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Microsoft Access Grundkurs
Gliederung ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Einleitung ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Grundbegriffe 1/5 ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Karteikasten  = Datenbank Karteikarte  = Datensatz Karteikartenfeld  = Datenfeld
Grundbegriffe 2/5 Datenbank  = Karteikasten = Tabelle(n) Datensatz  = Karteikarte  Datenfeld  = Karteikartenfeld
Grundbegriffe 3/5 D atenbank s ystem  (DBS) = D aten b ank /  D aten b asis  (DB) + D aten b ank  M anagement  S ystem  (DBMS) D aten b ank  M anagement  S ystem Ein System, das große Datenmengen in Tabellen speichert, verwaltet und den Zugriff auf die enthaltenen Daten regelt.
Grundbegriffe 4/5 ,[object Object],[object Object],Relationales Datenbankmodell Modell zur Strukturierung einer Datenbank: - relationale Datenbanken arbeiten mit mehreren Tabellen, - die mit Hilfe von Schlüsselfeldern miteinander verknüpft werden. andere Datenbankmodelle sind z.B. das hierarchische Datenbankmodell oder das objektorientierte Datenbankmodell.
Grundbegriffe 5/5 ,[object Object],[object Object],SQL (Structed Query Language) Standartisierte Sprache, in der sich Abfragen und andere Datenbank- Operationen formulieren lassen.
Warum Datenbanken einsetzen? ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Probleme beim DB-Entwurf beachten (1/3) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Probleme beim DB-Entwurf beachten (2/3) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Probleme beim DB-Entwurf beachten (3/3) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
schlechte Beispiele (1/3)   ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
schlechte Beispiele (2/3)   ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
schlechte Beispiele (3/3) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
so geht‘s richtig – das gute Beispiel ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
was lernen wir daraus?   ,[object Object],[object Object],[object Object]
Entity-Relationship-Modell (ERM)   Elemente des ERM: Entitäten Beziehungen Attribute
Entity-Relationship-Modell (ERM) Entität  (Entity) unterscheidbare (identifizierbare) Dinge aus der realen Welt z.B.: Objekte, Personen, Gegenstände Entitäten unterscheiden sich durch die Ausprägung ihrer jeweiligen Eigenschaften Entitätstyp (Entity-Typ) abstrakte Zusammenfassung aller Entitäten, die die gleiche Eigenschaftsstruktur  aufweisen Beispiele: Abteilung  FiBu Mitarbeiter  Meyer Projekt  6487 Beispiele.
Entity-Relationship-Modell (ERM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Beispiele: Mitarbeiter  Meyer arbeitet an  Projekt  6487 Mitarbeiter  Meyer gehört zu  Abteilung  FiBu 0 keine Zuordnung 1 genau eine Zuordnung n ,  m  viele Zuordnungen
Entity-Relationship-Modell (ERM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],Beispiele:   Mitarbeiter: Mitarbeiternummer  1 – 9999 Mitarbeitername  max. 256 Zeichen /nicht leer arbeitet an: Arbeitszeit  0 - 999
Entity-Relationship-Modell (ERM)   ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Entity-Relationship-Modell (ERM) Gesamtdarstellung Aussagen des abgebildeten ERMs: - ein Mitarbeiter gehört zu genau  1  Abteilung - zu einer Abteilung gehören  n  Mitarbeiter - ein Mitarbeiter arbeitet an  m  Projekten
Entity-Relationship-Modell (ERM) ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Relationenmodell ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Relationenmodell ABTEILUNG ( Abteilungsnummer , Abteilungsname) MITARBEITER ( Mitarbeiternummer , Mitarbeitername, Abteilungsnummer) PROJEKTARBEIT ( Projektnummer ,  Mitarbeiternummer , Arbeitszeit) PROJEKT ( Projektnummer , Projektname)
Normalisierung von Daten ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
