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DETERMINANTS AU
MAINTIEN DE LA FONCTION
PAIE EN ENTREPRISE.

Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 1 sur 17
« Il y a 20 ans, la paie était le noyau dur d’un service du personnel et le Responsable
en Ressources Humaines d’un site de production se valorisait, alors, en sortant les
paies » d’après les propos d’un DRH en 2000.
Huit ans plus tard, la fonction paie est désormais considérée par les Directions, comme
une fonction support

à faible ou sans Valeur Ajoutée et, le Responsable (en)

Ressources Humaines est un Business Partner, promoteur d’une valeur clé au sein de
l’Organisation : l’Homme.
Pourtant la « production » des paies représente l’une des premières dépenses des
Entreprises, mobilisant ainsi des Ressources Informatiques, Intellectuelles et
Humaines déterminantes.
Ces Ressources sont ainsi exposées au cours de la partie 1.

L’informatisation du métier et ses conséquences.
L’information des fonctions support est l’une des modifications les plus importantes
depuis les 30 dernières années, la fonction paie n’y a pas échappée, passant d’une
réalisation sur des ordinateurs centraux à celle sur des micro-ordinateurs et au travers
de réseaux.

L’évolution des systèmes.

Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 2 sur 17
Dans les années 1980, il était d’usage dans les Entreprises d’élaborer leurs propres
applications informatiques. Cependant, l’élaboration d’un programme « maison »
représente un énorme investissement de travail, de temps, d’hommes, et en
conséquence d’argent, face au véritable « cahier des charges » incontournable et
impératif constitué par les exigences légales de toutes origines (loi,

Conventions

Collectives, Accords).
De « mise à jour»

en « patch correctif », le programme est souvent devenu une

véritable « usine à gaz » aux yeux des utilisateurs et concepteurs, dont ne perdurent
maintenant que de rares exemples.
Les passages à l’Euro et à l’an 2000 furent des prétextes aux refondes des systèmes
de paie, et ce au profit des offres proposées par les acteurs du marché porteur des
prestataires RH (ADP, Cegedim SRH, Ciel, GFI, Sage, SAP, e-Paye, Sopra, Oracle,
1

HR Access et Cegid) .

Des progiciels qui, hormis la réalisation de la paie, proposent de nouveaux modules
sur les autres domaines R.H. que sont l’administration du personnel, la gestion des
temps et activités (GTA), le

recrutement, la mobilité, la formation, la gestion des

carrières et des compétences, le reporting ou le décisionnel, dotant ainsi les
Entreprises de Systèmes d’Informations des Ressources Humaines ou SIRH.

1

Voir annexe N° 1 « Le marché des logiciels et service RH devrait rester dynamique en 2008 et 2009 »
Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 3 sur 17
La maturité des réseaux, et notamment de l’Internet, a également offert aux
2

Entreprises des solutions informations légères, de type Client/Server , ou ASP
3

(Application Service Provider ), ou à contrario de choisir des offres « internes » de la
plus lourde de type PGI (Programme de Gestion Intégrée) ou ERP (Enterprise
Resource Planning) à des offres sur micro-ordinateurs de type EBP Paie ou Ciel Paie.

Paramétrages et mises à jour des progiciels ou ERP.
La standardisation des progiciels n’est pas absolue, ils doivent être « compatibles »
avec les « cahiers des charges » des Entreprises clientes tant du secteur privé que
public, et subissent des adaptations, voire des développements spécifiques coûteux.
D’après une analyse de 1999, d’une stagiaire en ressources humaines, sur la mise en
place d’un nouveau progiciel de paie, le coût total de ce projet représentait déjà 8 fois
celui de la licence d’exploitation.
Car si l’achat d’un progiciel peut-être peu raisonnable, les coûts de mise en œuvre et
de maintenance, les ressources et compétences en interne nécessaires pour maintenir
le SIRH (suivie de version, mises à jours techniques, incorporation de nouvelles
procédures dans le réglementaire de paie) sont très différents, et ne peuvent être
négligés dans l’estimation du budget global.

2

L'architecture client/serveur désigne un mode de communication entre plusieurs ordinateurs d'un réseau qui distingue un
ou plusieurs postes clients du serveur : chaque logiciel client peut envoyer des requêtes à un serveur.
3

Un fournisseur de service d'application (FAH, ou en anglais ou ASP) est une entreprise qui fournit des logiciels ou des services
informatiques à ses clients au travers le réseau d’Internet en utilisant le protocole standard http.
Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 4 sur 17
De plus, la « main », détenue par le Responsable SIRH ou l’informaticien dédié, sur
le(s) paramétrage(s) donne parfois l’impression inexacte aux Entreprises qu’elles
pourraient tout savoir du produit et par conséquent se défaire de l'influence des
4

éditeurs de progiciel. Certains éditeurs offrent, partiellement, ces possibilités , et en
cas de complication proposent rapidement leurs services marchands où se
désengagent de leurs responsabilités.
Quel que soit le choix du progiciel, il y a fort à gagner à entretenir un partenariat avec
l’éditeur et le fournisseur informatique (dans le cas d’une intégration par tiers) afin de
s ‘assurer de l’évolution et de l’adaptation du produit, et bénéficier d’une assistance
attentive aux clients.
Enfin, nombre de D.R.H., ne disposant pas d’un Responsable SIRH ou d’un
informaticien en interne, se heurte à des difficultés avec leur Direction des Services
Informatiques (DSI) :
•

Incompréhensions entre les Utilisateurs finaux et l’équipe chargée des
maintenances et développements.

•

Langages métier différents.

•

Impératifs de fonctionnement.

•

Disponibilités et contraintes de calendrier.

•

Sentiments de ne pas avoir les commandes.

Les expertises légales.
La veille sociale et juridique.

4

Il s’agit du mode « service bureau » qui laisse à la charge du fournisseur de services informatiques la mise à jour de son
produit.
Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 5 sur 17
L’environnement règlementaire de la fonction paie se caractérise par sa complexité et
sa perpétuelle évolution en raison de :
•

Diversité des sources.

•

Abondance de la législation

•

Jurisprudence.

