Gestiunea arhivelor definitive Patrascu Mihaela Hanelore

1. Patrascu Mihaela Hanelore

2.  Prin arhiva generala intelegem
asezamintul instituit cu scopul de a
adaposti in localul sau(depozit)toate sau
mai multe arhive speciale dintr-un tinut
determinat.
 Un stat poate avea o arhiva generala
(principiul concentrarii teritoriale) sau
mai multe arhive locale regionale sau
departamentale.
 In Romania avem Arhivele Nationale
Istorice si mai multe arhive
departamentale(M.Ap.N;SRI, MAE etc)

3.  Arhiva Naţională Istorică are în subordine 41
direcţii judeţene care deţin elemente
patrimoniale relevante în special pentru
cultura regională, şi care au o răspundere
culturală foarte mare pentru diverse
comunităţi locale.

4.  Arhivele create trebuie sa se inregistreze la ANI prin
completarea si depunerea unei fise.
 Fiecare creator de arhiva de comun acord cu ANI, intocmeste
un indicator specific in care sunt trecute toate formele de
documente pe care le creaza.
 Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente ce
fac parte din Fondul Arhivistic Naţional le depun spre păstrare
permanentă la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale
Arhivelor Naţionale, după cum urmează:
1. • documentele scrise, după 30 de ani de la crearea lor;
2. • documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;
3. • actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;

5. 1. documentele fotografice, precum şi peliculele
cinematografice, după 20 de ani de la crearea
lor;
2. • matricele sigilare, după scoaterea lor din uz.
 Creatorii şi deţinătorii de documente le pot
deţine, după expirarea termenului de
depunere, dacă le sunt necesare desfăşurării
activităţii, pe baza aprobării Arhivelor
Naţionale sau a direcţiilor judeţene, după caz..
 In această situaţie, creatorii şi deţinătorii de
documente sunt obligaţi să depună la Arhivele
Naţionale sau la direcţiile judeţene câte un
exemplar al inventarelor documentelor
permanente pe care le deţin.

6.  Cuprinde:
 documentele celor mai importante instituţii ale
statelor româneşti în secolele XVIII-XX (Divanul de la
Iaşi – 1786-1862, Judecătoria din Bucureşti – 1864-
1866, Senatul român – 1864-1944, Casa Regală – 1866-
1948 etc.)
 - fondul de documente al instituţiilor guvernamentale
sau centrale (Comandamentul Militar din Bucovina –
1403-1786, Ministerul Afacerilor Interne, Ministerul
de Finanţe etc.)
 - fonduri documentare ale instituţiilor locale
(prefecturi, documentele comitatelor şi scaunelor,
ale primăriilor şi alte documente vechi, cum ar fi
actele funcţionarilor primăriilor din Dej din anul 1236
până în anul 1968 etc.)

7.  fondurile instituţiilor judecătoreşti (Curtea de
Casaţie, Divanuri etc.)
 - fonduri de documente ale unor instituţii
economice (de exemplu bresle extrem de
diverse)
 - fonduri provenind de la autorităţile militare
(cele mai vechi sunt cele ale Ordinului
Cavalerilor Templieri – 1212 şi Bula de Aur –
1222; acte ale voievozilor, comandanţilor de
oşti, guvernatori miliatri etc.)
 - fonduri documentare ale instituţiilor de
sănătate (cum ar fi acte ale spitalelor de
caritate din sec. XVIII).

8.  fonduri documentare ale instituţiilor sociale şi de
muncă (actele cele mai vechi fac referire la
soarta săracilor, bolnavilor şi cerşetorilor – cele
mai vechi datează din sec.XV şi au fost emise la
Braşov)
 - fonduri ale instituţiilor de învăţământ (primele
documente păstrate datează din sec. XVII)
 - fonduri documentare ale organizaţiilor
religioase (actele mănăstirilor, bisericilor etc.)
 - acte personale şi documente de familie (cele
mai vechi sunt privilegiile acordate diferitelor
persoane sau familii, dar diversitatea
documentelor din această categorie este extrem
de mare)

9.  Arhivele Naţionale Istorice achiziţionează,
organizează, conservă şi asigură accesul prompt
la colecţiile de documente pentru studiu şi alte
interese ale membrilor societăţii şi comunităţilor
locale, pe orice suport şi în orice format.
 ANI oferă asistenţă şi instruirea în spaţiile sale şi
pentru utilizarea acestor materiale pentru a
oferi facilităţi şi servicii pentru cercetare şi
studiu.
 valorificarea şi facerea cunoscută a
patrimoniului deţinut, unui public cât mai larg,
urmărindu-se dezvoltarea culturală a societăţii şi
a diverselor comunităţi particulare, precum şi
protejarea drepturilor diverselor categorii de
persoane private.

