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すみません、
まだ
Eメール
ですか?
第 1 章
Eメールの 時 代 は 、
すでに 終 わっている。
そろそろExcelを卒 業しませんか 。第 2 章
2 3
チームで 働く環 境 は 、いま大きく 変 わりつ つあります
ビジネス環境の変化に伴って、働き方に大きな変化が求められています。
それは、個人としての働き方だけではありません。社内のメンバー、パートナー企業、そしてお客様と
一緒になっていかに成果を上げることができるのか、チームとしての働き方も大きく変わろうとしています。
まさにいま、ワークスタイル変革の岐路に差し掛かっているのです。
厚生労働省が2014年9月に発表した人口動態統計の概況に
よると、1人の女性が一生に産む子供の平均数を示す合計特殊
出生率は、2005年の1.26を底辺として上向いており、2013年に
は1.43にまで回復しています。しかし、実 際の出 生 数は1 0 2 万
9816人と毎年着実に減少し続けており、今後働く世代の人口が
縮小していくことは間違いありません。企業が成長していくためにも、
出産や育児に奔走するワーキングマザーをはじめ、介護など様々な
事情を抱える人材を積極的に受け入れるダイバシティ―(多様
性)を意識した労働環境作りが何よりも重要になってきます。その
ためには、自宅や外出先などどんな環境であっても、社内にいるの
と変わらない情報を共有しながら、互いに補完しあえるチームとして
働くことができる仕組み作りが欠かせません。 最近話題となっている個人情報漏えい事件は、社会に大きなインパ
クトを与えています。損害賠償額はもちろんですが、事件によって
企業価値が毀損され、企業の存続に関わる大きなダメージを受けて
しまうことも。特定非営利活動法人 日本ネットワークセキュリティ協会
が2014年12月に発表した「2013年情報セキュリティインシデント
に関する調査報告書」によると、個人情報漏えいインシデントの中心は、
メール誤送信を含めた誤操作が最も大きなものとなっています。
意図的ではないにせよヒューマンエラーが起こりうることを前提に、
情報を共有・伝達するための仕組みを改めて検討すべきです。もはや目新しい言葉ではなくなったクラウド・コンピューティング。企業
のITインフラそのものを外部にゆだねることに抵抗感があった時代
から、今では財務会計など企業の基幹システムまでもクラウドを利
用する企業が増えています。総務省が発表している情報通信白書
によると、企業におけるクラウド利用率は33.1%となっており、この
数字は今後も伸びていくことでしょう。すでにクラウドは、新たな挑
戦というよりも日常的に使うインフラへと変貌を遂げています。社内
のみならず、社外の人とチームを組んでプロジェクトに取り組む機
会が増えている今のビジネス環境においては、情報共有が容易に
行えるクラウドを使わない手はありません。過去の古い仕組みにと
らわれることなく新たな業務インフラの姿を描く必要があるのです。
■クラウド・コンピューティングは“ 挑戦 ”の時代から“日常 ”の時代へ
チームで取り組む機会が増えているからこそ、
情報共有しやすいクラウドを積極 的に活用すべき
【企業のICT環境整備とテレワーク導入率】
インターネット利用有無 インターネット接続(光)
クラウド利用率 テレワーク導入率
0
20
40
60
80
100
(%)
99.9
83.2
9.3
33.1
99.9
82.0
11.5
28.2
99.3
80.0
9.7
21.6
99.7
76.5
12.3
14.1
99.9
19.2
73.6
99.3
69.6
16.0
99.3
H19末 H20末 H21末 H22末 H23末 H24末 H25末
66.3
10.9
【漏えい原因比率(件数)】
誤操作(485件)
34.9%
管理ミス(449件)
32.3%
紛失・置忘れ(199件)
14.3%
盗難(77件)
5.5%
不正アクセス(65件)
4.7%
設定ミス(43件)3.1% 不正な情報持ち出し(21件)1.5% 内部犯罪(14件)1.0%
目的外使用(10件)0.7% バグ・セキュリティホール(7件)0.5% ワーム・ウィルス(5件)0.4%
その他(9件)0.6% 不明(5件)0.4%
■いつでもどこでも情 報にアクセスできる…
 身の回りに高 機 能な端 末が 当たり前に
■出生数低下で労働力不足、ワーキングマザーが活躍できる環境作りへ
会社以外でも作業しやすい、情報が一元管理された仕組みが必要
スマートフォンやタブレット、そしてこれから注目を集めるウェアラブル
端末。様々な端末が業務のなかで利用され始めると、どんな端末か
らでも自由にアクセスできる仕組みやアプリケーションが必要に
なってくるのは当然です。しかし、環境の違いによって入力できない、
編集できない、使い勝手が悪いといった旧来型の仕組みでは、効率
よく働くことが難しく、現場にはストレスばかりが増えてしまうもの。
端末の種類に関わらず、業務に支障がない新たなインフラ作りを
早急に行っていくべきときにきています。社外のメンバーも含めて
■ 懲 戒 免 職や信用 問 題で業 績 悪 化も…
  情 報 漏えいに見るセキュリティ対 策のさらなる重 要 性
考えれば、チーム全員が同じ端末、同じ環境を強制するようなこと
は難しいのが現実です。
どんなデバイスからでも容易に利用できる仕組みを整備することが急務
ヒューマンエラーを回避するための情報共有、
伝達の仕組みが不可欠に
チームで生産性を高めるためには、長年活用されてきたEメールのような
コミュニケーションツール、情報共有・管理ツールが最適なのか、
改めて考えてみるべきときにきています。
【出生数、合計特殊出生率の推移】
昭和22 昭和40
0 0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
4.5
5
(万人)
出
生
数
合
計
特
殊
出
生
率
出生数
第1次ベビーブーム
(昭和22∼24年)
最高の出生率
2,696,638人
第2次ベビーブーム
(昭和46∼49年)
2,091,983人
1.57ショック
(平成元年)
1,246,802人
昭和41年
ひのえうま
1,360,974人
平成25年
最低の出生数
1,029,800人
合計特殊出生率
50
100
150
200
250
300
平成元年 平成17年
4.32
1.58 1.57
1.26 1.43
2.14
平成17年
最低の合計
特殊出生率
【出典】特定非営利活動法人 日本ネットワークセキュリティ協会
「2013年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書∼個人情報漏えい編∼」
【出典】厚生労働省「人口動態統計(2013年は概要)」
【出典】総務省「平成26年版 情報通信白書」
4 5
歴 史が 古く安 定しているから
 Eメールが登場したのは1960年代のことですが、
多くの人に利用されるようになったのは、1980年代に
インターネット技術の標準化を行うIETF(The Internet
Engineering Task Force)がメールをやり取りする
プロトコルである「Simple Mail Transfer Protocol
(SMTP)」を開発してから。今では異なる環境であって
も情報がやり取りできる仕組みとして一般化しており、
何の疑問も持たぬまま日常的にEメールを使っている
人も少なくありません。
 しかし最近では、いつも肌身離さず持ち歩いている
スマートフォンで情報のやり取りを行うビジネスマンが
増え、メールよりもLINEやFacebookなどのSNSを利用
してチーム内での情報共有を行うケースも見受けられ
ます。いまでも圧倒的な利用率を誇っているEメールで
すが、スパムメールや標的型攻撃メールなど企業を脅
かす攻撃手段として悪用されてしまうというマイナスの
側面も。チームで働く上で最も適したコミュニケーション
手段は一体何なのか、改めて考えてみるべきです。
本当にEメールが今のチームに最適なのでしょうか?
