook-Seite.
Analog sollten wir uns auch für die Personaleinsatzplanung
Gedanken machen, was realistische Erfolge sind und wie solche
Erfolge durch „reale Personaleinsatzplanung“ gelingen.
Akzeptanz ist ein ganz wesentliches Thema für die „reale Per-
sonaleinsatzplanung“. Die Personaleinsatzplanung birgt das
größte innerbetriebliche Konfliktpotenzial. Kaum ein anderes
Thema im HR-Management führt zu mehr Auseinanderset-
zungen zwischen Unternehmen auf der einen Seite sowie der
Arbeitnehmervertretung auf der anderen Seite.
Um die Gründe hierfür zu verstehen, muss der Prozess der
Personaleinsatzplanung verstanden werden. Schnell führt dies
zu der Erkenntnis, dass die reine Dienst- oder Schichtplanerstel-
lung nicht das gesamte Problem darstellt. Arbeitsbedarfs- wie
Personalbedarfsermittlung, Reserveplanung, Qualifizierungs-
konzepte und vornehmlich die verwendete Planungsmethodik
an sich, sind Bestandteile eines Prozesses, von dem die
Personaleinsatzplanung nur einen Teil einnimmt.
Aber auch ohne Konflikte ist die „reale Personaleinsatzplanung“
eine Herausforderung in der realen betrieblichen Praxis. Eines
der grundsätzlichen Probleme in den Unternehmen, in denen
man sich der Thematik Personaleinsatzplanung schon angenom-
men hat, ist, dass Softwarelösungen nicht nachhaltig implemen-
tiert und in die unternehmensspezifischen Planungsprozesse
verankert wurden. „Features & Functions“ bestimmen oftmals
die Ausprägung einer implementierten Lösung. Die konsequente
Ausrichtung an den eigentlichen Bedürfnissen im Unternehmen
wird dabei in vielen Unternehmen zur Nebensache.
„Features & Functions“ bestimmen oftmals die
Ausprägung einer implementierten Lösung. Die
konsequente Ausrichtung an den eigentlichen
Bedürfnissen im Unternehmen wird dabei in vielen
Unternehmen zur Nebensache.“ – Jürgen Wintzen

GRUßWORT
9
„Der richtige Umgang
mit Arbeitszeit und
Personaleinsatz hat
einen enormen Einfluss
auf die Wertschöpfung,
welcher oft über das
Sein oder Nicht-Sein von
Unternehmen entscheidet.
Das belegt auch unsere
Studie mit den Partnern der
Work Time Alliance.
Gerade deswegen aber
sollten wir nicht an realen
Problem scheitern!“
– Jürgen Wintzen
Oftmals werden durch die Anbieter „Highlights“ der jeweiligen
Softwareprodukte im Verkaufsprozess in den Fokus gestellt, die
aber später bei der Bewältigung der „Basics“ im Planungsprozess
nureine untergeordnete Rolle spielen. Es wird eben oftvergessen:
Software ist nur Mittel zum Zweck – Es sind auch noch andere
Faktoren zu beachten.
Aber selbst bei den gewünschten Prozessen ist Realismus
angesagt. Die Idee der automatischen Einsatzplanung und
Wunschdienstplanung ist i.d.R. schlüssig und verspricht
große Effekte bei der Einführung einer softwaregestützten
Personaleinsatzplanung. Aber leider liegen Idealvorstellung und
Realität oftmals weit auseinander.
Verstehen Sie mich dabei nicht falsch: Ich glaube an
die essentielle Bedeutung der Personaleinsatzplanung für
unseren ökonomischen Erfolg. Die Konjunktur der letzten Jahre
ist geprägt durch immer kürzer werdende Abstände zwischen
Aufschwung und Rezession. Der richtige, strategische, taktische
und operative Umgang mit Arbeitszeit und Personaleinsatz hat
daher einen enormen Einfluss auf die Wertschöpfung, welcher
oft über das Sein oder Nicht-Sein von Unternehmen entscheidet.
Das belegt auch unsere Studie mit den Partnern der Work Time
Alliance. Gerade deswegen aber sollten wir nicht an realen
Problem scheitern!
Mit unseren Beiträgen in diesem Competence Book wollen
wir daher eine Basis für realistische Erfolge durch „reale
Personaleinsatzplanung“ oder „Real Workforce Management“
schaffen. Ich wünsche Ihnen in diesem Sinne eine spannende
und impulsgebende Lektüre mit dem vorliegenden Competence
Book und viele reale Erfolge in ihren Projekten.
Ihr
Jürgen Wintzen für die bm-orga GmbH
Zum Autor Jürgen Wintzen:
Jürgen Wintzen, Jahrgang 1966, studierte Maschinenbau / Fachrichtung Fertigungstech-
nik an der Fachhochschule Hamburg und verfügt über eine Zusatzausbildung im Bereich
Industrial Engineering.
Herr Wintzen ist nunmehr seit über 20 Jahren in dem Umfeld Organisationsberatung, Ar-
beitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung tätig.
Heute ist Jürgen Wintzen Gesellschafter und Geschäftsführer der bm-orga GmbH (Bera-
tung für Management & Organisation) in Hamburg und einer der führenden Experten im
Bereich Arbeitszeitmanagement & Personaleinsatzplanung sowie Initiator und Mitglied der
„Working Time Alliance“.

GRUßWORT
10
Zum Autor Klaus Wössner:
Klaus Wössner begleitet das Thema Personaleinsatzplanung bereits seit dem An-
fang der 90er Jahre, als die die ISGUS GmbH anlässlich der CeBIT ihre erste BDE
Lösung vorstellte. Seither hat sich die ISGUS Lösung, wie auch der Bedarf der
überwiegend mittelständischen Kunden, kontinuierlich weiterentwickelt. In 25 Jah-
ren ununterbrochener Produktpflege und Weiterentwicklung wurden immer wieder
neue Aspekte und Entwicklungen aufgegriffen, die sich in der heute angebotenen
Lösung wiederfinden. Klaus Wössner ist seit vielen Jahren im Projekt- und Pro-
duktmanagement im Bereich Fertigung/Industrie aktiv und ist seit 1996 verantwort-
lich für Vertrieb und Marketing.
Noch unausgeschöpfte
Potenziale
F
lexibel auf konjunkturelle und saisonale Schwankungen
reagieren zu können und den Personaleinsatz an der jewei-
ligen Auslastung, orientieren zu wollen, leuchtet ein. Den
Personalbedarf zur Einhaltung von Lieferterminen oder für bür-
gernahe Öffnungszeiten richtig zu planen oder die mit Sonder-
aktionen im Handel einhergehenden Personalkosten zu kennen,
sind Ziele die nicht neu sind. Und die Personaleinsatzplanung
ist auch kein Thema mehr, das sich ausschließlich Handelsunter-
nehmen stellt, denn auch der Industrie und vielen anderen Wirt-
schaftsbereichen sind die Möglichkeiten und Effekte sicherlich
bewusst.
So weit, so gut. Die immer noch relativ geringe Ausstattung von
Unternehmen und öffentlichen Arbeitgebern mit Personalein-
satzplanungssystemen zeigt jedoch, dass das Potential, das man
mit den heute verfügbaren Lösungen nutzen könnte, bei weitem
noch nicht ausgeschöpft wird. Dafür gibt es aus unserer Sicht ver-
schiedene Gründe.
Zum einen ist die Flexibilisierung noch bei weitem nicht so weit
fortgeschritten, dass man schon den nächsten Schritt gehen kann
und will. Man übersieht dabei heute noch oft Veränderungen, die
eine längere Lebensarbeitszeit, sich verändernde Lebensplanun-
gen und die Anforderungen an die Arbeitswelt der Zukunft ganz
automatisch mit sich bringen werden. Es sind also eher die Kon-
sequenzen der Maßnahmen und Entscheidungen, die man sich
scheut anzugehen, als dass technische und praktikable Lösungen
fehlen würden, mit denen die komplexen Einflussfaktoren für
eine Bedarfs- und Einsatzplanung berücksichtigt werden kön-
nen.
Zum anderen müssen im Vorfeld interne Abstimmungs- und
Entscheidungsfindungsprozesse in den Unternehmen stattfin-
den, um zu Lösungen zu kommen, die die betrieblichen Belange
wie auch die persönlichen Präferenzen der Belegschaften unter
einen Hut bringen. Nur dann kann eine Personalbedarfs- und
-einsatzplanung wirtschaftlich überhaupt erst wirksam werden.
Wenn es dieser Publikation gelingt, denjenigen, die die Vorteile
modernen Workforce Managements klar erkannt haben, Wege
aufzuzeigen und Hilfen anzubieten, das Thema auch konkret in
Angriff zu nehmen, dann sind wir schon wieder ein Stück weiter-
gekommen und unterstützen sie mit unseren Systemen maßgeb-
lich bei der Umsetzung.
Mit den allerbesten Grüßen
Klaus Wössner
Vertriebsleiter der ISGUS GmbH

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intelligentem Personaleinsatz in den Griff. Mit ATOSS Workforce Management optimieren Sie alle Prozesse
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INFOGRAFIK
Demografische Entwicklung in Deutschland
Quelle:StatistischesBundesamt
100
Jahre
600.000 600.000300.000 300.000 600.000 600.000300.000 300.000 600.000 600.000300.000 300.000
20302010 2050
80
60
40
20
0
Studie: Personalplanung in Unternehmen | 7
2.1 Ausgangssituation
Abbildung 3
Welche Faktoren beeinträchtigen eine optimale Sicherstellung des Personalbedarfs in Ihrem Unternehmen?
Der Fachkräftemangel ist kein Mythos, sondern stellt viele
Unternehmen vor ernsthafte Herausforderungen. Dies
bestätigen die Befragungsresultate: Während auf der einen
Seite der Bedarf an Spezialwissen steigt, sinkt andererseits
die Zahl an geeigneten Bewerbern. Besonders Unterneh-
men, die in ländlichen Regionen mit niedrigen Arbeitslo-
senquoten agieren, sind davon betroffen.
Der Fachkräftemangel ist akut, gleichzeitig ändern sich die Anforderungen
KAPITEL 2
STATUS QUO DER STRATEGISCHEN
PERSONALPLANUNG
Kürzere Planungszeiträume und schwankende Auftragsla-
gen sind weitere Herausforderungen für die Sicherstellung
des Personalbedarfs, die insbesondere Verantwortlichen in
der Produktion zu schaffen machen. Denn sie müssen
gewährleisten, dass kurzfristige Personalengpässe effizient
ausgeglichen werden.
Rechtliche Unsicherheit
Geringe Ressourcen für
Planung und Steuerung
Beschleunigung von Abläufen
Schwankende Auftragslage
Zunehmende Planungsunsicherheit
Kürzere Planungszeiträume
Alternde Belegschaft
Mangel an qualifizierten Fachkräften
Geringe Anzahl an
geeigneten Bewerbern
Zunehmender Bedarf
an Spezialwissen
0 20 40 60 80 100
9 % 38 %
16 % 50 %
24 %
29 %
30 %
34 %
40 %
43 %
50 %
22 %
23 %
51 %
37 %
44 %
39 %
46 %
46 %
49 %
Starke Beeinträchtigung Leichte BeeinträchtigungAnteile in Prozent der Unternehmen, n = 169
Welche Faktoren beeinträchtigen eine optimale Sicherstellung
des Personalbedarfs in Ihrem Unternehmen?
Quelle:Hays/PAC-StudiezurPersonalplanung,2014
12
Infografik Personaleinsatzplanung

