Template dokumen ini memberikan contoh sistem dan prosedur SDM perusahaan untuk membantu praktisi SDM dalam membuat SOP di bidang sumber daya manusia. Template ini terdiri dari berbagai contoh prosedur untuk memudahkan penerapannya di perusahaan manapun.

1. (CONTOH)
TEMPLATE "Contoh Sistem & Prosedur SDM" ini dibuat untuk
Para Praktisi SDM di dalam Perusahaan (mis: HRD Mgr,
Supervisor SDM, Training Mgr, Direktur SDM, serta Para
Karyawan / Staff) yang banyak dan erat kaitannya dengan
masalah-masalah SDM di dalam Perusahaan.
TEMPLATE "Contoh Sistem & Prosedur SDM" ini terutama
diperuntukkan Bagi Para Praktisi SDM yang ingin membuat SOP
bidang SDM di dalam Perusahaan yang belum terimplementasi
SOP tersebut di dalamnya karena merupakan Persyaratan Minimal
yang harus dimiliki Perusahaan dalam menjalankan Perusahaannya
agar Divisi/Departemen SDM Perusahaan dapat mengelola SDM
dengan LEBIH BAIK sesuai dengan KEBUTUHAN Perusahaan & agar
dapat berkembang MAJU sejalan dengan kemajuan PRESTASI Para
Karyawannya. Maka untuk alasan itulah DIVISI / DEPARTEMEN
SDM di dalam Perusahaan HARUSLAH MEMILIKI SOP (Standard
Operating Procedure) di Bidang SDM ini...
TEMPLATE Contoh Sistem & Prosedur SDM ini sangat Detail dan
juga dapat DITERAPKAN secara UNIVERSAL untuk Perusahaan
Jenis Apapun, hanya tinggal DISESUAIKAN (Adjustment) sedikit
saja sesuai dengan BUDAYA / KEBIASAAN di dalam Perusahaan
maka TEMPLATE ini sudah dapat DIAPLIKASIKAN di dalam
Perusahaan apapun BIdang Usaha & Jenisnya...
TEMPLATE ini disusun oleh Penulisnya berdasarkan
Pengalaman Pribadi Penulisnya sendiri selama menjadi Praktisi
SDM (HRD Mgr, Training Mgr dan GM-HRD) di beberapa
Perusahaan Nasional Terkenal baik BUMN maupun Swasta sejak
tahun 1990, diantaranya : PT (Persero) Garuda Indonesia, PT.
Indomobil Finance, PT. Ace Hardware, PT. Westindo Esa Perkasa,
PT. Karabha Unggul (d/h MAKRO), PT. Triangle Motorindo, Konsultan

2. (CONTOH)
Management, Konsultan SDM, Konsultan Training, serta Badan
Sertifikasi Mutu dari Jerman, dsb.
**($)**
INILAH SEBAGIAN SIS-DUR DALAM PENGELOLAAN SDM PERUSAHAAN
PEMBERIAN NIK
(NOMOR INDUK KARYAWAN)
I. TUJUAN.
1. Setiap Karyawan KGBR dan DBR harus mempunyai NIK
2. NIK sebagai dasar pengelolaan administrasi karyawan / Master Data
II. SASARAN
Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawana di Personalia.
III. PENANGGUNG JAWAB
Departement Sumber Daya Manusia ( HR ) bertanggung jawab mencatat karyawan
baru dan memberikan NIK.
IV. URUTAN KERJA
1. Department HR akan memberikan NIK segera setelah calon karyawan diterima
sebagai karyawan.
2. NIK dan data-data karyawan diInformasikan kepada bagian penggajian untuk
diproses dan merupakan dasar pengelolaan administrasi keryawan tersebut
pada bagian penggajian.
V. SISTEM PENOMORAN
Untuk memudahkan dan kelancaran administrasi, NIK diatur sebagai berikut :
 NIK terdiri atas 10 digit yang terdiri atas angka-angka.
( contoh; 2004121001 )
 Pengaturan digit tersebut sebagai berikut:
 Empat angka pada digit pertama – untuk tahun masuk.
 Dua angka pada digit kelima dan keenam – untuk bulan lolos training /
Masa Percobaan .

3. (CONTOH)
 Satu angka pada digit ketujuh – untuk posisi / jabatan (Contoh).
1 – Posisi GM 2 – Posisi Manager
3 – Posisi Supervisor 4 – Posisi Pelaksana
Tiga angka pada digit kedelapan, kesembilan dan kesepuluh – untuk nomor
urut masuk pada tahun itu.
PEMBUATAN BADGE KARYAWAN
I. TUJUAN.
1. Bukti Pengakuan perusahaan atas keberadaan karyawan.
2. Memudahkan mengenal identitas dan status karyawan.
SASARAN
Badge sebagai identitas diri karyawan wajib dipakai saat jam kerja/ berada dalam
lingkungan perusahaan.
PENANGGUNG JAWAB
1. Department HR bertanggung jawab atas pembuatan badge karyawan, baik bagi
karyawan baru maupun lama atas permintaan dari setiap bagian melalui kepala
Departemennya.
2. Karyawan yang bersangkutan bertanggung-jawab atas keamanan badge dan
memakainya pada saat jam kerja dan atau berada dalam lingkungan
perusahaan.
II. MASUKAN YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES
Surat permohonan pembuatan badge dari kepala Departemen karyawan yang
bersangkutan.
III. KELUARAN YANG DIHASILKAN
Badge karyawan dibedakan berdasarkan:
1. Departemen.
2. Karyawan Trainee (Masa Percobaan)

