การจัดการเอกสารด้วย Micosoft office word

1. การจัดการงานเอกสาร
ดวยโปรแกรม Microsoft Word
โดย
อาจารยไมตรี ริมทอง
อาจารยชัดชัย แกวตา
คณะบริหารธุรกิจและการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏอุบลราชธานี
คณะวิทยาการคอมพิวเตอร มหาวิทยาลัยราชภัฏอุบลราชธานี

2. สารบัญ
เนื้อหา
0การจัดการเอกสารเบื้องตน0 ..........................................................................................................1
บทที่ 1 พื้นฐานเบื้องตนกับการจัดการเอกสารดวยโปรแกรม Microsoft Office.............................3
เริ่มตนการใชโปรแกรม0 .................................................................................................................3
การสรางเอกสารใหม0 ....................................................................................................................5
การสรางเอกสารใหมจากเทมเพลต0 ..............................................................................................6
การตั้งคาหนากระดาษ0 .............................................................................................................. 11
การทํางานกับขอความ0 .............................................................................................................. 13
การจัดรูปแบบตัวอักษร0 ............................................................................................................. 14
การแทรกภาพและ Clip Art ลงในเอกสาร0 ................................................................................ 17
บทที่ 2 การแบงหนาเอกสารการใสเลขหนา0 .............................................................................19
ขั้นตอนการแบงหนาการแบงหนามีประโยชนสําหรับใชในการแบงเอกสารออกเปนสวน ๆ เพื่อใหสามารถเพิ่ม
ขอมูลเฉพาะสวนที่ตองการ0 ................................................................................................19
ขั้นตอนการใสเลขหนา0 .............................................................................................................. 25
บทที่ 3 บทปฏิบัติการการทํารายงานหนึ่งเลม0 ...........................................................................25
เตรียมโปรแกรม Microsoft Word........................................................................................... 26
ขั้นตอนการแยกดังนี้0 ................................................................................................................. 27
บทที่ 4 การสรางสมการคณิตศาสตร0 ....................................................................................28
โครงสรางสมการ (Structures)................................................................................................. 30
บทที่ 5 การทําจดหมายเวียน (Mail Merge).....................................................................31
ขั้นตอนการทําจดหมายเวียน0 ..................................................................................................... 32
อางอิง0 ........................................................................................................................ ๔๔

3. สารบัญภาพ
ภาพที่ 1 เริ่มตนการใชโปรแกรม Microsoft word 2007(Windows 7, Windows XP, Windows 8)...................2
ภาพที่ 2 แสดงขอมูลโปรแกรมชุด Microsoft office..............................................................................................3
ภาพที่ 3 เริ่มตนการใชโปรแกรม Microsoft word 2007.........................................................................................4
ภาพที่ 4แสดงภาพการสรางเอกสารใหม0 ....................................................................................................................5
ภาพที่ 5สรางเอกสารเปลา0 .........................................................................................................................................6
ภาพที่ 6 การสรางเอกสารจากเทมเพลต0...................................................................................................................7
ภาพที่ 7หนาเอกสารที่ไดจากการสรางจากเทมเพลต0 .................................................................................................8
ภาพที่ 8 แสดงภาพการบันทึกขอมูลลงในเครื่องคอมพิวเตอร0...................................................................................9
ภาพที่ 9 การเลือกชนิดของเอกสารที่ตองการบันทึก0 ..................................................................................................9
ภาพที่ 10แสดงการปดเอกสาร0 .................................................................................................................................10
ภาพที่ 11 การออกจากโปรแกรม0 ...........................................................................................................................11
ภาพที่ 12 การตั้งคาหนากระดาษ0 ............................................................................................................................12
ภาพที่ 13 กําหนดรูปแบบกระดาษตามตองการ0.......................................................................................................13
ภาพที่ 14 เครื่องมือทํางานกับขอความ0 ....................................................................................................................14
ภาพที่ 15แบบตัวอักษร0 ............................................................................................................................................14
ภาพที่ 16 การจัดรูปแบบตัวอักษร0 ........................................................................................................................15
จาก ภาพที่ 17เราจะตองเลือกรูปแบบตัวอักษรกอนแลวคอยเลือกหนาตางแบบตัวอักษร0 ......................................15
ภาพที่ 18 รูปแบบการใสหมายเลขขอความ0 .............................................................................................................16
ภาพที่ 19 ใสหมายเลขขอความที่ไดหมายเลขลําดับ หรือสัญลักษณ Bullet หนาขอความ0 ....................................17
ภาพที่ 20 แสดงการแทรกภาพจากไฟล0 ...................................................................................................................18
ภาพที่ 21 แทรกภาพจากไฟล0 ..................................................................................................................................19
ภาพที่ 22การแบงหนา Next Page........................................................................................................................20
ภาพที่ 23 จะไดเหมือนในเนื้อหา0 .............................................................................................................................21
ภาพที่ 24 การใสสารบัญ0 ........................................................................................................................................22
ภาพที่ 25 การใสสารบัญอัตโนมัติ0 ............................................................................................................................23
ภาพที่ 26 ขั้นตอนนี้สําคัญเมื่อมีการแบงสวนเรียบรอยตองเลือก0............................................................................24
ภาพที่ 27 การแทรกเลขหนา0 ...................................................................................................................................25
ภาพที่ 28 แสดงแท็บInsert แทรก0 ...........................................................................................................................28
ภาพที่ 29 หมายเลข 2 จะปรากฏแถบเครื่องมือ Equation Tools (เครื่องมือสมการ) ซึ่งแท็บDesign (ออกแบบ)
เราสามารถเลือกแทรกสัญลักษณเขามาสรางเปนสมการได0 .....................................................................................29
ภาพที่ 30 แสดงสัญลักษณพิเศษ (Symbol)............................................................................................................30
ภาพที่ 31 ภาพไฟลขอมูลที่เตรียมสําหรับทําจดหมายเวียน สรางจาก Microsoft Excel.......................................32
ภาพที่ 32ภาพไฟลขอมูลที่เตรียมสําหรับจดหมายเวียน สรางจากMicrosoft Word.............................................33
ภาพที่ 33 เขาเว็บไซต คณะบริหารศาสตร www.bus.ubu.ac.th..........................................................................34
ภาพที่ 34 แบบฟอรมบันทึกขอความ ของคณะบริหารศาสตร มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี 20110 .............................34
ภาพที่ 35 ตัวอยางจดหมาย0 .....................................................................................................................................35
ภาพที่ 36การผสานแฟมขอมูล การเปดใชคําสั่งจดหมายเวียน0 ................................................................................36
ภาพที่ 37การผสานแฟมขอมูล จดหมายเวียนเลือกเอกสารที่ใชเริ่มตน0....................................................................37
ภาพที่ 38การผสานแฟมขอมูล เลือกผูรับจดหมาย0 .................................................................................................38

