De werkdruk in het onderwijs is het hele jaar hoog. Lange dagen, geleefd worden door je lesrooster en achterlopen met je e-mail. Je digitale werkomgeving slim inzetten kan de werkdruk verlagen. Bij Hogeschool Saxion hebben we een nieuwe digitale werkomgeving (Office 365) in gebruik genomen. In deze sessie laten we zien hoe je ervoor zorgt dat docenten zo'n nieuwe omgeving niet alleen gaan gebruiken, maar ook slim gaan gebruiken. Een kijkje in de 'adoptiekeuken' van work21: de praktische adoptieaanpak, lessons learned, tops en flops. Geen rocket science, maar wel een wereld van verschil.

1. Slim samenwerken met
digitale tools
een scenario aanpak samen met Saxion

2. Heb je een doel? • Werkdruk verlagen
• Professionaliseren
• School overstijgend werken
• Meer kennis delen
• Slimmer werken
• Kwaliteit verhogen
• Moderniseren
• Flexibiliseren
• …

3. wist je dat…
 …driekwart van de digitalisering mislukt?
 …de grootste oorzaak van mislukte digitalisering weinig digitale vaardigheid is?
 …de meeste medewerkers zichzelf aardig digitaal vaardig inschatten?
 …scholen vooral investeren in een goede infrastructuur, en digitale vaardigheid
vergeten?
 …het alleen installeren en aanzetten van Office 365 niet leidt tot een slimmere
manier van (samen)werken?
Fujitsu
eigen ervaring
Microsoft
eigen ervaring
Universiteit
Twente

4. best lastig dus….
hoe neem je medewerkers dan wel mee?

5. Overvloed aan
‘tools’
geleefd door je mail
en rooster
wat moet ik
waarvoor
gebruiken?
achter de feiten
aanlopen
lesmaterialen
worden niet gedeeld
tijd….

7. Een scenario is een praktische vertaling
van dagelijkse werkzaamheden/acties naar
nieuwe tools en werkwijze

8. Ik wil…
wat
waar
wanneer
hoe
waarom

9. ALS … <ROL/FUNCTIE/LID VAN TEAM>
WIL IK … <ACTIVITEIT>
WAT? WAAR? WANNEER? HOE?

10. ALS … LID VAN EEN VAKSECTIE
WIL IK … NIEUWS DELEN OVER LESMETHODES
WAT? WAAR? WANNEER? HOE?
MET ANDERE
LEERKACHTEN
VANAF MIJN
WERKPLEK
EN HIEROVER
DISCUSSIËREN

11. een menukaart
Slim
samenwerken
Collega’s vinden &
benaderen
Actualiteit & op de
hoogte zijn
Persoonlijke
productiviteit
Gericht
vergaderen
Samenwerken in
het klaslokaal

12. Samenweken in een
project
2. Plan en
definieer doelen
Tip: creëer een
bord in Planner
om slim taken te
delen.
3. Blijf
updates
en kennis
delen
Tip: blijf in contact
met Gesprekken in
Teams
4. Deel team
documenten slim
Tip: werk samen
aan documenten in
de samenwerksite
1. Een idee
voor een
goed initiatief
Tip: werk samen aan
documenten in de
samenwerksite
Tip: het scenario zoeken
en verbinden helpt je
partners vinden.

13. Tip: Gebruik
de To Do app
voor meer
focus
1. Prioriteer
je activiteiten
elke dag
2. Eat the frog
(start with hardest
activity first)
3. Work as
digital as
possible
Tip: Use OneNote
for digital notes
4. Sla je
werk slim op
Tip: Sla je
persoonlijke
documenten op
bij in OneDrive
for Business
Persoonlijke
productiviteit
2. Eat that frog
(start met de
moeilijkste activiteit)
3. Werk zo
digitaal als
mogelijk.
Tip: gebruik OneNote
voor digitale notities

14. een menukaart
Slim
samenwerken
Collega’s vinden &
benaderen
Actualiteit & op de
hoogte zijn
Persoonlijke
productiviteit
Gericht
vergaderen
Samenwerken in
het klaslokaal

15. technologie
organisatiemens

16. Slim
samenwerken
Mens
- Adoptie
- Werkproces
- Afspraken
Technologie
- Tools (Office 365?)
- Apparaten
- Veiligheid
Organisatie
- Visie
- Beheer
- Sturing/leiding

17. Slim
samenwerken
training
Tools
Scenario
Sturing
QRC’s

18. De voordelen van werken met scenario’s
 Zekerheid dat het aansluit bij de werkzaamheden van collega’s
 Geeft focus bij het inrichten en de inzet van de grote hoeveelheid aan
mogelijke tools
 Goed te vertalen naar een gefaseerde (ict) roadmap
 Biedt een ‘menukaart’ voor de verdere uitrol/adoptie, bijvoorbeeld
richting verschillende scholen

19. adoptieplan
je hebt de scenario’s…. en nu?

