Pengguna dan Pengembang Sistem

1. Nama : Sefty Echamawaty Dosen Pengampu : Hapzi, Prof. Dr. MM
NIM : 43215010046 Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen
Akuntansi S1 / FEB
Universitas Mercu Buana
Kantor Maya (Virtual office) adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor
yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang satu
dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor, biasanya link-
link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi elektrik.
Kantor Maya muncul karena perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan
ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan
sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya teleprocessing
(ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota-kota besar
mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam
kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Adapun keuntungan dan kerugian
dari kantor maya, yaitu :
 Keuntungan :
1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang
besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan
perluasan kantor.

2. 2. Pengurangan biaya peralatan, daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai,
dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN saling
berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan
mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada
biasanya.
4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir, angin
rebut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan
perusahaan dapat terhenti.
5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai
yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan
anak-anak kecil dapat bekerja di rumah.
 Kerugian :
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari,
mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi
perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu.
3. Semangat kerja yang rendah, sjumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat
kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi
langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji telecommuter
cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.
4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat
melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat
menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga.
Siapa saja yang bisa menjadi anggota jaringan KantorMaya ? Angggotanya direkrut dari
jagad maya, siapapun bisa menjadi pegawai, dari berbagai kalangan, latarbelakang pendidikan dan
umur. Mengapa demikian ? Karena Organisasi kantorMaya terdiri dari 2 bagian, yaitu Jajaran
Pengurus dan Jaringan Anggota. Jajaran Pengurus adalah orang orang yang mengelola langsung
jalannya operasional dan kinerja organisasi, dan jaringan anggota adalah orang orang yang
menunjang keberhasilan usaha. Bagaimana Kongkritnya ? Jajaran Pengurus punya struktur
organisasi dan cara kerja yang sistematik, seperti kantor kantor nyata. Ada Kepala Kantor, General
manager, Manager, Supervisor, dan staff lainnya. Dibentuk juga divisi divisi/departemen
disesuaikan dengan kebutuhanorganisasinya. Personalia ini harus memenuhi kualifikasi tertentu
sesuai dengan bidang dan fungsi organisasi. misalnya Bagian pemrograman, pegawai harus
memiliki keahlian dibidang pemrograman, coding dll. bagian keuangn juga demikian, memeiliki

3. kemampuan mengelola keaungan dan budgeting, dlsb. Sedangkan Jaringan Anggota adalah
berfungsi untuk menunjang operasional usaha dan bertugas untuk mengembangkan usaha dan
mencari anggota lainnya untuk bergabung dengan sistem multilevel. jaringan anggota bisa terdiri
dari anak anak sampai orang lanjut usia, yang penting bisa menggunakan internet.
Bagaimana organisasi Kantor Maya membiayai operasionalnya ? Kantor Maya
mempunyai tujuan profit oriented, yaitu melakukan usaha untuk memperoleh pendapatan, yaitu
dengan membuat suatu proyek/pekerjaan yang berkaitan dengan dunia maya. Sebagai contoh
membuat situs komersial, atau forum forum, social media dll dengan mengharapkan pendapatan
dari pemasang iklan pada situs tsb. bisa juga jasa pembuatan program, website, IT dll dengan
pendapatan dari pemberi kerja. Bagaimana dengan sistem penggajian kepada para
anggota/pegawainya. Tentu disesuaikan dengan peran dan jabatannya. Semakin berperan dan
menduduki posisi jabatan tinggi maka semakin besar pula gaji yang diterima. Bagaimana
mengelola keuangan organisasi ? Berapapun besarnya, tentu sebuah organisasi memerlukan dana
untuk menjalankan operasionalnya. Untuk itu perlu mengikut sertakan pemilik dana, dan mengenai
besar atau kecil, bisa dikomunikasikan antar pemilik modal. Tentulah pemilik modal inilah yang
memiliki otoritas dalam mengelola keuangan organisasi.
Tujuan organisasi Kantor Maya adalah kesejahteraan seluruh anggotanya. Pengurus
organisasi haruslah terdiri dari orang orang yang kreatif, kompeten dan bertanggungjawab
mengelola organisasi, dan selalu menjaga integritas, menghargai setiap peran dari seluruh
anggotanya. Karena ini baru dalam tahap konsep, maka dalam mewujudkannya perlu proses dan
masukan gagasan orang orang yang memiilki persepsi yang sama.
Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation)
Bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (AO) yang banyak diimplementasikan pada
perkantoran modern saat ini dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran
menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan
komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya
peralatannya saja yang berbeda.
Aplikasi-aplikasi yang banyak diimplementasikan dalam OA adalah :
1. WORD PROCESSING, Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang
secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau
cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan
memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif
untuk diberikan kepada anggota lain.
2. ELECTRONIK MAIL, Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan
jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima
pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan. Surat elektronik
pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi
ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik

4. yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP. Ada dua cara untuk mengakses surat
elektronik:
3. VOICE MAIL, Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda
hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan
kepada anda. Contoh software: Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi
dalam bentuk suara dan teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan
berbicara dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup aplikasi
yang sedang dijalankan. Hal itu dimungkinkan karena software buatan Aledentsoft ini
menggunakan teknologi Quickswitch dan Overlay Message. Keuntungan tersebut tentunya
sangat mendukung bagi bisnis internet café dan game center.
4. ELECTRONIC CALENDARING, Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan
komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic
calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun
terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi. Contoh : softwarenya ada.
5. AUDIO CONFERENCING, Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi
suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk
tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak
memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Contoh software : FireWire adalah adalah merek dagang Apple sekaligus nama yang paling
populer untuk standar kabel data antar-muka berseri IEEE 1394. Sony memperkenalkan IEEE
1394 dengan nama i.Link. Meski namanya berbeda-beda, ketiganya (FireWire, IEEE 1394 dan
i.Link) sama-sama menunjuk pada jenis kabel data yang mampu mengirim data dengan
kecepatan sangat cepat, sampai pada rata-rata 400 megabit per detik (Mbps). FireWire diklaim
sebagai saluran penghantar data yang paling cepat dan stabil diantara saluran lain seperti USB.
6. VIDEO CONFERENCING, Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video.
Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang
berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain
selagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan
yang digunakan ), yaitu : Video satu arah dan audio satu arah, Video satu arah dan audio dua
arah, Video dan audio dua arah.
7. COMPUTER CONFERENCING, Computer conferencing adalah penggunaan jaringan
komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi
selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena
kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’
digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing
digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi
diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikotayang
berlainan.

5. 8. FACSIMILE TRANSMISSION, Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah
penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel
komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah
diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya
dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki
mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin
faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Ketika koneksi telah terjadi
dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area
yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu
sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau
terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu
ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima
tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen
yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.
9. VIDEOTEXT, Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan
materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia
disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL, Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume
dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat
dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai
penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan
microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas
sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia
diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman
masalah.Contohnya : situs penyedia seperti photobucket.
11. DESKTOP PUBLISHING, Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak
yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing
terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software
desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi
aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan
memberikan komunikasi yang efektif. Contoh : Microsoft Publisher adalah sebuah program
aplikasi untuk sistem operasi Windows yang digunakan untuk Desktop publishing. Program ini
merupakan buatan Microsoft Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003,
telah diintegerasikan ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office
Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasi dengan
Microsoft Office Publisher 2007.
Sistem Informasi di kantor yang banyak di implementasi office Automation adalah Word
Processing, FAX, E-mail, Internet

6. Daftar Pustaka
https://rantauld.wordpress.com/2012/11/08/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalam-manajemen-
kantor/
https://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html
http://nikenindriana106.blogspot.co.id/2015/04/otomatisasi-perkantoran.html
https://www.slideshare.net/RatihSafitri2/sim-ratih-safitri-hapzi-ali-pengguna-dan-
pengembangan-sistem-universitas-mervu-buana-2017
http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-office-kantor-maya.html
https://id.wikipedia.org/wiki/Kantor_virtual