[DE] ECM - und was kommt danach? | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Keynote Lobonet Konferenz 2017

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1
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ECM – und was kommt danach?
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Erding, 22.06.2017
lobonet Kundentag 2017

ECM – und was kommt danach? lobonet Kundentag 2017Dr. Ulrich Kampffmeyer 2
Agenda
1. Einführung:
Was ist eigentlich ein Dokument?
2. Enterprise Content Management:
Ein Blick zurück
3. EIM:
Enterprise Information Management
4. ECM:
Krise und Aufbruch ins Informationsmanagement
5. Trends:
Aktuelle Entwicklungen im Information
Management
6. Ausblick:
Herausforderungen der Zukunft

3
ECM – und was kommt danach? lobonet Kundentag 2017Dr. Ulrich Kampffmeyer
1 EINFÜHRUNG:
WAS IST EIGENTLICH EIN
DOKUMENT?

Das Dokument wurde nur kurze Zeit nach
der Erfindung der Schrift „erfunden“.

Es zeichnet eine Information auf, die
entsprechend sprachlicher Konvention
verständlich und nachvollziehbar ist,
und auch von Dritten, die bei der Erstellung
der Information nicht dabei waren,
genutzt werden kann.

Das „Dokumentenmanagement“,
bzw. das „Archiv“,
wurde kurz nach der Erfindung des
Dokumentes notwendig.

Traditionelles
„Dokumentenmanagement“
orientiert sich bei der Organisation der
Information am Medium
– Tontafeln, Pergament, Papier … – .

„Dokumentenmanagement“
diente schon immer dazu,
Information zu bewahren und
Information als Wissen in Prozessen
zur Verfügung zu stellen.

Das Dokument definiert sich dabei
nicht durch das Medium,
sondern durch
Inhalt, Wert und Rechtscharakter.

Ein Dokument kann heute
vom Format her alles Mögliche sein …
Fax
Brief
SMS
E-Mail
Blogpost
Liste
Scan
Textdatei
usw.

In den 80er & 90er Jahren des
vergangenen Jahrhunderts kam der Begriff
elektronisches Dokumentenmanagement
auch in Deutschland auf.

Document Management international und
Dokumentenmanagement in Deutschland
sind zwei verschiedene Dinge.

Während in Deutschland vom
„Dokument“
gesprochen wurde,
gab es international eine andere
Differenzierung:
„Document“
„Record“
„Content“

Und während sich in Deutschland der
Begriff „Dokumentenmanagement“ hielt,
ging es international um
„Content Management“
- genaugenommen um:
Enterprise Content Management

15
2 ENTERPRISE CONTENT
MANAGEMENT:
EIN BLICK ZURÜCK

ECM
gibt es als Branchenbegriff
seit dem Jahr 2000.
Die Definition stammt von
US-amerikanischen Verband
AIIM international.

Definition
Enterprise Content Management (ECM) is the
Strategies, Methods and Tools used to
Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver
Content and Documents
related to organizational Processes.
AIIM international 2003

AIIM International
ERP EnterpriseEnterprise
ApplicationsApplications
EnterpriseEnterprise
ContentContent
ManagementManagementWeb Content
Management
Doc Mgmt
Imaging
Domino Exchange RDMS
File
System
Workflow Collaboration
Data Warehousing
Mining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Grundprinzipien

AIIM International
Grundprinzip 1
AIIM International
ContentContent
Management
Doc Mgmt
Imaging
File
System
Data Warehousing
Mining
EAI
E-Business
AP/AR RM/A CRM HRM
Integrative Middleware
PROJECT CONSULT 2001

AIIM International
Grundprinzip 2
AIIM International
ContentContent
Management
Doc Mgmt
Imaging
File
System
Data Warehousing
Mining
EAI
E-Business
AP/AR RM/A CRM HRM
Unabhängige Dienste
für alle Anwendungen

AIIM International
Grundprinzip 3
AIIM International
ContentContent
Management
Doc Mgmt
Imaging
File
System
Data Warehousing
Mining
EAI
E-Business
AP/AR RM/A CRM HRM
Ein einheitliches, übergreifendes
Enterprise Repository
für jeden Informationstyp

Definition

Komponenten-Modell
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORESTORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE

Komponenten-Modell
CAPTURE
PRESERVE
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Input
Management
Erfassen
Scannen
Import
Aufbereitung
Klassifikation

Komponenten-Modell
CAPTURE
PRESERVE
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Verwaltung Nutzung

Komponenten-Modell
CAPTURE
PRESERVE
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Document
Management
E-Mail
Management

Komponenten-Modell
CAPTURE
PRESERVE
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Collaboration
Zusammenarbeit
Groupware

Komponenten-Modell
CAPTURE
PRESERVE
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Web Content
Management
Digital Asset
Management
Social Media
Web 2.0
Enterprise 2.0
Social Business
Digital Business

Komponenten-Modell
CAPTURE
PRESERVE
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Records
Management
Schriftgutverwaltung
Aktenverwaltung
Elektronische
Akte

Komponenten-Modell
CAPTURE
PRESERVE
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Workflow
Business Process
Management
Case
Management
Vorgangsbearbeitung

Komponenten-Modell
CAPTURE
PRESERVE
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Index-Datenbank
Berechtigungen
Information
Lifecycle
Management
Revisionssichere
Archivierung

Komponenten-Modell
CAPTURE
PRESERVE
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Bereitstellung
Ausgabe
Output
Management
Aufbereitung

Komponenten-Modell
CAPTURE
PRESERVE
RM
WF/
BPM
DM
Collab
MANAGE
Digital
Preservation
Langzeitarchivierung

Vielen Analysten und Anbietern erscheint das Modell
und der Begriff ECM Enterprise Content Management
nicht mehr ausreichend flexibel genug, um die
zahlreichen neuen Entwicklungen aufzufangen.

Definition
ECM Tools and Strategies allow the Management
of an Organization’s
Unstructured Information,
wherever that Information exists.

37
3 EIM:
ENTERPRISE
INFORMATION
MANAGEMENT

Ein direkter Weg von ECM zu EIM
AIIM 2003
Der Anspruch von ECM aus dem Jahr 2003.
Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
AIIM International, 2003

AIIM 2003
Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
Die Zusammenführung unstrukturierter Inhalte
mit strukturierten Daten und Prozessen!

AIIM 2003
Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
Eine selbsterfüllende Prophezeiung!

AIIM 2003
Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
Wenn “unstructured content” und “structured
data” zusammengeführt sind, haben wir …

Unstructured
Content
Unstructured
Content
DataDataBusiness
Processes
Business
Processes
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
STORE
MANAGE
DELIVER
PRESERVE
CAPTURE
Wenn “unstructured content” und “structured
data” zusammengeführt sind, haben wir …
EIMEnterprise
Information
Management

ECM ist weiterhin der Kern von EIM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
ECM

ECM ist weiterhin der Kern von EIM
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/
BPM
DM
Collab
ECM
EIM
angereichert um Funktionalität für
Informationsverwaltung,
Informationsverarbeitung &
Informationserschließung

• ECM stellt die notwendige Infrastruktur für EIM und
andere Softwarelösungen bereit
• EIM Komponenten und Funktionalität ergänzen das
traditionelle ECM
Zwei Aspekte

EIM Enterprise Information Management Framework

von 2.0 zu
Social & Digital Business
von 2.0 zu
Social & Digital Business

Mobile Geräte
verändern alles

Die Cloud ist hier
und geht auch nicht
mehr weg …

Automatisierung
ist die
Schlüsselkomponente

Alles finden,
wirklich?

BigData Analytics
ebnet den Weg
zu KI

EIM Enterprise Information Management Ecosystem

aus Multi-Channel
wird Omni-Channel

jegliche Information
sofort & überall

PROJECT CONSULT 2013/15
NLP Natural Language
Processing
Semantische Erschließung
Wissensmanagement
Die große Verheißung der
Künstlichen Intelligenz …

Vier große
Herausforderungen
Identitätsmanagement
Datensicherheit
Informationsbeherrschung
Vier große
Herausforderungen
Vier große
Herausforderungen
Datenschutz
Sicherheit: vier große
Herausforderungen

Ist die Branche dieser EIM „Vision“ gefolgt?
Die große Frage

59
4 ECM:
KRISE
UND
AUFBRUCH INS
INFORMATIONSMANAGEMENT

Krise & Aufbruch
ECM is dead!
Gartner Januar 2017

Krise & Aufbruch
Gartner: ECM is dead!
Gartner Januar 2017
“Content Services has not replaced ECM.
ECM is dead.
The term “Enterprise Content Management"
no longer reflects market dynamics or the
organizational needs for content in digital business.
For applications leaders in charge of content
management projects, this means casting aside previous
notions and rethinking their technology approaches.”

