[DE] Workflow vom mainframe ins internet | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Safe Tagung | München 1999
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Eine Keynote zum Thema Workflow von Dr. Ulrich kampffmeyer aus dem Jahre 1999. Der Vortrag fand auf der "Safe Tagung" am 22. Mai in München statt.
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- 1. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 Kff / ALLG01.PPT / V1.0/ 31.10.2020 / 1 Workflow Vom Mainframe ins Internet P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Save Tagung München 20.05.1999
- 2. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 2 Grundfunktionen von Workflow Client-Module Server-Module Dienste (separat oder in Workflow integriert) • Lokale Komponente der Vorgangssteuerung • Lokale Komponente des Dokumenten-Managements • Integrierte Applikationen wie Textverarbeitung, Textbausteine, • elektronische Vordrucke, Berechnungsmodule • Integrierte Hostkommunikation • View-Funktionalität • Vorgangssteuerung • Dokumenten-Management (Caching etc.) • Verwaltungsdatenbank • Protokollierung • Wiederanlauf • Datensicherung • Speicherhierarchie • Versionsmanagement • Benutzerverwaltung • Tools zur Konfiguration, Pflege etc. • Scannen • Faxeingang, Faxausgang • OCR/ICR • Datenbank- und Applikationskommunikation • Elektronische Ablage und Archiv • Drucken 03030101
- 3. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 3 Workflow-Kategorien • Production Workflow • Administrativer Workflow • Ad hoc Workflow • Collaborative / Kooperativer Workflow
- 4. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 4 Production Workflow • Strukturierte, vordefinierbare und konsistente Prozesse • Alle Arbeitsschritte durch Bedingungen oder Regeln steuerbar • Vorhersehbare Ausnahmen mit vordefinierter Behandlung • Zeitkritische, transaktionsorientierte Prozesse, die in großer Zahl bearbeitet werden • Strategische Bedeutung, externer Fokus • Datenbankbasiert • Beispiele • Kreditanwendungen in Banken • Schadensabwicklung in Versicherungen • Rechnungswesen
- 5. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 5 Workflow-Technologien • Prozeßorientierte Systeme Prozeßsteuerdaten und Regeln werden im Prozeßmodell gespeichert • Dokumentorientierte Systeme Dokumente beinhalten Informationen über Ersteller, Applikationen und Regeln • Mail-orientierte Systeme Prozeßmanagement über “Mailbox”-Funktionen • Objektorientierte Systeme Intelligente Objekte nicht nur für Dokumente
- 6. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 6 Nutzenpotentiale von Workflow • Schnellerer Informationsfluß (Dokumente) • Integration von Anwendungen • Aktuelle und vollständige Informationen • Schnellere Prozeßausführung, kürzere Reaktionszeiten • Kürzere Durchlaufzeiten • Bessere Qualität der Arbeitsergebnisse • Effizientere Geschäftsprozesse • Höhere Kundenzufriedenheit • Schnellere Anpassung an Veränderungen • Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit
- 7. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 7 Auswahlkriterien für Workflow-Produkte • Geeignet für die Prozeßarten des Unternehmens • Benutzerfreundlichkeit • Flexibilität • Kosten • Kompatibilität mit operativen Anwendungen • Produkt-Support verfügbar • Verläßlichkeit, Erfahrung von Hersteller / Anbieter • Anpaßbarkeit, Erweiterbarkeit, Zukunftssicherheit • Skalierbarkeit • etc.
