Чинне законодавство України щодо поняття особової справи працівника. Зразки оформлення з коментраріями та доповненнями. Опубліковано в журналі "Праця і Закон", #9 (165), ст. 16.

1. Акт уальна тема
Особова справа
працівника.
Формування особових
справ
Особова справа – це згрупований та сформований пакет документів, які містять відомості про працівника, його біографічні
дані, відомості про навчання, професійну діяльність.
а сьогодні законодавством врегульований
лише порядок ведення особових справ
державних службовців. Постанова Кабінету
Міністрів України «Про затвердження Порядку
ведення особових справ державних службовців
в органах виконавчої влади» № 731 від 25.05.1998.
NB! З 01.01.2014 набирає чинності Наказ Національного агентства України з питань державної
служби «Про затвердження Порядку ведення,
обліку та зберігання особових справ державних
службовців» № 44 від 05.03.2012.
На підприємстві, в установі, організації при
запровадженні порядку ведення особових справ
слід керуватись наступними нормативно-правовими актами (див. табл.).
Н
Особові справи на підприємстві в обов’язковому порядку ведуть щодо наступних категорій працівників:
1. Керівники організацій, відомі політичні
діячі, члени творчих спілок, особи, які мають
найвищі ступені відзнаки, почесні звання.
2. Особи, які мають наукові ступені та вчені
звання.
3. Службовці, професіонали, фахівці, наукові працівники, які не мають наукових сту-
Марія ДОНЕЦЬ,
юрист
ZEST Outsourcing
пенів і вчених звань, штатні та виборні працівники громадських організацій.
4. Співробітники, які працюють за сумісництвом.
NB! Якщо на підприємстві працівник прийнятий на умовах внутрішнього сумісництва на
іншу посаду, необхідно вести окрему особову
справу.
Особова справа формується протягом часу
роботи працівника на підприємстві, установі, організації: від прийняття його на роботу до звільнення. Після звільнення з роботи особова справа
працівника передається до архівного підрозділу
для подальшого зберігання.
Відповідно до п. 3.2.12. Правил роботи архівних
підрозділів органів державної влади, місцевого
самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених Наказом Державного комітету архівів України № 16 від 16.03.2001 (далі –
Правила), в особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення у такій послідовності:
• внутрішній опис документів справи;
• оригінал заяви про прийняття на роботу
(другий примірник трудового договору у письмовій формі або контракту);
Таблиця. Нормативно-правові акти, якими слід керуватися
при запровадженні порядку ведення особових справ
Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Переліку типових документів,
що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самовря- ст. 493,
1
дування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання ст. 495
документів»; № 578/5 від 12.04.2012
Наказ Державного комітету архівів України «Про затвердження Правил роботи архів- п. 3.2.12.,
2 них підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, ус- 5.1.11.– 5.1.14.,
танов і організацій» № 16 від 16.03.2001
5.1.22. – 5.1.26.
16
Праця і З акон № 9 (1 6 5 )

2. Актуальна тема
20
• направлення на роботу (молодого спеціаліста,
NB! Сторінки особової справи краще не нувід центру зайнятості або подання (у випадках,
мерувати при її оформленні, оскільки в процесі
коли призначення на посаду здійснює орган уптрудової діяльності працівника до особової справи
равління вищого рівня));
будуть додаватись документи, і нумерація аркушів
• особовий листок з обліку кадрів;
не буде співпадати з проставленою при офор• автобіографія;
мленні. Нумерацію сторінок краще робити вже
• документи про освіту (копії);
після звільнення працівника під час підготовки
• витяги з розпорядчих документів (наказів,
справи до передачі на архівне зберігання (див.
розпоряджень) про прийняття, переведення,
приклад 1 на с…).
звільнення працівника;
Заява про прийняття на роботу
• доповнення до особового листка з обліку
До особової справи обов’язково необхідно
кадрів;
долучати оригінал заяви працівника про прий• довідки та інші документи.
няття на роботу, або другий примірник трудового
До інших документів можна віднести особисті
договору чи контракту.
документи працівника (копії паспорта, копія доОсобовий листок з обліку кадрів
відки про присвоєння ідентифікаційного коду,
Форма особового листка не затверджена
копії документів, що підтверджують право на
жодним чинним нормативно-правовим актом
пільги та компенсації, копії свідоцтв про народУкраїни.
ження дітей).
Додаток. Зразок оформлення
NB! Відповідно до абз. 3 п. 3.2.12.
обкладинки особової справи
Правил, копії наказів (розпоряджень)
про стягнення, заохочення, зміну прізКод державної архівної
установи, архівного відділу
вища працівника тощо до особової
міської ради
Код установи
справи не включаються. Ці відомості
вносяться в доповнення до особового
листка з обліку кадрів або до трудової
книжки працівника.
(Найменування державної архівної установи, архівного відділу міськради)
Відповідно до Наказу Міністерства
юстиції України № 578/5 від 12.04.2012
«Про затвердження Переліку типових
документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів
(Найменування установи і структурного підрозділу)
місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», термін зберігання особових справ
працівників встановлено у 75 років після
звільнення. Довідки з місця проживання,
медичні довідки та інші документи другорядного значення, якщо вони зберігаються у особовій справі, зберігаються
три роки після звільнення.
(заголовок справи)
Обкладинка особової справи
оформлюється за встановленою формою (п. 5.1.22. Правил) (див. дода(дата)
ток 1).
На
аркуш
Внутрішній опис особової справи
Зберігати
Внутрішній опис складається на окФ. №
Оп. №
ремому аркуші, за формою, що містить
Справа №
відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заго60
ловки та номери аркушів справи, на
230
яких розташований кожен документ
(п. 5.1.11.– 5.1.14. Правил).
ТОМ №
20
30
20
25
70
15
35
50
5
30
Ф. №
Оп. №
Справа №
СПРАВА №
П р а ц я і З а к о н № 9 ( 165)
17

