Her ne kadar zaman içinde klasik görev tanımları ve sorumlulukları değişse de kaynak olabilecek bir doküman.

1. R2D2 REKLAM AJANSI GÖREV TANIMLARI
İçindekiler
A- Müşteri İlişkileri 2
B- Yaratıcı Grup 3
C- Stratejik Planlama 4
D- Prodüksiyon 5
E- Basılı İşler 6
F- Medya Planlama 6
G- Finans / Muhasebe 7
H- Bilgi İşlem 8
İ- İnsan Kaynakları 8
J- İdari İşler 9
K- Trafik 10
L- Arşiv 11
M- Yönetim Sekreterliği 11
N- Santral Görevlisi 12
1

2. A. MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ
Görev Tanımı
Kendi sorumluluğunda olan müşterilere ait marka veya markaların pazarlama planlarını ve hedeflerini
öğrenir ve anlar. Bu markalar için geliştirilen tüm reklam faaliyetlerinin markanın hedefleri
doğrultusunda olmasını sağlar. Sorumluluğu altındaki markaların içinde bulundukları pazarı, tüketici
eğilimlerini ve markaların rakiplerini tanır ve izler. Ekonomik ve politik gelişmeleri takip eder ve bu
gelişmelerin pazarı nasıl etkileyebileceğini araştırır. Elde ettiği bilgileri gerekli şekilde diğer bölümlere
iletir.
A.1. Ajans ile müşteri arasındaki bağı oluşturur. Ajansta müşteriyi, müşteride ajansı temsil eder.
A.2. Müşterinin tüm işlerinin en etkili şekilde yapılmasından sorumludur. İşler onun tarafından
başlatılır, onun sorumluluğunda yapılır ve yine onun kontrolünde müşteriye sunulur.
A.3. İşin kârlılığından sorumludur. Bu bakımdan faturaların zamanında kesilmesini ve zamanında
tahsil edilmesini takip eder; muhasebe ve finansman departmanlarıyla yakın işbirliği içinde olur.
Ajansın verimli ve eşzamanlı çalışması, onun organizasyonu ve yakın iş takibiyle sağlanır.
A.4. Müşterinin pazarlama ortağı olarak çalışan ajansın bu ortaklığını en mükemmel şekilde devam
ettirecek şekilde hizmet vermek ve üretmekle yükümlüdür.
A.5. Müşteriye sürekli hizmet verecek durumda olmalıdır. İş, seyahat, izin, hastalık gibi durumlarda
kendilerine ulaşılabilecek telefon numaraları ve adresleri ajansta, işin devredildiği müşteri temsilcisinde
ve müşteride olmalıdır.
A.6. Her konuda, ajansı ve müşterileri zamanında ve doğru bir şekilde bilgilendirmelidir. Yönetimi, ilgili
departman yetkilisini, üçüncü şahısları, müşterileri sürekli bilgilendirmek, gelişmeleri anlatmak, toplantı
gün ve saatini bildirmek, toplantı veya telefon görüşmelerini aktarmak, herhangi bir aksaklık, yanlışlık,
hata vb. durumlarda mutlaka ilgili departman sorumlusunu ve yönetimi anında haberdar etmek en
önemli görevidir.
A.7. Müşteri ile yapılan bütün görüşmeleri kayda geçirir ve ilgili kişilere gönderir. ''Her görüşme yazıya
dökülmelidir''. Müşteri ile yapılan küçük büyük her toplantıyla ilgili toplantı notunu “ajans toplantı notu
formatı”nda yazar. Bu notu, toplantıya katılan ya da katılmayan bölüm sorumlusuna onaylatır; emin
olmadığı veya herhangi bir şekilde kaçırdığı bölümleri, toplantıya katılan diğer ajans çalışanlarına
danışarak yazar. Toplantı notunun doğruluğundan emin olduktan sonra yönetim onayını da alarak notu
müşteriye gönderir. Not işin gereğine göre faks veya e-posta olarak ya da elden gönderilebilir, müşteri
ile yapılan tartışmaları ve varılan kararları özetleyen, yapılacak işleri belirten ve müşteri ile ajansın
anlaşmasını belgeleyen dokümanlardır. Bu yüzden bir müşteri temsilcisinin en önemli işlerinden biridir.
