Ledelse i en digital hverdag
•Télécharger en tant que PPTX, PDF•
0 j'aime•608 vues
Ledere disponerer allerede teknologi til å arbeide svært effektivt digitalt. Vi nordmenn elsker ny teknologi, så lenge vi ikke trenger å endre oss selv og måten vi jobber på. Det er ikke teknologien som er begrensningen, men i hvilken grad vi evner å ta i bruk nye arbeidsformer der vi utnytter digitale muligheter
Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
Similaire à Ledelse i en digital hverdag
Similaire à Ledelse i en digital hverdag (20)
Ledelse i en digital hverdag
- 1. SmartEndring ™ 2014 Hvordan overleve og trives som leder i en digital hverdag Bjørn O. Hopland | bjorn.hopland@smartendring.no Tlf. +4790173524 http://www.smartendring.no
- 2. Arbeidsområder for digital ledelse Rammebetingelser og mål. Rutiner og systemer for målstyring, vurdering og medarbeiderutvikling. Omsette mål til handling. Oppnå ønskede resultater gjennom teamet. Balansere målområder, levere på ulike deler av lederrollen, medarbeiderstøtte og oppfølging. Strategiske mål HR-system Teamledelse Deg som leder År/ kv. Uke/ Mnd. Dag
- 3. SmartEndring ™ 2014 Planlegging og prioritering som lederutfordring Industriarbeidere og saksbehandlere arbeider etter forutsigbare mønster guidet av prosesser og saksbehandlersystemer. De kan gå hjem når arbeidsdagen er over og fortsette dagen etter. Ledere må balansere planlagte aktiviteter og hendelsesdrevne aktiviteter for å nå fastsatte mål. Arbeidsdagen er ikke over før jobben er gjort Hvor ofte opplever du at kravene på jobben går utover familielivet? I svært stor grad klokkestyrt I svært liten grad klokkestyrt %39%28 14 %6 % ■ Aldri ■ Sjelden ■ Noen ganger ■ Ofte ■ Alltid ■ Vet ikke/ikke aktuelt 6 % %1 2 %%24 44 % %28 4 % 4 % YS arbeidslivsbarometer 2014
- 4. SmartEndring ™ 2014 Digitale generasjonsforskjeller Gen X • Vokst opp med papir, terminaler og PC. Mange sliter med den stadig raskere utvikling i omløpshastighet, informasjonsmengde og stadig ny teknologi. Liker «den grønne møteboka» Gen Y • Vokst opp med PC hjemme. Leser og svarer på e-post på telefon sent og tidlig. Tar med PC hjem og jobber når barna har lagt seg. Gen Z • Vokst opp med Smart- telefon fra 8 år. Lever på Facebook, YouTube og SnapChat. Har lite forhold til PC og bruker ikke e-post. Telefonen er alt. Har dere ikke en app for det?
- 5. SmartEndring ™ 2014 Aftenposten 25.5.2014 Aftenposten 26.5.2014 FOTO: Ingar Storfjell Flere eldre velger jobb og lønn fremfor mer fri Eldre lar seg friste av å ha lønn og pensjon samtidig. De jobber som aldri før. Yrkesdeltagelsen blant eldre økte i fjor for tredje året på rad. 3-5 år?
- 6. SmartEndring ™ 2014 Demografiske endringer de neste 10 år 60-64 år øker med 24 000 65-70 år øker med 19 000 25-29 år øker med 65 000
- 7. SmartEndring ™ 2014 Unge er fleksible og vil gjerne ha et sosialt miljø på jobben. De har ingenting i mot å arbeide mye og sitter gjerne på kontoret utover ettermiddagen og kvelden om det trengs sammen med andre i samme livsfase.
