Eind 2014 gaven Bibnet, de provincies en de VGC de opdracht voor een studie naar de technische, organisatorische en financiële haalbaarheid van een consolidatie van de bestaande provinciale bibliotheeksystemen in een eengemaakte Vlaams bibliotheeksysteem. De presentatie belicht de onderzoeksresultaten en het vervolgtraject.

1. Naar een
eengemaakt
bibliotheeksysteem
voor Vlaanderen
bart.beuten@bibnet.be
johan.mijs@bibnet.be

2. Inhoud
• Wat voorafging
• Haalbaarheid
• Voorbereiding
• Projectstructuur
• Planning
• Naar de essentie
• Bezorgdheden
• Marktverkenning

3. Wat voorafging

4. Naar een nieuw hoofdstuk in de uitbouw van
de digitale bibliotheek
‘Innoveren lukt, maar te traag: na elk jaar ontwikkeling
volgen er drie jaren van implementatie’

5. Samenwerken aan dienstverlening

6. Studie
systeemarchitectuur
Bibnet, provincies, VGC
Blauwdruk voor de toekomst
Advies voor digitale bibliotheek
en bibliotheeksystemen
Februari 2013 - februari 2014
Doelstellingen: afstemming,
optimalisering, rationalisering,
leveranciersmanagement
http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Over_Bibnet/Onderzoek/Syst
eemarchitectuur%20voor%20de%20digitale%20bibliotheek

7. Samenvatting
7 werven
1. Business intelligence
2. IT-maturiteit
3. Webpresentatie
4. Identity & access
management
5. Digitale collecties
6. Collectiemanagement en
catalografie
7. Service oriented architecture
3 randvoorwaarden
1. Aangepast organisatiemodel
2. Aangepaste marketing
3. Rationaliseren
om te kunnen investeren in
verdere innovatie

8. Haalbaarheidsstudie
consolidatie
bibliotheeksystemen
Bibnet, provincies, VGC
Stuurgroep – werkgroep met
centrumsteden, PBS en niet-PBS
bibs
Juni 2014 – april 2015
De uitvoering van een
haalbaarheidsonderzoek naar de
uitbating, werking, implementatie en
migratie van één applicatieplatform
voor de uitvoering van de
bibliotheekbeheersactiviteiten die te
maken hebben met lenersbeheer,
collectiebeheer en circulatiebeheer.
http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Over_Bibnet/Onderzoek/Eeng
emaakt-bibliotheeksysteem

9. Haalbaarheid

10. Technische haalbaarheid: opzet

11. Technische haalbaarheid: geïntegreerd?

12. Technische haalbaarheid: geïntegreerd?
Het eengemaakt bibliotheeksysteem functioneert als een grote service
geöriënteerde module in de architectuur van de digitale bibliotheek.
Bepaalde modules kunnen op termijn worden afgesplitst:
- Rapportage en statistieken
- Bestellen (financieel/administratieve deel)
- Analyse (voor collectiebeheer)
Voor sommige modules zijn er alternatieven voorhanden, maar een
oplossing buiten het bibliotheeksysteem is niet haalbaar:
- Lenersadministratie
- Financieel beheer
Nu buiten het bibliotheeksysteem, mogelijk later te integreren:
- Centrale catalografie (Open Vlacc)
- IBL

13. Technische haalbaarheid: leveranciers?

14. Financiële haalbaarheid
Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem levert op termijn de
noodzakelijke financiële ruimte voor innovatie van de digitale bibliotheek,
door o.a.
• ontwikkeling, onderhoud en beheer bibliotheeksysteem op 1 plaats
• meer onderhandelingskracht
• verdere rationalisering koppelingen en systeemarchitectuur
(cf. koppelingen Bibliotheekportalen)

15. Organisatorische haalbaarheid
Aansluiten bij het Vlaamse niveau biedt voordelen die gemeenten
individueel of op provinciaal niveau niet hebben:
• Bundeling en verdieping van expertise
• Meer innovatie van de digitale bibliotheek voor dezelfde prijs
• Aansluiting op Vlaamse initiatieven
• Betere regie van innovatie digitale bibliotheek
Lopende gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden

16. Conclusie
Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem blijkt
technisch, bestuurlijk-organisatorisch en financieel haalbaar.
Het meest haalbare scenario is te migreren naar
één centraal geïntegreerd bibliotheeksysteem dat is
gericht op de meest stabiele bibliotheekprocessen.
Consolidatie biedt een mix van verbeteringen in de
dienstverlening en in de bedrijfsvoering en meer individuele
en gezamenlijke financiële ruimte voor innovatie.