- 8. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 8 Verteilter Workflow Varianten • Gleiche Infrastruktur an verschiedenen Orten • Verschiedene Infrastrukturen an verschiedenen Orten (oder in verschiedenen Abteilungen an einem Ort) • Workflow in einem Intranet • Nutzung von Internet/Intranet-Technologien für unternehmensinterne Netzwerke anstelle traditioneller WAN-Technologien • Geschlossene Benutzergruppe Trend • Workflow im Internet
- 9. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 9 Internet, Intranet und Extranet • Nutzung von Standard-Browsern • Client-Anwendungen auf Basis von Applets • Kommerzielle Anwendungen unter Nutzung des Web als Transportebene • Neuartige Suchmaschinen • "Push"-Strategien zur gezielten Verteilung von Informationen • Intelligent Agents 11010104
- 10. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 10 Voraussetzungen für verteilten Workflow in WAN- und Intranet-Umgebungen • Workflow-System muß mehrere Datenbanken und mehrere Workflow-Engines verwalten können • Workflow-Tasks oder Arbeitsschritte müssen unabhängig voneinander, ohne die Steuerung durch eine zentrale Workflow-Engine ausgeführt werden können • Workflow-Clienten müssen in der Lage sein, ihre Workflow-Tasks eigenständig zu handhaben
- 11. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 11 Was bedeutet WfMC? Wf Workflow M Management C Coalition Standardschnittstellen und Funktionen für Workflow Anbieter- und Anwendervereinigung
- 12. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 12 Workflow Management Coalition Standardisierung von Schnittstellen und Formaten: • Prozeßdefinition-Tools • Workflow-Client-Anwendungen • Aufrufende Anwendungen • Andere Workflow-Programme • Administrations- und Überwachungstools
- 13. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 13 • Einheitliche Schnittstelle für verschiedene Workflow Services • Standards für Interoperation zwischen Produkten verschiedener Hersteller • Austausch von Arbeitsprozeßdefinitionen zwischen verschiedenen Produkten Ziele der Workflow Management Coalition
- 14. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 14 Datentypen in Workflow-Systemen Workflow-Enactment-Service Workflow Prozeßsteuerdaten Workflow Prozeßdefinition Applikationen und IT Tools Applikations- daten Tool zur Prozeßdefinition Prozeßdesign & Definition Prozeßausführung Prozeßausführung Benutzer Prozeßänderungen Workflowrelevante Daten
- 15. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 15 Funktionen in Workflow-Systemen Workflow Definition & Simulation Workflow Engine Workflow Status & Statistiken Workflow Applikationen Workflow Services Workflow Design Workflow Ausführung Workflow Monitoring
- 16. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 16 Herkömmliche Vorgangsbearbeitung Beispiel: Hardware-Beschaffung EDV- Abteilung Controlling Controlling- Verantwortl. Einkauf Abteilungs- leiter Geschäfts- führer festgestellter Bedarf prüfen genehmigen Bestellung Vorschlag prüfen genehmigen genehmigen 1 2 3 4 6 7 8 9 Entscheidung J N 5
- 17. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 17 Heutige Segmentierung des Workflow-Marktes 11 % 49 % 40 % Prozeß- orientiert Mail-/Message- orientiert Dokument- orientiert Quelle: Delphi
- 18. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 18 Workflow Trends • Anbieter von Design-Tools ergänzen ihre Produkte um Workflow-Engines • Workflow-Hersteller bieten reine Workflow-Engines und Toolboxen zur Integration in Anwendungen an • Komplette Softwarepakete einschließlich Archivierung, Dokumenten-Management, Groupware und Workflow • Integration von Workflow-Funktionen in kommerzielle Anwendungen • Workflow-Funktionen und Tools für Groupware- und E-Mail-Systeme • "Low-Cost"-Workflow wird Teil von Office-Paketen • Zusammenwachsen der verschiedenen Dokumenten- Management-Technologien
- 19. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 19 Work item Work item Work item Work item ActivityActivityActivity Workflow - Definition Prozeß Aktivität Task Task Task Task Dokumente, Daten, Informationen Work Item Work Item Work Item Work Item • Automatisierung und Management von Geschäftsprozessen • Koordination, Steuerung und Überwachung von Arbeits- abläufen und Aufgaben • Bereitstellung und Kombination aller notwendigen Informationen
- 20. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 20 Quelle: Imaging Magazine 7/94 Workflow - Entwicklungsaufwand Komplexität und Ausnahmen- handhabung Wissensbasierter Workflow „Off-the-shelf“- Basissysteme mit Datenbankeditor Objektorientierte Workflow-Tools Programmierbare Workflow-Tools (Skriptsprachen) Zeit-/Kostenverhältnis der Entwicklung
- 21. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 21 Workflow und Business Process Reengineering Erst BPR, dann Implementierung eines Workflow-Systems oder Implementierung eines Workflow-Systems und dann • Ableiten von Informationen über Prozesse, Engpässe etc. • und schrittweise Verbesserung der Geschäftsprozesse
- 22. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 22 Workflow und Groupware System Benutzer Produktivität Zielrichtung der Anwendung Workflow (Production Workflow) Groupware (Collaborative Workflow) Aktiv Passiv Geschäftsprozesse "Critical Mission" Anwendungen Passiv Aktiv Endbenutzer Infrastruktur Kontrolle System-/Regelgesteuert Benutzergesteuert Prozesse Informations- einheiten Strukturiert Strukturiert Unstrukturiert Unstrukturiert Imaging Wichtig Eher unwichtig
