[DE] Herausforderung Information Governance | Webinar "Mit ECM zu effektiver Information Governance" | SER Expertentalk mit Dr. Ulrich Kampffmeyer

ensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
T 2017
PROJECT CONSULT & SER 2021
www.PROJECT-CONSULT.com
© PROJECT CONSULT 2021
Erscheinungsdatum: 11.03.2021 ‹#›
Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Die Verwertung, insbesondere die Vervielfältigung des Werks (auch in Teilen) ist nur mit
schriftlicher Zustimmung erlaubt. Die Präsentation wird ausschließlich für die private, nicht kommerzielle Information bereit gestellt.
Herausforderung Information Governance
Dr. Ulrich Kampffmeyer
SER Webinar
Webinar am 11. März 2021

Geschäftsführer und Berater, PROJECT CONSULT
Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com
Stefan Krannich
@ECM_Evangelist
ECM Evangelist, SER Group
Stefan.Krannich@ser.de

Über uns
Unsere Mission: We deliver your Return
on Information
Größter europäischer Hersteller
für Enterprise Content Management
>50% unserer Kunden vertrauen
uns seit über 10 Jahren
Mehr als 5 Mio. Anwender arbeiten täglich
mit Doxis4
Über 550 Mitarbeiter und ein weltweites
Partnernetzwerk

Risiken minimieren
Als Voraussetzung für Innovationen und hybride
Arbeitsmodelle
Prozesse effizient ausführen und
Kundenerlebnis & -bindung verbessern
Warum Information
Governance?

Einblick
Was ist Information Governance?
Information Governance und ganzheitliches
Information Management
Automatisierung als Disruptor und Enabler
Kann eine Information Governance dem Ansturm der
Automatisierung standhalten?
Ausblick & Umsetzung
Agenda

© PROJECT CONSULT & SER 2021 ‹#›
Autor: Dr. Ulrich Kampffmeyer & Lukas Nadler
Referent: Dr. Ulrich Kampffmeyer
Erscheinungsdatum: 1.1.2021
Version: 1.2
‹#›
Lizenzen Creative Commons CC by-nc-nd
ISSN 1349-0809
EINBLICK
• Jenseits alter Strategien von Dokumentenmanagement
und Enterprise Content Management

eyer GmbH
Jenseits alter Strategien von Dokumentenmanagement
• Dokumentenmanagement und Enterprise Content
Management als Branchenbegriffe waren häufig
System-, Funktions- und Technologie-orientiert:
• eher „DMS“ denn „DM“,
• eher „ECMS“ denn „ECM“.
Herausforderung Information Governance: Einblick
• Strategien, Methoden, Philosophie, Vision, Organisation
des „Managements“ von Information gingen dabei
häufig unter.

eyer GmbH
Jenseits alter Strategien von Dokumentenmanagement
Ein wesentlicher Treiber dieser Lösungen ist die
Umsetzung und Einhaltung rechtlicher und regulativer
Vorgaben:
Herausforderung Information Governance: Einblick
„Compliance“.
Es geht dabei letztlich um Information Governance,
die Beherrschung der Information.

Version: 1.2
‹#›
ISSN 1349-0809
WAS IST INFORMATION
GOVERNANCE?
• Definition und Abgrenzung von IG Information Governance
• 10 Information Governance Prinzipien
• Rechtlich-regulativer Hintergrund: Governance, Risk Management & Compliance
• Information Governance ist mehr als nur Archivierung und Records Management

eyer GmbH
Definition und Abgrenzung von IG Information Governance
• „Governance“ kommt vom lateinischen „Gubernator“,
dem Steuermann,
und daraus abgeleitet als
Beherrscher, Verwalter, Amtsführer und Gouverneur.
Herausforderung Information Governance: Was ist Information Governance?
• Übertragen steht „Governance“ für aktives Steuern,
Lenken und Führen.

eyer GmbH
Governance wird in vielfältigem Kontext benutzt:
• State Governance (Regierungsführung),
• Corporate Governance (Unternehmensführung),
• IT Governance,
• Project Governance (Projektsteuerung),
• Information Governance
und anderen Zusammenhängen.

