Material de Auditoria Administrativa

1. Ing. Carlos Parra Carrillo
Auditoría Administrativa

2. INTRODUCCIÓN
En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los
cuales ocurren a una velocidad vertiginosa, aunado a
este siglo en donde la globalización impera y en
consecuencia donde las empresas están cada vez
más inmersas en un ambiente de mercados abiertos,
implicando para ellas, la necesidad de ser cada día
más competitivas.
La administración es el eje central sobre el cual
gira la empresa, por lo que resulta importante el
revisar y hacer un diagnóstico de la misma, con el
propósito de detectar problemas y solucionarlos.
Ing. Carlos Parra Carrillo

3. ANTECEDENTES
En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic
Association sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en
sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a
la luz de su ambiente presente y futuro probable.“
1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de Administración,
proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total, la
cual estaría destinada a "evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se
encuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus
objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos.“
En 1978, la Asociación Nacional de Licenciados en Administración, difunde el
documento Auditoría Administrativa, el cual reúne las normas para su
implementación en organizaciones públicas y privadas.
Poco después, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditoría Administrativa con
Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditoría administrativa y a la
forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las áreas funcionales,
ambiente de trabajo y sistemas de información
Ing. Carlos Parra Carrillo

4. DEFINICIÓNES
La auditoría Administrativa es
una rama de la Auditoría que
tiene por objeto investigar,
revisar y evaluar a la
administración de la empresa ya
sea en forma total o por áreas
específicas para luego presentar
un informe y dar las
recomendaciones que se
juzguen necesarias.
Es un examen detallado de la
administración de un organismo
realizado por un profesional de
la administración con el fin de
evaluar la eficiencia de sus
resultados, sus metas fijadas
con base en la organización, sus
recursos humanos, financieros,
materiales, métodos y controles,
y su forma de operar.
Ing. Carlos Parra Carrillo

5. OBJETIVOS
•De control
•De productividad
•De organización
•De servicio
•De calidad
•De cambio
•De toma de decisiones
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6. VENTAJAS
•Facilita una ayuda primordial a la dirección al
evaluar de forma independiente los sistemas
de organización y de administración.
• Facilita una evaluación global y objetiva de
los problemas de la empresa, que
generalmente suelen ser interpretados de una
manera parcial por los departamentos
afectados.
•Pone a disposición de la dirección un
profundo conocimiento de las operaciones de
la empresa.
•Contribuye eficazmente a verificación de los
datos contables y financieros.
•• evitar las actividades rutinarias y la
inercia burocrática que generalmente se
desarrollan en las grandes empresas.
•Favorece la protección de los intereses y
bienes de la empresa frente a terceros.
Ing. Carlos Parra Carrillo

7. ALCANCE DE AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
•Naturaleza jurídica
•Criterios de funcionamiento
•Estilo de administración
•Enfoque estratégico
•Proceso administrativo
•Giro industrial
•Sector de actividad
•Ámbito de operación
•Tamaño de la empresa
•Número de empleados
•Relaciones de coordinación
•Desarrollo tecnológico
•Sistemas de comunicación e
información
•Nivel de desempeño
•Trato a clientes (internos
y externos)
•Entorno
•Productos y/o servicios
•Sistemas de calidad
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8. •ORGANIZACIÓN
• Estructura organizacional
• División y distribución
• de funciones
• Cultura organizacional
• Recursos humanos
• Cambio organizacional
• Estudios administrativos
• Instrumentos técnicos
•PLANEACIÓN
• Visión
• Misión
• Objetivos
• Metas
• Estrategias / tácticas
• Procesos
• Políticas
• Procedimientos
• Programas
• Enfoques
• Niveles
• Horizontes
• Adquisiciones
• Almacenes e inventarios
• Asesoría externa
• Asesoría interna
• Coordinación
• Distribución del espacio
• Exportaciones
• Globalización
• Importaciones
• Informática
• Investigación y desarrollo
• Marketing
• Operaciones
• Proveedores
• Proyectos
• Recursos financieros y contabilidad
• Servicio a clientes
• Servicios generales
• Sistemas
•DIRECCIÓN
• Liderazgo
• Comunicación
• Motivación
• Grupos y equipos de trabajo
• Manejo del estrés, el conflicto y
• la crisis
• Tecnología de la información
• Toma de decisiones
• Creatividad e innovación
• CONTROL
• Naturaleza
• Sistemas
• Niveles
• Proceso
• Áreas de aplicación
• Herramientas
• Calidad
ELEMENTOS
ESPECÍFICOS
PROCESO ADMINISTRATIVO
Áreas de aplicación
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9. PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
Se debe analizar el criterio a
utilizar en la Auditoria, tomando en
consideración las siguientes
premisas:
Debe ser objetiva
Debe tener relación con el
presente y el futuro
El resultado de la Auditoria debe
ser fácil de entender y aplicar.
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10. PARTES DE AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
• Evaluación de la planeación de la
empresa.
• Evaluación de contabilidad y
finanzas.
• Evaluación de la función de
mercadotecnia.
• Evaluación de la función de
producción.
• Evaluación de la función de
personal.
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11. El AUDITOR
El Auditor Administrativo es la persona con
capacidad técnica y analítica suficiente
para investigar, revisar y evaluar a la
empresa y con conocimientos adecuados
que acrediten su idoneidad profesional.
El trabajo puede desarrollarlo:
•Un Contador Público (especializado en
Administración).
•Un Administrador de Empresas.
•Un Ingeniero Industrial.
•Un Economista.
•Un profesional especializado en Administración
Pública.
•Otros profesionales.
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12. AUDITORIA DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
La investigación y evaluación del
proceso administrativo puede
enfocarse a nivel general de la
empresa, a nivel de departamento, o
de un puesto específico.
Así pues, habrá ocasiones en que
corresponde hacer un “examen
sistemático” de toda la empresa, en otro
será necesario una investigación
profunda sobre algún área especifica.
Ing. Carlos Parra Carrillo

