Presentación de Gestión de proyectos que muestra la problemática en los proyectos de los roles diferentes intervinientes y da algunas recetas para evitar su aparición

1. César Serrano
PMP, MCP Senior Project Manager

2. Agenda
 Contexto
 Conceptos
 Problemática
 Soluciones:
 Acciones Pro-Activas
 Acciones Re-Activas
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

3. Contexto
Todos contemplamos de manera natural como intervienen diferentes
roles en diferentes ocasiones para lograr alcanzar unos objetivos
Algunos ejemplos de equipos de trabajo compuestos por roles bien
definidos son:
- Fútbol: equipo formado por 11 jugadores (1 portero, defensas, centrales,
delanteros…)
- Equipo quirúrgico: equipo formado por cirujanos, anestesistas,
enfermeras, limpiadores, …
- Orquesta: equipo formado por 1 director y diferentes grupos de
instrumentos (cuerda, aire, percusión…)
- Empresa: formada por el equipo directivo, responsables de área, jefes
de equipo, trabajadores…
Coordinación Clave del éxito
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

4. Contexto
Coordinación
Ejemplo 1 Coordinación
http://www.youtube.com/watch?v=KoiNKpAYEAo
Descoordinación
Ejemplo 2 Descoordinación
http://www.youtube.com/watch?v=l_bV5EUG9_0
Coordinación Clave del éxito
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

5. Conceptos
 Conceptos generales
 Ciclo de vida de un proyecto
 Roles implicados en el proyecto
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

6. Conceptos: Generales
 Rol: La porción del proyecto para la que la persona es
“accountable”
 Autoridad: El derecho a actuación (decisiones,
aprobaciones, organización de la ejecución)
 Responsabilidad: Trabajo que se espera de esta
persona sea desarrollado
 Competencia (o Skill): Capacidad requerida para que
se completen las actividades asignadas
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

7. Conceptos:
Ciclo de vida de un proyecto
Preparación y
Prospección
Equipo de Ventas Oportunidades
Cualificación Aprobación Defensa
Propuesta
Equipo Inicio Ejecución Cierre
«Delivery»
Equipo Soporte - Mantenimiento Mantenimiento
Operaciones Correctivo Evolutivo
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

8. Conceptos:
Ciclo de vida de un proyecto
Cada rol tiene diferentes competencias en este ciclo de vida
Ojo en las transiciones entre roles !
No todos los participantes tienen la misma autoridad en todos los estados
El mismo participante puede asumir más de un role
Responsabilizarse y Comunicar cualquier cosa que no encaje
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

9. Conceptos: “Standard Titles”
 Management roles
 Services Leadership Managers
 Regional Managerss  Project Team
 Account Managers  PMO Manager
 Program Manager
 Industry Practice Managers
 Project Manager
 Territory Sales Managers  Architect
 Strategic Managers  Analyst/Functional
 Engagement Managers… Consultant
 Developer
 Advisory roles  Tester
 Program Management Office  Support….
 Technical Quality Office…
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

10. Conceptos: Roles implicados
 Responsable de proyecto: Margen, Plazos, Alcance
 Responsable funcional (Recogida de requerimientos
y probador de las características funcionales)
 Lider Técnico: Revisión y Quality (probador de temas
no funcionales: “los ity”)
 Desarrollador: Implementador de la funcionalidad
 Probador: Revisión y pruebas del desarrollo
 Operaciones y Soporte
Nota: Los «ity» son los «usability», «reliability», «security»…
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

11. Problemática
¿Quién hace qué? VS.
¿Quién puede hacer qué?
¿Quién decide qué? VS.
¿Quién se responsabiliza de qué?
¿Quién interviene cuándo?
Coordinar actuaciones
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

12. Problemática
 ¿Quién hace qué? vs. ¿Quién puede hacer qué?
 Inadecuada composición de los equipos de proyecto: faltan
roles en el equipo o quien ejecuta el rol no está capacitado.
Identificar necesidades no cubiertas en las etapas
iniciales del proyecto y hacer seguimiento estrecho de
aquellos recursos de los que tengamos dudas
 Carencia de algún conocimiento/skills (p.e. analistas
funcionales «reales» que comprendan del negocio).
Identificar las necesidades no cubiertas y exponerlas
para su corrección inmediata
 No se ha comunicado claramente al inicio de proyecto las
responsabilidades y tareas a cada miembro.
Comunicar Visión del proyecto y las expectativas que
deben cubrirse
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

13. Problemática
 ¿Quién decide qué? vs. ¿Quién se responsabiliza de qué?:
 Carencia de matriz de roles y responsabilidades aceptada por todas las partes.
Definir la matriz y compartirla con el equipo. Todos deben dar su
compromiso.
 Ojo con los “GAPs” o “desiertos”: Actividades que deben realizarse y que no
tienen un claro “owner” (solapan más de un role). Por lo general no se realizan o
no se realizan bien.
Identificar «el responsable» de cualquier actividad del proyecto por
pequeña que sea y evitar ambigüedades.
 Ojo con las tareas que debe realizar el cliente y que se incluyen en el master
plan. Es posible que luego nuestro cliente no las cumpla o se retrase en su
entrega. También puede decidir trasladar la responsabilidad al equipo de
proyecto.
Consensuar con el cliente sus tareas y conseguir su compromiso como si
de otro miembro más del equipo se tratase.
 Gestión del equipo de la Cuenta para evitar “Compromisos impuestos” por
razones de negocio.
Consensuar los compromisos «ajenos» al proyecto y buscar apoyos para
poder abordarlos si estratégicamente interesa acometerlos.
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

14. Problemática
 ¿Quién interviene y cuándo? Coordinar
actuaciones
 Roles clave no ejecutados por una única persona (líder
técnico), se pasan la «patata caliente» entre ellos.
Asignar un Único responsable
 Gestión de externos (partners) y su trabajo dentro del
proyecto, tanto en Fixed Fee como en T&M
Seguimiento de las actividades de los recursos ajenos
como si fueran propios
 No hay vision compartida (“shared vision”) desde el inicio
de proyecto
Gastar tiempo comunicando esta visión al equipo de
proyecto, será tiempo bien empleado
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

15. A R RAM PLAN N
Acciones PRO-Activas
 Establecer la Autoridad del Responsable de proyecto
 Identificar , evaluar y comunicar los Riesgos asociados
 Definir la Matriz de roles y responsabilidades (RAM)
 Identificar Solapes y Gaps
 Consensuar la RAM entre todos los participantes
 Control y Seguimiento de su cumplimiento
•Definir y seguir el PLAN de comunicación
•Identificar las Necesidades de skills del proyecto
•Verificar que los participantes son adecuados
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

16. Acciones RE-Activas – Las 3 «C´s»
 Responsable de proyecto que establece los mecanismos que permitan:
Comunicar la problemática de forma interna
Consensuar e informar de las Decisiones que se vayan a aplicar
Compartir las Decisiones con el cliente
 Algunos ejemplos:
 Incumplimiento de compromisos -> Parada de proyecto y/o aplicación de penalizaciones
 Sustitución o reemplazo de recursos
 Incorporar perfiles “desaparecidos” y necesarios
 Rechazo de trabajo que no tenga la calidad adecuada
 Ejecutar la “Accountability”
 Imposiciones e injerencias externas: Autoridad para Decir “NO”
El PM tiene en su mano mover ficha
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager

17. El hombre común contempla lo que
no es inevitable y decide que es
inevitable
El hombre sabio contempla lo
inevitable y decide que no es
inevitable...
(Zhuangzi)
César Serrano, PMP, MCP Senior Project Manager