eyer GmbH
IT Governance = Information Governance
• IT Governance steht für die Verwaltung und
Beherrschung von Systemen,
• Information Governance steht für die Verwaltung und
Beherrschung der Information selbst.

eyer GmbH
Information Governance Definition der Gartner Group
(USA):
“Information governance is the specification of decision
rights and an accountability framework to encourage
desirable behavior in the valuation, creation, storage, use,
archival and deletion of information.
It includes the processes, roles, standards and metrics
that ensure the effective and efficient use of information
in enabling an organization to achieve its goals.”
© Gartner, 2013; Webseite

eyer GmbH
Information Governance Definition des Kompetenzcenter
Records Management (Schweiz):
“Information Governance beschreibt die Verfahren,
Organisation und Technologien, welche benötigt werden,
um Informationen (Daten) während ihres gesamten
Lebenszyklus (nutzen, erfassen, klassieren, speichern,
löschen) in Übereinstimmung mit den strategischen
Vorgaben des Unternehmens und den externen und
internen Vorschriften aktiv zu bewirtschaften.”
© KRM, 2018; Webseite

eyer GmbH
Information Governance Prinzipien
10 Information Governance Prinzipien:
1. Information is an Asset
2. Information has Purpose
3. Information has Sources and Targets
4. Information has Deadlines
5. Information has Consumers
6. Information carries Obligations
7. Information carries Risks
8. Information has many Forms
9. Information isn’t Immortal
10. Information demands Accountability
1. Information hat einen Wert
2. Information hat einen Zweck/Sinn
3. Information hat Quellen und Ziele
4. Information hat eine Lebensdauer
5. Information hat Nutzer
6. Information bringt Verpflichtungen mit sich
7. Information beinhaltet Risiken
8. Information gibt es in vielen Formen
9. Information ist vergänglich
10. Information verlangt die Übernahme von
Verantwortung
© Chris Walker, 2012; deutsche Version PROJECT CONSULT, 2012

eyer GmbH
Rechtlich-regulativer Hintergrund: Governance, Risk Management & Compliance
Ein größerer Rahmen:
GRC Governance, Risk Management & Compliance

eyer GmbH
Operational
Risk
Identity Theft
CobiT
Solvency II (EU)
Freedom of Information (UK / USA)
Anti-terrorism Act (UK)
SEPA
Basel II (EU)
21 CFR Part 11 (US)
Companies Act (UK)
Sarbanes-Oxley (US)
ISO 9000 Quality
ECGI Action Plan (EU)
ISO 15801 Legal Admissibility
ISO 17799 Information Security
Cromme / GCCG (DE)
Preda Code (IT)
Data Protection Directive (EU, UK)
Computer Crime Law
Electronic Comms Act (BE)
Telecomms Act (BE)
BS8600 Complaints (UK)
FSA Handbook (UK)
BaFin (DE)
MiFID
AML / KYC
Privacy Requirements
Geopolitical Specific
Regulation
Risk Management
Corporate Governance Industry Specific Regulations
© IBM Research, 2013

eyer GmbH
• GRC Governance, Risk Management & Compliance
vereinigt die Disziplinen Corporate Governance,
Risikomanagement und Compliance als durchgängiges
Vorgehensmodell.
• Information Governance ist wesentlicher Bestandteil
einer GRC Strategie.

eyer GmbH
Information Governance ist mehr als nur Archivierung und Records Management
Information Governance basiert auf Prozessen,
Organisation und Wissen.
Software-Werkzeuge wie
• Records Management,
• Elektronische Akte,
• Elektronische Archivierung und
• Enterprise Content Management
unterstützen „nur“ die Umsetzung und Nachhaltung von
Governance- und Compliance-Maßnahmen.