社 外とのやり取りに 必 要だから
 パートナー企業やお客様など社外の人とのやり取りに
際して、Eメールはなくてはならないツールの1つです。
Eメールアドレスをメールソフトの宛先に入力すれば、シス
テムや環境の違いを意識することなく相手に情報を送
ることができるようになります。相手とすぐコミュニケー
ションできる電話よりも、しっかりと過去の履歴が残せ
るEメールで社外の人とやり取りする方のほうが最近は
一般的です。
 ただし、外部との連絡手段として有効なEメールで
も、チームで情報を共有したり蓄積したりするツールとし
ては十分ではありません。同じ項目だとわかるようにタイ
トルを意識し、返信し合うことで情報を共有することは
できますが、何度も返信を繰り返すことで視認性が悪く
なり、結果として大切な情報を見落としてしまうことも。
チーム全員に添付ファイルが何度も配布されることで
メール容量を極端に圧迫してしまうなど、情報共有の
ツールとして最適な選択肢とは言えない面もあります。
誰 にでも使えるから
 様々な端末から利用できるEメールは、幅広い年代
から支持されています。PCやスマートフォンには最初から
Eメールの機能が備わっており、コミュニケーションを取
る際には自然とEメールを使っている方も少なくありま
せん。誰でも使えるというのは大きな強みの1つです。
 ただし、個人が所有しているEメールアドレスは、会社
から与えられたものだけではありません。スマートフォンに
割り当てられたものや、Gmailをはじめ無料でアカウント
が作成できるものなど、数多くのEメールアドレスを持って
いる方が増えています。これら複数のメールアドレスを
駆使し、例えばPCに届いた情報をスマートフォンのE
メールに転 送したり、社 外からフリーメールを使って
お客様に情報を送ったりなど、その時々の環境に最適な
方法を選択して使い分けている方も少なくありません。
結果として社内に蓄積されるべき情報が分散されてし
まい、情報そのものを見逃してしまう
恐れもないとは言えません。
なぜ 、まだEメールを
使 い 続 けるの か
サイボウズでは、これからの時代に必要な情報共有、
コミュニケーションのあるべき姿は、Eメールのような仕組みではなく、
チームで働くために最適な機能を備えている
グループウェアが中心になると考えています。
しかし、多くの企業が未だにEメールを業務の中心に据えて使い続けています。
もちろん役立つ機能がたくさん備わっていますが、
場面によっては課題が見えている部分もあります。
では、なぜEメールを後生大事に使い続けているのでしょうか。
会社用アドレス
Gmailアドレス
facebookアドレス
掲題の件、了解です。
6 7
歴史が古く過去の資産が社内に数多く眠っているから
 もともと1980年代にMS-DOS向けの表計算ソフト
がマイクロソフトによって開発され、その後GUIに優れた
Mac版が1985年に登場、これが今のExcelの原型と
言われています。このExcelを中心に、ワープロ機能と
してのWordやデータベースとしてのAccess、スケ
ジュールおよびメールソフトのOutlookといった各種
ツールが 統 合された高 機 能なオフィススイート製 品
「Microsoft Office」が開発され、業務アプリケーション
の標準的なツールとして多くの企業で採用されました。
すでに多くの情報がExcelで管理され、過去の資産と
して企業のなかに数多く眠っていることでしょう。
 しかし、長年情報管理に使ってきたExcelは、管理
する情報が増えれば増えるほどファイルが重くなり、業務
的に支障が出るケースもあります。情報管理の基盤と
してExcelが本当に適切なのか、今一度考えてみる必
要があるのです。
本当にExcelが今のチームに最適なのでしょうか?
縦 横 のマス目で入 力でき、数 字が 扱 いやすいから
 仕事で数字を扱う際には、Excelを使うのが一般的
です。特に毎月の売上数字など統計的に数字を管理
していこうと考えた場合、深く考えずにExcelを利用し
ている人は大勢いることでしょう。グラフを使って簡単
に推移が可視化できるだけでなく、ピボットテーブルを
利用して複数のデータをクロス集計することだってでき
ます。数字を扱うにはとても便利なツールです。
 しかし、本来は文字や数値、数式を打ち込んでいくこ
とでシミュレーションを自動的に行うツールであり、あくま
で1人で数字を入れ替えながら使っていくものです。
チーム全員で共有しながら情報更新を行うといった使
い方には向いていません。すべてをExcelで管理する
のではなく、適材適所で使い分ける
ことが重要です。
標 準 的 にアプリケーションが 備 わっているから
 誰も使っていないツールを使ってデータを作成して
チームのメンバーに情報共有しても、誰も閲覧したり
編集したりできません。逆にいえば、どのPCであっても
インストールされているアプリケーションでデータを作成
し共有することが、当たり前ではありますが大切です。
そう、Excelこそ多くのPCにインストールされている
ツールの代表格です。誰のPCを立ち上げてもExcel
がそこにあるからこそ、情報管理にExcelを選択する人
が多いのです。
 広く普及しているツールを使うという発想は決して
間違えではありません。しかし、自由度の高いExcelを
利用すると、メンバーそれぞれのPC内に情報が個別に
格納されてしまい情報そのものが分散、どれが最新の
ファイルなのか迷ってしまうこともあるはずです。Excel
ファイルをメンテナンスしたら情報が古かった、なんて
事態はできる限り避けたいところです。
なぜ 、まだExcelを
使 い 続 けるの か
実は、Eメールと同じように情報共有・管理ツールとして
多くの企業で使われているものにExcelがありますが、
このExcelも活用シーンによって
様々な課題が明らかになっています。
Excelを使い続けている理由も、
実はEメールと同じようなポイントが挙げられます。
特定のExcelファイルを
開いたまま外出したAさん。
そのExcelファイルを
更新できないチームメンバー。
こんな事ありませんか?
このExcelファイルを
すぐ更新したいんだけど…。
8 9
情 報 やスキルが 人 に 依 存 する属 人 化、業 務 効 率 やリスク課 題も顕 在 化
ここで改めて、チームの生産性を高めるためにEメールやExcelを利用することに対する課題を整理してみましょう。
具体的には、PCや人に情報が紐付いてしまうことによる         に関する課題と、
作業のムダや情報漏えいなど           に関する課題が挙げられます。
これらの課題を解消する、チームに最適なツールが必要です
課 題
属人化
効率化およびリスク
Eメール Excel
属人化の課題 1 社 内での情 報のやり取りに関する課 題
情報が個人のメールボックス内にしか残らない 1対1のやり取りが中心となり、多対多ではやり取りしにくい
情報共有のためだけのCcメールが増えて情報が漏れがち 誰かが休んだ時に経緯が追いかけづらい
担当が変わる際に経緯がまとまっておらず、引き継ぎにくい 情報が一元化されずにナレッジが蓄積されにくい
多様なワークスタイルに対応できない
10P.
属人化の課題 2 窓 口におけるEメール対 応に関する課 題
問い合わせメールにどう対応しているのかの管理ができない クレームの連絡が届いても、誰が対応しているのかわからない
対応履歴が共有できず、他の人に引き継ぐことができない 同じ問い合わせに二重に対応してしまう
問い合わせ履歴など過去のお客様情報が分散してしまう
12P.
効率化・リスク課題 2 メール運用の効 率 化に関する課 題
メルマガやスパムメールの処理で朝の貴重な時間が奪われる 膨大な数のメールが届くため、重要なメールを見落としてしまう
案件ごとに自分でフォルダ管理、ルール作成する必要がある 送るたびに宛先指定やあいさつ文を作成する必要がある
16P.
情報が追加されるたびにファイルが重くなり、なかなか開けない どのExcelファイルが最新の情報なのかが判断できない
外部ExcelやAccessなどと連携させることで、
より管理が複雑になる
各PCにExcelファイルが保存されてしまい、
管理すべき情報が散在してしまう
マス目が小さくタッチインターフェースでは使いづらい モバイル端末に特化しておらず、使いやすく作り直す必要がある
PCで作成したExcelの情報をモバイル端末で閲覧しにくい モバイル端末からExcel入力しづらい
効率化・リスク課題 3 E x c e lの情 報 管 理に関する課 題 26P.
効率化・リスク課題 4 E x c e lのモバイル活用に関する課 題 28P.
社外秘のファイルが添付されたメールを間違えて
社外に送ってしまった
同僚に愚痴メールを送ったつもりが
同じ名字のお客さまに誤って送ってしまった
お客さまからのメールをネガティブなコメント付きで
社内転送したつもりが返信してしまった
PCを紛失してしまい、
メールボックス内の情報が漏れてしまった
効率化・リスク課題 1 メールの情報漏えいリスクに関する課題 14P.
属人化の課題 3 E x c e lのスキルに関する課 題
関数が豊富に用意されているがゆえに
使う人の力量に格差が生まれる
どんな設定になっているのか、他の人が見てもわかりにくい
関数を使い過ぎることで複雑化し、誰もメンテナンスできない 様々なファイルと関数で連携できるものの、
やり過ぎるとメンバーに配布できない
24P.