13. CLASIFICACION DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVO
A. ADMITIVA
I
N
T
E
R
N
A
E
X
T
E
R
N
A
Financiera
Operacional
Examen crítico, sistemático y
detallado hecho por una persona o
firma independiente
Ing. Carlos Parra Carrillo

14. AUDITORIA DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
Auditoria
Administrativa
Investiga, revisa
y evalúa
La empresa
En sus
aspectos
IN
T
E
R
N
O
S
E
X
T
E
R
N
O
S
Analítico
Procesal
Medio
Ambiente
Puestos
Tiempos
Proceso
Administrativo
Demanda.
Precio.
Comunicación
Otros
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15. AUDITORIA DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
JUNTA DIRECTIVA
GERENTE
VENTAS
ASAMBLEA GENERAL
PERSONALPRODUCCIÓN FINANZAS
AUDITORÍA
ADMINSITRATIVA
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16. METODOLOGÍA DE AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
Estudios
preliminares
Planeación del
Trabajo
La
Investigación
Análisis y
evaluación de
información
Elaboración del
informe
Implementar
recomendaciones.
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17. ESTUDIOS PRELIMINARES
• Visita en la planta.
• Entrevistas.
• Definir áreas a investigar.
• Captación de necesidades.
• Estadísticas.
• Observación de graficas
• Identificación de los problemas.
ACTIVIDADES
Formarse un criterio sobre el
campo de trabajo y tener un
concepto general sobre el
desarrollo de las operaciones
PARA
Ing. Carlos Parra Carrillo

18. PLANEACIÓN DEL TRABAJO.
•Definir el alcance y limitaciones
del estudio
•Conocer los recursos,
disponibles y los necesarios
•tales como: Costos, tiempo,
personal, etc.
•Tipo de información requerida.
ACTIVIDADES
Prever el trabajo que se va a
desarrollar Métodos de
investigación, hojas de análisis
cuestionarios.
Integrar todos los elementos que
se necesitan y a la vez definir las
guías a seguir para la
generación de las actividades y
analizar los controles existentes
PARA
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19. INVESTIGACIÓN
•Descomponer los problemas en sus
elementos.
•Análisis de documentos legales.
•Medio ambiente.
•El proceso administrativo.
•Áreas funcionales.
•Registros Contables.
•Gráficas y diagramas.
•Aspectos generales y administrativos.
•Elaboración de papeles de trabajo:
Cuestionarios de evaluación, encuestas,
entrevistas, etc.
ACTIVIDADES
Obtener la información necesaria
y concreta para efectuar un
análisis y dar las
recomendaciones.
PARA
Ing. Carlos Parra Carrillo

20. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE INFORMACIÓN.
•Compilación de hipótesis
•Obtención de evidencias.
•Comparación de lo que existe
con un patrón previsto. Qué falta
o qué
•sobra?
ACTIVIDADES
Conocer la eficiencia con que se
ha operado en la empresa.
Detectar causas que impiden el
logro de los objetivos.
PARA
Ing. Carlos Parra Carrillo

21. ELABORACIÓN DEL INFORME
Una vez definida la parte
preliminar, su contenido y el uso
que va a dársele, se elabora el
mismo, teniendo el cuidado de
redactarlo adecuadamente y
presentarlo oportunamente: Debe
contener la apreciación sobre la
empresa y las conclusiones y
recomendaciones.
ACTIVIDADES
Dar a conocer a los directivos la
situación administrativa actual,
discutir sus fallas y dar
recomendaciones o proponer
medidas correctivas
PARA
Ing. Carlos Parra Carrillo

22. IMPLEMENTAR RECOMENDACIONES
Poner en práctica las medidas
de mejoramiento administrativo.
ACTIVIDADES
Dar solución a los diferentes
problemas que se presentan
PARA
Ing. Carlos Parra Carrillo

23. IMPORTANCIA
Cualquier tipo de organización, sea pública o privada, grande, mediana o
pequeña tiene la necesidad de examinar su situación, para saber si los
sistemas bajo los cuales trabaja son los óptimos de acuerdo a su
realidad.
Mediante la Auditoria administrativa se pueden conocer los problemas
que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la
empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los
problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e
implantarlas.
Ing. Carlos Parra Carrillo

24. CONCLUSIONES
La Auditoría Administrativa es una técnica de control preventivo que debe ejercer la
dirección de una organización, pues mediante su aplicación se revisan objetivos, políticas,
programas de trabajo, estructura orgánica, controles operativos, sistemas y
procedimientos, utilización de recursos y aprovechamiento del personal. Asimismo, se
determinan objetivamente, posibles anomalías, que limitan el funcionamiento de un
organismo social, que le permite, de forma oportuna, considerar en sus decisiones los
factores determinantes que afectan su operación.
El proceso de la Auditoría Administrativa permite apreciar a la organización en su conjunto,
partiendo de un análisis sistemático, riguroso, objetivo e integral de sus funciones
administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro
de su contexto estructural y con relación a las perspectivas de trabajo presentes y futuras.
Todo ello, derivado de una actitud reflexiva y crítica por parte de sus integrantes, como
vía para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y
requerimientos del entorno.
Ing. Carlos Parra Carrillo