La paie est un problème de droit, puis d’ordre, car il faut dans la pratique rechercher
les sources des textes ou usages et vérifier par catégories CSP et exceptions.
En fonction des règles de droit, l’appréciation de l’ordre dans lequel ces éléments
seront à aborder est essentielle. L’origine de la veille juridique est différente selon
l’organisation des Entreprises et dépend surtout de la taille des entités. Cette veille est
souvent dévolue au Responsable du Département Ressources Humaines, et les
canaux d’informations différent selon les moyens financiers alloués et le temps à
consacrer.
On retrouve généralement deux types de documentation :
•

Une documentation de base formant le socle à minima de veille, et à périodicité
annuelle (dictionnaire RF Paye de la Revue Fiduciaire, Mémento Social de WHRH, Code du Travail, Conventions Collectives).

•

Une documentation généraliste ou à thèmes, mais à périodicité plus fréquente
(Bref social, Entreprise & Carrières, Liaisons Sociales de WH-RH,
Mensuelle de RF Paye de la Revue Fiduciaire)

Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 6 sur 17

Revue
Certains thèmes requièrent malgré cela une expertise réglementaire poussée (régimes
de retraite, de prévoyance, fiscalité, en autres) et le recours à un expert permet de
réduire les problèmes d’interprétation et de réactivité. Cet expert peut être un avocat
spécialisé ou un juriste en droit social interne, voire à des services comme SVP, ou
aux services juridiques des Organismes (URSSAF, ASSEDIC, Caisse de retraite ou de
prévoyance).

Les mesures fiscales et comptables d’allégements de charges.
L’optimisation des cotisations sociales est une obligation pour les Entreprises qui
voient leur masse salariale croitre en dehors de toute politique sociale, tandis que les
salariés ne ressentent pas d’augmentation voire le maintien de leur pouvoir d’achat au
regard du net à payer.
Prélever et payer de façon conforme les cotisations sociales, salariales et patronales,
ne sont pas des taches faciles dans le maquis des allégements totaux ou progressifs
liés aux effectifs, à la situation géographique, au secteur d’activité, à l’emploi, à la
modernisation sociale…
Ces cotisations sociales dont les calculs s ‘effectuent

sur des bases forfaitaires,

réduites, avec prorata et, avec des taux suivants les mêmes voire d’autres logiques, et
dont la maitrise ne doit pas échapper à la fonction paie sous peine de pénalités, ou de
sommes versées à tort et dont le recouvrement répond à des règles précises et
strictes.
Enfin, ne pouvant augmenter les salaires, les Entreprises recherchent des leviers
incitatifs pour attirer ou fidéliser, tant au plan social que fiscal.

Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 7 sur 17
Ces sujets ont fait naitre des Sociétés spécialisées sur l’étude et l’optimisation des
coûts sociaux, et il reçoit un écho très favorable auprès des Directions, obligeant la
fonction paie à se saisir de ce dossier sous peine d’être mise en concurrence.

Les acteurs de la fonction paie.
Descriptif des fonctions et missions.
Deux types d’emploi s’exercent généralement dans la fonction paie des Entreprises de
plus de 100 salariés : Le Responsable du Service Paie et les gestionnaires de paie.
Leur champ d’activités est fonction du mode d’organisation de l’Entreprise et plus
précisément de l’articulation entre la paie et l’administration du personnel.
Selon la taille de l’Entreprise et le poste, la responsabilité des acteurs est engagée sur
tout ou partie des activités sur service. Il faut noter que plusieurs dénominations sont
utilisées pour le Responsable hiérarchique :

•

Payroll manager.

•

Responsable du Service/département paie.

•

Responsable paie et administration du Personnel.

Ce salarié a le statut cadre, et dirige, sauf dans le cas de TPE ou PME à faible effectif,
une équipe composée de non cadre et dont les postes répondent à intitulés :

•

Chargé de paie.

•

Gestionnaire de paie.

•

Comptable paie.

Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 8 sur 17
•

Technicien paie.

Responsable paie (il est à considérer que ce libellé peut être également repris pour un
cadre de la fonction paie).

Les savoirs mis en œuvre.
Ces types d’emploi ont donné lieu à la conception de fiches métier, dans des
référentiels établis par l’ANDRH ou l’APEC et l’ANPE, décrivant le savoir, savoir être et
savoir faire, à l’image des exemples ci-dessous :

Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 9 sur 17
Les capacités liées à l’emploi et les qualités personnelles des acteurs de la fonction
5

paie sont aussi importantes que leurs compétences , à la lecture des offres du marché
du travail, elles peuvent être synthétisées comme suit :

5

Extrait de l’article publié sur l’APEC le 10/11/2004) Un métier qui requiert des compétences précises :
Des compétences techniques. Le responsable paie possède de bonnes connaissances de la législation sociale, du droit de la Sécurité
sociale ainsi que du rôle et du fonctionnement des institutions et organismes sociaux. Il connaît les contraintes légales en matière de
rémunération. Ces compétences s'associent à la maîtrise de l'outil informatique, des tableurs et des logiciels de paie, en particulier
Sage, Ciel et Hypervision ainsi que de certains comptes du PCG 82 (plan comptable). Des qualités personnelles. Rigoureux et
fiable, le responsable paie est méthodique et particulièrement précis face aux grands nombres d'opérations chiffrées à traiter tout en
évitant des erreurs qui seraient difficilement acceptées par les salariés. Aussi, il inspire confiance et noue des relations cordiales
avec les salariés et les autres départements de l'entreprise grâce à ses bonnes aptitudes relationnelles. Discret, son sens de la
confidentialité est nécessaire pour le bon maintien du climat social tout comme sa patience et sa ténacité dans la recherche des
erreurs. Enfin il fait preuve de fermeté et de cohérence dans son discours et dans ses actes. Son objectivité et son impartialité lui
interdisent de céder à la tentation de privilégier un salarié par rapport aux autres pour des raisons affectives.
Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 10 sur 17
•

Goût des chiffres

•

Organisation, rigueur, précision.

•

Capacité de veille et réactivité vis à vis des évolutions réglementaires et
sociales.