4. ภาพที่ 39การผสานแฟมขอมูล เลือกไฟลขอมูลผูรับจดหมาย0 ..................................................................................39
ภาพที่ 40การผสานแฟมขอมูล แสดงเลือกตาราง เมื่อใชโปรแกรม Microsoft Excel เปนฐานขอมูลรายชื่อ0 ........39
ภาพที่ 41การผสานแฟมขอมูล ผูรับจดหมายเวียน0 .................................................................................................40
ภาพที่ 42การผสานแฟมขอมูล เลือกที่อยู หรือ เขตขอมูล0 .......................................................................................41
ภาพที่ 43Preview your lettersหรือการแสดงตัวอยางจดหมาย0 .........................................................................42
ภาพที่ 44 ตัวอยางการพิมพจดหมายเวียน0...............................................................................................................43

5. 1
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
บทนํา
การจัดการเอกสารเบื้องตน
ภาพรวมของระบบ Microsoft Office 2007 เปนชุดของซอฟตแวรเดสกท็อปและ เซิรฟเวอรที่ครบ
วงจร ซึ่งคุณสามารถใชเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการทําธุรกิจ มีความสามารถ ใหมๆ มากมายที่จะชวยเพิ่ม
ประสิทธิภาพในการทํางานสวนบุคคล และชวยลดความซับซอนของ การทํางานรวมกัน ความแตกตางของ
Microsoft Office 2007โปรแกรม สํานักงานทั่วไป จะมีพื้นที่ทํางานที่คลองตัวมากขึ้นและไมรกรุงรัง ลดสิ่งที่
ไมจําเปน และชวยให ผูใชสามารถสรางผลงานที่ตองการไดอยางรวดเร็วและงายยิ่งขึ้นวิธีติดตั้งโปรแกรม
Microsoft Office 2007 โปรแกรมสํานักงานทั่วไป วิธีการติดตั้งโปรแกรม การเปดใชงานเริ่มแรก
คอมพิวเตอรมีประโยชนมากมายมหาศาล ชวยใหเราทํางานยาก ๆ ไดมากมายหลายอยาง ไมวาจะ
เปนการพิมพงานเอกสาร การสรางและตกแตงภาพสวย ๆ การเลนเกม และความบันเทิง ทางดานมัลติมีเดีย
ตาง ๆ ที่เกิดขึ้นจาก “โปรแกรม (Program)” ที่ไดติดตั้งไวแลวในเครื่อง คอมพิวเตอร โปรแกรมมาตรฐานที่
สําคัญ และนํามาใชกันทั่วไป ก็คือ โปรแกรมสํานักงานทั่วไป (Microsoft Office 2007)
โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 เปนโปรแกรมประมวลผลคําที่นิยมใชกันมากอยู ในปจจุบันนี้
เพราะมีคุณลักษณะที่ดี เชน การจัดรูปแบบสะดวกรวดเร็ว ฯลฯ และมีประโยชนตอการจัดเก็บเอกสารและการ
ปรับแกไข พื้นฐานการใชโปรแกรมตั้งแตการ เปด สวนประกอบตาง ๆ เชน แท็บเมนู แท็บเครื่องมือ มุมมอง
ฯลฯ และการจัดการไฟลเอกสาร เชน การเปด การปด การบันทึก และการออกจากโปรแกรม ฯลฯ อีกทั้งยัง
รองรับภาษาไทย
2ชุดโปรแกรมระบบ Microsoft Office 2007
ชุดโปรแกรม เซิรฟเวอร และบริการใหมๆ ใน Microsoft Office 2007 จะใหฟงกชันการ
ทํางานเพิ่มเติมและโซลูชันใหมๆดวยตัวเลือกแพ็คเกจที่ปรับปรุงใหม คุณจะมีทางเลือกเพิ่มมากขึ้นกวาเดิมใน
การหันมาใชเทคโนโลยีและโซลูชันเฉพาะอยางตามที่เหมาะกับความตองการของธุรกิจ และตัวคุณเอง
1. เริ่มการใชโปรแกรม Microsoft office 2007 โดยคลิกเลือกที่ปุม START => All Programs =>
Microsoft Office => Microsoft Office Word 2007
1.1. ปุม START
1.2. All Program
1.3. Microsoft Office
1.4. Microsoft Office Word 2007

6. 2
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 1 เริ่มตนการใชโปรแกรม Microsoft word 2007(Windows 7, Windows XP, Windows 8)
จากภาพที่ 1 เริ่มการเปดใชโปรแกรม Microsoft word 2007
ปุมSTART => All Program => Microsoft Office => Microsoft Office Word 2007
รอสักครูจะแสดงหนาตางโปรแกรม Microsoft Office Word ซึ่งโปรแกรมชุด Microsoft Office จะมีทั้งหมด
9 โปรแกรมประกอบไปดวย 1. Microsoft Office Access 2007 2. Microsoft office Excel 2007 3.
Microsoft Office Outlook 2007 4. Microsoft Office PowerPoint 2007 5. Microsoft Office Visio
2007 (โปรแกรมนี้ตองติดตั้งเพิ่มเติม) 6. Microsoft Office OneNote 2007 7. Microsoft Office InfoPath
2007 8. Microsoft Office Publisher 2007 9. Microsoft Office Groove 2007 และอาจมีเสริม
Microsoft Office Project
หมายเหตุ : Microsoft Office Visio 2007 (โปรแกรมนี้ตองติดตั้งเพิ่มเติม) และ Microsoft Office
Project 2007 ตองติดตั้งเพิ่มเติม
8.3
8.1
8.2
8.4

7. 3
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 2 แสดงขอมูลโปรแกรมชุด Microsoft office
บทที่ 1 พื้นฐานเบื้องตนกับการจัดการเอกสารดวยโปรแกรม
Microsoft Office
เริ่มตนการใชโปรแกรม
โปรแกรม Microsoft Word 2007 หรือเรียกสั้น ๆ วา Word จัดเปนเปนโปรแกรมประเภท
เวิรดโปรเซสเซอร มีความสามารถในการจัดทําเอกสารตกแตงขอความ การตรวจคําผิดและการจัดรูปแบบเอ
สารอัตโนมัติ และยังมีความสามารถอื่น ๆ อีกมากมาย ในการที่เราจะเรียนรูในขั้นตอไปนี้ จึงควรให
ความสําคัญกับพื้นฐานของโปรแกรม

