У процесі трудової діяльності на підприємстві створюється численна кількість документів. Для їх систематизації та зручності у користуванні формується архів. Щоб не навантажувати його, для кожного виду документа затверджується строк зберігання, що відповідає строку, протягом якого документ може бути потрібен. Марія Донець, юрист ZEST Outsourcing, детально описала основні вимоги законодавства України до зберігання документів різних груп на підприємстві. Опубліковано в журналі "Праця і Закон", №5 (173), ст. 27.

1. 27Праця і Закон № 5 (173)
Актуальна тема
Заборонено:
1) знищувати документи без попереднього
проведення експертизи їх цінності;
2) вилучати з Національного архівного фонду
документи:
• створені у період до 1946 р.;
• з мотивів конфіденційності чи таємності
інформації, що міститься в них, з політичних
чи ідеологічних міркувань (п. 6 Постанови Ка-
бінету Міністрів України «Про проведення екс-
пертизи цінності документів» № 1004 від
08.08.2007).
З 01.01.2013 всі підприємства для визначення
строків зберігання своєї документації повинні
використовувати вже нову редакцію Переліку
типових документів, що створюються під час ді-
яльності державних органів та органів місцевого
самоврядування, інших установ, підприємств та
організацій, із зазначенням строків зберігання
документів, затвердженого Наказом Міністерства
юстиції України № 578/5 від 12.04.2012 (далі –
Перелік). Цей нормативно-правовий акт при-
значений для використання всіма установами,
підприємствами і організаціями (незалежно від
форми власності) та фізичними особами – під-
приємцями при визначенні строків зберігання
документів, їх відборі на постійне та тривале
(понад 10 років) зберігання або для знищення.
Перелік включає лише типові документи: з
питань організації системи управління, плану-
вання, фінансування, обліку та звітності, роботи
з кадрами, адміністративно-господарського
обслуговування, а також документацію, що
створюється в результаті виробничої та на-
уково-технічної діяльності організацій.
Даний Перелік включає типові документи, що
створюються під час однотипних дій, що здійсню-
ються підприємствами, установами, організаціями.
Перелік використовується під час формування
справ, при підготовці номенклатури справ, під час
роботи комісії з проведення експертизи цінності
документів.
Строки зберігання документів, визначені в Пе-
реліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати.
Продовження в організаціях строків зберігання
документів, передбачених Переліком, допуска-
ється у випадках, якщо ця потреба спричинена
особливостями роботи конкретного підприєм-
ства.
Строки зберігання документів визначаються
відповідно до групи, до якої відноситься під-
приємство:
• До першої групи належать організації, в ді-
яльності яких створюються документи Націо-
нального архівного фонду (далі – НАФ). Дана
група включає організації – джерела формування
НАФ повного та вибіркового прийому.
Державні та комунальні організації – джерела
формування НАФ передають документи НАФ
Марія ДОНЕЦЬ,
юрист ZEST Outsourcing
Терміни зберігання
документів
на підприємстві
У процесі трудової діяльності на підприємстві створюється
численна кількість документів. Для їх систематизації та зручності у
користуванні формується архів. Щоб не навантажувати його, для
кожного виду документа затверджується строк зберігання, що від-
повідає строку, протягом якого документ може бути потрібен.
Строки зберігання документів, встановлені
Переліком, є обов’язковими для всіх органів
державної влади і місцевого самоуправління,
установ, підприємств і організацій, а для фі-
зичних осіб – підприємців Перелік має реко-
мендаційний характер. Основним норма-
тивно-правовим актом, що встановлює тер-
міни зберігання документів на підприємствах,
в організаціях та установах, є Перелік.

2. 28 Праця і Закон № 5 (173)
Актуальна тема
на постійне зберігання до державних архівів
або архівних відділів міських рад в обов’язко-
вому порядку, а інші організації – на підставі
угод між підприємством – власником доку-
ментів і відповідною архівною установою.
• До другої групи відносяться організації, в
діяльності яких не створюються документи
НАФ.
Строк зберігання документів першої та другої
груп підприємств в Переліку зазначається окремо
(див. табл. 1).