•

Respect de la confidentialité.

•

Aptitude à travailler en équipe.

•

Polyvalence.

•

Respect des délais et engagements.

•

Resistance au stress, aux contraintes.

La confidentialité est une des spécificités de la fonction paie, car la rémunération n’est
toujours pas un sujet évoqué dans les Entreprises entre individus, et l’individualisation
de celle-ci ne pourra y contribuer.
Les contrats de travail des salariés de la fonction paie comportent, à l’exception près,
une clause de confidentialité et ce quelque soit leurs CSP.

Formation et expérience.
La fonction paie ne s’enseigne généralement pas lors d’un cursus classique et jusqu’à
peu il n’existait pas de formation professionnelle de niveau III après le BAC, pour
devenir gestionnaire ou responsable.
Antérieurement, pour le responsable, Les profils «scolaires » se répartissaient, alors,
en deux catégories, soit

les titulaires d’une formation supérieure en Ressources

Humaines (ou avec une option RH) de niveau II ou I, soit ceux possédant un diplôme
de comptabilité de niveau V à IV et de l’expérience dans la fonction paie.

Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 11 sur 17
Pour le gestionnaire, nombreux sont titulaires d’une formation de niveau IV à III (BTS,
DUT) ou, eux aussi, possédant un premier diplôme comptable et de l’expérience.
Le niveau d’entrée actuel dans la fonction paie est de niveau IV (Bac + 2) mais une
offre de jeunes professionnels fait son apparition sur un marché de l’emploi avec une
Licence Professionnelle (Bac + 3) acquise soit par le biais de l’alternance ou en
continu, voire de Master 1 (Bac + 4).
La fonction paie est singulièrement technique, le recrutement de 3

ème

cycle (Master II)

ne semble pas adapté pour le poste de responsable.
En marge des titres et diplômes, la fonction paie mobilise des praticiens dont
l’expérience,

l’expertise métier, sont des atouts pour l’Entreprise, et révèlent les

compétences souvent acquises sur le tas, puis complétées par des modules de
formations qualifiantes, puis maintenant donnant lieu à des validations des Acquis de
l’Expérience (VAE), car ces collaborateurs sont à la recherche de la reconnaissance
de ce métier « artisanal » qui depuis les années 90 se professionnalise, et reste
souvent considéré comme un sas d’entrée de la Fonction Ressources Humaines
(FRH).
Toutefois, compte tenu des contraintes décrites au point N° 2, la formation continue
des acteurs de la fonction paie est essentielle et peut concerner, à titre d’exemple :

•

Les techniques de paie (du cas simple au cas élaboré de calcul de paie)

•

L’initiation ou le perfectionnement au progiciel (paramétrages, requêtes)

•

L’utilisation des outils bureautiques.

•

Formations juridiques, sociales sur des points précis à maîtriser.

Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 12 sur 17
Et elle est dispensée par des organismes reconnus dans le métier, IFOCOP, ELEGIA,
DEMOS, CEGOS, LEFEBVRE, REVUE FIDUCIAIRE, pour ne citer qu’eux.
Mais les contraintes d’une activité récurrente et chronophage ne permettent pas
toujours de recourir à la formation « permanente » des collaborateurs.
L’inadéquation intellectuelle entre les ressources du service et les expertises métier
requises font croître les risques d’anomalies, de contentieux juridiques et financiers
tant vis à vis des organismes sociaux ou fiscaux que des salariés (au travers des
procédures prud’homales)
Extrait d’un article de l’APEC de novembre 2004 :

"Pour tenir un poste de responsable paie, il faut garder la tête froide."
Pour accéder au métier de responsable paie, Angélique Andrys a tout d'abord obtenu
le diplôme de l'EDC (École des cadres). Elle s'oriente ensuite vers la fonction paie et
rejoint la société CIS (Compagnie internationale de services) dont les activités
financières, immobilières et industrielles, particulièrement diversifiées, se déploient
dans plusieurs pays d'Afrique. Elle est, dès son arrivée, directement rattachée au PDG
de l'entreprise et gère la majeure partie des opérations de paie des quarante salariés
de l'entreprise.

"CIS a une activité tournée vers l'international et nous employons une quinzaine
d'expatriés. Je ne prends pas en charge leur paie mensuellement, mais je gère, pour
ces derniers, les assurances, les déclarations Assedic, les caisses de retraite et
certaines cotisations."
Après avoir occupé ces fonctions pendant dix-sept ans, elle dispose du recul
nécessaire pour parler de ce métier. "Du sang-froid, une bonne pratique de

l'informatique, beaucoup de rigueur et de discrétion" : telles sont, selon Angélique
Andrys, les qualités nécessaires pour occuper le poste de responsable paie.

Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 13 sur 17
Du sang-froid, car "la pression est forte de la part des salariés et de la direction" et que

"personne ne supporte d'avoir une paie en retard. Je me situe à la jonction des
problèmes éventuels entre la direction et les salariés. C'est vers moi que se tournent
les personnes quand survient une difficulté."
Un bagage technique est également requis : il faut maîtriser l'outil informatique. "Chez

CIS, nous n'employons pas de directeur informatique, et lorsque des problèmes de
sortie de paie surviennent, ils ont le plus souvent une origine informatique."
Un bon socle de connaissances est en outre nécessaire dans les domaines juridique et
financier : "D'une part, certaines règles de droit social doivent être connues (suivre et

comprendre l'évolution des législations est primordial pour remplir ces tâches) et,
d'autre part, il faut avoir de bonnes bases en comptabilité générale."
Chacun reconnaît qu'un bon responsable paie doit posséder des qualités de rigueur :
une seule erreur peut modifier un ensemble de résultats. Enfin, la discrétion fait partie
des qualités intrinsèques de la fonction. "Nous brassons beaucoup d'informations, à

nous d'en faire bon usage et de ne pas les exploiter à mauvais escient. Avoir des amis
dans l'entreprise, cela est possible, mais il faut se méfier, ne pas mélanger son métier
et ses amitiés, et ne pas accorder de facilités en fonction de critères plus personnels
que professionnels."
Une littérature abondante est disponible sur ce secteur, l’emploi et les formations
généralistes et les filières spécialisées, à l’exemple du Guide « Les métiers des
Ressources Humaines » édité par Studyrama (3

ème

édition).

