1. Interne Kommunikation neu sortiert
Ein Werkzeugkasten
Andreas Voß, Anne Tessmer, JP|KOM GmbH, 10. Mai 2012

2. Facts & Figures
Integrierte strategische Kommunikation
Durch unsere Kommunikation erreicht Ihr
Unternehmen seine strategischen Ziele.
Wir minimieren Risiken und helfen Ihnen,
Chancen zu nutzen.
Honorarumsatz 3,3 Mio. Euro
Mitarbeiter 32/3
Geschäftsführer Jörg Pfannenberg
Arne Borgards
Andreas Voß
Bert Wichmann
Büros Düsseldorf
Frankfurt am Main
Berlin
2

3. Leistungen
Integriertes Denken und Handeln
Veränderungskommunikation
Führungskräftekommunikation Kapitalmarkttransaktionen
Mitarbeiterkommunikation 2.0 Investor Relations
Creditor Relations
Komm. für Finanzdienstleistungen
Finanzkommunikation 2.0
Public Relations/Public Affairs
CI/CD
Issues Management
CSR-Kommunikation Pressearbeit
Unternehmenskommunikation 2.0 Corporate Publishing
Pricing-Kommunikation
Trade Marketing
Messe-PR
B2B-Kommunikation 2.0
Market Access
Public Affairs
Unternehmenskommunikation

4. Referenzen
Für die Erfolge unserer Arbeit gibt es Zeugen!
Referenzen
Für die Erfolge unserer Arbeit gibt es Zeugen!
Web 2.0, Veränderungskommunikation, Web 2.0, Media Relations, Interne Kommunikation, Mitarbeiterkommunikation
Mitarbeiterkommunikation 2.0 Veränderungskommunikation Interne Kommunikation B2B-Newsletter Geschäftsbericht
Seit 2011 Seit 2010 2009-2010 Seit 2009 Seit 2004 Seit 2001
Cultural Due Diligence, Media Relations, Komm. für Internationale Kommunikation, CI/CD, Corporate Publishing, Finanzkommunikation, Public CI/CD, Veränderungskomm.,
Kommunikations-Controlling Finanzdienstleistungen Kommunikationsmanagement Führungskräftekomm. Relations, Pressearbeit Public Relations
2007-2009 2008-2009 2008-2010 Seit 2007 Seit 1995 2006-2011
Veränderungskommunikation, Veränderungskommunikation, Interne-, Finanz-, Marketing- Marketingkommunikation, Finanzkommunikation CI/CD, Corporate Publishing
Finanzkommunikation Public Relations, Pressearbeit und Unternehmenskomm. Branding, Corp. Publishing
Seit 2011 2001-2010 2002-2011 Seit 2010 2007 Seit 2008
4

5. Die interne Medienlandschaft neu sortieren
Kommunikationsverantwortliche als
Vernetzungsmanager
Zielgruppen
Verne
tzungs
manag
er

6. Ziele der internen Kommunikation
Interne Medien müssen immer mehr leisten
Auslöser: Veränderungstempo, Internationalisierung, technische Entwicklung
 Information – Wissen zu Prozessen und Strukturen vermitteln T
I
 Commitment – Unterstützung für Unternehmensziele schaffen E
F
 Empowerment – Zum Handeln und Entscheiden befähigen E
 Collaboration – Zusammenarbeit fördern
 Innovation – Neue Ideen generieren
Dialogintensität und „Media Richness“
6

7. Neue Anforderungen
Media Richness = möglichst viele Sinne ansprechen
High Media Richness
Events
MR
Videos
Internal
Social Media
Blogs
Intranet
Magazines
Black Board
Low Media Richness
7

8. Neue Herausforderungen
Was Kommunikatoren umtreibt
Wie vermittle ich Wie lasse ich alle
strategische Mitarbeiter an der Unter-
Botschaften, wenn nehmensöffentlichkeit
Inhalte von den Mit- teilhaben, wenn nicht jeder
arbeitern generiert werden? Zugang zum Intranet hat?
Wie schaffe ich
Akzeptanz für neue Wie bespiele ich effizient
Medien, ohne dass alte die immer breitere Palette
Medien untergehen?? interner Medien?
8

