Portföy, Program ve Proje arasındaki farklar; Etkili Proje Yönetimi için anahtar başarı unsurları ve Yenileşim (İnovasyonda) Çevik (Agile) Proje Yönetiminin önemi

1. Etkili Proje Yönetimi
Işık Deliorman Aydın
Novida Stratejik Yönetim Hizmetleri Tic.Ltd.Şti.

2. Portföy – Program – Proje İlişkisi
Portföy
Program
Proje
§ Kuruluşun belli bir zaman diliminde planlamış ve başlatmış olduğu
ve süregelen program ve projelerin bütünüdür.
§ Kapsamında farklı ölçek ve türde (stratejik, yönetsel, operasyonel)
farklı kurumsal amaç ve hedeflere hizmet eden birçok çalışma
bulunur.
§ Birbiriyle bağlantılı birden fazla projeden oluşur.
§ Bir bütün olarak kurumsal tek bir amaç ve hedefe hizmet eder.
§ Bir anda tek bir amaca hizmet eder.
§ Kapsamı, hedefi belirgin, tanımlı ve planlıdır.
§ Belli bir zaman dilimi için planlanmış, başlangıcı ve bitişi belirlidir.

3. Kapsam Yönetimi1
Zaman Yönetimi2
Kaynak Yönetimi3
Bütçe Yönetimi4
Risk Yönetimi5
İletişim Yönetimi6
Kalite Yönetimi7
Entegrasyon Yönetimi8
Satın Alma Yönetimi9
Program Paydaş Yönetimi1
Program Kapsam Yönetimi2
Program Bağımlılık Yönetimi3
Program Bütçe Yönetimi4
Program Risk Yönetimi5
Program İletişim Yönetimi6
Program Yararlar Yönetimi7
Program Değişim Yönetimi8
Örgütsel Değişim Yönetimi9
Stratejik Uyumluluk1
Toplam Katma Değer Ölçümü2
Portföy Gözden Geçirme3
Portföy Raporlama/İletişim4
Proje Yönetimi Program Yönetimi Portföy Yönetimi
Proje – Program – Portföy Yönetim Süreçleri

4. Proje Yaşam Döngüsü
Proje Türleri
Proje
Tanımlama ve
Başlatma
Proje
Planlama
Proje
Hayata
Geçirme
Proje
İzleme ve
Kontrol
Proje
Kapanış
ü
Küçük
Orta
Büyük Düşük
Orta
Yüksek
İyileştirme
Geliştirme
Yenilikçilik/
Yeniden
Yapılanma
Stratejik
Dönüşüm
Ölçek Öncelik Etki
Proje Yaşam Döngüsü ve Proje Türleri