Contraintes liées au recrutement sur un marché de l’emploi tendu.
Il suffit de consulter les sites de recrutement en ligne pour prendre la mesure du
volume des offres d’emploi sur la fonction paie.

Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 14 sur 17
Toutefois, ces annonces mettent en évidence que, quel que soit le poste, le niveau de
responsabilités et de salaire, c’est l’expérience acquise dans le métier qui est d’abord
requise. La connaissance ou la maîtrise de telle ou telle application informatique est
indispensable pour les gestionnaires ou les responsables de service paie. La maitrise
d’une langue étrangère, et notamment de l’anglais est fréquemment demandée et son
impact serait de l’ordre de 20 % de rémunération en sus.
Enfin, et comme indiqué précédemment, un diplôme reconnu dans la profession est
souhaité, et les Entreprises mentionnent souvent les écoles suivantes : IFOCOP, IGS,
SUP’RH, etc.
La demande forte de compétences en 2000 avait fait augmenter de façon significative
6

les rémunérations des « payeurs » et assurant au passage le « plein emploi » de ces
professionnels.
L’arrivée d’une population jeune et diplômée a eu pour effet d’offrir des salaires à
l’embauche plus faibles et donc plus en adéquation avec les autres fonctions support
des Entreprises, ainsi que des progressions de carrières moins rapides.
Mais, ce fait n’a pas pour autant résorbé le besoin des Entreprises en gestionnaires
séniors ou experts de la fonction paie, eux mêmes prompts à suivre des formations
qualifiantes ou diplômantes afin de maintenir des niveaux de savoirs élevés.

6

Salaire fixe en fonction du type d’entreprise, de l’âge et de la localisation, HEWITT 2008 Entreprise & Carrières N° 912.

Grands groupes cotésAutres EntreprisesparisProvinceParisProvinceMoins de 30 ansDe 30 à 40 ansDe 41 à 50 ansPlus de 50 ansMoins de 30
ansDe 30 à 40 ansDe 41 à 50 ansPlus de 50 ansMoins de 30 ansDe 30 à 40 ansDe 41 à 50 ansPlus de 50 ansMoins de 30 ansDe 30 à 40
ansDe
41
à
50
ansPlus
de
50
ans27030372204627350349242263344341632453182351132480404484403621043291563636339608 Evolution des rémunérations fixes de
2005 à 2006 + 3,3 %, de 2006 à 2007 + 2,5 %
Salaire médian perçu en 2007 (fixe + variable) : 40 440 €

Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 15 sur 17
7

Quoique que le marché ne démontre pas des signes d’insuffisances sur les métiers de
la fonction RH, les Entreprises voient partir leurs Responsables et Experts sous l’effet
du papy boom, et ne prévoient pas toujours à temps leurs remplacements avec le
confort d ‘une période de recouvrement.
Les Directions ne seraient-elles pas insuffisamment alertées sur le risque de perdre
l’historique interne de la fonction paie (dont le passage de témoin est le transfert de
connaissances par le Knowledge Management ou KM) et l’obligation de continuité de
service aux clients internes ?
Une rupture dans la « production » de la fonction paie pourrait entrainer une incertitude
au sein de la paix sociale (débrayages, grèves, réunions extraordinaires des IRP,
attitude de défiance, de questionnement, etc.) car la juste contrepartie du travail de
chacun est bien le calcul et le versement de la rémunération.
8

9

Et que le secteur de la sous-traitance , de l’externalisation de la fonction paie recrute
et capte juniors et séniors en nombre, réduisant l’offre de potentiels et compétences
10

pour les Entreprises .

7

D’après l’enquête CEGOS 2006 Réalisée auprès de professionnels RH d’entreprises de moins de 249 salariés à plus de 5000
salariés :
Ainsi, pas moins de 71 % des professionnels RH questionnés appréhendent la gestion des talents comme un axe prioritaire
pour leur entreprise. En cause, notamment, un marché du travail jugé tendu ou difficile pour l’employeur (82 %). Exigence
croissante de résultats financiers, compétitivité et accélération des changements, imprévisibilité de l’environnement ou
encore pénurie de compétences s’ajoutent à cette tension. Toute la difficulté réside donc, non seulement dans la captation et
la rétention des talents, mais également dans la définition même de ces derniers. Aussi, les critères d’identification des
talents sont, notamment, les compétences identifiées, le potentiel estimé par le manager, le savoir être ou encore un niveau
de performance élevé, c’est-à-dire « au dessus des standards », précisent les auteurs du document. Leurs compétences ? Les
personnes interrogées répondent : la capacité à travailler en équipe, à gérer des projets complexes, à manager, à
communiquer et à anticiper. Parmi ces collaborateurs tant recherchés, 3 profils se distinguent : les managers performants
(87 %), les jeunes à potentiel (86 %) et les experts clé (72 %)
8

La sous-traitance est l’opération par laquelle une Entreprise confie à une autre le soin d’exécuter pour elle et selon le
cahier des charges pré-établi une partie des actes de production ou des services dont elle conservera la responsabilité
économique finale.
9

Dénommée également Outsourcing, Business Process Outsourcing (BPO), Facilities management.

10

« Les cabinets spécialisés recrutent, du reste, presque autant de responsables paie que les Entreprises. Ils ont besoin de
profils plus ouverts, capable d’avoir une vraie relation commerciale avec leurs clients » d’après Wilhem Laligant – Directeur
Général d’Advancers Executive – (Entreprise & Carrières N° 912)
Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 16 sur 17
Épilogue.

La fonction paie vit depuis les années 80 d’importantes modifications structurelles qui
ont fait complètement évoluer ses métiers. L’automatisation complète d’une partie de la
technique et la dématérialisation des paiements de toute nature sont les conséquences
d’une information omniprésente. L’aptitude informatique des acteurs est indispensable.
Une haute

connaissance et

de la maitrise de la matière

les transforment en

spécialistes sans pour autant bénéficier des formations nécessaires.
Mais la rareté de profils, avec les savoirs et expertises adéquats, sur le marché peut
obliger les Entreprises à revoir l’organisation de la fonction paie (partie 2) ou à opter
pour l’externalisation (partie 3) ?

Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 17 sur 17

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Déterminants au maintien de la fonction paie en entreprise (Part. 1).

  • 1. DETERMINANTS AU MAINTIEN DE LA FONCTION PAIE EN ENTREPRISE. Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 1 sur 17
  • 2. « Il y a 20 ans, la paie était le noyau dur d’un service du personnel et le Responsable en Ressources Humaines d’un site de production se valorisait, alors, en sortant les paies » d’après les propos d’un DRH en 2000. Huit ans plus tard, la fonction paie est désormais considérée par les Directions, comme une fonction support à faible ou sans Valeur Ajoutée et, le Responsable (en) Ressources Humaines est un Business Partner, promoteur d’une valeur clé au sein de l’Organisation : l’Homme. Pourtant la « production » des paies représente l’une des premières dépenses des Entreprises, mobilisant ainsi des Ressources Informatiques, Intellectuelles et Humaines déterminantes. Ces Ressources sont ainsi exposées au cours de la partie 1. L’informatisation du métier et ses conséquences. L’information des fonctions support est l’une des modifications les plus importantes depuis les 30 dernières années, la fonction paie n’y a pas échappée, passant d’une réalisation sur des ordinateurs centraux à celle sur des micro-ordinateurs et au travers de réseaux. L’évolution des systèmes. Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 2 sur 17
  • 3. Dans les années 1980, il était d’usage dans les Entreprises d’élaborer leurs propres applications informatiques. Cependant, l’élaboration d’un programme « maison » représente un énorme investissement de travail, de temps, d’hommes, et en conséquence d’argent, face au véritable « cahier des charges » incontournable et impératif constitué par les exigences légales de toutes origines (loi, Conventions Collectives, Accords). De « mise à jour» en « patch correctif », le programme est souvent devenu une véritable « usine à gaz » aux yeux des utilisateurs et concepteurs, dont ne perdurent maintenant que de rares exemples. Les passages à l’Euro et à l’an 2000 furent des prétextes aux refondes des systèmes de paie, et ce au profit des offres proposées par les acteurs du marché porteur des prestataires RH (ADP, Cegedim SRH, Ciel, GFI, Sage, SAP, e-Paye, Sopra, Oracle, 1 HR Access et Cegid) . Des progiciels qui, hormis la réalisation de la paie, proposent de nouveaux modules sur les autres domaines R.H. que sont l’administration du personnel, la gestion des temps et activités (GTA), le recrutement, la mobilité, la formation, la gestion des carrières et des compétences, le reporting ou le décisionnel, dotant ainsi les Entreprises de Systèmes d’Informations des Ressources Humaines ou SIRH. 1 Voir annexe N° 1 « Le marché des logiciels et service RH devrait rester dynamique en 2008 et 2009 » Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 3 sur 17
  • 4. La maturité des réseaux, et notamment de l’Internet, a également offert aux 2 Entreprises des solutions informations légères, de type Client/Server , ou ASP 3 (Application Service Provider ), ou à contrario de choisir des offres « internes » de la plus lourde de type PGI (Programme de Gestion Intégrée) ou ERP (Enterprise Resource Planning) à des offres sur micro-ordinateurs de type EBP Paie ou Ciel Paie. Paramétrages et mises à jour des progiciels ou ERP. La standardisation des progiciels n’est pas absolue, ils doivent être « compatibles » avec les « cahiers des charges » des Entreprises clientes tant du secteur privé que public, et subissent des adaptations, voire des développements spécifiques coûteux. D’après une analyse de 1999, d’une stagiaire en ressources humaines, sur la mise en place d’un nouveau progiciel de paie, le coût total de ce projet représentait déjà 8 fois celui de la licence d’exploitation. Car si l’achat d’un progiciel peut-être peu raisonnable, les coûts de mise en œuvre et de maintenance, les ressources et compétences en interne nécessaires pour maintenir le SIRH (suivie de version, mises à jours techniques, incorporation de nouvelles procédures dans le réglementaire de paie) sont très différents, et ne peuvent être négligés dans l’estimation du budget global. 2 L'architecture client/serveur désigne un mode de communication entre plusieurs ordinateurs d'un réseau qui distingue un ou plusieurs postes clients du serveur : chaque logiciel client peut envoyer des requêtes à un serveur. 3 Un fournisseur de service d'application (FAH, ou en anglais ou ASP) est une entreprise qui fournit des logiciels ou des services informatiques à ses clients au travers le réseau d’Internet en utilisant le protocole standard http. Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 4 sur 17
  • 5. De plus, la « main », détenue par le Responsable SIRH ou l’informaticien dédié, sur le(s) paramétrage(s) donne parfois l’impression inexacte aux Entreprises qu’elles pourraient tout savoir du produit et par conséquent se défaire de l'influence des 4 éditeurs de progiciel. Certains éditeurs offrent, partiellement, ces possibilités , et en cas de complication proposent rapidement leurs services marchands où se désengagent de leurs responsabilités. Quel que soit le choix du progiciel, il y a fort à gagner à entretenir un partenariat avec l’éditeur et le fournisseur informatique (dans le cas d’une intégration par tiers) afin de s ‘assurer de l’évolution et de l’adaptation du produit, et bénéficier d’une assistance attentive aux clients. Enfin, nombre de D.R.H., ne disposant pas d’un Responsable SIRH ou d’un informaticien en interne, se heurte à des difficultés avec leur Direction des Services Informatiques (DSI) : • Incompréhensions entre les Utilisateurs finaux et l’équipe chargée des maintenances et développements. • Langages métier différents. • Impératifs de fonctionnement. • Disponibilités et contraintes de calendrier. • Sentiments de ne pas avoir les commandes. Les expertises légales. La veille sociale et juridique. 4 Il s’agit du mode « service bureau » qui laisse à la charge du fournisseur de services informatiques la mise à jour de son produit. Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 5 sur 17
