[DE] Part 2 | E-Mail-Archivierung richtig gestalten – Rechtliche Grundlagen, Management und Loesungen für die IT-Praxis | Dr. Ulrich Kampffmeyer | 2011

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Dr. Ulrich Kampffmeyer
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VOGEL BUSINESS MEDIA
E-MAIL-ARCHIVIERUNG RICHTIG GESTALTEN –
RECHTLICHE GRUNDLAGEN, MANAGEMENT UND
LÖSUNGEN FÜR DIE IT-PRAXIS
DR. ULRICH KAMPFFMEYER
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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OAIS-Referenzmodell
Eingang
Indizierung
Logik
Verwaltung
Datenbank
Archiv-
Speicher
Zugriff
Bereitstellung

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ANFORDERUNGEN AN DIE FUNKTIONALITÄT
DER ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG
• Programmgestützter, direkter Zugriff auf einzelne
Informationsobjekte, landläufig auch Dokumente genannt, oder
Informationskollektionen, z. B. Listen, Container mit mehreren
Objekten etc.
• Datenbankgestützte Verwaltung der Informationsobjekte auf
Basis von Metadaten und gegebenenfalls Volltexterschließung
der Inhalte der archivierten Informationsobjekte
• Sicherstellung, dass nur Berechtigte auf die für sie
freigeschaltete Information zugreifen können
• Unterstützung verschiedener Indizierungs- und
Recherchestrategien, um auf die gesuchte Information direkt
zugreifen zu können
• Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger
Informationsobjekte, vom gescannten Faksimile über
Dokumentenformat-Dateien und E-Mails bis hin zu komplexen
XML-Strukturen, Listen, COLD-Dokumenten oder ganzen
Datenbankinhalten

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• Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal
beschreibbaren Medien einschließlich des Zugriffs auf Medien
die sich nicht mehr im Speichersystem direkt befinden
• Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten
Informationen über einen längeren Zeitraum, der Jahrzehnte
betragen kann
• Bereitstellung von Informationsobjekten unabhängig von der
sie ursprünglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen
Klienten und mit Übergabe an andere Programme
• Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Vereinfachung
der Erfassung durch Vererbung von Merkmalen und
Strukturierung der Informationsbasis
• Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen
Archivformaten und Betrachter (engl. Viewer) zur Anzeige von
Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende
Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht

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• Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung
von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für
gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte
beschreibende Metadaten um eine langfristige Verfügbarkeit
und die Migrationssicherheit zu gewährleisten
• Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und
verlustfreien Migrationsverfahren
• Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen
unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit der
gespeicherten Information
• Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher
Speichersysteme, um z. B. durch Zwischenspeicher (Caches)
schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der Informationen
zu gewährleisten

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• Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als
Dienste in beliebige Anwendungen integrieren zu können
• Eigenständige Wiederherstellungsfunktionalität (Recovery),
um inkonsistent gewordene oder gestörte Systeme aus sich
heraus verlustfrei wieder aufbauen zu können
• Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an
Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und
Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren,
wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden
• Alle Transaktionen bei Import, Einstellen von Attributen in die
Datenbank, Schreiben auf das Archivmedium, Löschen von
Caches, Bereitstellung an Anwendungen und Export müssen
transaktionssicher sein
• Archivobjekte müssen eine weltweit eindeutige UID Unique
Identifier besitzen

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ARCHIVSYSTEM ARCHITEKTUR

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ARCHITEKTUR VON ELEKTRONISCHEN
ARCHIVSYSTEMEN

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Vergangenheit
Architektur
Archiv-Client
Archivanwendung
Archivverwaltung
Datenbank
Archivspeicher
Monolith
Fach-Client
Fachanwendung
Speicher

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Archivlogik
& Dienste
Heute
Architektur
Administration
Archivverwaltung
Datenbank
Archivspeicher
Fach-Client
Fachanwendung
Temporärer Speicher
Scan-Client
Scan-
anwendung
Cache
Recherche
Anzeige
Nachindizierung
Indizierung
QS

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Archivlogik
& Dienste
Heute
Architektur
Administration
Archivverwaltung
Datenbank
Archivspeicher
Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur
Universal-Archiv
für alle
Informationsobjekte
Portal E-Mail Office
andere
Fach-
verfahren

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UNIVERSAL-ARCHIV
Ein Universal-Archiv ist durch eine übergreifende
Verwaltung aller Informationstypen (unabhängig von
Quellen, Formaten und Anwendungstypen) mit
einheitlicher Verwaltung und Unterstützung
verschiedener Archivspeichersysteme
gekennzeichnet.
Keine Silos für E-Mails!

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POINTER & STUBS

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POINTER
• Die meisten Datenbank-basierten Systeme
ersetzen Attachments durch einen Pointer:
Enthalten mehrere Mails den gleichen Anhang, wird
das eigentliche Attachement nur einmal
gespeichert (keine Vervielfältigung)
• Ebenso:
E-Mails mit mehreren Empfängern
• Kombination aus Pointern und Komprimierung
spart Plattenplatz ein
• Es gibt einen externen Speicherort, von dem aus
auf normale Dokumenten-Management-Systeme
verweist wird

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STUBS
Definition:
• Programmcode, der anstelle eines anderen
Programmcodes steht
• Programmcode, den der Stub ersetzt, auf einem
anderen Rechner oder in einem anderen
Speicherbereich
Funktion:
• Stub verbleibt im E-Mail-System
• Persistent
• Kurzer Text (ohne Attachments), der dann auf richtige
E-Mail am neuen Speicherort verweist
• Der Stub kann auch (und sollte) die Referenz auf
herausgelöste Attachments haben

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E-MAIL – STUBBING IM E-MAIL-SYSTEM
AM BEISPIEL VON MICROSOFT EXCHANGE

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E-MAIL - STUBBING

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SEARCH

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SEARCH ÜBER E-MAIL-SYSTEM
Suchfunktion integriert in das E-Mail-System
• Vollständiger E-Mail-Bestand (Standard in den
E-Mail-Systemen)
• Stubs
• Metadaten
• Gegebenenfalls Volltextsuche

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SEARCH IM ARCHIVSYSTEM
Eigener Client / Suchmaske
• Metadaten E-Mail
• Metadaten im Archiv (Indexdatenbank;
Standardanwendung)
• Volltextsuche (in der Regel nur optional)