INFOGRAFIK
Top 5 Probleme bei bedarfsorientierter PEP
Bedeutung von PEP heute und in Zukunft
Heute In 2-3 Jahren In 10 Jahren
sehr wichtig
wichtig
41%
28%
48%
23%
43%
24%
Flexible schnelle
Reaktionen auf
Bedarfsschwan-
kungen
Verbesserung
der Flexibilität
der Einsatzpla-
nung
Vorausschau-
ende Steuerung
des Personal-
einsatzes
Steigerung der
Planungsqualität
Vereinheitli-
chung der Pla-
nungsprozesse
14,7% 13,2% 12,1% 10,5% 10,5%
Eingesetzte PEP-Systeme
Spezialsoftware für PEP
Unterschiedliche Systeme
(heterogene Landschaft)
Tabellenkalkulation
Erfahrungswerte (Zettel /
Listen und Magnettafel)
Integrierte Arbeitszeitma-
nagement- / PEP-Systeme
78%
76%
71%
66%
42%
Zufriedenheit mit den
eingesetzten PEP-Systemen
Verbesserungsfähig
Unzufrieden
Voll zufrieden
Kann ich nicht beurteilen
38%
36%
15%
11%
Quelle:Studie2013/2014:WertschöpfungsfaktorMitarbeitereinsatz,WORKINGTIMEALLIANCE(WTA)
13

INFOGRAFIK
Größte Probleme bei der Arbeitszeitgestaltung
Gestaltung von Arbeitszeitmodellen zur
Unterstützung der demografischen Entwicklung
23,3%
Belastung
der
Mitarbeiter
15,3%
Anpassung an
Bedarfsschwan-
kungen
11,2%
Einhaltung der
rechtlichen
Vorschriften
11,2%
Kosten für
Überstunden
10,2%
Attraktivität für
Mitarbeiter und
Bewerber
Langfristige und zuverlässige
Planung
Breite und hohe Qualifizierung
zur Motivation der Mitarbeiter
Teilzeitarbeit
Angebot verschiedener Arbeits-
zeitmodelle für unterschiedliche
Interessensgruppen
wichtig neutral eher unwichtig
Art der Personalbedarfsermittlung als Basis für PEP
und Arbeitszeitgestaltung
Gesundheitswesen &
Soziales
Andere
Für ein Folgejahr
Quelle:Studie2013/2014:WertschöpfungsfaktorMitarbeitereinsatz,WORKINGTIMEALLIANCE(WTA)
Quelle: Studie 2011: Wertschöpfungsfaktor Mitarbeitereinsatz, WORKING TIME ALLIANCE (WTA)
Für die nächste Periode
Abhängigkeit von gesetzl. Regelungen, Tarif-
und/oder den Betriebsvereinbarungen
Zeitraum 1 Woche bis zum aktuellen Tag
Kein Stellenplan, situative Entscheidungen
Es gibt nur einen Stellenplan
49%
17%
40%
6%
60%
25%
45%
42%
38%
30%
15%
45%
14

INFOGRAFIK
Systeme zur Personaleinsatzplanung heute
Relevanz bedarfsorientierter Personaleinsatzplanung
N = 258 Befragte: Mehrfachnenungen möglich
Quelle: ATOSS/FAZ/SRH FH Heidelberg (2006)
N = 255 Befragte in 2003 und 258 Befragte in 2005
Quelle: ATOSS/FAZ/SRH FH Heidelberg (2006)
Erfahrungswerte
(persönlich, dokumentiert) 86,4%
Tabellenkalkulation 70,9%
Spezialsoftware für
Personaleinsatzplanung 41,1%
Integrierte Arbeitszeit-
management-Systeme
Welche der folgenden Systeme zur Personaleinsatzplanung kommen heute in ihrem Unternehem zum Einsatz?
Wie wichtig ist für Ihr Unternehmen bedarfsorientierte Personaleinsatzplanungn heute und in Zukunft?
34,1%
Angaben in %
Wichtigkeit 2005
Wichtigkeit in Zukunft
Wichtigkeit 2003
Weder wichtig
noch unwichtig
3,9 3,9 1,6
Eher wichtig
5,5
1,9 1,6
Völlig wichtig
0,4 0,40,8
Sehr wichtig
68,2
76,0
81,8
Eher wichtig
22,0
16,3
13,6
15

Statements zur PEP
Was sagen die führenden Köpfe zur Zukunft?
Relevante Treiber
PEPDas Thema Arbeitszeit ist mittlerweile für die
Mitarbeiterzufriedenheit mindestens so wich-
tig wie eine gute Bezahlung.3
Was sich hinsichtlich der Personaleinsatz-
planung ändert, ist die Komplexität der
Faktoren die zu berücksichtigen sind, um
den ermittelten Bedarf abzudecken.5
In Zeiten des „War for Talents“ sind gut aus-
gebildete Talente die wichtigste, aber auch
knappste Ressource des Unternehmenserfol-
ges. Daher ist es wichtig, dass die vorhan-
denen Mitarbeiter so effizient wie möglich
eingesetzt werden.1
Zwei Dinge werden Ökonomie und Arbeitsle-
ben in Zukunft beherrschen: Die zunehmende
Volatilität der Märkte und der zunehmende
Fachkräftemangel. Es gilt ein Arbeitsumfeld
zu schaffen, das die Leistungsfähigkeit und
Motivation aller Mitarbeiter, unabhängig von
Alter, Geschlecht oder Herkunft, sicherstellt. 2
Wir sehen bei Personaleinsatzplanung vor
allem die Abstimmung mit den Mitarbeitern,
wer wann arbeitet, als Herausforderung an.11
Größte Treiber / Herausforderungen für Unternehmen und Personalmanagement:
• Umgang mit alternden Belegschaften, insbesonder in Unternehmen mit Schichtarbeit und
körperlich belastenden Tätigkeiten
• Deckung des Bedarfs an qualifizierten Mitarbeitern in einer schrumpfenden und alternden
Gesellschaft
• Bewältigung des Wandels hin zu immer komplexeren Formen von Produktion und Kooperation
• Weiter wachsender Flexibilitätsbedarf bei Unternehmen und Mitarbeitern3
STATEMENTS
16

Status Quo
& Zukunft
PEP
Deutsche Unternehmen setzen noch nicht flächendeckend eine Personaleinsatzplanung ein, d.
h. auf der benannten Skala schätzen wir einen Status von 5-6. Personaleinsatzplanungssysteme
nehmen als Schlüsselsysteme für das ganze Unternehmen einen sehr hohen Stellenwert im Unter-
nehmen ein, da sich eine moderne Personaleinsatzplanung auf alle Bereiche eines Unternehmens
auswirkt.1
Noch nicht alle Unternehmen haben bereits
Lösungen für die Herausforderungen im Be-
reich Personaleinsatzplanung im Einsatz. In
vielen Branchen ist noch immer nicht der
Ansatz einer „bedarfsorientierten Planung“
angelangt, vielmehr wird noch immer mun-
ter mit starren Rotationen gearbeitet. Hier
denke ich vor allem an die Branchen Han-
del, Hotellerie oder Krankenhäuser.6
Flächendeckend betrachtet sehe ich die
Personaleinsatzplanung in Deutschland
auf einer Skala von 1 bis 10 höchstens
bei Note 5. Wir haben in den letzten Jah-
ren einen starken Nachholbedarf nach gu-
ten Planungsverfahren in verschiedenen
Branchen festgestellt, z.B. bei Logistikern,
Finanzdienstleistern oder auch Organisati-
onen in der Pflege von alten, kranken oder
behinderten Menschen.3
Die Bedeutung von Workforce Management
ist in den Chefetagen angekommen.2
Trotz-
dem sind professionelle Lösungen für Work-
force Management noch lange nicht flächen-
deckend im Einsatz. Auf einer Skala von 1 bis
10 würde ich deutschen Unternehmen des-
halb im Durchschnitt eine „4“ geben.2
Beim „Perfekten Dinner“ würden die deut-
schen Unternehmen von mir deshalb eine 6
bis 7 bekommen. Für die Zukunft wünsche ich
mir mehr Eigenverantwortung für die Mitar-
beiter und eine damit einhergehende vertrau-
ensbasierte Zeiterfassung. Mitbestimmung
und Mitgestaltung bei der Einsatzplanung ist
motivierend und senkt langfristig die Fehl-
quoten.7
STATEMENTS
17

& Mobile
PEPIm Bereich des betrieblichen
Berichtswesens sowie des
Controllings finden auch in-
novative mobile Anwendun-
gen ihre Berechtigung.8
Je flexibler Arbeitszeiten und je mobiler Mitarbeiter wer-
den, umso wichtiger wird es, Prozesse orts- und zeitun-
abhängig zu controllen – dies gilt natürlich auch für das
Workforce Management.1
Mobilität ist also ein
Schlüsselfaktor zur effizi-
enten Organisation einer
vernetzten Workforce.2
In der heutigen Praxis spie-
len mobile Endgeräte in der
noch eine relativ geringe
Rolle.3
& Cloud
PEPViele deutsche Unterneh-
men sind in der Nutzung
von mobilen Lösungen
inkl. Cloud noch in der
Start- bzw. Prüfungspha-
se.9
Innovative Lösungen auf Basis mobiler Betriebssysteme
fallen vielfach den Bedenken des Datenschutzes und sei-
ner Vertreter zum Opfer.8
Wir gehen davon aus, dass
das Thema Cloud insbe-
sondere beim Mittelstand
zunehmen wird.2
Aus meiner Sicht wird
Deutschland hierbei
eine führende Rolle
einnehmen, da in un-
serem Land bei dem
Thema Datenschutz
eine sehr große Sensi-
bilität besteht.9
Die modernen IT Technologien inkl. mobiler Bereitstellung ermöglichen der Personaleinsatz-
planung ganz neue Möglichkeiten, die z.T. schon selbstverständlich sind.9
STATEMENTS
18

Marktpotenzial
PEP
Auf dem Markt für Workforce Management gibt es bereits seit ei-
nigen Jahren den Trend zu Zusammenschlüssen, was inzwischen
zu einer größeren Marktbereinigung geführt hat.2
Sollte weiterhin die Möglichkeiten bestehen
Arbeitskraft zum reduzierten Preis einzukau-
fen, so wird sich ein Trend der letzten Jahre
fortsetzen: Arbeitnehmer mit mehr als einem
Beschäftigungsverhältnissen zur Sicherung
der Existenzgrundlage.8
In Zukunft wird sich die
Nutzung von webbasierten
Personalplanungstools im-
mer mehr verbreiten.11
Grundsätzlich sehen wir im Thema Personaleinsatzplanung die
Spezialisten klar im Vorteil gegenüber den Generalisten.4
Zukunft 2020
PEP
Ich glaube nicht, dass sich die Personaleinsatzplanung
grundsätzlich neu definiert oder dass sie neu definiert
werden muss.5
Das Thema Mobilität wird
im Sinne von Planung auf
mobilen Devices weiter-
hin eine wichtige Rolle
spielen.1
Die strategische Bedeutung
von Workforce Management
und der Druck zur Produkti-
vitätssteigerung wird weiter
zunehmen. Arbeitskraft muss
wirtschaftlich und punktge-
nau eingesetzt werden.2
Die Unternehmen und auch die Mitarbeiter
werden noch flexibler werden. Gerade die Ge-
neration Y möchte flexibler arbeiten – hierin
liegt auch für die Unternehmen eine große
Chance.4
Die Lösungen der drei führenden Anbieter im Markt strotzen heute nur so vor Funktionalitäten
und diese werden von Releasestand zu Releasestand immer mehr. Die Lösungen der führenden
Anbieter werden damit aber auch immer schwerer beherrschbar.10
STATEMENTS
19
Quellen:
1: Gunda Cassens-Röhrig, GFOS mbH
2: Markus Wieser, ATOSS Software AG
3: Dr. Burkhard Scherf, Dr. Scherf Schütt & Zander GmbH
4: Guido Zander, Dr. Scherf Schütt & Zander GmbH
5: Klaus Wössner, ISGUS GmbH
6: Axel Schwarz-Scholten, Teleopti GmbH
7: Karl-Adolf Gerstenecker, MEP24 Software GmbH
8: Hans Romeiser, ROUNT GmbH
9: Volker Johannhörster, p.l.i. solutions GmbH
10: Jürgen Wintzen, bm-orga GmbH
11: Sebastian Heindorff, easyPEP UG