- 8. SmartEndring ™ 2014 Prioritering av tid og arbeidsmønster endrer seg når man får barn
- 9. SmartEndring ™ 2014 Liv og arbeid når barna er voksne Jeg får mer ferie og vil kunne ta ferie på andre tider Jeg jobber 1 uke i måneden i København der min kone har et langtids- engasjement Vi har kjøpt leilighet i Spania og er der ofte. Jeg jobber gjerne 1-3 timer pr. dag via epost og telefon Jeg er 67, men jobber halv tid og har aldri hatt det så fint på jobben. Fortsetter så lenge jeg har helsa
- 10. SmartEndring ™ 2014 Alle ønsker fleksibilitet Forskjellen er hva vi bruker den til
- 11. Vekst i kommunikasjon og samarbeid siste 3-5 år Større nettverk 60% av de ansatte sier de kommuniserer og samarbeider med flere i dag Mer samarbeid 67% av de ansatte sier de må samarbeide mer med andre for å få gjort jobben sin. Mindre, 5% Samme, 38%Mer, 57% Samarbeid på tvers av geografi Kilder: Corporate Executive Board 2012, Randstad 2014
- 12. SmartEndring ™ 2014 Økte krav til å prestere Kilder: Corporate Executive Board 2012, YS arbeidslivsbarometer 2014
- 13. SmartEndring ™ 2014 Lyspæren kom ikke som en evolusjon fra stearinlyset … Analog Digital 10X mer effektiv Varer 50X lenger
- 14. SmartEndring ™ 2014 Bruker du hodet som en analog-til-digitaloversetter?
- 15. SmartEndring ™ 2014 Mindre dobbeltarbeid og alt tilgjengelig – alltid!
- 16. SmartEndring ™ 2014 Hvordan arbeide og kommunisere når man ikke ser hverandre hver dag Tradisjonell kontorarbeidsplass Fleksibelt arbeidsmønster Planlagt kommunikasjon Ad-hoc kommunikasjon Arbeide på egen hånd Planlagt kommunikasjon Ad-hoc kommunikasjon Arbeide på egen hånd
- 17. Høy fleksibilitet krever planlegging og struktur Avtale mål med team og medarbeidere Skape handlingsplan for team og medarbeidere Regelmessig sjekk av fremgang Korriger mål, og/eller handlingsplan Oppsummere året og måloppnåelse for team og hver medarbeider Mål for året Handlings- plan Ønsket resultat 5-7 målområder Hvordan skal målet nås Hvordan vet vi at målet er nådd Dele resultater
- 18. Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ For ledere, lederteam og kunnskapsarbeidere Gjør en smart endring på jobben. La teknologi og struktur arbeide for deg, frigjør plass i hodet til innovasjon, og til å skape resultater Bjørn O. Hopland | bjorn.hopland@smartendring.no | +4790173524 Balanser tillit og kontroll
- 20. Alle rettigheter forbeholdes SmartEndring-ChangeSmart ™ Følg opp med 1:1 møter ofte og dokumenter underveis
- 21. I den nye arbeidshverdagen er sjelden alle teammedlemmer på samme sted Sukk! Denne uken blir det visst bare oss to på ukemøtet. Hvordan skal vi komme oss videre i prosjektet på denne måten? Hei! Jeg jobber hjemme med sykt barn og kan dessverre ikke komme på ukemøtet Hei! Jeg må kjøre til et arrangement, så kan ikke delta på møtet denne uken. Hei! Jeg er på hytta, men kan godt ringe inn om det er viktig at jeg er med på møtet
- 22. Deltar via Smart- telefon fra bilen Jobber hjemme med sykt barn, og deltar fra hjemme- arbeidsplassen Deltar fra nettbrett fra hytta – siden dette er et viktig møte. Denne uken deltar to fra møterommet på kontoret Alle møter inneholder invitasjon til nettmøte -Alle deltakere er bare1-klikk unna møtedeltakelse! Gjør alle møter stedsuavhengige! Tips: Start med nettmøte og legg til ett eller flere møterom i tillegg