- 23. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 23 Workflow-Ausführung 1 • Prozeßinitialisierung • Zusammenstellen von Prozessen • Beenden von Prozessen • Verwaltung des Arbeitsvorrates und Zuweisung von Arbeitsschritten • Zugriff auf Vorgänge und Dokumente • Weiterleiten und Umleiten von Vorgängen, Dokumenten • Anzeige von Vorgängen und Dokumenten • Start und Steuerung von Anwendungen • Wiedervorlage • Ausnahmenhandhabung • Prüfungen, Genehmigungen • Notizen
- 24. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 24 Workflow-Markt • Voraussichtliches Wachstum von 65% p.a. GiGa (BIS Strategic Decisions) • Marktvolumen $ 1.3 Billion in 1996 Delphi • Marktvolumen $ 7 Billion in 5 Jahren OVUM 03090103
- 25. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 25 Workflow-Ausführung II • Imaging • Dokumentenerfassung / -erstellung • Indizierung von Dokumenten, Prozessen, Vorgängen • Zusammenführen von Vorgängen und Dokumenten • Posteingang und -ausgang • Ablage und Archivierung • Fax-Integration • Formatierung • Sortieren • Retrieval • Online-Hilfe • etc. 03030105
- 26. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 26 Workflow-Design: Animation und Simulation • Prozeßanimation zum Test des Modells • Simulation von Alternativen • Visualisierung des Arbeitsflusses • Optimierung von Ressourcenverbrauch und Laufzeitverhalten • Generierung von Schulungs- und Unterweisungssystemen 03030103
- 27. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 27 Workflow-Design: Prozeßdefinition • Definition von Prozessen, Vorgängen, Arbeitsschritten • Definition von Abläufen, Regeln und Rollen • Definition des Datenmodells • Sequentielle, parallele und selektive Tätigkeiten • Wiederholen von Tätigkeiten • Zuordnung von Dokumenten, Daten, Anwendungen • Definition von Trigger-Mechanismen für Prozesse, Tasks • Ausnahmenhandhabung • Koordination von Rollen und übergeordneter Benutzerverwaltung • Formulardesign • Dokumentation 03030102
- 28. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 28 Workflow-Monitoring und Administration • Performance-Monitoring • Auslastungskontrolle • Audit Trail • Protokollierung von Aktivitäten, Wartezeiten, Statusänderungen, Routing etc. • Reports • Auswertungen • Vermeidung von Engpässen • Daten für Prozeßverbesserungen • Restart, Recovery 03030106
- 29. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 29 "Enabling" von Anwendungen • Integration von Dokumenten-Management- Funktionalitäten in vorhandene Lösungen und bestehende Benutzeroberflächen • Kontrolle durch die vorhandene Anwendung • Nutzung spezialisierter Engines in kommerziellen Anwendungen • Integration im Office-Umfeld 01020201
- 30. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 30 Entwicklung der Internet und Intranet- installationen (Schätzung, weltweit) 500.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 2.500.000 3.000.000 3.500.000 1995 1996 1997 1998 1999 Internet Intranet 11010103
- 31. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 31 Warum das Web benutzen • Ermöglicht den Zugang zu Verbrauchern, Verkäufern, Overseas Büros etc. • Das Internet wird zum weltweiten WAN • Billiger oder kostenfreier Viewer • "Cross-Platform"-Kompatibilität • Ermöglicht kostengünstige weltweite Informationsverteilung 11010107
- 32. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 32 • Verbindungsgeschwindigkeit (Modem, ISDN) • Übertragungsbandbreite • Layoutkontrolle bei Verwendung von HTML Die Vorteile überragen bei weitem die Probleme! Grenzen des Webs 11010108
- 33. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999 SW/ ALLG01.PPT / V1.0/26.05.99/ 33 World Wide Web (WWW) Weltweite "Hypermedia" • 1992 Herausgegeben durch CERN • Herbst 1993 Veröffentlichung von MOSAIC durch NCSA • 1994 Take Off des Webs • Oktober 1994 Veröffentlichung von Netscape HTML und GIF als Dokumenten- und Grafikstandards • Ende 1995 Java Microsoft und andere ziehen nach • 1996 "Major Trend in IT" • 1997 XML als neuer Dokumentenstandard am Horizont 11010106
Hinweis der Redaktion
- Dienste können separate Applikationen sein, oder sie können Teil der WF-Applikation sein. Beispiele sind Scannen, Fax, OCR/ICR-Funktionen, Kommunikationsfunktionen, elektronische Ablage und Archiv, Drucken usw.
- Zur Beschreibung und Charakterisierung der verschiedenen Workflow-Typen und der Prozeßarten, die mit ihnen automatisiert werden sollen, werden oft vier Workflow-Kategorien unterschieden. Bisher ist traditioneller Production-Workflow für strukturierte Prozesse wie die Schadensabwicklung in einer Versicherung die am weitesten verbreitete Kategorie. Zwischen den vier Workflow-Kategorien gibt es keine klare Abgrenzung. Es kann sogar vorkommen, daß Beispiele und Eigenschaften, die von einem Autor oder Anbieter zur Beschreibung einer Workflow-Kategorie verwendet werden, von einem anderen zur Charakterisierung einer anderen benutzt werden. Auf die vier Kategorien werde ich hier aber trotzdem eingehen, um das breite Anwendungsspektrum, das inzwischen durch Workflow-Systeme abgedeckt wird, zu verdeutlichen. Wie später noch deutlicher wird, nähern sich die Produktkategorien derzeit zunehmend an.
