Whitepaper NEN-ISO41001: 2018 (NL)

Whitepaper NEN-ISO41001: 20181
Whitepaper NEN-ISO41001:2018
WHITEPAPER NEN-ISO41001:2018
Nederland is een traditioneel gidsland binnen Facility Management
(FM). In 2017 was de FM-sector goed voor zo’n 10% van ons BNP en
waren meer dan een kwart miljoen mensen hierin werkzaam.
Een deel van het succes van FM in Nederland is te danken
aan de hoge kwaliteit van uitbesteedde diensten. In 2017
was circa 74% van de facilitaire dienstverlening uitbesteed
aan derden. Om de uitvoering van al deze diensten in
goede banen te kunnen leiden is een professionele
invulling van FM onontbeerlijk.
Een van de ontwikkelingen die we zien in de branche is de noodzaak om ons snel
aan te kunnen passen aan veranderende marktomstandigheden. Hoewel niet nieuw
is de dynamiek hierbij sterk veranderd: werden veranderingen in het verleden nog
gevolgd door een periode van relatieve rust, in de nieuwe werkelijkheid dienen deze
zich voortdurend aan. Hoe kan FM zich effectief organiseren zodat continue invulling
wordt gegeven aan de noodzaak tot vernieuwing?
Uitdagingen voor interne FM-organisaties
In veel organisaties is FM een intern organisatiedeel. Bij grotere organisaties1 maakt
FM vaak deel uit van een Shared Service Organisatie (SSC). Binnen de SSC’s zijn
vooral ondersteunende processen zoals P&O, ICT, Financiën, Inkoop, Communicatie,
Juridische zaken en facilitaire dienstverlening samengevoegd. Hierbij is de
doelstelling om te gaan werken voor de gehele organisatie en in toenemende mate
voor meerdere organisaties. De voordelen zijn altijd helder: kostenbesparend,
kwaliteitsverhogend, leuker voor de medewerkers die zich breder kunnen
ontwikkelen en meer continuïteit in dienstverlening.
Een potentieel nadeel van deze ontwikkelingen is de verregaande formalisatie en
bureaucratisering binnen SCC’s die een natuurlijk gevolg is van de beoogde
efficiëntiedoelstellingen. Hierdoor wordt het lastig om mee te gaan met de snelle
marktontwikkelingen en de vereiste wendbaarheid te realiseren.
1
Bijvoorbeeld bij gemeenten, regionale ambulance diensten en de overheid.

In december 2018 is de NEN-ISO41001:2018 gepubliceerd.
Deze norm is een zogenaamde managementsysteem-
norm en biedt een kapstok om de FM-organisatie op een
hoger niveau te brengen.
Waarom is een managementsysteem zo belangrijk voor FM?
‘Managementsystemen zijn die activiteiten die
worden ingezet om op bekende problemen te
anticiperen, ze te voorkomen of op te lossen.2’
Een FM managementsysteem is daarmee eigenlijk
niets meer of minder dan een reeks afspraken voor
beleid en maatregelen dat de basis vormt voor
continue verbetering en aanpassing aan de snel
wijzigende markt. Het is daarmee geen statisch
document maar een systematische benadering.
De Plan-Do-Check-Act ofwel PDCA-cyclus is hierbij
een belangrijk hulpmiddel.
Managementsystemen kunnen voor uiteenlopende
thema’s worden ingezet, zoals voor Kwaliteit, Milieu,
Voedselveiligheid, of Arbo. Die thema’s zijn daarin geen
op zichzelf staande management-onderwerpen, maar
moeten onderdeel zijn van uw integrale
bedrijfsvoering. De onderwerpen kunnen qua omvang
van elkaar verschillen naarmate uw organisatie meer
waarde hecht aan het één of het ander, maar vormen
samen wel één geheel. In veel organisaties worden
deze onderwerpen los van elkaar “beheerst”.
Dat leidt alleen tot versplintering en inefficiëntie. Door
deze versplintering ervaren veel bedrijven een
managementsysteem als een administratieve last.
Juist FM kan vanuit het perspectief van de klant zorg dragen voor de benodigde
integraliteit waardoor de voordelen van een effectief integraal
managementsysteem voor de hele organisatie volledig worden benut.
2
Harvard Business School, 2008

