1. „Irányítsuk időnket, ne hagyjuk, hogy az idő irányítson minket!” Arisztotelész
Időmenedzsment
A hatékony időmenedzsment minden szakmában kritikus fontosságú. Mindenki
javíthat időbeosztásán, és e képesség fejlesztésének jelentős hasznai lehetnek.
Időbeosztása mindig közvetlen hatással (jó vagy rossz) lesz azokra, akikkel
együtt dolgozik, ezért érdemes időt szentelni olyan eszközök vagy technikák
kifejlesztésére, amelyek segítik időbeosztásának hatékonyabbá tételét, céljai
elérését, illetve a határidők teljesítését.
A mai rohanó világban a vezető emberek többségét érinti egy említésre méltó
probléma, mely nem más, mint az idő nem megfelelő beosztásából adódó
időhiány.
Általános problémának tekinthető, hogy manapság a „főnökök” nem csak
leterheltek, de nagy nyomás alatt is állnak. Ennek
következményként nem egyszer napi 10‐14 órákat
dolgoznak és még hétvégére sem tudnak elszakadni a
munkájuktól. Az ember azt gondolná, hogy ennyi munka a
minőséget és pontosságot is maga után vonja, de ez igen
kevés esetben mondható el. Aztán a határidők közeledtével
a munka sürgetővé válik, és igen nehézkesen megy a
megszabott időre elkészíteni a feladatot, sokszor nem is
sikerül. Ezek az emberek gyakran estére egészen
kimerültnek, fáradtnak érzik magukat, és úgy vélik,
semmire sincs elég idejük, szinte elrohan mellettük az idő
észrevétlenül, s ők lekésnek az „elrobogó vonatról”. Igazi eredményt ritkán
tudnak felmutatni.
Ahhoz, hogy megértsük ezt a problémát, nézzünk meg néhány fogalmat
pontosítva:
 Időgazdálkodás: a rendelkezésünkre álló idő felhasználására vonatkozó
döntések meghozatala, a legfontosabb teendőink elvégzéséhez szükséges
idő biztosítása, továbbá a kapcsolatos információk és iratok kezelése,
valamint rendelkezésre állásuk biztosítása
 Vezetői időgazdálkodás: időgazdálkodás + kollégáink, beosztottjaink
időfelhasználásra vonatkozó döntéseinek befolyásolása
Sajnos egyik főnök sem tudja kiküszöbölni, hogy amikor dolgozik, senki ne
zavarja, és ne szakítsa meg a munkájában. Az idő hatékony beosztását
1

2. „Irányítsuk időnket, ne hagyjuk, hogy az idő irányítson minket!” Arisztotelész
elsősorban az gátolja, ha a menedzser nem tudja kiválasztani, hogy melyik a
sürgős és fontos munka, illetve melyik az a teendő, amelyet később is ráér
elvégezni. Tennivalóink helyes sorrendét nem könnyű meghatározni, de
mindenképpen fontos, hiszen nagymértékben befolyásolja napi döntéseink
helyes meghozatalát. Az időgazdálkodási képesség egyik kulcstényezője a
fontossági sorrend gyors és pontos meghatározása, illetve szükség esetén a
rugalmas átszervezés. Természetesen ez a képesség nem velünk született
„érték”, tanulnunk kell az iskoláink segítségével és önmagunk fejlesztésével,
mely történhet csoportos tréningek alkalmával is.
A vezető időgazdálkodása jelentősen befolyásolhatja a cég vagy vállalat
teljesítményét, illetve azt, hogy mennyire tud megfelelni az ügyfelek
elvárásainak.
Rengetek segítő eszközt találunk, ha körül nézünk egy picit a piaci kínálaton, így
ma már nincs szükség se csomóra kötött zsebkendőre, sem pedig cetlizésre, bár
ez utóbbitól sokan nehezen tudnak elszakadni. Naptárokból rengetek a kínálat:
találhatunk napi, heti, havi beosztású kalendáriumot, de ha ettől egy kicsit
komolyabb és korszerűbb eszközre vágyunk, nézzünk körül a
menedzserkalkulátorok, telefonok, karórák, PC‐k, laptopok, háza táján. A kínálat
ma már egészen figyelemre méltó, de jó, ha szem előtt tartjuk, hogy az egyént
nem az határozza meg, hogy milyen márkás vagy milyen fajta terméket használ,
hanem sokall inkább az, hogy milyen hatékonyan dolgozik, és hogyan járul
hozzá a jobb teljesítmények eléréséhez.
