Unternehmensweites Daten und Informationsmanagement

UNTERNEHMENSWEITES
DATEN- UND
INFORMATIONSMANAGEMENT

TOPICS

Herausforderungen und
Notwendigkeit von
Informationsmanagement
im Unternehmen

Unterschiedliche Daten –
Wo befinden sich
Informationen ?

Strukturierte Daten

Unstrukturierte Daten

Ansätze und
Möglichkeiten im Bereich
Daten- und
Informationsmanagement

Q&A

HERAUSFORDERUNGEN UND
NOTWENDIGKEIT VON
INFORMATIONSMANAGEMENT IM
UNTERNEHMEN

Arbeit

Boden

Produktionsleistung

Kapital

Wissen

NOTWENDIGKEIT VON
UNTERNEHMEN

Information
Worker

IT

Dispositiver Faktor
Wissen

Informationen

NOTWENDIGKEIT VON
UNTERNEHMEN
Notwendigkeiten:
Veränderungen in der Wertschöpfungskette:
Änderungen im Arbeitsumfeld
Homeoffice
Telearbeit
Teilzeit
Einfluss von (privaten) Web 2.0 Erfahrungen
Virtualisierung der Produktionsfaktoren
Onside bei Kunden / Partnern

Verschiebung von der Industriegesellschaft hin zur Wissensgesellschaft
Produzierende Industriezweige wandern ab
Globale Faktoren steigern die Nachfrage nach Innovationen und neuen Ansätzen

NOTWENDIGKEIT VON
UNTERNEHMEN
Notwendigkeiten:
Veränderungen im Unternehmensumfeld:
Globalisierung:

Globalisierung ist nicht mehr nur ein Thema für ambitionierte Großunternehmen. Die Globalisierung fordert von Unternehmen mehr und
mehr hohe Flexibilität und Reaktionsfähigkeit
Beschaffung
Marketing
Erzgestein ließ sich noch recht leicht beschaffen, Kunststoff
Sales
Pressestelle
dagegen nur äußerst schwierig herstellen: Ein Brite wollte einen

Der Selfmade-Toaster:

Anforderungen:

Toaster bauen - allein und von Grund auf.

Dokumentation betrieblicher Vorgänge:
http://www.sueddeutsche.de/wissen/experiment-ein-elektrogeraet-bauen-derBilanzen
selfmade-toaster-1.103393
Gewinn- und Verlustrechnungen
Vorschriften wie z.B.:
IFRS (International Finance Reporting Standard)
HGB (Handelsgesetzbuch)
KonTraG (Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen) Stichwort Risiko-ManagementSysteme für Aktiengesellschaften
Basel II (regelt z.B. die Eigenkapitalvereinbarungen und Kreditvergabe an Unternehmen über ein
Ratingsystem)

NOTWENDIGKEIT VON
UNTERNEHMEN
Herausforderungen:
Strategisches Informationsmanagement im betriebswirtschaftlichen Kontext:
„Planen, Gestalten, Überwachen und Steuern von Informationen und Kommunikation im Unternehmen zur
Erreichung der strategischen Unternehmensziele.“

•

basierend auf Standardkomponenten

•

aus Bestehendem Neues kreieren

•

nur möglich durch den Einsatz von Tools

•

Immaterialgüterrecht: Anspruch auf Geschaffenes

UNTERSCHIEDLICHE
DATEN – WO
BEFINDEN SICH
INFORMATIONEN ?

Menschen

Weitere

Systeme

Dateiablage

UNTERSCHIEDLICHE DATEN –
WO BEFINDEN SICH
INFORMATIONEN ?
Wie werden Daten üblicherweise gespeichert

•

Strukturierte Daten
Files Shares
Datenbanken
Content Management Systeme

•

Wiki
Öffentliche Ordner
„temp“ Laufwerke
Abteilungslaufwerke

UNTERSCHIEDLICHE DATEN –
WO BEFINDEN SICH
INFORMATIONEN ?
Wie funktioniert unser Denken

Gedankenfetzen
Assoziationen
Erfahrungen
Geschichten und Erlebnisse,
mit denen wir etwas verbinden
Vergleichend
Wertend
Bezogen auf etwas…

STRUKTURIERTE
DATEN
Historie:
In den 1980er Jahren begannen sich themenspezifische und
aufgabenorientierte Einzelsysteme zur Unterstützung des
Managements zu etablieren. Diese Systeme wurden unter dem
Sammelbegriff MSS (Management Support Systems)
zusammengefasst.