10
E
メ
ー
ルの
時
代
は
、
す
で
に
終
わ
っ
て
い
る
。
11
第 1 章
そ
ろ
そ
ろ
E
x
c
e
lを
卒
業
し
ま
せ
ん
か
。
第 2 章
PR
 お互いのEメールアドレスがわかれば、情報のやり取りは
手軽に行えます。メールボックス内で案件ごとにフォルダを
作成し、届いた情報をきちんと整理して管理している方も多
いことでしょう。
 しかし、その情報はあくまで個人のメールボックス内に保
存されており、情報そのものを周りのメンバーと共有してい
る状態ではありません。もし1対1でやり取りした情報を他の
チームメンバーに共有したい場合は、改めて全員に転送する
必要があります。しかし、転送したかどうかは当人しかわから
ず、情報共有し忘れてしまうことだって考えられます。チーム
全体をマネジメントする立場であれば、共有されていない情
報がたくさんある状態はできる限り早急に解消すべきです。
せっかく得たナレッジも、上手に活かすことが難しくなります。
 もし子供が熱を出したり急な用事で休まなければいけな
いメンバーが出てきたりした場合、個人のメールボックスに
入った緊急の用件は、対応されることなく放置されてしまう
恐れも。長期的なプロジェクトでチーム内の情報共有をメール
で行っていると、毎日Ccで大量にやってくるEメールにだん
だん関心を払わなくなってしまい、重要な情報を見落として
しまう可能性も否定できません。
情 報 が 個 人 の
メール ボックス 内 に
閉じ込 められる
社 内 外 の 情 報 の やり取りに 最 適 な
チームの生産性を高めるためには、メールによる情報共有よりもグループウェアによる
情報共有のほうが最適です。また、社外とチームを組んでプロジェクトを推進する際にも、
Eメールを使わずに最適な情報共有を行うことが可能な無料グループウェア「サイボウズ
Live」があります。無料で使える情報共有基盤ですので、一度お試しください。
属人化の課題 サイボウズの答え1
¥0
クラウド/無料
チームでやりとりができる
グループメッセージを活用
サイボウズ Officeや、サイボウズ ガルーンの「メッセージ」機能を使うことで、チームメンバー全員が
スレッド形式でコミュニケーションできるようになります。情報が共有しやすくなり誰かが休んでもフォ
ローしやすい体制を作ることが可能です。
1 メッセージの立ち上げ
何に関する話題なのかわかりやすいタイトルを付ける
常に確認したいスケジュールや資料は本文に記載
2
スレッド形式で
コミュニケーション
○○部の△△です、などの挨拶は省略
別の人宛の質問も経緯を追うことができ、
いつでもフォローできる
宛先のメンバーを指定。ここはいつでも変更できる
メッセージの送信(*は必須項目です。)
差出人 佐藤 昇 営業部(本社)
標題
ファイル
本文
宛先*
マールライス発売について テキスト(A) 書式編集( )A
04/01 商品コンセプト企画承認
04/15 試作品作成 →遅れ 4/20予定
05/15 販促ツール完成
05/25 発売開始
書式  ▼ フォントサイズ ▼ 
ファイルを選択する
マールライス商品企画資料.pdf × 削除する
佐藤 昇
加藤 美咲
高橋 健太
鈴木 拓也
佐藤 昇
加藤 美咲
高橋 健太
鈴木 拓也
←追加
削除→
営業部(本社)
ユーザー検索
@宛先指定:1人
高橋 健太 ×
ありがとうございます!
ファイルを選択する
書き込む
2: 高橋 健太(営業部) 2015/4/2(木)22:43
1: 佐藤 昇(営業部) 2015/4/2(木)22:42
加藤さんは本日お休みのため代理で資料添付いたします。
お疲れ様です。
マールライスの店頭ちらしを確認したいのですが、資料はありますでしょうか?
>1 への返信 @ : 佐藤 昇
マールライス価格資料.xlsx
「確認しました」を取り消す 返信する
確認しました ▼ 返信する
1名
@ : 加藤 美咲
サイボウズ Office Garoon
12
E
メ
ー
ルの
時
代
は
、
す
で
に
終
わ
っ
て
い
る
。
第 1 章
そ
ろ
そ
ろ
E
x
c
e
lを
卒
業
し
ま
せ
ん
か
。
第 2 章
13
問 い 合 わ せメール に
誰 が 対 応したの か わ からない
サイボウズの答え属人化の課題 2
 多くの企業ではWebサイト上に「info@cybozu.co.jp」
といった問い合わせ用のEメールアドレスを用意し、お客様
からの問い合わせに対応するようにしているのが一般的
です。この問い合わせ用のEメールは担当者や上司など
問い合わせ対応チームのメンバー全員に転送され、抜け漏
れなく対応できるようにしていることでしょう。
 しかし、1つのメールを全員に転送する運用では、実際に
誰が対応しているのか直感的にわかりづらく、クレームなど
緊急の対応が必要な問い合わせに、実は誰も対応できて
いなかったなんてことも。下手をすれば対応が後手に回り、
SNSなどにその対応のまずさが書き込まれてしまうことで
炎上、企業の信用は大きく揺らぐことにもなりかねません。
また、他のメンバーがどこまで対応しているのかわからず、
他の人に引き継ぐことも難しくなります。対応状況が見えない
ということは、1つの問い合わせに複数の人が回答してしまう
といったことも十分起こり得る事態です。
 問い合わせごとに個別に対応してしまうと過去の履歴が
一元管理できず、せっかく得られた貴重なお客様情報が
担当者のPCに個別に分散してしまうという状況を招きかね
ません。
メールボックスを共有できる
グループメーラーを活用
メールワイズなら、メールボックスをチームで共有することで、お互いの対応状況を共有できます。
今誰が対応しているのか、過去にどのようなメールを送っているのかチームで確認できます。
1 Webブラウザーからメールワイズを立ち上げる
まだ対応が完了していないメールのみが
初期画面に表示される
誰かが返信を
書き始めたことを
他のメンバーが
把握できる
2 お互いの状況を確認しながらメール対応
過去の送受信履歴も一覧で確認できるので
引き継ぎも簡単に
よく使う文章のテンプレートも
共有できるので効率もアップ
メールワイズ > お客様センター
▼ お知らせ  2012/8/21 14:31 鈴木拓也  編集する
メール受信
最終受信:
0:14
メール作成
処理メール メール情報表示 本文表示
メール検索 ファイル出力 アドレス帳検索 電話番号
処理メール 7
担当メール
確認メール
送信待ちメール 2
受信メール
送信メール
[未分類] 7
店舗あ
店舗い
削除する 一括設定する
日時 件名状況・確認者 担当者
1. 2013/10/19 19:31(未処理) マールライスショーの温め方について
2. 2013/10/19 19:28(未処理) Fwd:トマットサーモンの件(クレームです)
3. 2013/10/19 19:27(未処理) 「トマットサーモン」について
担当者 件名
鈴木 拓也 忘れ物について
加藤 美咲 クリスマスの宿泊予約について
佐藤 昇 合同説明会出展のご案内
佐藤 昇 明日の面接について
「トマットサーモン」について
名前
返信テンプレート
メンテナンスのご案内
営業時間の問い合わせ
件名 cybozu.com:サポートの提供時間の問い合わせについて
カテゴリ よくある質問
内容 %Company%
%Customer% 様
いつも大変お世話になっております。
サイボウズ株式会社の %LoginUser% でございます。
お問い合わせ、ありがとうございます。
cybozu.com のサポートの提供時間についてご案内いたします。
さらに“使える”便利機能
送信する >>
メールの内容
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キャンセルする
“サイボウズ”<cybozu.community@gmail.com>
“サイボウズ株式会社”<csplan@cybozu.co.jp> アドレス選択
アドレス選択
アドレス選択
テンプレート挿入Re:マールライスショーの温め方について
書式編集>>
関東坊主大学
岩上 章子 様
お問い合わせありがとうございます。
サイボウズ株式会社の佐藤と申します。
佐藤さん
返信入力中 状況・確認者 担当者
(未処理)
(処理中) 佐藤 昇
(未処理)
山本さん
佐藤さんが対応中だ
ということが分かる!
