Lean PMO as a change agent

Lean PMO as a Change
Agent
Madrid 21 de Abril de 2015

LEAN PMO AS A CHANGE AGENT
Me ha tocado la peor hora, lo se,
después de comer . . .

Prefiero estas caras… pero,me lo tengo que
ganar.

@PepeVazquezS
Agradecimientos
Sobre mi.
Donde trabajo
A qué me dedico
Cual es mi relación con Lean-Kanban

@PepeVazquezS
INDICE.
1. Introducción y algunas definiciones
2. Pirámide del cambio para introducirnos en LPMO.
3. Conceptos Lean y aplicación en PMO.
4. Lean PMO , cambio y liderazgo.
5. Lean PMO Journey Map.

@PepeVazquezS
1. Introducción y algunas definiciones.
Definiciones (CLASICAS)
Project Management = Organización de
recursos y actividades para entregar un ambito de trabajo
predefinido, dentro de unos tiempos y costes acordados,
usando las capacidades existentes para conseguir unos
beneficios que justifiquen el proyecto.
Vale, esa ya
me la sabía.

@PepeVazquezS
Program Management = organización de
recursos y actividades para definir, entregar y evolucionar
una colección de proyectos relacionados, que combinados,
responden a un objetivo de negocio y aumentan las
capacidades de la organización.
Eehh?
¿ Y esto justo
después de
comer
¿VALOR?

@PepeVazquezS
Portfolio Management = gestión de un
rango diverso de proyectos y programas, relacionados o no
relacionados, para conseguir el máximo valor dentro de unos
recursos y unas restricciones presupuestarias.
Fijo que está
de coña este
tío….

Proyecto Programa Portfolio
@PepeVazquezS
Definiciones.
PERSONAS
VALORES
PRINCIPIOS
CULTURA

@PepeVazquezS
PMO = Project Management Office.
¿ Es percibida como un ente que
añade burocracia a la actividad de
Gestión de proyectos?

@PepeVazquezS
¿ Cuantos opinais asi?

@PepeVazquezS
Dos tipos de PMO
1 Las que gestionan los proyectos dentro de la PMO.
2 Las que supervisan, dan soporte metodológico y de
herramientas a los Jefes de Proyecto y reportan status
a la gerencia de las iniciativas, segun la estrategia y
objetivos.
A los efectos de esta charla, trabajaremos la de tipo 2

@PepeVazquezS
¿ PARA QUE TIENEN LAS
ORGANIZACIONES
UNA PMO?

@PepeVazquezS
“Una PMO es
un grupo/departamento/división de
personas dedicadas a mejorar la práctica y
los resultados de la Gestión de Proyectos.”
HAY PROBLEMASVisión general

@PepeVazquezS
“Una PMO es una organización dedicada a
asistir y ayudar a los JP a obtener mejores
resultados con sus proyectos.”
LOS PM NECESITAN
AYUDA
Visión gerencia

@PepeVazquezS
“Una PMO es una organización que
centraliza, coordina y supervisa la gestión
de proyectos y/o programas bajo su
dominio.”
TENEMOS QUE CONTROLAR
MAS A LOS PM
Visión gerencia

@PepeVazquezS
“Una PMO es un grupo de gente con la
mision de dar soporte a los PM en el
lanzamiento, implementación y finalización
de los proyectos.”
NO NECESITAMOS QUE
NOS AYUDEN
Visión PM

@PepeVazquezS
POR TANTO
¿ Las organizaciones crean una
PMO para solucionar algun tipo
de problema en la ejecución y
entrega de proyectos ?

@PepeVazquezS
Aunque no es
necesariamente asi, en la
mayoría de los casos ocurre.
Ejercer mayor control sobre los proyectos.
Recopilar datos de situación.
Monitorizar los proyectos.
Reportar a la gerencia.

@PepeVazquezS
Es “percibida” por un PM como
un centro desde el que me van a
“fiscalizar” el proyecto, revisar
que sigo los procesos y escalar
en caso de problemas.

@PepeVazquezS
PMO es
MAL ….

@PepeVazquezS
PMO
Hacemos lo
que
Nos piden…
Hace falta
un cambio

@PepeVazquezS
Y ADEMAS LA
ORGANIZACION SE PLANTEA

@PepeVazquezS
Nos hace falta una
herramienta para poder
administrar, mantener y
comunicar información de
los proyectos para
conocerlos y asi poder
mejorar.
Es verdad, pero
antes de eso
deberíamos
asentar ciertas
cosas

@PepeVazquezS
“Los principios son
atemporales,
las herramientas
evolucionan y
necesitan cambios.”
Y es aquí donde LEAN,como
filosofía empieza su protagonismo
Necesitamos unos valores y unos principios

@PepeVazquezS
3 puntos de arranque

@PepeVazquezS

@PepeVazquezS
1- DIRECCION ,
2- UN ENFOQUE CORRECTO,
3- ACCION

@PepeVazquezS
2.Pirámide del Cambio para implantación LeanPMO.

@PepeVazquezS
3. CONCEPTOS LEAN Y APLICACION EN UNA PMO.
Hosin Kanri- Gemba – Hansei –
Heiyunca.

@PepeVazquezS
¿Eehhhhh?
3. CONCEPTOS LEAN Y APLICACION EN UNA PMO

@PepeVazquezS
Hosin Kanri
• Hosin Kanri significa : direccion estratégica para alinear los
objetivos de la organización, las personas y los procesos.
Tambien significa :despliegue de políticas.
• Es el punto de partida para definir aspectos clave para la
organización: visión, misión, objetivos, medición, adaptación.
• Es un proceso participativo de planeación, partiendo de la
definición de la alta gerencia a nivel objetivos estratégicos.

@PepeVazquezS
Hosin Kanri como herramienta de la PMO
• Claridad en los objetivos que se definen para la LPMO.
• Trasladar a todos los actores relacionados con la LPMO la visión y la
misión :
• Participación de los actores para conformar juntos el modelo.
• “Participación Genuina” : E. Molini.
• Transparencia en las políticas de la LPMO y definición concreta de
las mismas.
• Publicación de un panel de “Políticas Explícitas” visible por todo
el mundo.

@PepeVazquezS
Gemba
Genba ' |現場|' es un Término
japonés que significa "en el sitio de
acción" o en la “escena del crimen".
“Las empresas no hablan con sus clientes, por miedo
a que les digan que se han equivocado.”.
Jeff Gothelf
LEAN UX

@PepeVazquezS
Gemba
GEMBA por tanto es el lugar de trabajo.
GEMBA Walk , es “el paseo” que los directivos y managers tienen
que dar por las “zonas de producción” para conocer los
problemas por si mismos.
APLICADO A LPMO: Conocer los problemas de las personas en
el lugar de trabajo y de vivir por uno mismo las situaciones.
3 . CONCEPTOS LEAN Y APLICACION EN UNA PMO

@PepeVazquezS
“Cuando entendemos como funcionan las cosas es cuando
somos capaces de mejorarlas”
• Tener claro el propósito.
• Conocer tu “Gemba”.
• Observar y escuchar.
• Extraer conclusiones
• Validar siempre
• Respetar siempre a la gente.
Gemba.

@PepeVazquezS
GEMBA como herramienta para la Lean PMO
• Ir y ver : salir de tu sitio, de tu mesa, de tu edificio.
• Entender los problemas por uno mismo.
• Vivir en persona la situación.
• Escuchar a los que tienen el problema.
• Ponerte en su lugar y empatizar.
• Entender sus emociones.
• Identificar las ineficiencias.
• Preguntar por las causas raiz.
• Ofrecer alternativas y dejar que resuelvan por si mismos

@PepeVazquezS
Hansei
• Hansei significa “Auto reflexión”.
• Reconocimiento de los propios errores como base para la
mejora.
• También significa, reconocimiento del éxito con modestia y
humildad.
• Practica de mejora continua

@PepeVazquezS
Hansei como herramienta para la Lean PMO
• Retrospectivas.
• No complacencia con los resultados.
• Small Steps , Never Stop.
El trabajo puede ser de dos tipos :
“ El trabajo que hacemos hoy, y el trabajo que tenemos que hacer
mañana para mejorar.”
• Transmisión de esta cultura desde la LPMO.

@PepeVazquezS
Heiyunka NIVELACION
• Hacer la demanda visible para nivelar la carga.
• Fomentar el Pull.
• Previsibilidad y anticipación del flujo de ordenes de
trabajo.
• Evitar los picos y aplanar la demanda todo lo posible.
• Ritmo sostenible.

@PepeVazquezS
Heyunka como herramienta para la Lean PMO
Identificar las iniciativas o proyectos por medio de un Backlog visual.
Arrancar solo aquellos proyectos que hayan pasado por una fase de
preparación,tengan definida la entrega de valor y hayan sido coordinados con
todos los stakeholders.
Conseguir desde la PMO una anticipación de la carga, visitando a los
usuarios que demandan el trabajo para obtener “potenciales”.
Gestionar el flujo de arranque de proyectos por medio de la anticipación y
ayuda en la preparación a los PM.

@PepeVazquezS
Heiyunka
NIVELACION

@PepeVazquezS

@PepeVazquezS
4. LEAN PMO, PERSONAS, CAMBIO Y LIDERAZGO.

@PepeVazquezS
¿ PROBLEMAS EN IT ?
Poca o escasa organizacion de procesos TI.
Falta de tiempo para llevar a cabo todas las funcionalidades de un proyecto.
Falta de priorización y cambio permantente de la prioridad.
Poca proactividad , y cultura reactiva.
Incorrecta planificación y/o entrega de valor tardía al Negocio.

@PepeVazquezS
¿ PROBLEMAS EN IT ?
Cuando se fija un plan, se acepta que todas las fechas intermedias se
pueden desplazar, pero no la fecha final.
Los compromisos intermedios no importan, siempre que se respete el hito
final.
Silos de conocimiento ,falta de visión global , exceso de burocracias..
Sobrecarga, exceso de trabajo en progreso, retrasos
Etc, etc.

@PepeVazquezS
Una Lean PMO implica un cambio en la
manera de abordar proyectos en una
organizacion.
LeanTransformation.
“ El centro del cambio de toda organización
y de toda sociedad está en las personas”
Gary Hamel : “ Lo que ahora importa”

@PepeVazquezS
Mejorar es cambiar. Ser perfecto es cambiar a menudo.
Winston Churchill.

@PepeVazquezS
Para dar el salto e iniciar la
transformación, primero hay que
entender las 7 etapas del cambio

Menudo
marrón…
nadie me
sigue.
@PepeVazquezS
Las 7 etapas del cambio 1. SOLEDAD

@PepeVazquezS
Las 7 etapas del cambio
2. SUFICIENCIA
Aqui estoy
yo, porque
yo lo
valgo…!!
¿Quien necesita un cambio?

¿ Que cambie
que ?
Ni de coña
baby !!
@PepeVazquezS
Las 7 etapas del cambio 3. RECHAZO FRONTAL

@PepeVazquezS
Las 7 etapas del cambio 4. CONFRONTACION
El cambio es
bueno
Si tienes lo que
hay que tener
dimelo a la cara

@PepeVazquezS
Las 7 etapas del cambio 5. RESIGNACION
Bueno, que le
vamos a hacer,
cambiaremos
Arrggg,
valeeee, pero
no aprietes
tanto…..

@PepeVazquezS
Las 7 etapas del cambio 6. ACEPTACION
No
podemos
hacer otra
cosa…
Me esta
inflando….
Bueno, al final
esto será
bueno para
todos

@PepeVazquezS
Las 7 etapas del cambio 7. EXALTACION
Biennn,
Genial...
Ya lo decia
yo, esto
mola
Jefe, todo
Arreglado..

@PepeVazquezS
Liderazgo en la PMO
Modelo de Hersey- Blanchard.
Liderazgo situacional.
Un integrante de una
LeanPMO, estaría mas en
los cuadrantes superiores.
APOYAR
Estar cuando se le
necesita y supervisar en la
distancia la marcha de los
proyectos.
ENTRENAR ( Mentor)
Desde su experiencia y
conocimiento.
Visión amplia y estratégica.
Orienta y motiva.

@PepeVazquezS
Lean PMO Journey Map
RECORRIDO PARA CONSTITUIR UNA LPMO Y
MANTENER VIVO EL ESPIRITU

@PepeVazquezS
5. LEAN PMO: JOURNEY MAP.
Para poder despegar e iniciar la
carrera necesitamos un empujón.
Hay que cumplir tres requisitos.

@PepeVazquezS
1 Apoyo desde la dirección.

@PepeVazquezS
Entender la situación actual y
tener clara la visión
Para empezar :

@PepeVazquezS
PREPARAR EL VIAJE : Etapa 1.
• Visión y situación actual.
• Constituir el equipo.
1. Addicted to Change
2. Pos-it Warriors.
3. Kaizen lovers
4. Gemba walkers
5. A3 thinkers
6. Always searching for Waste
7. Flow, Pull and WIP evangelist.
8. Servant Leaders

@PepeVazquezS
PREPARAR EL VIAJE: Etapa 2.
• Con el equipo formado, lanzar una
sesión KAIZEN con otros PM de la
organización para que partiendo de la
situación actual se llegue a la
situación deseada definiendo cuales
serán las interacciones y las
atividades de valor de la LPMO.
Escuchar a los JP , recabar iniciativas de mejora
de los procedimientos actuales, iniciar un
calendario de quick wins, trazar la hoja de ruta
completa.