  • 6. L’environnement règlementaire de la fonction paie se caractérise par sa complexité et sa perpétuelle évolution en raison de : • Diversité des sources. • Abondance de la législation • Jurisprudence. La paie est un problème de droit, puis d’ordre, car il faut dans la pratique rechercher les sources des textes ou usages et vérifier par catégories CSP et exceptions. En fonction des règles de droit, l’appréciation de l’ordre dans lequel ces éléments seront à aborder est essentielle. L’origine de la veille juridique est différente selon l’organisation des Entreprises et dépend surtout de la taille des entités. Cette veille est souvent dévolue au Responsable du Département Ressources Humaines, et les canaux d’informations différent selon les moyens financiers alloués et le temps à consacrer. On retrouve généralement deux types de documentation : • Une documentation de base formant le socle à minima de veille, et à périodicité annuelle (dictionnaire RF Paye de la Revue Fiduciaire, Mémento Social de WHRH, Code du Travail, Conventions Collectives). • Une documentation généraliste ou à thèmes, mais à périodicité plus fréquente (Bref social, Entreprise & Carrières, Liaisons Sociales de WH-RH, Mensuelle de RF Paye de la Revue Fiduciaire) Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 6 sur 17 Revue
  • 7. Certains thèmes requièrent malgré cela une expertise réglementaire poussée (régimes de retraite, de prévoyance, fiscalité, en autres) et le recours à un expert permet de réduire les problèmes d’interprétation et de réactivité. Cet expert peut être un avocat spécialisé ou un juriste en droit social interne, voire à des services comme SVP, ou aux services juridiques des Organismes (URSSAF, ASSEDIC, Caisse de retraite ou de prévoyance). Les mesures fiscales et comptables d’allégements de charges. L’optimisation des cotisations sociales est une obligation pour les Entreprises qui voient leur masse salariale croitre en dehors de toute politique sociale, tandis que les salariés ne ressentent pas d’augmentation voire le maintien de leur pouvoir d’achat au regard du net à payer. Prélever et payer de façon conforme les cotisations sociales, salariales et patronales, ne sont pas des taches faciles dans le maquis des allégements totaux ou progressifs liés aux effectifs, à la situation géographique, au secteur d’activité, à l’emploi, à la modernisation sociale… Ces cotisations sociales dont les calculs s ‘effectuent sur des bases forfaitaires, réduites, avec prorata et, avec des taux suivants les mêmes voire d’autres logiques, et dont la maitrise ne doit pas échapper à la fonction paie sous peine de pénalités, ou de sommes versées à tort et dont le recouvrement répond à des règles précises et strictes. Enfin, ne pouvant augmenter les salaires, les Entreprises recherchent des leviers incitatifs pour attirer ou fidéliser, tant au plan social que fiscal. Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 7 sur 17
  • 8. Ces sujets ont fait naitre des Sociétés spécialisées sur l’étude et l’optimisation des coûts sociaux, et il reçoit un écho très favorable auprès des Directions, obligeant la fonction paie à se saisir de ce dossier sous peine d’être mise en concurrence. Les acteurs de la fonction paie. Descriptif des fonctions et missions. Deux types d’emploi s’exercent généralement dans la fonction paie des Entreprises de plus de 100 salariés : Le Responsable du Service Paie et les gestionnaires de paie. Leur champ d’activités est fonction du mode d’organisation de l’Entreprise et plus précisément de l’articulation entre la paie et l’administration du personnel. Selon la taille de l’Entreprise et le poste, la responsabilité des acteurs est engagée sur tout ou partie des activités sur service. Il faut noter que plusieurs dénominations sont utilisées pour le Responsable hiérarchique : • Payroll manager. • Responsable du Service/département paie. • Responsable paie et administration du Personnel. Ce salarié a le statut cadre, et dirige, sauf dans le cas de TPE ou PME à faible effectif, une équipe composée de non cadre et dont les postes répondent à intitulés : • Chargé de paie. • Gestionnaire de paie. • Comptable paie. Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 8 sur 17
  • 9. • Technicien paie. Responsable paie (il est à considérer que ce libellé peut être également repris pour un cadre de la fonction paie). Les savoirs mis en œuvre. Ces types d’emploi ont donné lieu à la conception de fiches métier, dans des référentiels établis par l’ANDRH ou l’APEC et l’ANPE, décrivant le savoir, savoir être et savoir faire, à l’image des exemples ci-dessous : Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 9 sur 17
  • 10. Les capacités liées à l’emploi et les qualités personnelles des acteurs de la fonction 5 paie sont aussi importantes que leurs compétences , à la lecture des offres du marché du travail, elles peuvent être synthétisées comme suit : 5 Extrait de l’article publié sur l’APEC le 10/11/2004) Un métier qui requiert des compétences précises : Des compétences techniques. Le responsable paie possède de bonnes connaissances de la législation sociale, du droit de la Sécurité sociale ainsi que du rôle et du fonctionnement des institutions et organismes sociaux. Il connaît les contraintes légales en matière de rémunération. Ces compétences s'associent à la maîtrise de l'outil informatique, des tableurs et des logiciels de paie, en particulier Sage, Ciel et Hypervision ainsi que de certains comptes du PCG 82 (plan comptable). Des qualités personnelles. Rigoureux et fiable, le responsable paie est méthodique et particulièrement précis face aux grands nombres d'opérations chiffrées à traiter tout en évitant des erreurs qui seraient difficilement acceptées par les salariés. Aussi, il inspire confiance et noue des relations cordiales avec les salariés et les autres départements de l'entreprise grâce à ses bonnes aptitudes relationnelles. Discret, son sens de la confidentialité est nécessaire pour le bon maintien du climat social tout comme sa patience et sa ténacité dans la recherche des erreurs. Enfin il fait preuve de fermeté et de cohérence dans son discours et dans ses actes. Son objectivité et son impartialité lui interdisent de céder à la tentation de privilégier un salarié par rapport aux autres pour des raisons affectives. Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 10 sur 17