3. Акт уальна тема
Приклад 1. Внутрішній опис документів особової справи
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів особової справи № 06587/2
Колеснікової Зої Федорівни
№ з/п
Індекс
документа
Дата
документа
Заголовок документа
1
2
3
4
1.
13.06.2012 Особовий листок з обліку кадрів
3.
5
13.06.2012 Заява про прийняття на роботу
2.
Номери ар- Прикушів справи мітка
13.06.2012 Автобіографія
6
1
2–4
5
4.
Копія атестата про повну загальну середню освіту
5.
Копія диплома бакалавра
6
7–8
6.
13.06.2012 Наказ про прийняття на роботу № 13/06-12-02-к
9
7.
Доповнення до особового листка з обліку кадрів
10–12
8.
Копія паспорта
13–14
9.
Копія довідки про присвоєння ідентифікаційного коду
15
10.
Копія свідоцтва про шлюб
16
11.
05.08.2013 Наказ про звільнення № 05/08-31-02-к
17
Разом __________11____ (одинадцять) _____________________________ документів.
(цифрами і літерами)
Кількість аркушів внутрішнього опису _____17_(сімнадцять) ____________________
(цифрами і літерами)
Керівник архівного підрозділу
06.08.2013
Тому кожне підприємство може розробити
свою власну форму особового листка з обліку
кадрів. Така форма може затверджуватись окремим наказом керівника підприємства або закріплюватись у інструкції з діловодства.
Рекомендованими елементами особового
листка є:
• прізвище, ім’я, по батькові працівника;
• стать;
• дата народження;
• фото 3 х 4 см.;
• місце народження працівника;
• громадянство;
• місце проживання;
• телефон;
• паспортні дані (серія, номер паспорта, ким і
коли виданий);
• реєстраційний номер платника податків;
• рівень освіти;
• відомості про навчання (всі навчальні заклади,
з зазначенням напрямів підготовки, часу навчання, кваліфікації, дати і номера дипломів,
свідоцтв, атестатів);
18
Коваль
Коваль Ю. Ю.
• володіння мовами;
• відомості про роботу з початку трудової діяльності;
• перелік наукових праць;
• державні нагороди, відзнаки, почесні звання;
• періоди перебування на військовій службі;
• відношення до військового обов’язку (військовозобов’язаний чи ні), військове звання;
• родинний стан, відомості про членів сім’ї;
• додаткові відомості.
Особовий листок працівник заповнює самостійно, з обов’язковою наявністю підпису працівника і дати заповнення.
Автобіографія
Це документ, у якому працівник подає опис
свого життя та діяльності в хронологічній послідовності.
Законодавством не встановлено форму автобіографії працівника. Але на підприємстві
може бути розроблений бланк з типовим переліком питань, на які необхідно надати відповідь.
Після написання автобіографії працівник повинен поставити свій підпис і дату.
Праця і З акон № 9 (1 6 5 )