8. 4
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 3 เริ่มตนการใชโปรแกรม Microsoft word 2007
1. หมายเลข 1 ปุม Office (Office) หมายถึงปุมที่รวมคําสั่งเกี่ยวกับไฟล File ทั้งหมด
2. หมายเลข 2 แถบหัวเรื่อง (Title Bar) เปนแถบแสดงชื่อไฟลที่เปดอยู
3. หมายเลข 3 คือแถบ (Quick Access Toolbar) แถบเครื่องมือดวน เปนแถบเครื่องมือที่รวมคําสั่งใช
งานเปนประจําเพื่อใหเรียกใชไดงาย
4. หมายเลข 4 สวนติดตอกับผูใช (Ribbon) รวมคําสั่งทั้งหมดที่ติดตอกับผูใชโดยแบงเปนแท็บและกลุม
คําสั่งใหเลือกใชไดทันที
5. หมายเลข 5 แถบสถานะ (Status bar) แสดงสถานการณทํางานของโปรแกรมวาขณะนั้นทํางานอะไร
6. หมายเลข 6 เปนสวนที่ใชเปลี่ยนมุมมองการแสดงขอความใน Word
7. หมายเลข 7 เปนสวนที่ใชเปลี่ยนมุมมองการแสดงขอความใน Word ดูการแสดงเปนเปอรเซ็นต %
8. หมายเลข 8 เปนการแสดงสกรอบาร (Scroll Bar) ใชเลื่อนหนาตางโปรแกรมขึ้นหรือลง
3 21
4
5 6 7
8
69

9. 5
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
9. หมายเลข 9 หมายถึงตัวชี้เมาส Mouse Pointer คือสัญลักษณแสดงตําแหนงของเมาสบนจอภาพ
การสรางเอกสารใหม
เมื่อเราตองการทํางานกับเอกสาร ใหเราเลือกสรางเอกสารใหมขึ้นมากอน โดยการสรางเอกสารใหม
นั้น เปนการสรางเอกสารเปลาขึ้นมาหรือสรางเอกสารจากแมแบบที่โปรแกรม Word นอกจากนั้นยังสามารถ
เลือกสรางไฟลเอกสารในรูปแบบอื่น ๆ ไดอีก เชน ไฟลเอกสารเว็บเพจ ไฟลเอกสาร XML ไฟลเอกสาร PDF
การสรางเอกสารใหมนั้น ใหเราคลิกเลือกที่ปุม และเลือกคําสั่ง New (สราง) จะปรากฏบาน
หนาตางงาน New Document (เอกสารใหม) ขึ้นมาซึ่งเราสามารถเลือกสรางเอกสารใหมในรูปแบบไดจาก
บานหนาตางนี้
1. หมายเลข 1 เลือกปุม Office
2. หมายเลข 2 เลือก สราง
3. หมายเลข 3 เอกสารเปลา
สรางเอกสารเปลา
หากตองการสรางเอกสารทั่วไป หรือกําลังทํางานกับเอกสารหนึ่งอยู และตองการสรางเอกสารใหม
ขึ้นมาหรือเพิ่งเริ่มตนใชงานโปรแกรม Microsoft Word และอยากสรางเอกสารงาย ๆ ไมตองการรูปแบบ
ที่ซับซอน การเลือกสรางเอกสารใหมแบบเอกสารเปลา
การสรางเอกสารแบบนี้เปนวิธีหลักในการทํางานบน Microsoft Word โดยเราสามารถพิมพขอมูล
และเลือกปรับแตงเอกสารไดตามตองการ
1 3
ภาพที่ 4แสดงภาพการสรางเอกสารใหม
2

10. 6
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
1. หมายเลข 1 คลิกเมาสเลือก Blank document หรือเอกสารเปลา
2. หมายเลข 2 คลิกเลือกที่ปุม Create เพื่อสรางเอกสารใหม
3. เอกสสารใหมที่ไดตาม หมายเลข 3
การสรางเอกสารใหมจากเทมเพลต
เทมเพลต(Template) เปนตนแบบของเอกสารที่มีการจัดวางรูปแบบของขอความบนหนาเอกสารใน
เบื้องตนไวใหแลว เชน การกําหนดขอความบนหัวและทายกระดาษไว หรือกําหนดสไตลพื้นหลังของเอกสารไว
เพียงใหเราเลือกเอกสารจากเทมเพลต และเริ่มตนพิมพขอมูลที่ตองการลงไดทันที เพื่อเปนการประหยัดเวลา
ในการตกแตงหนาตามเอกสารใหมเองทั้งหมด ลักษณะคลายกับการสรางเอกสารเปลา
1
23
ภาพที่ 5สรางเอกสารเปลา

11. 7
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 6 การสรางเอกสารจากเทมเพลต
หมายเลข 1 คลิกเมาสที่ แมแบบที่ติดตอ เพื่อสรางเอกสารจากเทมเพลต
หมายเลข 2 คลิกเลือกเทมเพลตที่ตองการ
หมายเลข 3 คลิกเลือกสรางเปนไฟลเอกสารหรือไฟลแมแบบ
หมายเลข 4 คลิกเลือกสราง หมายถึงสรางเอกสารที่เราตองการ
1
2
3
4

12. 8
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 7หนาเอกสารที่ไดจากการสรางจากเทมเพลต
2การบันทึกเอกสารที่สราง
การพิมพเอกสารตาง ๆ ขอมูลตาง ๆ ลงในเอกสารที่สรางขึ้นเรียบรอยแลวกอนออกจากโปรแกรม
Microsoft Word เราตองทําการบันทึก หรือ Save เอกสารที่พิมพไวกอนเพื่อที่จะนําเอกสารที่ไดจัดทํามาใช
ตอในภายหลังหรือใชในครั้งตอไป โดยการตั้งชื่อไฟลไดยาวไมเกิน 256 ตัวอักษร และนามสกุลที่ไดจะเปน
.docxในเวอรชั่น 2007 จะเปนนามสกุล .docxขั้นตอนการบันทึกขอมูลเปนดังนี้
1. 2หลังจากพิมพเอกสารขอมูลที่ตองการลงบนเอกสารเรียบรอยแลว สามารถเลือกบันทึกที่ปุม และ
เลือกคําสั่ง บันทึก หรือคลิกเมาสที่ปุม ที่แถบ Quick Access
2. 2จะพบหนาตาง Save As ที่ชอง Address ใหกําหนดชื่อไฟลเอกสาร
3. 2ตั้งชื่อไฟลเอกสารในชอง File Name : ชื่อแฟม
4. 2คลิกเมาสที่ปุม เพื่อบันทึกไฟลเอกสารที่สรางขึ้นลงในเครื่องคอมพิวเตอร

13. 9
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 8 แสดงภาพการบันทึกขอมูลลงในเครื่องคอมพิวเตอร
ภาพที่ 9 การเลือกชนิดของเอกสารที่ตองการบันทึก
1
2
3
4
คลิกเลือกปุ่ม Office เพื่อทําการบันทึก
5

