Hvordan HR kan bidra til at IT-løsninger ikke påfører ansatte unødig stress, men øker ansattengasjement og prestasjoner
•
0 j'aime•552 vues
Vi kjører kurs i stressmestring og mindfulness, men behandler vi symptomene og ikke årsaken til stress? Gjør noe med kilden til stress. Mange i HR føler seg ukomfortable med å ta stilling til hvordan nye IKT-løsninger påvirker ansattes arbeid og samarbeid i den nye superfleksible, alltid-på arbeidshverdagen. Hva kan HR gjøre for å komme på banen og bidra konstruktivt til gode løsninger?
Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
Similaire à Hvordan HR kan bidra til at IT-løsninger ikke påfører ansatte unødig stress, men øker ansattengasjement og prestasjoner
Similaire à Hvordan HR kan bidra til at IT-løsninger ikke påfører ansatte unødig stress, men øker ansattengasjement og prestasjoner (20)
Hvordan HR kan bidra til at IT-løsninger ikke påfører ansatte unødig stress, men øker ansattengasjement og prestasjoner
- 1. SmartEndring ™ 2014 Bjørn O. Hopland | bjorn.hopland@smartendring.no | +4790173524 | www.smartendring.no Hvordan HR kan bidra til at IT- løsninger ikke påfører ansatte unødig stress, men øker ansattengasjement og prestasjoner
- 2. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Hvamøterennymedarbeider?
- 3. SmartEndring ™ 2014 Kultur Sosiale relasjoner Endring Gevinst Arbeidsstøtte StrategiSamarbeid
- 4. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 «Næringslivet må konkurrere med dyr arbeidskraft» Vår fremtidige konkurransekraft vil ligge i en arbeidsstyrke som har høy og relevant kompetanse, god omstillingsevne og at vi er med i teknologiutviklingen, sier professor Jørn Rattsø. FOTO: Stian Lysberg Solum / NTB scanpix
- 5. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Tidstyver i forvaltningen er aktiviteter som man bruker for mye tid på i forhold til hva som er hensiktsmessig for å nå målene for virksomheten. Søk i Tidstyvdatabasen viser 120+ innførsler vedrørende IKT-løsninger internt i virksomhetene De aller fleste peker på utilfredsstillende IKT- løsninger og konsekvensen er systemene: 1. Reduserer virksomhetens muligheter til å nå mål/være effektiv 2. Oppleves som unødvendig 3. Skaper dobbeltarbeid 4. Tar uforholdsmessig mye tid for fagpersonell
- 6. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Bare 1 av 5 ansatte bruker tilgjengelige samarbeidsverktøy Kilde: DIFI – Medarbeider- undersøkelse i staten 2013 Bruk av teknologi i det daglige arbeidet
- 7. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 "Teknofobi" i HR den største barrieren for endring *) Even Bolstad HR Norge Basert på Dave og Mike Ulrich, Wayne Brockbank og Jon Younger: Global HR Competencies. Connecting people through technology
- 8. SmartEndring ™ 2014 Strategisk HR kan beskrives som «det mønster eller sett av HR-aktiviteter som har til hensikt å bidra til å nå virksomhetens mål» (Kuvaas og Dysvik, 2012: 31). HR’s rolle i virksomheten kan anses å være å tiltrekke, utvikle, beholde, og mobilisere organisasjonens humankapital for de strategiske retningene (Tarique og Schuler, 2010). Kilde: HR undersøkelsen2014 – EY/HR Norge
- 9. SmartEndring ™ 2014 Prestasjon og medarbeiderengasjement «Medarbeidere som opplever en høy grad av jobbautonomi leverer bedre arbeidsprestasjoner, har mindre stress, angst, utbrenthet, rollekonflikt og fravær» Professor Bård Kuvås, BI «Høy jobbautonomi, sosial tilhørighet og mestringsopplevelse gir høy indre motivasjon» Doktorgradsstipendiat Beate Jelstad, NHH
- 10. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Er jobbautonomi en illusjon?
- 11. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 En kunnskapsarbeiders hverdag
- 12. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Kan du gjøre noe for meg neste uke?