1. Normalform Es sind zusätzliche Schlüsselfelder einzufügen. Jeder Datenwert muß durch Schlüsselfelder ermittelt werden können. Mehrfacheinträge Auflösen durch Duplizieren des Datensatzes so,  daß ein Datensatz für jeden Wert  des Mehrfacheintrages existiert. Jedem Datenfeld eines Daten- satzes darf höchstens ein Wert zugewiesen sein. D.h. es  dürfen keine Mehrfacheinträge in einem Datenfeld vorliegen. Lösung / Transformation Regel
1. Normalform Normalisierung Normalisierung
2. Normalform   Überprüfen und ggf. neue  Schlüsselfelder hinzufügen oder  zusammengesetzte Schlüssel  definieren. Jedes Nicht-Schlüsselfeld  muß durch ein Schlüsselfeld identi-  fizierbar sein und vom gesamten Schlüssel abhängen. Aufteilung in mehre Tabellen  nach Themen/ Informations- gebieten. Eine Tabelle enthält nur  Daten eines Themen- bzw. Informationsbereiches. zuvor anhand 1.NF normalisieren  Tabelle erfüllt die 1. Normalform  Lösung / Transformation Regel
2. Normalform
3. Normalform
Integritätsregeln ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Integritätsregeln ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Objekttypen in Access
Datentypen in Access (1/2) Numerische Typen 8 Bytes 15 Speichert Zahlen von –1.79769313486231E308 bis –4.94065645841247E–324  für negative Werte und von  4.94065645841247E–324 bis  1.79769313486231E308 für positive Werte. Double 4 Bytes 7 Speichert Zahlen von -3.402823E38  bis –1.401298E–45  für negative Werte und von 1.401298E–45 bis 3.402823E38 für positive Werte. Single 4 Bytes Keine (Voreinstellung) Speichert Zahlen von -2.147.483.648  bis 2.147.483.647 (keine Bruchzahlen). Long Integer 2 Bytes Keine Speichert Zahlen von -32.768 bis 32.767 (keine  Bruchzahlen). Integer 12 Byte 28 Speichert Zahlen von –10^38–1 bis 10^38–1 (ADP) Dezimal 1 Byte Keine Speichert Zahlen von 0 bis 255 (keine Bruchzahlen). Byte Speicher- größe Dezimale  Genauigkeit Beschreibung Einstellung
Datentypen in Access (2/2) Zeichenketten Typen Sonstige Typen Speicher- größe Beschreibung Einstellung Für Internet- adressen bis zu  2048 Zeichen. Alphanumerisches, interaktives Feld. Hyperlink Bis zu 65,535  Zeichen.  Langer Text oder Kombinationen aus Text und Zahlen. Memo Bis zu 255 Zeichen. (Voreinstellung) Text oder Kombinationen aus Text und  Zahlen und auch Zahlen, die keine Berechnungen erfordern,  z.B. Telefonnummern. Text Bis zu 1 Gigabyte  (durch den verfüg- baren Festplatten- speicher begrenzt). Ein Objekt (wie z.B. eine Microsoft Excel-Tabelle, ein Microsoft  Word-Dokument, Grafiken, Klänge oder andere binäre Daten),  das mit einer Microsoft Access-Tabelle  verknüpft  oder darin  eingebettet  ist. OLE-Objekt 1 Bit. Ja - und  Nein -Werte und -Felder, die nur einen von zwei Werten enthalten ( Ja/Nein ,  True/False  oder  Ein/Aus ). Ja/Nein 8 Byte. Datums- und Zeitwerte für die Jahre 100 bis 9999. Datum Uhrzeit
Leere Datenfelder Datenbanken können (physikalisch) keine leeren Felder enthalten. Es existiert daher der (virtuelle) Wert „ Null “, der ein leeres Feld  repräsentiert. Dieser Nullwert ist ein symbolischer Wert und ist nicht mit dem numerischen Wert Null gleichzusetzen. 0  ≠  Null  ≠  “ “ (“ “ ist eine leere Zeichenkette, d.h. eine mit Länge 0) Beim Datenbankentwurf: Die Eigenschaften  Eingabe erforderlich  verbietet bzw. erlaubt Null-Werte, d.h. leere Felder. Die Eigenschaft  Leere Zeichenfolge  verbietet bzw. erlaubt „“
Tabellenstrukturen
Tabellenstrukturen
Begriffe zum Tabellenentwurf 1/2 ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Begriffe zum Tabellenentwurf 2/2 ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Beziehungen
Abfragen verstehen (1/2) Erstellen von Abfragen: • Eine Abfrage speichert keine Daten, sondern nur die Vorschrift,  welche Daten wie angezeigt und ausgewertet werden sollen. • Abfragen können Daten nicht nur aus einer Tabelle enthalten,  sondern auch aus mehreren Tabellen und auch aus anderen  Abfragen. • Abfragen können auch direkt mit SQL erstellt werden. Hierzu läßt  sich die SQL-Ansicht benutzen.