14. 10
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
2การบันทึกเอกสารเปนชื่อใหม
1. Word Document บันทึกเปนไฟลเอกสาร
2. Word Template บันทึกเปนไฟลแมแบบ
3. Word 97-2003 บันทึกไฟลสําหรับเปดในเวอรชัน 97 -2003 ได
4. PDF บันทึกเอกสารแปลงใหเปนไฟลเอกสารอิเล็กทรอนิกส .PDF
5. Web Page บันทึกเอกสารใหเปน Web Page หรือเว็บไซตสําหรับเผยแพรผานเว็บไซต
6. Other Formats รูปแบบอื่น ๆ
2การปดเอกสาร
เอกสารที่เราทํางานนั้นดวยนั้น หลังจากที่ไดทําการบันทึกเรียบรอยแลว หากเราตองการทํางานกับ
เอกสารอื่น และไมตองการทํางานกับเอกสารเดิมอีกในขณะนั้น ก็ควรปดเอกสาร โดย
1.กดที่ปุม 2. จากนนั้นเลือกคําสั่ง ปด
ภาพที่ 10แสดงการปดเอกสาร
2การออกจากโปรแกรม
1
2

15. 11
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
การออกจากโปรแกรมเมื่อเสร็จสิ้นการใชโปรแกรม Microsoft Word และไดทําการบันทึกเอกสาร
แลว กอนปดเครื่องหรือเรียกใชโปรแกรมอื่น ๆ ทํางานควรออกจากโปรแกรม Microsoft Word กอนดังภาพ
ตอไปนี้
ภาพที่ 11 การออกจากโปรแกรม
1.กดที่ปุม 2. จากนนั้นเลือกคําสั่ง ออกจากโปรแกรม
การตั้งคาหนากระดาษ
การตั้งคาหนากระดาษเพื่อใหไดตรงตามความตองการของเราในการใชงานโปรแกรมสามารถกําหนด
ขอบเขตของการพิมพและการแสดงผลไดเองโดยสามารถกําหนดรูปแบบของหนากระดาษดังนี้
1
2

16. 12
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 12 การตั้งคาหนากระดาษ
1. เลือกแท็บคําสั่ง เคาโครงหนากระดาษ
2. เมาสคลิกเลือกปุมลูกสร มุมขวาของเครื่องมือตั้งคาหนากระดาษ
3. จะปรากฏกลองโตตอบ ตั้งคาหนากระดาษ
4. ปรับเปลี่ยนหนากระดาษใหเปนแนวตั้งหรือแนวนอน
5. กําหนดระยะขอบตามที่เราตองการ
2เลือกรูปแบบกระดาษ
1. เลือกแท็บคําสั่ง เคาโครงหนากระดาษ
2. เมาสคลิกเลือกปุมลูกสร มุมขวาของเครื่องมือตั้งคาหนากระดาษ
3. จะปรากฏกลองโตตอบ ตั้งคาหนากระดาษ
4. ปรับเปลี่ยนหนากระดาษใหเลือกกระดาษ
5. หนาตางรูปแบบของกระดาษ A4หรือกระดาษขนาดอื่น ๆ ที่เราตองการ
1
2
3
4
4

17. 13
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 13 กําหนดรูปแบบกระดาษตามตองการ
การทํางานกับขอความ
การทํางานหลักความสามารถหลักของ Microsoft Word คือชวยใหผูใชสามารถสรางเอกสารที่
ตองการไดอยางรวดเร็ว ในอดีตสรางเอกสารนั้นเราใชการเขียนดวย ลายมือลงกระดาษ ซึ่งแมจะทําไดสะดวก
แตการตกแตงหรือแกไขภายหลังไดยาก จากนั้นมาถึงยุคเครื่องพิมพดีดเขามาชวยในการพิมพเอกสารซึ่งชวย
แกปญหาในเรื่องตัวอักษรไดบางแตก็ใชงานไดคอนคางยุงยาก
เมื่อคอมพิวเตอรถูกผลิตขึ้นมาใชงานโปรแกรมสําหรับสรางเอกสารถูกผลิตขึ้นมา Microsoft word
ถือวาเปนโปรแกรมที่ไดรับความนิยมสูง การพิมพเอกสารทําไดโดยการพิมพจากแปนคียบอรดที่ยืดหยุน
กวาเดิมมาก สามารถแกไขหรือจัดรูปแบบที่ตองการไดอยางรวดเร็ว
สําหรับโปรแกรม Microsoft Office 20007 การจัดรูปแบบเอกสารจะอยูในสวนของเครื่องมือ หนาแรกจะ
ประกอบไปดวยเครื่องมือดังนี้
1
2
3
4
5

18. 14
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 14 เครื่องมือทํางานกับขอความ
1. แบบอักษร ใชสําหรับจัดรูปแบบอักษรรูปแบบของ Font ขนาดของ Font
2. ยอหนาใชสําหรับจัดยอหนาจัดขอความใหอยูกึ่งกลาง ชิดซาย ชิดขวา จัดเต็มแนว และ กระจายแบบ
ไทยสัญลักษณพิเศษ หมายเลขยอหนา การเรียงลําดับ
3. ลักษณะ รูปแบบที่จัดไวแลวเหมาะสําหรับการออกแบบ
4. การแกไข ใชสําหรับการแกไขจะมีการคนหา การแทนที่เอกสารและเลือกขอความที่ตองการ
การจัดรูปแบบตัวอักษร
ในกรณีที่ตองการแบบตัวอักษรพิเศษของเราไดโดยกําหนดการแสดงผลของตัวอักษรหรือขอความนั้น
ๆ ไดโดยการเลือกที่คําสั่ง แบบตัวอักษร โดยการคลิกเลือกที่ปุมคําสั่ง ตามหมายเลข 1
ภาพที่ 15แบบตัวอักษร
เมื่อคลิกเมาสกดปุมลูกศร จะปรากฏหนาตางของแบบตัวอักษร สําหรับการเปลี่ยนแปลงตัวอักษรนั้นเราจะตอง
เลือกตัวอักษรกอน แลวคอยเลือกปุมลูกศรที่อยูดานลางตามหมายเลข 1 จะแสดงบานหนาตางดังรูป 27 การ
จัดรูปแบบตัวอักษร
1 2 3 4
1 คลิกเมาส์เลือก

19. 15
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 16 การจัดรูปแบบตัวอักษร
จาก ภาพที่ 17เราจะตองเลือกรูปแบบตัวอักษรกอนแลวคอยเลือกหนาตางแบบตัวอักษร
1. เปดหนาตาง Font
2. เลือกรูปแบบตัวอักษรที่ตองการ
3. ตอบตกลงเมื่อเลือกเสร็จแลว
2การใสเลขลําดับ และ สัญลักษณ Bullet
Microsoft Word ไดจัดเตรียมสัญลักษณหนาขอความหรือที่เรียกวา Bullet สัญลักษณแสดงหัวขอ
ยอย รูปแบบตาง ๆ ไวใหเราเลือกใชงานอยางหลากหลายเพื่อใหเอกสารดูเปนระเบียบมากขึ้นการใสเลขลําดับ
และ สัญลักษณ Bullet สามารถทําไดดังนี้
ใหแทรกขอความหรือลําดับเลขลงในหัวขอและลําดับรายการดังนี้
คณะบริหารศาสตรสาขาที่เปดสําหรับการเรียนการสอนดังนี้
1
2
3