A.8. Müşterisi için gerekli işleri, ajans içinde kullanılmakta olan formatları kullanarak ajans içindeki
departmanlara sipariş eder. İşle ilgili tüm detayları ve gerekli ek bilgileri yazılı olarak aktarır. Örneğin
Grafik bölümüne bir ilan siparişi veriliyorsa, ilanın tam boyutları, renkli mi siyah beyaz mı olduğu,
müşterinin kurum kimliği ile ilgili önemli notlar açık olarak yazılır. Kullanılacak dia ya da metin eklenir.
2

3. Tüm konular çok açık ifadelerle ve detaylı olarak yazılır. İşin bitirilmesi için öngörülen zaman ilgili
bölümlerle görüşülerek saptanır.
A.9. Müşteri için yaptırılan basılı işlerde, matbaa ve renk ayrımı konularında da yetki ve sorumluluk
sahibidir. İşin durumuna göre matbaa ve renk ayrımcıdan yazılı fiyat tekliflerini aldıktan sonra,
ajanstaki ilgili bölümlerce değerlendirme yapılmasını ve kabul edilen işin, yine yazılı olarak ilgili yere
gönderilmesini sağlar. İş bitimini müteakip teslim alınan iş, ajansta kontrol edilir ve müşteriye teslim
edilir. Hiçbir iş, ajans onayı olmadan ve örneği görülüp onaylanmadan müşteriye sunulmaz.
A.10. Müşteriyle ilgili her türlü evrak ve belgeyi dosyalar ve saklar. Müşteriye yollanan her belgeden
(taslak, orijinal, teklif, mektup, fatura vb.) bir kopya alınarak bu dosyaya eklenir. Bu dosya düzeni tüm
ajans için bir örnek olmalıdır.
A.11. Müşteri Temsilcisi giyimi, kuşamı, saç ve sakalıyla ajansı temsil eder bir görünüm içinde
olmalıdır. Dış görünümü ve davranışları müşterileri için yadırganmayacak şekilde olacaktır.
A.12. Ajansın müşteri portföyünü geliştirmesi, imajını koruması ve güçlendirmesi için çalışır.
B. YARATICI GRUP
"Kreatif Brief"i dikkat çekici bir reklam fikrine dönüştüren ve bu fikrin uygulamalarını tasarlayan gruptur.
Bu grup içinde sanat yönetmenleri, metin yazarları ve grafikerler vardır. Fikir üretme aşamasında bu
grup içindeki kişiler katkıda bulunmalıdırlar.
B.1. Sanat Yönetmeni
Görev Tanımı
Sanat Yönetmeni’nden öncelikle beklenen, ileride uygulamaya dökülebilir bir yaratıcı fikir oluşturması
ve bu fikrin sunumunu yapmasıdır.
B.1.1. Stratejik Planlama tarafından oluşturulan "Kreatif Brief"in, yaratıcı bir çözüme dönüşüp
dönüşmeyeceği konusunda görüş bildirir.
B.1.2. İşin hangi tarihte bitirilebileceğini belirler ve belirlenen tarihlerde işi tamamlar.
B.1.3. Şekillenen fikirleri, kampanyanın uygulama aşamasında zaman kaybedilmemesi için, ilgili
bölümlerle paylaşır.
B.1.4.
B.1.5. Marka kimliği ve marka değeri konularında tutarlı olur.
B.1.6. Prodüksiyon aşamasında teknik detayları önceden planlayıp gerekli kararları alarak Müşteri
İlişkileri ile birlikte hayata geçirir.
B.1.7. Ajanstan giden orijinalin ve gelen provanın hatasız olmasını sağlar.
B.1.8. Yayınlanan işin kalitesini kontrol edip gerekirse hataların düzeltilmesini sağlar.
B.1.9. Mesleği ile ilgili teknolojik gelişmeleri yakından takip eder.
3

4. B.2. Reklam Yazarı
Görev Tanımı
Reklam Yazarı’ndan öncelikle beklenen, bir yaratıcı fikir oluşturması ve daha sonra bunu yazıya
dökmesidir.