10.  Arhiva are o dublă semnificaţie: un sistem de
înregistrare şi documentele diverse
înregistrate prin sistemul respectiv.
Înregistrarea în cadrul arhivei este un proces
extrem de riguros şi coerent, care are
menirea de a ajuta la îndeplinirea misiunii
prin facilitarea lucrului cu documentele,
elementele patrimoniale componente ale
arhivei.

11.  Înregistrarea patrimoniului cultural este
atât o problemă de evidenţă a
elementelor deţinute, deci de control al
lor, cât şi de accesiblitate. Fără o
evidenţă corespunzătoare ar fi practic
imposibil să se regăsească un anumit
element printre sutele de mii sau
milioanele de documente existente. Deci
un prim pas în adoptarea unei politici
adecvate care să determine atingerea
misiunii unei arhive este alegerea celui
mai potrivit sistem de arhivare.

12.  Acesta presupune respectarea următoarelor
principii: accesibilitatea, uşurinţa în citire şi
înţelegere, integritatea informaţiei,
relevanţa, reprezentativitatea,
autenticitatea şi competenţa. Pentru a se
putea realiza toate acestea nu este suficientă
existenţa unei politici de arhivare adecvate, ci şi
angajarea şi instruirea permanentă unor
persoane competente în acest domeniu. La baza
sistemului de arhivare stă în prezent un sistem
informaţional complex, adecvat pentru
gestionarea corespunzătoare a rhivelor, care
facilitează la maximum regăsirea informaţiei
solicitate.

13.  trebuie stabilite criterii de selecţie a documentelor care fac
parte din patrimoniul cultural naţional şi care sunt deţinute de o
arhivă istorică/culturală. De asemenea trebuie stabilită o
metodologie de depistare a acestor documente şi de obţinere a
lor pentru mai buna lor conservare şi pentru a facilita accesul
unui public cât mai variat la ele. Legislaţia în vigoare prevede,
printre altele, modalitatea prin care se dezvoltă – în mod organic
– patrimoniul Arhivelor Naţionale Istorice şi desemnarea
elementelor care fac parte din Fondul Naţional. De asemenea
arhivele istorice se pot dezvolta prin achiziţii de la diverşi
proprietari de documente de importanţă culturală naţională sau
locală (dacă este vorba de dezvoltarea patrimoniului unor arhive
locale). Acestea se pot face de la alte organizaţii, inclusiv de la
magazine de antichităţi, prin achiziţia totală sau parţială a unor
fonduri arhivistice private sau prin achiziţia directă de
documente propuse spre cumpărare de diverşi particulari. De
asemenea donaţiile pot contribui la dezvoltarea unor arhive
istorice-patrimoniale, şi legislaţia – precum şi politica particulară
adoptată de fiecare arhivă istorică – ar trebui să încurajeze acest
fenomen.

14.  să se facă ţinându-se cont de criterii
precise, definite şi respectate de către
arhivari, printre care menţionăm:
- creatorul documentului
- provenienţa şi istoria respectivului document
- raritatea şi calitatea lui
- importanţa pentru dezvoltarea culturală şi
înţelegerea istoriei unei personaşităţi, a unei
comunităţi etc.

15.  se face în funcţie de valoarea lor ca
martori ai unor fenomene culturale şi de
informare, precum şi în funcţie de
ineditul lor. De asemenea această
evaluare trebuie să ţină cont şi de
potenţialul respectivului document, ca
atare ar trebui făcută şi o evaluare a
importanţei culturale viitoare a acelui
document, ţinându-se cont de evoluţiile
socio-culturale care se profilează.