- Production Workflow ist für strukturierte und vordefinierbare Prozesse geeignet, bei denen jeder Arbeitschritt durch Bedingungen oder Regeln kontrollierbar ist. Ausnahmen sind vorhersehbar. Die unterstützten Abläufe sind zeitkritische Prozesse mit strategischer Bedeutung für ein Unternehmen und externem Fokus. Systeme, die diese Art von Abläufen unterstützen, müssen sehr robust sein, da viele Transaktionen sehr schnell gehandhabt werden müssen. Production-Workflow ist im allgemeinen datenbankbasiert, das heißt, daß nicht nur die Applikationsdaten, sondern auch Regeln, Abläufe usw. in einer zentralen Datenbank gespeichert werden. Anwendungsbeispiele sind Kreditapplikationen in Banken, die Schadensabwicklung in Versicherungen oder Anwendungen im Bereich Rechnungswesen. Andere Begriffe, die oft in Zusammenhang mit Production-Workflow gebraucht werden, sind prozeßorientierter oder transaktionsbasierter Workflow. Hersteller z.B. FileNet Workflow, IBM Flowmark, Staffware, SNI Workparty, CSE WF, Eastman SW
- Eine weitere Möglichkeit zur Kategorisierung von WF-Systemen ist der technologische Ansatz, d.h. die Art und Weise, wie die Arbeitsschritte und Tätigkeiten gehandhabt werden. Bei prozeßorientierten Systemen werden die Prozeßsteuerungsdaten und Regeln im Prozeßmodell gespeichert. Die Dokumente spielen hier eine eher untergeordnete Rolle und unterstützen nur den Prozeß. Production-Workflow-Systeme sind im allgemeinen prozeßorientiert. (z.B. klassischen Produkte Staffware, FileNet u.a.) In dokumentorientierten Systemen enthalten die Dokumente Informationen über Ersteller, Applikationen und Regeln. Die Dokumente unterstützen die Applikation nicht nur, sondern sind deren Auslöser. Diese Systeme können als DMS mit Workflow-Features betrachtet werden. (WF bezieht sich auf Dokumente, z.B. Novasoft) In Mail-orientierten Systemen erfolgt das Prozeßmanagement mit Routing und Weiterleitung über „Mailbox“-Funktionen. Die Abgrenzung zu Groupware und E-Mail ist hier nicht immer eindeutig. z.b. Adhoc WF Objektorientierte Systeme basieren auf intelligenten Objekten nicht nur für Dokumente, sondern auch für Worklists, Prozesse oder Ressourcen. Arbeitspakete sind z.B. selbstbeschreibend, so daß keine zentrale Verwaltungsdatenbank benötigt wird. (gibt es bisher wenig) Auch bei der Klassifikation von Workflow-Systemen nach diesem technologischen Ansatz sind die Unterschiede nicht immer klar. Systeme können auch auf kombinierten Technologien zur Verwaltung und Steuerung von Dokumenten und Vorgängen basieren.
- Informationsfluß: die Mitarbeiter haben nicht nur einen schnelleren Zugriff auf ehemals papierbasierte Informationen. Sobald ein Arbeitsschritt beendet ist, sieht der nächste Mitarbeiter, der an diesem Prozeß beteiligt ist, den entsprechenden Arbeitsschritt auf seiner Worklist - ohne auf die Hauspost zu warten, keiner vergißt, die entsprechenden Informationen und Dokumente weiterzuleiten. Die Informationen werden aktuell und vollständig zur Verfügung gestellt - genau wie der Anwender sie benötigt. Dies führt zu einer schnelleren Prozeßausführung. Das heißt nicht unbedingt, daß der einzelne Mitarbeiter mehr Aufgaben pro Tag als vorher bearbeitet, sondern die Durchlaufzeiten einzelner Prozesse werden verkürzt: Mitarbeiter können eine Aufgabe parallel bearbeiten, Transport- und Wartezeiten entfallen. Es können Prioritäten festgelegt werden - wichtige Dinge gehen nicht verloren. Bessere Arbeitsergebnisse - alle Informationen und Daten stehen situationsbezogen zur Verfügung. Durch die Definition und Strukturierung der Arbeitsschritte können Fehler vermieden werden - die Prozeßausführung ist standardisiert. Diese Nutzenpotentiale von Workflow führen zu einer allgemeinen Verbesserung der Geschäftsprozesse, zu kürzeren Reaktionszeiten und damit zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit. Mit flexiblen Workflow-Tools kann auch schneller auf Änderungen im Prozeßablauf reagiert werden. Dies alles führt zu einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit.