20. 16
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 18 รูปแบบการใสหมายเลขขอความ
เมื่อตองการเพิ่มขอมูล โดยที่ยังใหแสดงสัญลักษณ Bullet หรือลําดับเลขโดยใหเลือกหัวขอหรือขอมูล
ที่ตองการใสลําดับเลขหนาตามหมายเลข 1 เลือกรูปแบบหมายเลขในรูปแบบหมายเลข 2 เลือกหัวขอที่
ตองการจะปรากฏตามรูปที่ 30
1. สาขาการจัดการ
2. สาขาการจัดการ
3. สาขาการจัดการการตลาด
4. สาขาการเงินและการธนาคาร
5. สาขาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
6. สาขาการเงินและการธนาคาร
7. สาขาธุรกิจระหวางประเทศ
8. สาขาเศรษฐกิจพอเพียง

21. 17
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
การแทรกภาพและ Clip Art ลงในเอกสาร
สําหรับเอกสารที่สรางขึ้นมาในโปรแกรม Microsoft Word สามารถแทรกไฟลภาพประกอบตาง ๆ
ลงในเอกสารไดงาย ๆ ทั้งภาพประเภทคลิปอารต ที่เปนภาพในลักษณะรูปวาด หรือนําไฟลภาพประเภทอื่น ๆ
เชน .JPG .BMP .TIFF หรือ .PNG
การแทรกภาพจากไฟล
นอกจากภาพคลิปอารตแลว หากเรามีไฟลภาพชนิดอื่น ๆ ที่เตรียมไวสําหรับประกอบเอกสารเชน
ภาพกิจกรรมตาง ๆ ภาพถาย
ภาพกิจกรรมคณะบริหารศาสตร
ภาพที่ 19 ใสหมายเลขขอความที่ไดหมายเลขลําดับ หรือสัญลักษณ Bullet หนาขอความ

22. 18
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 20 แสดงการแทรกภาพจากไฟล
1. หมายเลข 1 หมายถึงการเลือกแท็บ Insert แทรกภาพ
2. หมายเลข 2 หมายถึงการภาพที่ตองการจากตําแหนงไฟลภาพที่เก็บไวในเครื่องคอมพิวเตอร
3. หมายเลข 3 เมื่อเลือกเรียบรอยใหคลิกเมาส แทรกลงไปในเอกสารของเราจะปรากฏภาพที่เลือกใน
ตําแหนงที่ตองการ สําหรับตําแหนงที่เราตองการใหภาพแสดงที่ใดใหนําเมาสไปคลิกลงที่นั้น ตาม
ภาพที่ 21 เมื่อแทรกภาพเรียบรอย
1
2 3

23. 19
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 21 แทรกภาพจากไฟล
บทที่ 2 การแบงหนาเอกสารการใสเลขหนา
ขั้นตอนการแบงหนาการแบงหนามีประโยชนสําหรับใชใน
การแบงเอกสารออกเปนสวน ๆ เพื่อใหสามารถเพิ่มขอมูล
เฉพาะสวนที่ตองการ

24. 20
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 22การแบงหนา Next Page
ขั้นตอนในการแบงหนา
1.เคาโครงหนากระดาษ
2.เมาสคลิกเลือกที่ ตัวแบงสวน เลือกหนาถัดไป
2
1

25. 21
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 23 จะไดเหมือนในเนื้อหา
การแบงสวนระหวางเนื้อหาออกจาก ปกหนา คํานํา สารบัญ
หมายเลข 1 เลือกเนื้อหาที่ไมตองการ
หมายเลข 2 เลือกเคาโครงกระดาษ
หมายเลข 3 หนาถัดไป
หมายเลข 4 เมื่อแบงเรียบรอย
1
3
4
1
3
2

26. 22
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 24 การใสสารบัญ
1
2

27. 23
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 25 การใสสารบัญอัตโนมัติ
การใสสารบัญดังนี้
1. เลือกไปที่รายการ การอางอิง
2. สารบัญอัตโนมัติ
3. สารบัญอัตโนมัติ
4. จะปรากฏขอมูลที่เลือกตามรายการที่ตองการเกิดเปนสารบัญ
4

28. 24
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 26 ขั้นตอนนี้สําคัญเมื่อมีการแบงสวนเรียบรอยตองเลือก
ขั้นการการแบงสวนเรียบรอยเมื่อทําการใสเลขหนาใหทําการเลือก
1. เชื่อมโยงไปกอนหนาเพื่อตัดความสําพันธระหวางหนาของเอกสารออกจากกันเพราะหาก
ไมตัดหนาจะมีการเรียงลําดับหนา 1- 5, 1-10 หากลบจะลบออกดวยกันทั้งหมด
2. ใหคลิกเลือกไมใหปุมนี้ทํางานในหมายเลข 2
1
2

29. 25
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 27 การแทรกเลขหนา
ขั้นตอนการใสเลขหนา
1. เลือกที่รายการ แทรก
2. คลิกเมาสเลือกที่แทรกเลขหนา
3. เลือกแบบที่ตองการ เชน ตองการไวดานบน ดานซาย หรือดานขวา หรือ จัดกึ่งกลาง
4. เมื่อเลือกเรียบรอยจะปรากฏตัวอักษรที่กระดาษมุมขวา
บทที่ 3 บทปฏิบัติการการทํารายงานหนึ่งเลม
1) หนาปก (ไมมีตัวเลข)
2) คํานํา (ไมมีตัวเลข)
3) สารบัญ (ไมมีตัวเลข)
4) เนื้อหา (หนาตัวเลข 1)
5) บรรณานุกรม (ไมมีตัวเลข)
1 2
3
4

30. 26
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
2ขอดีของใสหนารวมไฟลเดียวคืออะไร?
-ตองการแปลงเปนไฟลMicrosoft word เปนไฟลที่มีนามสกุลเปน.pdfเวลาแสดงหนามันจะแสดงเปนเลขหนา
iและหนา 1
-งายตอการปรับปรุงและแกไข เมื่อตองการเพิ่มขอมูลสามารถนําไฟลมาตอไฟลได
- เมื่อตองการแกไขขอมูลสามารถแกไขไดทุกที่ที่ตองการแกไขเชน ปรับเปลี่ยนเลขหนา หรือ ปรับเปลี่ยน
รูปภาพเพราะเมื่อทําการปรับเปลี่ยนจะทําใหขอมูลหมายเลขหนา หมายเลขเอกสารและ สารบัญจะทําการ
เปลี่ยนตามไปดวย
เตรียมโปรแกรม Microsoft Word
1. (หนาปก คํานํา ไวดานบนเหมือนปกติบรรณานุกรมไวลางสุด) จัดกลุมขอมูลที่แยกมารวมกัน
2. แบงหนาแยกรายการก็เหมือนใหโปรแกรมรูวาเราแยกหนา ออกเปน 2 ไฟลคลายอยางนั้นกดที่บริเวณวางๆ
(ดานลางของเนื้อหาที่จะแยก) ไปที่2"เคาโครงหนากระดาษ" -> "ตัวแบง" -> "หนาถัดไป”
ก็จะไดแยกหนา (สังเกตไดวาตรงที่แยกจะเปน 1 ใหม)
3 สวนของเนื้อหา ใสเลขหนาเรียบรอยใหทําการปรับเลขหนาใหเริ่มตนเปน 1
1