Рішення про віднесення
підприємства до відповід-
ної групи приймає дер-
жавний архів, у зоні ком-
плектування якого знахо-
диться підприємство. Це
рішення приймається ар-
хівом на підставі експер-
тизи цінності документів
установи з урахуванням ролі і місця організа-
ції.
Види строків зберігання:
• постійний (документи підлягають довічному
зберіганню);
• тривалий (строк зберігання понад 10 ро-
ків);
• тимчасовий (строк зберігання до 10 ро-
ків).
Обчислення строків зберігання документів
проводиться з 01 січня року, який йде за роком
завершення їх діловодством (п. 2.10. Переліку).
Наприклад, обчислення строку зберігання
справ, завершених діловодством у 2013 р., по-
чинається з 1 січня 2014 р.
Експертна комісія
Завданням експертних комісій підприємств є
організація і проведення експертизи цінності
документів, які створені в діловодстві юридичної
особи.
Керівник підприємства своїм наказом затвер-
джує положення експертної комісії підприємства.
Чинним законодавством затверджене Типове
Положення про експертну комісію державного
органу, органу місцевого самоврядування, дер-
жавного і комунального підприємства, установи
та організації (Наказ Міністерства юстиції України
№ 1227/5 від 19.06.2013). Дане Положення є
обов’язковим для державних органів, органів
місцевого самоврядування, державних і кому-
нальних підприємств, установ, організацій.
Для приватних підприємств таке Положення
має рекомендаційний характер. Склад екс-
пертної комісії затверджує керівник підпри-
ємства своїм наказом. Як правило, до складу
експертної комісії входять керівники служби
діловодства та архівного підрозділу юридичної
особи, працівники структурних підрозділів.
На своїх засіданнях експертна комісія про-
водить оцінку документів, схвалює акти про
вилучення документів, схвалює описи справ
тривалого зберігання та ін.
В своїй діяльності експертна комісія по-
винна керуватись, окрім Переліку, наступними
документами:
• ЗУ «Про Національний архівний фонд та
архівні установи» № 3814–XII від 24.12.1993
(далі – Закон № 3814–XII);
Номер
статті
Види документів Строк зберігання документів Примітка
в організаціях, у ді-
яльності яких створю-
ються документи НАФ
в організаціях, у діяль-
ності яких не створю-
ються документи НАФ
1 2 3 4 5
492
Трудові договори (контракти, уго-
ди), що замінюють накази з кад-
рових питань (особового складу)
75 років ЕПК* 75 років
* Позначка «ЕПК» поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в цьому Переліку для деяких видів
документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій – джерел
формування НАФ, приймають експертно-перевірні комісії державного архіву.
Таблиця 1. Строк зберігання документів першої та другої груп підприємств
Обчислення строків зберігання доку-
ментів проводиться з 01 січня року,
який йде за роком завершення їх ді-
ловодством

3. 29Праця і Закон № 5 (173)
Актуальна тема
• Постановою Кабінету Міністрів України
«Про проведення експертизи цінності доку-
ментів» № 1004 від 08.08.2007;
• Правилами роботи архівних підрозділів
органів державної влади, місцевого самовря-
дування, підприємств установ і організацій,
затвердженими Наказом Державного комітету
архівів України № 16 від 16.03.2001.
При проведенні експертної оцінки доку-
ментів експертна комісія повинна керуватись
наступними принципами:
• об’єктивність – проведення оцінки документів
на основі неупередженого підходу;
• історизм – урахування особливостей часу і
місця створення документів; загальноісторичного
контексту;
• всебічність і комплексність – вивчення від-
повідних документів з урахуванням їх місця в
комплексі інших документів.
Номенклатура
Номенклатура справ є обов’язковим для
кожного підприємства документом, в якому
міститься повний перелік справ, що створю-
ється у діловодстві із зазначенням строків їх
зберігання.
Номенклатура повинна охоплювати весь
обсяг документів, що створюються на підпри-
ємстві. Необхідно враховувати не тільки внут-
рішню документацію, але й одержану ззовні.
Не підлягають включенню в номенклатуру
друковані видання, брошури, інформаційні листи
тощо.