A jól szervezett időgazdálkodás hiánya azon túl, hogy befolyásolja a vállalat
teljesítményét, egyéb súlyos következményeket is maga után vonhat. Ha egy
vezető időbeosztása nem megfelelő, könnyen jelentkezhetnek olyan tünetek,
mint a szorongás, alvászavar, magánéleti konfliktus vagy akár a
„munkaalkoholizmus” és különféle egészségügyi problémák, melyek főként
szomatikus jellegűek (magas vérnyomás). Nem beszélve az örökös
magyarázkodástól és pironkodásról amiatt, hogy miért késtük le éppen a végső
határidőt is, immáron sokadszorra. Sajnos nem elfogadható magyarázat, hogy
nem elég az idő vagy nincs időnk semmire, ugyanis potenciálisan az idővel
semmi baj nincs, a zavart és gyötrelmet minden esetben az idő rossz beosztása, és
a feladatok fontossági sorrendjének helytelen megállapítása eredményezi. Kinek
hiányzik az örök feszültség, a rossz közérzet vagy az örökös frusztráció? E
túlhajszolt élet következtében könnyen felőrlődhet a család, és az addig jól
működő házasság is zátonyra futhat. Természetesen egyszerűbb mindenért mást
hibáztatni vagy éppen a körülményeket, pedig a hatékony munka‐
2

3. „Irányítsuk időnket, ne hagyjuk, hogy az idő irányítson minket!” Arisztotelész
gazdálkodással könnyedén megteremthető a harmónia, a feladatok és a
rendelkezésünkre álló idő között.
Néhány fontos kérdés a fontossági sorrend felállításánál:
 milyen a feladat a határidő szempontjából:
a) sürgős – mindenképpen most kell vele foglalkozni
b) sürgető – most kérnek figyelmet, de az ügy nem feltétlenül szükséges
c) még nem sürgős – ha lehet, akkor várhat a dolog
d) nem sürgős
 a vezető jelenlegi munkája szempontjából mennyire sürgős az ügy:
e) nagyon fontos
f) fontos
g) nem fontos
 az adott feladatot a vezető hasznosnak vagy értelmetlennek találja.
A fontossági sorrend 9 fő kategóriája:
1. nagyon fontos, sürgős
2. fontos, sürgős
3. nagyon fontos, sürgető
4. fontos, sürgető
5. nagyon fontos, még nem sürgős
6. fontos, még nem sürgős
7. nagyon fontos, nem sürgős
8. fontos, nem sürgős
9. nem fontos, nem sürgős
A fent említett 9 kategóriát szem előtt tartva megfelelően oszthatja be a vezető az
idejét, de még így is vannak gyakori hiba lehetőségek. Abban az estben, ha a
menedzser az első két kategóriába tartozó feladatokkal foglalkozik: meg kell
vizsgálnia, hogy nem követel‐e túl sokat magától. Aki leginkább a nagyon fontos,
3

4. „Irányítsuk időnket, ne hagyjuk, hogy az idő irányítson minket!” Arisztotelész
sürgető illetve a fontos, sürgető dolgokra figyel: valószínűleg túlságosan
elérhető. Meg kell tanulnia, hogy kisseb jelentőségű dolgokra nemet tudjon
mondani.
Az a vezető, aki leginkább az 5‐6. kategóriával foglalkozik: nagyon jól kézben
tartja ugyan a dolgokat, de érdemes fontolóra vennie, hogy nem kerüli‐e el
azokat a feladatokat, melyek fontosabbak és elsőként érdemelnének figyelmet.
Az, akik minden esetben a 7‐9. kategóriával foglalkozik: halogatja a munkáját,
nem tudja szelektálni a fontos teendőket, vagy csak akkor képes intenzíven
dolgozni, ha nyomasztja a határidő.
Természetesen a jó vezetés nem csak abban áll, hogy tisztában vagyunk a
feladattal, hanem abból is, hogy mindezeket a munkatársak el tudják‐e végezni,
és azt milyen hatékonysággal tudják tenni. Mindehhez az egyik legrosszabbul
használt erőforrásunk megfelelő beosztása szükséges: az időé. A jó
időgazdálkodás alapelve, hogy képesek vagyunk pontosan meghatározni és
betartani a fontossági sorrendet, és tudunk nemet mondani a jelentéktelen
dolgokra.