Version: 1.2
‹#›
ISSN 1349-0809
INFORMATION GOVERNANCE
UND GANZHEITLICHES
INFORMATION MANAGEMENT
• Wissen über die Information
• Die Informationslandkarte
• Verantwortung und Anwendungsbereiche
• Das Konzept des Intelligent Information Management

eyer GmbH
Wissen über die Information
Die Einen sagen:
Information Governance ist das übergeordnete Prinzip
und Information Management dient nur als nachgeordnete
Methode.
Herausforderung Information Governance: Ganzheitliches Information Management
Die Anderen sagen:
Ganzheitliches Information Management ist die führende
Strategie und Information Governance ist nur ein Effekt,
der sich hieraus ergibt.

eyer GmbH
„Nur wenn man weiß, welche Information wo im Unternehmen liegt,
wenn man weiß, dass sie vollständig, aktuell und richtig ist,
wenn man weiß, wem sie gehört und wer dafür verantwortlich ist,
nur dann kann man sie effektiv nutzen, sie schützen und ihr
vertrauen.“
“Information hat nur dann einen inhärenten Wert,
wenn sie als Wissen in Prozessen genutzt wird.”

eyer GmbH
Alle Information zum Unternehmen außerhalb des Unternehmens
Alle Information im Unternehmen
Aufbewahrungswürdig
Aufbewahrungspflichtig
Archivierungswürdig
rot = redundant, outdated, trivial

eyer GmbH
Wissen über die Information: die Informationslandkarte

eyer GmbH
Wissen über die Information: die Informationslandkarte
Eindeutiger Unique
Identifier
Version
Kennzeichen
Rechtliche Relevanz:
HGB/AO/GoBD,
DSGVO,
ZPO/BGB,
GeschGehG,
Branchen-Regularien,
etc.
Quelle
Aktualität
Format
Speicherort
Aufbewahrungsstart
Aufbewahrungsfrist
Aufbewahrungsregeln
Aufbewahrungsende
Löschung
Fachbereich
Anwendung
Relevanz
Datensicherung
Sicherheit
Schutz
Vertraulichkeit
Eigentümer
Verantwortlich
Berechtigungen
Nutzerkreise
… und weitere zur
kontinuierlichen Nutzung als
Planungs- und
Dokumentationswerkzeug

eyer GmbH
Wissen über die Information: Anwendungsbereiche
Anwendungsbereiche für die Information Governance sind
• alle Anwendungen, in den Information empfangen, erzeugt,
verwaltet, genutzt und aufbewahrt wird,
• unabhängig vom Format (ja – auch Papier) und ursprünglichen
Verwendungszweck,
• die relevant und notwendig für einen ordnungsmäßigen
Geschäftsbetrieb und die Einhaltung von Compliance-
Vorschriften und
• von Wert für die Organisation sind.

eyer GmbH
Wissen über die Information: Verantwortung & Zuständigkeit
Herausforderung Information Governance: Ganzheitliches Information Management © ARMA IGIM, 2020
IGIM
Information
Governance
Implementation
Model

eyer GmbH
Wissen über die Information: Verantwortung & Zuständigkeit
IGRM
Information
Governance
Reference
Model
DUTY:
Legal Obligation
for specific
Information
VALUE:
Utility or business
purpose of
specific
information
ASSET:
Specific container
of information
© ARMA IGRM, 2012

eyer GmbH
Wissen über die Information: Anwendungsbereiche
Lässt sich bei der Vielfalt der Anwendungsfelder,
der betroffenen Bereiche und
und der Verantwortlichkeiten
eine Information Governance überhaupt noch herkömmlich
umsetzen?
Benötigt man nicht geeignete Automatisierungswerkzeuge?