GRUNDLAGEN - VIRTUAL ROUNDTABLE
20
Delphi-Roundtable
Was sind die „Next Steps“?
Auszug aus dem Delphi-Roundtable mit Markus Wieser (ATOSS Software AG), Jürgen
Wintzen(bm-orgaGmbH),SebastianHeindorff(easyPEPUG),GundaCassens-Röhrig(GFOS
mbH), Klaus Wössner (ISGUS GmbH), Karl-Adolf Gerstenecker (MEP24 Software GmbH),
Volker Johannhörster (p.l.i. solutions GmbH), Hans Romeiser (ROUNT GmbH),
Dr. Burkhard Scherf & Guido Zander (Dr. Scherf Schütt & Zander GmbH), Axel Schwarz-
Scholten (Teleopti GmbH)
P
ersonaleinsatzplanung bzw. Workforce Management sind
eigentlich „reife“ Themen des Personalmanagements.
Schon 2005 haben wir das Who-Is-Who der Branche im
Rahmen eines Roundtables zum Thema befragen.
Die Ökonomie und die Arbeitswelt haben sich aber fundamental
seit den letzten 10 Jahren geändert und weitere Änderungen sind
absehbar. Neue Technologien, „New Work“ bzw. neue Arbeits-
formen, veränderte Konjunkturzyklen, Wirtschaftskrisen, … eine
Vielzahl von Makro- und Mikro-Treibern sorgen für einen Wan-
del, der auch das Workforce-Management bzw. die Personalein-
satzplanung nicht unberührt lässt.
Für uns war das Grund genug, nun nach fast 10 Jahren die führen-
den Köpfe der Branche wieder zusammenzubringen und unsere
Sicht auf die Branche im Rahmen des Competence Books zum
Thema zu aktualisieren.
Relevante Treiber für die Personaleinsatzplanung?
Personaleinsatzplanung bzw. Workforce Management sind
eigentlich „reife“ Themen des Personalmanagements. Schon
2005 konnten wir daher das Who-Is-Who der Branche im
Rahmen eines Roundtables zum Thema befragt. 2014 haben
sich aber Ökonomie und Arbeitswelt gewandelt und neue
Generationen und Technologien werden den Wandel weiter
vorantreiben. Daher ist jetzt Zeit für ein Update.
Von welchen Treibern gehen Ihrer Meinung nach heute und
bis 2020 die größten Herausforderung für deutsche Unter-
nehmen und ihr Personalmanagement aus und welche Rolle
spielen diese Treiber insbesondere für die Personaleinsatz-
planung?

21
Gunda Cassens-Röhrig
In Zeiten des „War for Talents“ sind gut
ausgebildete Talente die wichtigste, aber
auch knappste Ressource des Unterneh-
menserfolges. Gleichzeitig stellen die
Mitarbeiter für Unternehmen einen er-
heblichen Kostenfaktor dar. Daher ist es
wichtig, dass die vorhandenen Mitarbeiter
so effizient wie möglich eingesetzt werden.
Unternehmen verschenken durch subop-
timalen Mitarbeitereinsatz riesige Poten-
ziale. Solche Fehler gilt es aufzudecken
und so zu korrigieren, dass Produktivität
und Motivation der Mitarbeiter nachhaltig
steigen – zum Wohl des Mitarbeiters und
des Unternehmens. Wer es schafft, seine
Arbeitskräfte nach ihren Qualifikationen,
ihrem Können und zumindest graduell
auch nach ihren persönlichen Wünschen
einzusetzen, gewinnt auf ganzer Linie. Nur
so können die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten
voll ausschöpfen und sind zugleich auch
sehr viel motivierter, weil ihre individuel-
len Bedürfnisse Berücksichtigung finden.
Eine wohlüberlegte und gut fundierte
Personalplanung ist daher unverzichtbar.
Gleichzeitig spielt die Einhaltung aller be-
trieblichen und gesetzlichen Regelungen
und der Nachweis über deren Einhaltung
für viele Unternehmen eine sehr große
Rolle. Eine Aufgabe, der die Unternehmen
ohne eine elektronische, am besten auch
automatische Einsatzplanung, kaum mehr
gerecht werden können. Gerade bei inter-
national tätigen Unternehmen gilt es auch
die gesetzlichen Anforderungen mehrerer
Länder flexibel zu unterstützen.
Burkhard Scherf
Größte Treiber / Herausforderungen für
Unternehmen und Personalmanagement:
• Umgang mit alternden Belegschaf-
ten, insbesondere in Unternehmen
mit Schichtarbeit und körperlich be-
lastenden Tätigkeiten
• Deckung des Bedarfs an qualifizier-
ten Mitarbeitern in einer schrump-
fenden und alternden Gesellschaft
• Bewältigung des Wandels hin zu im-
mer komplexeren Formen von Pro-
duktion und Kooperation
• Weiter wachsender Flexibilitätsbedarf
bei Unternehmen und Mitarbeitern
Für die Personaleinsatzplanung ist dabei
vor allem das erste Thema von Bedeutung,
das z.B. zur Abkehr von festen Schicht-
gruppen und wesentlich komplexeren,
dafür aber auch flexibleren Schichtplä-
nen führen wird. Daneben bleibt der
Kostendruck in allen Organisationen ein
Thema, das dazu zwingt, die gleichzeitig
wertvollste und zumeist auch teuerste
Ressource jeder Organisation, die Mitar-
beiter, so effektiv wie möglich einzusetzen
und damit ihren Einsatz durch gute Pla-
nung weiter zu optimieren.
Das Thema Arbeitszeit ist mittlerweile
für die Mitarbeiterzufriedenheit mindes-
tens so wichtig wie eine gute Bezahlung.
Eine Personaleinsatzplanung ist die Basis
dafür, dass Arbeitszeiten attraktiv gestal-
tet werden können und gleichzeitig auch
wirtschaftlich für das Unternehmen sind.
Markus Wieser
Zwei Dinge werden Ökonomie und Ar-
beitsleben in Zukunft beherrschen: Die
zunehmende Volatilität der Märkte und
der zunehmende Fachkräftemangel,
verbunden mit einer sich strukturell än-
dernden Arbeitnehmerschaft. Die Beleg-
schaft muss im Einklang mit der Unter-
nehmensstrategie optimal und flexibel
eingesetzt werden. In Zeiten schneller
Veränderungen sind fluide Organisati-
onen gefordert, die sich durch Wand-
lungsfähigkeit, Ressourceneffizienz und
Ergonomie auszeichnen. Genau hier
kommen unsere Workforce Management
Lösungen ins Spiel. Sie versetzen Un-
ternehmen in die Lage, auf die jeweilige
Marktsituation schnell, prozess- und
kostenoptimiert zu reagieren. Transpa-
rente Abläufe, lückenlose Kommunikati-
on, agile Prozesse, die Echtzeitsteuerung
von Wertschöpfungsketten und hohe
Flexibilität im Personalumfeld entschei-
den künftig über Erfolg und Misserfolg.
Langfristig werden nur Unternehmen
bestehen, deren Produktivität sich auf
absolutem Spitzenniveau befindet. Diese
lässt sich jedoch vielfach nur noch dort
steigern, wo es um die wertvollste und
zunehmend knappe Ressource, den Mit-
arbeiter, geht.
Gleichzeitig gilt es ein Arbeitsumfeld zu
schaffen, das die Leistungsfähigkeit und
Motivation aller Mitarbeiter, unabhängig
von Alter, Geschlecht oder Herkunft, si-
cherstellt. Die Millenials beispielsweise
Zu Gunda Cassens-Röhrig:
Gunda Cassens-Röhrig ist seit 1989 bei der GFOS tätig, ist Mitglied der Geschäfts-
leitung und verantwortet den Bereich der Entwicklung und Beratung Workforce
& Security. Ihre Spezialthemen liegen im Bereich Projektmanagement, Beratung,
Produktmanagement/Weiterentwicklung gfos, Personaleinsatzplanung, Personal-
bedarfsermittlung & -planung.

„In Zeiten des „War for Talents“ sind gut ausgebildete
Talente die wichtigste, aber auch knappste Ressource des
Unternehmenserfolges.“ - Gunda Cassens-Röhrig
22
legen Wert auf ein ausgeglichenes Ver-
hältnis von Leben, Arbeit, persönlicher
Entwicklung und Weiterbildung. Das
lebensphasenorientierte Arbeiten ist für
alle Generationen ein erstrebenswertes
Ziel. Auf diese Anforderungen müssen
Unternehmen künftig eingehen, wollen
sie das Potenzial am Arbeitsmarkt nut-
zen und die eigene Workforce optimal
nutzen. Damit wird eine mitarbeiterori-
entierte Arbeitszeitgestaltung auf Basis
unterschiedlichster Organisations-, Ar-
beits- und Lebensformen zum Erfolgs-
faktor. Mit leistungsstarken Workforce
Management Lösungen können Unter-
nehmen eine Vielzahl von Arbeitszeitmo-
dellen und individuellen Arbeitszeitrege-
lungen anbieten und bedarfsoptimiert
steuern. IT-gestützte Wunschdienst-
pläne, Tauschbörsen, Self Services und
Apps, zum Beispiel für mobiles Arbeits-
zeitmanagement, ermöglichen eine ak-
tive Beteiligung der Mitarbeiter an den
Prozessen und eine Mitbestimmung bei
der Arbeitszeit. Workforce Management
wird zum strategischen Instrument, das
die Wettbewerbsfähigkeit und das Em-
ployer Marketing gleichermaßen sichert.
Klaus Wössner
Die Personaleinsatzplanung ist nur ein
Hilfsmittel dafür, die Leistungen, die ein
Unternehmen erbringt, richtig - also in
der erwarteten Qualität - idealerweise ter-
mingerecht und vor allem wirtschaftlich
zu planen und zu steuern.
Was sich hinsichtlich der Personaleinsatz-
planung ändert, ist die Komplexität der
Faktoren die zu berücksichtigen sind, um
den ermittelten Bedarf abzudecken. Es
geht nicht nur darum, wer kann/darf, was,
wann und wie lange. Als Fragen kommen
ggf. hinzu: wo wird die Leistung benötigt
und wer ist am schnellsten dort, welche
Tätigkeiten/Leistungen wurden geplant
und welche tatsächlich erbracht, sind
neben dem Personal andere Ressourcen
erforderlich und verfügbar, etc. Es geht
also zunehmend um die ganzheitliche Be-
trachtung der Leistungserbringung eines
Unternehmens. Mobiler Personaleinsatz,
Routen-/Tourenplanung, Planung von
Maschinen, Hilfsmitteln, Fahrzeugen so-
wie Erfassung und Abgleich der geplanten
mit den tatsächlich erbrachten Leistun-
gen, kommen immer mehr hinzu.
Sebastian Heindorff
Wir sehen bei Personaleinsatzplanung vor
allem die Abstimmung mit den Mitarbei-
tern, wer wann arbeitet, als Herausforde-
rung an. Unsere Kunden bei easyPEP haben
durchschnittlich 30 Mitarbeiter, die sehr
flexibel und bedarfsorientiert und zum Teil
sehr kurzfristig eingesetzt werden. Zudem
sehen wir, dass die Mitarbeiter immer mehr
in den Planungsprozess eingebunden wer-
den. Wer auf eine softwarebasierten Perso-
nalplanung umsteigt, der schätzt außerdem
die große Zeiteinsparung und Kontrolle.
Die Herausforderung für uns ist es also
eine flexible und transparente Planung zu
ermöglichen um den Ansprüchen der Mit-
arbeiter gerecht zu werden und damit auch
die Motivation zu steigern. Außerdem ist
in der heutigen Zeit mit Smartphone und
dauerhaftem Internetzugang eine Zugriffs-
möglichkeit auf Dienstpläne auch von „un-
terwegs“ für unsere Kunden Pflicht. Um die
Kosten für eine Personalplanungs-Software
gering zu halten, was vor allem für kleine-
re Unternehmen mit bis zu 30 Mitarbeitern
ausschlaggebend ist, setzen wir auf eine
standardisierte Software und ein monatli-
ches Bezahlmodell.
Zu Klaus Wössner:
Klaus Wössner begleitet das Thema MES bereits seit dem Anfang der 90er Jahre,
als die die ISGUS GmbH anlässlich der CeBIT ihre erste BDE Lösung vorstellte.
Seither hat sich die ISGUS Lösung, wie auch der Bedarf der überwiegend mittel-
ständischen Kunden, kontinuierlich weiterentwickelt. In 25 Jahren ununterbroche-
ner Produktpflege und Weiterentwicklung wurden immer wieder neue Aspekte und
Entwicklungen aufgegriffen, die sich in der heute angebotenen Lösung wiederfin-
den. Klaus Wössner ist seit vielen Jahren im Projekt- und Produktmanagement im
Bereich Fertigung/Industrie aktiv und ist seit 1996 verantwortlich für Vertrieb und
Marketing.