Tippek hatékony időgazdákodáshoz:
1. Legyen világos célkitűzésünk
Ezeknek két szintje van: főcél és alcélok, amelyeket a főcél elérése során kell
teljesíteni.
2. Legyen világos célkitűzésünk
A jó célok a SMART elvének felelnek meg.
Specific – Specifikusak (világosak és egyértelműek)
Measurable – Mérhetőek (tudjuk, hogy elértük‐e őket vagy sem)
Attainable ‐ Elérhetőek
Realistic – Reálisak (a szükséges erőforrások – emberek, berendezések, pénz,
idő – rendelkezésre állnak‐e)
Time specific – Időben korlátoltak (meghatározott az az időpont, amelyre
elérjük őket)
3. Legyünk tudatában annak, hogy milyen korlátaink vannak
Általában ezek a rendelkezésre álló erőforrásokhoz kapcsolódnak (ki tud
segíteni, milyen berendezéseket használhatunk, mennyit költhetünk, mennyi idő
4

5. „Irányítsuk időnket, ne hagyjuk, hogy az idő irányítson minket!” Arisztotelész
áll rendelkezésünkre). Kapcsolódhatnak azonban bizonyos eljárásokhoz is
(egészség‐ megőrzési és biztonsági szempontok például) vagy kézségeink és
képességeink is korlátozhatnak egy bizonyos berendezés használatára.
4. Minden feladatot rangsoroljunk
ʺHa munkánkat hatékonyan akarjuk végezni, különbséget kell tudni tenni
lényeges és lényegtelen információ között, valamint rangsorolni kell a beérkező
feladatokatʺ.
A rangsorolásra elterjedt módszer az ʹABC metódusʹ, mellyel négy csoportba
sorolhatjuk a keletkező munkát: a., azonnal el kell intézni, b., nekünk kell elvégezni,
de nem annyira sürgős, c., kiosztható másnak (már, ha van beosztottunk), d.,
szemétkosárba való.
Az időgazdálkodásról szóló kutatások alapján a munkanap 60 százalékára
érdemes munkát tervezni, 40 százalékot pedig váratlan vagy spontán
tevékenységekre szabadon kell hagyni: nyolc órás munkanapot alapul véve tehát
5 órára tervezzünk előre.
Racionalizáljuk a hivatali napunkat aszerint, hogy mire mennyi időt szán, majd
tartsa be! Az pedig presztízsnövelő, ha azt mondja tárgyalópartnerének a rá
szánt 60 perc végén: ʺElnézést, most mennem kellʺ ‐ nagyon fontos embernek
fogja tartani!
5. Napi teljesítménygörbe
A tervezésnél fontos figyelembe venni az egyéni teljesítménygörbét.
Mindenkinek a napi teljesítményében megfigyelhetőek hullámhegyek és
hullámvölgyek. Általában délelőtt teljesítünk jobban, délután rosszabbul, ám ez
mindenkinél más lehet. Érdemes a nehezebb, nagyobb koncentrációt igénylő
munkát azokra az órákra időzíteni, amikor ʹhullámhegyenʹ vagyunkʺ.
A megfigyelések alapján a hölgyek nagyobb terheléssel tartósan képesek
dolgozni, míg a férfiaknál nagyobb a hullámzás. Azt azonban jó szem előtt
tartani, hogy másfél óránként kis pihenőidőre van szükségünk, ami lehet
szellemi koncentrációt nem igénylő munka, például iratok rendezése.
6. Tervezzünk egy nappal korábban
Ajánlatos előző nap este átgondolni, néhány címszóban papírra vetni, hogy mit
tervezünk a következő napra. A célkitűzések azonban ne legyenek irreálisak, ne
vállaljunk egyszerre sokat, mert könnyen elúszhatunk a munkában és ez
frusztrációt okozhat. A napi terv ellenére lényeges, hogy rugalmasak maradjunk.
Ha nagyon fontosnak ítélt feladat érkezik, tudjunk váltani, képesek legyünk
átstrukturálásraʺ. Tanácsos egyszerre egy ügyre koncentrálni és az elkezdett
5

6. „Irányítsuk időnket, ne hagyjuk, hogy az idő irányítson minket!” Arisztotelész
munkát megszakítás nélkül befejezni. A munkafeladatok végeztével ajánlatos
önellenőrzést végezni, sőt hasznos a munkát mással is átnézetni.
