Alfresco Day Vienna 2016: Elektronische Geschäftsprozesse auf Basis von Alfresco Activiti und One bei der FFG - Ralph Feichtinger

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Ralph Feichtinger
Wien, 06.12.2016
Elektronische
Geschäftsprozesse auf Basis
von Alfresco Activiti und One
bei der FFG
DIE ÖSTERR. FORSCHUNGS-
FÖRDERUNGSGESELLSCHAFT
1Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at
• Nationale Förderstelle für wirtschaftsnahe Forschung in Österreich
• Agentur zur Vertretung Österreichs auf europäischer und internationaler
Ebene und bei der ESA
• Abwicklung nationaler und internationaler Förderprogramme
• Beratungs- und Agenturleistungen
• Begutachtungen für Forschungsprämie
• Bereitstellung statistischer Daten

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DIE ÖSTERR. FORSCHUNGS-
FÖRDERUNGSGESELLSCHAFT
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• Jährliches Gesamtförderbudget: 578 Mio. EUR (2015)
• 2.600 Gutachten für die Forschungsprämie 2015
• Horizon 2020: 578 Projekte mit österr. Beteiligung
• Über 75 Förderprogramme
• 265 MitarbeiterInnen
• 2004 gegründet, aus mehreren Vorgängerorganisationen
AUSGANGSSITUATION
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• Gewachsene IT-Struktur

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AUSGANGSSITUATION
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• Sehr frühzeitige Einführung eines elektronischen Einreichportals für
Förderanträge (eCall)  vollständige Kommunikation mit
FördernehmerInnen auf diesem Weg.
AUSGANGSSITUATION
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• Interne Abwicklung von Geschäftsprozessen teilweise elektronisch
unterstützt, teilweise manuell
• Basis: > 30 Geschäftsprozessbeschreibungen
• Physische Akten und Geschäftsfallunterlagen
• Präzise interne und externe Kontrollsysteme

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ZIELSETZUNG
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• Rein elektronische Abwicklung der wichtigsten Geschäftsprozesse der
FFG
Beispiel Förderprozess:
• Entlastung der MitarbeiterInnen von administrativen Tätigkeiten
• Elektronische Archivierung
• Sukzessiver, stabiler Übergang
Einreichung
Bewertung
Vertrag
Monitoring
Projektabschluss
RAHMENBEDINGUNGEN
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• Kompatibilität mit und Eingliederungsfähigkeit in die Bestandssysteme
• Offenes, zukunftssicheres System
• Möglicher Parallelbetrieb mit sukzessiven Übergang von Bestands- zu
neuen Systemen
• Hohe Stabilität und Sicherheit
• Individuelle Anpassbarkeit
• Enge Integrierbarkeit zwischen DMS und Workflowmanagementsystem

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DIE LÖSUNG
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• Serviceorientierte Architektur mit ESB „Service Mix“
• DMS: Alfresco One
• WFMS: Alfresco Activiti
• Verschiedenste Services
• Enge Integration DMS und WFMS, aber stets über ESB
STAND DER UMSETZUNG
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• 1. Umsetzungsprojekt: Eingangsrechnungen, Beschaffungswesen, inkl.
Aufsetzen neues System und einrichten DMS (05-12/2016)
• Produktivbetrieb ab Jänner 2017 (geplant)
• Danach: Start der Umstellung der Kernprozesse der FFG (Beginn mit
Förderprozess)

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EINIGE HIGHLIGHTS
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• Arbeitsoberfläche – Arbeitskorb
 Integration in Alfresco One
EINIGE HIGHLIGHTS
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• Anbindung Bestandssysteme: Syska und BZM
• Individuelle Widgets, z.B. Bewertungsmatrixen
• Elektronische Signatur
• Integration DMS und WFMS
• Externe Zustellung von Dokumenten mit Zustellnachweis

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Ralph Feichtinger
Wien, 06.12.2016
Elektronische
Geschäftsprozesse auf Basis
von Alfresco Activiti und One
bei der FFG