17. Opdracht voor Bibnet
• Uitwerken en uitvoeren van een gedragen oplossing
• Opstellen van een convenant (eigendom, zeggenschap,…)
• Afsluiten van contracten en zakelijk aansturen leverancier(s)
• Inrichten supportorganisatie die lokale situatie kent en zorgt voor
continuering kwalitatieve helpdesk en ondersteuning provincies
• Inrichten van een regieorganisatie die afstemming verzorgt tussen
de vraag van bibliotheken en het (externe) aanbod
• Prijscalculatie maken voor deelnemende gemeenten

18. Voorbereiding

19. Start redactie lastenboek
5 mei 2015: goedkeuring door minister Gatz voor de start van de redactie
van een lastenboek
In maximale samenwerking met provinciale bibliotheekteams
Belang van communicatie
• transparantie in de objectieven, opzet en aanpak van het project
• breed besef dat het project is gekoppeld aan het innovatiepad voor de
digitale bibliotheek
• in functie van sterke betrokkenheid, medewerking en draagvlak
Lopende gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden

20. Projectstructuur

21. Stakeholdersgroep
Continuïteit met de stuurgroep van de haalbaarheidsstudie
(provincies en 20 bibliotheken)
Antwerpen: provincie, Antwerpen, Kontich, Mechelen, Turnhout
Brussel: VGC, Muntpunt, Schaarbeek
Limburg: provincie, PBL, Hasselt, Genk, Lanaken
Oost-Vlaanderen: provincie, Gent, Aalst, Sint-Niklaas, Herzele
Vlaams-Brabant: provincie, Leuven, Zaventem
West-Vlaanderen: provincie, Brugge, Kortrijk, Waregem, Oostende,
Roeselare
Bibnet

22. Stuurgroep
Afgevaardigd vanuit de stakeholdersgroep
(op basis van verdeling grotere, kleinere en ‘regio’ bibliotheek)
Provincies: Stefaan Froyman, Klaar Franssen, Tina Claessens
VGC: Patrick Vanhoucke
Bibliotheek centrumstad (PBS): Koen Jacobs (Antwerpen)
Bibliotheek centrumstad (niet-PBS): Krist Biebauw (Gent)
Kleinere bibliotheek (PBS): Sandrien Noppen (Zaventem)
Kleinere bibliotheek (niet-PBS): Diane Nys (Kontich)
Bibliotheek met plannen voor regiobib (PBS): Paul Kellens (Herzele)
Bibnet: Bart Beuten, Johan Mijs

23. Projectteams
Juridisch projectteam
Hannes Cannie
Bart Beuten
Johan Mijs
Advocatenkantoor Stibbe
Technisch projectteam
Johan Mijs
Peter De Keyser
Klaar Leroy
Jeroen Cortvriendt (VGC)
Niki Priem (West-Vlaanderen)
Nini Vranken (Antwerpen)
Katie Pieters (Vlaams-Brabant)
Ron Deen (Ilionx)
Werkbezoeken aan
en workshops met
lokale bibliotheken

24. Planning

25. Planning uit de haalbaarheidsstudie
Het is raadzaam 10-20% buffer op te nemen in de planning!
Voorwaarde: ‘Het gestand doen van de bepalingen in het regeerakkoord
ten aanzien van het bibliotheekbeleid.’
De planning houdt geen rekening met de thans niet op een PBS
aangesloten bibliotheken die een herenakkoord met de provincie hebben
afgesloten (migratie voorafgaand naar PBS of meteen naar eengemaakt
bibliotheeksysteem?)