Abfragen verstehen (2/2) Mit einer Abfrage kann man • … Daten aus mehr als einer Tabelle ansehen und bearbeiten • … eine Auswahl an Feldern und Daten treffen, die man sich  ansehen möchte • …Datensätze sortieren  • …Berechnungen durchführen bzw. Gesamtsummen ermitteln
Abfragen-Grundlagen (1/3)
Abfragen-Grundlagen (2/3)
Abfragen-Grundlagen (3/3)
Ausdruck definieren ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Platzhalter verwenden
Ausdrucks-Generator
Verknüpfungseigenschaften
Aggregatfunktionen (1/2)
Aggregatfunktionen (2/2)
Aggregatfunktionen - Beispieldaten
Aggregatfunktionen - Beispiel (1/3)
Aggregatfunktionen - Beispiel (2/3)
Aggregatfunktionen - Beispiel (3/3)
Abfragetypen
Standardformulare   ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Steuerelemente
Standardberichte   ,[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object],[object Object]
Exporte
Importe
Serienbriefe mit MS Word
Serienbriefe mit MS Word
Quellen ,[object Object]

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  • 2.
  • 3.
  • 4.
  • 5. Grundbegriffe 2/5 Datenbank = Karteikasten = Tabelle(n) Datensatz = Karteikarte Datenfeld = Karteikartenfeld
  • 6. Grundbegriffe 3/5 D atenbank s ystem (DBS) = D aten b ank / D aten b asis (DB) + D aten b ank M anagement S ystem (DBMS) D aten b ank M anagement S ystem Ein System, das große Datenmengen in Tabellen speichert, verwaltet und den Zugriff auf die enthaltenen Daten regelt.
  • 7.
  • 8.
  • 9.
  • 10.
  • 11.
  • 12.
  • 13.
  • 14.
  • 15.
  • 16.
  • 17.
  • 18. Entity-Relationship-Modell (ERM) Elemente des ERM: Entitäten Beziehungen Attribute
  • 19. Entity-Relationship-Modell (ERM) Entität (Entity) unterscheidbare (identifizierbare) Dinge aus der realen Welt z.B.: Objekte, Personen, Gegenstände Entitäten unterscheiden sich durch die Ausprägung ihrer jeweiligen Eigenschaften Entitätstyp (Entity-Typ) abstrakte Zusammenfassung aller Entitäten, die die gleiche Eigenschaftsstruktur aufweisen Beispiele: Abteilung FiBu Mitarbeiter Meyer Projekt 6487 Beispiele.
  • 20.
  • 21.
  • 22.
  • 23. Entity-Relationship-Modell (ERM) Gesamtdarstellung Aussagen des abgebildeten ERMs: - ein Mitarbeiter gehört zu genau 1 Abteilung - zu einer Abteilung gehören n Mitarbeiter - ein Mitarbeiter arbeitet an m Projekten
  • 24.
  • 25.
  • 26. Relationenmodell ABTEILUNG ( Abteilungsnummer , Abteilungsname) MITARBEITER ( Mitarbeiternummer , Mitarbeitername, Abteilungsnummer) PROJEKTARBEIT ( Projektnummer , Mitarbeiternummer , Arbeitszeit) PROJEKT ( Projektnummer , Projektname)
  • 27.
  • 28. 1. Normalform Es sind zusätzliche Schlüsselfelder einzufügen. Jeder Datenwert muß durch Schlüsselfelder ermittelt werden können. Mehrfacheinträge Auflösen durch Duplizieren des Datensatzes so, daß ein Datensatz für jeden Wert des Mehrfacheintrages existiert. Jedem Datenfeld eines Daten- satzes darf höchstens ein Wert zugewiesen sein. D.h. es dürfen keine Mehrfacheinträge in einem Datenfeld vorliegen. Lösung / Transformation Regel
  • 30. 2. Normalform Überprüfen und ggf. neue Schlüsselfelder hinzufügen oder zusammengesetzte Schlüssel definieren. Jedes Nicht-Schlüsselfeld muß durch ein Schlüsselfeld identi- fizierbar sein und vom gesamten Schlüssel abhängen. Aufteilung in mehre Tabellen nach Themen/ Informations- gebieten. Eine Tabelle enthält nur Daten eines Themen- bzw. Informationsbereiches. zuvor anhand 1.NF normalisieren Tabelle erfüllt die 1. Normalform Lösung / Transformation Regel
  • 33.