- 23. Har du opplevd slike møter? Hva er egentlig agendaen for møtet? Sorry! Jeg fikk ikke tid til å gjøre det jeg lovet i det forrige møtet Hva er det riktige dokumentet? Jeg har 3 versjoner i E- posten Var det jeg som skulle følge opp dette? Jeg trodde du gjorde det! Tenk om vi kunne planlegge og gjennomføre effektive møter der alle var forberedt og fulgte opp sine oppgaver
- 24. Arrangerer gode møter med minimalt arbeid uten å sende en eneste E-post Flagg dine egne aktiviteter for oppfølging i Outlook Møteserie med en side pr. møte Møtenotater og avtalte gjøremål Slik arrangerer du møter uten en eneste E-post 1. Deltakere legger selv inn egne agendapunkt i en felles Microsoft OneNote. 2. Alle kan ta notater i møtet. Alle ser notatene underveis. 3. Bli enige om, og dokumenter oppgaver. Dette er nå møtereferatet. 4. Alle flagger sine egne oppgaver for oppfølging. Merk aktiviteter for møtedeltakere som gjøremål (Oppgaver)
- 25. Skap gode samarbeidsmuligheter og sosiale møteplasser når leder og medarbeidere ikke ser hverandre hver dag Lag årsplan for fellesmøter, gruppemøter og 1:1 møter Vær tilgjengelig for en prat på nett Sosial infrastruktur for «kaffeprat» og deling av små og store nyheter
- 26. SmartEndring ™ 2014 God ledelse i en digital hverdag Støtte fleksibilitet i arbeidstid og arbeidsted Respektere individuelle preferanser i arbeidsform Gi klare mål og høy forutsigbarhet i oppfølging Gi ansvar og tillit, og støtt medarbeider når det trengs
- 27. Hva du kan gjøre i dag for å legge til rette for å lede i den digitale arbeidshverdagen Utvikle egen lederplan for lederutfordringene i en digital tid Lær å bruke den teknologien du har for å bruke tiden du har til god teamledelse og til å ha kontroll over egen hverdag
Notes de l'éditeur
- Dere disponerer allerede teknologi til å arbeide svært effektivt digitalt selv om det ikke ser så fancy ut som dere ser her. Vi nordmenn elsker ny teknologi, så lenge vi ikke trenger å endre oss selv og måten vi jobber på. Det er ikke teknologien som er begrensningen, men i hvilken grad vi evner å ta i bruk nye arbeidsformer der vi utnytter digitale muligheter
- Dere har som alle andre virksomheter rutiner og systemer for målstyring, vurdering av ansatte og medarbeiderutvikling. Dette er noe vi må forholde oss til og du som leder kan i liten grad påvirke dette. Dette er rammebetingelser vi må forholde oss til. Men der stopper gjerne virksomhetens oppfølging av deg som leder. Hvordan du omsetter mål til handling og oppnår de ønskede resultater sammen med ditt team er opp til deg selv. Dette er bra, fordi det er det som gir deg fleksibilitet og mulighet til å arbeide på en måte som passer for deg. Men, samtidig stiller det store krav til selvledelse og teamledelse i en verden der informasjonsmengden øker og omløpshastigheten stadig øker takket være digitaliseringen. For å mestre og trives i lederrollen må vi bli gode på å benytte de digitale løsningene som har skapt utfordringen.
- 44%+28%+4%=76% 2/3 av oppgavestyrte ledere/medarbeidere opplever i større og mindre grad at jobben går ut utover familielivet. Ledere følger ikke prosesser og saksbehandlingssystemer, men er mye mer hendelsesdrevet. Mange kommer inn via e-post, så man kan si at Outlook er lederens «saksbehandlersystem»
- Hvilken bakgrunn og forutsetninger har ulike ansattgrupper for å ta i bruk nye arbeidsformer i en mer og mer digitalisert verden?