B.2.1. Strateji ve yaratıcı fikir oluşturma çalışmalarına katkıda bulunur.
B.2.2. Belirlenen ve onaylanan stratejilere uygun olarak çalışmalara başlar.
B.2.3. Sanat Yönetmeni ile işbirliği yaparak çeşitli mecralarda kullanılacak işlerin yaratıcı fikrini belirler.
B.2.4. Belirlenen yaratıcı fikri yazıya döker.
B.2.5. Hazırlanan işlerde yazım ve dizgi hataları olmaması için işi tüm aşamalarda kontrol eder.
B.2.6. Kampanya raporlarının ve önemli ajans yazışmalarının kontrolünü yapar, gerekiyorsa bunların
yazımına katılır.
B.2.7. Ajansta hazırlanan ve sonuçlandırılan tüm işleri son kez kontrol eder.
C.3. Grafiker
Görev Tanımı
Yaratım işinin üretim aşamasının ilk anından son aşamasına yana basım aşamasına kadar
sorumludur.
C.3.1. Kreatif ekip ile yakın çalışarak, talep edilen grafik işlerini hazırlar.
C.3.2. Müşteri ilişkileri ile işleri koordine eder.
B.3.3. Basıma gidecek malzemelerin nihai kontrolünü yapar.
C.3.4. Kendisine verilen görev ve programları göz önünde bulundurarak günlük işleri organize eder.
C- STRATEJİK PLANLAMA
Görev Tanımı
Stratejik Planlamacı’nın temel görevi, kampanyaya tüketicinin gözüyle bakıp tüketicinin beklentilerini
düşünerek, kampanyayı bu doğrultuda yönlendirip katkı sağlamaktır.
C.1. Kampanyanın hedef kitlesini belirler ve belirlenen kitleyi detaylı bir şekilde tanımlar.
C.2. Hedef kitledeki tüketicilerin davranışlarını, beklentilerini, istek ve ihtiyaçlarını, alışveriş ve tüketim
alışkanlıklarını ve bunların hangi doğrultuda değiştirilmesi gerektiğini çeşitli tüketici araştırması
tekniklerini kullanarak belirler.
C.3. Hedef kitleyi net olarak tanımlar ve bu hedef kitleye ulaşma yollarını içeren ''kreatif brief''i yazar.
C.4. Kreatif Brief'i, Müşteri İlişkileri, Medya ve Yaratıcı Grup'la tartışıp son haline getirir.
C.5. Yaratıcı çözümlerin oluşturulmasında, yaratıcı ekiple beraber çalışır.
4

5. C.6. Yaratıcı işler müşteriye sunulmadan önce stratejinin sunumunu gerçekleştirir.
C.7. Kabul edilen yaratıcı yaklaşımlara hedef kitlenin tepkisini anlamak için, yayından önce bir tüketici
araştırması düzenler.
C.8. Yayından sonra yapılan her türlü post-test' in analizini yapar ve bunların sonucunda öneriler
geliştirir.
C.9. Dünyadaki gelişmeleri yakından izler.
D- PRODÜKSİYON
Görev Tanımı
Prodüksiyon bölümünün temel amacı, reklamlarda kullanılacak filmlerin hem yaratıcılık hem kalite hem
de maliyet açısından mükemmel olmasını temin etmektir.
D.1. Prodüksiyon bölümü onaylanan senaryo ve “storyboard” üzerinden geçer ve bu senaryonun
gerektirdiği teknik ve sanatsal kapasitelere hâkim olan prodüksiyon şirketleri ve yönetmenler arasında
kendisine bir “short Iist” hazırlar.
D.2. Her prodüksiyon şirketinden alınacak olan fiyatın aynı kriterlere göre hazırlanması için, bu
şirketlerle bağlantıya geçmeden önce prodüktör, kreatif ekiple teknik özellikler ve detaylar üzerinde
mutabakata varır.
D.3. Bu bilgilere uygun olarak prodüksiyon şirketlerinden fiyat ister.
D.4. Prodüksiyon şirketleri ile toplantılar düzenler.