Krise & Aufbruch
Gartner „Content Services“
Gartner Januar 2017
• Content Services Platforms (CSP)
• Content Services Applications (CSA)
• Content Services Components (CSC)

Krise & Aufbruch
Content Services
Gartner Januar 2017
• Content Services Platforms
You call it infrastructure, which is not just the repository but a
number of capabilities to store, manage, save, analyst, disposition
and publish content. There are vendors that are clearly offering
these.
• Content Services Applications
Build on top of the repositories, sometimes with their own, but
either focused horizontally on a single function (Records
Management) or vertically on a particular industry (Life Sciences)
offered a particular and unique view on the multiple underlying
repositories.
• Content Services Components
Individual components that add for example real-time translation,
entity extraction and classification or something else to the mix.

Krise & Aufbruch
Gartner „Content Services“
Gartner April 2017

Krise & Aufbruch
Forrester „Content Services“
Forrester 2016
• TCS Transactional Content Services
• BCS Business Content Services

Krise & Aufbruch
Forrester Wave
„Business Content Services“
Forrester April 2016

Krise & Aufbruch
Content Services als Begriff und Identifizierung einer Branche
macht keinen Sinn:
• ECM beinhaltet Strategien, Methoden und Technologie – von Anfang an.
Content Services sind rein technologisch ausgerichtet.
• ECM hat mit dem Akronym einen Anspruch und eine Bedeutung im Markt wie andere
wichtige Lösungen vertreten: ERP, CRM, PLM, HR …
Content Services sind nur Komponenten der Infrastruktur.
• Viele Anbieter haben ECM bereits ausgebaut und begrifflich erweitert zu
ECMplus, entended ECM, iECM, usw.
• Content Services ist ein Schritt zurück auf einzelne Komponenten und Lösungen
ohne die übergreifende ECM Vision.
• ECM beinhaltet den Begriff „Management“.
Content Services steht begrifflich für “Dienste” und der Begriff Content Services
ist von anderen Branchen bereits besetzt (Dienstleister für multimediale Web-Inhalte).
• ECM war immer als Middleware und Dienst konzipiert um Inhalte bereitzustellen.
Content Services reduziert diesen Ansatz noch mehr und ist in Bezug auf die
Benennungen nicht konsistent (z.B. “Services” zusammen mit “Applications”).
• ECM war eine Vision, die Anwender wie Anbieter gemeinsam 17 Jahre lang geteilt haben.
Content Services beinhaltet keine Vision sondern verschwindet in der Nische
“unter ferner liefen”.

Krise & Aufbruch
Wie steht denn der Dachverband der Branche,
AIIM international, der seinerzeit ECM definiert
hat, zu dieser Entwicklung?
AIIM international

Krise & Aufbruch
AIIM international
Die Aussagen und Publikationen zeigen
vor Allem eines …
Orientierungslosigkeit.

Krise & Aufbruch
AIIM, Januar 2017
„Content Services – Your 2017 Survival Guide“

Krise & Aufbruch
AIIM, März 2017
“Systems of Understanding as new Paradigm”

Krise & Aufbruch
John Mancini, AIIM, Mai 2017
“ECM Land” & “Digital Workplace Land”

Krise & Aufbruch
“The next Wave – Moving from ECM to
Intelligent Information Management”
IIM Roadmap
Create -> Capture -> Automate -> Deliver ->
Preserve -> Analyze”
passt natürlich gut für das Akronym … ;)
AIIM Association for Intelligent
Information Management

Krise & Aufbruch
“The next Wave – Moving from ECM to
IIM Roadmap
Create -> Capture -> Automate -> Deliver ->
Preserve -> Analyze” Manage fehlt ganz …

Krise & Aufbruch
John Mancini, AIIM, Juni 2017
“ECM –
Reports of My Death Are Greatly Exaggerated”

Krise & Aufbruch
John Mancini, AIIM, Juni 2017
“Information Management &

Krise & Aufbruch
Warum wir nur noch von
“Information Management”
sprechen sollten!