- 13. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Teknostress er et voksende problem for mange arbeidstakere, drevet av 1. Raske teknologiske endringer 2. Manglende relevant opplæring 3. Økende arbeidsmengde 4. Mange ulike systemer 5. Avmakt når systemene ikke virker Kilde Wikipedia
- 14. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Vekst i kommunikasjon og samarbeid siste 3-5 år Større nettverk 60% av de ansatte sier de kommuniserer og samarbeider med flere i dag Mer samarbeid 67% av de ansatte sier de må samarbeide mer med andre for å få gjort jobben sin. Mindre, 5% Samme,…Mer, 57% Samarbeid på tvers av geografi Kilder: Corporate Executive Board 2012, Randstad 2014
- 15. Utvikling innen kommunikasjon og samarbeid for virksomheter drevet av IT og ledelsen
- 16. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Ledere og medarbeidere i dag må beherske nye arbeidsformer Arbeide utenfor kontoret Nettsamarbeid Sosialt miljø når man arbeider ulike steder
- 17. SmartEndring ™ 2014 Kilde: Digi februar 2015
- 18. Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014 Gjør en smart endring på jobben La teknologi og struktur arbeide for deg Frigjør plass i hodet til innovasjon og til å skape resultater. Følg gjerne http://facebook.com/SmartEndring for tips om å lykkes i den nye arbeidshverdagen 5 spørsmål HR kan stille i diskusjoner om nye IT-løsninger 1. Kan vi avvikle ett av våre gamle systemer om vi innfører det nye? 2. Hvordan vet vi at denne løsningen vil gi høyere produktivitet? 3. Hvilken prosess skal vi følge for å sikre at dette gir ønskede resultater? 4. Hvem er ansvarlig for at løsningen blir tatt i bruk? 5. Er det satt av midler til opplæring av brukerne?
Notes de l'éditeur
- Hvordan HR kan bidra til at IT-løsninger ikke påfører ansatte unødig stress, men øker ansattengasjement og prestasjoner Bjørn O. Hopland - SmartEndring Vi kjører kurs i stressmestring og mindfulness, men behandler vi symptomene og ikke årsaken til stress? Gjør noe med kilden til stress. Mange i HR føler seg ukomfortable med å ta stilling til hvordan nye IKT-løsninger påvirker ansattes arbeid og samarbeid i den nye superfleksible, alltid-på arbeidshverdagen. Hva kan HR gjøre for å komme på banen og bidra konstruktivt til gode løsninger?
- 1:30 Man kan lett bli litt svett som ny medarbeider i dag. Pc og e-post er ofte satt opp før man har startet og når man logger seg på har man allerede 100 e-post i innboksen som man ikke vet hva man skal gjøre med. I tillegg blir man den første uken gjerne innkalt til masse møter fra mennesker man ikke kjenner. Jeg gjorde et forsøk på å tegne opp hva som møter en ny medarbeider i dag. Planen var å lage et pent lysbilde av det, men jeg gav opp Onboardingplaner inneholder gjerne en liste over hvem man skal møte og som kan hjelpe deg med å komme inn i arbeidsoppgavene dine, men i liten grad tilrettelegging og opplæring i den teknologien man bruker til daglig i arbeidet. Det blir stort sett til at man får overlevert en bærbar PC og en smarttelefon med beskjed om at her har vi veldig gode IT-løsninger. I følge en svensk undersøkelse utført av analyseselskapet Kairos future går det bort i gjennomsnitt en time pr dag i uønskede avbrytelser. 33% av de spurte mente IT-problemer var en av hovedårsakene til dette. Ikke nødvendigvis at IT-systemene ikke virket, men i det svenskene kaller «strul». IT-folk her ville nok kalle det «fingertrøbbel» Jeg holdt et Lync-kurs for en bedrift nylig. En av deltakerne sa hun synes nettmøter var nyttige, men hun synes det var litt slitsomt å bøye seg ned under skrivebordet til PC’en i dokkingstasjonen når hun skulle si noe Er det brukerne som er dumme, eller kunne virksomheten gjøre en bedre jobbe med å sikre at løsningen furngerte etter hensikten? IT er stort sett fornøyd når den tekniske løsningen virker. Nå er vi langt nede i detaljene, men er faktisk det som avgjør om de ansatte kan arbeide effektivt. Hvem skal ta ansvar for at IT-løsningen er effektive for brukerne? Det er ikke helt opplagt.