- Det er stor interesse rundt seniorer i arbeidslivet nå om dagen. Noe kommer av diskusjoner om tvungen pensjonsalder, og mye skyldes den nye fleksible pensjonsordningen. Det ser ut som flere står i jobb lenger enn før. Hva skjer her om 3-5 år. Vil vi se dette fortsette de neste 3-5 årene? Hvis du er 60 i dag kan du sannsynligvis jobbe 15 år til om du vil Tilsvarer like lang tid som tiden fra du var ferdig med utdannelsen til du er 40 om du var ferdig å studere når du var 25. Der er de årene vi ofte tenker på å gjøre karriere. Så på 15 år kan du ha en ny karriere Jeg er nå på den tredje karrieren. Den første var innen IT-teknologi, salg og markedsføring. Så hadde jeg en karriere innen HR og personal, og har nettopp startet en ny karriere som rådgiver i den nye digitale arbeidshverdagen. Det regner jeg med å gjøre de neste 15 årene (om helsa holder) Økningen i yrkesandelene skjer særlig i aldersgruppen 62–64 år. For disse tre kullene økte yrkesdeltagelsen med 6–7 prosentenheter fra 2010 til 2013. Aller størst er økningen for 64-åringene. I 2010 jobbet 39 prosent av dem. Tre år senere var andelen steget til 45,9 prosent. For hele aldersgruppen 62–66 år er økningen fra 39,5 prosent i 2010 til 44 prosent i 2013. Hvis andelen hadde holdt seg på 2010-nivå, ville det vært 12.700 færre i jobb i denne aldersgruppen i 2013. Tallene er basert på en totaltelling av alle lønnstagere i Navs arbeidstager- og arbeidsgiverregister. (Totalt antall sysselsatte i 60-64 år er 180 000. Økning på 7% vil være 12 600. For gruppen 65-74 år er 88 000. Økning på 7% vil være 6000. Høyere utdannede seniorer Men det er nok mange krefter i sving samtidig. Også for 60- og 61-åringer har yrkesandelen økt de tre siste årene, men mye mindre enn for de som er noen år eldre. Økningen gjelder videre nedover i aldersgruppene i 50-årene. For personer over 50 år er yrkesaktiviteten nå den høyeste siden 2001. Dette har skjedd samtidig som den totale yrkesaktiviteten har falt siden 2008, blant annet på grunn av finanskrisen og påfølgende internasjonale kriser.
- Økning i reell pensjonsalder og tillate alle å arbeide til de er 70+ har ingen stor virkning på hele arbeidsmarkedet. Ca 50% av de på 66 arbeider i dag, mens dette faller til 20% for 70 åringer. Dvs selv om antall 70 åringer som arbeider øker vil det ikke gjøre store utslag. Totalt antall sysselsatte i 60-64 år er 180 000. Økning på 7% vil være 12 600. For gruppen 65-74 år er 88 000. Økning på 7% vil være 6000. Til sammenligning er nettoinnvandringen 40.000 i året og ett årskull med fødsler er ca. 60.000
- Unge er fleksible og vil gjerne ha et sosialt miljø på jobben. De har ingenting i mot å arbeide mye og sitter gjerne på kontoret utover ettermiddagen og kvelden om det trengs sammen med andre i samme livsfase. Mange unge er vil gjerne ha et sosialt miljø på jobben med andre kolleger. De vil gå ut sammen på «lønningspils» Gjennomsnittsalderen for førstegangsfødende i dag er 31 år og øker. For universitetsutdannede er den sannsynligvis høyere. Dvs. denne fasen i livet kan godt vare i 10 år for mange.
- Verden og jobbhverdagen endrer seg dramatisk når man får familie. På grunn av gode permisjons og barnehageordninger i Norge vil mange være 2-karrierefamilier med en svært hektisk arbeidsdag. Men noen vil også prioritere annerledes …
- Når barna er ute og vi trives med å arbeide åpner det seg mange nye muligheter.
