Agile pmo nueva generación Ponencia en el marco del Agile Weekend Venezuela por Carlos Sanchez.

1. Presentación de
Agile PMO: LA NUEVA GENERACIÓN

2. Contenido de la Presentación
1. Evolución de la PMO
2. Propósito de la PMO
3. Las 10 Principales Fallas de las PMO
4. Nueva Generación de PMO
5. Agile PMO Manifiesto
6. Las 7 Claves de Éxito para una PMO
7. El Valor de la PMO

3. Evolución de la PMO
60’s – 80’s 1990 2000 2005 2010 2015
Program
Executive
Office
--- : ---
Una forma de
llevar el
control de
costos
efectivos para
los militares
--- : ---
Central
Program Office
--- : ---
Herramientas
de
planificación
centralizadas y
automáticas
Y2K Project
Office
--- : ---
Primeras
PMOs de
divisiones
--- : ---
PMOs
Enfocadas en
metodología
de proyectos,
procesos y
entrenamiento
IT PMOs
enfocadas en
la disciplina de
gerencia de
proyectos
--- : ---
Ejecución
táctica de
proyectos
--- : ---
Foco en la
entrega
Foco en la Estrategia
Gestión de Programa
Gestión de Portafolio
PMOs
Corporativas
--- : ---
Gerencia de
Proyectos
como Servicio
Gestión de
Beneficios y
foco en el
valor
--- : ---
GP como
competencia
estratégica
--- : ---
Estrategias de
Implantación
--- : ---
Foco en la
estrategia e
iniciativas
críticas
--- : ---
Guía en el
cambio
estratégico
¿Cuál es el
siguiente paso
de las PMOs?
--- : ---
¿Reinventar la
PMO?
--- : ---
¿Agile PMOs?

4. Propósito de la PMO
Ejecución
Entrega
Capacidades
Proyectos
Procesos
Metodología
Instrumentos
Seguimiento
Control
Estrategia
Soporte a decisiones
Rentabilidad
Priorización
Valor
Beneficios
Resultados del negocio
Alineación estratégica
Indicadores
¿Cuál es el Propósitode túPMO?

5. 10 Principales Fallas de las PMOs
El propósito no está claro
El concepto no es comprado
Percepción de policía y
burocracia
Implantar soluciones
rápidas a problemas profundos
Resistencia organizacional al
cambio
1
2
3
4
5
Muy académica y alejada de la
realidad
Agendas ocultas y falsas
participaciones
Política y lucha de poderes
Altas expectativas y falta de
claridad en el foco
Valor agregado difícil de probar
6
7
8
9
10

6. Nueva Generación de PMOs
¿La PMO de tú empresa es percibida
como exitosa?
Un alto grado de cumplimiento (80% o superior) de los procesos de
Gerencia de Proyectos, no necesariamente da el éxito!
Si lo construyes, ellos vienen?

7. Nueva Generación de PMOs
¿Las estrategias de la PMO necesitan
ser revisadas, reestructuradas y
repensadas?

8. Nueva Generación de PMOs
¿Cómo se distingue entre la PMO
tradicional y Agile PMO?
Plan
Vs.
Realidad
Mecánico
Vs.
Orgánico
Contenido
Vs.
Contexto

9. Nueva Generación de PMOs
Plan Vs. Realidad

10. Nueva Generación de PMOs
Mecánico Vs. Orgánico
Proyectos manufacturados en una fábrica usando
procesos estructurados, en un ambiente controlado,
que pueden entregar resultados predecibles y
consistentes todo el tiempo.
Basados en manuales, metodologías rígidas, paso a
paso, instructivos, récipes y detalladas especificaciones.
Orientado al conocimiento, con
base en la información, intelecto,
gente y conexiones…
Basado en experiencia, ideas,
intuición y juicio.

11. Nueva Generación de PMOs
Contenido Vs. Contexto
Formatos, plantillas, instrumentos,
matrices, reportes, informes…
No importa el contenido, sino el
formato y que se llene.
Toma en cuenta la calidad de la definición y
levantamiento de información…
Importa la profundidad y el fondo de lo
que se quiere planear.

12. Nueva Generación de PMOs
D A N C EI
N
Á
M
I
C
O
S
CAMBIOS
M
B
I
G
U
O
S
INCIERTOS
O
L
I
N
E
A
L
E
S
O
M
P
L
E
J
O
S
M
E
R
G
E
N
T
E
S
IMPREDECIBLES
- Jack Duggal – PMI Publication