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ENTERPRISE SEARCH
„Google on my Desktop“
• Inhaltsorientierte Suche mit unternehmensinterner
Suchmaschine
• Content mittels Crawler indexiert
• Nicht auf den ursprünglichen Datenquellen,
sondern auf dem Suchindex (Index beinhaltet
primär interne Datenquellen
• Gefundene Dokumente im Kontext der
Suchanfrage als Textauszug („Snippet“) angezeigt
• Fortlaufende Indexierung: Aktualität der Resultate
(Result Set) gewährleistet

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E-DISCOVERY & SEARCH
E-Discovery-Such- und Aggregationsverfahren
• Suche nach Metadaten und Volltextinhalt in
beliebigen booleschen Kombinationen
• Suchebene definierbar (Record, Volume, Sub-File,
File, Class)
• Jeder Anwalt muss Electronic Discovery in Betracht
ziehen, um dem Risiko einer Malpractice Klage zu
entgehen
• Die Prozessbeteiligten müssen innerhalb von 30
Tagen die interne IT-Organisation und potentiell
relevante Dokumente offenlegen (Stichwort:
Informationslandkarte)
• Innerhalb von 120 Tagen muss im „Meet & Confer“
eine Abstimmung der beteiligten Parteien
stattfinden, die die Bereitstellung relevanter
Informationen im Detail klärt

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SPAM & VIREN

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SPAM
• Prüfung von Spam
• Regeln müssen definiert sein
• Prinzipien:
• Whitelist
• Blacklist
• Appliances „hart verdrahtet“
• Im Internet hinterlegte Verzeichnisse
• Prüfung auf Server-Zertifikate

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SPAM UND E-MAIL-ARCHIVIERUNG
Umstrittene Frage:
• Archivieren VOR der Aussonderung von Spam
oder NACH der der Aussonderung von Spam
• Im Prinzip damit verbunden:
Archivieren VOR oder NACH Entfernen von Viren
• Im Prinzip damit verbunden:
Entfernen und NICHT-Archiveren von normalen E-Mails
von Absendern auf Blacklists
• Bestimmte Schlagworte zur Aussonderung können
branchenabhängig auch gewünschte E-Mails
betreffen

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PRINZIPIEN DES VIREN-SCANNENS IN E-MAIL
Server
http://www.zedat.fu-berlin.de/
ZEDAT-Mailsystem

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MIGRATION

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MIGRATION
ARCHIVIERUNGSUMFELD
• Methode zur Sicherstellung der Verfügbarkeit
• Risiko, wenn Informationen nicht nachweislich
unverändert, vollständig und weiterhin
uneingeschränkt wieder findbar migriert werden
• der technologische Wandel zwingt die Anwender
rechtzeitig auf neue Speicher- und
Verwaltungskomponenten zu wechseln
• Kontrollierte, verlustfreie, „kontinuierliche Migration“
ist zur Zeit die wichtigste Lösung, Information über
Jahrzehnte und Jahrhunderte verfügbar zu halten!

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MIGRATION
• Wechsel eines wesentlichen Teils der eingesetzten
Software
• Transfer von Daten aus einer Umgebung in eine
andere
• Umstellung von Hardware einer bestehenden
Technik auf eine neue Plattform unter
weitgehender Nutzung vorhandener Infrastrukturen
• Begriffe Softwaremigration, Datenmigration,
Anwendungsmigration und Hardwaremigration
hängen in der Praxis häufig eng miteinander
zusammen

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MIGRATION
TYPEN IM ARCHIVIERUNGSUMFELD
Erst-Migration
• Befüllung eines noch leeren Archivsystems mit
Stammdaten und Informationen aus anderen
Anwendungen
• Typisch: Übernahme vorhandener E-Mails (mit z.T.
großen Problemen)
Migration auf Medien
• Umkopieren von Festplatten-Caches auf
Archivsystem-Speichermedien im laufenden
Betrieb
• Wenn nur „technisch gedacht“ häufig unerwartete
Auswirkungen auf E-Mail-Archivierung (Single
Instancing, Referenzierung, feste Allozierung von
Speicherbereichen)© PROJECT CONSULT 2002

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MIGRATION
TYPEN IM ARCHIVIERUNGSUMFELD
Kampffmeyer
Harte Migration
• Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation
und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei
einer Systemumstellung)
Weiche Migration
• Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei
einer Systemumstellung
• Bestehende Medien werden genutzt
Integrative Migration
• Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder
Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls
Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung)
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MIGRATION
STRATEGIE
• Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein,
über die erste Realisierungsphase hinaus
• Betrieb,
• Informationsverfügbarkeit,
• Ausbaufähigkeit und
• Systemwechsel
sicherzustellen
• Das Migrationskonzept sollte bei jeder
Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein
und in den Vertrag übernommen werden

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BESONDERHEITEN BEI DER MIGRATION VON
E-MAIL-REPOSITORIES
• Migrieren von E-Mails
• Einzelne E-Mails
• Sammel-Container (OST, PST)
• Datenbanken (z.B. Lotus Notes)
Kontext wahren bei:
• Renditionierung (mehrere Formate unter gleichem
Index)
• Single Instancing

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SINGLE INSTANCING

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SINGLE INSTANCING
• Mails und Anhänge nur einmal abgelegt, auch
wenn sie an viele Adressen gehen, durch
Erkennung eines Mehrfachvorkommens
• Speicherplatz sparen
• Server-Überlastung vorbeugen

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SINGLE INSTANCING
FUNKTIONSWEISE
• Client Agenten kommunizieren mit dem Single
Instancing-Dienst und stellen sicher, dass nur neue
oder veränderte Dateien übertragen werden
(Deduplikation)
• Andere Instanzen müssen durch Verpointerung nur
noch referenziert werden
• Senkung des Bandbreitenbedarf

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SINGLE INSTANCING

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SINGLE INSTANCING
FUNKTIONSWEISE
Vorher Nachher
SingleInstancingDienstDeduplikation

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KONTROLLE VON E-MAILS

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• Ausschließlich dienstliche Nutzung der E-Mail-
Kommunikation erlaubt:
• Persönlichkeitsschutz des Arbeitnehmers
• Begleitumstände kontrollierbar
• Zugriff auf Inhalte ausnahmsweise, wie bei Verdacht von
Straftaten und Verrat von Betriebsgeheimnissen.