7. Írásban tervezni
Vegyünk magunknak egy határidőnaplót, és ne csak a találkozókat és
feladatokat írjuk bele, hanem tervezzük meg a napunkat is. Nyilazzuk meg a
sorrendet és a szükséges időráfordítást. (Járművek menetideje, kiszámíthatatlan
megakadások.) Feladatainkat soroljuk fel a rájuk fordítandó idővel együtt.
(Válaszlevelek, bevásárlás, szabadidő stb.) Tartsuk be ezeket a kiszabott
időintervallumokat és ha nem elegek, azonnal írjuk be a maradék ráfordítandó
időt a következő nap(ok)hoz.
8. Prioritásokat kijelölni.
Akinek minden egyformán fontos, megbolondul a kapkodástól. Irásban állítsunk
fel sorrendet az adott nap elintézendő ügyei között. Így önkéntelenül is
áttekinthetjük, rangsoroljuk és tartsuk be a programot és a kiszabott
időráfordítást. Látni fogjuk, hogy mire van igazán időnk egy max. 12 munkaórás
nap folyamán.
9. Szüneteket beiktatni.
A kis szünet nem időpocsékolás. Éppen ellenkezőleg, időmegtakarítás, hiszen
ellazulva, kipihenten hamarabb elvégezzük a feladatot, mintha szenvedve
rágódunk valamin. Az orvosi teljesítményvizsgálatok szerint minden aktív
hatvan percet tíz perc lazításnak kell követnie.
10. Egy óra csendespihenő
Azaz egy óra nyugalom, amikor senki sem zavar és elmélyülten tudunk
dolgozni. Nem létezik, hogy valakire állandóan szükség van. Ha állandóan
telefon után kapkodunk és válaszolgatunk, mindannyiszor értékes idő megy el,
míg visszazökkenünk a feladatba. Az üzleti életben 6x10 perc hosszabb, mint
1x60 perc. A legtöbb irodában csak erre (!) az értékes munkaidő egynegyede
megy el. Legjobban akkor járunk, ha délelőtt 10‐11 óra körül iktatjuk be ezt a
ʺfájrontotʺ, amikoris a telefont átirányítjuk a titkárnőre vagy üzenetrögzítőre
kapcsoljuk. A fontos embereket majd délután visszahívhatjuk.
11. Delegálni
Ne vállaljunk fel minden feladatot. Minden egyes feladatnál elemezzük, hogy ki
tudja a legjobban elvégezni. Minél magasabb pozícióban vagyunk, annál inkább
6

7. „Irányítsuk időnket, ne hagyjuk, hogy az idő irányítson minket!” Arisztotelész
szükségünk van a minket helyettesítő szakemberekre. Ha nincs olyan beosztott,
aki bizonyos rutinmunkákat átvállal, összességében azzal járunk jobban, ha
szakosodott ügynökséget bízunk meg a feladat precíz elvégzésével.
12. Logikusan dolgozni
Sokan hiszik azt, hogy a ʺcsuklóbólʺ elvégzett apró feladatok, melyek a nagyobb
munkafázisokat megszakítják, időt takarítanak meg. Nem igaz! Az a
produktívabb, ha egy fix időben egymás után elvégezzük ezeket a feladatokat.
Például telefonon mindent elintézünk, majd válaszolunk valamennyi levélre és
lefaxolunk minden ajánlatot. Erre kijelölhetünk két órát. A túlzottan időigényes,
kellemetlen feladatokat hajlamosak vagyunk kitolni. Ne tegyük! Inkább osszuk
be logikus részfeladatokra. A részfeladatok listáját természetesen szintén
fektessük le írásban.
13. A legfontosabbra koncentrálni
A munkaideje 20%‐ában el tudja végezni munkája
80%‐át. Koncentráljunk minden munkánál a
legfontosabb, legalapvetőbb részletre, így
sikerülhet kiszűrni a kreatív alkotófázist a szürke
rutinmunkából. Azért, hogy már reggel ne
döntsön le a lábunkról valamiféle előre nem látott
program ‐ pl. délelőtt munkamegbeszélés,
amikorra pont a fontos reklámkampány
megalkotását terveztük be ‐, végezzünk el minden
ʺmuszájʺ munkát reggel. Így előnyre teszünk szert.