メールワイズ
15
E
メ
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ルの
時
代
は
、
す
で
に
終
わ
っ
て
い
る
。
第 1 章
そ
ろ
そ
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lを
卒
業
し
ま
せ
ん
か
。
第 2 章
14
差出人  : 佐藤 昇(営業部)2015/4/4(土)3:03
「モバイル」「スマートフォン」での価値訴求を通して、
全国の有力パートナー様との共催により新規案件を発掘し、今期中の実績に
目的
最終更新者: 佐藤 昇(営業部)2015/4/4(土)3:06
宛先   :和田 一夫, 鈴木 拓也, 中田 恵子,  佐藤 昇
(4人)     宛先の変更
全国セミナープロジェクト
・モバイルを利用した経営スピード化、業務効率化
・グループウェア利用による業務効率化
訴求ポイント
 情報漏えいが発生する大きな原因の1つに、Eメールの
誤送信があります。「名字が同じで宛先を間違えた」「Bccに
入れるつもりがCcで送ってしまった」「情報共有のための
チーム内に転送したつもりが間違えて返信してしまった」など、
うっかりミスによるインシデントが後を絶ちません。また、PC
内のメールソフトにEメールが保管されている場合は、その
PCそのものを紛失してしまうと過去の履歴を含めて多くの
情報が漏えいしてしまう危険性をはらんでいます。特に情報
が漏れてしまうことで企業の信用が失墜し、企業の屋台骨を
揺るがすような事件に発展しないとも限りません。
 Eメールの誤送信を防ぐためには、できれば社内で情報
共有や業務を遂行するツールと社外の人と連絡を取るツール
を分けるべきですし、PC内のメールソフトに情報が残って
しまうようなツールは避けるべきなのです。
うっかりミスで Eメール の
誤 送 信 が 起きてしまう
サイボウズの答え
人事異動のお知らせ(全体)
トップページ > 掲示板(最新一覧)> 掲示の詳細
変更する コメントを書き込む その他の操作 ▼
差出人  : 加藤 美咲(営業部)2015/3/2(月)15:30
2月2日∼3月1日までの退職者を含む人事異動になります。
お気づきの点がありましたら、ご遠慮なくお申しつけください。
【入社】
2月15日 鈴木 琢也(営業部)
2月26日 高橋 健太(社長室)
【復職】
3月1日 佐藤 昇(情報システム部)
【退職】
2月2日 加藤 美咲(総務部)
▼3月1日付け組織図
ag.cgi?page=FileView&gid=&fFID=379&cp=fl
最終更新者: 佐藤 昇(営業部)2015/3/5(木)11:53
掲示期間 :2015/3/2(月)∼
効率化・リスク課題 1
社内と社外でツールを分ける
社外向けは「Eメール」、社内のやりとりはサイボウズ Officeやサイボウズ ガルーンの「掲示板/
メッセージ」とツールを使い分けることで、誤送信のリスクを減らすことが可能です。
1 全社向けの通達事項や
お知らせは「掲示板」
社外秘の情報も多い社内通達は、
Eメールではなくグループウェアの「掲示板」を
使うことで、万が一の送信ミスを防止できる
2 特定のメンバーとのやりとりは「メッセージ」
「メッセージ」は
社内のユーザーしか
宛先に指定できないので、
社外の人に誤って送信する
リスクがない
3 Eメールを社内に共有する場合は「メッセージに転送」
Eメールを社内に共有する場合は
メールではなくメッセージに転送することで
「転送したつもりが返信してしまった」という
ミスを防止できる
2: 中田 恵子(経理部) 2015/4/4(土)3:09
1: 佐藤 昇(営業部) 2015/4/4(土)3:07
リマインドメール送信いたしました。
1社キャンセルのご連絡があり、40社52名の参加と
なります。よろしくお願いいたします。
明日のセミナーのリマインドメールを今日14時に送信
お願いいたします。
>1 への返信 @ : 佐藤 昇
「確認しました」を取り消す 返信する
確認しました ▼ 返信する
1名
@ : 中田 恵子
その他の操作 ▼
ソースを表示する
返信 転送 移動 削除全員に返信
ファイルに出力する
印刷用画面
HTMLファイルをダウンロードする
添付ファイルを削除する
メッセージに転送する
ToDoに登録する
差出人をアドレス帳に登録する
スケジュール(グループ週表示)
連携
スケジュール
予定を調整する
高橋 健太 様
いつもお世話になっております。
やまだ商事 赤坂です。
来週の月曜日、一度お伺いしてもよろしいで
ご都合をお聞かせいただければと思います。
次回お打ち合わせ日程について
日時 :2014/3/4(火)21:51
差出人: “サイボウズ株式会社”<marcom@cyb
宛先 : cybozu.community@gmail.com
サイボウズ Office Garoon
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添付ファイル 選択する
書き込む
3:佐藤 昇 2015年04月04日(土)00:10
>>2
ブース番号が明日決まるため、少々お待ちください。
先頭へ| << 前の20件へ|次の20件へ >>
返信するいいね!を取り消す 1
2:和田 一夫 2015年04月04日(土)00:05
>>1
こちら、送り先はすでに決まっていますでしょうか?
2:佐藤 昇 2015年04月04日(土)00:04
> 各製品担当の皆様
返信するいいね!
■スケジュール
 4月13日 原稿提出
 4月20日 初回デザイン案
 4月23日 デザイン案お戻し
 5月01日 デザインFIX
ディスカッションの追加
「*
」は必須項目です。必ず入力してください。
ディスカッション 共有ToDo +
タイトル*
パネル制作
本文 テキスト 書式編集
フォントの大きさ B I U ABC
Eメールを使うことで
非 効 率な業 務 が 増えてしまう
サイボウズの答え効率化・リスク課題 2
 社内のチームメンバーやお客様とのコミュニケーションに
欠かせないEメールは、システムログインのためのID情報と
してだけでなく、情報収集のためのメルマガ購読などにも
利用されているなど、日常的な業務の中に広く浸透してい
ます。対外的な連絡先としてもなくてはならないものである
ことは間違いありません。
 ただし、社内の総務的な情報共有や報告・連絡・相談を
含めた部内連絡、プロジェクトごとの進捗報告など、日常的な
情報共有、連絡ツールとして利用されているEメールだけに、
その受信フォルダはあらゆる情報が蓄積されることになり
ます。そのままの状態で放置すると過去の経緯が追いかけ
にくい状態となり、業務に支障が出る恐れも。そうならない
ためには、案件ごとに時系列で情報把握できるようにフォルダ
を作成し、届いたEメールを日々振り分けなければなりません。
誰もが経験していることですが、この振り分け作業には手
間も時間もかかります。また最近では、スパムメールが膨大
にやってくるために業務に有益なメールを見極める作業も
必要です。重要なメールを見落としてしまうリスクだって想
定されます。
 ほかにも、相手に送るたびに宛先を指定したりあいさつ
文を作成したりなど、Eメールは非効率な運用を強いられる
部分も少なからず見受けられます。
トピックごとに情報が
整理しやすいプロジェクトスペースを設ける
サイボウズ ガルーンの「スペース」や、サイボウズ Officeの「プロジェクト」機能を使うことでプロ
ジェクトに関するやりとりを整理し、効率の良いコミュニケーションを行えます。
このページは、サイボウズ ガルーンの「スペース」の画面でご紹介しています。
サイボウズ Officeの「プロジェクト」は、機能、画面デザイン等が異なります。
1 プロジェクトのスペースを作成
2 タスク/議題ごとにディスカッションを作成
3 ディスカッション内でスレッド形式のコミュニケーションを行う
タイトル、メンバーを指定して
プロジェクトスペースを作成
メンバーはいつでも追加・変更できる
タスクや議題ごとにスレッド形式の
ディスカッションを作成
常に確認したいスケジュールや資料などは
上部に固定することが可能
各自が振り分けなくても、
タスクごとにディスカッションが整理される
1通1通通知が来る
Eメールと違い、
ディスカッション単位で
通知を受信できるので、
情報を確認しやすい
ディスカッションを追加する+
イベント出展プロジェクト
配布物の手配
ユニフォーム制作
ブース内セミナー
パネル制作
Myスペース
イベント出展プロジェクト
いいね!
ディスカッション
ディスカッションを追加する
共有ToDo +
+
イベント出展プロジェクト
★
テキスト 書式編集
メンバー:5人 佐藤 昇 松田 環奈 和田 一夫 増田 道彦 斉藤 康介
添付ファイル 選択する
フォロー中
すべてのスペース 全般 イベント出展プロジェクト
最新情報 00:10 更新
スペース
イベント出展プロジェクト
ブース内セミナー
ユニフォーム制作
パネル制作
>講師の皆様 講師...
kintoneはポロシャ...
■スケジュール 4...