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• Wenn Private Nutzung der E-Mail-Kommunikation
erlaubt:
• Arbeitgeber als Anbieter von TK-Diensten
• Es gilt Fernmeldegeheimnis nach TKG
• Kenntnis vom Inhalt und angewählter Adresse nur
für die Organisation der TK-Dienste erlaubt

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FILTERUNG VON E-MAILS

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• SPAM-Mail adressiert direkt an Mitarbeiter:
• Strafrechtliche Aspekte
• Verletzung des Fernmeldegeheimnisses,
§ 206 Abs. 2 NR. 2 StGB
• Datenunterdrückung, § 303a StGB
• SPAM-Mail adressiert an „allgemeine“ oder
Gruppen-Adressen
• Gegebenenfalls Verletzung des Fernmeldegeheimnisses,
§ 206 Abs. 2 NR. 2 StGB
• Bei Gruppen- und Funktionsadressen gelten die
Vorgaben des BDSG nur eingeschränkt

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Private Nutzung erlaubt:
• Verletzung des Fernmeldegeheimnisses …
Private Nutzung nicht erlaubt:
• Datenunterdrückung …
Notstand: drohende Funktionsunfähigkeit
• Lösung:
Betriebsvereinbarung
Aufnahme der Regelungen in (neue) Arbeitsverträge
Aufnahme der Regelungen in Arbeitsanweisungen und
Schulungsunterlagen
• Diese ist sowohl beim Einsatz automatisierte wie auch
halb-automatisierter/manueller Archivierungsverfahren
notwendig

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MICROSOFT EXCHANGE 2010

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• Persönliches Archiv
• Beibehaltungsrichtlinien
• Vorratsdatenspeicherung
• Wiederherstellung einzelner Nachrichten
• Multimailboxsuche
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle

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http://blogs.msdn.com/blogfiles/nickmac/WindowsLiveWriter/MicrosoftAnnouncesExchangeServer2010Avai_9900/clip_image002_thumb.gif

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WIRD UNABHÄNGIGE
E-MAIL- ARCHIVIERUNG NOCH GEBRAUCHT?
Microsoft will zukünftig selber anbieten
• Office Web Apps einschließlich E-Mail
• CRM Suite 2011 einschließlich E-Mail-Management
• Office 365 einschließlich Exchange und Sharepoint
• E-Mail-Management (einschließlich E-Mail-Archivierung für
E-Discovery)

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FAZIT (4)
E-Mail-Systeme selbst sind nicht zur langfristigen
Aufbewahrung und Erschließung großer
Informationsmengen geeignet.
Trotz aller verfügbaren technischen Funktionalität
ist die wichtigste Eigenschaft für das E-Mail-
Management immer noch die Disziplin der
Mitarbeiter.

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ARCHIVIERUNGSVERFAHREN

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ÜBERSICHT ARCHIVIERUNGSVERFAHREN
5.1 Strategien der E-Mail-Archivierung
5.2 Inhouse vs. Outsourcing
5.3 Speichermedien
5.4 10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung

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STRATEGIEN DER
E-MAIL-ARCHIVIERUNG

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STRATEGIEN DER (AUTOMATISIERTEN)
E-MAIL-ARCHIVIERUNG
(1) Vollständige Archivierung
(2) Vollständige Archivierung mit Separierung der
Attachments
(3) Selektive Archivierung
• Kombination der Verfahren einschließlich
automatischer und manueller Steuerung

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VOLLSTÄNDIGE ARCHIVIERUNG
Vorteile:
• Konformität mit den
rechtlichen
Erfordernissen
• Möglichkeit der
Prozessintegration
• Kaum Einfluss auf die
Arbeitsweise der Nutzer
• Volle Integration in das
bestehende IT
Management des
Unternehmers
Nachteile:
• Umfangreichster und
aufwendigster
Lösungsansatz
• Meist kostenintensivste
Lösung
• Oft komplizierte
Verhandlungen mit
Betriebsrat und
Datenschutzbeauftragten
der Unternehmen

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VOLLSTÄNDIGE ARCHIVIERUNG MIT
SEPARIERUNG DER ATTACHMENTS
Vorteile:
• Wesentliche
Reduzierung der
Mailboxgrößen
• Daraus resultierender
Performancegewinn
• Reduzierung der
Hardwareanforderungen
Nachteile:
• Rechtliche
Anforderungen werden
nicht erfüllt
• Nach Crash des
Mailsystems ist eine
Zuordnung der
archivierten Anhänge zu
Mails schwierig
• Offline Retrieval der
Anhänge nicht möglich

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SELEKTIVE ARCHIVIERUNG
Vorteile:
• Filterung unerwünschter
Mails.
• Reduzierung des
Speicherplatzbedarf.
• Daraus resultierender
Performancegewinn
• Reduzierung der
Hardwareanforderungen
Nachteile:
• Sehr aufwändig
• Filterkriterien extrem
schwierig zu definieren
• Bei ungenauer
Festlegung der
Selektionskriterien
werden rechtliche
Anforderungen nicht
erfüllt

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INHOUSE VS. OUTSOURCING

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CLOUD COMPUTING
IAAS, PAAS, SAAS

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ARGUMENTATION INHOUSE VERSUS
OUTSOURCED
Inhouse Outsourced
Dokumente verbleiben im Haus Einsparen von Mitarbeitern?
Jederzeit Zugriff auf Dokumente Einsparen von Ressourcen?
Rechtsicherheit und Datenschutz Flexibilität
Kosten
(Einmalinvestition, Wartung und
Personal)
Kosten
(Kontinuierlich für Verarbeitung
und ggf. Zugriff)
Kostenreduzierung bis zu 50%
Mehr Effizienz
Keine aufwendige IT

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CLOUD COMPUTING
The Cloud
Infra-
structure
as a
Service
IaaS
Platform
as a
Service
PaaS
Software
as a
Service
SaaS
Amazon Elastic
Compute Cloud (EC2)
Microsoft Azure
Amazon SimpleDB
Amazon Simple
Queue Service (SQS)
Amazon Simple
Storage Service (S3)
PayPal
Google Apps
Apple Apps
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PUBLIC CLOUD VERSUS PRIVATE CLOUD
• Cloud Technologien können auch
„Inhouse“ benutzt werden
• SaaS gibt es nicht nur in der Public Cloud sondern
auch, bei geeigneter technischer Abgrenzung, als
„Private Cloud“ oder „Community Cloud“

67
E-Mail-Management &
E-Mail-Archivierung
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INHOUSE VS. OUTSOURCED
Archiv
operativ
Archiv
Sicherung
Inhouse Outsourced
Archiv
Sicherung
Archiv
operativ
Archiv
Sicherung
Eigen-
Anwender
Eigen-
Anwender
mit outge-
sourctem
Sicherheits-
archiv
SaaS &
Outsourcing
Archiv
operativ