3
Hoe gaat NEN-ISO41001:2018 ons hierbij helpen?
Zoals aangegeven biedt deze norm een
kapstok om de verschillende thema’s
integraal samen te brengen. Hierbij wordt
de PDCA-methodiek als structuur
gebruikt om zeker te stellen dat beleid en
maatregelen optimaal op elkaar zijn
afgestemd zodat FM kan helpen om de
doelstellingen van de opdrachtgever
(‘demandorganisatie’ in het taalgebruik
van de NEN-ISO41001:2018) optimaal
worden ondersteund.
Hoe werkt NEN-ISO41001:2018?
De norm is eigenlijk niets meer dan een gestructureerde toolkit of methode,
gebaseerd op wereldwijde ‘proven practices’. Hiermee biedt de norm een middel
om de FM organisatie door te lichten, tekortkomingen te identificeren, analyseren en
op basis van risico- en compliancemanagement verbeteracties te prioriteren.
Hiermee kunnen tekortkomingen of ‘gaps’ in de bestaande situatie effectief worden
overbrugd.
Betekent invoering NEN-ISO41001:2018 een hoop extra werk?
Werken met de NEN-ISO41001:2018 betekent allereerst antwoord geven op veel
praktische vragen. Het zal noodzakelijk zijn om op basis van de gegeven
antwoorden een GAP-analyse uit te voeren om te identificeren welke maatregelen
noodzakelijk zijn om het gewenste resultaat te behalen en in welke prioriteit. Gelukkig
betekent dit niet dat uw bestaande managementsysteem vanaf de grond opnieuw
moet worden opgebouwd.
De bedoeling van een managementsysteemnorm is dat deze uw organisatie
ondersteunt, niet dat de FM-organisatie door het invoeren van
de NEN-ISO41001:2018 opeens anders moet gaan werken!
Het is dus niet nodig of gewenst op het wiel opnieuw uit te
vinden voor ieder onderdeel van het FM-
managementsysteem. Door het combineren en structureren
van aanwezige en ontbrekende informatie kunt u het
managementsysteem waar nodig aanvullen door te toetsen
Huidige
situatie
Gewenste
situatie
GAP-analyse
Cruciale factoren voor verandering

4
op kaders voor risicobeheersing, normeisen en wetgeving.
Uitgangspunten van de NEN-ISO41001:2018
Een belangrijk uitgangspunt van deze norm is dat er regelmatig afstemming
plaatsvindt tussen het topmanagement van de demandorganisatie en dat van de
FM-organisatie. Door middel van deze ‘strategische dialoog’ worden de
doelstellingen van de demandorganisatie helder en wordt het mogelijk voor FM om
haar strategie en beleid nauw uit te lijnen met die van haar opdrachtgever(s).
Een ander belangrijk uitgangspunt is dat FM per
definitie een leverancier van het primaire proces is.
Niet alleen betekent dit dat FM zich zal moeten
organiseren als een separate organisatie of
separaat organisatiedeel met eigen strategie,
doelstellingen en beleid, maar ook zich zoveel
mogelijk zal moeten conformeren aan de spelregels
die voor externe aanbieders gelden. Hierdoor
ontstaat een level playing field, waardoor
benchmarking eenvoudiger wordt.
In de structuur van de NEN-ISO41001:2018 wordt vanuit de systeembenadering een
logische opbouw gevolgd, waarbij de relevante hoofdstukken in rood zijn aangegeven:
Fig1 schematische weergave NEN-ISO41001 en hoofdstukindeling