31. 27
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 1 ปรับเปลี่ยนตัวเลขตามที่ตองการเริ่มตนจาก 1
ขั้นตอนการแยกดังนี้
- หนาปก (ไมมีตัวเลข)2 แยก2หรือแบงหนา
- คํานํา (ไมมีตัวเลข)
- สารบัญ 2แยก2หรือแบงหนา
- เนื้อหา (หนาตัวเลข 1)2 แยก2หรือแบงหนา
- บรรณานุกรม (ไมมีตัวเลข)
ตรงเนื้อหาเราตองการเปนตัวเลขอยูแลว มาจัดการกับหนาปกกอน เพราะเราไมตองการมีหมายเลขหนา
4. กด cursor หนาแรกแลวกดไปที่ "หัวกระดาษ"2 ->"แกไขหัวกระดาษ"2->คลิกเลือก "หนาแรกตางกัน"
ตามภาพที่ 7
ภาพที่ 2เลือก หนาแรกตางกัน จะทําใหหนาแรกไมมีหมายเลขหนาของเอกสาร
เทานี้ เนื้อหาก็จะไมมีเลขหนาที่เราไมตองการคือหมายเลข 1
5. จัดการแปลงเลขหนาคํานํา สารบัญ 2ไมตองปรับแตงเพราะไมใสเลขหนา2 อางอิง ไมตองแกไข
เนื่องจากไมตองการใสเลขหนา
1

32. 28
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
6. เสร็จสิ้นกระบวนการ
บทที่ 4 การสรางสมการคณิตศาสตร
ในการสรางเอกสารที่มีความซับซอนมากขึ้น เชน การจัดทําคูมือ การทําหนังสือ การทํารายงาน การ
ทํางานวิจัยจะมีสวนประกอบอื่น ๆ เพิ่มขึ้นภายในเอกสารที่เราตองทํา เชน ดัชนี (Index) การใสลําดับเลขหนา
(Page No.) การใชหัวกระดาษ และทายกระดาษ (Header and Footer) เปนตน ในที่นี้จะกลาวถึงการใช
คําสั่งอัตโนมัติ ใน Microsoft Word จัดทําสิ่งเหลานี้ใหเราอัตโนมัติ ซึ่งจะชวยลดเวลาในการสรางเอกสารได
เปนอยางมาก
เปดใชงานแถบเครื่องมือ Equation Tools
เนื่องจากสมการทางคณิตศาสตรมีสัญลักษณพิเศษมากมาย เราจึงใชวิธีปกติในการพิมพขอความ
ธรรมดาไมได เราตองเปดแท็บเครื่องมือ Equation Tool(เครื่องมือสมการ) ซึ่งมีหนาที่สําหรับเขียนสมการ
คณิตศาสตรโดยเฉพาะ การเปดแท็บเครื่องมือ Equation Tools ขึ้นมาใชงานมีวิธีดังนี้
ภาพที่ 28 แสดงแท็บInsert แทรก
หมายเลข 1 หมายถึง คลิกเลือกแท็บinsert (แทรก) จากนั้นคลิกเลือกปุมคําสั่ง Equation (สมการ)
1

33. 29
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 29 หมายเลข 2 จะปรากฏแถบเครื่องมือ Equation Tools (เครื่องมือสมการ) ซึ่งแท็บDesign (ออกแบบ)
เราสามารถเลือกแทรกสัญลักษณเขามาสรางเปนสมการได
ภายในเอกสารของ Word จะปรากฏกรอบสี่เหลี่ยมสําหรับแทรกสมการคณิตศาสตรขึ้นมาโดยเราสามารถ
เลือกสมการจากแท็บDesign (ออกแบบ) ตามตองการ
ทําความรูจักเครื่องมือในแถบ Equation Tools
เครื่องมือตาง ๆ ในแถบเครื่องมือ Equation Tools ชวยใหเราสามารถสรางสมการตาง ๆ ไดอยาง
รวดเร็ว เชน การแสดงเลขเศษสวนแบบซับซอน เปนตน รวมทั้งเครื่องหมายหรือสัญลักษณทางคณิตศาสตร
ตาง ๆ ที่ไมมีบนคียบอรด เชน เครื่องหมายอินทิเกรต ∬ เครื่องหมายสําหรับการสรางเมทรกซ
�
⋯
⋮ ⋱ ⋮
⋯
�เปนตน ซึ่งแบงออกเปน 2 สวนใหญ ๆ คือสัญลักษณพิเศษ (Symbol) และโครงสราง
(Structures)
ตัวอยางสูตรS.D. = �
∑ x2
N
− �
∑ x2
N
�
2

34. 30
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
สัญลักษณพิเศษ (Symbol)
สัญลักษณพิเศษตาง ๆ ที่เราสามารถเลือกแทรกลงในกลองขอความไดทันทีจะอยูในแท็บDesign (ออกแบบ)
กลุมคําสั่ง Symbol (สัญลักษณ) ซึ่งเราสามารถเปลี่ยนแปลงกลุมคําสั่งได ดังนี้
ภาพที่ 30 แสดงสัญลักษณพิเศษ (Symbol)
1. ที่แท็บDesign กลุมคําสั่ง Symbol สัญลักษณ คลิกที่ปุม
2. เลือกกลุมคําสั่งที่ตองการใชงาน
3. จากนั้นกลุมคําสั่งที่เราเลือกจะแสดงในกลุมคําสั่ง Symbol (สัญลักษณ) ใหเราเลือกใชงานไดตามที่
ตองการ ซึ่งมีใหเลือกตามจุดประสงคที่จะใชงาน เชน Basic Math (คณิตศาสตรพื้นฐาน) สัญลักษณ
พื้นฐานทางคณิตศาสตรGreek Letter (ตัวอักษรกรีก) สัญลักษณตัวอักษรกรีก เปนตน
โครงสรางสมการ (Structures)
1. Fraction (เศษสวน)
1
2
4
1
2 3
5
6
9
7
10
8
11