Номенклатура справ повинна містити нас-
тупні графи:
1) Індекс справи. Кожна справа, включена до
номенклатури, повинна мати умовне позначення
арабськими цифрами – індекс. Індекс справи
Таблиця 2. Приклад номенклатури кадрового відділу
Індекс
справи
Заголовок справи (тому, частини)
Кількість справ
(тому, частини)
Строк зберігання
справи (тому, час-
тини)
Примітки
1 2 3 4 5
2. РОБОТА З КАДРАМИ
02-01 Накази з особового складу 75 років (ст. 16-Б)
Про прийняття на роботу, перемі-
щення за посадою, переведення на
іншу роботу, сумісництво, звільнення;
атестація, підвищення кваліфікації,
стажування, щорічна оцінка держ-
службовців, продовження строку пе-
ребування на державній службі, до-
пуск та дозвіл до державної таємниці;
присвоєння звань (підвищення рангу,
категорії, розряду); зміна біографіч-
них даних; заохочення (нагороджен-
ня, преміювання), оплата праці, на-
рахування різних надбавок, доплат,
матеріальної допомоги; всі види від-
пусток працівників з важкими, шкід-
ливими та небезпечними умовами
праці, відпусток для догляду за ди-
тиною, відпусток за власний рахунок;
довгострокові відрядження в межах
України та за кордон; відрядження
для працівників з важкими, шкідли-
вими та небезпечними умовами пра-
ці
02-02
Документи (заяви, обґрунтування, до-
зволи, довідки) про працевлаштування
іноземних громадян
П’ять років
(ст. 366)
02-03
Накази про короткострокові відрядження в
межах України та за кордон; стягнення; на-
дання щорічних оплачуваних відпусток та
відпусток у зв’язку з навчанням
П’ять років
(ст. 16-Б (прим. 2))
02-04
Накази про короткострокові відрядження в
межах України та за кордон; стягнення; на-
дання щорічних оплачуваних відпусток та
відпусток у зв’язку з навчанням
П’ять років
(ст. 16-Б)
Æ

4. 30 Праця і Закон № 5 (173)
Актуальна тема
02-05 Списки (штатно-обліковий склад) 75 років (ст. 503)
02-06
Документи (графіки, заяви, відомості) про на-
дання та використання щорічних, творчих, со-
ціальних відпусток та відпусток без збереження
заробітної плати
Один рік (ст. 515)
02-07 Звіти (форма 6-ПВ, 1-РС)
До ліквідації органі-
зації (ст. 302)
02-08 Звіти (форма 3, 4, 5-ПН, 2-ТМ) П’ять років (ст. 363)
02-09
Звіти про зайнятість і працю інвалідів (форма
10-П1)
10 років (ст. 362)
02-10 Штатний розпис 75 років (ст. 37, 503)
02-11
Особові справи (заяви, анкети, автобіографії,
копії і витяги з наказів про прийняття, перемі-
щення, звільнення, оголошення подяк, копії осо-
бистих документів, декларації держслужбовців,
характеристики, листки з обліку кадрів). Осо-
бові справи (картки обліку, приймання, перемі-
щення та звільнення) осіб, які працюють за су-
місництвом
75 років
(ст. 493, 495)
02-12
Особові картки працівників товариства у т. ч.
тимчасових співробітників та працюючих за
сумісництвом
75 років (ст. 499) Після звільнення
02-13
Документи, що не ввійшли до складу особових
справ (листки з обліку кадрів, направлення,
копії посвідчень та свідоцтв, медичні довідки,
копії медичних сертифікатів, обхідні листки,
повідомлення про закінчення/продовження
строкових трудових договорів та ін.)