- Unge vil kunne sitte utover ettermiddagen og ha et sosialt liv på jobben. De vil kunne bruke de IT- og mobilverktøyene de liker. Foreldre med barn vil kunne ta kort arbeidsdag på kontoret, men kunne jobbe hjemme om kvelden. Voksne med store barn vil kunne ta fri på andre tidspunkt, eller kanskje jobbe delvis fra Spania - Det at ulike grupper har forskjellig arbeidsmønster kan selvfølgelig være en utfordring. Det mange gjør for å sikre at de ulike gruppene kan samarbeide er for eksempel å operere med kjernetid 9 til halv 3, og regulere hvor ofte og når det er lov å arbeide hjemme. Spørsmålet er om dette er den beste måten å sikre samarbeid på i fremtiden. Er disse ordningene der like mye for å tilfredsstille ledernes kontrollbehov som å sikre samarbeid?
- Alt dette er utfordrende i dagens arbeidsmiljø. Der vi på to undersøkelser, en fra CEB og en fra Randstad peker de begge på at samarbeid er viktig, og det blir ennå viktigere fremover. Vi har fått en mer komplisert arbeidsdag der man ikke lenger kan nå målene sine ved å sitte på sitt egen kontor og løse alt selv. I tillegg til at vi må kommunisere og samarbeide med flere sitter disse i stadig økende gra på andre steder enn oss selv og løsningen på dette er ikke lenger å øke reisebudsjettet. Tvert imot. Vi forventes å samarbeid sømløst på kryss og tvers ved bruk av teknologi. I følge SSB tilbyr nå 2/3 av arbeidsgiverne tekniske løsning for å kunne jobbe hvor som helst og samarbeide med hvem som helst ved hjelp av bærbar PC og mobil kommunikasjon. Dette er faktisk det samme som andel kompetansearbeidere i Norge, definer som de som primært utfører sine arbeidsoppgaver med hodet som viktigste ressurs. g «66% prosent av arbeidsgiverne tilbyr ansatte muligheter for å arbeide utenfor kontoret med tilgang til e-post, dokumenter eller programvare» Kilde: SSB 2014
- Arbeidsmiljøloven forutsetter at det er antall timer som er målet på arbeidsinnsats og dermed at det er dette som måles. Det har imidlertid blitt hevdet at klokketid har mistet sin betydning som mål på arbeidsinnsats og blitt erstattet med en måling av sluttproduktet, enten i kvantitativ eller kvalitativ forstand. I denne forbindelse diskuteres forskjellen mellom klokkestyrt og oppgavestyrt arbeidstid. I førstnevnte tilfelle er arbeidstid definert ut fra hvor mye tid som brukes på arbeid, mens i sistnevnte tilfelle er det hva arbeidet skal resultere i som bestemmer arbeidstidens begynnelse/slutt, og dermed blir selve klokketiden mindre relevant til fordel for «bare jobben blir gjort». Forskning gjort av AFI viser imidlertid at arbeidshverdagen for mange preges av en blanding av klokkestyrt og oppgavestyrt arbeidstidsregulering, og resultatene fra årets barometerundersøkelse tyder på det samme. Vi stilte spørsmål om oppgavestyrt og klokkestyrt arbeidstid hver for seg, og ba om svar på en skala fra «Ikke i det hele tatt» til «I svært stor grad» ut fra en antagelse om at arbeidstakere kan oppleve begge. Derfor summerer ikke andelene seg til hundre i følgende figur over utbredelse av klokkestyrt og oppgavestyrt arbeidstid i de fire arbeidslivene:
- Utenpå ser lyspæra ikke veldig forskjellig ut, så man kan lett bli lurt til å tro at det er en evolusjon, men det er ikke riktig. Overgangen fra analog til digital har krevd nytenkning og endring. Dette er et digitalt kvantesprang. Skal vi stadig behandle mer informasjon på kortere tid og oppnå mer krevende mål med mindre ressurser må vi som ledere også gjøre et digitalt kvantesprang
- Dette blir ikke enklere om det vi arbeider med er spredd på alt fra PC og telefon til møtebok, løse ark og gule lapper. Å bruke papir til å kommunisere og dele informasjon er det som er igjen av den analoge verden. Hver gang vi må ta opp et papir, eller skriver ut dokumenter bryter vi den digitale informasjonsflyten og potensielt senker informasjonshastighet og produktivitet.