5. Proje Sahibi Proje Sponsoru Proje Yöneticisi
§ Projenin Sahibi ve Müşterisidir.
§ Proje’den Beklentilerini, Hedef ve Çıktılarını
Netleştirir.
§ Gerekli yetkinlikte bir Proje Yöneticisi’ni atar;
sorumluluklarını, hedef ve beklentilerini
belirtir.
§ Projenin Organizasyonuna karar verir.
§ Proje’yi, Aşamalarını ve Çıktılarını onaylar.
§ Proje’den Etkilenenlerin Desteğini sağlar.
§ Proje için gerekli Kaynağı ve Desteği sağlar.
§ Projeyle ilgili riskler, sapmalar, çelişki ve
sorunların nihaî çözüm yeridir.
§ Projeyle ilgili nihaî karar merciidir.
§ Proje Yöneticisi’ne ve Ekibine gerekli desteği
sağlar.
§ Projenin iç kabulü ve iç desteğini temin eder.
§ Proje Gözetim Komitesi’nde ve ilgili diğer
ortamlarda projenin başarısı ve gidişatı için gerekli
temsil ve desteği sağlar.
§ Proje’nin, Ana Organizasyonlardaki ve kurum
dışındaki temsilcisi ve iletişimcisidir.
§ Proje’nin, Beklentiler ve Hedefler doğrultusunda
sağlıklı bir şekilde yürütülmesini destekler.
§ Proje Planı, Zaman Planı, Kaynak Planı vb.nin
başarıyla hayata geçmesi için gerekli desteği ve iç
yönlendirmeleri yapar.
§ Gözetim Komitesi kararlarının zamanında alınması
için gerekli altyapıyı sağlar.
§ Proje Ekibi’nin sorumluluklarını belirler ve
görevlerini yerine getirmelerini sağlar.
§ Risk, sapma, çelişki ve sorunların çözümünde aktif
rol oynar.
§ Proje Ekibi’nin performansından sorumludur.
Proje Ekibi Proje Gözetim Komitesi Danışman/Hizmet Sağlayıcı...
§ Projenin başarıyla hayata geçmesi için bilgi ve
iç koordinasyon desteği sağlar. Proje
Yöneticisi yle ve kurum içi koordinasyonu
gerçekleştirir.
§ Projenin, ancak Kuruluş desteği ile
gerçekleştirilmesi mümkün olan teknik
uzmanlık ya da bilgi, rapor sağlama gibi
görevlerini yerine getirir.
§ Üzerine düşen görevleri zamanında , bütçe ve
kaynaklarını verimli kullanarak; doğru ve
eksiksiz olarak yerine getirir.
§ Proje Ekibi tarafından takip edilen işlere dair
gelişmeleri bilgilendirir ve raporlar.
§ Riskler, sapmalar, çelişki ve sorunlarla ilgili
Proje Yöneticisi’ni zamanında uyarır.
§ Proje Gözetim Komitesi, projenin organizasyonu
ile ilgili içerik ve gelişmeleri gözden geçiren ve
karar verici mercidir.
§ Proje Yönetim Ekibini (Danışman+Proje
Yöneticisi+Proje Ekibi) planlama ve proje yönetimi
süresince destekler.
§ Proje Yöneticisi’nin karar verme yetki ya da
yetkinliği olamayacağı noktalarda kararları verir.
§ Projenin sağlıklı biçimde yürütülmesini takip eder;
Proje Aşamalarında ve Çıktılarında gerekli
destekleri sağlar ve kararları verir.
§ Projeyle ilgili riskler, sapmalar, çelişki ve sorunların
çözüm yeridir.
§ Projenin sağlıklı biçimde yürütülmesi ve beklenen
hedef ve sonuçları zamanında ve en iyi kalitede
yerine getirecek taraftır.
§ Projeyle ilgili teknik uzmanlık, bilgi, birikim,
yaklaşım, yöntem ve araçları ortaya koyar.
§ Proje Sahibi, Proje Sponsoru, Proje Gözetim
Komitesi, Proje Yöneticisi ve Proje Ekibi ile uyumlu
ve eşzamanlı olarak çalışır.
Proje Organizasyonu: Rol ve Sorumluluklar

6. Yenilikçi fikirlerin
hayata geçmesi için
itici güç
Bütünleştiricilik
Önceliklendirme,
karar
Süreklilik, aciliyet hissi
ve disiplin
Amaç, vizyon ve
hedeflerle uyumluluk
Yönetişim: rol ve
sorumluluk, karar ve
yetki, yapı
Yönlendirme Motivasyon
Kaynak Yetkinlikler
Çelişki/Çatışma
Yönetimi
Risk Yönetimi
Performans Gözetim, Denetim Dönüşüm İç ve dış iletişim
Proje Başarı Unsurları: Liderlik ve Gözetim

7. Portföy/Program
Yönetimi’nden sorumlu
Lider
Proje Yönetim
Yaklaşımı
Proje Yönetim
Yetkinliği
Proje Ekiplerinin
Rolü (fikir, hayata
geçirme, geliştirme...)
Projenin Amaç ve
Kapsamı
Yönetişim: rol ve
sorumluluk, karar ve
yetki, yapı
Uzman ve gönüllü
karması
İş tanımı ötesinde
sorumluluk
üstlenme
Danışman,
Hizmet Sağlayıcı,
Dış Uzman desteği
Paydaş (Müşteri, iş
birliği, tedarikçi)
temsilci, geri bildirim,
öneri
Pilot Çalışma İletişim
Ölçülebilir ve etkili
sonuçlar
Hızlı ve etkili çalışma
Hayata geçen projelerin
İş Birimi tarafından
sahiplenilmesi
Proje Başarı Unsurları: Proje Yönetimi ve Ekipleri