9. Toolbox Interne Kommunikation
30 Werkzeuge zur Neuaufstellung der internen Medien
Analyse
1 2 Übermittlung strategischer
3 4 5Teilhabe an der
Medienportfolio Nutzer- Online- Benchmark- Unternehmens-
SWOT
(IST) befragung Botschaften
Tracking Analyse öffentlichkeit
Strategie
6 7 8 9 10
Werttreiber- Zielgruppen Informations- Strategische Medienportfolio
baum bedürfnisse Hebel (SOLL)
Medienentwicklung
11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Redaktions- Frequenzen Netz- Distribution Aufbereitung Rubriken Neue Gestaltung Feedback- Mashing-
prozess plan Themen Formate Brainwriting Landkarte
Umsetzung
21 22 23 24 25 26 27 28 29
Activity Themen- Integrierter Redaktions- Redaktionelles Prozess global/ Themen- SOLL-/ Reporting
Akzeptanz neue Medien Bespielung
Report filter Themenplan plan Material regional abfrage KANN-Matrix
vs. Verlust alter Medien breite Palette interner
Medien
Controlling
30
Scorecard
9

10. Toolbox
Von der Analyse über
Strategie und Medienentwicklung
bis zu Umsetzung und Controlling
10

11. Benchmark-Analyse
Potenziale erkennen
Merkmale Beispiele Publikums-/Mitarbeitermedien
Formal - Kurze Texte
- Aufspaltung von Information
- Verlinkungen ins Inter-/Intranet
-…
Inhaltlich - Blick durchs Schlüsselloch/
Human Touch
- Umfragen/Fragebögen
- Diskussionsbeiträge aus
Internetforum
-…
Grafisch - Ganzseitige Aufmacherbilder
- Symbolbilder
- Eingebettete Headlines
- Emotionale Infografiken
-…
11

12. Werttreiberbaum
Den Beitrag zur Wertschöpfung verstehen und aufzeigen
Spezifizität der
Wertschöpfung
12

13. Zielgruppen
Diversität im Unternehmen erkennen
13

14. Informationsbedürfnisse
Relevante Fragestellungen der Zielgruppen definieren
14

15. Medienportfolio (Soll)
Die Infrastruktur für den für internen Diskurs aufbauen
Neue Ideen
Jam
Down-
Cascading Collaboration
Blogs
Intranet Votings Wiki
Media Richness
News Empowerment
Foren
Intranet Mitarbeiter-
zeitschrift Events
News
Commitment
Mitarbeiter- Standort-
zeitschrift zeitschriften
Information
Schwarzes
Brett
Dialog
IS T S OLL 15

16. Redaktionsprozess
Transparenz herstellen und Routinen definieren
1. Sammeln/Mining Infos
Phase I „Redaktion und Layout“ Phase II „Übersetzung“
Kommuni-
kation
2. Entscheiden Themen
Text / Bild Freigabe deutsch Freigabe
3. Medienstrategie/ Aufbereitung JP│KOM
Redaktions-
konferenz
Storylines,
Seitenplan,
Blindlayout
Text / Bild Redigieren Layout Übersetzung Layout-Check Vorbereitung
Druckdaten
4. Botschaften/ Basistext Regionale
Einheiten
Online-Proofing
5. Redaktion Text/Bild
6. Grafische/ technische Realisierung
7. Publishing
8. Monitoring Reaktion
16