23
Status quo und Zukunft der
Personaleinsatzplanung?
Die genannten Treiber fordern die real
existierende Personaleinsatzplanung
heraus und hinterfragen in Zukunft
die heute etablierten und ausreichen-
den Lösungen.
Wie bewerten Sie die heutige Personal-
einsatzplanung in deutschen Unter-
nehmen, wie gut sind die Unternehmen
bereits auf den Wandel der Arbeitswelt
vorbereitet? Wo ständen wir beim
„Perfekten Dinner“ bei einer Skala von
1 bis 10 (10: perfekt). Welche Branchen
sind eher „Top“, welche Branchen sind
noch eher ein „Flop“? Wie wird die Per-
sonaleinsatzplanung in Zukunft „an-
ders“ organisiert, geplant und durch-
geführt? Welchen Stellenwert wird sie
im Unternehmen einnehmen? Bleibt
die Organisation und Logik beim Alten
oder werden auch sie „modernisiert“?
Axel Schwarz-Scholten
Noch nicht alle Unternehmen haben be-
reits Lösungen für die Herausforderungen
im Bereich Personaleinsatzplanung im
Einsatz. Die, die sich diesem Thema be-
reits zugewendet haben, werden um eine
Überprüfung der durch Ihr Geschäftsmo-
dell definierten Anforderungen an die be-
stehenden Lösung nicht herumkommen,
denn wie schon oben erwähnt, dreht sich
der Markt schneller, als manchen lieb sein
mag. In vielen Branchen ist noch immer
nicht der Ansatz einer „bedarfsorientier-
ten Planung“ angelangt, vielmehr wird
noch immer munter mit starren Rotatio-
nen gearbeitet. Hier denke ich vor allem
an die Branchen Handel, Hotellerie oder
Krankenhäuser. Im Bereich der Kunden-
service-Center ist man da schon weiter, da
hier natürlich auch der Druck der Kunden
deutlich höher ist. Übertrüge man den
erreichten Grad der Effizienz eines heute
bereits gut aufgestellten Service-Centers
auf alle Bereiche eines Unternehmens, so
würden wir einen regelrechten Effizienz-
schub erreichen. Stellen Sie sich nur vor,
alle Mitarbeiter eines großen deutschen
Versicherers oder einer Bank würden ei-
nen gleich hohen Auslastungsgrad wie
ihre Kollegen im Service-Centererreichen.
Burkhard Scherf
Flächendeckend betrachtet sehe ich die
Personaleinsatzplanung in Deutschland
auf einer Skala von 1 bis 10 höchstens bei
Note 5. Individuell gibt es da große Un-
terschiede, wobei nach unserer Erfahrung
die Unterschiede von Unternehmen zu
Unternehmen klarer und größer sind als
die von Branche zu Branche. Man kann
z.B. feststellen, dass die Durchdringung
des Handels (zumindest der größeren Fili-
alisten) mit Software zur Personaleinsatz-
planung schon relativ weit fortgeschritten
ist. Aber nicht jedes Unternehmen, das
eine Software-Lösung nutzt, plant damit
auch schon gut.
Wir haben in den letzten Jahren einen
starken Nachholbedarf nach guten Pla-
nungsverfahren in verschiedenen Bran-
chen festgestellt, z.B. bei Logistikern,
Finanzdienstleistern oder auch Organi-
sationen in der Pflege von alten, kranken
oder behinderten Menschen. Gerade in
diesen Branchen muss und wird es eine
Abkehr von traditionellen Denkmustern
geben. Der Personalbedarf muss auf neue
Weise ermittelt und dargestellt werden.
Die Planung muss sich an dem vom Kun-
den ausgelösten Bedarf orientieren und
erst im zweiten Schritt nach den Wün-
schen und Prioritäten der Mitarbeiter
richten, Traditionelle Schichtzeiten müs-
sen in Frage gestellt und häufig verworfen
werden.
Das benötigt eine gewisse Zeit um verstan-
den zu werden, erst dann sind die Orga-
nisationen auch reif für eine Umsetzung.
Personaleinsatzplanung wird dadurch
auch an Bedeutung gewinnen: Sie wird zur
elementaren Aufgabe auf allen Führungs-
ebenen, die von Spezialisten mit entspre-
chendem Know-how unter Nutzung guter
Software-Werkzeuge unterstützt und um-
gesetzt wird. Bedarfsorientierung muss
aber nicht zwingend heißen, dass die Ar-
beitszeit für die Mitarbeiter unattraktiv
wird. Wir haben in den letzten Jahren
mehrfach Projekte umgesetzt, in denen
wir die Bedarfsorientierung und damit die
Wirtschaftlichkeit des Personaleinsatzes
verbessert und gleichzeitig die Mitarbei-
terzufriedenheit erhöht haben.
Zu Axel Schwarz-Scholten:
Axel Schwarz-Scholten ist Geschäftsführer der Teleopti GmbH. Seinen Einstieg in
die Contact Center Branche fand er vor 20 Jahren, als er die Position des Team-
leiters beim KSC der Dresdner Bank übernahm. Von dort wechselte er in eine Ver-
triebsposition bei einem Softwarehersteller für WFM und war bevor er zu Teleopti
wechselte bei almato als Vertriebsleiter tätig.

„In Zeiten schneller Veränderungen sind fluide Organisa-
tionen gefordert, die sich durch Wandlungsfähigkeit, Res-
sourceneffizienz und Ergonomie auszeichnen.“ - Markus Wieser
24
Deutsche Unternehmen setzen noch nicht
flächendeckend eine Personaleinsatzpla-
nung ein, d. h. auf der benannten Skala
schätzen wir einen Status von 5-6. Nach
aktueller Marktbeobachtung steigt jedoch
die Nachfrage nach guten und leistungs-
starken Personaleinsatzplanungssystemen.
Speziell im Handel beschäftigen sich ak-
tuell zahlreiche Unternehmen mit der
Einführung einer Personaleinsatzplanung
oder haben bereits ein Planungssystem
im Einsatz. Andere Branchen, speziell im
industriellen Umfeld, arbeiten noch mit
herkömmlichen Schichtsystemen, manu-
eller handschriftlicher Planung oder Pla-
nungen in Excel. Die Prüfung aller erfor-
derlichen Regeln bzw. die Schaffung einer
gerechten, gleichverteilten Planung ist auf
manuellem Wege jedoch nahezu unmög-
lich. Insofern steigt der Bedarf nach Per-
sonaleinsatzplanungssystemen und diese
nehmen als Schlüsselsysteme für das gan-
ze Unternehmen einen sehr hohen Stel-
lenwert im Unternehmen ein, da sich eine
moderne Personaleinsatzplanung auf alle
Bereiche eines Unternehmens auswirkt.
Um attraktive Arbeitszeiten und Arbeits-
plätze anzubieten, wird die Organisation
und der Umgang mit den Arbeitszeiten
ebenfalls in der Regel modernisiert und
flexibilisiert.
Markus Wieser
PersonalintensiveBranchenmitstarkenBe-
darfsschwankungen, zum Beispiel Gesund-
heitswesen, Logistik oder Handel, sind sich
der Bedeutung einer bedarfsoptimierten
Einsatzplanung für mehr Wirtschaftlich-
keit und Servicequalität durchaus bewusst
und haben teilweise wirksame Lösungen
umgesetzt, getrieben durch die immer
längeren Öffnungszeiten oder die aktuell
geführte Diskussion zum Thema „Same
Day oder Next Day Delivery“. Schnelle Re-
aktionsfähigkeit, kurze Lieferzeiten oder
ein punktgenauer Service sind erfolgsent-
scheidend, nicht nur für Versandhandel
oder Logistik. Auch traditionellere Bran-
chen, wie die Automobilindustrie, haben
Flexibilisierungstools geschaffen, die es
ihnen ermöglichen, Auftragsschwankun-
gen von 20 bis 30 Prozent für lange Zeit-
räume, teilweise mehr als zwölf Monate,
ohne Personalabbau zu managen. Ganz
generell gesprochen: die Bedeutung von
Workforce Management ist in den Chefeta-
gen angekommen. Mit Bleistift und Papier
oder einer Tabellenkalkulation lässt sich
die Komplexität einer bedarfs- und mitar-
beitergerechten Personalsteuerung ganz
einfach nicht bewältigen. Trotzdem sind
professionelle Lösungen für Workforce
Management noch lange nicht flächen-
deckend im Einsatz. Auf einer Skala von 1
bis 10 würde ich deutschen Unternehmen
deshalb im Durchschnitt eine „4“ geben.
Da schlummert noch erhebliches Poten-
zial. Arbeitszeitflexibilisierung ist dabei
das übergeordnete Motto. Nur wenn die
Rahmenbedingungen stimmen und der
gesetzliche bzw. tarifliche Spielraum voll
ausgeschöpft wird, entfaltet Workforce
Management seine volle Wirkung.
Karl-Adolf Gerstenecker
Ich denke, dass kleine und mittelständi-
sche Unternehmen in Deutschland noch
Nachholbedarf in Bezug auf die Personal-
einsatzplanung haben. In diesen Bereichen
wird häufig noch zu viel manuell und büro-
kratisch geplant. Beim „Perfekten Dinner“
würden die deutschen Unternehmen von
mir deshalb eine 6 bis 7 bekommen. Für
die Zukunft wünsche ich mir mehr Eigen-
verantwortung für die Mitarbeiter und eine
damit einhergehende vertrauensbasierte
Zeiterfassung. So sollten Wunsch-Arbeits-
zeit von Mitarbeitern berücksichtigt und
wenn möglich eingehalten werden. Darüber
hinaus ist es für Arbeitnehmer motivierend,
wenn man ihnen Tauschmöglichkeiten
anbieten und sie diese selber über das Pro-
gramm organisieren lässt. Mitbestimmung
und Mitgestaltung bei der Einsatzplanung
ist motivierend und senkt langfristig die
Fehlquoten. Es ist zwingend erforderlich,
dass die Einsatzplanung in Zukunft auf die
Mitarbeiter ausgerichtet wird. Derzeitige
Systeme neigen dazu, zu komplexe Darstel-
lungen und Ergebnisse zu liefern. Durch
dieseVerkomplizierungwerdendiesehäufig
vom Mitarbeiter abgelehnt.
Zu Markus Wieser:
Markus Wieser, Dipl.Ing., verantwortet die gesamte fachliche Produktentwicklung
bei der ATOSS Software AG. Sein Ziel ist es, Workforce Management Solutions zu
gestalten, die Unternehmen einen messbaren Mehrwert und einen unschlagbaren
ROI bieten.