  • 34.
  • 36. Datentypen in Access (1/2) Numerische Typen 8 Bytes 15 Speichert Zahlen von –1.79769313486231E308 bis –4.94065645841247E–324  für negative Werte und von  4.94065645841247E–324 bis  1.79769313486231E308 für positive Werte. Double 4 Bytes 7 Speichert Zahlen von -3.402823E38 bis –1.401298E–45  für negative Werte und von 1.401298E–45 bis 3.402823E38 für positive Werte. Single 4 Bytes Keine (Voreinstellung) Speichert Zahlen von -2.147.483.648 bis 2.147.483.647 (keine Bruchzahlen). Long Integer 2 Bytes Keine Speichert Zahlen von -32.768 bis 32.767 (keine Bruchzahlen). Integer 12 Byte 28 Speichert Zahlen von –10^38–1 bis 10^38–1 (ADP) Dezimal 1 Byte Keine Speichert Zahlen von 0 bis 255 (keine Bruchzahlen). Byte Speicher- größe Dezimale Genauigkeit Beschreibung Einstellung
  • 37. Datentypen in Access (2/2) Zeichenketten Typen Sonstige Typen Speicher- größe Beschreibung Einstellung Für Internet- adressen bis zu 2048 Zeichen. Alphanumerisches, interaktives Feld. Hyperlink Bis zu 65,535 Zeichen. Langer Text oder Kombinationen aus Text und Zahlen. Memo Bis zu 255 Zeichen. (Voreinstellung) Text oder Kombinationen aus Text und Zahlen und auch Zahlen, die keine Berechnungen erfordern, z.B. Telefonnummern. Text Bis zu 1 Gigabyte (durch den verfüg- baren Festplatten- speicher begrenzt). Ein Objekt (wie z.B. eine Microsoft Excel-Tabelle, ein Microsoft Word-Dokument, Grafiken, Klänge oder andere binäre Daten), das mit einer Microsoft Access-Tabelle verknüpft oder darin eingebettet ist. OLE-Objekt 1 Bit. Ja - und Nein -Werte und -Felder, die nur einen von zwei Werten enthalten ( Ja/Nein , True/False oder Ein/Aus ). Ja/Nein 8 Byte. Datums- und Zeitwerte für die Jahre 100 bis 9999. Datum Uhrzeit
  • 38. Leere Datenfelder Datenbanken können (physikalisch) keine leeren Felder enthalten. Es existiert daher der (virtuelle) Wert „ Null “, der ein leeres Feld repräsentiert. Dieser Nullwert ist ein symbolischer Wert und ist nicht mit dem numerischen Wert Null gleichzusetzen. 0 ≠ Null ≠ “ “ (“ “ ist eine leere Zeichenkette, d.h. eine mit Länge 0) Beim Datenbankentwurf: Die Eigenschaften Eingabe erforderlich verbietet bzw. erlaubt Null-Werte, d.h. leere Felder. Die Eigenschaft Leere Zeichenfolge verbietet bzw. erlaubt „“
  • 41.
  • 42.
  • 44. Abfragen verstehen (1/2) Erstellen von Abfragen: • Eine Abfrage speichert keine Daten, sondern nur die Vorschrift, welche Daten wie angezeigt und ausgewertet werden sollen. • Abfragen können Daten nicht nur aus einer Tabelle enthalten, sondern auch aus mehreren Tabellen und auch aus anderen Abfragen. • Abfragen können auch direkt mit SQL erstellt werden. Hierzu läßt sich die SQL-Ansicht benutzen.
  • 45. Abfragen verstehen (2/2) Mit einer Abfrage kann man • … Daten aus mehr als einer Tabelle ansehen und bearbeiten • … eine Auswahl an Feldern und Daten treffen, die man sich ansehen möchte • …Datensätze sortieren • …Berechnungen durchführen bzw. Gesamtsummen ermitteln
  • 49.
  • 60.
  • 62.
  • 67.