مدخل لتقنيات الكتابة الإدارية

1. ‫كتابة التقارير والمراسالت اإلدارية‬
‫الخطوات العملية‬
‫إعداد جميلة جابر‬
‫2102‬

2. ‫لماذا الكتابة اإلدارية؟‬
‫التقويم الوظيفي‬ ‫‪O‬‬
‫تحديد المسؤولية‬ ‫‪O‬‬
‫توثيق المعلومات وحفظها‬ ‫‪O‬‬
‫سهولة مراجعتها واسترجاعها الحقا‬ ‫‪O‬‬
‫مشاركة المعلومات مع جهات أو أشخاص‬ ‫‪O‬‬

3. ‫أنواع الكتابة اإلدارية‬
‫الرسائل (الداخلية والخارجية)‬ ‫‪O‬‬
‫محاضر االجتماعات‬ ‫‪O‬‬
‫التقارير‬ ‫‪O‬‬
‫المذكرات‬ ‫‪O‬‬

4. ‫معايير مشتركة ألنواع الكتابة‬
‫األسلوب الواضح واللغة السليمة والمفهومة‬ ‫‪O‬‬
‫المعلومات الالزمة لفهم الموضوع‬ ‫‪O‬‬
‫َّ‬
‫األفكارالمنظمة والتسلسل المنطقي‬ ‫‪O‬‬
‫أحادية الموضوع‬ ‫‪O‬‬
‫اإلجابة على العناصر الخبرية: ماذا ؟ متى؟ أين؟ كيف؟‬ ‫‪O‬‬
‫ولماذا؟‬

5. ‫معايير كتابة الرسائل اإلدارية‬
‫األسلوب‬
‫‪ O‬التوجه إلى المرسل إليه حسب العالقة (رئيس/ مرؤوس)‬
‫‪ O‬الدقة والوضوح في تحديد هدف ومعنى الرسالة‬
‫‪ O‬استخدام الجمل القصيرة والسهلة والصحيحة‬
‫‪ O‬استبعاد األلفاظ الشفهية‬
‫‪ O‬استخدام الفقرات وجمل الربط (احترام عالمات التنقيط)‬
‫‪ O‬مراجعة الرسالة بعد طباعتها وتصحيح األخطاء‬

6. ‫معايير كتابة الرسائل اإلدارية‬
‫الشكل‬
‫‪ O‬إعداد الصفحة من هوامش (3/5.2 سم) ومسافات (الفقرة‬
‫5.1 بين األسطر، مسافة بين الفقرات، مسافة في أول‬
‫الفقرة)‬
‫‪ O‬حجم ونوع الخط (21/41 ‪)S.Arabic T.N.Roman‬‬

7. ‫أجزاء الرسالة‬
‫عنوان المرسل والتاريخ والرقم المرجعي (يسار الصفحة 3 سم‬ ‫‪O‬‬
‫من األعلى)‬
‫عنوان المرسل إليه (االسم واللقب، المسمى الوظيفي، عنوان‬ ‫‪O‬‬
‫المؤسسة: يمين الصفحة 6 سم من األعلى)‬
‫التحية االفتتاحية‬ ‫‪O‬‬
‫الموضوع‬ ‫‪O‬‬
‫صلب الرسالة (فقرة استهاللية، صلب الموضوع، فقرة ختامية)‬ ‫‪O‬‬
‫التحية الختامية‬ ‫‪O‬‬
‫التوقيع (الخطي ثم المطبوع)‬ ‫‪O‬‬

8. ‫معايير كتابة محاضر االجتماعات‬
‫عنوان االجتماع‬ ‫‪O‬‬
‫مكان وتاريخ االنعقاد‬ ‫‪O‬‬
‫الحضور‬ ‫‪O‬‬
‫ملخص لما دار في االجتماع (بدأ االجتماع في الساعة...وقد‬ ‫‪O‬‬
‫تحدث... وخلص إلى....)‬
‫توقيع واسم كاتب المحضر‬ ‫‪O‬‬

9. ‫كتابة التقارير‬
‫‪ O‬الهدف من التقرير: تلخيص ونقل وتوصيل معلومات أو‬
‫حقائق‬
‫‪ O‬أجزاء التقرير: المقدمة (عرض المسائل)، المتن (تفصيل‬
‫المسائل مع البيانات اإليضاحية)، الخاتمة (النتائج والمشاكل‬
‫والمقترحات)‬

10. ‫خطوات كتابة التقرير‬
‫جمع وتنظيم المعلومات‬ ‫‪O‬‬
‫تحديد األفكار الرئيسية‬ ‫‪O‬‬
‫صياغة المسودة األولى‬ ‫‪O‬‬
‫إعادة الصياغة‬ ‫‪O‬‬
‫قياس قابلية القراءة (الوضوح، الدقة، اإليجاز وعدم التكرار)‬ ‫‪O‬‬
‫التدقيق اللغوي‬ ‫‪O‬‬
‫تصحيح الطباعة‬ ‫‪O‬‬

11. ‫؟‬
‫شكرا‬