25
Neue Technologien in der
Personaleinsatzplanung?
Zu den neuen und aktuellen Trends in
sämtlichen Branchen zählen neben neuen
funktionalenAspektenauchneueTechno-
logien wie Cloud- oder Mobile-Lösungen.
Wie weit ist in deutschen Unternehmen
die Entwicklung und Nutzung solcher
Technologie vorangeschritten und wie
kann Technologie die Prozesse unter-
stützen? Welche Bedeutung haben sol-
che Technologien für die Zukunft der
Personaleinsatzplanung? Welche tech-
nologischen Neuheiten könnten noch
für die Branche relevant werden? Welche
Potenziale gibt es hier gegebenfalls noch
aufzudecken?
Wo die Daten letzten Endes liegen, ist
eher sekundär aber mobile Lösungen,
die auf der Basis aktueller Daten und
Informationen aus unterschiedlichen
Quellen die Einsatzplanung und -steue-
rung mobil ermöglichen und dabei noch
zusätzliche Funktionen übernehmen,
kommen mit Sicherheit.
Markus Wieser
Die Digitalisierung hat den klassischen
Workplace revolutioniert: Business is ever-
ywhere. Das betrifft längst nicht mehr nur
Digital Natives. Laut IDC arbeiten bereits
überdieHälfteallerAngestelltenzumindest
teilweise mobil. Bis 2019 wird der Datenver-
kehr über mobile Endgeräte das 10-fache
des heutigen Niveaus erreichen. Mobilität
ist also ein Schlüsselfaktor zur effizienten
Organisation einer vernetzten Workforce.
Das spiegelt sich auch in unseren Lösun-
gen wieder. Im öffentlichen Dienst zum
Beispiel gibt es interessante Use Cases für
unsere Mobile Workforce Management
App. Gerade Stadtverwaltungen sind ja
für eine enorm große Fläche und die ver-
schiedensten Aufgaben zuständig. Im Bau-
, Garten- oder Sportamt sind deshalb viele
mobile Teams im Einsatz. Zeitbuchungen
und untertägige Kontierungen auf Kos-
tenstellen gestalten sich als schwierig. Hier
schafft mobiles Arbeitszeitmanagement
Abhilfe. Ebenso im Einzelhandel: Mobiles
Workforce Management ermöglicht Per-
sonalverantwortlichen, die aktuelle Pla-
nung jederzeit und überall einzusehen und
bei Bedarf Umplanungen vorzunehmen.
Gebietsleiter, die für mehrere Filialen zu-
ständig sind, haben Umsatz, Personalbe-
darfsänderungen und Planabweichungen
im Blick und können umgehend reagieren,
auch wenn sie nicht vor Ort sind. Und auch
die Mitarbeiter profitieren: Sie erhalten bei
Änderungen im Dienstplan automatisch
eine Mitteilung aufs Smartphone. Durch
diese Einsatzszenarien reduziert sich auch
der administrative Aufwand auf allen Ebe-
nen enorm.
Wir gehen davon aus, dass das Thema
Cloud insbesondere beim Mittelstand zu-
nehmen wird. Diesem Trend tragen wir
mit unserer Cloud Lösung Rechnung. Der
Einsatz von HR-Software in der Cloud er-
fordert höchste Sicherheitsmaßnahmen.
Deshalb arbeiten wir mit der Deutschen
Telekom zusammen. Gemeinsam bieten
eine hochverfügbare und sichere Ser-
ver-Hosting-Lösung. So sind die hoch-
sensiblen Daten unserer Kunden durch
deutsches Vertragsrecht und die schärfsten
Datenschutzrichtlinien gesichert
Burkhard Scherf
In der heutigen Praxis spielen mobile
Endgeräte in der Personaleinsatzplanung
noch eine relativ geringe Rolle. Mit der
weiterhin zunehmenden Selbstverständ-
lichkeit der Nutzung von Smartphones
und anderen mobilen Geräten werden
mobile Funktionen sich auch in der Per-
sonaleinsatzplanung ausbreiten – in erster
Linie zur Vereinfachung und Beschleuni-
gung der Kommunikation zwischen Pla-
nern und Mitarbeitern. Eine große funk-
tionale oder organisatorische Revolution
erwarten wir hierdurch nicht (aber viel-
leicht überraschen uns die Anbieter auf
diesem Feld ja doch noch?).
Cloud-Lösungen werden heute bereits an-
geboten. Wir beobachten hier bis heute
eine große Zurückhaltung bei vielen Un-
ternehmen, die für eine Personaleinsatz-
planung benötigten personenbezogenen
Daten in der Cloud abzulegen. Technisch
gibt es durchaus auch noch Herausforde-
rungen zu lösen, um die Funktionalität für
eine komplexe Personaleinsatzplanung
komplett über einen installationsfreien
Thin-Client zugängig zu machen.
Zu Burkhard Scherf:
Dr. Burkhard Scherf, Diplom-Informatiker, Jahrgang1960, ist seit 20 Jahren in un-
terschiedlichen Aufgaben ‑ als Berater, Projektleiter und Manager ‑ tätig in den
Themenfeldern Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung. Als Gründer
und Partner der Unternehmensberatung Dr. Scherf Schütt & Zander berät er Orga-
nisationen bei der Gestaltung des effektiven Personaleinsatzes - von der Bedarf-
sermittlung über Arbeitszeitflexibilisierung und Personaleinsatzplanung bis zum
Change-Management.

„In der heutigen Praxis spielen mobile
Endgeräte in der Personaleinsatzplanung
noch eine relativ geringe Rolle.“
– Burkhard Scherf
26
Je flexibler Arbeitszeiten und je mobiler
Mitarbeiter werden, umso wichtiger wird
es, Prozesse orts- und zeitunabhängig zu
controllen. Mobiles Workforce Manage-
ment ermöglicht Mitarbeitern, Zeit- und
Projektzeitbuchungen, Kostenstellenzu-
ordnungen sowie die Beantragung von
Urlaub direkt über das Smartphone oder
den Tablet-PC vorzunehmen. Auch Aus-
wertungen über aktuelle Saldenstände,
Einsatzpläne, Wünsche oder Fehlzeiten-
anträge für die kommende Dienstplan-
periode können jederzeit über das mobile
Device abgerufen oder eingegeben wer-
den. Darüber hinaus können auf einem
Tablet-PC komplette Dienstpläne erstellt
und abgebildet werden. Dem einzelnen
Mitarbeiter kann bei Nutzung von Web-
Apps die Dienstplaneinteilung zur Ver-
fügung gestellt werden, so dass diesem
direkt ersichtlich wird, wann und wo er an
welchen Tagen eingeplant ist. Zudem lie-
gen die Themen demografischer Wandel
und HR-Kennzahlen im Trend:
In vielen Unternehmen fallen heutzutage
riesige HR-Datenmengen an, die mög-
lichstschnellverarbeitetwerdensollen. Im
beruflichen Alltag eines HR-Spezialisten
können diese jedoch häufig nicht gewinn-
bringend für das Unternehmen eingesetzt
werden. Viele HR-Abteilungen sind vom
Umfang der Personaldaten überfordert
und nicht in der Lage, aus der großen Da-
tenmenge, die zur Verfügung steht, aus-
sagekräftige Schlüsse zu ziehen, da dafür
häufig die passenden Instrumente fehlen.
Dabei stellt der Einsatz der richtigen Inst-
rumente, wie z.B. HR-Kennzahlen mit ei-
ner ansprechenden Visualisierung der Da-
ten, eine große Chance für Unternehmen
dar, indem Personalverantwortliche in die
Lage versetzt werden, wichtige HR-rele-
vante Fragen zu beantworten. Auch sind
HR-Kennzahlen für Personalverantwortli-
Einschätzung der befragten Personalma-
nager am stärksten auf das Personalma-
nagement auswirken werden. So erwarten
82% der Befragungsteilnehmer, dass sich
der demografische Wandel sehr stark oder
stark auf das Personalmanagement in ih-
rem Unternehmen auswirken wird. 70%
rechnen mit sehr starken oder starken
Auswirkungen des Wertewandels.
Dennoch haben all diese Erkenntnisse
bisher noch nicht dazu geführt, dass für
Personalverantwortliche ein Werkzeug
Zu Karl-Adolf Gerstenecker:
Karl-Adolf Gerstenecker ist Gründer (1994) und Geschäftsführer der MEP24 Soft-
ware GmbH. Schwerpunkt der Arbeit ist die Entwicklung und Bereitstellung von
Software für die Personaleinsatzplanung sowie die Beratung zu Fragen rund um
die Themen Einsatzplanung und Zeitwirtschaft. Seit 1992 ist er zusätzlich als Lehr-
beauftragter an der Dualen Hochschule Mosbach/Heilbronn für Personalplanung
und -entwicklung tätig. Nach langjähriger Managementtätigkeit im Einzelhandel ist
er bereits seit 1984 selbständiger Berater mit den Schwerpunkten Einsatzplanung
und Zeitwirtschaft.
che schon längst ein wichtiges Instrument
geworden, um den Erfolg ihrer Arbeit
nachweisbar zu machen. Allerdings zeigt
die DGFP Studie „HR Kennzahlen auf dem
Prüfstand“, dass es zahlreiche Kennzahlen
gibt, die zwar weit verbreitet sind, aber für
vergleichsweise wenig steuerungsrelevant
gehalten werden. Auch wird durch den
DGFP-Report deutlich, dass der demo-
grafische Wandel und der Wertewandel
die HR-Megatrends sind, die sich nach
entwickelt wird, mit dem sie den Erfolg
ihrer Arbeit im Hinblick auf die Bewälti-
gung der neuen Herausforderungen, die
mit den HR-Megatrends einhergehen,
steuern und messen können. Dieser Auf-
gabe hat sich die GFOS gestellt, indem wir
HR-Kennzahlen entwickelt haben, die ei-
nen konkreten Bezug zu diesen aktuellen
und relevanten Themen haben.

„Innovative Lösungen auf Basis mobiler Betriebssysteme
fallen vielfach den Bedenken des Datenschutzes und seiner
Vertreter zum Opfer“ – Hans Romeiser
27
Volker Johannhörster
Viele deutsche Unternehmen sind in der
Nutzung von mobilen Lösungen inkl.
Cloud noch in der Start- bzw. Prüfungs-
phase. Hier muss ein (noch) schnelleres
Umdenken in den Köpfen der Unterneh-
menslenker stattfinden. Wir müssen na-
türlich parallel die Rahmenbedingungen
für Datenschutz und –sicherheit auf der
Unternehmensebene klären und definie-
ren. Aus meiner Sicht wird Deutschland
hierbei eine führende Rolle einnehmen,
da in unserem Land bei diesem Thema
eine sehr große Sensibilität besteht; das
ist eine große Chance.
Die modernen IT Technologien inkl.
mobiler Bereitstellung ermöglichen der
Personaleinsatzplanung ganz neue Mög-
lichkeiten, die z.T. schon selbstverständ-
lich sind. Abruf der Planungsdaten über
Self Service Portale, aktive Information
der MitarbeiterInnen über verschiedene
Push-Kanäle (Email, SMS, Apps) und Er-
mittlung der optimalen Schichtmodelle
bzw. Service-Zeiten durch Auswertung
der gewünschten Verfügbarkeiten des Per-
sonals heben sehr viel Potenzial.
Die Betrachtung der Historie der Pla-
nungsdaten inkl. Anreichung dieser Da-
ten mit persönlichen Merkmalen des
Mitarbeiters (unter Berücksichtigung des
Datenschutzes) ergeben sehr gute Mög-
lichkeiten im Bereich Data Mining. Die so
gefunden Muster und Korrelationen wer-
den dann ebenfalls die Planung für Un-
ternehmen und Mitarbeiter immer weiter
verbessern.
Hans Romeiser
Personaleinsatzplanungs-Systemen
über Konzepte wie Software as a Service,
Cloud-Hosting, Web-basierende Clients,
etc. steht im Gegensatz zu den Problemen
der Kommunikation mit dem Adressaten
der Personaleinsatzplanung – dem Mitar-
beiter selbst. Innovative Lösungen auf Basis
mobiler Betriebssysteme fallen vielfach den
Bedenken des Datenschutzes und seiner
Vertreter zum Opfer. Ruft man sich jedoch
die neuen Herausforderungen der Perso-
naleinsatzplanung nochmal vor Augen –
langfristige Planbarkeit und Zuverlässigkeit
- darf bezweifelt werden, ob die Vorzüge
einer mobilen und somit schnellen Kom-
munikation mit dem Mitarbeiter als Er-
folgsfaktortaugen. Dieeigentlich relevanten
Neuerungen sind in der konsistenten und
integrierten Vernetzung der neuen, umfas-
senderen Rollenverteilung der Personalein-
satzplanung zu suchen. So erleichtern auf
den jeweiligen Anwenderabgestimmte Nut-
zerkonzepte den Zugang zu den komplexen
Aufgaben und Informationsangeboten der
Personaleinsatzplanung erheblich und er-
lauben den zielkonvergenten Einsatz. Ins-
besondere die Integration der eigentlichen
Geschäftstreiber – die Bedarfsplanung und
–prognose – bietet nach wie vor umfang-
reiches Verbesserungspotential bei allen
Anbietern von Personaleinsatzplanungssys-
temen. Gleiches gilt für die Möglichkeiten
des betrieblichen Berichtswesens sowie des
Controllings – in diesen Bereichen finden
auch innovative mobile Anwendungen ihre
Berechtigung.
Zu Volker Johannhörster:
Volker Johannhörster ist Gründer (2001) und Geschäftsführender Gesellschafter
der p.l.i. solutions GmbH. Er verantwortet die Bereiche Personal, Finanzen, Ver-
trieb und das Competence Center Workforce Management. Nach seinem Wirt-
schaftsingenieurstudium arbeitete er mehrere Jahre in einem Medienkonzern als
Leiter Prozessorganisation.

