slide deck de ma session sur l'importance des métadonnées en entreprise au SharePoint Saturday Montreal 2015.

1. SharePoint Saturday
Montréal
23 mai 2015
SharePoint Saturday
Montréal
L’importance des métadonnées en
entreprise
Vincent BIRET

2. A propos de moi

3. SharePoint Saturday
Montréal
Remerciements
(surtout à Marie Bourdon)

4. SharePoint Saturday
Montréal
Objectifs
Pourquoi s’intéresser aux métadonnées?
• Améliore la navigation
• Améliore la trouvabilité
• (fait de trouver ce qu’on cherche)
• Améliore la découvrabilité
• (fait de trouver ce qu’on ne cherche pas)
• Améliore l’expérience utilisateur
• Permet la mise en place de gouvernance
• Economie/gain important pour la compagnie

5. SharePoint Saturday
Montréal
Agenda
• Théorie
• SharePoint
• Vision
• Graph
• Conclusion

7. SharePoint Saturday
Montréal
“Métadonnées” un terme à la mode mais
qu’est-ce que c’est au juste?
Définition, exemples et normes

8. SharePoint Saturday
Montréal
Que sont les métadonnées?

9. SharePoint Saturday
Montréal
Les métadonnées se définissent par leur fonction
• Faciliter la recherche/découverte d'information
• décrire le contenu et les relations entre les fichiers d'un site,
• classer le contenu suivant un public cible,
• mieux référencer un site ou une page sur Internet.
• Faciliter l'interopérabilité
• partager et échanger des informations.
• Faciliter la gestion et l'archivage
• informer sur le cycle de vie des documents,
• gérer des collections de ressources,
• gérer des archives électroniques.
• Gérer et protéger les droits
• les droits de propriété intellectuelle,
• les droits d'accès à des pages web (restrictions de consultation).

10. SharePoint Saturday
Montréal
Les types de métadonnées
• Métadonnées bibliographiques, permettant d'accéder au document (auteur,
titre, date de création, date de modification,...)
• Métadonnées administratives, pour la conservation des ressources, et les
métadonnées juridiques, qui concernent la gestion d’un document (comme
sa durée d'utilité administrative) ou son régime de droit
• Métadonnées techniques, indiquant le format, les techniques de production,
le support...
• Métadonnées de description, pour en comprendre le contenu

11. SharePoint Saturday
Montréal
Dublin Core
Les éléments du Dublin Core
Titre Le nom donné à la ressource
Créateur L’entité principalement responsable de la création du contenu de la ressource
Sujet Le sujet du contenu de la ressource (vocabulaires contrôlés et schémas formels de classification encouragés)
Description Une description du contenu de la ressource (ex. résumé, table des matières, texte libre…)
Éditeur L’entité responsable de la diffusion de la ressource, tels un département universitaire, une entreprise
Contributeur Une entité qui a contribué à la création du contenu de la ressource
Date Une date associée avec un événement dans le cycle de vie de la ressource (format : voir ISO 8601)
Type
Nature ou genre (ex. catégories, fonctions, genre généraux… vocabulaire contrôlé recommandé, voir liste Dublin
Core)
Format
La matérialisation physique ou digitale de la ressource (il est recommandé de choisir la valeur du format dans une
liste de vocabulaire contrôlé – voir par exemple la liste MIME)
Identifiant Une référence non ambiguë à la ressource dans un contexte donné (exemples : URI, URL, DOI, ISBN)
Source Une référence à une ressource à partir de laquelle la ressource actuelle a été dérivée
Langue La langue du contenu intellectuel de la ressource
Relation Une référence à une autre ressource qui a un rapport avec cette ressource
Couverture La portée ou la couverture spatio-temporelle de la ressource (position géographique, période de temps, juridiction)
Droits Information sur les droits sur et au sujet de la ressource (propriété intellectuelle – IPR, Copyright,…)

13. SharePoint Saturday
Montréal
Vocabulaire contrôlé
• Un vocabulaire contrôlé est un lexique dont le but est de
rendre possible l'organisation des connaissances afin
d'optimiser la recherche d'information
• Les schémas de classification (taxonomie, thésaurus,
ontologie) utilisent un vocabulaire contrôlé.

