Het aspect Proces gaat in op hoe je het planningsproces in je bedrijf geregeld hebt. Aan de ene kant gaat het over hoe je projecten en medewerkers plant. Kleine projecten voer je namelijk heel anders uit dan grote en vraagt daarom om een ander proces. Daarnaast gaat het er ook over hoe je de stroom aan gegevens van en naar de planning geautomatiseerd hebt. Voor het plannen van de beschikbare capaciteit is het dus belangrijk om onderscheid te maken in grote en kleine projecten. Het is een best practice om de grote projecten eerst te plannen en de kleine projecten te gebruiken als flexibel vulwerk in de planning. We hebben hier eerder al een blog over geschreven. Op die manier krijg je de planning makkelijker passend. Het is daarnaast belangrijk dat je voor die kleine projecten geen harde afspraken maakt met de klant, of in elk geval met een ruime marge werkt. Voor het plannen van medewerkers is het een best practice om ze één voor één helemaal vol te plannen in plaats van het werk te verdelen over alle beschikbare medewerkers. Dat voelt vaak onnatuurlijk, omdat je natuurlijk al je medewerkers aan het werk wilt hebben. Maar als er dan opeens een groot project voorbij komt, dan heb je geen fulltime medewerkers meer beschikbaar. Wat informatiestromen betreft is de planning vaak de spin in het web. Gegevens van projecten komen uit je ERP-systeem, zoals AFAS of Exact. Daarnaast komt informatie over je medewerkers, zoals ziekte en verlof, uit je HR-systeem. Vervolgens wil je medewerkers automatisch informeren over wijzigingen in de planning. Wil je al deze bovenstaande gegevens handmatig verwerken, dan wordt plannen een tijdrovende klus en werkt het fouten in de hand. Lees meer op https://www.timewax.nl/blog/8-organisatie-aspecten-van-planning/

2. Organisatie aspect van planning
Proces

3. Agenda

4. Agenda
• Waarom belangrijk?

5. Agenda
• Waarom belangrijk?
• Eerst de grote projecten plannen

6. Agenda
• Waarom belangrijk?
• Eerst de grote projecten plannen
• Systemen aan de planning koppelen

7. Agenda
• Waarom belangrijk?
• Eerst de grote projecten plannen
• Systemen aan de planning koppelen
• Continu verbeteren

8. Waarom belangrijk?

9. Waarom belangrijk?
• Planning is een proces, niet een eenmalig resultaat

10. Waarom belangrijk?
• Planning is een proces, niet een eenmalig resultaat
• De kwaliteit van het proces maakt of kraakt de planning

11. Waarom belangrijk?
• Planning is een proces, niet een eenmalig resultaat
• De kwaliteit van het proces maakt of kraakt de planning
• Aan processen kun je blijven slijpen om ze te verbeteren

12. Eerst de grote projecten plannen

13. Eerst de grote projecten plannen

14. Eerst de grote projecten plannen
• Stenen: grote, middelgrote en kleinere projecten

15. Eerst de grote projecten plannen
• Stenen: grote, middelgrote en kleinere projecten
• Vaas: vaste capaciteit van medewerkers

16. Eerst de grote projecten plannen
• Stenen: grote, middelgrote en kleinere projecten
• Vaas: vaste capaciteit van medewerkers
• Vullen benodigde uren in de beschikbare uren

17. Eerst de grote projecten plannen
Een leeg planbord met beschikbare capaciteit

18. Eerst de grote projecten plannen
Zoveel mogelijk fulltime plannen op grote projecten

19. Eerst de grote projecten plannen
Grote projecten passen nu niet meer

20. Eerst de grote projecten plannen

21. Eerst de grote projecten plannen
• Wacht met plannen tot je 80% van het werk inzichtelijk hebt

22. Eerst de grote projecten plannen
• Wacht met plannen tot je 80% van het werk inzichtelijk hebt
• Geen harde deadlines voor kleine projecten -> geeft
fl
exibiliteit

23. Eerst de grote projecten plannen
• Wacht met plannen tot je 80% van het werk inzichtelijk hebt
• Geen harde deadlines voor kleine projecten -> geeft
fl
exibiliteit
• Plan medewerkers één voor één vol

24. Systemen aan de planning koppelen

25. Systemen aan de planning koppelen
CRM

26. Systemen aan de planning koppelen
HR
CRM

27. Systemen aan de planning koppelen
HR
ERP
CRM

28. Systemen aan de planning koppelen
HR
ERP
CRM
Financieel

29. Systemen aan de planning koppelen
HR
ERP
Service Management
CRM
Financieel

30. Systemen aan de planning koppelen
HR
ERP
Service Management
CRM
Financieel Werkbon

31. Systemen aan de planning koppelen
HR
ERP
Service Management
CRM
Financieel Werkbon
Agenda

32. Systemen aan de planning koppelen
HR
ERP
Service Management
CRM
Financieel Werkbon
Identity Provider
Agenda

33. Systemen aan de planning koppelen

34. Systemen aan de planning koppelen
1. Het bespaart tijd

35. Systemen aan de planning koppelen
1. Het bespaart tijd
2. Het voorkomt fouten

36. Systemen aan de planning koppelen
1. Het bespaart tijd
2. Het voorkomt fouten
3. Gegevens zijn altijd actueel

37. Systemen aan de planning koppelen
1. Het bespaart tijd
2. Het voorkomt fouten
3. Gegevens zijn altijd actueel
4. Klanten kunnen sneller geholpen worden