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CLOUD COMPUTING - CHANCEN
• Schnellere Verfügbarkeit von Innovationen
• Theoretisch unbegrenzte Skalierbarkeit
• Kosteneinsparung bei Hardware, Personal und
Lizenzen
• Aufwandersparnis bei Programmupdates
• Schnelle Anpassung an sich ändernde
Anforderungen
• Kostenkontrolle durch Pay-for-use

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E-Mail-Management &
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CLOUD COMPUTING - RISIKEN
• Provider
• Vertrauen
• Kontrolle
• Abhängigkeit
• Zuverlässigkeit der Cloud
• Engpässe in der Datenübertragung
• Software-Lizenzen
• Eigentumsrechte

70
E-Mail-Management &
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SAAS FÜR E-MAIL
SaaS erlaubt die Nutzung von ECM-Diensten in
geschlossenen Gemeinschaften als ASP und in
offenen Gemeinschaften über Web-Methoden.
Beispiele für E-Mail-Anwendungen sind:
• „Internetsafe“ (z.B. zukünftig auch De-Mail),
• Projektmanagement-Plattformen mit Verwaltung
der Korrespondenz,
• Kollaboratives Arbeiten in verteilten
Gemeinschaften mit Korrespondenz (kein Mail),
• E-Mail-Management
• E-Mail-Archivierung
• Social Community mit Korrespondenz (kein Mail)

71
E-Mail-Management &
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SPEICHERMEDIEN

72
<Veranstaltung>
<Titel>
<Autor(en)>
PROJECT CONSULT
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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STANDARDS VON SPEICHERMEDIEN
Digitale optische Speichermedien:
• WORM: Write Once Read Many
• WORM Disk
• CD (Compact Disk)
• DVD (Digital Versatile Disk)
• WORM Tape
• Werden physikalische WORM-Medien überhaupt
noch gebraucht?
Digital-optische Speicherträger sind als online-
Komponenten „outdated“
• Alternative: Festplattensysteme

73
<Veranstaltung>
<Titel>
<Autor(en)>
PROJECT CONSULT
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WORM TAPES
• Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe)
• Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar
• Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem
Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen
Migration
• Aufnahmekapazität bis zu 1 TeraByte je Medium
(komprimiert)
• Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von
herkömmlichen WORMs vergleichbar oder
schneller
• Medien durch große Kapazität relativ günstig

74
<Veranstaltung>
<Titel>
<Autor(en)>
PROJECT CONSULT
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FESTPLATTENSPEICHER
CAS Content Adressed Storage
(z.B. Centera von EMC2)
• Unabhängig von der Anwendung
• Signatur aus dem Inhalt des Objekts
• Bei Veränderungen des Inhalts eines Objekts wird
automatisch eine neue Version erzeugt
• Die Unveränderbarkeit der gespeicherten
Information wird durch die Software sichergestellt

75
HYBRIDE ARCHIVIERUNG
• Kombination aus digitalem Informationsmanagement
und Mikrofilm
• Ein einziger Scan-Vorgang
• Die Filme sind beständig und bleiben nach Jahrzehnten
lesbar und fälschungssicher (rechtssicher)
• Die digitalen Daten dienen als Basis für ein E-
Discovery-System
• In einem Arbeitsgang: Digitalisierung und Anlegen eines
Mikrofilm-Archivs
• Anforderungen:
• Garantie der vollständigen Erhaltung/Sicherung der Dokumente
nach Verarbeitung, insbesondere wenn danach die
Originaldokumente vernichtet werden
• Beherrschung von Indexierungs-/ Klassifizierungsverfahren
• Kenntnis des Datenmanagements
• (Zertifizierte) Workflows mit Detail-Protokollierung
E-Mail-Archivierung richtig
gestalten – Rechtliche
Grundlagen, Management und
Lösungen für die IT-Praxis
PROJECT CONSULT
20251 Hamburg

76
iCas
• »iTernity Compliant Archive Solution«
• Soll flexible und leistungsstarke Vorteile der
Plattenprodukte mit denen von reinen und
revisionssicheren Archivsystemen vereinen
• Hardwareunabhängig wegen vorinstallierter und
speicherunabhängiger Appliance
• Offenes System, das auf Industriestandards basiert,
damit Daten dauerhaft gespeichert und trotzdem
revisionssicher im steten Zugriff gehalten werden
können
• Zugriff auf Standard-Dateisysteme - Unabhängigkeit
von Speicherherstellern und –technologien
• HSM-Lösungen: Archive und deren Container auf
Tapes oder andere Medien auslagerbar
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77
iCas Architektur
PROJECT CONSULT
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(Bild: Iternity)

78
Konfiguration mit iCAS in einer
Vmware-Umgebung
PROJECT CONSULT
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(Bild: Iternity)

79
iCAS im Microsoft-Cluster
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(Bild: Iternity)

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E-Mail-Archivierung
Vogel IT
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KONSEQUENZEN DER E-MAIL ARCHIVIERUNG:
TECHNIK
Technische Konsequenzen
• Langfristige Festlegung auf bestimmtes
Backendsystem?
• Archivsystem und Sicherheitskopie?
• Archivierung nur von E-Mails?
• Amortisierung der Investitionen?
• Durchgängigkeit und Vollständigkeit für interne und
externe E-Mails?
• Weitere Anwendungsfälle?
• Rolle des Prozessgedankens?
• Investitionen in die Netzinfrastruktur?

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E-Mail-Management &
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DIE 10 GRUNDSÄTZE ZUR
E-MAIL-ARCHIVIERUNG

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E-Mail-Archivierung
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DIE 10 GRUNDSÄTZE DER E-MAIL-
ARCHIVIERUNG
1. Email-Archivierung muss die revisionssichere
Langzeitarchivierung aller in einer E-Mail enthaltenen
Informationen, einschließlich Formatierungen,
Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter
Anhänge, sicherstellen.
2. Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste
wiederherstellbar sein.
3. Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu
archivierender E-Mails und Datenvolumina gegeben sein.
4. Es muss möglich sein eine bereits archivierte E-Mail ganz
oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden
Mailsystem zu löschen.
5. Auch verschlüsselte Maildokumente müssen archiviert
werden können.

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E-Mail-Archivierung
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DIE 10 GRUNDSÄTZE DER E-MAIL-
ARCHIVIERUNG
6. Signierte E-Mails oder Anhänge müssen archiviert werden
können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente
muss durch die Möglichkeit eines „Übersignierens“
abgelaufener Signaturen möglich sein.
7. Anhänge und der Mailtexte sollten in ein für die
Langzeitarchivierung geeignetes Format konvertiert werden.
8. Single Instance Archivierung: Attachments von identischen
Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.
9. Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen,
insbesondere die des HGB/AO und des BDSG müssen erfüllt
sein.
10. E-Mail-Archivierung darf nicht als Insellösung sondern muss
als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes
betrachtet werden.

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E-Mail-Archivierung
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FAZIT (5)
Die Archivierung steht am Ende des Lebenszyklus
von Information. Die Nutzung und das Management
sind während des aktiven Lebenszyklus wichtiger.
Archivierung ist immer dann unwirtschaftlich, wenn
es nur um die Aufbewahrung und nicht um die
Nutzung des Wissens in den Informationen geht.

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BESONDERE PROBLEMBEREICHE

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ÜBERSICHT BESONDERE PROBLEMFELDER
6.1 Elektronische Signatur
6.2 Elektronische Rechnung
6.3 Zustellungsnachweis
6.4 Kryptographische Verschlüsselung
6.5 Formate
6.6 Spam Ausfilterung

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ELEKTRONISCHE SIGNATUR

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DIGITALE SIGNATUR &
• Gesetz über die Rahmenbedingungen für
elektronische Signaturen vom 22.05.2001 ist die
Grundlage dafür, dass elektronische Signaturen im
Rechtsverkehr die gleiche Wirkung wie eine
eigenhändige Unterschrift haben
• Signaturgesetz unterscheidet die einfache,
fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische
Signatur
• Als Beweismittel vor Gericht ersetzt nur die
qualifizierte Signatur die eigenhändige Unterschrift
Quelle: info.ulrich-schrader.de/files/documents/diplomarbeit_schoene.pdf

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Das Signaturgesetz unterscheidet in
Übereinstimmung mit der EG-Signaturrichtlinie
folgende Signaturen:
• Elektronische Signatur (§ 2 Nr. 1 SigG)
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (§ 2 Nr. 2
SigG)
• Qualifizierte elektronische Signatur (§ 2 Nr. 3 SigG)
• Qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-
Akkreditierung (§ 15 Abs. 1 Satz 4 SigG)

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UNTERSCHEIDUNG DER SIGNATURARTEN
1. Einfache elektronische Signatur
• Fügt elektronischen Daten andere elektronische Daten
bei oder verknüpft diese logisch miteinander
• Erfüllt keine besonderen Sicherheitsanforderungen, ihr
Beweiswert ist daher gering
• Diese Form eine Signatur kann nicht eindeutig einer
Person zugeordnet werden, daher eignet sie sich lediglich
für formfreie Verträge
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur
• Digitalen Signaturen ausschließlich dem Signatur-
schlüssel-Inhaber zugeordnet, deutlich sicherer
• Die Authentifizierung des Zertifikatsinhabers wird
gewährleistet
• Die Integrität der Daten kann überprüft werden

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3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
• Verhält sich wie die fortgeschrittene, allerdings werden
diese mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit
(SSEE) erzeugt (z.B. Chipkarte)
• Gleichzeitig wird dem Dokument zum Zeitpunkt seiner
Erzeugung ein qualifiziertes Zertifikat von einem
Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) ausgestellt
• Kein Dritter kann auf den persönlichen Schlüssel
zugreifen
4. QES mit Anbieter-Akkreditierung
• Das Trust Center garantiert darüber hinaus eine
nachgewiesene organisatorische und technische
Sicherheit durch ein Gütesiegel

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5. Zeitsignatur
• Beweismöglichkeit, zu welcher gesetzlichen Zeit das Dokument
vorgelegen wurde
• Das Zertifikat enthält einen Hashwert mit der Zeit und dem
Zertifikat des ausstellenden Servers
• Damit wird gewährleistet und bestätigt, dass das Dokument zu
dem angegebenen Zeitpunkt nicht verändert wurde
6. Zeitstempel
• Können beispielsweise durch den Absender einer Nachricht
selbst erstellt werden
• Zeitstempel bestehen in der Regel aus einer Zeitangabe, den
vorgelegten Daten und der Signatur des Zeitstempeldienstes.
• Werden Zeitstempel als qualifizierte Zeitstempel bezeichnet,
wenn sie von Dienstanbietern erzeugt werden, die außerdem
die Anforderung des Signaturgesetzes ( SigG ) und der
Signaturverordnung erfüllen

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INTEGRITÄT UND AUTHENTIZITÄT
• Integrität und Authentizität müssen gewahrt sein:
• Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten
Rechnung müssen die:
• Echtheit der Herkunft
• Unversehrtheit des Inhalts
• Dies wird gewährleistet durch:
• Qualifizierte elektronische Signatur (Mit Anbieter-
Akkreditierung)
• Elektronischen Datenaustausch (EDI)
• Ab voraussichtlich Juli 2011: Auch durch die „einfache
Datei“

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QUALIFIZIERTE ELEKTRONISCHE SIGNATUR
• Für die Nutzung qualifizierter elektronischer
Signatur sind speziell gesicherte PCs mit
zugehörigem Eingabegerät (Kartenleser)
einzusetzen
• Für die Nutzung und den Betrieb sind gesetzliche
Regularien erforderlich, um auf dem Klienten keine
Sicherheitslücken zu generieren

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ELEKTRONISCHE RECHNUNG

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EUROPÄISCHE RECHNUNGSRICHTLINIE
• Richtlinie 2001/115/EG, Inkrafttreten: 1.1.2004
• Gestattet jedem Unternehmen die elektronisch
übermittelte Rechnungsstellung, sofern die Echtheit
des Originals und die Vollständigkeit des Inhalts
der Rechnung gewährleistet sind und sofern der
Empfänger zustimmt
• Richtlinie sieht die Möglichkeiten einer
elektronischen Signatur oder des Datenaustauschs
mittels EDI vor
• Ort und Art der Aufbewahrung von Rechnungen in
der EU können frei gewählt werden, auch die
elektronische Aufbewahrung ist zulässig
Quelle: http://www.compliancemagazin.de/compliancefachbeitraege/recht/rechnungsrichtlinie300307.html

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AUFBEWAHRUNG ELEKTRONISCHER
RECHNUNGEN
• Absender und Empfänger der Rechnung sind zur
Aufbewahrung verpflichtet
• Aufbewahrungsfrist
• Beträgt zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des
Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird
• Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und
solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind
• Grundsätze der ordnungsgemäßen Aufbewahrung
• Aufbewahrungsort
Quelle: www.nospamproxy.com/download/Elektronische-Rechnung.pdf