- Nach welchen Kriterien kann ein Workflow-Produkt ausgewählt werden? Hier sind nur einige Beispiele: Ist das Produkt für die unternehmensspezifischen Prozesstypen geeignet? Ist es anwenderfreundlich und flexibel genug? Wieviel kostet es? Ist es kompatibel mit den bestehenden Anwendungen? Ist ein ausreichender Produkt-Support verfügbar? Kann das Produkt angepaßt werden und ist es erweiterbar? Lassen sich Aussagen über die zukünftige Verfügbarkeit machen (Standards berücksichtigt?) Ist es skalierbar? Kosten: Nennung von Durchschnittskosten nicht möglich. evtl. Thema Kosten / ROI im Kongreßprogramm ???
- Für verteilten Workflow gibt es verschiedene Möglichkeiten mit zunehmender Komplexität. Die einfachste Variante ist eine Workflow-Infrastruktur an verschiedenen Orten eines Unternehmens. Der nächste Schritt sind verschiedene Infrastrukturen an verschiedenen Orten oder - auch nicht unüblich - in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens. Bei Workflow in einem Intranet werden anstelle der eher traditionellen WAN-Technologien Internet-Technologien wie Web-Server und Web-Browser genutzt, um unternehmensinterne Netze für verteilten Workflow aufzubauen Diese Systeme unterstützen geschlossene Benutzergruppen. Darüber hinaus geht der Trend auch zu Workflow im Internet. Diese Variante erlaubt die Einbeziehung offener Benutzergruppen. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen: Online shopping. Die ausgefüllten Bestellformulare, die über das Internet in ein Unternehmen eingehen, werden direkt in das Workflow-System eines Unternehmens übernommen und entsprechend weitergeleitet. Die zweite Variante mit verschiedenen Infrastrukturen ist die eigentliche Herausforderung für die Workflow Management Coalition.
- Wir werden jetzt zu einem in letzter Zeit viel diskutierten Thema kommen: Workflow in WAN- and Intranet-Umgebungen. Der hohe Stellenwert dieses Themas hat verschiedene Gründe: z.B. der Trend zu virtuellen Unternehmen, deren Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, oder die Notwendigkeit, Workflows (Vorgangsbearbeitung) über Länder, Kontinente und verschiedene Zeitzonen hinweg zu unterstützen. Im Unterschied zu traditionellen verteilten Umgebungen wie z.B. verteilte Datenbanken werden bei verteiltem Workflow nicht nur die Applikationsdaten, sondern komplette Arbeitspakete zwischen verschiedenen Orten transportiert und ausgetauscht. Voraussetzung für verteiltes Workflow-Management ist die Fähigkeit des Workflow-Systems, mehrere Datenbanken und Workflow-Engines verwalten zu können. Workflow-Tasks oder Arbeitsschritte müssen unabhängig voneinander ohne die Steuerung/Kontrolle einer zentralen Workflow-Engine ausgeführt werden können. Auch die Clienten müssen in der Lage sein, ihre Workflow-Tasks eigenständig zu handhaben.
- Die Prozesse werden mit Hilfe eines Tools definiert. Die Informationen und Daten der Prozeßdefinition werden von der Workflow-Engine zur Workflow-Ausführung verwendet. Die Engine kontrolliert die Prozeßausführung. Der Benutzer kann sich die Steuerungsdaten anzeigen lassen. Die Applikation kann zwei verschiedene Datentypen beinhalten: reine Applikationsdaten und workflowrelevante Daten, die von der Engine zur Kontrolle der Ausführung interpretiert werden.
- Die Funktionen eines Workflow-Systems lassen sich in Funktionen zur Workflow-Definition, Workflow-Ausführung (Laufzeitmodul) und Workflow-Kontrolle zum Überwachen, Nachvollziehen und zur Auswertung unterteilen.
- Sie alle kennen papierbasierte Prozesse, bei denen Dokumente und Mappen von einem Arbeitsplatz zum nächsten weitergeleitet werden.... oft ein langer Weg durch die verschiedenen Instanzen. Durch Imaging und DM-Systeme können Papier und die damit verbundenen Nachteile wie langsame Hauspost, fehlgeleitete Dokumente, keine parallelen Bearbeitungsmöglichkeiten usw. vermieden werden. Workflow geht jedoch darüber hinaus und kann Fragen beantworten wie z.B.: Wer bearbeitet derzeit welche Dokumente und Vorgänge? Was passiert mit den zu erledigenden Arbeiten, wenn ein Mitarbeiter nicht anwesend ist? Wie kann sichergestellt werden, daß jeder weiß, was er zu tun hat? Wie können die Wege der elektronischen Ablagemappen kontrolliert werden? Die Verbindung von Workflow zu Document Imaging ist historisch gewachsen. Der Ursprung der ersten Workflow-Produkte war Document Imaging und die Weiterleitung der Dokumente innerhalb von Netzwerken. Damit kommen wir zunächst zur Definition von WF.