D.5. Kalite, yaratıcılık, hız ve maliyet açısından teklifi değerlendirir. Ön pazarlığını yapar. Bu bilgileri
ilgili kişilere iletir.
D.6. Müşterinin onayından sonra, seçilen prodüksiyon şirketi ile prodüksiyon detaylarını kararlaştırır.
Bu görüşme öncesinde, senaryodaki metin, görüntü ve görüntü objektifleri, oyuncuların tanımları
oyuncuların kostümleri, mekân, dekor, teknik malzeme, zamanlama vb. detayları kapsayan kitapçığı
hazırlar.
D.7.Toplantı notlarını hazırlar.
D.8. Film çekimi sırasında sette bulunur ve prodüksiyonun önceden kararlaştırıldığı gibi
tamamlanmasını sağlar. Gerekli uyarıları yapar.
D.9. Yukarıda belirtilen görevler fotoğraf çekimi için de geçerlidir.
D.10. Bu çalışmalar sırasında müşteri, müşteri tmsilcisi ve yaratıcı grup ile çok yakın işbirliği içinde
çalışır.
5

6. E- BASILI İŞLER
Görev tanımı
Basılı işler bölümünün temel amacı, basılı malzemelerin, baskı tekniği ve renk özellikleri açısından
mükemmel olmasını ve maliyetlerinin uygun olmasını temin etmektir.
E.1. Kalite, fiyat ve hız açısından en uygun basımevini (matbaa) seçer.
E.2. Basım sürecinin her aşamasında kaliteyi denetler.
E.3. Yüksek kalitede üretim yapılmasını temin eder.
E.4. Ortaya çıkabilecek sorunları önceden saptar.
E.5. Yaratıcı ekip ile yakın iletişim içinde bulunarak, arzulanan baskı, kâğıt ve renk kalitesini anlar.
E.6. Bu taleplere en uygun baskı teknolojisine karar verir.
E.7. Basımevleri ile ön pazarlık yapar.
E.8. Anlaşmaya varılan basımevinin örnek baskılarını inceler ve örneğin onaylanmasından sonra nihai
baskı için karar verir.
E.9. Basım teknikleri konusundaki yeni gelişmeleri yakından izler.
F- MEDYA PLANLAMA
Görev tanımı
Medya Planlama’nın temel görevi, müşterinin işinin tüm unsurlarını anlayarak buna en uygun medya
planlaması yapmaktır. Ajansın yayınlanacak işleri ile ilgili olarak medya temasını yürüten tek
bölümdür.
F.1. Müşteri İlişkileri’nden medya brief’i alır. Reklamı yapılacak ürünü, pazarlama stratejisini, hedef
kitlesini ve varsa bütçesini anlar.
F.2. Medya stratejisini belirlemek için ürüne ve rakiplerine ait profilleri inceler. Eldeki bütçeye uygun
süre ve boyutlarını bildirir. Bu konuda kreatif, stratejik planlama ve müşteri temsilcisi ile yakın çalışır.
F.3. Medya planlamasını yapar. Strateji aşamasında belirlenen mecraların hedef kitle bazında hangi
dönemde, hangi yoğunlukta, hangi ulaşım maliyetiyle ve hangi satın alma avantajlarıyla var olacağına
karar verilir. Bu çalışmalar sonucu bazen birden fazla teklifle müşteriye gidilir.
F.4. Müşteriye sunulan planlardaki son düzeltmeler ve kesin onaydan sonra, nihai satın alma kararı
verilir ve indirimler alınır.
F.5. Satın alma sözleşmesi yapılır. Müşteriye nihai bütçe ve ödeme planı verilip onayı alınır. Yapılan
rezervasyonlar ajans içinde duyurulur ve kullanılacak materyaller için son teslim tarihleri belirlenir.
F.6. Yayınların kararlaştırıldığı gibi yapıldığından emin olur.
F.7. Her gün bir sonraki gün mecralarda yapılacak yayınların detayını yönetime verir.
6

7. F.8. Hatasız gerçekleşen tüm kampanyanın bitiminde, yayınlar fatura edilir ve mecralardan kampanya
ile ilgili gelen karşı faturaların kontrolünü yapar.