35. 31
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
2. Script (สคริปต)
3. Integral (อินทิกรัล)
4. Radical (เครื่องหมายกรณฑ)Large Operator (ตัวดําเนินการขนาดใหญ)
5. Bracket (วงเล็บเหลี่ยม)
6. Accent (สวนที่ถูกเนน)
7. Operator (ตัวดําเนินการ)
8. Function (ฟงกชั่น)
9. Limit and Log (ขีดจํากัด และลอการิทึม)
10. Matrix (เมทริกซ)
บทที่ 5 การทําจดหมายเวียน (Mail Merge)
Mail Merge (จดหมายเวียน) คือการทําจดหมายหลายๆ ฉบับโดยมีเนื้อความเหมือนกัน แตมีชื่อและที่อยู
ผูรับที่ไมเหมือนกันเทานั้น ซึ่งแทนที่จะตองพิมพจดหมายแตละฉบับสําหรับผูรับแตละราย ก็เพียงแตสรางไฟล
ที่เก็บชื่อ - ที่อยูไวกอน และสรางไฟลที่เก็บขอความในจดหมายไวอีกหนึ่งแยกจากกัน แลวจึงนําขอมูลทั้งสอง
ไปรวมหรือผนวกกัน ทําใหจดหมายที่มีรูปแบบและขอความที่เหมือนกัน เวนแตชื่อและที่อยูของผูรับเทานั้น
เมื่อตองการจดหมายในลักษณะอยางนี้อีก เชน บัตรเชิญ รายงานผลการประกอบการ สรางไฟลที่เก็บขอความ
ในจดหมายใหม แลวนําไฟลรายชื่อของผูรับที่ไดสรางไวแลวมาใชอีก ชวยใหทําจดหมายรวดเร็วขึ้น หรือจะ
นําไปใชกับอีเมลเพื่อสงจดหมายใหกับสมาชิกก็ได
การใช Microsoft Word แกปญหาการทํางานที่ซ้ําซอนดังกลาวทําใหงายขึ้น โดยคุณสรางจดหมายที่มี
ขอความจะใช รวมกัน ไวกอน จากนั้นก็กําหนดให Word ใสขอความที่แตกตางกันนั้นโดยอัตโนมัติ
องคประกอบของจดหมายเวียน
1. เอกสารหลัก (Main Document)คือเอกสารเริ่มตนจะเปนจดมายเวียน แบบฟอรม ขอความอีเมล ซอง
จดหมายหรือปายเมล ที่กําหนดใหมีขอความ ขนาดและรูปรางที่เหมือนกันไวเพื่อใชเปนตนแบบของการพิมพ
จํานวนมาก
2. แหลงขอมูล (Data Source)คือรายชื่อและที่อยูของผูรับ รหัสสินคา ฯลฯ ซึ่งสวนใหญจะเก็บอยูในรูปแบบ
ของตารางของ Word ตารางชื่อของ Excel ตารางฐานขอมูลของ Access หรือจากสมุดรายชื่อของOutlook
เพื่อนํามาผนวกเขากับตัวเอกสารเมื่อสั่งพิมพจดหมาย ซอง หรือปายเลเบลโปรแกรมจะเปลี่ยนรายชื่อใน
เอกสารแตละชุดโดยอัตโนมัติ

36. 32
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ประเภทของเอกสารหลัก
เอกสารหลัก (Main document) ที่สามารถสรางเปนจดหมายเวียนได จะใหเลือกในขั้นที่ 1 ของ Wizard
หรือตัวชวยของการสรางจดหมายเวียนดังนี้
ก. Letters (จดหมาย) สงจดหมายไปยังผูรับจํานวนมาก
ข. E-Mail messages (ขอความอีเมล) สงขอความแบบอีเมลไปยังรายชื่อผูรับ
ค. Envelopes (ซองจดหมาย) พิมพชื่อ - ที่อยูลงบนซองจดหมาย
ง. Labels (ปายผนึก) พิมพชื่อ - ที่อยูลงบนปายผนึก หรือฉลาก
จ. Directory (ไดเรกทอรี) จะเปนการรวบรวมขอมูลตางๆ มาไวในเอกสารเชน รายชื่อ สมาชิก แค็ตตาล็อก
สินคา หรือรายการอะไหลสินคา
ขั้นตอนการทําจดหมายเวียน
1. แฟมจดหมายหรือแฟมเอกสารหลัก
2. แฟมขอมูลที่ตองการผสานเขากับแฟมเอกสารหลักการจัดเก็บขอมูลตองจัดเก็บในรูปแบบของตาราง
หรือจัดเก็บแบบฐานขอมูลที่สรางจากโปรแกรมMicrosoft Excel
1. เตรียมไฟลขอมูลซึ่งเปนไฟลที่ทําจาก Microsoft Word หรือ Microsoft Excel ก็ไดดังภาพ
ภาพที่ 31 ภาพไฟลขอมูลที่เตรียมสําหรับทําจดหมายเวียน สรางจาก Microsoft Excel
1

37. 33
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
หมายเลข 1 สรางหัวตารางเพื่อใชเปนฟวสหลักสําหรับทําจดหมายเวียน
ภาพที่ 32ภาพไฟลขอมูลที่เตรียมสําหรับจดหมายเวียน สรางจาก Microsoft Word
หมายเลข 1 หัวตารางซึ่งจะใชในการเพิ่มขอมูลลงไปในจดหมายหลักสําหรับสงถึงบุคคลที่เราตองการ
ติดตอสื่อสารโดยใชจดหมายเวียน
เริ่มตน
1 สรางแฟมเอกสารหลักเหมือนกับการสรางเอกสารธรรมดาทั่วไป จากนั้นใหบันทึกแฟมขอมูลเก็บไว
ดังรูปสามารถดาวนโหลดตัวอยางของจดหมายราชการไดที่เว็บไซต www.bus.ubu.ac.thดาวนโหลดเอกสาร
ตามหมายเลข 1
1

38. 34
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 33 เขาเว็บไซต คณะบริหารศาสตร www.bus.ubu.ac.th
ภาพที่ 34 แบบฟอรมบันทึกขอความ ของคณะบริหารศาสตร มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี 2011
ใหคลิกคําวา แบบฟอรมบันทึกขอความ เพื่อที่จะเขียนจดหมายแจงเวียน ใหกับบุคลากร หรือ
หนวยงานตาง ๆ ทราบ ณ ที่นี้เปนการแจงรายละเอียดเกี่ยวกับงาน
1
2

39. 35
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 35 ตัวอยางจดหมาย
เริ่มตนการเปดใชงานคําสั่งจดหมายเวียน
1. ไปคลิกเลือกที่ การสงจดหมาย
2. เริ่มจดหมายเวียน
3. ตัวชวยสรางจดหมายเวียนทีละขั้นตอน
4. เมื่อเลือกจะปรากฏ หนาตาง Task pane ของ Mail Merge ประกอบดวยขั้นตอนการดําเนินการเพื่อ
สราง Mail Merge 6 ขั้นตอน
5. ขั้นตอนที่ 1 Select document type
1
2