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松田 環奈
佐藤 昇
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第 2 章
 サイボウズ Officeは、4万7千社を超える企業に導入されている日本のグループウェアです。社内で
情報を共有するためのスケジュール機能をはじめ、掲示板やメッセージ、ファイル管理など、チームで
業務を進めるために役立つ機能が豊富に備わっています。マニュアルいらずで簡単に使いこなせる
インタフェースを備え、自分の使い方に合わせて自由にカスタマイズ可能。スマートフォンやタブレットを
利用して外出中からサイボウズ Officeに手軽にアクセスできます。
 パッケージ版をはじめ、充実のバックアップでデータ保護を実現している安心のクラウド版を提供
しており、導入後の解約金は一切不要。クラウド版なら1ユーザ500円から利用できる充実のグループ
ウェアです。
スマートフォンから簡単に使える 月額1ユーザー500円から
東西データセンターを利用した
安心のクラウド
導入後の解約金は一切不要
月額500円/1ユーザー∼(税抜) ※最低利用ユーザー数5ユーザー価格
■ 主なアプリケーション
スケジュール・施設予約
個人だけでなくチームのスケジュールが一覧で把握しやすく、段取り
調整などが手軽にできます。会議室予約はもちろん、プロジェクタな
ど備品の貸し出し管理も可能です。
メッセージ
チームのメンバーや、ユーザーに個別にメッセージを送れるアプリ
ケーションです。メッセージを使えば、Eメールを使わずにユーザーと
やりとりができるので、「Re:」が付いたメールが溜まってしまったり、
大事な情報が埋もれてしまうこともありません。
掲示板
全社やチーム単位でオープンな情報の告知が可能です。Eメールの
ような1対1の情報共有から、オープンな場で情報のやり取りが行え
ることで社内のコミュニケーションが活性化します。
ファイル管理
チームで共有したいファイルを保管し、変更履歴やバージョン管理を
行うことができます。最新の情報に常にアクセスできるようになります。
ワークフロー
申請承認業務をシステム化することで、決裁業務の効率化と確実
性を高めることができます。いつ誰が承認したのかログによって把握
でき、内部統制への対応も可能です。
メール
Webブラウザがあれば利用できるWebメール機能です。一般的な
メールソフト同様の使い勝手で、外出中であってもEメールを確認
できます。
電話メモ
チームのメンバーに代わって受けた電話の伝言を残すことができ
ます。電話メモは自動的に携帯電話などに転送することで、伝言の
伝え忘れを防止できます。
アドレス帳・ユーザー名簿
取引先やチームメンバーなど利用者全員のアドレス帳を作成、管理
することができます。ユーザー名簿では顔写真や情報の発信履歴も
同時に確認できます。
報告書
商談報告や営業日報など報告書をフォーマット化して管理できます。
業務の基本である「報・連・相」の徹底をサポートします。
プロジェクト
進捗管理やタスク管理など、プロジェクトを推進するために必要な
情報が一元管理できます。チームのみならず組織横断型のプロジェ
クトも同時に管理することが可能です。
ToDoリスト
業務上必要なタスクを管理することができます。スケジュールやトップ
画面にタスクの〆切が表示されるため、業務の漏れを最小限に抑え
ることが可能です。
タイムカード
サイボウズ Officeにログインした時間によってタイムカードの自動
打刻が可能です。CSV形式でデータを取り出すことができるため、他
システムとの柔軟な連携を実現します。
カスタムアプリ
タスク管理や商談進捗管理、売上管理など、従来Excelで行われて
きたデータ管理をサイボウズ Office上で行うことができる機能です。
業務に使う情報を管理する簡単データベースとして活用できます。
オプション
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第 2 章
 サイボウズ ガルーンは、全社規模で活用するための機能が備わったエンタープライズグループウェア
です。よく利用する機能をポータル画面として部署や拠点、プロジェクトごとに設定することで生産性
向上を図りながら、組織横断型のプロジェクトを推進するために役立つスペース機能を装備。日・英・
中の三ヶ国語に対応しており、企業のグローバルコミュニケーションの円滑化に貢献します。
 他製品とのシングルサインオンによってログイン作業の手間を軽減し、グループ(ロール)機能を
活用することできめ細かなアクセス権の設定を実現するなど高度なセキュリティ機能を実装。各権限
を現場に委譲することで管理者の負担を軽減することが可能となり、あらゆる情報を一元的に検索
対象に加えることで情報へ素早くアクセスすることができるグループウェアです。
月額 845円/1ユーザー∼(税抜) ※最低利用ユーザー数10ユーザー
Notesをはじめとした
他社製品からの移行をサポート
全社規模で活用できる高度なセキュリティと
ユーザー管理機能を実装
三ヶ国語に対応し、
企業のグローバル展開を強力に支援
組織横断型のプロジェクトに最適な
スペース機能を提供
■ 主なアプリケーション
価格
ポータル
パーツ化されたアプリケーションやよく使う機能を1つの画面に集約
させることで、必要な機能に素早くアクセスできるようになります。
HTMLタグを使って独自のパーツを作ることも可能です。
スケジュール
時代に合わせて進化を続けるグループスケジューラーです。個人の
スケジュールを登録/管理できるのはもとより、会議室など施設の予約、
他のユーザーの予定を確認できます。
モバイル
スマートフォン、タブレット端末からも「ガルーン」の主要アプリケー
ションにアクセスすることができます。移動中や出張先からも素早く
状況を確認し、業務に取り組むことが可能です。
掲示板
全社や拠点や部署、職種ごとにカテゴリを分類して情報を発信する
ことができます。閲覧確認機能を使って、重要な通達が閲覧されて
いるかを確認できます。
スペース
組織横断型のプロジェクトの際に、共有すべきファイルやディスカッ
ション履歴、共有ToDoをスペースに集約することで、プロジェクトの
情報を一元管理しタスクを明確にすることができます。
多言語対応・タイムゾーン
日・英・中三ヶ国語に切り替えて利用でき、拠点に応じたタイムゾーン
の設定が可能です。海外拠点とのスケジュール調整も円滑に実施
できます。
ワークフロー
経路分岐や上長設定、代理申請や代理承認機能など、企業独自の
業務プロセスに合わせたワークフローが設定できます。ワークフロー
を円滑に行うことで意思決定の迅速化に貢献します。
メッセージ
社内のユーザー同士の連絡、ディスカッションに活用いただけます。
議題ごとのメッセージで、スレッド形式で効率的にコミュニケーション
することができるので、効率的に議論を進めることができます。
全文検索
「ガルーン」内に蓄積された様々な情報を検索できます。複数のアプ
リケーションを横断、添付ファイルの中身までまとめて検索できるよう
になります。
連携API
外部との柔軟な連携が可能なAPIを使うことで、「ガルーン」が持っ
ていない機能を実装するなど、用途に応じてシステム開発することが
可能です。将来のバージョンアップも考慮した環境を提供します。
テレビ会議 オプション 「ガルーン」のスケジュールと連携するWeb会議オプションです。
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第 2 章
 メールワイズは、事前に設定された共通のアドレス宛にきたEメールに対して、複数のユーザーで
共有できるクラウド型グループメーラーです。特定のEメールに対して誰がどんな対応をしているの
かチームで共有し、その進捗状況がしっかり可視化できるようになるため、対応漏れや二重対応を
防ぐことが可能です。また、過去の対応履歴も確認できるため、対応品質の向上にも大きく貢献
してくれるツールです。
 広報部門やサポートセンターなどはもちろん、売上に直接影響するネットショップでのメール対応
など、大量のメールを少人数で対応するといった場面で活かすことが可能です。好ましくない対応は
すぐさま炎上のネタになってしまう恐れのある時代だからこそ、問い合わせやクレーム対応の質を
高める仕組みとして、メールワイズが役立ちます。
Eメール共有ソフト導入数No.1 共有アドレス宛のメール対応を効率化
対応漏れ・二重対応を防ぎ、
炎上防止に効果
過去の対応履歴がすぐにわかり、
対応ナレッジが活かせる
月額500円/1ユーザー∼(税抜) ※最低利用ユーザー数2ユーザー価格
特定のEメールアドレスを複数のメンバーで共有し、対応を分担する
ことができます。担当者の割り当てをシンプルに行うことで、Eメール
対応業務の効率化に貢献します。
■ Eメール対応の共有
Eメールの処理状況や、内容の種別、担当者が一覧で確認できる
ため、対応漏れや二重対応などが防げます。過去の対応履歴を参
照することでナレッジを活かすことができ、担当者が変更しても引き
継ぎが容易です。
■ 対応履歴の共有
会社データや人データを部署や担当者別など分類したい形に整理
して管理することが可能です。顧客データはメール対応画面に顧客