F.9. Biten kampanya ve rakiplerle ilgili, karşılaştırmalı rapor hazırlar.
F.10. Departmana ait çalışma akışını eksiksiz ve hatasız gerçekleştirir.
F.11. Mecra temsilcileri ile sık ve iyi diyalogları sürdürür.
F.12. Ajans içinde MT- Kreatif -Trafik ve Muhasebe’ye elindeki bilgileri aktarır ve mecraya çıkacak
işlerde bu departmanlar arası koordinasyonu ve desteği sağlar.
F.13. MT - Kreatif ve Trafik’le belirli periyotlarda toplantılar düzenleyip mecralar ve çalışma koşulları
konusunda bilgilendirir.
F.14. Yıllık sözleşmeyle çalışması doğru olacak müşterileri belirler ve buna bağlı olarak mecralar,
bütçeler ve satın alma avantajlarını sağlar. Taahhüt edilen yıllık bütçelerin gerçekleşmesi ve takibi bu
bölümün görevidir.
F.15. Ajans Yönetimi'ne müşteri bazında aylık gelir gider raporu hazırlar.
F.16. Medya Departmanı'nın sahip olduğu tüm mecra analiz programlarının son verilere göre
revizyonlarını sağlar.
G- FİNANS/MUHASEBE BÖLÜMÜ
Görev tanımı
Finans/Muhasebe Bölümü, ajansın ödeme ve tahsilatlarını planlayan ve ajansın elinde bulundurduğu
atıl likit kaynakları değerlendiren ve kanuni olarak tutulması zorunlu olan kayıtları işleyen bölümdür.
G.1. Kanuni olarak zorunlu olan tüm defterlerin işlenmesi
G.2. Ajansın hukuki ve ticari tüm evraklarının saklanması
G.3. Sigorta, KDV, Gelir Vergisi vb. kanuni ödemelerin zamanında yapılması
G.4. Personel maaşlarının ödenmesi
G.5. Giden faturaların takibi, ödeme tarihinden 1 hafta önce müşterinin ilgili departmanına hatırlatma
yapılması ve ödeme tarihinde herhangi bir aksaklık olması durumunda Müşteri Temsilcisi'nin
uyarılması
G.6. Gelen faturaların anlaşma tarihlerine uygun ödemenin yapılması. Eğer bu ödeme
yapılamayacaksa, fatura sahibi şirketi, onlar uyarmadan önce arayıp gecikmenin bildirilmesi ve vade
farkına maruz kalınmaması. Bu konuda yönetimin ve medya bölümünün uyarılması
G.7. Yönetime günlük kasa raporlarının her gün sunulması. Yönetime her hafta nakit akış ve gelir
gider durumunu gösteren raporların yapılması
G.8. Şirketin nakit akışının planlanması; ayrıca haftalık tahsilat ve tediye programlarının çıkarılıp
yönetime onaylatılması
G.9. Şirketin atıl kapasitesi için çalışmalar yapıp daha kârlı alanlara yönlenme planlarını hazırlayıp
yönetime sunulması
G.10. Her türlü kredi, Ieasing, periyodik ödeme vb. işlerin planlanması ve yürütülmesi
7

8. G.11. Tahsilatlarda gecikme söz konusu ise; temel ilke olarak MT'ler ile görüşüp, müşteri onayı alınıp
yönetime danışılması ve vade farkı uygulanması
G.12. Müşterilerle her aybaşında yazılı mutabakat sağlanması ve her aybaşı o aylık borç alacak
tablolarının çıkarılması
G.13. Bankalarla her aybaşı yazılı mutabakat sağlanması ve defterlerin işletilmesi
G.14. Bütün müşteri çeklerinin ciro edilmesi ve birer fotokopisinin o günkü kasa raporlamasına iliştirilip
yönetime bilgi verilmesi
G.15. Yasal mevzuatın yakından izlenmesi ve değişikliklerin bildirilmesi
H- BİLGİ İŞLEM
Görev tanımı
Bu görevin genel amacı, ajans içinde enformasyon yönetimini organize etmek, gerekli yazılım ve
donanımı temin etmektir.