40. 36
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
6. หัวขอ Select document type เปนการเลือกชนิดของเอกสารที่ใชทําจดหมายเวียนใหคลิก Letters (จดหมาย) ->
Next Starting document (ถัดไป : กําลังเริ่มเอกสาร) ดังรูป
ภาพที่ 36การผสานแฟมขอมูล การเปดใชคําสั่งจดหมายเวียน
7. ขั้นตอนการทําจดหมายเวียนมีทั้งหมด 1-6 ขั้นตอน ตองวางเมาสให Courser กระพริบที่จดที่
ตองการที่จะนํารายชื่อของบุคคลที่เราตองการสงจดหมายเปนการเลือกเอกสารผูใชเริ่มตน
หมายเลข 7 คือใหคลิกเลือกถัดไป
4
3
5

41. 37
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 37การผสานแฟมขอมูล จดหมายเวียนเลือกเอกสารที่ใชเริ่มตน
ขั้นตอนที่ 2 Select starting document type
8. หัวขอ Select staring document เปนการกําหนดเอกสารที่ตองการใชทําจดหมายเวียน เลือก Use
the current document (ใชเอกสารปจจุบัน) -> Next: Select recipients (ถัดไป:เลือกผูรับ) ดัง
รูป
6
7

42. 38
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 38การผสานแฟมขอมูล เลือกผูรับจดหมาย
9. ขั้นตอนที่ 3 Select recipientsหัวขอ Select recipients เปนขั้นตอนในการเลือกแฟมขอมูลของ
ผูรับจดหมายที่จะนํามาผสมผสานกับเอกสารหลัก
10. คลิก Use existing list
11. Browse ->เลือกโฟลเดอร
12. เลือกแฟมที่ตองการผสานกับเอกสารหลัก
13. คลิกปุม Open ดังรูปภาพ
8
9

43. 39
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 39การผสานแฟมขอมูล เลือกไฟลขอมูลผูรับจดหมาย
14. เมื่อเลือก เปด จะปรากฏหนาตางใหเลือก Sheet ที่มีรายชื่อ ในกรณีที่ใชโปรแกรม Microsoft Excel
เปนตัวเก็บขอมูลรายชื่อ
ภาพที่ 40การผสานแฟมขอมูล แสดงเลือกตาราง เมื่อใชโปรแกรม Microsoft Excel เปนฐานขอมูลรายชื่อ
10
11
12
13
14

44. 40
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
15. ในขั้นตอนที่ 3เมื่อเลือกแฟมขอมูลแลวจะปรากฏกรอบโตตอบ Mail Recipientsซึ่งจะแสดงรายชื่อ
ทั้งหมดในแฟมขอมูลเราสามารถ คลิก R หนาขอมูลเพื่อเลือกสรางจดหมายเวียนใหขอมูลนั้น หรือ
คลิกซ้ําเพื่อไมเลือกแลวคลิกปุมตกลง(OK -> Next: Write your letter)เพื่อเขาสูขั้นตอนตอไป ดัง
รูปภาพ
ในหนานี้ สามารถที่จะ ปรับปรุงรายชื่อผูรับ เชน การเรียงลําดับ การกรอง หาคาที่ซ้ํากัน และ
ตรวจสอบที่อยูไดดวยเปนการทําใหขอมูลมีระเบียบมากขึ้น
ภาพที่ 41การผสานแฟมขอมูล ผูรับจดหมายเวียน
16. ขั้นตอนที่ 4 Write your letters
ใหเลื่อนเคอรเซอรไปยังตําแหนงที่ตองการแทรกเขตขอมูล ->คลิกที่ More items (รายการเพิ่มเติม)
17. เลือกเขตขอมูลที่ตองการ
18. คลิกปุม Insert (แทรก) ดังรูปภาพ
19. เมื่อแทรกจะปรากฏหลังจากแทรกเขตขอมูลที่ตองการแลวเขตขอมูลนั้นจะปรากฏในตําแหนงที่
เคอรเซอรวางอยูในรูป
<<ชื่อเขตขอมูล>> ณ ที่นี้จะเปน <<ชื่อสกุล>>จากนั้นคลิกปุม Close (ปด)->คลิก Next Preview
your letters(แสดงตัวอยางจดหมายของคุณ)
15
15.1

45. 41
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 42การผสานแฟมขอมูล เลือกที่อยู หรือ เขตขอมูล
20. ขั้นตอนที่ 1 Preview your letters
21. หากไมตองการรายชื่อใหคลิกเลือกหมายเลข 21 ชื่อของผูรับจะหายไปจากจดหมาย
22. Preview your letters จะสามารถเลือกดู ->ตัวอยางของจดหมาย แกไขขอมูล จากนั้นคลิกที่ Next:
Complete merge จะแสดงรายชื่อ ดังรูป
16
17
18
19

46. 42
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 43Preview your lettersหรือการแสดงตัวอยางจดหมาย
รูปที่ 1 การเลือกแกไขหรือพิมพจดหมายเวียน
23. ขั้นตอนที่ 2 Complete the merge
24. Complete the merge สามารถเลือกคลิกที่ Edit Individual letters เพื่อแกไขจดหมายในแตละ
ฉบับได หรือคลิกที่ Print เพื่อพิมพจดหมายเวียนออกทางเครื่องพิมพ ดังรูป
20
21
23
22

47. 43
ไมตรี ริมทอง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ภาพที่ 44 ตัวอยางการพิมพจดหมายเวียน
25. แกไขแตละจดหมาย จะแสดงหนาตางสําหรับผสานเปนเอกสารใหม จะมี พิมพทั้งหมดหรือ ระเบียน
ปจจุบัน หรือจากหนา 1 – 10 ตามที่เราตองการ
สุดทายผูจัดทําหวังเปนอยางยิ่งวาจะทําใหผูเรียนไดรับความรูจากการจัดการเอกสารไมมากก็นอยซึ่งในที่นี้
ตองฝกปฏิบัติทําบอย ๆ จะเกิดความชํานาญในการเรียน
24 25
27
26

48. อางอิง
ดวงพร เกี๋ยงคํา. Word 2007 ฉบับสมบูรณ (2009-2010).โปรวิชั่น จํากัด, 2551กรุงเทพฯ.
พันจันทร ธนวัฒนเสถียร และคณะฯ.Windows XP OFFICE 2007 ฉบับสมบูรณ.ซัคเซส มีเดีย จํากัด, 2553
กรุงเทพฯ
http://www.microsoft.com
http://oas.psu.ac.th/~skittiphong/don/index.php?option=com_content
http://landlady.exteen.com/20090322/how-to-microsaftword
http://cstproject.exteen.com/20081115/how-to-i-ii-1-word
http://office.microsoft.com/th-th/
ภาคผนวก