4. (CONTOH)
IV. URUTAN KERJA (PROSES)
1. Pembuatan Badge Karyawan Baru.
Department HR membuat badge untuk diberikan dan dipakai oleh karyawan baru.
Pembuatan ini atas permintaan dari setiap bagian dan ditandatangani oleh Kepala
Departemennya.
2. Penggantian Badge.
- Penggantian badge hanya boleh dilakukan karena hal-hal sebagai berikut:
a. Hilang.
b. Rusak (dengan menunjukkan bukti)
c. Mutasi antar depatemen
d. Lulus Masa Percobaan.
- Dalam hal penggantian badge tersebut, yang bersangkutan harus mengisi
formulir yang telah disediakan oleh Sub Department HR, dan harus
ditandatangani oleh kepala Depatemen yang bersangkutan.
- Khusus untuk penggantian Badge karena hilang, yang bersangkutan
dikenakan denda Rp.5000,- (Lima Ribu Rupiah), Potong Gaji.
- Selama dalam proses pembuatan badge, yang bersangkutan akan diberikan
Badge sementara.
FORMULIR YANG DIGUNAKAN
3. Formulir Permintaan Badge (Terlampir)
4. Contoh Bentuk dan Ukuran Badge.

5. (CONTOH)
FORMULIR PERMINTAAN BADGE
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : _____________________________________
Nomor Induk Karyawan : _____________________________________
Jabatan : _____________________________________
Tanggall Masuk : _____________________________________
Status Karyawan : Tetap / Kontrak /____________________
Departemen / Divisi : _____________________________________
Dengan ini mohon dapat dibuatkan Badge, karena Badge yang lama :
- Hilang : Bayar sebesar Rp. 5.000,- (potong gaji)
- Lulus Masa Percobaan : Ada Bukti
- Mutasi / Promosi : Ada Bukti (Surat Mutasi / Promosi)
- Rusak : Seluruhnya / Gantungan / Plastik (ada bukti)
Demikian untuk menjadikan periksa. Atas kerja-samanya yang baik diucapkan teima
kasih.
Jakarta, ____________________________
Mengetahui
_______________________ _____________________
Pemohon Atasan Langsung
NB: Badge hilang / rusak seluruhnya harus melampirkan pas photo berwarna (untuk
karyawan tetap) ukuran 3 x 4cm sebanyak 1 lembar dan dibelakang photo harus
ditulis Nama dan NIK.
Mohon diisi sesuai dengan data yang sebenarnya.

6. (CONTOH)
TAHAPAN PERMINTAAN BADGE
SELEKSI
Pelamar Menerima
Surat Perjanjian
Kerja
Penempatan NIK
Badge

7. (CONTOH)
DOKUMENTASI
I. Dokumen Pribadi
1. Surat Lamaran Kerja
2. Curriculum Vitae
3. Foto copy Akte Kelahiran
4. Foto copy Kartu Keluarga
5. Foto copy Surat Pengalaman Kerja
6. Foto Copy KTP
7. Foto copy SIM (untuk driver)
8. Foto copy Surat Keterangan Kelakuan Baik dari Kepolisian.
9. Pas Photo Terakhir
10. Foto copy Ijazah Terakhir
11. Ijazah Asli terakhir
- Untuk Driver, Salesman, Sales Supervisor, Kasir, baru dapat diambil/
dikembalikan jika terjadi pemutusan hubungan kerja dan hak/
kewajiban masing-masing pihak telah dipenuhi.
- Untuk pelaksana, baru dapat diambil/ dikembalikan jika yang
bersangkutan telah lolos training dan atau terjadi pemutusan hubungan
kerja.
12. Surat ijin bekerja dari suami bagi karyawati yang sudah nikah.
13. Surat ijin bekerja dari orang tua bagi tenaga kerja yang belum mencapai
usia 17 (tujuh belas) tahun.
II. Dokumen Kesehatan
Dokumen yang dibuat oleh Dokter Perusahaan atau yang ditunjuk untuk itu pada
saat test fisik / kesehatan.
III. Surat Perjanjian
Calon karyawan yang dinyatakan dapat diterima akan diproses dengan diterbitkan
Surat Perjanjian Kerja yang intinya berisi hal-hal sebagai berikut:
 Posisi / Jabatan
 Upah