- Heute sind noch fast die Hälfte aller Workflow-Systeme prozeßorientiert. Dok-orientiert: auch DMS, in vielen Fällen Dokumenten-Routing In Zukunft wird der objektorientierte Ansatz immer mehr an Bedeutung gewinnen. Die zu bearbeitenden Tasks werden mit allen zugehörigen Merkmalen, Arbeitsanweisungen und Dokumenten als selbstbeschreibende Objekte versendet werden können. Aber auch der message-orientierte Workflow-Markt wie z.B. E-Forms wächst. Viele Benutzer arbeiten gerne offline mit E-Mail-Systemen und erwarten von Workflow-Systemen, daß diese sich ähnlich verhalten können. Zur Unterstützung verteilter Systeme werden datenbank- und E-Mail-basierte Ansätze kombiniert.
- Verschiedene Trends im Workflow-Bereich: Design-Tools für Business Process Reengineering werden zunehmend zu kompletten Workflow-Engines oder zumindest zur Generierung von Code, der von Workflow-Produkten direkt umgesetzt werden kann, ausgebaut (z.B. LION/Leu, Aris von IDS). WF-Hersteller bieten reine WF-Engines und Toolboxen zur Integration in Business Applikationen an (z.B. Staffware) Es werden zunehmend komplette SW-Pakete einschließlich Archi-vierung, DM, Groupware, WF angeboten (z.B. FileNet mit Ensemble, Watermark, SAROS; Novell mit Groupwise, Ensemble etc., od. Optika) Kommerzielle Anwendungen werden um interne Workflow-Engines ergänzt, so daß keine eigenständigen Workflow-Funktionen/Clienten /Produkte in diesem Umfeld mehr erforderlich sind (z.B. SAP, Peoplesoft, Oracle Financial u.a.) --> Vergleich zu herkömmlichen Anwendungen: bessere Steuerung, gezielte Weiterleitung, bessere Nachvollziehbarkeit Auch Groupware- und E-Mail-Systeme werden um WF-Funktionen ergänzt (z.B. Lotus Notes, MS Exchange) bzw. als Clienten f. WF Einfache WF-Funktionalitäten werden als Middleware-Erweiterung in Office-Pakete integriert. Ein letzter wichtiger Trend ist die Annäherung der verschiedenen Technologien: Groupware wird um Wf und DMS-Eigenschaften erweitert, WF wird um Groupware and DMS-Funktionen ergänzt, DMS werden um Archiv- und Wf-Funktionen erweitert, Archivsysteme um Wf und DM, und auch elektronische Formularverarbeitung wird um WF und Groupware-Funktionalitäten ergänzt. Zur Unterstützung verteilter Systeme werden datenbank- und E-Mail-basierte Ansätze kombiniert.
- Fast jeder Anbieter, Hersteller oder Anwender hat sein eigenes Verständnis von Workflow. Workflow-Systeme dienen der Automatisierung und dem Management von Geschäftsprozessen. Ein Geschäftsprozeß besteht aus einer oder mehreren Vorgängen / Aktivitäten. Vorgänge bestehen aus einem oder mehreren Aufgaben /Tätigkeiten / tasks. Eine Aufgabe setzt sich aus einem oder mehreren Work-Items oder Arbeitsschritten zusammen. Jeder Teil eines Prozesses ist mit den zur Ausführung der einzelnen Arbeitsschritte erforderlichen Daten, Dokumente und Applikationen verbunden. Mit einem Workflow-System können die verschiedenen Aufgaben und Arbeitsabläufe koordiniert, kontrolliert und nachvollzogen werden. Die notwendigen Informationen werden für jeden Teil des Prozesses aufgabenorientiert zur Verfügung gestellt. Ursprünglich wurde unter Workflow nur die Vorgangssteuerung und -kontrolle verstanden. Heute umfaßt Workflow dagegen zusätzlich die Integration von Daten, Dokumenten und Applikationen zur Ausführung der Arbeitsschritte. Dadurch werden nicht nur Einzelfunktionen automatisiert und optimiert, sondern gesamte Prozesse - auch über Abteilungs- und Funktionsgrenzen hinweg. Einzelne Werkzeuge wie Text, Tabelle, Grafik, Datenbank, Masken oder andere Einzelmodule stehen so nicht mehr isoliert nebeneinander.