- 1:30 La oss gå fra detaljene og til et mer strategisk perspektiv. Jeg holdt et innlegg på en IT-konferanse der foredragsholdere forklarte hva som var viktig for dem ved innføring av Intranett, samarbeidsløsninger og interne sosiale nettverk i virksomheten. De fleste snakket ikke så mye om teknologi, men mer om hva de ønsket å oppnå med Intranett og relaterte samarbeidsløsninger. Dette er hva de sa! Vil dere si at dette er relevant tema for HR å bidra på? Men det er jo ikke dette IT leverer! De står for teknologidelen av dette, men de trenger hjelp fra HR og ledelse til å realisere målene<klikk> Hvilket forhold har så HR til T-brikken i ordpuslespillet? Ledere og HR er utrolig viktige premissgivere for alle disse ambisjonene, men mange føler seg ukomfortable med å diskutere teknologi fordi man ikke har kompetanse på området. Likevel kan det ikke være tvil om at teknologien er en av de størst påvirkningsfaktorene for ledere og kunnskapsarbeideres arbeidssituasjon i dag.
- For videre dialog UD-Norad: Opplæring, særlig ifm. introduksjon av ny, eller oppdatering av programvare Rapportert av: DIREKTORATET FOR UTVIKLINGSSAMARBEID Problem (flere kryss er mulig): Prosedyre IT-løsning Beskrivelse: Liten mulighet for opplæring ved ny/oppdatert programvare Internt i virksomheten (flere kryss er mulig): Tar uforholdsmessig mye tid for fagpersonell Annet: Gir dårligere kvalitet Forslag (flere kryss er mulig): Forenkle prosedyre/arbeidsprosess Forbedre IKT-løsninger Beskriv konkret hva som bør gjøres: Knytte mer opplæring til IKT-bruk generelt og ny og/eller oppdatering av programvare spesielt. God pedagogisk innretning Status: Behandlet av departement
- DIFI - Medarbeiderundersøkelse i staten 2013 5.1.13 Digitalisering Temaområdet «digitalisering» handler om ansattes oppfatning om bruk av teknologi i det daglige arbeidet, opplæring i bruk av nye tekniske løsninger og utnyttelse av potensialet som ligger i digitale løsninger. I tillegg har vi spurt om bakgrunnsvariabler som utbredelse av ulike digitale løsninger og arbeidsvaner knyttet til digitale verktøy. Vi har brukt begrepet digitalisering om anvendelse av teknologi i arbeidssituasjonen, og ikke om virksomhetens arbeid med å levere digitale offentlige tjenester.
- 2:30 Jeg sier ikke at HR skal begi seg inn på tekniske diskusjoner med IT, men ettersom det jeg kaller T-brikken har så stor påvirkning på vårt daglige arbeid mener jeg det er noe HR-må ha et aktivt forhold til og at det er strategisk viktig for virksomheten å sikre at ansatte kan være produktive og ikke altfor frustrerte over teknologien. Så hvilket forhold har HR til denne T-faktoren? Tenk på din egen arbeidsdag: Hva er det første du gjør når du kommer på jobb (etter å ha hentet deg en kopp kaffe)? Jo du åpner Innboksen og sjekker e-posten. Så jobber du litt med den til du får opp et varsel på skjermen om at du skal i et møte som du har i kalenderen på PC’n. I møtet viser noen en PowerPoint-presentasjon. Så diskuterer vi hva som skal legges ut på Intranettet og hvordan vi skal bruke sosiale media i rekruttering Så HR er definitivt helt avhengige av teknologi selv, og dere har sikkert egne erfaringer om at det ikke alltid er så enkelt. Slik ar det for andre i bedriften også. For eksempel klager salgssjefen typisk over at ikke alle selgerne legger inn alle kundeprosjekter i CRM, mens selgerne sier at det tar altfor lang tid og da her de ikke tid til å være nok ute å selge …. <klikk> Men er HR teknofobe? Jeg lånte en uttalelse om dette fra Even. Er du her Even? Nå er det ikke hans uttalelse i utgangspunktet, men en referanse til noen «guruer» innen HR som mener at en av kompetansene HR må inneha, men som mange ikke er så sterke på, er nettopp å benytte teknologien til å binde sammen mennesker både innen virksomheten, og med for eksempel mulige jobbkandidater utenfor. I dag er mange av foredragene rettet mot systemer for HR og det er viktig. Men er HR for navlebeskuende? Bruker vi for mye tid på å diskutere HR-ting og er vi for operative i vår tankegang?