H.1. Bilgisayar donanım ve yazılım ihtiyaçlarını planlar.
H.2. Ajans içinde “network” kurulumunu sağlar.
H.3. Bilginin yönetimi, koordinasyonu ve dağıtımını sağlar.
H.4. Yedekleme işini yapar.
H.5. Teknolojiyi takip eder.
H.6. Bilgisayar sistemleri ve kullanımları konusunda çalışanları eğitir.
H.7. Bilgisayar lisanslarının teminini sağlar ve ajans içinde yasal olmayan program kurulum ve
kullanımlarını engeller.
İ- İNSAN KAYNAKLARI
Görev tanımı
Bu görevin genel amacı, ajansın insan kaynakları politikasının hazırlanmasına yardımcı olmak ve
eleman seçimi, eğitimi, izlenmesi ve diğer insan kaynakları sistemlerini organize etmek, uygulamalar
hakkında yöneticileri yönlendirmek ve çalışanları bilgilendirmektir.
İ.1. Ajans organizasyonu ve görev tanımlarını güncel tutar. Buna uygun personel planlamasını yapar.
İ.2. Personel dosyalarının güncel tutulmasını temin eder. Dosyaların hem özlük hakları açısından hem
de insan kaynakları yönetimi açısından gerekli bilgi ve dokümanları kapsamasını sağlar. Personelle
ilgili iş akitleri ve gizlilik sözleşmelerini saklar. Ajans içinde yapılan terfi, değerlendirme, prim, ücret
değişikliği, eğitim vb. personel ile ilgili konulardaki bilgileri dosyalarına işler.
İ.3. Aylık çalışma bordroları, varsa fazla mesai, prim, ikramiye, işe alınan ve işten çıkan personel
hakkında muhasebeye bilgi verir.
8

9. İ.4. İş müracaatlarını, iş ilanlarını, mülakatları ve işe alım kararlarını ilgili yöneticiler ile koordineli olarak
götürür. Her görev için uygulanacak mülakat yöntem ve sorularını hazırlar.
İ.5. Ücret, performans ve ödüllendirme sistemlerini koordine eder. Zamanlamaları konusunda
yöneticileri uyarır. Bireysel sonuçları çıkarır.
İ.6. Eğitim ihtiyaçlarını ve kariyer gelişim planlarını hazırlar.
İ.7. Yeni kurulacak İK sistemleri için çalışanları bilgilendirir.
İ.8. İK uygulamalarında rol alacak yöneticileri eğitir.
J- İDARİ İŞLER BÖLÜMÜ
Görev tanımı
İdari İşler Bölümü’nden beklenen, ajansta çalışma ortamı için gerekli uygun şartları sağlamak, idari
ihtiyaçları temin etmek, çalışma gruplarınca sonuçlandırılacak işleri zamanında yerine ulaştırmaktır.
J.1. Satın Alma
J.1.1. İhtiyaçların tespitini müteakip piyasa araştırması sonuçlarını tekliflerle birlikte yönetime sunar.
J.1.2. İhtiyaçların uygun fiyatla karşılanması onayını aldıktan sonra ilgili firma yetkilileriyle temasa
geçerek mal veya hizmeti temin eder.
J.1.3. Alınan veya getirilen malzemeyi mutlaka kontrol eder (sayma, ölçme, tartma), ofise/depoya alır
ve yönetime bilgi verir.
J.1.4. Talepleri, departman sorumlularının onayını da aldıktan sonra kontrollü (imza karşılığı) dağıtır.
J.1.5. Genel giderlerle ilgili faturaları imzalayıp yönetimin onayına sunar ve muhasebeye verir.
J.1.6. Aylık satın alma raporları hazırlar.
J.2. İdari İşler
J.2.1. Ajansın idari konularda ihtiyaçlarını karşılar ve yapılacakları organize eder.
J.2.2. İdari konularda, yönetimin ve çalışanların değişik konulardaki isteklerini karşılamak ve sistemi
yürütebilmek için öneriler hazırlar.