16.  presupune foarte multă responsabilitate. De cele
mai multe ori aceste documente sunt fragile, iar
factorii care pot să le afecteze negativ sunt
foarte numeroşi, unii dintre ei foarte greu
controlabili. Starea documentelor de arhivă este
foarte mult influenţată şi de condiţiile de
depozitare a acestora. Pentru a fi corect
depozitate, colecţiile de documente ale
arhivelor trebuie să fie organizate conform unor
criterii bine delimitate (tipologie, perioada de
realizare, tematică etc.) De asemenea modul de
amplasare trebuie să faciliteze nu numai
păstrarea lor corespunzătoare, dar şi regăsirea
lor rapidă.

17.  depinde de mai mulţi factori. Cei mai importanţi
dintre aceştia sunt: resursele financiare,
materiale şi umane de care dispune organizaţia,
legislaţia şi normele metodologice în vigoare,
tipologia elementelor respective. Astfel,
principalele direcţii strategice pentru
conservarea corespunzătoare a documentelor
sunt următoarele:
 a. documente pe hârtie
 b. documente pe pergament
 c. fotografii
 d. înregistrări audio-vizuale
 e. microfilme
 f. documente pe suport electronic

18.  este o problemă extrem de importantă şi de
mare responsabilitate. La baza acestei
înregistrări stă studierea materialelor respective,
realizată de către specialiştii instituţiei. Astfel,
elementele patrimoniale nou intrate, fie că este
vorba de documente de orice, fel, sau de sigilii,
modene etc., sunt studiate pentru a fi
identificate elementele de origine, calitatea,
semnificaţia istorică etc. Studierea acestora însă
poate fi un proces foarte complicat şi de durată
deoarece elementele de patrimoniu deţinute
trebuie să fie interpretate într-un anumit
context

19.  Există mai multe sisteme de evidenţă, fiecare
particularizat în funcţie de utilizatori şi scopul
pentru care a fost creat. Astfel există o evidenţă
la depozit, pentru a se putea şti ce conţine
acesta şi cum se poate regăsi orice material din
arhivă. O altă înregistrare se face pentru
rezolvarea cererilor din cele mai diverse, la care
trebuie să se răspundă în timpul cel mai scurt. Se
face şi o evidenţă la sala de lectură, care este de
asemenea importantă deoarece astfel se poate,
pe de o parte, regări informaţia despre
materialele de arhivă deţinute de către
utilizatori şi, pe de altă parte, se urmăreşte
circuitul documentelor depozit-cercetare.

20.  A. APARATUL CENTRAL
 Cabinetul Directorului General
 Secretariat
 Registratură
 Consilier Juridic
 Analiză-Sinteză Informare şi Relaţii Publice

21.  B. Arhivă
 Serviciul Asigurarea Informării, Cercetării şi
Documentării
 Serviciul Metodologie, Îndrumare şi Control
 Serviciul Management Resurse Umane
 Serviciul Financiar-Contabilitate
 Biroul Organizare, Planificare Situaţii de Urgenţă
şi Protecţia Specială a Documentelor
 Biroul Integrare Europeană, Programe şi
Cooperare Internatională
 Serviciul Publicaţii, Activităti Ştiinţifice şi
Cultural-Educative
 Biroul Analiză şi Prelucrare Informatii Arhivistice

22.  DIRECŢIA ASIGURARE TEHNICO-MATERIALĂ
ŞI CONSERVARE
Serviciul Asigurare Tehnico-Materială Serviciul
Conservare-Restaurare Serviciul Microfilmare si
Reprografiere
 DIRECŢIA ARHIVELOR NAŢIONALE ISTORICE
CENTRALE
 Serviciul Arhive Administrative şi
Culturale Serviciul Arhive Economice
Serviciul Arhive Feudale, Personale şi
Colecţii Serviciul Arhive Contemporane
Serviciul Arhive Tehnice şi de Înregistrare
Serviciul Relaţii cu Publicul