14. SharePoint Saturday
Montréal
Taxonomie
• Relation de subsomption, dite «est-un»
• Transitivité:
• si C est un sous-type de B et B un sous-type de A alors C est un sous-type de A.
• intention / extension:
• à des intentions incluses i1 ⊂ i2 correspondent des extensions incluses e1 ⊃ e2
Ensemble {voiture} ⊂ Ens {véhicule}
Déf (voiture) ⊃ Déf (véhicule)
Véhicules
Véhicule
terrestre
Voiture
Camion
Autobus
Véhicule
aérien
Avion
Mongolfière
Fusée
Véhicule
maritime
Canot
Paquebot

15. SharePoint Saturday
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Thésaurus
• Elargissement de la taxonomie
• Hiérarchie + autres propriétés
Concept ou Terme préférentiel Automobile
Terme(s) générique(s) [TG] Véhicule
Terme(s) spécifique(s) [TS]
Domaines véhicule - transport [MT 3330]
Variante(s) régionale(s)
Équivalent(s) anglais car
Terme(s) associé(s) [TA] métier : transport [MT 6005]
technique automobile [MT 3510]

16. SharePoint Saturday
Montréal
Ontologie
• Les relations ontologiques partitives :
• Partie-tout (automobile, carrosserie, châssis, roues, moteur)
• composant-composé (fer, acier)
• contenu-contenant (paquet de cigarettes, cartouche)
• membre-collection ( footballeur, équipe).
• Les relations associatives
• Relations d’expérience (onde, télédétection)
• relations séquentielles de cause-effet (détonateur, explosion)
• agent-action-résultat (dessinateur, dessiner, dessin)
• producteur-produit (déchetterie, produits recyclés)
• outil-outil (vis, tournevis)
• procédé-processus (unité de fabrication initiale, unité de fabrication finale.)
• relation topologique situe un objet par rapport à un autre (molaire, prémolaire).

17. SharePoint Saturday
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Représentation ontologique de Véhicule

18. SharePoint Saturday
Montréal
Folksonomie
• « Folksonomie », de "folk" (gens) et "taxonomies" désigne
l’indexation par des mots clés (tags) de façon
spontanée, sans classement prédéfini.
• C’est un processus d'indexation collaborative (appelée aussi
« social tagging »)

19. SharePoint Saturday
Montréal
Facettes
• Description d’une ressource selon plusieurs axes
• Permet recherche à facettes et/ou navigation par facettes

20. SharePoint Saturday
Montréal
Concepts
• Terme = Dénomination + Concept
• Dénomination = expression linguistique
• Concept (notion) = signification
• Le terme doit être contextualisé pour déduire un concept
• Ex table
Table de concertation?
Table de discussion?
Table ronde?
Table des matières?
Table à café?
Table basse?

21. SharePoint Saturday
Montréal
Entités nommées
• Les principaux types d’entités:
• noms de personnes,
• de lieux,
• d’organisations,
• de produits
• dates,
• unités monétaires

22. SharePoint Saturday
Montréal
Schémas de classification
Schéma de
classification
Taxonomie Thésaurus Ontologie Folksonomie Classification à
facettes
Organisation
Organisation
hiérarchique
simple
Relations
hiérarchiques
(hyponymie,
hyperonymie),
associatives,
d'équivalence
Représentation
de concepts
avec types,
propriétés et
relations
Tags librement
attribués par des
utilisateurs
Système
permettant de
décrire une
ressource selon
plusieurs angles
(facettes)
Type de
relations
« est-un » « est-un »
« sorte de »
« relatif à »
« synonyme »
« équivalent »
« contient »
« est localisé»
« utilise »
« produit »
« … »
« prix »
« produit »
« genre »
Contexte Bibliothèque Web 3.0 Web 2.0
Exemple Dewey Rameau Cyc, Wordnet Flickr, YouTube Amazon

25. SharePoint Saturday
Montréal
Dossiers
• Une structure de dossiers est une forme de métadonnées
• Très simple à mettre en place
• Complexe à modifier
• Tips
• Ne pas utiliser à moins de devoir appliquer de la sécurité

26. SharePoint Saturday
Montréal
Taxonomie
• Avantages:
• Recherche
• Filtrage
• Contrôle poussé
• Consistance
• Inconvénients:
• Long à mettre en place
• Tips
• Servez vous des requêtes souvent effectuées pour améliorer votre taxonomie!
• Déléguez la gestion de certaines branches
• Pour les taxonomies non finalisées, préférez la folksonomie

27. SharePoint Saturday
Montréal
Enterprise keywords
• Avantages:
• Plus faciles et flexibles pour usagers
• Prend en compte les mots clefs des documents
• Inconvénients:
• Plus difficiles à gérer
• Pas de contexte