  • 11. • Goût des chiffres • Organisation, rigueur, précision. • Capacité de veille et réactivité vis à vis des évolutions réglementaires et sociales. • Respect de la confidentialité. • Aptitude à travailler en équipe. • Polyvalence. • Respect des délais et engagements. • Resistance au stress, aux contraintes. La confidentialité est une des spécificités de la fonction paie, car la rémunération n’est toujours pas un sujet évoqué dans les Entreprises entre individus, et l’individualisation de celle-ci ne pourra y contribuer. Les contrats de travail des salariés de la fonction paie comportent, à l’exception près, une clause de confidentialité et ce quelque soit leurs CSP. Formation et expérience. La fonction paie ne s’enseigne généralement pas lors d’un cursus classique et jusqu’à peu il n’existait pas de formation professionnelle de niveau III après le BAC, pour devenir gestionnaire ou responsable. Antérieurement, pour le responsable, Les profils «scolaires » se répartissaient, alors, en deux catégories, soit les titulaires d’une formation supérieure en Ressources Humaines (ou avec une option RH) de niveau II ou I, soit ceux possédant un diplôme de comptabilité de niveau V à IV et de l’expérience dans la fonction paie. Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 11 sur 17
  • 12. Pour le gestionnaire, nombreux sont titulaires d’une formation de niveau IV à III (BTS, DUT) ou, eux aussi, possédant un premier diplôme comptable et de l’expérience. Le niveau d’entrée actuel dans la fonction paie est de niveau IV (Bac + 2) mais une offre de jeunes professionnels fait son apparition sur un marché de l’emploi avec une Licence Professionnelle (Bac + 3) acquise soit par le biais de l’alternance ou en continu, voire de Master 1 (Bac + 4). La fonction paie est singulièrement technique, le recrutement de 3 ème cycle (Master II) ne semble pas adapté pour le poste de responsable. En marge des titres et diplômes, la fonction paie mobilise des praticiens dont l’expérience, l’expertise métier, sont des atouts pour l’Entreprise, et révèlent les compétences souvent acquises sur le tas, puis complétées par des modules de formations qualifiantes, puis maintenant donnant lieu à des validations des Acquis de l’Expérience (VAE), car ces collaborateurs sont à la recherche de la reconnaissance de ce métier « artisanal » qui depuis les années 90 se professionnalise, et reste souvent considéré comme un sas d’entrée de la Fonction Ressources Humaines (FRH). Toutefois, compte tenu des contraintes décrites au point N° 2, la formation continue des acteurs de la fonction paie est essentielle et peut concerner, à titre d’exemple : • Les techniques de paie (du cas simple au cas élaboré de calcul de paie) • L’initiation ou le perfectionnement au progiciel (paramétrages, requêtes) • L’utilisation des outils bureautiques. • Formations juridiques, sociales sur des points précis à maîtriser. Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 12 sur 17
  • 13. Et elle est dispensée par des organismes reconnus dans le métier, IFOCOP, ELEGIA, DEMOS, CEGOS, LEFEBVRE, REVUE FIDUCIAIRE, pour ne citer qu’eux. Mais les contraintes d’une activité récurrente et chronophage ne permettent pas toujours de recourir à la formation « permanente » des collaborateurs. L’inadéquation intellectuelle entre les ressources du service et les expertises métier requises font croître les risques d’anomalies, de contentieux juridiques et financiers tant vis à vis des organismes sociaux ou fiscaux que des salariés (au travers des procédures prud’homales) Extrait d’un article de l’APEC de novembre 2004 : "Pour tenir un poste de responsable paie, il faut garder la tête froide." Pour accéder au métier de responsable paie, Angélique Andrys a tout d'abord obtenu le diplôme de l'EDC (École des cadres). Elle s'oriente ensuite vers la fonction paie et rejoint la société CIS (Compagnie internationale de services) dont les activités financières, immobilières et industrielles, particulièrement diversifiées, se déploient dans plusieurs pays d'Afrique. Elle est, dès son arrivée, directement rattachée au PDG de l'entreprise et gère la majeure partie des opérations de paie des quarante salariés de l'entreprise. "CIS a une activité tournée vers l'international et nous employons une quinzaine d'expatriés. Je ne prends pas en charge leur paie mensuellement, mais je gère, pour ces derniers, les assurances, les déclarations Assedic, les caisses de retraite et certaines cotisations." Après avoir occupé ces fonctions pendant dix-sept ans, elle dispose du recul nécessaire pour parler de ce métier. "Du sang-froid, une bonne pratique de l'informatique, beaucoup de rigueur et de discrétion" : telles sont, selon Angélique Andrys, les qualités nécessaires pour occuper le poste de responsable paie. Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 13 sur 17
  • 14. Du sang-froid, car "la pression est forte de la part des salariés et de la direction" et que "personne ne supporte d'avoir une paie en retard. Je me situe à la jonction des problèmes éventuels entre la direction et les salariés. C'est vers moi que se tournent les personnes quand survient une difficulté." Un bagage technique est également requis : il faut maîtriser l'outil informatique. "Chez CIS, nous n'employons pas de directeur informatique, et lorsque des problèmes de sortie de paie surviennent, ils ont le plus souvent une origine informatique." Un bon socle de connaissances est en outre nécessaire dans les domaines juridique et financier : "D'une part, certaines règles de droit social doivent être connues (suivre et comprendre l'évolution des législations est primordial pour remplir ces tâches) et, d'autre part, il faut avoir de bonnes bases en comptabilité générale." Chacun reconnaît qu'un bon responsable paie doit posséder des qualités de rigueur : une seule erreur peut modifier un ensemble de résultats. Enfin, la discrétion fait partie des qualités intrinsèques de la fonction. "Nous brassons beaucoup d'informations, à nous d'en faire bon usage et de ne pas les exploiter à mauvais escient. Avoir des amis dans l'entreprise, cela est possible, mais il faut se méfier, ne pas mélanger son métier et ses amitiés, et ne pas accorder de facilités en fonction de critères plus personnels que professionnels." Une littérature abondante est disponible sur ce secteur, l’emploi et les formations généralistes et les filières spécialisées, à l’exemple du Guide « Les métiers des Ressources Humaines » édité par Studyrama (3 ème édition). Contraintes liées au recrutement sur un marché de l’emploi tendu. Il suffit de consulter les sites de recrutement en ligne pour prendre la mesure du volume des offres d’emploi sur la fonction paie. Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 14 sur 17