- 2:00 Neida. I alle fall hvis vi ser på HR-undersøkelsen 2014 - EY/HR Norge HR er definitivt opptatt av å utvikle ledere og ansatte til å kunne gjøre en best mulig jobb for å nå virksomhetens overordnede mål, og ser på dette som strategisk viktig arbeid. Hva er så strategisk HR? Jeg tror ikke noen vil reise spørsmål om at disse temaene er strategiske og i stor grad et HR-ansvar. Men er vi for begrenset i vårt syn på hva som er HR’s ansvar? Det som der ut til å være svært strategisk for både næringsliv og offentlig virksomhet er produktivitet. Det står ikke på HR-listen. Burde det gjøre det? Jeg har lett etter definisjoner på strategisk HR som kan gi noen signaler om hva som er HR-aktiviteter. <klikk> Her er en fra Bård Kuvås. Mye kan rommes i denne definisjonen, men han definerer ikke hva en HR-aktivitet er. <klikk> Denne, derimot fra Tarique og Schuler er bredere. Jeg liker spesielt det med å «moblisere organisasjonens humankapital» Vil ikke produktivitet kunne dekkes av å «moblisere organisasjonens humankapital»? Et annet område jeg vet mange i HR er opptatt av er medarbeiderengasjement. Er det riktig? Et annet er å jobbe med problemområdet stress. Stemmer det? Dette står heller ikke på listen…. I mener at å diskutere produktivitet og stress uten å ta med T-komponenten bli meningsløst. Men før jeg går dypere i dette, la oss først gå tilbake til et tema jeg vet mange er opptatt av.
- 00:30 Da jeg jobbet med HR i Microsoft gjennomførte vi en medarbeiderundersøkelse hvert år. Det som alltid kom ut på topp var den fleksibiliteten ansatte hadde til å organisere sin egen arbeidsdag og til å i stor grad bestemme når og hvor man jobber. Dette krever at man har høy grad av jobbautonomi. Det finnes flere undersøkelse som viser at jobbautonomi er grunnleggende for motivasjon og medarbeiderengasjement. Det er også grunnlaget for den fleksibiliteten alle ønsker seg i dagens hektiske hverdag. Samtidig er jobbautonomi bare en av faktorene for å trives og prestere.
- 1:00 Har vi virkelig jobbautonomi i praksis? Dersom du produserer noe, eller du er saksbehandler følger du en prosess og har gjerne et system som støtter denne. Utkommet er bestemt av hvor lenge du jobber (antall prod enheter, antall behandlede saker). Resultat kan sees daglig. For ledere og veldig mange kunnskapsarbeidere er ikke arbeidsdagen styrt av en prosess, men er hendelsesdrevet, blant annet av e-post, telefon og møter. Mange blir veldig styrt av Innboksen og møteinnkallinger. Da blir følelsen av jobbautonomi kanskje ikke så høy? Det er lite prosesser og støttesystemer som hjelper ledere og kunnskapsarbeidere. Det er ikke nødvendigvis sammenheng mellom arbeidstid og resultat. Resultat sees ofte ikke der og da.
- Se litt på denne dagsplanen. Er dette representativt? Sikkert mer eller mindre. Er det noen som kjenner seg igjen? Mange ledere og kunnskapsarbeidere har tilsynelatende høy grad av jobbautonomi og veldig høy fleksibilitet i hvor og når man jobber så lenge målene nås. Det er de fleste godt fornøyd med og er det som får hverdagen til å fungere for veldig mange familier der begge arbeider. Dette gir mye fleksibilitet, men krever også at du er god på selv-ledelse, prioritering, og selvkontroll.
- 1:30 Hvis noen spør deg: Kan du gjøre noe for meg neste uke? Hva svarer du vanligvis da? (Ja, det kan jeg sikkert) De fleste av oss er overoptimistiske på hva vi kan få gjort Manglende oversikt/plan gjør at vi kan ikke bestemme så mye over egen tid som vi ønsker/tror. Det er lett å ta på seg for mye. Så blir vi truffet av alt vi har tatt på oss og det er gjerne litt mer enn vi hadde tenkt. Du må jobbe på kvelden for å komme ajour, eller det blir kanskje helt borte for deg helt til noen kommer å spør deg om hvor det blir av det du har lovet å levere. Hvordan føles det? Er dette systemenes skyld? For så vidt ja, ettersom de driver opp informasjonsmengde og omløpshastighet, men løsningen ligger jo ikke i å lage bedre systemer, men å finne ut hvordan vi mestrer denne måten å arbeide på. Det kan ikke IT hjelpe oss med, men noe HR kan involvere seg i. Det som heller ikke blir snakket så mye om i forhold til jobbautonomi er at det også må være samsvar med ressurser. Mange av dere har sikkert vært borte i Job demands-resources model eller (JD-R) model. Problemene mange har i hverdagen er at demand stadig vokser, mens ressurser er konstante, eller de minsker. Det kan være arbeidstid, men også lederstøtte, opplæring og støttesystemer. Undersøkelser viser at de som har høyt jobbengasjement vil gjøre det enda bedre om de blir tilført mer ressurser, mens de som ikke har det vil komme ennå dårligere ut. For en del kan dette føre til stress, manglende mestringsfølelse og de havner i en nedadgående spiral som i verste fall ender i utbrenthet. Nå kan ikke alt dette tilskrives teknologi. Lederstøtte og et fornuftig forhold mellom arbeidsoppgaver og tid er selvfølgelig også viktig. Ikke minst er det sosiale miljøet og følelsen av tilhørighet viktig. -- Job demands: physical, psychological, social, or organizational aspects of the job, that require sustained physical and/or psychological effort or skills. Therefore, they are associated with certain physiological and/or psychological costs. Examples are, work pressure, emotional demands Job resources: physical, psychological, social, or organizational aspects of the job that are either or: functional in achieving work goals; reduce job demands and the associated physiological and psychological cost; stimulate personal growth, learning, and development. Examples are, career opportunities, supervisor coaching, role-clarity, and autonomy.
- Teknostress kommer ikke bare av dårlige IT-systemer. Det er mye mer komplekst enn det! Dert er summen av disse faktorene som gjør at mange sliter med stress. Vi kan jo alltids sende medarbeidere på stresskurs eller kurs i mindfulness, men da behandler vi bare symptomene. Vi lærer oss å tåle stresset bedre. Jeg er overbevist om at om vi kan redusere en eller flere av årsakene til stress vil det gi bedre og mer varig virkning, føre til mer motiverte og engasjerte medarbeidere og derigjennom også bedre resultater.
- Alt dette er utfordrende i dagens arbeidsmiljø. Der vi på to undersøkelser, en fra CEB og en fra Randstad peker de begge på at samarbeid er viktig, og det blir ennå viktigere fremover. Vi har fått en mer komplisert arbeidsdag der man ikke lenger kan nå målene sine ved å sitte på sitt egen kontor og løse alt selv. I tillegg til at vi må kommunisere og samarbeide med flere sitter disse i stadig økende gra på andre steder enn oss selv og løsningen på dette er ikke lenger å øke reisebudsjettet. Tvert imot. Vi forventes å samarbeid sømløst på kryss og tvers ved bruk av teknologi. I følge SSB tilbyr nå 2/3 av arbeidsgiverne tekniske løsning for å kunne jobbe hvor som helst og samarbeide med hvem som helst ved hjelp av bærbar PC og mobil kommunikasjon. Dette er faktisk det samme som andel kompetansearbeidere i Norge, definer som de som primært utfører sine arbeidsoppgaver med hodet som viktigste ressurs. g «66% prosent av arbeidsgiverne tilbyr ansatte muligheter for å arbeide utenfor kontoret med tilgang til e-post, dokumenter eller programvare» Kilde: SSB 2014
- Først hadde vi telefon, så kom e-post, øyeblikksmeldinger, intranett og nettmøter på løpende bånd. Det kommer stadig nye kommunikasjons- og samarbeidsverktøy. Det siste nå er såkalte «sosiale intranett» som Yammer og andre dere ser her. En utfordring er at ingen av de nye verktøyene erstatter de gamle så verden blir stadig mer kompleks. Det er et paradoks at mulighetene til høy fleksibilitet i arbeidet, og som vi alle ønsker, er muliggjort av IKT-løsninger samtidig som de påfører mange utfordringer med stadig raskere omløpshastighet og økende informasjonsmengde. Mange lever i en alltid på, aldri helt fri situasjon der det alltid er mer å gjøre enn man noen sinne kan få gjort. Innboksen blir aldri tom for å si det på den måten. Dette kan tappe oss for ressurser i en takt som er høyere en motivasjonen kan løfte oss. Mange føler at de blir et offer for IT-systemene som blir stadig flere og mer komplekse i takt med økende muligheter. Har HR et ansvar her? I de senere år har HR blitt stadig mer bevisst på sin strategiske rolle i virksomheten og det finnes flere definisjoner av HR's rolle som beskriver den rolle HR må ta i forhold til da ansattes muligheter til å prestere. Et eksempel er "HR’s rolle i virksomheten kan anses å være å tiltrekke, utvikle, beholde, og mobilisere organisasjonens humankapital for de strategiske retningene" (Tarique og Schuler, 2010) Vi må endre arbeidsvaner! Når du får et nytt IT-verktøy, eller du blir oppgradert til en ny versjon av Office, blir du da nysgjerrig og kaster deg over dette for å se hvordan du nå kan arbeide mer effektivt? De fleste er engasjert i sin rolle og ikke i å være IT-eksperter. Vi forsøker i størst mulig grad å fortsette som før så vi ikke trenger å lære noe nytt. Utfordringen for mange med ennå flere løsninger er a det blir enda et «skjermbilde» å forholde seg til, uten at noen av de gamle nødvendigvis forsvinner. Dere husker kanskje da man innføre intranett og ledelsen påla alle å ha dette som startskjerm? Jeg jobbet i Microsoft i mange år og der, som i andre store bedrifter, ulike deler av firmaet om de ansattes oppmerksomhet. +++ Hva er en av de vanligste startskjermene for mange i dag, også på jobben? Google
- Den nye arbeidshverdagen er mer kompleks, og stiller nye krav til både ledere og team-medlemmer. I den nye arbeidshverdagen, også kalt The New World of Work, kan det gå dager og uker mellom hver gang en medarbeider ser sin leder, samtidig som det er store forventinger til å lykkes som team. Hvordan påvirker dette deg som leder, eller medarbeider? Den høye fleksibiliteten som forventes i dag krever at både leder og medarbeidere er god på selv-ledelse, prioritering, og selvkontroll. Det er også en forutsetning for å lykkes at leder og medarbeidere har tillit til hverandre. Når lederen ikke ser medarbeidere hver dag er det viktig å kunne stole på at medarbeideren vil gjøre en god jobb uten å behøve å kontrolleres. Derfor er det viktigste verktøyet en leder har til å oppnå resultater målstyring. I dagens fleksible arbeidsliv er det mer relevant å følge opp resultater en hvor mange timer en medarbeider har arbeidet.
- Hvis du synes teknologien er vanskelig. Hvordan tror du de ansatte i organisasjonen føler det. Tror du de har det noe bedre? Det er du som har muligheten til å gjøre noe med dette med menneskeliggjøre systemer. HR skal ta eierskap vil ha IT som virker. Fordi mange av IT-systemene har ført til lavere mestring og inne høy jobbautomomi. Du skal gå ut herfra og bruke dine styrker for å sørge for at IT-systemene virker, at ansatte mestrer dem, og gjennom dette skaper engasjement og produktivitet. Oversettelseskompetanse Sjekkliste for innføring av nye systemer?