20. meerderheid achterblijvers
diffusion of innovation
Everett Rogers, 1962
innovatietheorie
vroege
meerderheid
vroege
voorlopers
ZIJ ZIJN HIER
JIJ BENT HIER

21. meerderheid achterblijvers
diffusion of innovationinnovatietheorie
vroege
meerderheid
vroege
voorlopers
OMSLAGPUNT

22. angstomteverliezenkansopvoordeel
lage preceptie van druk hoge perceptie van druk
docenten
IT’ers
urgent-o-meter
studenten/
leerlingen

23. 1
› e-learning
› #GTS
› micro learning
› pilot
› chaos2
› verplichte e-learning
› nieuwsbrief
› aanzetten
› inspiratie sessie
› quick reference cards
3
› klassikale training
› ambassadeurs
› werkscenario’s
› train-de-trainer
› werkafspraken
4
› schijven dichtzetten
› 1 op 1 coaching
› geen andere opties
› top down
› massale upload party
angstomteverliezenkansopvoordeel
lage perceptie van druk hoge perceptie van druk
urgent-o-meter

24. Toepassing bij Saxion

25. implementatieplan per eenheid
 regie bij de eenheden (academies/diensten)
 werkgroep per eenheid
 afgestemd op behoefte
 plan per eenheid
 o.b.v. eigen verantwoordelijkheid
 inclusief support materialen vanuit projectgroep (QRC,
communicatiematrix, floorwalkers).
 inclusief organisatorische materialen vanuit projectgroep
(communicatie berichten, checklist, contactpersonen, FAQ)

26. keuze voor scenario’s
Slim
samenwerken
Collega’s vinden &
benaderen
Actualiteit & op de
hoogte zijn
Persoonlijke
productiviteit
Gericht
vergaderen
Samenwerken in
het klaslokaal

27. Scenario
samenwerken bij
Saxion
Training o.b.v.
scenario’s
Tools
Scenario’s
Coaches en
floorwalkers
QRC’s
Support

28. lessons learned
 plan per eenheid
 checklist opstarten
 HR én IT in een projectteam
 co-creatie met work21 in project
 fasering in project
 ‘verplichte’ adoptie (vervanging Connect)
 tijdsdruk en moment
 pilots korter, doelgerichter
 inrichting versus scenario (kip of ei)
 adoptie net begonnen
 toekomst Office 365 voor onderwijs
 balans safety-security

29. resultaten
 ± 1100 mensen (± 35%) getraind
 ± 1200 communities (connect) gemigreerd naar Teams
 ± 800 nieuwe Teams

30. evaluatie training
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Trainer Inhoud training Werkvormen
aantalantwoorden
TEVREDENHEID
TRAINING
Zeer tevreden
Tevreden
Beetje tevreden, beetje ontevreden
Ontevreden
Zeer ontevreden
Direct na afloop afgenomen
Op het niveau van tevredenheid
N = 122

31. 7.5
7.7
8.6
7.5
7.7
0 2 4 6 8 10
Ik kan met Teams vergaderen en
samenwerken
Ik kan samenwerken aan / uploaden
van een bestand in Teams
Ik kan een chatgesprek starten
(beeld/geluid/tekst)
Ik kan aantekeningen / Notulen
maken in OneNote
Ik ben enthousiast over de nieuwe
mogelijkheden en wil er graag mee
werken
Cijfer
Resultaten evaluatie
Op het niveau van leerdoelen en gedrag
Gemiddelden
N = 122

33. Ontmoet ons!
Loes van Dril
• adviseur, trainer, projectleider
• adoptie en implementatie Office 365
loes.van.dril@work21.nl
Lieke Rietrae
• onderwijskundig adviseur en trainer
• adoptie change management in onderwijs
lieke.rietrae@work21.nl
Heleen Hesselink
• Adviseur ICT&O Saxion
• projectlid adoptie Office 365
h.m.hesselink@saxion.nl