26. Antwerpen
PBS
(Brocade):
56+4 bibs
Niet-PBS:
5 Vubis
1 Bidoc
3 Vubis
Vlaams-
Brabant
PBS (Aleph):
38+2 bibs
Niet-PBS:
3 Vubis
9 Bidoc
1 Filemaker
2 Vubis
4 Bidoc
1 Filemaker
West-
Vlaanderen
PBS (Vubis-
Cevi):
48 bibs
Niet-PBS:
2 Vubis
(Oostende,
Brugge)
10 Bidoc
Oost-
Vlaanderen
PBS (Vubis-
Cevi):
62 bibs
Niet-PBS:
2 Vubis
(Brakel,
Gent)
Limburg
PBS (Vubis):
30 bibs
Niet-PBS:
1 Vubis
7 Brocade
5 Bidoc
Brussel
PBS (Vubis):
19 bibs
Bibliotheekportalen (7 M titels, 53 M holdings)
Open Vlacc (bestand voor copy-cataloging): door alle bibs afgenomen (1 M titels)
lokale apparatuur e-ID gemeentelijke administratie BIOS IBL ...
1,5 M leners, 43 M GM + 8 M AVM uitleningen
e-mail
*
* niet alle bibs hebben een herenakkoord

28. Naar de essentie

29. Procesbenadering
Haalbaarheidsstudie heeft het over het ‘consolideren van de meest
stabiele en uniforme bibliotheekprocessen’
• Catalografie
• Inventarisbeheer
• Bestellen
• Lenersadministratie
• Uitlenen
• Financieel beheer
• Rapportage/statistieken

30. Verzamelen van workflows, handleidingen,
beschrijvingen van werkprocessen, ...

31. Veel te veel
Te veel detail, te fragmentair, inconsistent, incoherent, onderling niet
vergelijkbaar, verantwoordelijkheden niet duidelijk, soms te complex …
(maar alle informatie is zeker welkom!)

32. Op zoek naar ...
• de ESSENTIE
• het overzicht
• de juiste graad van detail
• duidelijke definities
• transacties, rollen en verantwoordelijkheden
• eenduidige vereisten en architectuurprincipes voor een lastenboek
• ...

33. Met DEMO
Design & Engineering Methodology for Organizations
(http://www.ee-institute.com/)
Ontwikkeld aan TU Delft en Maastricht University
https://nl.wikipedia.org/wiki/DEMO
• Model voor de rollen, verantwoordelijkheden en transacties in een
organisatie (constructiemodel)
• Model voor de processen in de tijd (procesmodel)
• Model voor de informatie (feitenmodel)
• Model voor de business rules (actiemodel)

35. Bezorgdheden

36. Bezorgdheden
Onduidelijkheid en scope creep
Multi-tenancy
Datakoppelingen
User experience
Schaalbaarheid
Legacy (evolvability)
Vendor lock-in
Privacy
Beheersorganisatie
Migratiescenario’s

37. Onduidelijkheid en scope creep

38. Functie versus constructie
Functie (subjectief) Constructie (objectief)

39. Constructiemodel van de (?) bibliotheek

40. Multi-tenancy: variatie per bibliotheek
Verschil tussen ontologie en implementatie!

41. Data en openheid

43. User experience

45. Schaalbaarheid
Context Strategie
Organisationeel Informationeel Documenteel
Functie Quality of O Quality of I Quality of D
Constructie
Ontologie
Implementatie
- mensen
- technologie
Quality of information
- Correct
- Actual
- Precise
- Complete

46. Marktverkenning

47. Werkbezoeken aan bibliotheken
valideren modellen, bezorgdheden, schermen vereisten, en architectuur
aan context, functies en implementatie
bepalen prioriteiten
vanuit 3 perspectieven
Vereisten a b c Architectuur a b c
Kleinere bibliotheek
Grotere bibliotheek
‘Regio’ bibliotheek

48. Request for information (RFI)
Open oproep om kennis te maken met de mogelijkheden van de markt
Heel sterk veranderende markt
• lokale en internationale spelers (veel mergers en acquisitions)
• cloud platforms
• open source systemen
• zelfbouw
• non-niche enterprise information systemen

50. foto’s: Miniatur Wunderland Hamburg
Eindredactie

51. Lopende gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden