Presentasi seminar proposal diklat pim IV di PMPSDMP

1. Peningkatan Level Kapabilitas APIP
Inspektorat Badan POM melalui skema
Internal Audit Capability Model
(IA-CM)
Diajukan sebagai syarat
Pendidikan Pelatihan PIM
IV Angkatan III
Tahun 2015
Ali Yudhi Hartanto
BPOM

3. Badan POM Inspektorat
Struktur Organisasi

4. Perumusan kebijakan,
rencana dan program
pengawasan
Pengawasan Internal Pengusutan
pengaduan,
penyimpangan atau
penyalahgunaan
Pelaksanaan tata usaha
T U P O K S I

5. Analisis Komparasi Proyek Perubahan
Xn Yn
S
W
O T
Z
Analisis SWOT - Strategi
Diagnosis Organisasi

6. Kekuatan (Strengths - S)
• Auditor dengan Sertifikasi JFA
• Pedoman Operasi Baku/ISO 9001:2008 dan pedoman
pengawasan lainnya
• Komitmen pimpinan
• Kewenangan yang telah dimiliki Inspektorat
Kelemahan (Weaknesses –W)
• Jumlah SDM kurang memadai
• Kompetensi teknis belum memadai
• Inspektorat setingkat Eselon II dan miskin struktur
• Sumber dana kurang memadai
• Belum adanya sistem informasi pengawasan.
• Lemahnya kemampuan koordinasi dan komunikasi publik
• Kapasitas kelembagaan IA-CM pada level 1
SWOT ANALYSISDiagnosis Organisasi

7. Peluang (Opportunities – O)
• Political will pemerintah untuk mewujudkan good governance
• Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang SPIP
• Perubahan paradigma pengawasan internal (sebagai consultant
partner)
• Adanya satgas SPIP Pusat dan satgas Laporan Keuangan (LK)
• Teknologi informasi untuk mempermudah fungsi pengawasan.
• Partisipasi masyarakat meningkat
Ancaman (Threats – T )
• Penurunan opini atas Laporan Keuangan Badan POM
• Mitra kerja yang kurang memahami peran pengawasan
internal.
• Belum adanya undang-undang terkait pengawasan internal
• Sistem birokrasi pemerintah berorientasi pada aspek
perencanaan, penganggaran dan pelaksanaan,
• Penerapan SPIP belum optimal dalam pelaksanaanya
SWOT ANALYSISDiagnosis Organisasi

8. No. STRATEGI INTERNAL
STRATEGI YANG LEBIH URGENT
A B C D E F G H I J TOTAL
BOBOT
(%)
Strategi
S + O
A Melaksanakan pengawasan
secara optimal dengan
dukungan peraturan
perundangan-undangan dan
kebijakan pemerintah.
X B C D E F G H A J
1
2,2
B Mengoptimalkan teknologi dan
sistem informasi untuk
mengembangkan mekanisme
pengawasan by report, by
system dan by audit;
B X B B E F B B B B
7
15,6
C Manfaatkan tingginya animo
dan apresiasi para pemangku
kepentingan/stakeholders
terhadap peranan Inspektorat
dalam pengawasan.
C B X D E F G H I J
1
2,2
Strategi
W + O
D Melaksanakan prioritas
pengawasan dengan risk base
audit
D B D X D F D H D J
5 11,1
E Tingkatkan kompetensi para
Pejabat Fungsional
Pengawasan melalui
pendidikan dan pelatihan
E E E D X F E E E J
6
13,3
F Peningkatan Kapasitas
kelembagaan model Internal
Audit Capability Model (IA-
CM)
F F F F F X F F F F
9
20,0
Strategi
S + T
G Melibatkan auditor dalam
mengawal pelaksanaan
program dan kegiatan serta
penyusunan laporan
keuangan.
G B G D E F X H G J
3
6,7
H Melibatkan peran aktif
manajemen dalam
Implementasi SPIP
H B H H E F H X H J
5 11,1
Strategi
W + T
I Bekerjasama dengan
kementerian/ lembaga
pemerintah lainnya untuk
menunjang keberhasilan
pengawasan.
A B I D E F G H X J
1
2,2
J Pemberdayaan satgas SPIP dan
satgas LK sebagai bagian dari
three lines of defence
J B J J J F J J J X
7 15,6
1 7 1 5 6 9 3 5 1 7 45 100
F.
Peningkatan
Kapasitas
kelembagaan
Internal Audit
Capability
Model
(IA-CM)
METODEKOMPARASIDiagnosis Organisasi

9. Menggambarkan
Kapabilitas APIP
terstandar
Aspek-aspek
fundamental
sehingga
pengawasan
Internal Efektif
Daya Ungkit
Penilaian PMP-
RB
Kepercayaan
Stakeholder
Mengapa IA – CM penting?

10.  Model universal yang didesain untuk
membangun internal audit sektor publik yang
efektif dan sebagai road map bagi perbaikan
kapabilitas secara bertahap.
 Tiga variabel yang dipertimbangkan dalam
konsep IACM
 aktivitas audit internal.
 lingkungan organisasi di mana unit audit
internal bernaung, dan
 lingkungan sektor publik di suatu
negara/pemerintahan.
 Terdiri dari 5 level dimana setiap level
menggambarkan karakteristik dan kapabilitas
unit audit internal pada level tersebut.
 Level IACM bersifat progresif, makin tinggi
levelnya semakin baik kapabilitasnya dan level
rendah merupakan pondasi bagi level lebih
tinggi.
Konsep
I A – C M

11. Level 1 - Initial
Level 2 - Infrastructure
Level 3 - Integrated
Level 4 - Managed
Level 5 - Optimizing
Tidak ada praktik yang tetap, tidak ada
kapabilitas yang berulang dan tergantung
kepada knerja individu
Proses audit dilakukan secara
tetap (rutin) dan berulang-
pembangunan infrastruktur
Unit audit internal telah menjadi unit yang terus
belajar baik dari dalam maupun dari luar organisasi
untuk perbaikan berkelanjutan
Unit audit internal telah
mengintegrasikan semua informasi
di seluruh organisasi untuk
memperbaiki tata kelola
(governance) dan manajemen risiko
(risk management)
Praktik profesional daan
audit internal telah
ditetapkan secara
seragam
Level
I A – C M

12. MATRIKS I A – C M

13. Proses
Produk
Pelayanan
Hubungan
Kerja
Strategi
INOVASI
Inovasi proses, dengan menyusun sejumlah
prosedur sebagaimana diamanatkan dalam
skema IA-CM.
Inovasi produk, penegakan jaminan
pelaksanaan pengawasan internal yang sesuai
dengan standar.
Inovasi pelayanan, melibatkan stakeholder
utama dalam pelaksanaan pengawasan
internal.
Inovasi hubungan kerja, memformalkan
mekanisme koordinasi dan pelaporan hasil
pengawasan.
Inovasi strategi, melibatkan komitmen
pimpinan dalam pelaksanaan pengawasan
internal.

14. Key Partners:
(Who helps You?)
– Auditor Madya
– Auditor Muda
– Auditor Pertama
Key Activities:
(What You Do)
– Sosialisasi.
– Penetapan Tim.
– Mapping
– Area of improvement
– Konsultasi
– Plan of Action
– Action.
– Pelaporan.
– Verifikasi dan validasi.
Value Provided:
(How You Help)
– Menjamin pelaksanaan
audit ketaatan
– Identifikasi dan rekrutmen
SDM yang kompeten
– Pengembangan profesi
individu
– Perencanaan pengawasan
berdasarkan prioritas
pemangku kepentingan
– Membangun kerangka kerja
praktik professional (Cth.
SOP, IK, norma)
– Menyusun perencanaan
kegiatan
– Menyediakan anggaran
– Pengelolaan Organisasi
– Membangun hubungan
pelaporan pengawasan
– Menjamin akses terhadap
informasi oganisasi, aset
dan SDM
Customer Relationships:
(How You Interact)
– Komunikasi;
– Rapat / diskusi;
– Sosialisasi;
– Pelaporan
Customers:
(Who You Help)
– Kepala Badan POM
– Sekretaris Utama
– Inspektur
– Mitra audit
Key Resources:
(Who you are & what you
have)
– Kasubbag Tata Usaha
– Fungsional Umum
Channels:
(How they know you, and how
you deliver?)
– Diskusi;
– Sosialisasi;
– Membuat data kebutuhan
diklat teknis.
Cost:
(What You Pay)
– Biaya Rapat Rp.5.000.000,-
– Biaya Transpor Rp.1.200.000,-
– Biaya Honor Rp.3.500.000,-
– Biaya ATK Rp.2.000.000,-
Benefits
(what you get)
– Stakeholder mampu menilai tingkat kematangan
aktivitas pengawasan intern (maturity level);
– Penjaminan mutu atas pelaksanaan pengawasan
internal (quality assurance) sehingga program dan
kegiatan BPOM dilaksanakan secara transparan,
akuntabel dan berkinerja;
– Perbaikan berkelanjutan atas pelaksanana
pengawasan internal (continous improvement);
– Mendukung secara langsung peningkatan penilaian
area perubahan dalam reformasi birokasi, terutama
pada area perubahan (1) Pengawasan, dengan hasil
Risiko:
– Keengganan unit kerja untuk terlibat langsung
dalam penyusunan dan pentahapan IA-CM.
– Kurangnya SDM yang terlibat dalam assessment
IA-CM.
– Tidak terdapat batas waktu yang pasti.
– Ketidaktaatan pada Rencana Aksi yang telah
ditetapkan.
– Kendala koordinasi dengan BPKP.
– Kendala anggaran tidak tersedia.

15. Stakeholder mampu menilai tingkat kematangan
aktivitas pengawasan intern (maturity level);
Penjaminan mutu atas pelaksanaan pengawasan internal
(quality assurance) sehingga program dan kegiatan BPOM
dilaksanakan secara transparan, akuntabel dan berkinerja;
Perbaikan berkelanjutan atas pelaksanaan pengawasan internal
(continous improvement);
Mendukung secara langsung peningkatan penilaian area perubahan dalam
reformasi birokasi, terutama pada area perubahan (1) Pengawasan, dengan
hasil meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yang bebas KKN dan area
perubahan (2) Akuntabilitas dengan hasil yang diharapkan meningkatnya
kapasitas dan kapabilitas kinerja birokrasi.
MANFAAT

17. • Benchmarking
• Konsultasi dengan BPKP
• Mapping Scema IA - CM
• Area of improvement
Get the
vision
Right
• Penetapan
Tim Kerja
Building
Guiding
Teams
• Sosialisasi
IA - CM
Increase
Urgency
STRATEGY PERUBAHAN KOTTER
• Menciptakan
short term
win
Create
Short –
term win
•Menyusun Plan
of action
•Melaksanakan
plan of action
Enable
Action
•Komunikasikan
kepada
stakeholder
Communic
ation for
buy-in
• Koordinasi -
konsolidasi
• Konsultasi
pelaksanaan
Don’t
let
up
Make
it
stick
Creating Climate
for Change
Engaging &
enabling the
organization
Implementing &
Sustaining the
change

18. IV I II III IV I II III IV V
Mar Apr Apr Apr Apr Mei Mei Mei Mei Mei
27 3 10 17 24 1 8 15 22 27
Increase Urgency Sosialisasi IA - CM
Building Guiding Teams Penetapan Tim Kerja
Benchmarking
Konsultasi dengan BPKP
Komunikasikan kepada stakeholder
Mapping Scema IA - CM
Area of improvement
Menyusun plan of action
Skilled People Identified and Recruited
Individual Professional Development
IA Operating Budget
Managing within the IA Activity
Reporting Relationships Established
Full Access to the Organization’s Information, Assets, and People
Koordinasi - konsolidasi - Evaluasi
Hasil asessment mandiri
Pelaporan kepada BPKP.
Verifikasi dan validasi oleh BPKP.
Simpulan level kapabilitas
Periode Proyek Perubahan
Agst Okt Nov Des
Tahap
Pelaporan
Tahap
Pelaksanaan
Tahap
Persiapan
Periode Extended
Juni Juli
Enable Action
Don’t let up
Sep
Audit Plan Based on Management/ Stakeholder Priorities
Professional Practices and Processes Framework
IA Business Plan
Tahapan kerja
Tahapan Perubahan
skema kotter
TAHAPAN
Melaksanakan plan of action
Compliance Auditing
Get the vision Right -
Communication for buy-
in
PENTAHAPAN

19. STAKEHOLDERS
Badan
Pengawasan
Keuangan dan
Pembangunan
Pelaku Usaha
Badan
Pemeriksa
Keuangan RI
Kementerian Keuangan
Kementerian Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi
Masyarakat
IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS

20. Primary Stakeholders
Kepala Biro Renkeu
Kepala Biro Umum
Kepala Biro Hukmas
Secondary Stakeholders
Kepala Pusat-Pusat BPOM
Kementerian PAN & RB
Kementerian Keuangan
BPK
Pelaku Usaha/Mitra
Pelaku Usaha PBJ
Key Stakeholders
Inspektur
Auditor
Staf Subbag TU
BPKP
IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS

21. Unknow
Little / No
Importance
Some
Importance
Significant
Importance
Significant
Influence
Somewhat
Influence
Little / No
Influence
Unkonwn
Monitor
Low Priority Protect
Good Relations
InfluenceofStakeholder
Importance of Stakeholder
Kemenpan RB
Kemenkeu
BPK RI
Inspektur
Auditor
Kepala Biro
BPKP
Pelaku Usaha/Mitra Rekanan PBJ
STAKEHOLDER MATRIKS

22. TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN

23. POTENSI KENDALA
• Keengganan anggota tim kerja
untuk terlibat langsung dalam
penyusunan, pentahapan dan
pelaksanaaan IA-CM.
• Kurangnya SDM yang terlibat
dalam assessment IA-CM.
• Tidak terdapat batas waktu
yang pasti.
• Ketidaktaatan pada plan of
action yang telah ditetapkan.
• Aktifitas pengawasan internal
yang dilaksanakan Inspektorat
cukup menyita waktu kerja
anggota tim.
• Lemahnya koordinasi dengan
stakeholder, terutama BPKP.
• Anggaran tidak tersedia.
PENDUKUNG KEBERHASILAN
• Dukungan dari Mentor dan Coach.
• Kesamaan pengetahuan dan
pemahaman tim kerja proyek
perubahan tentang konsep IA-CM.
• Komitmen dari seluruh tim kerja
proyek perubahan untuk
melaksanakan dan menyelesaikan
setiap tahapan penugasan.
• Identifikasi area of improvement
dan menyusun plan of action
dengan target output yang terukur.
• Kesesuaian pelaksanaan plan of
action dikaitkan dengan rutinitas
kerja di Inspektorat.
• Dukungan stakeholder terkait
dengan pelaksanaan peningkatan
kapabilitas Inspektorat sesuai
skema IA-CM.
• Tersedianya anggaran yang
memadai.
KENDALA VS KEBERHASILAN

24. . • Kriteria keberhasilan jangka pendek
dan jangka menengah, apabila setiap
tahapan dilaksanakan dan
memperoleh output yang sesuai.
• Kriteria keberhasilan jangka panjang,
apabila level IA-CM Inspektorat
meningkat menjadi level 2
KENDALA VS KEBERHASILANKRITERIA KEBERHASILAN