38. Systemen aan de planning koppelen
1. Het bespaart tijd
2. Het voorkomt fouten
3. Gegevens zijn altijd actueel
4. Klanten kunnen sneller geholpen worden
5. Het maakt je bedrijf schaalbaar

39. Continu verbeteren

40. Continu verbeteren
• Doel: beste resultaat voor klant en goede winstgevendheid

41. Continu verbeteren
• Doel: beste resultaat voor klant en goede winstgevendheid
• Een goed planningsproces kan dit direct beïnvloeden

42. Continu verbeteren
• Doel: beste resultaat voor klant en goede winstgevendheid
• Een goed planningsproces kan dit direct beïnvloeden
• Kwaliteitscirkel Deming: PLAN, DO, CHECK, ACT

43. Continu verbeteren

44. Continu verbeteren
• PLAN - fase

45. Continu verbeteren
• PLAN - fase
• Probleem: “We lopen achter de feiten aan bij het plannen”

46. Continu verbeteren
• PLAN - fase
• Probleem: “We lopen achter de feiten aan bij het plannen”
• Gewenste verbetering: “Anticiperen op in-/uitstroom medewerkers”

47. Continu verbeteren

48. Continu verbeteren
Doelstellingen:

49. Continu verbeteren
Doelstellingen:
1. Oplevering projecten aan klanten garanderen

50. Continu verbeteren
Doelstellingen:
1. Oplevering projecten aan klanten garanderen
2. Inzet van medewerkers optimaliseren

51. Continu verbeteren

52. Continu verbeteren
Meetbaar maken met KPI’s:

53. Continu verbeteren
Meetbaar maken met KPI’s:
1. Aantal dagen overschrijding deadline

54. Continu verbeteren
Meetbaar maken met KPI’s:
1. Aantal dagen overschrijding deadline
2. Percentage facturabel medewerkers

55. Continu verbeteren

56. Continu verbeteren
Normen:

57. Continu verbeteren
Normen:
1. Aantal dagen overschrijding deadline
- gem. 10 dagen te laat

58. Continu verbeteren
Normen:
1. Aantal dagen overschrijding deadline
- gem. 10 dagen te laat
2. Percentage facturabel medewerkers
- gem. 75%

59. Continu verbeteren

60. Continu verbeteren
Targets binnen 3 maanden en vervolgens 6 maanden:

61. Continu verbeteren
Targets binnen 3 maanden en vervolgens 6 maanden:
1. Aantal dagen overschrijding deadline
- 5 dagen / 0 dagen

62. Continu verbeteren
Targets binnen 3 maanden en vervolgens 6 maanden:
1. Aantal dagen overschrijding deadline
- 5 dagen / 0 dagen
2. Percentage facturabel medewerkers
- 80% / 85%

63. Continu verbeteren

64. Continu verbeteren
• DO - fase

65. Continu verbeteren
• DO - fase
• Wekelijks overleg project en resource managers om te meten/sturen

66. Continu verbeteren
• DO - fase
• Wekelijks overleg project en resource managers om te meten/sturen
• Project managers gaan elke week de voortgang bijhouden

67. Continu verbeteren

68. Continu verbeteren
• CHECK - fase

69. Continu verbeteren
• CHECK - fase
• Eén keer per maand, aanvulling op wekelijks overleg

70. Continu verbeteren
• CHECK - fase
• Eén keer per maand, aanvulling op wekelijks overleg
• Verzamelde informatie vergelijken met de targets

71. Continu verbeteren
Ontwikkeling KPI Percentage facturabel medewerkers

72. Continu verbeteren
Ontwikkeling KPI Aantal dagen overschrijding deadline
Gemiddelde overschrijding

73. Continu verbeteren

74. Continu verbeteren
• ACT - fase

75. Continu verbeteren
• ACT - fase
• Verbeteringen doorvoeren

76. Continu verbeteren
• ACT - fase
• Verbeteringen doorvoeren
• Bijvoorbeeld: bezettingsgraad per afdeling niet meer dan 95%

77. Continu verbeteren

78. Continu verbeteren
• Normen en targets bijstellen

79. Continu verbeteren
• Normen en targets bijstellen
• Percentage facturabel medewerkers te ambitieus

80. Continu verbeteren
• Normen en targets bijstellen
• Percentage facturabel medewerkers te ambitieus
• Target over 6 maanden wordt nu 82%

81. Continu verbeteren

82. Continu verbeteren
• De kracht van deze aanpak zit in het ‘proces’

83. Continu verbeteren
• De kracht van deze aanpak zit in het ‘proces’
• Voortdurend nieuwe doelstellingen, targets en bijstellen

84. Continu verbeteren
• De kracht van deze aanpak zit in het ‘proces’
• Voortdurend nieuwe doelstellingen, targets en bijstellen
• Voor de planning is rapportage over voortgang cruciaal