- Jo mer vi kan unngå å bryte den digitale informasjonsflyten jo mindre ekstraarbeid får vi med å bruke hodet som oversetter, og så lenge informasjonen er digital er den alltid tilgjengelig for oss uansett mengde og hvor vi befinner oss.
- Før kunne du se ut i lokalet om en medarbeider var tilstede og si «Hei, har du 5 minutter?» Det kan du i mindre og mindre grad. Selv om de skulle befinne seg på kontoret kan det hende de sitter et annet sted i bygget i dag, i et møterom eller et stillerom. Det endrer kommuniksjonsmønsteret. -- Planlagt kommunikasjon E-post Planlagte Nettmøter 1:1 Grupper Allmøte Publisering Sosiale media Ad-Hoc kommunikasjon E-post Ad-hoc nettmøter Meldinger Sosiale media
- Det er virksomhetens og lederens ansvar å opprette en struktur for god målstyring og oppfølging av denne. I planen etableres kommunikasjon og oppfølgingspunkter mellom leder og team. For et medarbeidere skal ha høy frihet til å arbeide selvstendig stilles det store krav til overordnet planlegging og struktur med tydelige mål for både team og teammedlemmer
- «Høy jobbautonomi, sosial tilhørighet og mestringsopplevelse gir høy indre motivasjon» Doktorgradsstipendiat Beate Jelstad, NHH «Medarbeidere som opplever en høy grad av jobbautonomi leverer bedre arbeidsprestasjoner, har mindre stress, angst, utbrenthet, rollekonflikt og fravær» Professor Bård Kuvås, BI
- Som nevnt tidligere stiller dagens fleksible arbeidsformer store krav til selvledelse. Dette samsvarer bra med kunnskapsmedarbeidere som gjerne vil arbeide selvstendig, og hater å bli detaljstyrt. Ved å ha klare mål og forutsigbare sjekkpunkter kan man oppnå dette samtidig som lederen kan få tilfredsstilt behov for kontroll og status for ulike arbeidsoppgaver og målområder.
- Vi trenger ikke omfattende systemer fra HR for å følge opp teammedlemmer. Det kommer vi aldri til å få. Det er en del av lederrollen. Vet du at du allerede har dette verktøyet?
- Man trenger ikke å ha kontorer i ulike byer for å oppleve den nye arbeidshverdagen
- Det koster ikke noe mer å innkalle til et Lync-møte enn til et møte som er planlagt å holdes i et møterom! Og du kan faktisk gjøre begge deler. Hvis du tenker over det – Om du innkaller til et møte med 8 personer om to uker. Hva er sannsynligheten for at en eller flere av disse ikke er på kontoret når vi kommer til møtetidspunktet? Ganske stor. Men det kan godt hende de kan delta på Lync. Om dette ikke er planlagt i utgangspunktet blir det ofte for mye styr å ordne der og da så de blir vanligvis ikke med, eller man må kanskje utsette møtet med de uheldige konsekvenser det kan ha.
- Mange klager over dårlige møter. Over er en del vanlige utsagn mange nok vil kjenne seg igjen i. Når vi vet dette, hvorfor har vi ingen agenda? forbereder vi oss ikke til møtet? tar vi ikke notater eller lager møtereferat? gjør vi ikke oppgavene vi påtok oss i forrige møte? Fordi et forberedt møte vanligvis krever mye organisering og fører til mye e-postutveksling!
- Bruk av elektroniske samarbeidsverktøy er viktig for å holde kontakten En utfordring ved samarbeid over avstand er å utvikle og beholde den sosiale kontakten som er viktig for trivsel og samarbeid.