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ÄNDERUNGEN
• Bei alter Regelung des Umsatzsteuergesetzes
hohe technische Anforderungen nötig
• Elektronische Rechnungsstellung soll möglichst
unbürokratisch sein: Erfordernis der Echtheit der
Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts bleiben
als abstrakte Voraussetzungen für die
umsatzsteuerliche Anerkennung von elektronischen
Rechnungen bestehen
• Jedoch: sonstige Vorgaben für elektronische
Rechnungen aufgegeben, wodurch keine
technischen Verfahren mehr vorgegeben sind

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ÄNDERUNGEN
• Änderungen entsprechen den aktuellen
Bestrebungen auf unionsrechtlicher Ebene: Am
13.07.10 wurde die Richtlinie 2010/45/EU des
Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften
verabschiedet
• Ab 01.01.2013 sind zwingend Papier- und
elektronische Rechnungen gleich zu behandeln
• Änderungen werden zum 01.07.2011 Inkrafttreten
Quelle: http://www.signature-check.de/fileadmin/pdf/BMF_Aenderung_UStG_26Okt2010_Formulierungsentwurf.pdf

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EDI ELEKTRONISCHER DATENAUSTAUSCH
• „Electronic data interchange“
• EDI-System arbeitet mit Sender / Datenart /
Empfänger / Daten
• Asynchrones Verfahren (Store-And-Forward)
typisch für E-Mail:
Übertragung erfolgt in voneinander getrennten
Schritten
• Daten werden mehrere Male zwischengespeichert
• Keine direkte inhaltliche Antwort erwartet und übertragen

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EDI
• § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG gestattet den
elektronischen Datenaustausch (EDI)
• Voraussetzungen:
• Das vereinbarte Verfahren gewährleistet die Echtheit und
Herkunft der Daten
• Bisher: Es liegt eine zusammenfassende Rechnung in
Papierform bzw. in elektronischer Form vor

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EDI NACH STEUBAG
• Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung
• Inkrafttreten des Steuerbürokratieabbaugesetzes
ab dem 1.Januar 2009
• Eine zusammenfassende Rechnung ist nicht mehr
erforderlich

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EINFACHE DATEI
• Aufgrund der Umsetzung der MwSt-Richtlinie in
deutsches Recht voraussichtlich Juli 2011:
• Bei entsprechender Verfahrenssicherheit keine
elektronische Signatur mehr beim Versand von
Rechnungen per E-Mail nötig

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ZUSTELLUNGSNACHWEIS

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ZUSTELLUNGSNACHWEIS
• E-Mails haben wenig Beweiskraft:
• Sender kann bei herkömmlichen Protokollen und Log-
Mechanismen nicht längerfristig beweisen, ob und wann
er was an wen versendet hat
• Abfrageeinstellungen nutzen wie „Empfang bestätigen“,
„Lesen bestätigen“ können systemseitig vom Empfänger
„ausgeschaltet“ sein
• Auch die digitale Signatur ist keine Abhilfe:
• Empfang der Nachricht nicht beweisbar - hierzu wäre
eine idealerweise ebenfalls signierte Antwort notwendig
• Die meisten elektronischen, personen- und
kartengebundenen Signaturen enthalten keinen
qualifizierten Zeitstempel

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ZUSTELLUNGSNACHWEIS
• Einige Dienstleister bieten Lösungen an, die
Signatur, Verschlüsselung und Antwort
automatisieren („E-Mail-Einschreiben“)
• DE-Mail
• E-Postbrief
• Reg-Mail
• u.a.

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Quelle: http://www.epost.de/geschaeftskunden/uebersicht/produktbeschreibung.html
DER E-POSTBRIEF

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Quelle: http://www.epost.de/geschaeftskunden/uebersicht/produktbeschreibung.html
DER E-POSTBRIEF

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Quelle: http://www.epost.de/geschaeftskunden/uebersicht/datensicherheit.html
DER E-POSTBRIEF

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KRITIK E-POSTBRIEF
• Der E-Postbrief fällt nicht wie ein normaler Brief
unter das Briefgeheimnis. Nach der ständigen
Rechtsprechung des BVerfG fällt eine elektronische
Mitteilung nur unter das Fernmeldegeheimnis,
welches bei weitem keinen so umfassenden Schutz
wie das Briefgeheimnis bietet
• Privat- und Geschäftskunden werden gemäß den
AGB (I.6.3) dazu aufgefordert, ihr Postfach
werktäglich abzurufen. Unterlässt der Kunde dies,
gilt der E-Postbrief dennoch als zugestellt und
eventuelle Fristen beginnen zu laufen

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KRITIK E-POSTBRIEF
• Die Post speichert gemäß den AGB (IV.4.2) die
Adressdaten aller Kunden, die dem zugestimmt
haben, in einem für andere Kunden des E-
Postbriefs zugänglichen Adressverzeichnis
• Es ist keine Möglichkeit vorgesehen, den E-
Postbrief in bestehende Geschäftsprozesse und
Software zu integrieren (z.B. ist eine Weiterleitung
selbst an verifizierte E-Mail-Konten nicht möglich).
Daher müssen Kunden des E-Postbriefes diesen
Dienst zusätzlich zur normalen E-Mail behandeln

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KRITIK E-POSTBRIEF
• Sicherheit: das E-Postbrief Portal sichert durch eine
TLS-Verschlüsselung die Kommunikation zwischen
Benutzer und Betreiber. Es ist deshalb fraglich, ob
die Nachrichten auf dem Server des Betreibers
entschlüsselt werden und so ein Angriffsziel für
unbefugte Leser darstellen
• Es werden nicht die geltenden Normen des
Weltpostvereines, sowie der EU und der DIN
eingehalten
• Keine gesetzliche Grundlage!