„Die Lösungen der drei führenden Anbieter im Markt
strotzen heute nur so vor Funktionalitäten, werden damit
aber auch immer schwerer beherrschbar.“ – Jürgen Wintzen
28
Differenzierung?
Im Markt für Personaleinsatzplanung
steckt immer noch ein gewaltiges Po-
tenzial. Anbieter ganzheitlicher und
spezialisierter Lösungen stehen sich
dabei gegenüber.
Wer sind Ihrer Meinung nach momen-
tan die wichtigen Akteure im Hinblick
auf die Personaleinsatzplanung der
Zukunft? Wird es im Markt noch zu
strukturellen Veränderungen kom-
men? Wie differenzieren sie sich selbst
heute und morgen als Partner vom
Wettbewerb und welche Leistungen
bieten Sie an?
Markus Wieser
Auf dem Markt für Workforce Manage-
ment gibt es bereits seit einigen Jahren
den Trend zu Zusammenschlüssen, was
inzwischen zu einer größeren Marktbe-
reinigung geführt hat. Wer hier bestehen
will, braucht profundes Know-how, leis-
tungsfähige Technologien, eine starke
Innovationskraft und finanzielle Solidi-
tät. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung und
4.500 Projekten verfügen wir über das
nötige Intellectual Property und Bran-
chenwissen. Für eine nachhaltige Wert-
schöpfung bei unseren Kunden ist das
unerlässlich. Wir sind heute in der Lage,
Lösungen für alle Unternehmensgrößen,
Branchen und Anforderungen anzubie-
ten. Prozess- und Potenzialanalysen rund
um Arbeitszeitflexibilisierung und Perso-
naleinsatzplanung gehören zu unserem
Standardprogramm. Mit agilen Entwick-
lungsverfahren und kurzen Release-Zyk-
len stellen wir die schnelle Übersetzung
von Kunden- und Marktanforderungen
in unsere Software sicher. Jährlich fließen
rund 20 Prozent unseres Umsatzes in For-
schung und Entwicklung. Wenn es um das
Investment in zukunftsfähige Workforce
Management-Systeme geht, sind wir Laut
EU-Industrial R&D Investment Score-
board europaweit die Nummer 1.
Guido Zander
Unsisthierzunächstwichtigzuunterschei-
den zwischen Anbietern von Software-Lö-
sungen und uns als Beratern, die mit und
fürunsere KundendieVoraussetzungen für
eine gute Personaleinsatzplanung im Hin-
blick auf Organisation, Planungsprozess
und Arbeitszeitmodell schaffen. Wir sehen
uns als den führenden produktunabhängi-
gen Kompetenzträger im Thema Personal-
einsatzplanung im deutschsprachigen Be-
reich. Weil wir seit vielen Jahren mit dem
Fokus auf Prozesse, Arbeitszeitmodelle
und organisatorische Maßnahmen Kunden
im Thema des optimierten Personaleinsat-
zes begleiten, verfügen wir heute über ein
einzigartiges Know-how und können aus
einem reichen Erfahrungsfundus schöp-
fen, der sich auf Unternehmen praktisch
aller Branchen und Größenordnungen be-
zieht. Wir beraten unsere Kunden in der
gesamten Prozesskette, die zu einem effek-
tiven Personaleinsatz führt:
• Klärung des Personalbedarfs und sei-
ner Schwankungen im Zeitverlauf
• Gestaltung zum Bedarfsverlauf pas-
sender Arbeitszeitmodelle bis hin zur
zugehörigen Betriebsvereinbarung
• Definition des Prozesses der Personal-
einsatzplanung
• Auswahl eines zum definierten Pro-
zess passenden Software-Werkzeugs
für die Einsatzplanung
• Definition der Kennzahlen und Con-
trolling-Maßnahmen zur Bewertung
der Qualität der Einsatzplanung
• Begleitung bei der Umsetzung der
Veränderungen
Bei den Anbietern von Software zur Per-
sonaleinsatzplanung zählen die auch auf
der Competence Site vertretenen Unter-
nehmen wie ATOSS, GFOS, Interflex oder
InVision nach wie vor zu den führenden
Anbietern. Je nach spezifischer Anforder-
nungssituation des Kunden bieten sich
gelegentlich auch kleinere Nischen-Anbie-
ter als Alternative an. Grundsätzlich sehen
wir im Thema Personaleinsatzplanung die
Spezialisten klar im Vorteil gegenüber den
Generalisten.
Zu Guido Zander:
Guido Zander studierte Wirtschaftinformatik an der Otto-Friedrich-Universität in
Bamberg und arbeitet seit über zehn Jahren in den Themen Arbeitszeitmanage-
ment und Personaleinsatzplanung. Die Rollen als Berater, Projekt-, Team- und
Bereichsleiter, Mitglied des Managementboards in einem börsennotierten Soft-
wareunternehmen gaben ihm dabei Gelegenheit, die Themen sowohl operativ als
auch strategisch zu durchdringen. Guido Zander ist seit dem 01.04.06 Geschäfts-
führer bei Dr. Scherf Schütt & Zander

„Wir wissen, dass nachhaltiges
Ressourcenmanagement weit mehr ist als die
Verwaltung von Personal und Produkten.“
– Gunda Cassens-Röhrig
29
Jürgen Wintzen
Der Markt der Anbieter für Lösungen der
Personaleinsatzplanung hat sich in den
letzten Jahren ziemlich konsolidiert. Es
gibt zwar immer noch eine Vielzahl von
Softwareanbietern, welche Produkte in
diesem Segmentanbieten, dennoch trennt
sich sehr schnell die „Spreu vom Weizen“,
wenn es um die Erfüllung weitreichender
Anforderungen seitens der Unternehmen
geht. Hier gibt es aus unserer Sicht 3-4
führende Softwareanbieter, die sich in den
vergangenen Jahren im Markt der Perso-
naleinsatzplanung abgehoben haben. Da-
hinter gibt es eine Vielzahl von Unterneh-
men, die sowohl sehr branchenspezifische
Lösungen anbieten, z.B. im Call-Center
Bereich oder im Einzelhandel, als auch
Softwareanbieter, die versuchen sich auf
Unternehmen < 500 Mitarbeiter zu kon-
zentrieren. Die Lösungen der drei führen-
den Anbieter im Markt strotzen heute nur
so vor Funktionalitäten und diese werden
von Releasestand zu Releasestand im-
mer mehr. Die Lösungen der führenden
Anbieter werden damit aber auch immer
schwerer beherrschbar. Eine erfolgreiche
Implementierung hängt nicht zuletzt von
einem sehrguten IT-Beraterab, derall die-
se Funktionlitäten noch beherrscht und
beim jeweiligen Kunden die bestmögliche
Lösung zum Einsatz bringt. Das stellt aber
zunehmend die Schwäche der Systeme der
führenden Anbieter dar. Es gibt zwar „un-
endlich“ viel Funktionalität und Skalier-
barkeit in den Systemen, diese wird aber
oftmals auch zum Ballast für schlanke und
weniger aufwendige Planungsprozesse. In
solchen Fällen haben dann Lösungen und
Anbieter eine realistische Chance, die mit
weniger Funktionalität dennoch den ge-
forderten Planungsprozess hinreicht ge-
nug unterstützen.
Diese Entwicklung wird sich meiner Mei-
nung nach in den nächsten Jahren weiter
fortsetzen. Es wird meiner Einschätzung
nach in 4-5 Jahren nur noch 2-3 führende
Softwareanbieter im deutschen Markt ge-
ben und ggf. eine Hand voll Anbieter für
Spezialbereiche, wie z.B. dem Call-Center
Markt oder dem Lebensmitteleinzelhandel.
Wir wissen, dass nachhaltiges Ressour-
cenmanagement weit mehr ist als die
Verwaltung von Personal und Produkten:
Termintreue, Kundennähe, Wirtschaft-
lichkeit, die Motivation der Mitarbeiter
für eigenständiges Arbeiten – Manage-
mentsysteme aus dem Hause GFOS inte-
grieren diese Aspekte in den Arbeitsalltag.
Wir von GFOS haben erkannt, dass zielo-
rientiertes Workforce Management Fle-
xibilität und Freiräume schafft. Flexibili-
tät, die es ermöglicht, auch unter hohem
Wettbewerbsdruck gute Qualität zu ange-
messenen Preisen zu liefern. Freiräume,
die nicht nur termingerechte Lieferungen
garantieren, sondern auch kreative und
innovative Potenziale freisetzen und ein
innovatives Qualitätsmanagement un-
terstützen. Für die herstellende Industrie
ist unsere MES-Lösung der Schlüssel zur
vollintegrierten Fertigung. Mit unseren
Logistiklösungen verwalten und steuern
Unternehmen ihren Materialfluss und
nutzen Kapazitäten optimal.
GFOS bietet moderne und zukunftsorien-
tierte Verfahren, die sich an den aktuellen
Belangen der Arbeitswelt orientieren. Als
aktiver Partner entwickeln wir mit unse-
ren Kunden effiziente Lösungen und un-
terstützen sie mit leistungsstarken Soft-
ware- und Hardwarekomponenten.
Mit unserer durchgängigen und modular
aufgebauten Softwarefamilie gfos liefern wir
unseren Kunden die Grundlage für fundierte
Management- und Mitarbeiterentscheidun-
gen. Ob Zeiterfassung, Personaleinsatzpla-
nung, Betriebsdatenerfassung oder Zutritts-
kontrolle – Wirüberzeugen durch Leistung!
Zu Jürgen Wintzen:
Jürgen Wintzen, Jahrgang 1966, studierte Maschinenbau / Fachrichtung Ferti-
gungstechnik an der Fachhochschule Hamburg und verfügt über eine Zusatzaus-
bildung im Bereich Industrial Engineering.
Herr Wintzen war 6 Jahre als Berater, Team- und Bereichsleiter in den Geschäfts-
feldern Consulting und Vertrieb für die ATOSS Software AG tätig. Schwerpunkte
waren hier die Themen Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung.
Heute ist Jürgen Wintzen Gesellschafter und Geschäftsführer der bm-orga GmbH
(Beratung für Management & Organisation) in Hamburg tätig und einer der führen-
den Experten im Bereich Arbeitszeitmanagement & Personaleinsatzplanung sowie
Initiator und Mitglied der „Working Time Alliance“.