- Workflow-Systeme unterscheiden sich auch hinsichtlich der Komplexität ihrer Entwicklung und Implementierung. Auf der vertikalen Achse sehen Sie die zunehmende Fähigkeit zur Handhabung komplexer Strukturen und Ausnahmen, auf der horizontalen Achse den ansteigenden Entwicklungsaufwand. „Off-the-shelf“-Produkte mit Datenbankeditoren sind am günstigsten in der Entwicklung, in ihnen können jedoch auch keine komplexen Strukturen abgebildet werden. Programmierbare Workflow-Tools, die mit Skriptsprachen arbeiten, können komplexere Strukturen und Ausnahmen handhaben, Zeit und Kosten der Entwicklung nehmen aber ebenfalls zu. Diese Tools werden immer noch von einem Großteil der Workflow-Systeme benutzt. Objektorientierte Workflow-Tools bedeuten eine weitere Steigerung hinsichtlich Komplexität und Entwicklungsaufwand. Wissensbasierte Systeme beruhen auf selbstlernenden Regeln und weichen Entscheidungskriterien. Folglich muß hier nicht schon beim Systemdesign bis ins kleinste Detail überlegt werden, welche Ausnahmen auftreten können. Diese Systeme versprechen zwar einen gegenüber objektbasierten Systemen geringeren Entwicklungsaufwand, bislang sind aber noch keine Produkte verfügbar. (nur Prototypen)
- Abschließend möchte ich noch ein paar Anmerkungen über wichtige im Zusammenhang mit der Einführung von Workflow-Systemen zu berücksichtigende Faktoren machen - die ich im Rahmen dieser Einführungsveranstaltung allerdings nur kurz anreißen kann. Ein Punkt ist die Frage ob mit einem umfangreichen BPR begonnen und anschließend ein Workflow-System für die neuen verbesserten Prozesse implementiert wird oder ob ein Workflow-System für die existierenden Prozesse implementiert wird, auf diese Weise Erfahrungen und Informationen gewonnen und die Prozesse Schritt für Schritt verbessert werden. Dies sind zwei Extreme, der beste Weg wird irgendwo in der Mitte liegen. Es macht sicher keinen Sinn, die existierenden ineffizienten Prozesse so wie sie sind in einem Workflow-System abzubilden. Viele der papierorientierten Funktionen werden überflüssig. Sie wollen mit Sicherheit nicht nur Ihre bisherigen Ineffizienzen automatisieren. Auf der anderen Seite ist BPR sehr zeit- und kostenintensiv und bringt nicht immer die versprochenen Vorteile. Ergebnisse von BPR-Projekten sind manchmal überholt bis zur Implementierung.
- Bevor ich auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Kategorisierung von Workflowsystemen eingehe, möchte ich zu einem besseren Verständnis zunächst die zwei traditionellen Extreme Workflow und Groupware charakterisieren. Workflow ist eine aktive, überwachende und kontrollierende Software, bei Groupware stellt das System nur eine passive Infrastruktur bereit, auf der ein Benutzer dann aktiv alle Aktionen selbst bestimmt, verursacht und steuert. Die Prozesse und Informationseinheiten sind bei Workflow gut strukturiert bzw. vorstrukturierbar. Groupware eignet sich eher für unstrukturierte Vorgänge, die nur einmal auftreten oder so variieren, daß sie nicht vorhersehbar sind. Die Produktivitätssteigerung geht bei Workflow von der Optimierung der Geschäftsprozesse aus, bei Groupware sind die Benutzer mit ihren Bedürfnissen, produktiv zusammen arbeiten zu können, der Ausgangspunkt. Während traditioneller Workflow eher der Unterstützung von Anwendungen, die in immer gleicher Qualität mit definierten Ergebnissen in definierten Zeiträumen erfolgen sollen (sogenannte „Critical-Mission“-Anwendungen) dient, stellt Groupware eine Infrastruktur für die Benutzer bereit, damit diese von überflüssigen Routineaufgaben entlastet werden. Imaging ist ein wichtiger Teil von Workflow-Systemen und stellt die Verbindung zwischen den verschiedenen Arbeitsschritten und den Ursprungsdokumenten, die diese Arbeitsschritte initiiert haben, her. Bei traditionellen Groupware-Produkten spielt Imaging eine eher untergeordnete Rolle, da die Ursprungsdokumente meist nicht verlangt werden. Dokumente werden hier eher gemeinsam erstellt, als daß sie von einem Arbeitsschritt zum nächsten geleitet werden. Diese traditionellen Unterscheidungskriterien von Workflow und Groupware treffen heute oft nicht mehr zu.