5
Context bepalen
De basis van een goed systeem is dat het altijd aansluit bij de doelstellingen voor de
belangrijkste managementonderwerpen die de directie voor ogen heeft. In deze
fase bepaalt u de context van de organisatie. Hierin beschrijft u de variërende
factoren die zowel een positieve als negatieve invloed kunnen hebben op
het behalen van die doelstellingen. Het is belangrijk om de unieke context van
uw demandorganisatie te begrijpen en beschrijven voordat u vervolgstappen gaat
nemen.
U kunt bij het bepalen van die organisatiecontext denken aan externe factoren als
ontwikkelingen op het gebied van weten regelgeving, de economie, technologie,
concurrentie in de markt. U kunt deze bijvoorbeeld in kaart brengen aan de hand
van een DESTEP-analyse. Maar denk ook aan belanghebbenden (externe) partijen
die iets vinden van uw organisaties of bepaalde verwachtingen hebben, zoals
medewerkers, klanten, partners, toezichthouders, leveranciers en de maatschappij in
het algemeen.
Bij interne factoren kunt u denken aan het producten- of dienstenaanbod,
organisatiestructuur, rollen en verantwoordelijkheden, cultuur, kapitaal, tijd, mensen,
processen, systemen en technologieën.
Het is aan u om te doorgronden welke onderwerpen en omstandigheden
invloed kunnen hebben op uw organisatie, doelstellingen, processen, producten,
diensten of klanten en hoe u uw systeem daar op inricht. Veel organisaties maken
hiervoor gebruik van managementmodellen als de eerder genoemde DESTEP-
analyse, SWOT-analyse of het 5-krachtenmodel van Porter, maar ook brainstorm-
sessies met het managementteam kunnen al veel waardevolle informatie opleveren.

6
Zodra deze duidelijk is legt u de context van de organisatie vast. Omstandigheden
veranderen en dus zult u wel regelmatig de context van uw organisatie in de gaten
moeten houden en mogelijk bijsturen.
Leiderschap
Het woord ‘management’ in
managementsysteem staat er niet voor niets. Het
implementeren van het managementsysteem is
een eerste stap, maar vooral bij het handhaven
ervan is voortdurende ondersteuning van het
topmanagement binnen de FM-organisatie een
cruciale factor. De norm besteedt in dit hoofdstuk
daarom veel aandacht aan het benodigde
commitment van het topmanagement.
Nota bene: vooral bij grote interne FM-organisaties kan het een uitdaging zijn om
vast te stellen wie nu precies het topmanagement vormt. Hierdoor kan een
organisatie geconfronteerd worden met bijvoorbeeld tegenstrijdig beleid.
In de volgende stappen wordt duidelijk gemaakt waar de verwachtingen liggen van
het topmanagement van de demandorganisatie en die van het topmanagement
binnen het managementsysteem (FM organisatie). Idealiter betekent dit dat u zich al
bezig moet houden met het creëren van draagvlak en het managen van
verwachtingen bij het topmanagement voordat u een aanvang maakt met de
invoering van de NEN-ISO41001:2018.
Planning
Door praktisch invulling te geven aan de
geformuleerde strategie ontstaan automatisch
(project)risico’s. Hierbij is het van belang deze te
managen, waarbij het woord ‘risico’ zowel
kansen als bedreigingen betreft. Een van de
uitgangspunten in dit proces is om vooraf vast te
kunnen stellen dat initiatieven het gestelde
resultaat doen bereiken?
Planning gaat verder stapsgewijs in op de doelstellingen van de organisatie. Zijn die
ook uitgelijnd met die van uw opdrachtgever (demandorganisatie), adequaat
vastgelegd en gecommuniceerd binnen de organisatie?
Tenslotte wordt vastgesteld hoe de governance is ingeregeld, welke middelen
benodigd zijn om de opdracht uit te kunnen voeren en hoe de organisatie omgaat
met risicobeheersing: proactief of juist reactief?