30
Personaleinsatzplanung 2020
LassenSieunseinenBlickindieZukunft
der Personaleinsatzplanung wagen.
Inwieweit wird sich die Personalein-
satzplanung bis zum Jahr 2020 ver-
ändern? Welchen Herausforderungen
stehen wir nicht morgen, sondern
übermorgen gegenüber? Welche Pläne
und Projekte verfolgen Sie und Ihr Un-
ternehmen bis 2020?
Klaus Wössner
Ich glaube wie gesagt nicht, dass sich die
Personaleinsatzplanung grundsätzlich neu
definiert oder dass sie neu definiert werden
muss. Sie unterstützt heute Unternehmen
dabei bedarfsorientiert und wirtschaftlich
zu arbeiten und das impliziert Planung.
Was sich jedoch ändern kann und wird,
sind die Bedarfstreiber wie das Einkaufs-
verhalten von Kunden, die Reaktionsge-
schwindigkeit mit der Kunden bedient
werden müssen, etc. Und es sind die ge-
setzlichen, tariflichen und gesellschaftli-
chen Rahmenbedingungen die heute noch
oft Hemmnisse sind. Dies wird entschei-
dend sein, wie, wann, wo und zu welchen
Bedingungen, sich Personalressourcen zur
Verfügung stellen und wie sie dann ver-
planbar sind.
Sebastian Heindorff
In Zukunftwird sich die Nutzung vonweb-
basierten Personalplanungstools immer
mehr verbreiten. Wir wollen dabei mit
easyPEP immer die innovativste Software
bieten und werden neue Technologien,
die dem Kunden helfen, in das Programm
einarbeiten. Das heißt für uns auch, dass
wir in Zukunft nicht nur eine Lösung für
die Personalplanung bieten wollen, son-
dern auch andere Bereiche des Personal-
managements, bis hin zur Abrechnung,
abdecken werden. Natürlich genau so in-
tuitiv und einfach wie wir es mit easyPEP
zeigen.
Guido Zander
Die Unternehmen und auch die Mitarbei-
ter werden noch flexibler werden. Gerade
die Generation Y möchte flexibler arbei-
ten – hierin liegt auch für die Unterneh-
men eine große Chance. In Verbindung
mit Smartphone / Apps wird die Berück-
sichtigung von Mitarbeiterwünschen im
Planungsprozess einfacher werden. Auch
kurzfristige Bedarfe werden besser ge-
deckt werden können. Fällt z.B. ein Mit-
arbeiter aus, kann man eine Anfrage an
Mitarbeiter schicken, wer kurzfristig ein-
springen kann und ein Mitarbeiter kann
die Anfrage annehmen oder ablehnen.
Langfristig fixierte Schichtpläne wird es
nur noch in wenigen Unternehmen geben,
die nach wie vor einen konstanten Bedarf
abarbeiten. Alle anderen werden in Rich-
tung einer dynamischeren Personalein-
satzplanung aktiv werden müssen.
Wie bereits erwähnt, wird das Thema Mo-
bilität im Sinne von Planung auf mobilen
Devices weiterhin eine wichtige Rolle spie-
len. Zudem wird es für HR-Abteilungen,
die sich heutzutage auch als Serviceabtei-
lung für ihre Mitarbeiter verstehen, immer
wichtiger, ihre eigene Arbeit zu überprüfen
und damit eine gute Qualität ihrer Planung
zu gewährleisten. Hier setzen wir mit unse-
ren HR-Kennzahlen an, die wir entwickelt
haben.
Diese dienen also keinesfalls dazu, Mitar-
beiter zu kontrollieren oder zu bewerten.
Im Gegenteil – HR-Abteilungen werden
in die Lage versetzt, ihre eigene Arbeit zu
überprüfen und sich so besser aufzustel-
len, um den Herausforderungen der HR-
Welt zu begegnen.
Darüber hinaus gewinnt das Thema ei-
genverantwortliches Planen weiter an
Bedeutung. Bei diesem Modell ermittelt
der Personalplaner mit Hilfe des Forecas-
tingmoduls den Personalbedarf und gibt
diesen dann frei. Die Mitarbeiter können
sich dann auf Basis des definierten Bedarfs
selbst planen.
Hans Romeiser
Die Bemühungen der Bundesregierung vor
der letzten Wahl konzentrierten sich auf
die Einführung eines Mindestlohns, einer
weiteren Verschärfung der Rahmenbedin-
gungen der Leiharbeitnehmerüberlassung
sowie der Abschaffung der verbliebenen
Zu Sebastian Heindorff:
Sebastian Heindorff ist Mitgründer, Gesellschafter und Geschäftsführer bei
easyPEP und verantwortlich für Marketing und Vertrieb.

„In Zukunft wird sich die Nutzung von webbasierten
Personalplanungstools immer mehr verbreiten“.
– Sebastian Heindorff
31
„Schlupflöcher“ wie beispielsweise den
Werkverträgen. Vorausgesetzt die adres-
sierten Themen werden wie angekündigt
verfolgt, ist davon auszugehen, dass sich
die Arbeitsnehmerbeschaffung auch aus
Gründen der Qualität und Nachhaltigkeit
wieder mehr auf dem primären Arbeits-
markt bedient. Ergänzt um die vorigen
Aussagen wird somit in den nächsten Jah-
ren die Attraktivität und Zuverlässigkeit
der Arbeitszeitgestaltung der entscheiden-
de Erfolgsfaktor werden. Sollten sich je-
doch die politischen Ziele verwässern und
weiterhin die Möglichkeiten bestehen Ar-
beitskraft zum reduzierten Preis einzukau-
fen, so wird sich ein Trend der letzten Jahre
fortsetzen: Arbeitnehmer mit mehr als ein
oder zwei Beschäftigungsverhältnissen zur
Sicherung derExistenzgrundlage. Auf Basis
diese Szenarios ist eine neue Herausforde-
rung der Personaleinsatzplanung denkbar
– die Unternehmensübergreifende Perso-
naleinsatzplanung zur Koordination der
Verfügbarkeit über mehrere Arbeitgeber.
Im Prinzip eine Herausforderung mit der
sich Leiharbeitnehmerüberlasser bereits
heute auseinandersetzen. Als Zukunftsvi-
sion bietet sich ein standardisiertes Kom-
munikationsverfahren an, mit dem Arbeit-
geber ihre Bedarfe und Einsatzplanung
untereinander abstimmen und gleichzeitig
die Restriktionen des Arbeitsschutzes (z.B.
Arbeitszeitgesetz) einhalten können
Markus Wieser
Die strategische Bedeutung von Work-
force Management wird zunehmen. Ein
klares Ziel für die Zukunft ist es, bei der
Personaleinsatzplanung die Belange von
Unternehmen und Arbeitnehmern glei-
chermaßen zu berücksichtigen. Dabei wird
die langfristige Sicht auf die Entwicklung
von Personalkapazität und -bedarf immer
wichtiger. Deshalb haben wir das Modul
Strategische Jahresplanung entwickelt. Es
berücksichtigt alle Faktoren, die die Perso-
nalkapazität langfristig beeinflussen: Von
der allgemeinen Personalstruktur wie Voll-
zeit, Teilzeit oder Aushilfe bis hin zu Frei-
zeitanspruch, Urlaub, Krankheit und Qua-
lifikation. Durch Simulationen lässt sich
zum Beispiel erkennen, wie sich eine Kapa-
zitätenplanung auf Stellenpläne auswirkt.
Auch die Funktionalitäten für ein mitar-
beiterorientiertes Arbeitszeitmanagement
erweitern wir kontinuierlich. Tauschbörse,
Wunschdienstplan, Employee & Manager
Self Services und mobile Apps gehören be-
reits zu unseren Standards.
Darüber hinausgewinntdiequalitative Pla-
nung an Bedeutung. Die Mitarbeiter brin-
gen Qualifikationen in das Unternehmen
ein oder erwerben sie dort. Dieses Wissen
bzw. diese Kompetenzen sind wichtig für
eine zukunftsfähige Personaleinsatzpla-
nung und für den Unternehmenserfolg.
Unsere Lösungen schließen deshalb auch
interne und externe Trainings ein. Eine
neue Qualifikation beispielsweise kann
direkt in der Disposition berücksichtigt
werden. Vorhandene Qualifikationen wer-
den systematisch überwacht und aktuelle
Wissensstände sichtbar. Entwicklungsbe-
darfe werden rechtzeitig erkannt. Es ent-
steht eine fundierte Basis für ein professi-
onelles Wissensmanagement – ein Thema,
das in Zeiten des Fachkräftemangels und
zunehmender Fluktuation immer relevan-
ter wird. Genau hier liegt der Schwerpunkt
unserer Entwicklungstätigkeit: Die stra-
tegischen Funktionen unserer Workforce
Management Lösungen konsequent aus-
bauen.
Der Druck zur Produktivitätssteigerung
wird weiter zunehmen. Arbeitskraft muss
wirtschaftlich und punktgenau eingesetzt
werden. Unser erklärtes Ziel ist es, die
Wettbewerbsfähigkeit unserer Kunden zu
verbessern. Daran arbeiten wir. Und daran
lassen wir uns gerne messen.
Zu Hans Romeiser:
2007 gründete Hans Romeiser die FOKUS:ZEIT GmbH als eines der wenigen rei-
nen Beratungshäuser im Umfeld der Personallogistik. Eine weitere Schärfung der
Geschäftsfelder führte zur Gründung der ROUNT GmbH 2014, weiterhin mit dem
Fokus auf ausschliessliche Beratungstätigkeit.
Hierdurch wurde es der FOKUS:ZEIT möglich neue Geschäftsfelder im weiteren
Umfeld der Personallogistk zu erschliessen, so zum Beispiel im Bereich des von der
FOKUS:ZEIT entwickelten HR-Prozessleitstandes, der Unterstützung und konzep-
tionellen Vorbereitung von technischen Lösungen im Bereich Zeit und Zutritt sowie
anderer Themengebiete. Die transparente Trennung der Geschäftsziele beider Un-
ternehmungen sowie die weiterhin nahtlose Zusammenrabeit erschliessen unseren
Kunden die klare Adressierung ihrer Bedürfnisse und Realisierung Ihrer Ziele.