Version: 1.2
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ISSN 1349-0809
AUTOMATISIERUNG ALS
DISRUPTOR UND ENABLER
• Anwendungsfelder der Automatisierung im Information Management
• Die Rolle der Künstlichen Intelligenz
• Selbst-lernende und selbst-konfigurierende Systeme

eyer GmbH
Automatisierung
Beim Information Management und allen Vorläufern ging
es schon immer um Automatisierung um fehlerträchtige
und aufwändige manuelle Tätigkeiten in
Geschäftsprozessen abzulösen.
Herausforderung Information Governance: Automatisierung als Disruptor und Enabler

eyer GmbH
Automatisierungspotentiale
Automatisierungspotentiale im Information Management:
• Capture (Informationserfassung und -aufbereitung)
• Process Management (Collaboration und Workflow)
• Search (Suche und Finden)
• Deliver (Bereitstellung und Visualisierung)
• Structuring (Ordnung und Strukturierung)
• Integration (Schnittstellen und Synchronisation)
• Context Evaluation (Erschließung und Bewertung)
• etc.

eyer GmbH
Doch welche Automatisierungspotentiale gibt es für die
Information Governance selbst?

eyer GmbH
Automatisierungspotentiale in der Information Governance:
• Analytics (Analysen, Auswertungen und Bewertungen)
• Compilation (Zusammenstellen und Konsolidieren)
• Taxonomy (Aufbau von Aktenstrukturen und Terminologien)
• eDiscovery (Finden und Sichern kritischer Information)
• Administration (Verwalten und Steuern)
• Standardisation (Vereinheitlichung und Harmonisierung)
• Infrastructure Management (Kontrolle und Ressourcen)
• Reporting (Dokumentations- und Berichterstellung)
• etc.

eyer GmbH
Der Schlüssel für die Automatisierung ist
KI Künstliche Intelligenz mit Analysefunktionalität und
ML Maschinenlernen.

eyer GmbH
Selbst-lernende und selbst-konfigurierende Systeme
Maschine Learning, ohne Vorgabe von Menschen und
basierend auf Analysen von Inhalten und Prozessen treibt
die Entwicklung von neuen Werkzeugen:
• Robotic Process Automation
• Bilderkennung und Bildverstehen
• Semantische Erschließung von Informationsbeständen
• Informationsfilterung und –bewertung
• Entscheidungsfindung

eyer GmbH
Selbst-lernende und selbst-konfigurierende Systeme
In klassischen Anwendungen zur Unterstützung der
Information Governance wie dem Records Management
führt dies auch zur Automatisierung der Konzeption,
Einrichtung und Pflege von Systemen.
Software analysiert den vorhandenen Datenbestand,
klassifiziert diesen, entwickelt selbsttätig
Ordnungssystematiken und Regelwerke für die
automatische Informationszuordnung … und kreiert so
automatisiert zum Beispiel virtuelle elektronische Akten.

Version: 1.2
‹#›
ISSN 1349-0809
KANN EINE INFORMATION
GOVERNANCE DEM ANSTURM DER
AUTOMATISIERUNG STANDHALTEN?
• Pro: Nur Automatisierung kann eine Information Governance in
komplexen Systemen umsetzen
• Kontra: Intransparenz impliziert Risiken und Beherrschungsfragen
für die Information Governance

eyer GmbH
Automatisierung der Information Governance mit Machine Learning
AIIM Marktstudie zu Information Governance und Records
Management 2020:
Nur Automatisierung mit Machine Learning kann die
Unzulänglichkeiten bei Akzeptanz und Umsetzung einer
Information Governance überwinden.
Herausforderung Information Governance: Pro & Kontra der Automatisierung der Information Governance

eyer GmbH
Herausforderung Information Governance: Pro & Kontra der Automatisierung der Information Governance © AIIM, 2020

eyer GmbH
Es gilt, durch bessere Information und Ausbildung das
Verständnis und die Akzeptanz von automatisierten
Prozessen und automatisierter Governance zu fördern.

eyer GmbH
Pro
• Eine durchgängige Information Governance mit allen
Aspekten kann weitgehend automatisiert umgesetzt und
nachgehalten werden.
• Komplexer werdende Systeme können durch
intelligente automatisierte Administration einfacher und
konsequenter beherrscht werden.
• Künstliche Intelligenz mit Maschinenlernen kann durch
eine übergeordnete Künstliche Intelligenz kontrolliert
und beherrscht werden.