8. (CONTOH)
 Tanggal penerimaan
 Hak dan Kewajiban
Surat Perjanjian Kerja disiapkan oleh Sub Depatment Human Resources dan
ditandatangani oleh :
Karyawan Kontrak Karyawan Tetap
Di bawah Supervisor Recr.& Adm. Supervisor Human Resources Manager
Supervisor Human Resource Manager Director
Manager Director Director
Senior Manager Director President Director
Director - Chairman
Dokumen tersebut diatas harus disimpan sebagai arsip sejak karyawan baru
bergabung dengan ketentuan:
1. Dokumen untuk manager Kebawah disimpan oleh Human Resources Manager
2. Dokumen untuk Manager dan Keatas disimpan oleh Director

9. (CONTOH)
FORM TANDA TERIMA IJAZAH
TANDA TERIMA
Telah terima dari Saudara/ i:
Nama : …………………………………………………
Jabatan : …………………………………………………
Berupa 1 (Satu) lembar STTB / Ijazah asli atas nama …………………………………..
dikeluarkan oleh …………………………… Nomor STTB / Ijazah …………………………
Dokumen tersebut diserahkan kepada Bogor Raya sebagai jaminan, dan akan diserahkan
kembali kepada yang bersangkutan apabila telah berhenti atau diberhentikan oleh Bogor
Raya dan yang bersangkutan tidak mempunyai tanggungan atau kewajiban-kewajiban
lain.
Bogor Raya akan bertanggung jawab terhadap pemeliharaan/ penyimpanan dokumen
yang diberikan dan menanggung jika terjadi kerusakan/ kehilangan terkecuali yang
disebabkan oleh adanya Force Majeur.
Jakarta,………………………………
Penerima, Yang Menyerahkan
_____________________ _______________________

10. (CONTOH)
LAPORAN DATA KARYAWAN
I. TUJUAN
Akurasi data sesuai dengan perkembangan/ perubahan.
II. SASARAN
Mendukung kegiatan operasional dalam memenuhi kebutuhan data karyawan
secara Akurat, Komplit dan Tepat Waktu.
III. PENANGGUNG JAWAB
1. HRD Department (melalui sub. Dept. Employment/ Payroll ) bertanggung-jawab
atas pemeliharaan akurasi pencatatan/ pelaporan data karyawan.
2. Sub. Dept. Employment/ Payroll bertanggung-jawab melaporkan posisi
perubahan/ keadaan tenaga kerja setiap bulan.
3. Relator HRD Department bertanggung-jawab memberikan masukan dan koreksi
bila terdapat kekeliruan dalam Laporan bulanan yang difeedbackkan oleh HRD
Department.
IV. MASUKAN YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES
Laporan data karyawan dan perubahan-perubahannya.
V. KELUARAN YANG DIHASILKAN
1. Laporan data karyawan dikelompokkan sesuai dengan Departemen.
2. Rekapitulasi profile data karyawan.
3. Daftar penambahan dan pengurangan karyawan.
VI. KRITERIA KARYAWAN YANG DILAPORKAN
1. Karyawan Tetap dengan status Bulanan.
2. Karyawan Tetap dengan status Mingguan.
3. Karyawan untuk jangka Waktu Tertentu (Karyawan training/ percobaan)

11. (CONTOH)
VII. Jenis Form Pelaporan Data
1. Form Daftar Karyawan dikelompokkan menurut Departemen.
2. Form Daftar Karyawan Tambahan.
3. Form Daftar Pengurangan Karyawan.
VIII. URUTAN KERJA (PROSES)
a. Pelaporan Data dilakukan tiap bulan dan diserahkan selambat-lambatnya
tanggal 5 bulan berikutnya.
b. Data tersebut disiapkan oleh Sub. Dept. Employment / Payroll.
c. HRD Department c.q Personnel Manager akan mengirimkan data per
Department ke masing-masing manajernya sebagai bahan informasi.
SELANJUTNYA
SISTEM & PROSEDUR SDM YANG LENGKAP
ADA PADA VERSI LENGKAPNYA
&
ANDA DAPAT MEMESANNYA
KEPADA KAMI
HARD-HI SMART CONSULTING
(Fast Response : 0878-7063-5053)

12. (CONTOH)
INFORMASI
Bagi Peminat “Contoh SisPro SDM”
Anda dapat memesan VERSI LENGKAP nya
melalui SMS/Telepon ke :
0878-7063-5053
Dengan Cara Mengetikkan :
KIRIM#SisPro SDM#(nama sesuai No. Rek BCA)#(alamat Email Anda)
Setelah Anda men-transfer sejumlah Rp. 500.000,-
Ke
Bank BCA dengan No. Rek : 716-00-4088-7
Atas Nama : M. SOBRIE H.W
SETELAH ITU
Kami PASTI akan mengirim E-book tersebut
ke Alamat Email yang telah Anda SMS-kan tadi
Dalam waktu 1x24 Jam setelah Anda mengirim SMS
Terimakasih