17. Mediengerechte Aufbereitung von Themen
Alle Kanäle gemäß ihren Stärken bespielen
Medientypische
Medien Funktionen Jahrespressekonferenz Programm „BeGreen“
Aufbereitung
Mitarbeiter- - Information/ Wissens- - Bericht - Editorial: Wo wollen wir hin? - Bericht zu Programm
vermittlung - Interview - Bericht Bilanz/Ausblick - Infografik
zeitung - Link zum Dialog - Portrait - Infografiken
- Hintergründe - Editorial - Interview GF zu Strategie
- Infografik
- Bildstrecke
Intranet - Aktuelle Information - Kurznews - Kurznews Pressekonferenz - Kurznews Programm gestartet
- Bildergalerie - Video-Statement CEO - Video-Statements
News - Video MA zu eigenem Beitrag zum Thema
- Programmorganisation/
Ansprechpartner
Web 2.0 - Abgleich - Blog - CEO-Blog zu Zukunfts- - Forum: Wie grün ist unser Büro?
- Commitment - Voting fähigkeit/Strategie - Jam: Entwicklungsfelder
- Empowerment - Forum - Diskussion „Strategie 2020“
- Neue Ideen
Standort- - Information - Bericht - SOLL: Bericht - SOLL: Bericht zu Programm
- Identifikation - Interview Rückblick/Ausblick - KANN: Bericht Projekte vor Ort -
zeitschriften - Commitment - Portrait - SOLL: Interview GF zu unser Beitrag
- Editorial Strategie
- MA-Statements - KANN: Bericht Bilanz Standort
- Bildstrecke
17

18. Gestaltung
Grafische Leitlinien definieren
Kopf Ausgabennummer
a f e e H trrn
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Teaserfeld
Titel m ze
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Aufmacher-Headline Teaserbild
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18

19. Feedback-Brainwriting
Schnelle Rückmeldung zur Mediengestaltung geben
?
Schutzzone
Logo klären
+
Sechseck als
wiederkehren-
des E ent
lem
-
Besser:
Blick direkt in
K era
am
-
Teaser
ohne Bilder
+
M itarbeiter im
Fokus
19

20. Mashing-Landkarte
Crossmediale Links entwickeln
Übernahme ausgewählter Inhalte
(z. B. Newsteaser, Forenbeiträge)
Links zu Links zu News, Bildergalerien, Videos, Foren, Blogs… Verweis auf
verwandten Mitarbeiter- nächste/letzte
Intranet
Artikeln zeitschrift Ausgabe
(global) Startseite: Teaser aktuelle MAZ-Ausgabe,
Permanenter Link zum MAZ-Archiv
News: Links zu verwandten Berichten in MAZ
Videointerviews: Link zu Volltext in MAZ
Ve Übernahme
Links zu Links zu rwe
is a Adaption Redaktionelles
globalen News, regionalen uf
Ne von regionalen Material;
Bildergalerien, News, ws
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Videos Bildergalerien, gg ild e
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Videos ap le rie
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In h os
alte
n
Links zu Verweis auf
verwandten Verweis auf regionale News nächste/letzte
regionalen Intranet Standort- Ausgabe
Artikeln (regional) zeitschrift
Verweis auf Hintergrundberichte, Interviews,
Startseite: Hinweis auf neue Ausgabe
20

21. Integrierter Themenplan
Mediengerecht die Inhalte planen
Thema Jahrespresse- Programm … …
konferenz 2012 „BeGreen“
Medium
Mitarbeiter- - Kurznews (4/12) - Teaser
zeitung - Interview CFO (6/12)
(5/12) - Bericht
(7/12)
Intranet - Bericht - Bildergalerie
- Infografiken - Wiki
- Video CEO - Forum
Regional - SOLL: Kurznews - Kurzmeldung
(Q2/12)
-…
21

22. Scorecard
Den Erfolg der Neusortierung sichtbar machen
Ebene Werttreiber KPI Ziel Projektende
Crossmedialität - Zahl Verlinkungen - 20 Links je Ausgabe
e-MAZ ins
Aktualität Intr./Internet - 8 Ausgaben/Jahr
… - Frequenz e-MAZ …
Mediennutzung - Zahl Zugriffe e-MAZ - >20.000 je Ausgabe
Attraktivität - Bewertung e-MAZ in - Note 4 oder besser
… Leserbefragung …
…
Vertrauen in GF - Mitarbeiterbefragung: - 80% der MA Note
Vertrauen in GF >3,5
… … …
Austausch … …
(crossboarder,
crossfunctional)
…
22