@PepeVazquezS
Definir las politicas de la
LeanPMo de manera
explicita y hacerlas
visibles.
1. Ofrecer a la gente un espacio para opinar sobre las
politicas. (plataforma de cambio)
2. Identificar resistencias al cambio y gestionarlas.

@PepeVazquezS
Seleccionar proyectos
para arrancar la LPMO y
aprender.
(con más de un subproyecto y varios equipos a
coordinar)
1. Informar a toda la organizacion de lo que se pretende en los
pilotos.
2. Comunicar a los PM /otros actores implicados de los
proyectos piloto cual será su papel en la iniciativa y como
participará LPMO en ellos. ( esto es clave para gestionar
expectativas)

@PepeVazquezS
HACER EL VIAJE: Etapa 1.
Dar formación Lean-Kanban
a los pilotos.
Asegurar el Flujo de valor del
proyecto/s.
- Acompañar al PM
- Definir que medir y como.
- Kanban Board/s.
Flow – Wip - Pull
- Daily meeting.
…

@PepeVazquezS
HACER EL VIAJE: Etapa 2. (A3)
Problemas
Errores
Algo que hay que mejorar
Capturan el entendimiento
compartido de un problema
y lo representan en una hoja
de formato A3

@PepeVazquezS
HACER EL VIAJE: Etapa 3 : consejos de viaje
- Mecanismos simples.
- Procesos sencillos.
- Foco en entrega de valor , en
vez de en seguir procedimientos.
- Controlar el WIP. (Mura)
- Entender la variabilidad (Muri)

@PepeVazquezS
TERMINAR EL VIAJE :
- Retrospectiva global.
- Inventariar mejoras a realizar.
- Celebrar tanto logros como
fracasos.
- Hacer el album de fotos del
viaje y compartir, compartir,
compartir…..

@PepeVazquezS
¿Cual tiene que ser la percepción de
un PM tras este viaje ?

@PepeVazquezS
Lean Project Management Office.
Colabora en identificar mejoras en los proyectos que
gestiono, para entregar siempre valor a mis usuarios.
Asesora con las dependencias entre proyectos.
Anticipa cuando haya algun riesgo que pueda poner
en problemas los proyectos.

@PepeVazquezS
Aportan mejores formas de trabajar para eliminar
desperdicios y generar valor por medio de nuevos
modelos de Gestión Visual y herramientas Lean en mi
portfolio de proyectos.
Cuando tengo un problema encuentro apoyo y me
ayudan a identificar causas raiz para solucionarlo.
Lean Project Management Office.

@PepeVazquezS
La gente de la LPMO entiende nuestras dificultades
y actua de altavoz ante la dirección. Han logrado que
haya, más motivación y comunicación.
Lean Project Management
Office.

@PepeVazquezS
?

@PepeVazquezS
Fomentar un cambio de
Cultura de proyectos

@PepeVazquezS
Don’t look with your eyes, look with your
feet; Don’t think with your head, think with
your hands”.
To improve, remove!
Lean is about engaging everybody to do
things we could not do before
Small steps, Never STOP

@PepeVazquezS
Al final del viaje tenemos que
conseguir instaurar una
LPMO que :

@PepeVazquezS
• Identifique mejoras en el flujo de los proyectos y detecte cuellos de
botella.
• Se haga cargo de actividades que no aportan valor al proyecto pero
son necesarias ( MUDA tipo 1).
• Tenga en cuenta los objetivos a alto nivel para la priorización de
iniciativas ayudando en la entrega de valor temprana.
• Identifique desperdicios y comunique a PM. ( MUDA tipo 2)
• Detecte dependencias cruzadas con impacto en los plazos.
• Anticipe desviaciones mediante tendencias. (predictibilidad)
• Tome métricas de valor para los proyectos.
• Haga Mentoring de proyectos.
• Implante y divulgue métodos de Gestión visual de proyectos y
portfolios.
• Asesore en Definición, implantación y acompañamiento de los
tableros Lean de Proyectos.
• Facilite reuniones de mejora ( eventos Kaizen , Retrospectivas)

@PepeVazquezS
CONCLUSIONES Y MENSAJES
Una LPMO reporta a las organizaciones un enfoque nuevo
y transformador para afrontar la estrategia de IT, actuando
como agente favorecedor del cambio.
Mejorando la motivación y compromiso
Mayor transparencia y visibilidad
Mayor alineación de IT y negocio
Menores tiempos de respuesta en la entrega de valor
Un ritmo de trabajo sostenible
Mayor eficiencia.
Enfatizando en la cultura de mejora continua y eliminación de
desperdicio.

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