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Quelle: http://www.zdnet.de/news/digitale_wirtschaft_internet_ebusiness_kabinett_beschliesst_de_mail_gesetz_story-39002364-41539179-1.htm
DE-MAIL

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ZUSTELLUNGSNACHWEIS
DE-Mail:
• Gilt im Einklang mit der "Zustellfiktion" bei der
Briefpost nach drei Tagen als "erhalten",
unabhängig vom tatsächlichen Abruf durch den
Kontoinhaber
• "Abholbestätigung", mit der Fristablauf nach Erhalt
eines elektronischen "Einschreibens" verzögert
wird, soll Verbraucherschutz erhöhen, hebelt
Dreitagesregelung aber nicht aus
Quelle:http://www.heise.de/newsticker/meldung/Nur-noch-geringfuegige-Aenderungen-am-De-Mail-Gesetz-1195017.html

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DE-MAIL
STRITTIGE PUNKTE
• Die fehlende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung,
• Das Fehlen einer einheitliche Kennzeichnung, also
einer gemeinsamen Domain oder einer neuen
Domain-Endung, um sichere E-Mail-Adressen
erkennen zu können,
• Dass eine Auskunftserteilung auch ohne
richterlicher Prüfung möglich sei,
• Dass eine DE-Mail drei Tage nach dem Abschicken
als zugestellt gilt, auch wenn der Nutzer sein
Postfach in der Zeit gar nicht abgerufen hat
Quelle: http://www.spiegel.de/netzwelt/netzpolitik/0,1518,747449,00.html

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KRITIK AN DER DE-MAIL
• Kritik der Europäischen Union am Vorgehen der
Bundesregierung:
• Europäische Kommission äußert Kritik am
Vorgehen der Koalition
• Fordert Deutschland auf, Stellung zur Frage zu
beziehen, wie DE-Mail mit den Vorgaben der EU
zur Wettbewerbskonformität und Technikneutralität
in Einklang gebracht werden soll
• Bisher keine Stellungnahme von CDU/CSU und
FDP

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KRYPTOGRAPHISCHE
VERSCHLÜSSELUNG

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KRYPTOGRAPHISCHE VERSCHLÜSSELUNG
• Für die Ver- und Entschlüsselung von E-Mails
werden unterschiedliche kryptographische
Verfahren eingesetzt (z.B. symmetrische und
asymmetrische Verschlüsselung)
• Symmetrisches (private key) Verschlüsselungsverfahren:
ein Schlüssel je Kommunikationskanal, der sowohl zur
Ver- als auch zur Entschlüsselung dient
• Asymmetrisches (publik key) Verschlüsselungsverfahren:
ein öffentlicher und ein privater Schlüssel
(Schlüsselpaar), öffentlicher Schlüssels =
Verschlüsselung, korrespondierender privater Schlüssel =
Entschlüsselung
• Hybridverfahren: für jede Sitzung ein Schlüssel (Session
Key) zufällig generiert und asymmetrisch verschlüsselt
ausgetauscht, Daten selbst werden dann durch einen
schnellen symmetrischen Algorithmus mit dem Session
Key verschlüsselt

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KRYPTOGRAPHISCHE VERSCHLÜSSELUNG:
NICHT IM ARCHIV – NUR IN DER
KOMMUNIKATION!
Quelle: http://www.group-technologies.com/de/produkte/faq/encryption.php

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FORMATE

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FORMATE
• Asynchrone Systeme / E-Mail zwischen Systemen:
• Keine Kommunikation/Harmonisierung untereinander
möglich
• Attachments nicht kontrollierbar
• Neben Ablage im Originalformat können einige E-
Mail-Management-Lösungen eine
Formatkonvertierung durchführen
• Ermöglicht Speicherung und Anzeige der E-Mails und
ihrer Anhänge in neutralen Formaten wie TIFF oder PDF:
Archivierte E-Mails können auch nach Wechsel der
E-Mail-Lösung unabhängig von dieser gelesen werden

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FORMAT AUFBEREITUNG
• Bestimmte E-Mail-Clients (Lotus Notes, Novell
Groupwise) keine Möglichkeit, E-Mails inklusive
Anhänge in einem Containerformat zu speichern
• Eine Archivierungslösung muss in der Lage sein,
Mail zu splitten und getrennt zu speichern (Single
Instancing, Verpointern) aber dabei den logischen
Zusammenhang zu erhalten
• Der logische Zusammenhang muss auch bei
Verlagerung von Dateien und Migrationen gewahrt
bleiben

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PDF/A

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PDF/A-2
• Neuer Teil des PDF-Standards: ISO 19005-2, Part-2
(PDF/A-2)
• Veröffentlichung 02. Dezember 2010
• PDF/A-2 ist ein zweiter Normteil, der auf einer neueren
Version des PDF-Formats aufsetzt und die dadurch
eingeflossenen technischen Neuerungen wie
beispielsweise JPEG2000 berücksichtigen soll
• Sichere Textextraktion und bessere Suche
• Schriften mit Bedeutung einbetten, nicht nur
“Aussehen”
• Auch sinnvoll für Scans mit OCR Einbettung (im
Gegensatz zu Conformance Level a!)
• Große Seiten

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PDF/A-2
• Transparenz
• Nicht in PDF/A-1, erlaubt in PDF/A-2
• Weitere Annotationen und Kommentare
• 3D verboten, Freiform u.a. Kommentare zusätzlich
• OpenType Fonts
• Normierte Fonts ohne Konvertierung einbettbar
• Klarere Anleitungen zur Digitalen Signatur
• Basierend auf ISO 32.000-1 und ETSI Norm
• Object Level XMP Metadaten
• PDF/A-1 regelt nur Dokumenten Level Metadaten
Vortrag LuraTech, ECM-Forum, CeBIT 2011

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PDF KOMPATIBILITÄT
• PDF/A-1 war teilweise so „schwammig“ formuliert, dass
unterschiedliche Implementierungen vorlagen die zu
sehr unterschiedlichen Validierungsergebnissen bei der
Prüfung des Formates führten
• Durch PDF/A-2 sollen diese „Unsauberkeiten“ behoben
sein, jedoch hat dies Auswirkungen auf die
Abwärtskompatibilität
• PDF selbst ist auch normiert – wozu also noch PDF/A
wird vielfach gefragt
• PDF ist keine Lösung für die neuen Formate wie EPub,
Mashups und andere Entwicklungen

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FAZIT (6)
Heutige Probleme dürfen zwar nicht überbewertet
werden, sie haben jedoch angesichts der langen
Zeiträume der Archivierung langfristige Folgen und
Konsequenzen.
Viele Probleme lassen sich nicht technisch lösen
sondern nur organisatorisch. Zu technisierte
Lösungsansätze führen häufig zum „Overkill“.

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AUSBLICK

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ÜBERSICHT
7.1 Das digitale Universum
7.2 Cloud Computing
7.3 Aktuelle Entwicklungen
7.4 Collaboration und Workflow
7.5 Social vs. E-Mail
7.6 Die Überforderung des Menschen durch zu viel
Kommunikation

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DAS DIGITALE UNIVERSUM

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DAS DIGITALE UNIVERSUM
IDC; http://switzerland.emc.com/collateral/analyst-reports/diverse-exploding-digital-universe.pdf

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CLOUD COMPUTING

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PERSÖNLICHE DATEN IN DER CLOUD
http://www.fujitsu.com/downloads/SOL/fai/reports/fujitsu_personal-data-in-the-cloud.pdf

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CLOUD COMPUTING IN DEUTSCHLAND
• Nur 25% der Deutschen zeigen sich begeistert von
der wachsenden Technologisierung ihres Alltags und
der damit verbundenen zunehmenden Abhängigkeit
von der IT
• 18% der Deutschen zählen zu den Befürwortern
(weltweit: 39%),
• 32% zu den Gegnern (weltweit: 19%)
• Generell ist das Vertrauen in den sicheren Umgang
mit Daten durch Behörden und Unternehmen niedrig
• 72% der Deutschen erwarten sogar, dass sich Staat
und Politik aus ihren persönlichen Daten
heraushalten. Nur 31% vertrauen dem Staat, was
das Thema Datensicherheit anbelangt

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CLOUD COMPUTING IN DEUTSCHLAND
• 68% stört der Umstand, dass sie keine Kontrolle
darüber haben, welche Informationen von ihnen auf
Online-Plattformen und Servern von Unternehmen und
Behörden lagern
• Deutsche betrachten jegliche Einmischung von
Staatsseite in das Thema Datenschutz mit Misstrauen,
gleichzeitig räumen sie dem Staat eine wichtige Rolle
bei der Erstellung von Datenschutzrichtlinien ein
• 20% der Deutschen sehen ein hohes Maß an
Eigenverantwortung für den Schutz ihrer Daten
• Zentrale Vorteile für die Gesellschaft:
Effizientere Nutzung der natürlichen Ressourcen (43%)
Verbesserte medizinische Versorgung (40%)
Höhere Sicherheit, zum Beispiel dank biometrischer
Systeme (32%)
http://www.cio.de/dynamicit/management_strategie/2264374/index3.html

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AKTUELLE ENTWICKLUNGEN

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„Deutsche Sonderlocken“
• E-Postbrief
• DE-Mail
• Bürger-Safe
• Wie archiviere ich wichtige Geschäftskorrespondenz
elektronisch?
• Vertraue ich auf die Provider der Systeme?

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„Die großen Herausforderungen“
• Google Mail
• Google Mail-Archivierung
Facebook „Mail“
• Kein „Versenden mehr von E-Mail“,
• Nachrichten Datenbank / Portal-basiert
• Vertraue ich auf die Provider der Systeme?

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COLLABORATION UND WORKFLOW

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WAS HAT DIE E‐MAIL MIT COLLABORATION
ZU TUN?
Vom Archivieren zum Management von E‐Mails:
Herkömmliche E‐Mail‐Archivierung:
• Schnelle Einführung
• Basisarchivierung für Archivierung und Lebenszyklus
• Aufbau eines Datenrepositories
• Oft userbezogen: Bildung von Datensilos
Die Alternative:
• ECM-basiertes E-Mail-Management bietet
geschäftskontext- geschäftsprozess- und
speicherbezogene Archivierungsmöglichkeiten
• Aufbau eines zentralen Repositories für alle Dokumente –
Ausbaubarkeit zum ECM

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COLLABORATION
• Collaboration durch mobile Verfügbarkeit von
Kundenwissen:
• Kundenakte in der Hosentasche inkl. E‐Mails
• Zugriff auf das Firmenwissen im ECM
• Integrierte Zusammenarbeit zwischen ID und AD

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NUTZEN DER INTEGRATION VON
E‐MAIL IN WORKFLOWS
Workflow
OS | ECM
Höhere Kundenzufriedenheit (Bessere
Durchlaufplanung, kürzere
Durchlaufzeiten)
Mehr Qualität
(Protokolle von
Arbeitsschritten,
Fehlervermeidung
durch
Standardabläufe)
Verbesserte
Wettbewerbsfähigkeit, z. B.
flexible Prozessanpassungen bei
veränderten
Rahmenbedingungen
Mitarbeiterzufriedenheit (Wegfall von
Routinetätigkeiten, Besseres Verständnis
betrieblicher Abläufe)
Kostenreduktion (Transportwege,
Archive, Effizienzsteigerung von
Sachbearbeitung)

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SOCIAL VS. E-MAIL

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NUTZEN VON KOMMUNIKATIONSKANÄLEN 2011
Quelle: http://www.ecircle.com/fileadmin/files/pdfs/04_Resource_Centre/4.4._Studien/DE/eCircle_Europaeischer_Social_Media_und_E-Mail_Monitor_-_Laendervergleich.pdf

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PORTALE, APPS UND MOBILE
• Ablösung der E-Mail durch Portale?
• Immer mehr Bestellportale und Unternehmensportale
werden genutzt
• E-Mail in Communities: XING-Mail / Facebook-Mail -
keine Trennung mehr zwischen Social Network
Messages und E-Mail
• E-Mails auf Smartphones die wichtigsten
Anwendungen – Optimierung der Mail- und
Newsletter-Gestaltung (HTML) sowie
Kommunikations-Usability für den mobilen Bereich
• Business Apps für geschäftliche Tätigkeiten können auch
E-Mail ersetzen

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MICROBLOGGING
• Twitter als Mittel für die geschäftliche
Kommunikation?
Bestellformulare twittern?
• Unternehmensinterne Kurznachrichten per
Microblogging
• Microblogs in sozialen Netzwerken wie XING oder
Facebook – als Statusmeldung
• Nachrichten und auf Dokumente nur noch
verlinken?
• Ist dies der schnellere Weg als die E-Mail?

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BEDEUTUNG UND UMSETZUNG VON SOCIAL
ANWENDUNGEN IN UNTERNEHMEN

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DIE ÜBERFORDERUNG DES
MENSCHEN DURCH ZU VIEL
KOMMUNIKATION

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FAZIT (7)
Die heutige Form der E-Mail ist nur eine
Übergangsform der elektronischen Kommunikation.
Sie wird mittelfristig durch andere Technologien
erweitert und abgelöst. Mobile Kommunikation und
neue Formen der Softwarenutzung treiben diese
Entwicklung.
Beim E-Mail-Management geht es im Wesentlichen
auch darum, die Information so zu selektieren, dass
man sich auf das Wichtige und Wesentliche
konzentrieren kann: Reduktion und Bewertung sind
die Schlüssel zur Bewältigung der Informationsflut.

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