23. Fallstudie GreenChem
Die interne Kommunikation neu aufstellen
GreenChem ist ein führendes und weltweit agierendes
Chemie-Unternehmen mit Sitz in Dormagen. Es liefert
chemische Vorprodukte für renommierte
Markenartikelhersteller, zum Beispiel von
Körperpflege-, Reinigungs- und Lebensmitteln.
Bedient werden Märkte in Europa, Amerika und Asien.
Das Kommunikationsteam soll ein vernetztes System
von Kanälen und Instrumenten schaffen, so dass
möglichst effektive und zielgerichtete
Kommunikationsprozesse entstehen.
Key Facts
Sensible Branche im Fokus der Öffentlichkeit
2011
Lösungen zur Bedienung „grüner“ Verbraucher- 2011
bedürfnisse bilden Markenkern
Seitzwölf Jahren börsennotiert und seit fünf
Jahren im MDAX gelistet

24. Aufgabe 1
Definieren Sie die Informationsbedürfnisse ihrer
internen Zielgruppen zum Thema: "Neue CSR-Richtlinie"
 Nutzen Sie die Tabelle und formulieren Sie für
3 Zielgruppen die jeweils wichtigsten
Fragestellungen
 Sie haben 10 Minuten Zeit
24

25. Aufgabe 1
Definieren Sie die Informationsbedürfnisse ihrer
internen Zielgruppen zum Thema: "Neue CSR-Richtlinie"
Gruppe 1
Gruppe 2
Gruppe 3
25

26. Aufgabe 2
Erstellen Sie eine Mashing-Landkarte zum Thema
"Neue CSR-Richtlinie"
 Wie können Sie das Thema spielen und
dabei die vorhandenen Medien
bestmöglich vernetzen?
 Nutzen Sie die Vorlage für ihre eigene
Mashing-Landkarte – tragen Sie Beiträge
ein und vernetzen Sie diese
 Sie haben 10 Minuten Zeit
26

27. Aufgabe 2
Erstellen Sie eine Mashing-Landkarte
Intranet Mitarbeiter-
News zeitschrift
Forum Standort-
zeitschrift
27

28. Aufgabe 2
Erstellen Sie eine Mashing-Landkarte
Richtlinie zum Download
Verweis auf Content-Bereich + Download
Intranet Mitarbeiter-
News zeitschrift
Q&A Dokument
Verweis auf Q&As
Fragen und Antworten rund um die neue 5 Thesen des regionalen Einkaufsleiters
CSR-Richtline
Forum Standort-
zeitschrift
28

29. Aufgabe 2
Erstellen Sie eine Mashing-Landkarte
News: Neue Richtlinie
Richtlinie zum Download
Projektorganisation/Verantwortlichkeiten Verweis auf Content-Bereich + Download
Intranet Mitarbeiter-
5 Fragen an Projektleiter (Video)
News zeitschrift
Vorstellung wichtige Eckpunkte
Verweis auf Content-Bereich zum Thema etc. Ggf. Serie: Verweis auf
Ziele & Commitment Vorstand
letzte/nächste Ausgabe
Q&A Dokument
Ausblick/Meilensteine
Verweis auf Q&As
„Mehr dazu bald auch in ihrer Standortzeitung“
Online-Voting Top 5-Fragen
Umsetzung im Einkauf in unserer Region
Fragen und Antworten rund um die neue 5 Thesen des regionalen Einkaufsleiters
CSR-Richtline
Forum Standort-
Blick über den Tellerrand
zeitschrift
Best Practice Exchange: Gute Ideen aus
den Regionen/ in den Funktionen
29

30. Ihr Team bei JP│KOM
Worauf Sie zählen können
Andreas Voß Anne Tessmer
Geschäftsführer Beraterin
JP|KOM GmbH
JP|KOM GmbH
Liebfrauenberg 39
Grafenberger Allee 115
60313 Frankfurt am Main
40237 Düsseldorf
Tel: +49 69 921019-48
Tel: +49-211-687835-43
Fax: +49 69 921019-50
Fax: +49-211-687835-30
anne.tessmer@jp-kom.de
andreas.voss@jp-kom.de
Die komplette JP│KOM Toolbox Interne Kommunikation finden Sie unter:
www.jp-kom.de
Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!
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