Три роки (ст. 491)
02-14 Трудові книжки працівників товариства
До запитання, не за-
требувані – не менше
50 років (ст. 508)
02-15 Посадові інструкції працівників товариства П’ять років (ст. 43) Після заміни новими
02-16
Документи (протоколи комісії, заяви-розра-
хунки) із соціального страхування
П’ять років (ст. 711)
02-17
Документи (заяви, довідки, списки, листу-
вання) про надання, придбання і розподіл пу-
тівок у санаторно-курортні заклади
Три роки (ст. 712)
02-18
Документи (постанови, розпорядження, копії
виконавчих листів) про стягнення аліментів
Доки не мине
потреба (ст. 329)
Не менше п’яти років
02-19 Цивільно-правові договори з працівниками
Три роки
(ст. 330)
З моменту закінчення строку дії
договору, після проведення пере-
вірки державними податковими
органами з питань дотримання
податкового законодавства. У ра-
зі виникнення суперечок, спорів,
слідчих і судових справ – збері-
гаються до ухвалення остаточ-
ного рішення
02-20
Документи (листки з обліку кадрів, анкети, ав-
тобіографії, заяви) осіб, неприйнятих на роботу
Один рік
(ст. 500)
02-21
Документи (протоколи, подання, анкети, акти)
про встановлення персональних ставок, окла-
дів, надбавок
10 років
(ст. 502)
За відсутності наказів про вста-
новлення та зміну окладів – 75
років
02-22
Журнал обліку видачі трудових книжок і вкла-
дишів до них
50 років
(ст. 530-А)
02-23 Розписки про отримання трудових книжок 50 років (ст. 530-А)
02-24
Журнал обліку трудових договорів, що замі-
нюють накази
75 років
(ст. 492)

5. 31Праця і Закон № 5 (173)
Актуальна тема
складається з двох частин: індексу розділу справи
та індексу порядкового номера справи.
2) Заголовок справи. Назва документів, які гру-
пуються в справу. Заголовок в стислий формі по-
винен відтворювати склад та зміст документів.
3) Кількість справ, томів, частин. Графа запов-
нюється в кінці року під час формування документів
у справи.
4) Строк зберігання документів (справи) і під-
става, за якою визначений цей строк – стаття
Переліку або номер протоколу засідання екс-
пертної комісії підприємства.
5) Примітки. В цій графі можуть робитися
позначки щодо перехідних справ, посадових
осіб, які відповідають за конкретні справи,
умови щодо необхідності проходження пере-
вірки державних органів та ін. Примітки «Після
закінчення строку дії договору», «Після за-
твердження», «Після заміни новими», «Після
зняття виробів з виробництва», «Після введення
об’єкта в експлуатацію» тощо вказують, що
обчислення строку, вказаного в графі 4, здійс-
нюється з указаного моменту (див. табл. 2).
Номенклатура переглядається на підприєм-
стві на початку кожного року та затверджується
наказом з основної діяльності (див. додаток).
Отже, процес формування архіву підприєм-
ства та підготовки документів до вилучення є
складним та багатофакторним, у ньому беруть
участь всі структурні підрозділи підприємства
та спеціально утворена експертна комісія. Саме
правильне зберігання документів є дуже важ-
ливим для успішної діяльності підприємства.
Воно не лише свідчить про порядок в діяльності
фірми, а й допомагає уникнути низки проблем,
що можуть виникнути при перевірці.
Тому належне зберігання та архівація доку-
ментів – це в першу чергу не належне вико-
нання норм законодавства, а спокій та зруч-
ність при веденні господарської діяльності
суб’єктом підприємництва.
02-25 Журнал реєстрації кадрових наказів
75 років
(ст. 526)
02-26
Копії довідок, виданих працівникам про стаж
і місце роботи, заробітну плату тощо
Три роки
(ст. 517)
02-27
Листки непрацездатності, корінці листків не-
працездатності
Три роки (ст. 716)
02-28 Документи про періодичні медичні огляди Три роки (ст. 707)
ТОВ «АБВ»
НАКАЗ
«23» грудня 2013 р. м. Київ № 23-12-8-од/2013
Про затвердження номенклатури
справ ТОВ «АБВ» на 2014 р.
Відповідно до Положення з діловодства ТОВ «АБВ», протоколу засідання експертної комісії з
оцінки цінності документів № 5 від 22.12.2013,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити номенклатуру справ ТОВ «АБВ» на 2014 р. (додається).
2. Керівникам структурних підрозділів:
2.1. Забезпечити приведення справ у відповідність до номенклатури на 2014 р.
2.2. Забезпечити ведення справ протягом 2014 р. у відповідності до номенклатури на 2014 р.
2.3. Оприлюднити номенклатуру справ серед трудового колективу.
3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Генеральний директор Деміденко С. М. Деміденко
Додаток. Зразок наказу про затвердження номенклатури справ