データが自動表示されるため、お客様の登場を把握しながら対応す
ることができます。
■ アドレス帳
お礼メールなど日常的によく使う文面を登録・共有し、Eメール作成
画面から呼び出すことができます。宛先や担当者名を自動で差し
込むことで、Eメール対応の効率化を実現します。
■ テンプレート
アドレス帳に登録されているお客様やCSVファイルで作成された
任意の宛先リストに対してEメールを一斉に配信することができます。
■ 一斉配信
電話や訪問の履歴をEメールと合わせて管理することが可能です。
お客様とのコンタクト履歴を管理することで、状況が的確に把握でき
るようになります。
■ 電話履歴/訪問履歴
メンバー別をはじめ、商品別など任意の項目でEメールの対応状況を
集計することが可能です。メンバーそれぞれの対応履歴が可視化
でき、集計することで対応の傾向を分析することも可能です。
■ 集計レポート
メールをクラウド上の
メールワイズで一括受信
Webブラウザーから
メール送受信、対応を共有
件名:Re:二次面接の日程変更
件名:お見積りについて
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第 2 章
ラベル
顧客一覧リッチエディター
顧客一覧数値
顧客一覧ラジオボタン
顧客一覧複数選択
顧客一覧日付
顧客一覧日時
顧客一覧リンク
顧客一覧関連レコード一覧
顧客一覧スペース
顧客一覧グループ
文字列(1行)
文字列(複数行)
計算
チェックボックス
時刻
添付ファイル
ユーザー選択
ルックアップ
罫線
顧客リスト_demo アプリの設定 フォーム
保存 キャンセル プレビュー
ドロップダウン
ドロップダウン
レコード番号
作成日時
更新日時
作成者
更新者
名前
年齢 誕生日性別
男 女
メールアドレス 電話番号
ドロップダウン
ふりがな
性別 血液型
既婚 未婚
A B C D E F G H I J K
1
2
3
4
5
6
7
8
9
複 雑なマクロを使 いすぎて
誰もメンテナンスできない
サイボウズの答え属人化の課題 3
 平 均を求める「 A V E R A G E 」や指 定された範 囲の合
計を求める「 SUM 」、小数点以下を切り捨てる「 INT 」、
検 索して一 致する値を求める「 V L O O K U P 」… E x c e l
には便 利に活用できる様々な関 数が豊富に用 意されて
います。この 関 数を駆 使してマクロを設 定することで、
分析のための「キューブ」と呼ばれるデータの集まりから
特 定のデータやデータ構 造 、集 計 値などを自動 的に取
得することだってできるようになります。実はローンの返
済 額などを求める財 務 関 数なるものまで存 在しており、
マクロをうまく設 定することで高 度な活 用も可 能になる
のです。
 しかし関数を使って高度なマクロを設定すればするほど、
Excelを扱う人の力量が問われてくることになります。もち
ろん個人で使うのであれば問題ありませんが、マクロが複雑
に設定されたExcelファイルを他の人と共有する際には
注意が必要です。周囲のメンバーが見てもどんな動きをして
いるのかわかりにくくなってしまい、作成した本人でないと
メンテナンスできない事態になりかねません。また他のファ
イルを参照するマクロが用いられていると、ファイルの所在
が変わるとエラーが出てしまい、共有すべき数字の情報が
表示されなくなることも。他のメンバーに情報共有したく
とも、きちんと配布することが難しくなります。
ドラッグ&ドロップ操作で
メンテナンスできる「kintone」を活用
業務アプリ作成プラットフォーム「kintone」なら、Excelで管理していた案件管理や売上情報を
手軽に共有できます。ドラッグ&ドロップの簡単な操作でメンテナンスできるので、作成者以外が
メンテナンスできなくなるリスクを低減できます。また、集計項目の設定などは管理画面から行うので、
利用者が誤って設定を変えてしまうなどの心配がありません。
1 Excelリストを「kintone」へ読み込み、業務アプリを作成する
2 メンテナンス時は設定画面を開き、マウス操作で編集
3 アクセス権の設定もわかりやすい画面で柔軟に行える
既存のExcelファイルを元に、
簡単な操作で
業務アプリを作成可能
作成したアプリは
Webブラウザー上で閲覧できる
項目の追加は
ドラッグ&ドロップで可能
一般ユーザーは設定画面に
アクセスできないので
誤って設定を変えてしまう
リスクがない
アプリ全体や項目ごと、指定した条件別などに
アクセス権を設定可能
「営業部」など組織単位で
アクセス権を設定できるので
人事異動などにも少ない手間で対応できる
会社名や連絡先等、お客様の基本情報を管理するアプリです。キーワード検索、地域等の条件での絞り込み、リストのCSV入出力等
が可能です。このアプリの情報を、案件管理や問い合わせ管理などのアプリで参照することもできます。
顧客リスト_SFA
顧客リスト_SFA
会社名 部署名 先方担当者名 TEL
ミヤタシステムズ 開発部 天野 健太郎 06-1234-XXXX
東山産業 第二営業部 板倉 晋太郎 03-9876-XXXX
森川不動産 総務部 中井 理名 03-9876-XXXX
医療法人 坊主会 情報システム部 加納 若葉 080-8642-XXXX
二宮商事 営業本部第一営業部 桜井 良平 03-5805-XXXX
金都運総研 情報システム部 富士野 三郎 06-1234-XXXX
岡崎商会 ソリューション営業グ... 石田 大智 050-3160-XXXX
草刈組 総務部 馬場 政信 03-9876-XXXX
安井電機 経理部 深谷 英樹 03-9000-XXXX
顧客一覧一覧:
ユーザー/組織/グループとアクセス権 ?
ユーザー/組織/グループを追加
アプリ作成者
第一営業グループ
Everyone Group
レコードを閲覧 レコードを追加 レコードを
レコードを閲覧 レコードを追加 レコードを
レコードを閲覧 レコードを追加 レコードを
ウンウ
ス 電話番号号
イル
選択 性別
ドロップダウンドロップダウン
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 営業数字の管理やプロジェクトの線表作りなど、Excel
は様々な情報管理に幅広く利用されています。多くのPCに
インストールされていることで、作成したファイルをEメールに
添付して情報を共有する機会も多いはずです。
 しかし、長年情報管理に使われているExcelファイルに
なると、ファイルそのものが重くなり開くまでに時間がかかる
ものも出てきます。また、チーム内で情報共有するためにメン
バー全員にExcelファイルを配布してしまうと情報が拡散し、
新たな情報が追加されてしまうと誰が持っているExcelファ
イルが最新なのかがわからなくなってしまいます。シミュレー
ションや情報管理を個人的に行うツールとしては最適ですが、
チーム全員で情報共有するといった使い方にはあまり適し
ていません。1つのExcelをファイルサーバ上に配置し、全員
で営業数字をメンテナンスしたり、業務報告書を入力したり
することもありますが、誰かが入力していると別のメンバーが
上書きできないなどきちんと設定しないと排他制御がうまく
働きません。チーム全員で共有しながらうまく情報共有、情報
管理が行えるような環境作りが必要です。
どれが 最 新 の
E x c e lファイルなの か わ からない
効率化・リスク課題 サイボウズの答え3
簡単にWebブラウザー上で
共有・編集できる「kintone」
「kintone」なら、案件リストや業務日報など複数メンバーで共有・編集する情報を「アプリ」と呼ぶ
Webデータベース上で一元管理できます。常に最新の情報のみが表示されているので、情報を
正確に伝達できます。
1 「kintone」のアプリにアクセス
一覧画面では、
常に最新情報だけを確認できる
各自がファイルを手元に置く必要がないので、
ファイルが散在しない
登録されたデータを円グラフ、
棒グラフ、折れ線グラフなど
様々な形式で分析できる
よく使う集計項目は保存しておき、
すぐに呼びだし可能
2 自分の必要なデータにアクセスし、編集
3 様々な集計結果を閲覧できる
Webブラウザー上で直接編集できる
データを編集すると
変更履歴として記録し、
必要に応じて戻すことが可能
コンタクト履歴
コンタクト履歴
一覧: 1-15 (15件中)標準ビュー ▼ グラフ: ▼
2014-03-14
お客様名活動者
試用株式会社むさし丸
Garoon
Mailwise
コンタクト種別 対象製品日付
鈴木 拓也
2014-03-14 電話社団法人スイートプリティー高橋 健太 kintone
2014-03-04 試用有限会社マルチ・タスク
kintone
Office加藤 美咲
2014-03-19 導入相談株式会社チャレンジオレンジ高橋 健太 kintone
2014-03-19 試用社会福祉法人芝生緑佐藤 昇 kintone
2014-03-07 電話サザビーサンライズ(株)鈴木 拓也 Mailwise
2014-03-12 導入相談有限会社アニバーサリーしもだ田中 美子 Office
2014-03-19 セミナー/・イベント株式会社ハートキャッチ和田 一夫 kintone
2014-03-12 訪問・来訪株式会社シャルロッテ加藤 美咲 kintone