4. Актуальна тема
Копії (витяги) з наказів (розпоряджень)
В цій частині особової справи слід розмістити
копії (витяги) з наказів про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника.
Під час оформлення витягу з наказу слід
мати на увазі, що:
• з відповідного наказу до витягу без будьяких змін, скорочень чи доповнень переносять
такі реквізити: «Назва підприємства», «Дата
документа», «Реєстраційний індекс документа»,
«Місце складення документа», «Заголовок до
тексту документа»;
• реквізит «Підпис» оформлюють особливим
чином. З оригіналу наказу у витяг переносять
назву посади керівника, його ініціал(и) та прізвище. Сам керівник особисто підписувати витяг
із наказу не повинен;
• відмітка про засвідчення витягу з наказу є
обов’язковим реквізитом цього документа, саме
вона надає йому юридичну силу;
• підпис особи, яка оформила відмітку про
засвідчення витягу з наказу, має бути засвідчений
відбитком простої круглої печатки підприємства
(як правило, печатки відділу діловодства, відділу
кадрів або іншого структурного підрозділу, в
якому працює відповідна службова особа) (див.
приклад 2).
Засвідчення документа керівником підприємства,
установи, організації має відбуватися у відповідності
до вимог Національного стандарту «Вимоги до
оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003. Так,
засвідчувати документи слід із зазначенням назви
посади, особистого підпису особи, яка засвідчує
копію, її ініціалів та прізвища, з відміткою «Згідно
з оригіналом», засвідченою печаткою, дати засвідчення копії (див. приклад 3).
«05» серпня 2013 р.
Доповнення до особового листка з обліку
кадрів
Документ, який містить всі зміни, які відбуватимуться з працівником з моменту прийняття
на роботу. Це відомості про:
• переведення;
• переміщення;
• зміна назви посади;
• суміщення;
• заохочення;
• стягнення;
• зміна відомостей про працівника (зміна прізвища, народження дітей, укладення чи розірвання
шлюбу тощо).
Уніфікованої форми доповнення до особового
листка з обліку кадрів не існує. Затвердження
його форми належить до компетенції підприємства.
Підставами для внесення записів в доповнення
до особового листка з обліку кадрів є накази,
видані на підприємстві, особисті документи працівника.
Копії документів про освіту, а також особистих
документів працівника.
До особової справи, окрім копій документів
про освіту, рекомендовано також долучати
копії паспорта, копії довідки про присвоєння
реєстраційного номера платника податків.
NB! Кожна копія повинна бути завірена у
встановленому порядку.
Облік особових справ на підприємстві
Порядок обліку особових справ кожне підприємство визначає самостійно. Найбільш поширеною формою обліку є ведення журналу
(книги) обліку особових справ.
Приклад 2. Витяг з наказу ТОВ «АБВ»
ВИТЯГ З НАКАЗУ
м. Київ
№ 05/08-13-02-к
Про звільнення
У зв’язку із закінченням дії строкового трудового договору,
НАКАЗУЮ:
1. Звільнити Колеснікову Зою Федорівну 05.08.2013 згідно з п. 2 ст. 36 КЗпПУ.
Генеральний директор
Ковалевський
Ковалевський Ю. В.
Згідно з оригіналом
Начальник відділу кадрів
Журавльов
Журавльов В. К.
06.08.2013
М.П.
Приклад 3. Засвідчення копії документа
Згідно з оригіналом
Начальник відділу кадрів
П р а ц я і З а к о н № 9 ( 165)
Журавльов
Журавльов В. К.
19

5. Акт уальна тема
Такий журнал ведеться на підприємстві за рішенням керівництва підприємства. Форма затверджується внутрішнім розпорядчим актом.
Відповідно до ст. 528 Наказу Міністерства
юстиції України «Про затвердження Переліку
типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого
самоврядування, інших установ, підприємств та
організацій, із зазначенням строків зберігання
документів» № 578/5 від 12.04.2012, журнал
обліку особових справ зберігається 75 років
(див. приклад 4). NB! Журнал обліку особових
справ повинен бути пронумерований, прошитий
та скріплений печаткою.
Після звільнення працівника особова справа закривається та передається до архіву підприємства.
Особова справа як сукупність документів, які
містять найповніші відомості про працівника і
характеризують його біографічні, ділові, особисті
якості та трудову діяльність, займає важливе
місце у кадровому діловодстві.
Оскільки ведення особових справ у недержавному секторі не регламентоване законодавством, роботодавці самостійно вирішують це
питання, виходячи з практичної доцільності.
Особові справи можуть заводитися на всіх
працівників підприємства, але вони обов’язково
ведуться на керівників, фахівців, службовців,
професіоналів, осіб, які працюють за сумісництвом. Рішення про те, в яких випадках заводити
особові справи на працівників, приймає керівник
підприємства. Правила ведення особових справ
повинні регулюватися локальним нормативним
актом, наприклад, інструкцією з кадрового діловодства.
Приклад 4. Журнал обліку особових справ
ТОВ «АБВ»
Код ЄДРПОУ 12345678
Журнал обліку особових справ
Розпочато «__»_____20__ р.
Закінчено «__»_____20__ р.
№ п/п
1
20
Номер особової
справи
2
ПІБ працівника
3
Дата початку формування Дата закінчення
особової справи
особової справи
4
5
Примітка
6
Праця і З акон № 9 (1 6 5 )