28. SharePoint Saturday
Montréal
• « like » de contenu
• Tagging (selon les propres termes de l’usager)
• Notes
• Profil utilisateur
• Navigation filtrée
• Raffinement de recherche
• Sujets à suivre et champions de sujets
• Déprécié sur SharePoint online!!!
Folksonomie

29. SharePoint Saturday
Montréal
Jeux de documents
• « Tel document est lié à tel autre document »
• Créer un modèle de jeux de documents
• Propriétés communes ou distinctes (au choix)
• Tips:
• Peut appliquer de la sécurité (pas sa fonction primaire)
• Ne pas hésiter à faire des types de contenu en héritant

30. SharePoint Saturday
Montréal
Les colonnes et types de contenu
• Information sur la nature du contenu (CT)
• Ajoute des propriétés (colonnes)
• Permet filtrage, raffinement, recherche….
• Permet formulaires de saisie variables (CT)

31. SharePoint Saturday
Montréal
Navigation par taxonomie
• Accélère la navigation
• Prépare les usagers à l’utilisation de facettes
• Facile à mettre en place
• Peut facilement remplacer structure de dossiers

32. SharePoint Saturday
Montréal
Wikis
• Système d’édition de pages rapide
• Permet de lier du contenu web
• Avantages:
• Très facile et rapide à mettre en place
• Inconvénients:
• Pas de fonctionnalités de publication avancées

33. SharePoint Saturday
Montréal
Métadonnées dans les pages web
• Par défaut SharePoint inclue peut de métadonnées web
• Publishing + 2013 permet de founir plus de données
• Description
• Mots clefs
• Site map
• Auteur
• Meilleur titre
• …

34. SharePoint Saturday
Montréal
Facettes
• Facilitent la recherche
• Sur la gauche dans les résultats de recherche
• S’alimentent de métadonnées
• Possible d’en ajouter, personnaliser…
• Très efficace pour « trier » les données en grand volume

35. SharePoint Saturday
Montréal
Document Center
• Organiser le contenu en fonction de la taxonomie
• Drop off library
• Appliquer des règles de gouvernance fct taxo

36. SharePoint Saturday
Montréal
Site metadata Navigation
• Possibilité de construire Navigation + url via taxonomie
• Pratique pour le SEO
• Pratique pour la sémantique de votre portail
• Structuré en fonction de votre thesaurus

37. SharePoint Saturday
Montréal
Autres médadonnées
• Auteur
• Sécurité
• Vues
• Conteneurs
• Type de ressources
• Dates (création, modification…)
• Statut (approbation…)

40. SharePoint Saturday
Montréal
Le cycle des métadonnées
Recherche
Thésaurus
DonnéesNavigation
Gouvernance

41. SharePoint Saturday
Montréal
Tout ça pour quoi?
L’idée c’est d’avoir une
représentation et structuration des
idées dans la compagnie

42. SharePoint Saturday
Montréal
Oui mais voilà
Les usagers ne font jamais leurs devoirs et ne
remplissent jamais les métadonnées

44. SharePoint Saturday
Montréal
Le Graph
• Avant tout modèle mathématique
• Points, vecteurs et par transitivité « routes »
• Ensuite modèle de données
• Idée que toutes les données sont liées ensembles
• Microsoft propose un graph pour les entreprises
• Acteurs, signaux, objets
• Le schema de ces éléments contient des métadonnées et est extensible

45. SharePoint Saturday
Montréal
Delve
Simplement une des nombreuses
utilisations/interfaces possibles

46. SharePoint Saturday
Montréal
Portail delve
Demo

47. SharePoint Saturday
Montréal
C’est quoi l’idée?
• Avoir quelque chose de pro-actif
• Ne plus avoir à chercher le contenu
• Voir même proposer du contenu qu’on n’aurait pas vu avant
• Si on doit chercher quand même, que ce soit beaucoup
plus efficace
• Faire gagner temps et efficacité

49. SharePoint Saturday
Montréal
Conclusion
• On a amélioré la navigation
• On a amélioré la trouvabilité
• On a amélioré la découvrabilité
• On a amélioré l’expérience usager
• Tout le monde gagne du temps
• La compagnie sauve de l’argent

50. SharePoint Saturday
Montréal
Or
Argent
Bronze
Web
Merci à nos commanditaires !

51. SharePint !
Ce soir à 18h
Le Trèfle, 3971 Rue Ontario E