Scott Morton:
„the use of computers and related information technologies to
support managers“
!….not only computers

STRUKTURIERTE
DATEN


In der betrieblichen Praxis wurde seit den 1990er Jahren der Begriff BI
(Business Intelligence) im Bereich der strukturierten Daten geprägt. Dies
lässt sich primär auf Überlegungen der Gartner Group aus dem Jahr 1996
zurückführen: „Data analysis, reporting and query tools can help business users wade
through a sea of data to synthesize valuable informations from it – today these tools collectively
fall into a category call ‚Business Intelligence‘ “



Eine typische Definition:


Systeme, die auf Basis interner Leistung und Abrechnungsdaten sowie externer
Marktdaten in der Lage sind, das Management in seiner planenden, steuernden
und koordinierenden Tätigkeit zu unterstützen.

STRUKTURIERTE
DATEN
Typische Definitionen:
BI als Fortsetzung der Daten- und Informationsverarbeitung
für die Unternehmensführung
BI als Filter in der Informationsflut: Informationslogistik
BI = MSS, aber besonders schnell / flexibel
BI = Data Warehouse
BI als Prozess: Symptomerhebung -> Diagnose -> Therapie ->
Prognose -> Therapiekontrolle

Enges BI Verständnis:
Wenige Kernapplikationen, die eine Entscheidungsfindung
unmittelbar unterstützen
Online Analytic Processing (OLAP)
Management Information System
(MMS)
Executive Information System
(EMS)

Analyseorientiertes BI Verständnis:
Systeme mit interaktiven Möglichkeiten zur
Auswertung und Analyse
Ad-hoc-Reporting
Balanced Scorecards
Prozess-Planungs-Systeme

Weites BI Verständnis:
Alle Systeme, die direkt oder indirekt an der
Entscheidungsunterstützung beteiligt sind
Auswerte- und
Präsentationstools
Datenaufbereitung (ELT-Tools,
OLTP)
Datenspeicherung (Data Mart,
Data Warehouse)

STRUKTURIERTE DATEN

E-Business als Quelle strukturierter Daten:
E-Business: teilweise bzw. vollständige
Unterstützung, Abwicklung und
Aufrechterhaltung von
Leistungsaustauschprozessen mittels
elektronischer Netze.

Die Beziehungen auf Lieferanten- und Kundenseite
wurden in vielen Bereichen teilweise oder
vollständig digitalisiert. Vor allem auf der Ebene
der operativen Informations- und
Kommunikationssysteme.

SINN, UNSINN UND
SCHEINKORRELATIONEN
Gregory Bateson1, Geist und Natur – eine notwendige Einheit:
…vor 30 Jahren stellten wir die Frage: Kann ein Computer alle Prozesse der Logik simulieren? Die Antwort lautete ja, aber
die Frage war mit Sicherheit falsch gestellt. Wir hätten fragen sollen: Kann die Logik alle Sequenzen von Ursache und
Wirkung simulieren? Und die Antwort hätte nein lauten müssen….
Beispiele aus der Praxis:
Auf einer Messe wurden im letzten Jahr sehr viele Leads generiert und ein großer Auftrag an Land gezogen. Im diesem Jahr
wurde kein Auftrag abgeschlossen. Geht man dann im nächsten Jahr, basierend auf der Zahlenauswertung dieses Jahres
wieder hin?
…Der Leiter der Polizeidienststelle, der dachte er müsse nur die Kilometerstände der Streifenwagen nach jeder Nachtschicht kontrollieren,
um zu sehen ob nachts auch ordentlich Streife gefahren wird – sobald das die Polizisten spitz bekommen hatten, wurde nachts mit
Hochgeschwindigkeit über die Autobahn gejagt (in möglichst kurzer Zeit möglichst viele Kilometer), um danach wieder in Ruhe den
wichtigen Dingen nachgehen zu können
…hm, jetzt hab ich gerade 1Stunde mit dem Mayer geplaudert, klar, wir haben uns auch über die offenen Doings in den aktuellen
Projekten unterhalten, aber wie soll ich die 1Stunde jetzt verbuchen. 5Min hierauf 10Min darauf…. Nee, ich hau die 1Stunde einfach auf

STRUKTURIERTE DATEN
Der berühmte Detektiv Sherlock Holmes und sein griesgrämiger Assistent
Dr. Watson bauen während eines Campingausflugs ihr Zelt auf.
Mitten in der Nacht rüttelt Holmes Dr. Watson wach.

HOLMES: Watson, schauen Sie rauf zu den Sternen und sagen Sie
mir, was Sie aus diesem Anblick folgern?