J.2.3. Personelin rahat çalışabilmesini sağlamak amacıyla çay, kahve benzeri içecek makineleri,
yemek Iezzeti ve çeşitleri konusunda araştırmalar yapar, firmalarla yemek veya yemek fişi/kartı fiyatı
konusunda anlaşır. Yönetimi bu konuda bilgilendirir.
J.2.4. Giriş-çıkış emniyetini sağlayan güvenlik görevlilerini koordineli bir şekilde çalıştırır, yangına karşı
emniyet tedbirlerini inceler. Yangın söndürme cihazlarının dolum ve bakım tarihlerini kontrol eder.
Yangın çıkış merdivenlerinin kullanılabilir halde olmasını temin eder. Yangın tatbikatı yaptırır.
J.2.5. Her türlü elektronik malzeme ile klimaları, faks, fotokopi, televizyon, video, projeksiyon gibi
ekipmanların emniyet, bakım ve onarımını sağlar.
J.2.6. Büronun temizlik, bakım, boya, havalandırma, ısıtma, tesisat vb. konularının aksamamasını
temin eder.
9

10. J.2.7. Şirket araçlarının göreve sevki, periyodik bakımları, yakıt tasarrufu, arızaların giderilmesi, uygun
şoför seçimi gibi işlemleri yapar.
J.2.8. Bu işlemlerle ilgili çizelgeler düzenler.
J.2.9. Şoförlerin davranış ve kıyafeti konusunda titiz davranır, mesaiye gidiş gelişlerini takip eder.
Temiz ve ütülü kıyafet, boyalı ayakkabı, düzgün bağlanmış ve yakaya oturmuş kravat, düzeltilmiş
bıyık, kısa kesilmiş saç, her gün sakal tıraşı gibi hususlara dikkat edilerek göreve gelinmesini sağlar.
K- TRAFİK
Görev tanımı
Trafik’in sorumluluğu doğru materyalin, doğru araçla, doğru zamanlamayla, doğru yere ulaşmasını
sağlamaktır.
K.1. Ulaştırılacak her materyal için, işi talep eden kişiden tüm detayları, iş formu ile alır. İstenen işlerin
son teslim gün ve saati formda belirtilmiş olmalıdır. Trafik işlerin önceliklerini bilmek ve buna uygun
hareket etmek zorundadır.
K.2. Bütün müşterilerin ve ajansın iş yaptığı kuruluşların isim ve adresleri, temas kurulan kişiler ve
görevleri, telefon numaraları ve adresleri Trafik’te Iiste halinde bulunur.
K.3. İşlerin zamanında bitmesi için iş planlaması yapar. Zamanında bitmesi riske giren işlerden ilgili
şahısları mutlaka ve hemen haberdar eder.
K.4. Ajans içi onayların sırayla ve eksiksiz yapılmasını sağlar.
K.5. MT ile yakın bir işbirliği içinde çalışır.
K.6. İlanların, TV yayın kopyalarının vb. ilgili mecrada zamanında ve hatasız yayınlanabilmesi
amacıyla Yaratıcı Grup’ta zamanında bitirilebilmesi için köprü görevi görür.
K.7. Trafik tüm faaliyetlerin kaydını tutar. Bu kayıtlar ajanstaki iş yoğunluğu, iş yükü, zamanlama ve
müşteri kârlılığı konusunda yönetimi bilgilendirir.
K.8. Onay aşaması tamamlanan işlerin ilgili kişi ve kurumlara teslimi trafiğin sorumluluğundadır.
K.9. Departmanlardan, üzerine ''son termin'' yazılmış olan zarf, evrak veya malzemeyi teslim alır,
bunları güzergâhlara göre gruplandırır.
K.10. ''İsme teslim'' denilen evrak veya malzemeyi kuryeye zimmetler.
K.11. Dağıtıma çıkacak olan şoförlere talimat verir, işleri telefon ile takip eder, ilgili departman
sorumlusunu gelişmelerden haberdar eder.
K.12. Araç ve yakıt tasarrufu sağlayacak ilave tedbirler geliştirir. Örneğin bekleme süresi olan bir
evrakı ertesi güne bırakmak veya araç görevde iken dışarıda bulunan bir ajans mensubunun
kendisinin herhangi bir noktadan alınmasını istemesi halinde şoförle telefon irtibatı kurarak aracı o
bölgeye yönlendirmek gibi.