23.  In cazul desfiinţării unei unităţi creatoare de documente, fără ca
activitatea acesteia să fie continuată de o alta, şeful
compartimentului de arhivă întocmeşte un proces-verbal în
prezenţa reprezentantului Arhivelor Naţionale, în care se
consemnează: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii
extremi, stadiul de prelucrare (inventariere, selecţionare),
starea de conservare. Procesul-verbal va fi semnat de şeful
compartimentului de arhivă din unitatea desfiinţată şi de
membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal
se predă reprezentantului Arhivelor Naţionale. In situaţia mai sus
prevăzută, documentele cu valoare ştiinţifică vor fi preluate de
Arhivele Naţionale sau de direcţiile judeţene, iar cele cu valoare
practică, în baza cărora se eliberează copii, extrase şi certificate
privind drepturile individuale ale cetăţenilor vor fi depuse la
Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale sau la direcţiile judeţene
ale acestuia.
 Documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional, o dată
intrate, potrivit legii, în depozitele Arhivelor Naţionale, nu mai
pot fi retrase din administrarea acestora.

24.  Sunt exceptate de la depunere, conform
art. 14 din Legea Arhivelor Naţionale,
următoarele instituţii:
 Ministerul Apărării Naţionale,
 Ministerul Afacerilor Externe.
 Serviciul Român de Informaţii,
 Serviciul de Informaţii Externe,
 Serviciul de Protecţie şi Pază,
 alte organe cu atribuţii în domeniul
siguranţei naţionale,
 Academia Română.

25.  se efectuează prin confruntarea inventarelor cu unităţile
arhivistice. Împreună cu documentele se predau şi
inventarele acestora, în 3 exemplare. Predarea-
preluarea se consemnează într-un proces-verbal,
întocmit în 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.
 Procesul-verbal se întocmeşte şi se înregistrează la
unitatea creatoare sau deţinătoare, numărul lui fiind
trecut în registrul de evidenţă curentă, în dreptul
inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se
înregistrează şi la Arhivele Naţionale. Un exemplar
rămâne la unitatea creatoare sau deţinătoare, celelalte
două sunt trimise la Arhivele Naţionale.

26.  Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic
National al Romaniei pot fi folosite pentru:
cercetare stiintifica, rezolvarea unor lucrari
administrative, informari, actiuni educative,
elaborarea de publicatii si eliberarea de copii,
extrase si certificate.
Documentele care fac parte din Fondul
Arhivistic National al Romaniei pot fi consultate,
la cerere, de catre cetateni romani si straini,
dupa 30 de ani de la crearea lor. Pentru
documentele la care nu s-a amplinit acest
termen, cercetarea se poate face numai cu
aprobarea conducerii unitatii creatoare sau
detinatoare.
Documentele de valoare deosebita nu se
expun public, an original, ci sub forma de
reproduceri.

27.  Documentele a caror cercetare poate afecta interesele
nationale, drepturile si libertatile cetatenilor, prin datele
si informatiile pe care le contin, sau cele a caror
integritate fizica este an pericol nu se dau an cercetare.
Fac parte din aceasta categorie documentele care:
a) privesc siguranta, integritatea teritoriala si
independenta statului roman, potrivit prevederilor
constitutionale si ale legislatiei an vigoare;
b) pot leza drepturile si libertatile individuale ale
cetateanului;
c) sant antr-o stare necorespunzatoare de conservare,
situatie stabilita de comisia de specialitate si consemnata
antr-un proces-verbal;
d) nu sant prelucrate arhivistic.
Stabilirea documentelor respective se face de catre
detinatorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6.

28.  - documentele medicale, dupa 100 de ani de la crearea
lor;
- registrele de stare civila, dupa 100 de ani de la
crearea lor;
- dosarele personale, dupa 75 de ani de la crearea lor;
- documentele privind viata privata a unei persoane,
dupa 40 de ani de la moartea acesteia;
- documentele referitoare la siguranta si integritatea
nationala, dupa 100 de ani de la crearea lor;
- documentele privind afacerile criminale, dupa 90 de
ani de la crearea lor;
- documentele privind politica externa, dupa 50 de ani
de la crearea lor;
- documente ale societatilor comerciale cu capital
privat, dupa 50 de ani de la crearea lor;
- documentele fiscale, dupa 50 de ani de la creare;
- documentele notariale si judiciare, dupa 90 de ani de
la crearea lor.