Krise & Aufbruch
Heutige Systeme müssen alle Formen und Typen
von Information verwalten können.
Die „alte“ Trennung von
„strukturiert“ und „unstrukturiert“,
von „Daten“ und „Dokumenten“,
funktioniert nicht mehr.

Krise & Aufbruch
Letztlich ging es immer nur um Information:
• Informationsaustausch,
• Informationsnutzung,
• Informationsverwaltung,
• Informationsbereitstellung,
• Informationsverteilung,
• Informationsbewahrung.

Krise & Aufbruch
Informationsmanagement ist die Akquisition,
Aufzeichnung, Strukturierung, Speicherung,
Verbreitung und Zugänglichmachen von
Informationen. Qualitätskriterium für das
Informationsmanagement ist, dass die richtige
Information die richtige Person im richtigen
Format zur richtigen Zeit erreicht.
Quelle: http://www.onpulson.de/lexikon/informationsmanagement

Krise & Aufbruch
EIM … was meint „Enterprise“?
Information …
• im Unternehmen?
• des Unternehmens?
• für das Unternehmen?
• unternehmensweit?
In Bezug auf die
Systeme nur
„Inhouse“?
Hier ist ECM
„gescheitert“ …
Können wir uns also
„Enterprise“ sparen?

Krise & Aufbruch
Globalisierung, Internet und Digitalisierung lösen
die bisherigen Grenzen des „Unternehmens“ auf.
Kunden, Partner, Lieferanten, Behörden, Öffentlichkeit …
sind längst Bestandteil des „Digital Business“.
Das „E“ in EIM für „Enterprise“ können wir uns sparen:
"Information Management"
ist ausreichend.

83
5 TRENDS:
AKTUELLE ENTWICKLUNGEN IM
INFORMATION MANAGEMENT

Trends im Information Management
1. Informationssicherheit
2. Information Governance
3. Digitale Angst
4. Regulierung des Information-Managements
5. Büro 4.0
6. Mobile
7. Cloud
8. Qualifiziertes Personal
9. Totale Vernetzung
10. Managed Services
10 Information Management Trends für 2017
Update Information Management 2017
www.slideshare.net/DRUKFF/de-trends-voraussagen-zum-information-management-2017-dr-ulrich-kampffmeyer-update-information-management-2017

Der Begriff
„Künstliche Intelligenz“ /
„Artificial Intelligence“
ist meiner Meinung nach nicht so richtig
passend, denn Softwaresysteme
funktionieren anders als der Mensch.
Softwaresysteme vergessen nichts,
verarbeiten viel mehr Daten viel schneller,
sind nicht von Stimmungen abhängig und
…
geben meistens keine schnippischen
Widerworte … noch nicht.
Künstliche Intelligenz

KI Künstliche Intelligenz
AI Artificial Intelligence
sind die ungeschlagenen Schlagworte im
Information Management für 2017.
• In den letzten drei Jahren zeichnete sich ein
zunehmender Boom (oder Hype) zum Thema:
KI/AI wird als Allheilmittel verkauft
• Unter KI/AI verbergen sich jedoch
unterschiedliche methodische Ansätze:
KI selbst, Deep Learning, Expertensysteme,
semantische und neuronale Netze, NLP,
Analytics & Decision Making, Agenten u.a.
Künstliche Intelligenz: Schlagwort des Jahres

• Künstliche Intelligenz generisch beschreibt die Befähigung
einer Maschine selbstständig mit Problemen umzugehen. Das
Maschinelle Lernen ist eine Methode zum das zu erreichen.
• Expertensysteme sind ein Teilbereich der KI. Es geht darum,
Wissen maschinell zu sammeln, zu verarbeiten, und Anwender-
orientiert wiederzugeben
• Deep Learning ist eine Form des Maschinenlernens, die
sicherere Ergebnisse als herkömmliche Methoden liefert.
• Semantische und neuronale Netze verknüpfen Begriffe und
Infor-mation und bilden dabei neue Strukturen mit höherem
Informations-gehalt ab. Semantische Netze können
selbstlernend ausgelegt sein.
• Natural Language Processing ist ebenfalls ein Teilbereich der
KI. Computer sollen Sprache selber Beurteilen können, und
durch Maschinenlernen immer zuverlässiger Ergebnisse für
den jeweiligen Nutzer liefern
• Bei Bigdata Analytics & Decision Making, handelt es sich um
das Sammeln, Organisieren und Auswerten von großen
Datenmengen.
Künstliche Intelligenz: verschiedene Ansätze