- Bei der Workflow-Ausführung kann (u.a.) folgendes passieren. Prozesse werden initialisiert, mit den entsprechenden Informationen zusammengeführt und nach der Ausführung beendet. Der allgemeine Arbeitsvorrat muß verwaltet und die einzelnen Arbeitsschritte den Benutzern zugewiesen werden. Der Zugriff auf Tasks und Dokumente muß gesteuert / kontrolliert werden. Tasks und Dokumente werden weitergeleitet oder auch umgeleitet. Natürlich muß es auch Funktionen für die Anzeige von Tasks und Dokumenten geben, für den Start und die Steuerung von Anwendungen, zur Wiedervorlage, für die Handhabung von Ausnahmen, für die Genehmigung von Aktionen (z.B. Elektronische Unterschrift), für das Anbringen von Notizen u.a. Die meisten dieser Funktionen können durch das Workflow-System automatisch durchgeführt werden, teilweise auch manuell (bei Ausnahmen, Systemstörungen oder wenn der Benutzer Entscheidungsfreiraum benötigt).
- Die Zukunft des WF-Marktes wird von verschiedenen Marktanalysten unterschiedlich, aber übereinstimmend positiv beurteilt: GIGA sagt ein jährliches Wachstum von 65% voraus. Delphi geht für dieses Jahr von einem Marktvolumen von 1.3 Billionen Dollar (??) aus. Laut OVUM wird das Marktvolumen in 5 (??) Jahren 7 Billionen Dollar betragen.
- Zur Laufzeit können auch Imaging und Funktionen zur Dokumenten-/datenerfassung benötigt werden. Die Dokumente, Prozesse und Vorgänge müssen indiziert werden können. Prozesse und Dokumente müssen in virtuellen Mappen zusammengeführt werden können. Auch Funktionen wie Postein- und ausgang, Ablage und Archivierung, Faxintegration, das Formatieren von Dokumenten, können wichtig sein. Zusammenführen und Teilen von Vorgängen verschiedene Sortier- und Suchmöglichkeiten sind wichtig. Besonders wichtig sind auch umfangreiche, kontextsensitive Online-Hilfefunktionen. Die Benutzer der neuen Workflow-Lösung sollen sicher nicht in Papierdokumentationen nachschlagen müssen!
- Nach der Prozeßdefinition sollte das Modell auf Konsistenz getestet und optimiert werden können. Durch Analyse und Simulation können logische und formale Fehler eliminiert, nicht erreichbarer Code aufgefunden und mögliche Deadlocks erkannt werden. Bereits vor dem praktischen Einsatz können Engpässe und Schwachstellen erkannt und Ressourcenverbrauch und Laufzeitverhalten optimiert werden. Neben der Simulation mit Test-Daten bringt insbesondere auch die Simulation mit Echtdaten einen hohen Nutzen für ein Unternehmen. Zwischen Design, Ausführung und Kontrolle sollte daher eine enge Verbindung bestehen, damit die Analyse- und Kontrolldaten an die Workflow-Engine übergeben und Echtzeitdaten zur Optimierung des Modells genutzt werden können. Ein Analyse- und Simulationstool kann dabei entweder in das Workflow-System integriert sein, oder es können Schnittstellen zu Standardwerkzeugen oder BPR-Tools existieren. Die Simulation kann auch zur Generierung von Schulungs- und Unterweisungssystemen herangezogen werden.
- Im Rahmen der Prozeßdefinition werden Prozesse, Aktivitäten und Tasks definiert. Es wird festgelegt, nach welchen Bedingungen und Regeln diese weitergeleitet werden und durch welche Rollen mit welchen Rechten die Benutzer beschrieben werden. Natürlich wird auch das Datenmodell definiert. Tätigkeiten können sequentiell, parallel, von bestimmten Bedingungen abhängig sein oder wiederholt werden. Zugehörige Dokumente, Daten und Applikationen müssen festgelegt werden, und auch die Auslöse-(Trigger)-Mechanismen für den Start von Prozessen oder Aufgaben. Zu berücksichtigen sind die Ausnahmen und die Koordination der definierten Rollen mit der übergeordneten Benutzerverwaltung. Die WF-Client-Applikationen, insbesondere die Formulare, müssen entwickelt werden. Die Online-Dokumentation stellt alle Informationen des Prozeßmodells zur Verfügung und ist ein Teil des Knowhows eines Unternehmens.
- WF Kontroll- und Administrationstools gestatten es (u.a.) die Performance und Auslastung des Systems zu kontrollieren, bestimmte Aktivitäten, wie z.B. Wartezeiten, Statusveränderungen oder das Routing zu protokollieren , Protokolle und Auswertungen können an die Unternehmensbesonderheiten angepaßt werden Es können Daten zur Vermeidung von Engpässen und für Prozeßverbesserungen gewonnen werden. Als Beispiele für wichtige Administrationsfunktionen seien hier Restart und Recovery genannt. Bei den Protokollen und Auswertungen ist allerdings stets auf die Anonymität und Vertraulichkeit der Daten zu achten, (Stichwort: Mitarbeiterrechte, Betriebs- und Personalräte)