最新コンタクト日
コンタクト日 コンタクト担当者 コンタクト内容
2014-03-25
田中美子
次回コンタクト予定日 次回コンタクト担当者
最新コンタクト担当者
2014-03-27
2014-03-27
佐藤昇
担当の中村様へお電話。
現在、「サイボウズ Office」含む2製品に絞られて
次回、部長プレゼンを実施する。
佐藤昇
コメント
2015-04-10 20:263: 佐藤昇
田中美子
佐藤昇
最新のバージョンを表示する
変更箇所を表示する
最新コンタクト担当者 :次のユーザーが選
択されました :
次回コンタクト担当者 :次のユーザーが選
択されました :
この前のバージョ
ンに戻す
佐藤昇
コンタクト担当者 : 次のユーザーが選択さ
れました :
コンタクト内容 :「
担当の中村様へお電話。
現在、「サイボウズ Office」含む2製品に
絞られているとのこと。
次回、部長プレゼンを実施する。
変更履歴
活動者
レコード数
佐藤 昇
鈴木 拓也
高橋 健太
田中 美子
加藤 美咲
和田 一夫
0 0.25 0.5 0.75 1.25 1.751.5 2.5 3.51 2 3 42.25 2.75 3.25 4.253.75
レコード数
電話
レコード数:(33.3%)
メール:1(6.7%)
訪問・来訪:1(6.7%)
資料請求:1(6.7%)
導入相談:2(13.3%)
セミナー/イベント:2(13.3%) 試用:3(20.0%)
電話:5(33.3%)
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第 2 章
 スマートフォンやタブレットなど、社外にいても手軽に情報
活用が可能なモバイル端末は、多くの企業で業務に活かさ
れています。チーム内で情報を迅速に更新したり業務報告
を手軽に行ったりなど、ワークスタイルを大きく変革するため
の重要なツールと言えます。
 しかし、Excelを使った業務報告や数字の更新は、モバ
イル端末の画面で行うのは至難の業です。そもそも画面の
小さいモバイル端末でExcelを見ると、かなり細かな数字の
羅列で確認すべき情報がわかりにくくなりがちです。変更が
必要な個所があればピンチアウトして拡大し、マス目にうまく
タッチして数字を入力しなければなりません。もちろんでき
ないことはありませんが、Excelのマス目とモバイル端末の
画面はあまり相性がいいとは言えませんし、正直入力ミスが
発生しやすいのが実態です。できれば、Excelにモバイル
端末に最適なインターフェースが欲しいところです。
小さなモ バイル 端 末 の 画 面 で
E x c e lを扱うの は ひと苦 労
効率化・リスク課題 サイボウズの答え4
「kintone」なら自動で
スマートフォンに最適化された画面を生成
「kintone」なら、様々なリストをスマートフォンに最適化された画面で閲覧・編集できます。顧客情報
や業務日報などを外出先から簡単に操作できます。
1 パソコン上で
「kintone」の
アプリを作成
2 スマートフォンの
Webブラウザーから
アクセス
スマートフォンは意識せず、
通常通りアプリを作成
自動的にスマートフォンに
最適化された画面が表示される
無料アプリ
「kintoneモバイル」も用意
Webブラウザー以外にも、
専用アプリ「kintoneモバイル」を無料で用意
「kintoneモバイル」なら、情報が更新された場合など、
指定したタイミングで通知することも可能
提案資料・カタログ
提案資料・カタログ
一覧: 1-7 (7件中)一覧1 ▼ グラフ: ▼
2014-03-18kintoneカタログ kintoneカタログ.pdf
名称 作成日 イメージ画像 ファイル
お客様先で使えるkintoneの提案資料やカタログです。
2014-02-24セミナー資料「クラウドファースト時代の部門… セミナー資料.pptx
2014-03-10【kintone事例PDF】ワーク・ライフバランス様資料 【kintone活用事例】ワーク・ライフバランス様.pdf
2014-02-13OPROARTS×kintone 帳票連携カタログ ARTSkintoneカタログ.pdf
23:11 21%
event.cybozu.com
kintoneカタログ
名称
kintoneカタログ
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佐藤 昇 かしこまりました。すぐ変更
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kintone 2分前
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kintokintokintokintokintokintokintokintotonenenenenenenenee
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kintone
30 31
E
メ
ー
ルの
時
代
は
、
す
で
に
終
わ
っ
て
い
る
。
第 1 章
そ
ろ
そ
ろ
E
x
c
e
lを
卒
業
し
ま
せ
ん
か
。
第 2 章
( キントーン )
 kintoneは、クレーム管理や案件管理、顧客リストなど業務に必要なアプリを簡単に作成できる
ツールです。既存のExcelをそのまま取り込んだり、ドラッグ&ドロップのマウス操作だけでアプリを
開発することができたりなど、プログラミングの専門的な知識がなくとも業務に役立つ機能を実装する
ことが可能です。また、すぐに使えるテンプレートが100種類以上用意されており、選択するだけですぐ
にその機能が使えるようになります。
 プロジェクトやタスクをチームで効率よく遂行するために、アプリや情報、過去の履歴などを集約
できる「スペース」機能を備えており、JavaScriptやプラグインを使ってkintoneには標準搭載されて
いない高度なカスタマイズを実現することも可能です。
顧客管理や契約書管理など
自社に必要なアプリを数分で作成可能
ノンプログラミングでアプリ作成
既存のExcelを読み込んで
アプリを作成可能
kintone REST APIによるシステム連携や
Javascriptによる高度な開発を実現
業務テンプレートを無料ダウンロードできる「アプリストア」
アプリ
案件リスト、売上管理など、Excelファイルで作成していたリストを、簡単な操作でWebデータベース化し、クラウド上で共有できます。
テキスト・数値・リンク(メールアドレス/電話番号/URL)・添付ファイルなど、様々なパーツを組み合わせて設計できます。
「スペース」とは、プロジェクトやタスクを進行する際に必要なやり取りを集約することができる「場」のことです。
例えばテーマごとにディスカッション(掲示板機能)を作成したり、Wikiのように情報を蓄積していくことができます。
また「ゲストスペース」機能を使えば、社外のメンバー(ゲストユーザー)を招待して許可したスペースのみを共有することも可能です。
3種類の作成方法をご用意しています。
■ アプリの作成
データの表示は見やすいスプレッドシート形式で
表示され、Excelのように列の幅調整や、ソートをす
ることができます。また、自分が担当のものや日付が
明日以降のものなど、条件を自由に組み合わせた
一覧ビューを複数作成し、ボタンひとつで切り替え
ることも可能です。
■ 一覧画面
集計したい条件を選択するだけでかんたんにグラフ
を作成することができます。グラフの種類も、円グ
ラフ、折れ線グラフ、縦棒、横棒、クロス集計表な
ど用途にあわせて自由に設定可能です。
■ グラフ表示
個々のデータに対して、指示やアドバイス、質問など
を書き込むことができます。コメントをする相手を指
定すると指定された相手に通知が飛ぶので、自分
宛ての連絡を見落とすリスクを最小限に抑えること
ができます。
■ コメント機能
情報を集約できるスペーストップ トピックごとに議論できる掲示板 社外のメンバーを「ゲストユーザー」として招待できる
ゲスト
ユーザー
自社環境
A社
B社
kintoneご契約環境
A社とのゲストスペース
B社とのゲストスペース
月額780円/1ユーザー∼(税抜) ※最低利用ユーザー数5ユーザー価格
スペース
Excelを読み込み作成 テンプレートから作成項目をドラッグ&ドロップで作成
※本カタログの記載事項は変更になる場合がございます。
サイボウズ株式会社 製品に関するお問い合わせは、弊社ホームページで https://www.cybozu.com/
2015年5月現在
※サイボウズ、Cybozu、サイボウズのロゴマーク、ガルーン、Garoon、kintone、メールワイズ はサイボウズ株式会社の登録商標です。
※記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。また、当社製品には他社の著作物が含まれていることがあります。
 個別の商標・著作物に関する注記については、こちらをご参照ください。
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no-email-150513
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すみません、まだEメールですか?