K.13. Faturaların götürülmesine, tahsilat yapılmasını ve haftalık dergilerin düzenli bir şekilde
alınmasını sağlar.
K.14. Yönetici ve müdür seviyesindeki kişilerin isteklerine cevap verebilmek için kurye görevlendirir.
10

11. K.15. Mesaiye kalınması halinde şoför görevlendirir. Yemek işlerini koordine eder.
K.16. İlanların renk ayrımına, medyaya vb. gönderilmesini, kontrolünün ve teslimlerinin gereken
yerlere yapılmasını sağlar.
L- ARŞİV
Görev tanımı
Arşivin temel görevi, hazırlanan çalışmaların, temiz ve düzenli bir şekilde saklanması, gerektiği zaman
kolaylıkla bulanabilmesinin sağlanmasıdır.
L.1. Ajansın orijinalleri, renk ayırımları, fotoğraf çalışmaları, basılı malzeme örnekleri, dia ve video
bantları arşiv tarafından arşivlenir.
L.2. Arşiv bölümünün düzenini ve temizliğini sağlar.
L.3. Kataloglama ve yerleştirme kayıtlarını tutar.
L.4. İzni olmadan kimsenin buradan materyal almamasını sağlar.
L.5. Arşivden alınacak malzemeler için, arşiv defterine imza karşılığı giriş çıkış yapar.
M- YÖNETİM SEKRETERLİĞİ
Görev tanımı
M.1. Yönetimin tüm telefon görüşmelerinin sağlıklı yürütülmesini, tüm randevularının düzenle takip
edilmesini sağlar.
M.2. Yönetimin tüm yazışmalarını yürütür, e-posta, faks gibi araçlarla iletişim kurabilmesini sağlar.
M.3. Ajans toplantı odalarının rezervasyonlarının yapılmasını, tertipli ve düzenli tutulmasını yapar.
M.4. Toplantı notları hazırlar, oda sıcaklığını ayarlar, yapılacak ikramın organizasyonunu yapar.
M.5. Kendisinden talep edilen yazışmaları hazırlar.
M.6. Dış görünümüne özen gösterir. Titiz ve bakımlı olmalıdır.
M.7. Santral görevlisinin dışarıdan arayanlarla ilgili özen göstermesi gereken tüm hususlar yönetim
sekreteryası için de geçerlidir.
11

12. N- SANTRAL GÖREVLİSİ
Ajans'ın dış dünyayla ilk teması, ilk izlenimi santral kanalıyla olmaktadır. Ajans'ın ne kadar verimli iş
üretebildiği, ne boyutta profesyonel olabildiği santralle yapılan bir görüşmeden dahi anlaşılabilir.
Görev tanımı
N.1. Hiç kimse telefonda bekletilmemelidir.
N.2. Bekleme kaçınılmaz olduğunda ise en geç 30 saniye içinde beklemede tutulan kişiye dönülerek
özür dilenmeli ve unutulmadığı böylece hatırlatılmalıdır. Beklemeye alınacak kişiye, o sırada kendisinin
ne yapacağını belirtmelidir.
N.3. Santrala cevap veren herkesin önem göstermesi gereken konu, arayana kendisinin ajans
tarafından önemsendiğinin hissettirilmesidir.
N.4. Arayanın notunu almalı ve ilgili kişiye hemen bildirmelidir.
N.5. Kötü ruh halinde olsa bile bunu karşı tarafa hissettirmemelidir.
N.6. Güler yüzünü konuşmasındaki ses tonu ile karşı tarafa aktarabilmelidir.
N.7. Ajans içinde telefonların gereksiz uzunlukta çalmasını engelleyecek tedbirler alabilmelidir.
N.8. (Aynı zamanda resepsiyonist görevi var ise) Ziyaretçileri güler yüzlü karşılamalı, görüşeceği kişiye
haber vermeli ve ziyaretçiyi bekleme bölümüne almalıdır. Genel bakımına, giyimine kuşamına özen
göstermelidir.
12