• Deutlich verbesserte automatische Klassifikation und Indizierung
• Qualitätssicherung der Scanergebnis-Qualität
• Analyse von vorhandenen Datenbeständen zum Aufbau von
Ordnungs- und Indizierungsschema
• Kontext-bezogenes E-Learning anstelle Hilfefunktion und Schulung
• Kontext-Generierung aus heterogenen Datenbeständen
• Auswertung von unstrukturierten Informationen zusätzlich zu
Bigdata
• Selbstlernende kollaborative Workflow
• Automatisierung von Geschäftsprozessen als Hintergrundbetrieb
• Selbstkonfiguration bei der Einbettung von Modulen in andere
Softwaresysteme
• Erkennen unsachgemäßer Nutzung und „Einbrüche“
• Automatisierte Bereitstellung „erwarteter“ Inhalte anstelle reinen
Suchens
• Übernahme von Routine-Entscheidungen
• Automatische Aufbau von Wissensbasen auf Basis der Analyse von
Nutzung und Kommunikation
• und, und, und
Künstliche Intelligenz: wo kommt sie zum Einsatz?
… und noch viele weitere Ideen für die
klassischen „ECM“-Anbieter

ist nicht ein einzelnes System,
sondern setzt sich aus mehreren,
hochspezialisiert konfigurierten Modulen
zusammen.
Der entscheidende Wandel:
KI lernt selbst.

Es herrscht
Krieg
zwischen den großen Internet- und
Softwarekonzernen um die Führerschaft bei
AI Artificial Intelligence:
Amazon, Apple, Google, IBM, Microsoft …

Künstliche Intelligenz ist die Grundlage
der nächsten Welle bei
Automatisierung, Robotik, IoT
usw.

KI Künstliche Intelligenz erreicht bereits den
Endverbraucher (Consumer):
Assistenz-Systeme, Mobiltelefone, Haustechnik,
usw.
Sie wird vor den Büros in den Unternehmen
nicht Halt machen!

93
6 AUSBLICK:
HERAUSFORDERUNGEN DER
ZUKUNFT

Herausforderungen für die Zukunft
Information Management ist eine
notwendige Infrastruktur für die
Digitale Transformation um die
Flut der Information zu bändigen,
um Information zu erschließen,
sie nutzbar zu machen und
sie zu beherrschen!
Digitalisierung & Information Management

Wir befinden uns bereits heute
in einer 100% Abhängigkeit
von der Richtigkeit und Verfügbarkeit
elektronischer Information!
Digitalisierung & Information Management

Viel interessanter ist
bereits jetzt die Frage:
„Was passiert eigentlich,
wenn alles digitalisiert ist?“
Viel Hype um Digitalisierung und Digitale Transformation

Automatisierung war schon immer
ein Ziel von DMS, ECM, EIM & Co. …
… und Automatisierung vernichtet
Arbeitsplätze!
Digitalisierung & Automatisierung gehen Hand-in-Hand

Viel interessanter ist
bereits jetzt die Frage:
„Was ist überhaupt
„Arbeit“
in Zukunft?“
Viele Meinungen zum Arbeitsplatz der Zukunft

Zum Ausklang
1. Everything that can be automated
will be automated.
2. Everything that can be informated
will be informated.
3. Every digital application that can be
used for surveillance and control
will be used for surveillance and
control.
Zuboff‘s Laws
Schoshana Zuboff 1988

100

U n t e r n e h m e n s b e r a t u n g
D r . U l r i c h K a m p f f m e y e r G m b H
PROJECT CONSULT
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Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
© PROJECT CONSULT 2017
101
Postfach 20 25 55
20218 Hamburg
Einen schönen, sonnigen Tag!
Dr. Ulrich Kampffmeyer
E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com
Präsentation, weitere Informationen...
Die Unterlagen sind ausschließlich zur persönlichen, privaten, nicht-kommerziellen Nutzung vorgesehen.

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