7
Ondersteuning
‘De FM-organisatie moet de middelen vaststellen en beschikbaar stellen die nodig
zijn voor het inrichten, implementeren, onderhouden en continu verbeteren van het
FM-managementsysteem.’
Hierbij gaat het niet alleen over financiële middelen die
toereikend zijn voor de realisatie van de gevraagde
dienstverlening, maar ook over voldoende competente
in- en externe medewerkers, organisatorische
kennisborging, communicatiemiddelen en een effectief
documentmanagementsysteem waarmee informatie
kan worden gecreëerd, geactualiseerd en beheerst.
Uitvoering
Dit is ‘het kloppend hart’ van elke FM-organisatie. In
uitvoering vindt het daadwerkelijke klantcontact
plaats, wordt waarde toegevoegd (en geld
verdiend). Uitvoering richt zich op de speerpunten van
operationele planning en beheersing, op de
afstemming met de verschillende belanghebbenden
en de integratie van de verschillende diensten die
worden geleverd.
Hebben we eerder in de norm acties geïdentificeerd om kansen op te pakken en
risico’s te managen, in dit hoofdstuk worden processen, procedures en prestatie
nadrukkelijk hierop uitgelijnd zodat de beoogde resultaten behaald kunnen worden.
Evaluatie van de prestaties
Als het doel van uitvoering is om waarde toe te voegen, dan is het doel van dit
hoofdstuk om vast te stellen of dat ook daadwerkelijk op de maat gebeurd is. Door
het monitoren, meten, analyseren en evalueren van de prestaties wordt inzicht
gegeven in en verantwoording afgelegd over de prestaties van de FM-organisatie.
Verbetering
Omdat de organisatie moet blijven leren en zich
ontwikkelen wordt vanzelfsprekend dieper ingegaan op
het identificeren van afwijkingen en de bijbehorende
corrigerende maatregelen. Maar minstens zo belangrijk is
het inrichten en onderhouden van het proces van
continue verbetering, waaronder het realiseren van
preventieve maatregelen om verstoringen te voorkomen.

8
Inhoud en opzet van de NEN-ISO41001:2018
Ondersteuning
• ID & beveiligde middelen
• Sourcing & bewaking
• Competenties
• Bewustzijn
• Communicatie
• Benodigde informatie
• Kennismanagement
Context van de organisatie
• Externe & interne issues
• Behoeften belanghebbenden
• Vaststellen toepassingsgebied
• Document scope
• FM Managementsysteem
Planning
• Risico’s & kansen
• Aanpak risico’s
• Behoeften van belanghebbenden
• FM doelstellingen
• Implementatieplan
• Leiderschap & commitment
• Vaststellen FM beleid
• Communiceren FM beleid
• Relevante rollen
• Verantwoordelijkheid & bevoegdheid
Leiderschap
PLAN

9
Het vervolg...
Zoals uit het voorgaande blijkt biedt de NEN-
ISO41001:2018 een zeer effectieve methode om
het FM-managementsysteem van uw
organisatie door te lichten en te optimaliseren.
In volgende whitepapers wordt nader
ingegaan op de praktische implicaties van
invoering van de norm en certificering.
Meer weten?
Mocht meer willen weten over de NEN-
ISO41001, de toepasbaarheid hiervan voor uw
FM-organisatie, of de verschillende NEN-
ISO41001 cursussen en workshops, neem dan
contact op met HEYDAY Academy.
Eindhoven, mei 2019
Ian van der Pool MFM, CFM
Evaluatie van de prestaties
• Rijkwijdte toezicht
• Toezicht op middelen & methoden
• Gedocumenteerde resultaten
• Evalueren prestaties
• Audits
• Topmanagement review
• Communiceren / reageren op resultaten
Verbetering
• Nonconformiteiten
• Correctieve acties
• Preventieve maatregelen
• Gap-analyse
• Continue verbetering
ACT
CHECK
Uitvoering
• Processen
• Verandermanagement
• Controle processen
• Relatie met belanghebbenden
• Integratie van diensten
DO

Whitepaper NEN-ISO41001: 2018 (NL)

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Similaire à Whitepaper NEN-ISO41001: 2018 (NL)

Similaire à Whitepaper NEN-ISO41001: 2018 (NL) (20)

Plus de Ian van der Pool MFM CFM

Plus de Ian van der Pool MFM CFM (9)

Whitepaper NEN-ISO41001: 2018 (NL)