•BI Projekt

•Fragestellungen
•Anforderungen



DR. WATSON: Ich sehe Millionen von Sternen, und wenn es
Millionen von Sternen gibt, und wenn auch nur ein paar von denen
Planeten besitzen, dann ist es leicht möglich, dass einige Planeten
davon unserer Erde ähnlich wären. Und wenn es da draußen ein
paar Planeten wie die Erde gibt, dann könnte es auf diesen ebenfalls
Leben geben. Außerirdisches Leben!

•Komplexe Analysen
•Statistiken
•Data Mining
•Reporting
•Auswertungen



HOLMES (schüttelt den Kopf): Watson, Sie Idiot! Jemand hat unser
Zelt gestohlen!

•Die eigentliche
Lösung

UNSTRUKTURIERTE DATEN
WARUM ENTSTEHEN UNSTRUKTURIERTE
DATEN….?
unser Denken
 Gedankenfetzen
 Assoziationen
 Erfahrungen
 Geschichten und Erlebnisse,
mit denen wir etwas verbinden
 Vergleichend
 Wertend
 Bezogen auf etwas…

Datenspeicher

Strukturierte Daten
 Files Shares
 Datenbanken
 Content Management
Systeme

 Wiki
 Öffentliche Ordner
 „temp“ Laufwerke
 Abteilungslaufwerke

Wir müssen also tagtäglich eine Brücke zwischen der Art, wie wir denken und lernen und der Art und Weise, wie
Informationen von IT Systemen verwaltet werden, schlagen!

UNSTRUKTURIERTE DATEN
DIE NOTWENDIGKEIT VON UNSTRUKTURIERTEN DATEN, 2 BEISPIELE:

Beispiel 1:
Der Ansatz „unser neues Intranet soll wie Facebook sein“ hat sich inzwischen weitgehend überholt. Trotzdem ist „social Computing“ nach wie vor
ein sehr aktuelles Thema.
Frage:
Warum ist social Computing für Unternehmen so interessant?!
Antwort:
Weil man erkannt hat, dass in Netzwerken wie Facebook, LinkedIn oder Xing
Informationen mit einem hohen Bezug zur täglichen Arbeit / zum Unternehmen
sehr gut fließen und der Daten- und Wissenstransfer signifikant besser läuft als in allen bisher bekannten Strukturen
und Maßnahmen wie Informations-Meetings, Newslettern oder ähnlichem.

Beispiel 2:
Ein Projektverwaltungssystem ist ein gutes Instrument, wenn man eine Vorstellung davon hat, welches Ziel erreicht werden soll, was für den
Prozess dorthin wichtig ist und wer für die Zielerreichung benötigt wird
Unstrukturierte Prozesse ermöglichen leicht die ungeplante Zusammenarbeit über Linienorganisations- oder Projektteamgrenzen hinaus, die von
den Beteiligten aber als notwendig erachtet wird. Weil z.B. innerhalb eines funktionierenden Wiki-Systems auch Inhalte erfasst werden können,
von denen eben vorher kein Wissen im Unternehmen vorhanden war, oder über dessen Wichtigkeit sich keiner bewusst war. Unstrukturierte
Prozessräume ermöglichen die Zusammenarbeit von Leuten, die vorher nicht als Kompetenzträger identifiziert wurden, oder können für
dezidierte Innovationszwecke genutzt werden.

ANSÄTZE UND MÖGLICHKEITEN IM
BEREICH DATEN- UND
INFORMATIONSMANAGEMENTDATEN
Zugriff auf unstrukturierte Daten durch ein unternehmensweites Suchportal
Intuitive Suche basierend auf Features wie:
"View in Browser" Link für Office Dokumente
"Meinten Sie" Vorschläge
"Refiner"
Relevanz Ranking
Testauszüge in den Ergebnissen
Bool´sche Suche
Best Bets
Mehrsprachigkeit
z. B. bei deutscher Browsereinstellung werden eher deutsche Ergebnisse gefunden

Benutzerkontext
Abhängig von den Daten in meinem Profil werden die Ergebnisse mit einem anderen Ranking angezeigt

Personensuche
Adressbuchartige Suche
Phonetische Namensübereinstimmung

Suche in den Metadaten von Personen

METADATEN EXTRAKTION

Basierend auf Wörterbüchern, Taxonomien
und Entitätsmodellen können aus Daten
Metadaten extrahiert werden.

BEREICH DATEN- UND
weitere Zugriffsmöglichkeiten auf Informationen
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