8. Projenin Amacı
Amaç, kapsam, roller, paydaşlar,
zaman planı ve kaynak
gereksiniminde netlik
Proje Ekibi
Proje Ekip üyelerinin daha baştan
dahil edilmesi, projeyi
benimsemelerini sağlar
Proje Yönetişimi
Rol ve sorumlulukların, izleme,
gözetim, karar ve eskalasyon
noktalarının, toplanma sıklığının,
iletişim planının saptanması
Proje Planı
Proje Ekibi Tarafından:
Yol Haritası, Eylem Adımları,
Sürelerin Tanımlanması,
Paralel/Bağımsız Adımlar
Proje Başlangıcı Kritik Öneme Sahiptir!

9. Projenin Nihai Bitiş Zamanına Odaklanma
Kaybedilen zamanın telafi edilebileceği
adımlar için daha sonra uygun yer bulmak.
Proje Kapsamını Daraltma
Gerçek amaca odaklanmak.
Maliyet ve zaman tasarrufu için,
elzem olmayan unsurları ortadan kaldırmak.
Paydaşlarla Zaman Planında Anlaşmak
Bütçe veya kaynak artırımı ya da
terminleri öteleme olasılıklarını konuşmak.
Proje Zaman Planına Uyabilmek Ana Zorluklardandır

10. Öncelikli Hale Getirmek
Birçok önemli hedef söz konusu
olduğunda, büyük maddelere asla
sıra gelmez.
Uzun-dönemli işler de içinde olmak
üzere, beş maddelik listeye inene
kadar, indirgemek.
Gereksinimleri Kabaca
Sağlamak
Gerekli araçlar, bilgi, beceriler ve
destek olmadan başlamak zordur.
Daha Küçük Parçalara Bölmek
Tüm işi küçük ‘yenilebilir’ parçalara
bölmek.
İlk işi nasıl yapacağından emin olmak
Bu ilk iş için takvime de işaretleyerek
bir termin tarihi belirlemek.
Proje Toplantı Notları
Proje Yönetimi, disiplin ve sıkı takip
işidir.
Proje Toplantılarını ve ‘Yapılacakları’
dokümante etmek ve paylaşmak
Uzun Soluklu Projelere Nefesin Yetmesi için…

11. Hiyerarşik Organizasyon Yapısı
Lider
A
Üye1
Üye2
Üye3
Üye4
Üye5
Üyen
Lider
B
Üye1
Üye2
Üye3
Üye4
Üye5
Üyen
A Ekibi B Ekibi
Yönetici
Yönetici
Yönetici
Uzman Şef
Uzman Uzman .... Uzman
Uzman
Yönetici
Uzman
Yönetici
Yönetici
Uzman ...
Şef Uzman
A Ekibi (Üye1...4) B Ekibi (Üye1...4)
Gözetim Komitesi
Yönetici
Yönetici
Yönetici
Uzman Şef
Uzman Uzman .... Uzman
Uzman
Yönetici
Uzman
Yönetici
Yönetici
Uzman ...
Şef
Uzman
Portföy-Program-Proje Yönetim Yapısı
Proje Kararları
Tasarım
Düşüncesi
Müşteri
Empati
Geri Bildirim
Öneri/Fikir
Fırsat Arayışı
Yapılandırılmış
Yenileşim
Program Ofisi (Proje Ekipleri)
Proje 1 Proje 2 Proje 3 Proje n
...
Yenileşim (İnovasyon) Projeleri Çeviklik İster!

12. Teşekkürler:
info@novida.com.tr
www.novida.com.tr
www.global.com
Işık Deliorman Aydın
Novida Stratejik Yönetim Hizmetleri Tic.Ltd.Şti. (Türkiye)
Novida Investment & Consulting D.O.O. (Karadağ)