Procesos que debemos seguir para la planificación del proyecto utilizando MS Project

1. Gestión de Proyectos con
MS Project Profesional 2013 con estándares PMI®
2.2 HOJA DE RUTA DE LA PLANIFICACIÓN CON MS PROJECT
Además de los procesos que describe el PMI debemos tomar en cuenta los procedimientos para
crear un plan de proyecto con MS Project 2013.
Objetivos Descripción
1
Preparar la hoja del
Proyecto
Luego de definir los documentos iniciales se debe configurar la hoja de
proyecto antes de ingresar las tareas. (Propiedades y Opciones)
2
Crear el EDT (WBS)
Definir ENTREGABLES y
PAQUETES
Utilizando MS Visio, WBS Chart Pro o Power Point debemos crear el EDT
del Proyecto. Se crean los ENTREGABLES (fases del proyecto) o
productos, PAQUETES o tareas (Definir Sub-Fases) y Cuentas de Control.
Esto determinar el Alcance del proyecto.
3
Convertir el EDT a MS
Project y Mostrar los
códigos EDT.
El EDT creado se debe convertir a formato de MS Project. También se
puede definir la estructura del proyecto mediante códigos (EDT)
integrados o personalizados, o mediante códigos de esquema.
4
Definir las Fases y Sub
fases del proyecto con
MS Project para crear el
EDT
En MS Project, también se puede crear la programación inicial de alto
nivel organizándolo en FASES (Entregables) y SUBFASES (Paquetes), e
integrarlos en un plan de proyecto y luego exportar a WBS Chart o VISIO
para obtener el diagrama EDT.
5
Definir las tareas del
proyecto
Luego de definir las Fases y Sub fases, debe ingresar las tareas para cada
fase y subfase del proyecto. (Proc 6.1 del PMBOK)
6
Definir e Identificar los
sub productos o sub
entregables
La definición de los sub productos o sub entregables es necesaria para
programar los tiempos de elaboración, seguimiento y control, aprobación
y calidad del producto final del proyecto.
7
Secuenciación de tareas
del proyecto
(Vinculación)
Secuenciar las tareas con fechas determinadas para crear la programación
en el Calendario. Durante este proceso se puede aplicar la técnica de Fast
Tracking (tareas en paralelo) para disminuir los tiempos de la fase o del
proyecto. (Proc 6.2 del PMBOK)
8
Estimar los recursos de
las tareas
Después de vincular las tareas se procede a crear los recursos para el
proyecto. (Proc 6.3 del PMBOK)
9
Asignar recursos a
tareas
La asignación de recursos se debe hacer a cada tarea del proyecto según
su perfil, responsabilidad o procedimiento que lo necesite.
10
Estimar la Duración de
las tareas
Ingresar la duración de cada tarea del proyecto utilizando las técnicas
necesarias, por ejemplo el juicio de expertos. (Proc 6.4 del PMBOK)
11
Eliminar la
Sobreasignación
El plan del proyecto no debe tener recursos sobreasignados porque
generan sobrecostos y duplicidad del trabajo por lo tanto se deben utilizar
técnicas para evitar la sobreasignación.
11
Desarrollar el
Cronograma
Tras aplicar una serie de alternativas y técnicas de compresión (o de
renegociar las restricciones, por ejemplo aumentando el presupuesto) se
consigue ajustar el cronograma a las necesidades del proyecto. (Proc 6.5
del PMBOK)
12
Estimar los Costos Se debe estimar los costos de cada recurso que al ser asignado crean el
presupuesto del proyecto. (Proc 7.2 del PMBOK)
12
Planear la calidad y los
riesgos
La calidad es determinada por el equipo de proyecto y los estándares de la
industria.
Los riesgos debe hacer referencia a los objetivos del Proyecto
13
Planear comunicación y
la seguridad
La comunicación debe ser planeada y bien definida para evitar
contratiempos y conflictos que puede causar atrasos al proyecto.
14
Establecer Línea de base La línea de Base se establece cuando el proyecto está terminado de
planificar y es aprobado por la gerencia o cliente.
albertopajuelo@gmail.com Página – 66 –
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