eyer GmbH
Kontra
• Automatisierte Prozesse der Information Governance
führen zu Unsicherheit und Kontrollängsten bei
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
• Regulative und rechtliche Compliance-Vorgaben
erlauben keine vollautomatisierte Information
Governance.
• Intransparenz in den automatisierten Verfahren und sich
selbst programmierenden Algorithmen führen zu
Risiken und fehlender Nachvollziehbarkeit.
• Noch größere Abhängigkeit von Richtigkeit und
Verfügbarkeit elektronischer Information.

eyer GmbH
• Die Automatisierung von Compliance-, Governance-,
Kontroll- und Reportingverfahren wird erhebliche
Erleichterungen in der Administration, Pflege und
Überwachung von Systemen sowie eine Reduzierung
der Belastungen durch Verwaltungstätigkeiten bei den
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bringen.
• Automatisierung der Information Governance wird für
Anwenderorganisationen wie auch für die Anbieter von
Systemen einen Wettbewerbsvorteil darstellen.
• Der Umfang der Anwendergebiete der Information
Governance macht Automatisierung erforderlich.

Version: 1.2
‹#›
ISSN 1349-0809
AUSBLICK
• Information Governance: Nicht an der Komplexität verzweifeln!
• Auswirkungen von Information Governance & Automatisierung
auf Lösungen, Organisation und Menschen

eyer GmbH
Information Governance: Nicht an der Komplexität verzweifeln!
Die Anforderungen einer Information Governance sind
vielfältig und aufwändig.
Dennoch darf man nicht vor der Umsetzung einer
effektiven Information Governance resignieren.
Herausforderung Information Governance: Ausblick

eyer GmbH
Information Governance muss nicht nur die Compliance-
Anforderungen befriedigen,
sie muss auch der Organisation angemessen und
wirtschaftlich sein.
Information Governance heißt nicht,
die Nutzbarkeit der Information einzuschränken,
sondern nur die ordnungsmäßige, einfache, sichere und
für alle Berechtigten zugängliche Nutzung zu erleichtern.

eyer GmbH
Ein erster Ansatz kann sein, den eigenen Standort in
Bezug auf die Umsetzung der Informationen Governance
zu bestimmen.
Hier helfen Reifegradmodelle, Maturity Models, wie z.B.
das ARMA Information Governance Maturity Model, das
auf den Prinzipien der Information Governance aufsetzt.

eyer GmbH
Information Governance: Standortbestimmung
Herausforderung Information Governance: Ausblick © ARMA, 2014
Accountability
Transparency
Integrity
Protection
Compliance
Availibility
Retention
Disposition

eyer GmbH
Auswirkungen von Information Governance & Automatisierung
Information Governance ist
• angesichts des exponentiellen Wachstum
elektronischer Information und
• unserer Abhängigkeit von der Richtigkeit und
Verfügbarkeit elektronischer Information
unerlässlich!
Organisation, Prozesse und Technik müssen
entsprechend angepasst und modernisiert werden!

eyer GmbH
Auswirkungen von Information Governance & Automatisierung
Automatisierung ist die Chance, Information Governance
konsequent und ohne neue Belastungen für
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umzusetzen.
Der Mensch in seinem Arbeitsumfeld muss dabei im
Vordergrund stehen.
Information Governance darf nicht zum Überwachungs-
und Manipulationsinstrument werden.
Governance heißt steuern und steuern sollte in letzter
Konsequenz weiterhin der Mensch.

eyer GmbH
Information Governance ist unerlässlich!
Hoffentlich hat es Ihnen
trotz des trockenen
Themas heute etwas Spaß
gemacht mir zuzuhören 

Eine Plattform: vereint Dokumente, Daten und
Prozesse
System of Understanding statt „dummes
Archiv“
zertifizierte Software für sicheres
Informations- & Prozessmanagement
Darum Information
Governance mit Doxis4

Voraussetzung für
Innovation
Risiken minimieren Bessere
Kundenerfahrung

NEVER STOP EXPLORING
Fragen?
webinar@ser.de

CEO und Berater, PROJECT CONSULT
Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com
Stefan Krannich
@ECM_Evangelist
ECM Evangelist, SER Group
Stefan.Krannich@ser.de

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Notes de l'éditeur