GRUNDLAGEN - WORKFORCE MANAGEMENT 2020
32
Z
unächst aber zu den populären Hypes: In allen Anwen-
dungsbereichen trifft man auf die immer gleichen Hy-
pethemen: Mobile, Cloud und Big Data (manchmal noch
Social). Sie werden kommen so sicher wie das Amen in der Kirche,
damit werden sie aber irgendwann auch Allgemeingut. Nehmen
wir die Beispiele Cloud und Mobile: Wo die Daten letzten Endes
liegen, in einer Cloud oder im Rechenzentrum, ist eher sekundär,
darüberentscheiden letzten Endes Kosten, Verfügbarkeit und Da-
tensicherheit. Mobile Lösungen, die auf der Basis aktueller Daten
und Informationen aus unterschiedlichen Quellen die Einsatz-
planung und -steuerungermöglichen und dabei noch zusätzliche
Funktionen übernehmen, werden kommen, weil die flexible Or-
ganisation der Zukunft eine mobilisierte Organisation sein wird.
Das sind aber auch meine letzten Worte zu diesen Hypes in die-
sem Beitrag. Mir geht es um Perspektiven für die heutige Praxis,
aber auch um Visionen jenseits einzelner Funktionen. Dazu soll-
ten wir zunächst uns noch einmal bewusst werden: Personalein-
satzplanung ist nur ein Hilfsmittel dafür, die Leistungen, die ein
Unternehmen erbringt, richtig - also in der erwarteten Qualität
- idealerweise termingerecht und vor allem wirtschaftlich zu pla-
nen und zu steuern. Das ist so, das bleibt so.
Was sich hinsichtlich der Personaleinsatzplanung in der Organi-
sation der Zukunft aber ändert, ist die Komplexität der Faktoren
die zu berücksichtigen sind, um den ermittelten Bedarf abzude-
cken. Es geht nicht nur darum, wer kann/darf, was, wann und wie
lange. Als Fragen kommen ggf. hinzu: wo wird die Leistung benö-
tigt und wer ist am schnellsten dort, welche Tätigkeiten/Leistun-
gen wurden geplant und welche tatsächlich erbracht, sind neben
dem Personal andere Ressourcen erforderlich und verfügbar, etc.
Es geht also zunehmend um die ganzheitliche Betrachtung der
Leistungserbringung eines Unternehmens. Mobiler Personalein-
satz, Routen-/Tourenplanung, Planung von Maschinen, Hilfs-
mitteln, Fahrzeugen sowie Erfassung und Abgleich der geplan-
ten mit den tatsächlich erbrachten Leistungen, kommen immer
mehr hinzu.
Wo aber stehen wir heute? Die zweite Frage im Roundtable (Be-
wertung des Status-Quo) deutet es bereits an. Das an und für sich
reife Thema Personaleinsatzplanung steckt vielfach noch in den
Kinderschuhen. Das hat aber viele - und leider je nach Branche
- sehr unterschiedliche Gründe. Oft verhindern Arbeitsmodelle
und Arbeitsorganisation die positiven Effekte, die eine Personal-
einsatzplanung haben kann. Ein Hemmnis ist es, wenn die zu
einer ganzheitlichen Betrachtung notwendigen Daten in unter-
schiedlichen, nicht miteinander kommunizierenden Systemen,
vorzufinden sind. Und last but not least gibt es mächtige Sys-
teme, die Bedarfsgebirge errechnen und grafisch darstellen, wie
weit die eingeplante Personalkapazität von der Ideallinie entfernt
ist, die aber für den Personenkreis, der die Planung machen soll,
nur schwer bedienbar sind. Um in Ihrem Bild mit dem „perfekten
Dinner“ zu bleiben, stehen wir irgendwo zwischen 3 und 5. Die
Logik wird sich nicht ändern, denn sie wird von der Wirtschaft-
lichkeit gesteuert, jedoch die Organisation wird sich verändern
und u.a. die „Usability“ der Systeme muss sich - wo sie nicht der
Praxis entspricht - weiter verbessern. Das ist realer Praxisbedarf
im Hier und Heute
AUTOR: Klaus Wössner, ISGUS GmbH
WorkforceManagement2020
jenseits der aktuellen Hypes! - Perspektiven zwischen
Praxislösungen für heute und Visionen für morgen
Der Roundtable „Workforce Management 2020“ der Competence Site ist für mich ein will-
kommener Anlass, um über Perspektiven des Workforcemanagements bzw. „altdeutsch“ der
Personaleinsatzplanung zwischen Praxislösungen (für heute) und Visionen (für morgen),
aber vor allem jenseits der aktuell populären Hypes nachzudenken. Ausgangspunkt dafür ist
für mich also nicht die Frage, welche Begriffe heute gerade besonders populär sind, sondern
wie die Organisation im Jahr 2020 aussehen wird und was dieser Wandel für die Personalein-
satzplanung konkret bedeutet.

GRUNDLAGEN - WORKFORCE MANAGEMENT 2020
33
Ob dabei (heute und morgen) Generalis-
ten oder Spezialisten die richtigen Partner
sind? Wir denken, eine ganzheitliche Be-
trachtung einer Personaleinsatzplanung
steht nicht in Konkurrenz mit dem Spe-
zialisierungsgrad einer Lösung. Eine lö-
sungsorientierte oder branchentypische
Lösung wird immer einen hohen Grad an
Spezialisierung aufweisen müssen, um
überhaupt erfolgreich zu sein. Die ganz-
heitliche Betrachtung verstehen wir bei
ISGUS eindeutig so, dass wir nicht nur den
Faktor Personal betrachten, sondern auch
die Planung von Tätigkeiten, Prozessen
und Ressourcen mit einbeziehen und mit
den entsprechenden Systemen kommuni-
zieren. Dazu gehören auch die Erfassung
von Leistungen und die Zuordnung von
Ressourcen. Immer entscheidend ist für
uns die Usability für die unterschiedlichen
Rollenträger, bzw. die Akzeptanz, die un-
sere Lösung bei allen Beteiligten erfährt.
Ich möchte das an einem ganz jungen Bei-
spiel tun, das mir hierzu spontan einfällt
und weil einen Anwender betrifft, den man
vielleicht nicht unbedingt im Fokus hat
wenn man an die üblichen Zielbranchen
der Personaleinsatzplanung denkt. Es geht
um eine in Norddeutschen Raum ansässi-
ge sehr expansive Bäckereikette mit der-
zeit ungefähr 30 Filialen zu denen immer
wieder neue hinzukommen. Es geht also
darum die geplanten mit den benötigten
Zeiten einfach vergleichen zu können und
diesen Vergleich zum internen Benchmar-
king zwischen den Filialen insgesamt und
zwischen alten und neuen Filialen her-
anzuziehen. Als Frühwarnsystem für das
Controlling werden aus den geplanten Zei-
ten die Personalkosten ermittelt und ins
Verhältnis zum Umsatz gesetzt, den wir
aus dem Kassensystem erhalten. Die Per-
sonalkosten dürfen sich dabei innerhalb
einer bestimmten Bandbreite bewegen,
die wir mit einer Unter- und einer Ober-
grenze überwachen. Das Kassensystem lie-
fert uns auch die Daten zu welchen Zeiten
Umsätze entstehen und auf welche Wa-
rengruppen sich Umsätze zu bestimmten
Tageszeiten verteilen. Morgens um 06:00
Uhr kaufen weniger Kunden aber es muss
Ware einsortiert und vorbereitet werden,
wir haben also dort Personalkosten aber
wenig Umsatz. Am späten Vormittag ist
das Verhältnis anders, da dann die vorbe-
reitete Ware verkauft wird. Auch dies kann
berücksichtigt werden.
Das hilft unserem Kunden eindeutig bes-
ser, strukturierter und wirtschaftlicher zu
arbeiten. Ein großer Vorteil dabei ist zum
einen die Daten sofort zur Hand zu haben
und nicht erst dann, wenn keine Einfluss-
möglichkeit mehr besteht. Zum anderen
hat das Controlling heute alle Filialen
gleichzeitig im Fokus, und kann mit be-
lastbaren Daten und Ergebnisse Verbesse-
rungen in Angriff nehmen.
Inwieweit wird sich die Personaleinsatz-
planung bis zum Jahr 2020 verändern?
Ich glaube wie gesagt nicht, dass sich die
Personaleinsatzplanung grundsätzlich
neu definiert oder dass sie neu definiert
werden muss. Sie unterstützt heute Un-
ternehmen dabei bedarfsorientiert und
wirtschaftlich zu arbeiten und das impli-
ziert Planung. Was sich jedoch ändern
kann und wird, sind die Bedarfstreiber wie
das Einkaufsverhalten von Kunden, die
Reaktionsgeschwindigkeit mit der Kun-
den bedient werden müssen, etc. Und es
sind die gesetzlichen, tariflichen und ge-
sellschaftlichen Rahmenbedingungen die
heute noch oft Hemmnisse sind. Dies wird
entscheidend sein, wie, wann, wo und zu
welchen Bedingungen, sich Personalres-
sourcen zur Verfügung stellen und wie sie
dann verplanbar sind.
Dabei haben wir allerdings unsere spezi-
fische Vision für das Zusammenwirken
von Mensch und Workforce Management
Systeme im Jahr 2020. Heute sind die Sys-
teme zum großen Teil noch passiv und
unterstützen noch nicht optimal die Ent-
scheidungsintelligenz der Planer. Wenn
wir die Vision der Industrie 4.0 als einer
Industrie der Vernetzung und Kollaborati-
on in Mensch-Maschine-Systemen auf das
Workforce Management übertragen, dann
würde ich mir wünschen, dass ein Work-
force Management System für den Ent-
scheider eine intelligente, Hilfe wird, die
z.B. aktiv auf Probleme oder Chancen hin-
weist und zunehmend die Entscheidungs-
qualität verbessert. Wir sind bereits auf
dem Weg in diese Richtung, Die Zukunft
ist und bleibt spannend, gerade auch in
unserem Anwendungsbereich!
Zum Autor Klaus Wössner:
Klaus Wössner begleitet das Thema MES bereits seit dem Anfang der 90er Jahre,
als die die ISGUS GmbH anlässlich der CeBIT ihre erste BDE Lösung vorstellte.
Seither hat sich die ISGUS Lösung, wie auch der Bedarf der überwiegend mittel-
ständischen Kunden, kontinuierlich weiterentwickelt. In 25 Jahren ununterbroche-
ner Produktpflege und Weiterentwicklung wurden immer wieder neue Aspekte und
Entwicklungen aufgegriffen, die sich in der heute angebotenen Lösung wiederfin-
den. Klaus Wössner ist seit vielen Jahren im Projekt- und Produktmanagement im
Bereich Fertigung/Industrie aktiv und ist seit 1996 verantwortlich für Vertrieb und
Marketing.

Einleitung Grundlagen zum Thema
Anwendungen &
Lösungsbausteine
40 Grundbegriffe
45 Treiber I
48 Treiber II
49 Treiber III
Mitarbeitereinsatz
56 Ergebnisse I
produziert Erfolg
60 Ergebnisse II
62 Ergebnisse III
65 Vorgehen I
69 Vorgehen II
72 Vorgehen III
78 Zeit & Zutritt
einsatzplanung
80 Modelle
82 Methoden
85 Planung I
Wandels
89 Planung II
Arbeiten nach
Wunschdienstplan
93 Planung III
97 Kennzahlen
99 Mensch I
103 Mensch II
Books
7 Editorial
10 Grußwort GFOS
11 Grußwort ATOSS
Auf den Chefetagen
angekommen
14 Grußwort ISGUS
Noch ungeschöpfte
Potenziale
16 Zahlen kompakt
Infografik zur
Statements zur
Steps“?
INHALT
35

ANWENDUNGEN &
LÖSUNGSBAUSTEINE

Einleitung Grundlagen zum Thema
Anwendungen &
Lösungsbausteine
40 Grundbegriffe
45 Treiber I
48 Treiber II
49 Treiber III
Mitarbeitereinsatz
56 Ergebnisse I
produziert Erfolg
60 Ergebnisse II
62 Ergebnisse III
65 Vorgehen I
69 Vorgehen II
72 Vorgehen III
78 Zeit & Zutritt
einsatzplanung
80 Modelle
82 Methoden
85 Planung I
Wandels
89 Planung II
Arbeiten nach
Wunschdienstplan
93 Planung III
97 Kennzahlen
99 Mensch I
103 Mensch II
Books
7 Editorial
10 Grußwort GFOS
11 Grußwort ATOSS
Auf den Chefetagen
angekommen
14 Grußwort ISGUS
Noch ungeschöpfte
Potenziale
16 Zahlen kompakt
Infografik zur
Statements zur
Steps“?
INHALT
37

CASE STUDIES &
PRODUKTINFORMATIONEN

BranchenübersichtCase Studies &
Produktinformationen
108 Handel I
Zukunftssicherung des Handels
110 Handel II
Den Erfolg nicht dem Zufall
überlassen
113 Handel III
Douglas
117 E-Commerce
internetstores
119 Finanzdienstleister
PEP im Finanzsektor
123 Produktion
Ritter Sport
125 Gesundheitswesen I
Klinikum Leverkusen
128 Gesundheitswesen II
Klinikum Garmisch
Patenkirchen
131 Gesundheitswesen III
MedicalContact
133 Gesundheitswesen IV
PEP im Krankenhaus
138 Unternehmensverzeichnis
141 Expertenverzeichnis
146 Veranstaltungsverzeichnis
148 Fachzeitschriften
INHALT
39

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