13. PMO Tradicional Agil PMO
Ve la organización como “Máquina Compleja” (Mecánica) Ve la organización como “Ecología Compleja” (Orgánica)
Foco en la ejecución operacional y la entrega Foco en la estrategia, soporte en las decisiones y negocio
Foco en las ciencias gerenciales (Experticia Técnica) Foco en el arte de gerenciar (Comprensión Organizacional)
Énfasis en el monitoreo y control Énfasis en el soporte y la colaboración
Herramientas similares para mapas específicos Herramientas similares para compás que muestra dirección
Métodos y prácticas rígidas ya estandarizadas Métodos y prácticas adaptables, ágiles, flexibles y simples
Foco en los procesos y cumplimientos metodológicos Foco en la calidad, entrega e impacto en el valor estratégico
Énfasis en reglas y normas; Seguir las normas Basado en principios de guía; Sigue las reglas, improvisa
Foco en el QUÉ (Gestión de tareas) Foco en QUIÉN (Stakeholders, Relación con el cliente)
Foco en la eficiencia: Gestiona entradas y salidas Foco en efectividad y experiencia: Resultados y Satisfacción
Medición y seguimiento al cumplimiento, la certif. y entrega Medición y seguimiento a los beneficios, el valor e impacto
Gobernabilidad y gerencia pesada Gerencia y gobernabilidad balanceada y liderazgo
Nueva Generación de PMOs

14. Nueva Generación de PMOs
Baja Alta
Baja
Alta
CAPACIDAD DE RESPUESTA
RIGIDEZ
Libertad
Encontrar el punto de
equilibrio de “Rigor”
sin “Rigidez”
Libertad con fronteras
Harley Davidson
- Jack Duggal – PMI Publication

15. Agile PMO Manifiesto
____________ es mejor que el Control
_________ sobre los Procesos o herramientas
_____________________ por encima de estándares y metodologías burocráticas
___________ Supera la complejidad y sobre documentación innecesaria
Responder a las _____________________ en lugar de seguir un plan
______ sin Rigidez
Foco en los __________ más que en las salidas
Colaboración
Personas
Capacidad de Respuesta
Simplicidad
Necesidades del Cliente
Rigor
Resultados
- Adaptado en partes del Agile Alliance Manifesto

16. Las 7 Claves de Éxito de Agile PMO
La PMO es para y sobre el Negocio
Una PMO exitosa es aquella que se enfoca en producir los
resultados del negocio, activando el éxito de los proyectos y el
portafolio
1

17. Las 7 Claves de Éxito de Agile PMO
Medir lo que Importa
Es necesario revisar y seleccionar las mediciones acertadas y así
estar evaluando continuamente el rendimiento de la PMO y su
impacto en el negocio
2

18. Las 7 Claves de Éxito de Agile PMO
Adaptativa, Ágil, Flexible y
Estructurada
La PMO debe está centrada en la capacidad de respuesta y servicios
a los clientes…
Y para esto utiliza la agilidad que permite lograr victorias
tempranas, la flexibilidad para adaptarse y la estructura para
mantener un marco que permite llevar una gestión estandarizada
3

19. Las 7 Claves de Éxito de Agile PMO
Prosperar en la
colaboración & Comunidad
Diálogo y debates… Sin coerción!
Es fundamental que la gestión de proyectos cree y mantenga sus
componentes de colaboración, para hacer llegar a más empleados y
proveedores los aspectos metodológicos.
4

20. Las 7 Claves de Éxito de Agile PMO
Convertirse en Agente de
Cambio
@PPP - @Organización - @Personal (Emocional, Psico, Neuro…)
Agrega mucho valor que la oficina de gestión de proyectos entienda,
lidere y apalanque los cambios en la cultura organizacional de
proyectos, así como en las herramientas y procesos
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21. Las 7 Claves de Éxito de Agile PMO
Re-pensar las Mejores
Prácticas
“Estar siempre constructivamente insatisfecho”
Es importante que la empresa tenga prácticas propias adaptadas a
las condiciones, entorno y cultura para que los proyectos se hagan
a la manera de “LA EMPRESA”
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22. Mantener la gestión simple!
Simplicidad inteligente: Solución mínima suficientemente práctica!
Buscar que se eliminen elementos, acciones y/o actividades que no agregan
valor a la empresa, buscando estar pendiente del fondo y no de la forma
Las 7 Claves de Éxito de Agile PMO
7
“Hay que hacer las cosas simples, pero no más
simples”
Albert Einstein

23. Valor de la PMO
¿Qué es Valor?
“El Valor está en los _____ de los ___________?”
• La mejor medida del valor: “Es la suma de los beneficios
que se obtienen para cada uno de los interesado”. Desde
la perspectiva de los interesados.
• La habilidad para identificar, medir y gestionar ese valor
es fundamental.
Ojos Interesados

24. Valor de la PMO
Satisfacción = ? - ?
Percepción Expectativas
Stakeholders Experiencia Objetiva = SExO
(S) (Ex)
La fórmula es buen SExO
(O)
El valor comienza con la experiencia de los
interesados y la satisfacción del cliente

26. “Sólo una cosa vuelve un sueño imposible:
El miedo a fracasar”
Carlos Sánchez Golding, PMP
Consultor de Proyectos y Portafolio
(58) 412 – 172.27.58 | 414 – 172.27.58
carlos.s.golding@gmail.com