  • 15. Toutefois, ces annonces mettent en évidence que, quel que soit le poste, le niveau de responsabilités et de salaire, c’est l’expérience acquise dans le métier qui est d’abord requise. La connaissance ou la maîtrise de telle ou telle application informatique est indispensable pour les gestionnaires ou les responsables de service paie. La maitrise d’une langue étrangère, et notamment de l’anglais est fréquemment demandée et son impact serait de l’ordre de 20 % de rémunération en sus. Enfin, et comme indiqué précédemment, un diplôme reconnu dans la profession est souhaité, et les Entreprises mentionnent souvent les écoles suivantes : IFOCOP, IGS, SUP’RH, etc. La demande forte de compétences en 2000 avait fait augmenter de façon significative 6 les rémunérations des « payeurs » et assurant au passage le « plein emploi » de ces professionnels. L’arrivée d’une population jeune et diplômée a eu pour effet d’offrir des salaires à l’embauche plus faibles et donc plus en adéquation avec les autres fonctions support des Entreprises, ainsi que des progressions de carrières moins rapides. Mais, ce fait n’a pas pour autant résorbé le besoin des Entreprises en gestionnaires séniors ou experts de la fonction paie, eux mêmes prompts à suivre des formations qualifiantes ou diplômantes afin de maintenir des niveaux de savoirs élevés. 6 Salaire fixe en fonction du type d’entreprise, de l’âge et de la localisation, HEWITT 2008 Entreprise & Carrières N° 912. Grands groupes cotésAutres EntreprisesparisProvinceParisProvinceMoins de 30 ansDe 30 à 40 ansDe 41 à 50 ansPlus de 50 ansMoins de 30 ansDe 30 à 40 ansDe 41 à 50 ansPlus de 50 ansMoins de 30 ansDe 30 à 40 ansDe 41 à 50 ansPlus de 50 ansMoins de 30 ansDe 30 à 40 ansDe 41 à 50 ansPlus de 50 ans27030372204627350349242263344341632453182351132480404484403621043291563636339608 Evolution des rémunérations fixes de 2005 à 2006 + 3,3 %, de 2006 à 2007 + 2,5 % Salaire médian perçu en 2007 (fixe + variable) : 40 440 € Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 15 sur 17
  • 16. 7 Quoique que le marché ne démontre pas des signes d’insuffisances sur les métiers de la fonction RH, les Entreprises voient partir leurs Responsables et Experts sous l’effet du papy boom, et ne prévoient pas toujours à temps leurs remplacements avec le confort d ‘une période de recouvrement. Les Directions ne seraient-elles pas insuffisamment alertées sur le risque de perdre l’historique interne de la fonction paie (dont le passage de témoin est le transfert de connaissances par le Knowledge Management ou KM) et l’obligation de continuité de service aux clients internes ? Une rupture dans la « production » de la fonction paie pourrait entrainer une incertitude au sein de la paix sociale (débrayages, grèves, réunions extraordinaires des IRP, attitude de défiance, de questionnement, etc.) car la juste contrepartie du travail de chacun est bien le calcul et le versement de la rémunération. 8 9 Et que le secteur de la sous-traitance , de l’externalisation de la fonction paie recrute et capte juniors et séniors en nombre, réduisant l’offre de potentiels et compétences 10 pour les Entreprises . 7 D’après l’enquête CEGOS 2006 Réalisée auprès de professionnels RH d’entreprises de moins de 249 salariés à plus de 5000 salariés : Ainsi, pas moins de 71 % des professionnels RH questionnés appréhendent la gestion des talents comme un axe prioritaire pour leur entreprise. En cause, notamment, un marché du travail jugé tendu ou difficile pour l’employeur (82 %). Exigence croissante de résultats financiers, compétitivité et accélération des changements, imprévisibilité de l’environnement ou encore pénurie de compétences s’ajoutent à cette tension. Toute la difficulté réside donc, non seulement dans la captation et la rétention des talents, mais également dans la définition même de ces derniers. Aussi, les critères d’identification des talents sont, notamment, les compétences identifiées, le potentiel estimé par le manager, le savoir être ou encore un niveau de performance élevé, c’est-à-dire « au dessus des standards », précisent les auteurs du document. Leurs compétences ? Les personnes interrogées répondent : la capacité à travailler en équipe, à gérer des projets complexes, à manager, à communiquer et à anticiper. Parmi ces collaborateurs tant recherchés, 3 profils se distinguent : les managers performants (87 %), les jeunes à potentiel (86 %) et les experts clé (72 %) 8 La sous-traitance est l’opération par laquelle une Entreprise confie à une autre le soin d’exécuter pour elle et selon le cahier des charges pré-établi une partie des actes de production ou des services dont elle conservera la responsabilité économique finale. 9 Dénommée également Outsourcing, Business Process Outsourcing (BPO), Facilities management. 10 « Les cabinets spécialisés recrutent, du reste, presque autant de responsables paie que les Entreprises. Ils ont besoin de profils plus ouverts, capable d’avoir une vraie relation commerciale avec leurs clients » d’après Wilhem Laligant – Directeur Général d’Advancers Executive – (Entreprise & Carrières N° 912) Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 16 sur 17
  • 17. Épilogue. La fonction paie vit depuis les années 80 d’importantes modifications structurelles qui ont fait complètement évoluer ses métiers. L’automatisation complète d’une partie de la technique et la dématérialisation des paiements de toute nature sont les conséquences d’une information omniprésente. L’aptitude informatique des acteurs est indispensable. Une haute connaissance et de la maitrise de la matière les transforment en spécialistes sans pour autant bénéficier des formations nécessaires. Mais la rareté de profils, avec les savoirs et expertises adéquats, sur le marché peut obliger les Entreprises à revoir l’organisation de la fonction paie (partie 2) ou à opter pour l’externalisation (partie 3) ? Richard LAURENT @RHAttitude – Réalisation 2008 Page 17 sur 17