Útmutató a prioritások felállításához
Sok ember számára a prioritások felállítása túlságosan komplex feladat, amit
bármi áron el szeretnének kerülni. Ahelyett, hogy meghatároznák, mit szükséges
megtenni, és megtennék azt, inkább azzal intézik el a problémát, hogy nem
fogadják el azt, ami a legegyszerűbb megoldás lenne a feladat szisztematikus
megközelítése esetén. A prioritások felállítása meglehetősen összetett feladat,
mivel figyelnünk kell arra, hogy:
• mi a sürgős és mi a fontos;
• milyen kölcsönhatások vannak a megvalósítandó dolgok között;
• mekkora a feladat megvalósításához és befejezéséhez szükséges időmennyiség.
7

8. „Irányítsuk időnket, ne hagyjuk, hogy az idő irányítson minket!” Arisztotelész
Az alábbi táblázat segít a döntéshozatalban, különösen, ha a sürgősség és a
fontosság az elsődleges szempontok. A táblázat mutatja, hogyan kezelhetők a
különféle típusú feladatok, megbízatások, találkozók, elkötelezettségek stb., a
sürgősség és fontosság függvényében.
Időrablók, melyek mindenkit fenyegetnek:
1. Telefonok és bejelentett vagy váratlan látogatók, hirtelen összehívott
értekezletek.
2. Túl hosszúra sikeredett, semmilyen eredményhez nem vezető tárgyalások.
3. Egyszerre, fejetlenül megkezdett feladatok, fontossági rangsor nélküli
projektek.
4. A feladatok elvégzésének magunk előtt tolása, majd elvégzése az utolsó
pillanatban, túlórán.
5. Káosz az íróasztalon, növekvő aktakupac, átláthatatlan rendszer.
6. A kellemetlen munkák elszabotálása, majd tessék‐lássék ellátása.
7. Állandó információhiány, gyenge kommunikáció.
8. Céltalan és bizonytalan tervek, vágyak, amiből abszolút értelmetlen napi
programok születnek.
9. Gyenge motiváció, kevés kitartás és munkakedv, majd emiatt egyre rosszabb
közérzet a munkahelyen.
10. Nem mond sem igent, sem nemet, mert fél állást foglalni ‐ ezért nem Ön
irányítja a mindennapjait, hanem a körülmények és a kollégák.
Példa:
Egy menedzsernek sikerült annyira jól megszerveznie a munkaidejét, hogy napi
15 óráról lecsökkentette heti 4 órára a munkában eltöltött időt. És ugyanolyan jól
megy a vállalkozása, mint azelőtt. Először is elemezte a cége forgalmát, és
megfigyelte, hogy annak 95 %‐át a vevők 5%‐nak köszönheti. Ezután csak erre az
5%‐ra koncentrált, a többiek után nem szaladt többet. Második lépésként a
tevékenységeit ésszerűsítette: nem nézett többet TV‐t és nem vett több újságot.
Csak a címoldalakat nézi meg az újságárusnál. Hetente csak egy nap nézi meg az
üzleti e‐mailjeit, minden hétfőn egy órát szán erre. Ezt fokozatosan érte el,
először csak napi kettőre redukálta a levélolvasások számát, majd lassan
felhagyott azzal a szokásával, hogy első dolga az legyen reggel, hogy megnézze a
postaládáját. Korábban napi 200 üzleti e‐mailt kapott, ezért potom fizetésért
8

9. „Irányítsuk időnket, ne hagyjuk, hogy az idő irányítson minket!” Arisztotelész
felfogadott egy indiai ügykezelőt, aki foglalkozik ezen e‐mailek többségével.
Még több időmegtakarítást hozott a telefonhívások redukálása. Vezetékes
vonalát átállította hangpostára, ez közli a hívóval, hogy naponta kétszer, éjfélkor
és délután négy órakor hallgatja le üzeneteit, ha sürgős, keresse mobilon, esetleg
küldjön e‐mailt (amit, ugye, az indiai kolléga kezel). A mobillal hasonló a
helyzet: a bejövő hívókat nem azonnal jelzi ki a készüléke, hanem csak azután,
hogy elterelte a hívásokat a hangpostára. Így rögtön látja mit hagyjon, és mi
sürgős, amit fel kell vennie.
Életfilozófiája az irányba változott, hogy a problémák megoldják önmagukat, ha
másokra hagyjuk a kezelésüket.
Források:
o www.jobpilot.hu/
o www.prodanmarta.blogspot.com/2007/05/idmenedzsment.html
o www.protokoll‐etikett.hu
o www.youth‐partnership.net/export/sites/default/youth‐
partnership/documents/Publications/T_kits/3/Hungarian/3_step_2.pdf
Kaffai Edit és Szentes Tünde
2009. február 24.
9