  • 1. すみません、 まだ Eメール ですか? 第 1 章 Eメールの 時 代 は 、 すでに 終 わっている。 そろそろExcelを卒 業しませんか 。第 2 章
  • 2. 2 3 チームで 働く環 境 は 、いま大きく 変 わりつ つあります ビジネス環境の変化に伴って、働き方に大きな変化が求められています。 それは、個人としての働き方だけではありません。社内のメンバー、パートナー企業、そしてお客様と 一緒になっていかに成果を上げることができるのか、チームとしての働き方も大きく変わろうとしています。 まさにいま、ワークスタイル変革の岐路に差し掛かっているのです。 厚生労働省が2014年9月に発表した人口動態統計の概況に よると、1人の女性が一生に産む子供の平均数を示す合計特殊 出生率は、2005年の1.26を底辺として上向いており、2013年に は1.43にまで回復しています。しかし、実 際の出 生 数は1 0 2 万 9816人と毎年着実に減少し続けており、今後働く世代の人口が 縮小していくことは間違いありません。企業が成長していくためにも、 出産や育児に奔走するワーキングマザーをはじめ、介護など様々な 事情を抱える人材を積極的に受け入れるダイバシティ―(多様 性)を意識した労働環境作りが何よりも重要になってきます。その ためには、自宅や外出先などどんな環境であっても、社内にいるの と変わらない情報を共有しながら、互いに補完しあえるチームとして 働くことができる仕組み作りが欠かせません。 最近話題となっている個人情報漏えい事件は、社会に大きなインパ クトを与えています。損害賠償額はもちろんですが、事件によって 企業価値が毀損され、企業の存続に関わる大きなダメージを受けて しまうことも。特定非営利活動法人 日本ネットワークセキュリティ協会 が2014年12月に発表した「2013年情報セキュリティインシデント に関する調査報告書」によると、個人情報漏えいインシデントの中心は、 メール誤送信を含めた誤操作が最も大きなものとなっています。 意図的ではないにせよヒューマンエラーが起こりうることを前提に、 情報を共有・伝達するための仕組みを改めて検討すべきです。もはや目新しい言葉ではなくなったクラウド・コンピューティング。企業 のITインフラそのものを外部にゆだねることに抵抗感があった時代 から、今では財務会計など企業の基幹システムまでもクラウドを利 用する企業が増えています。総務省が発表している情報通信白書 によると、企業におけるクラウド利用率は33.1%となっており、この 数字は今後も伸びていくことでしょう。すでにクラウドは、新たな挑 戦というよりも日常的に使うインフラへと変貌を遂げています。社内 のみならず、社外の人とチームを組んでプロジェクトに取り組む機 会が増えている今のビジネス環境においては、情報共有が容易に 行えるクラウドを使わない手はありません。過去の古い仕組みにと らわれることなく新たな業務インフラの姿を描く必要があるのです。 ■クラウド・コンピューティングは“ 挑戦 ”の時代から“日常 ”の時代へ チームで取り組む機会が増えているからこそ、 情報共有しやすいクラウドを積極 的に活用すべき 【企業のICT環境整備とテレワーク導入率】 インターネット利用有無 インターネット接続(光) クラウド利用率 テレワーク導入率 0 20 40 60 80 100 (%) 99.9 83.2 9.3 33.1 99.9 82.0 11.5 28.2 99.3 80.0 9.7 21.6 99.7 76.5 12.3 14.1 99.9 19.2 73.6 99.3 69.6 16.0 99.3 H19末 H20末 H21末 H22末 H23末 H24末 H25末 66.3 10.9 【漏えい原因比率(件数)】 誤操作(485件) 34.9% 管理ミス(449件) 32.3% 紛失・置忘れ(199件) 14.3% 盗難(77件) 5.5% 不正アクセス(65件) 4.7% 設定ミス(43件)3.1% 不正な情報持ち出し(21件)1.5% 内部犯罪(14件)1.0% 目的外使用(10件)0.7% バグ・セキュリティホール(7件)0.5% ワーム・ウィルス(5件)0.4% その他(9件)0.6% 不明(5件)0.4% ■いつでもどこでも情 報にアクセスできる…  身の回りに高 機 能な端 末が 当たり前に ■出生数低下で労働力不足、ワーキングマザーが活躍できる環境作りへ 会社以外でも作業しやすい、情報が一元管理された仕組みが必要 スマートフォンやタブレット、そしてこれから注目を集めるウェアラブル 端末。様々な端末が業務のなかで利用され始めると、どんな端末か らでも自由にアクセスできる仕組みやアプリケーションが必要に なってくるのは当然です。しかし、環境の違いによって入力できない、 編集できない、使い勝手が悪いといった旧来型の仕組みでは、効率 よく働くことが難しく、現場にはストレスばかりが増えてしまうもの。 端末の種類に関わらず、業務に支障がない新たなインフラ作りを 早急に行っていくべきときにきています。社外のメンバーも含めて ■ 懲 戒 免 職や信用 問 題で業 績 悪 化も…   情 報 漏えいに見るセキュリティ対 策のさらなる重 要 性 考えれば、チーム全員が同じ端末、同じ環境を強制するようなこと は難しいのが現実です。 どんなデバイスからでも容易に利用できる仕組みを整備することが急務 ヒューマンエラーを回避するための情報共有、 伝達の仕組みが不可欠に チームで生産性を高めるためには、長年活用されてきたEメールのような コミュニケーションツール、情報共有・管理ツールが最適なのか、 改めて考えてみるべきときにきています。 【出生数、合計特殊出生率の推移】 昭和22 昭和40 0 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 (万人) 出 生 数 合 計 特 殊 出 生 率 出生数 第1次ベビーブーム (昭和22∼24年) 最高の出生率 2,696,638人 第2次ベビーブーム (昭和46∼49年) 2,091,983人 1.57ショック (平成元年) 1,246,802人 昭和41年 ひのえうま 1,360,974人 平成25年 最低の出生数 1,029,800人 合計特殊出生率 50 100 150 200 250 300 平成元年 平成17年 4.32 1.58 1.57 1.26 1.43 2.14 平成17年 最低の合計 特殊出生率 【出典】特定非営利活動法人 日本ネットワークセキュリティ協会 「2013年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書∼個人情報漏えい編∼」 【出典】厚生労働省「人口動態統計(2013年は概要)」 【出典】総務省「平成26年版 情報通信白書」
  • 3. 4 5 歴 史が 古く安 定しているから  Eメールが登場したのは1960年代のことですが、 多くの人に利用されるようになったのは、1980年代に インターネット技術の標準化を行うIETF(The Internet Engineering Task Force)がメールをやり取りする プロトコルである「Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)」を開発してから。今では異なる環境であって も情報がやり取りできる仕組みとして一般化しており、 何の疑問も持たぬまま日常的にEメールを使っている 人も少なくありません。  しかし最近では、いつも肌身離さず持ち歩いている スマートフォンで情報のやり取りを行うビジネスマンが 増え、メールよりもLINEやFacebookなどのSNSを利用 してチーム内での情報共有を行うケースも見受けられ ます。いまでも圧倒的な利用率を誇っているEメールで すが、スパムメールや標的型攻撃メールなど企業を脅 かす攻撃手段として悪用されてしまうというマイナスの 側面も。チームで働く上で最も適したコミュニケーション 手段は一体何なのか、改めて考えてみるべきです。 本当にEメールが今のチームに最適なのでしょうか? 社 外とのやり取りに 必 要だから  パートナー企業やお客様など社外の人とのやり取りに 際して、Eメールはなくてはならないツールの1つです。 Eメールアドレスをメールソフトの宛先に入力すれば、シス テムや環境の違いを意識することなく相手に情報を送 ることができるようになります。相手とすぐコミュニケー ションできる電話よりも、しっかりと過去の履歴が残せ るEメールで社外の人とやり取りする方のほうが最近は 一般的です。  ただし、外部との連絡手段として有効なEメールで も、チームで情報を共有したり蓄積したりするツールとし ては十分ではありません。同じ項目だとわかるようにタイ トルを意識し、返信し合うことで情報を共有することは できますが、何度も返信を繰り返すことで視認性が悪く なり、結果として大切な情報を見落としてしまうことも。 チーム全員に添付ファイルが何度も配布されることで メール容量を極端に圧迫してしまうなど、情報共有の ツールとして最適な選択肢とは言えない面もあります。 誰 にでも使えるから  様々な端末から利用できるEメールは、幅広い年代 から支持されています。PCやスマートフォンには最初から Eメールの機能が備わっており、コミュニケーションを取 る際には自然とEメールを使っている方も少なくありま せん。誰でも使えるというのは大きな強みの1つです。  ただし、個人が所有しているEメールアドレスは、会社 から与えられたものだけではありません。スマートフォンに 割り当てられたものや、Gmailをはじめ無料でアカウント が作成できるものなど、数多くのEメールアドレスを持って いる方が増えています。これら複数のメールアドレスを 駆使し、例えばPCに届いた情報をスマートフォンのE メールに転 送したり、社 外からフリーメールを使って お客様に情報を送ったりなど、その時々の環境に最適な 方法を選択して使い分けている方も少なくありません。 結果として社内に蓄積されるべき情報が分散されてし まい、情報そのものを見逃してしまう 恐れもないとは言えません。 なぜ 、まだEメールを 使 い 続 けるの か サイボウズでは、これからの時代に必要な情報共有、 コミュニケーションのあるべき姿は、Eメールのような仕組みではなく、 チームで働くために最適な機能を備えている グループウェアが中心になると考えています。 しかし、多くの企業が未だにEメールを業務の中心に据えて使い続けています。 もちろん役立つ機能がたくさん備わっていますが、 場面によっては課題が見えている部分もあります。 では、なぜEメールを後生大事に使い続けているのでしょうか。 会社用アドレス Gmailアドレス facebookアドレス 掲題の件、了解です。
  • 4. 6 7 歴史が古く過去の資産が社内に数多く眠っているから  もともと1980年代にMS-DOS向けの表計算ソフト がマイクロソフトによって開発され、その後GUIに優れた Mac版が1985年に登場、これが今のExcelの原型と 言われています。このExcelを中心に、ワープロ機能と してのWordやデータベースとしてのAccess、スケ ジュールおよびメールソフトのOutlookといった各種 ツールが 統 合された高 機 能なオフィススイート製 品 「Microsoft Office」が開発され、業務アプリケーション の標準的なツールとして多くの企業で採用されました。 すでに多くの情報がExcelで管理され、過去の資産と して企業のなかに数多く眠っていることでしょう。  しかし、長年情報管理に使ってきたExcelは、管理 する情報が増えれば増えるほどファイルが重くなり、業務 的に支障が出るケースもあります。情報管理の基盤と してExcelが本当に適切なのか、今一度考えてみる必 要があるのです。 本当にExcelが今のチームに最適なのでしょうか? 縦 横 のマス目で入 力でき、数 字が 扱 いやすいから  仕事で数字を扱う際には、Excelを使うのが一般的 です。特に毎月の売上数字など統計的に数字を管理 していこうと考えた場合、深く考えずにExcelを利用し ている人は大勢いることでしょう。グラフを使って簡単 に推移が可視化できるだけでなく、ピボットテーブルを 利用して複数のデータをクロス集計することだってでき ます。数字を扱うにはとても便利なツールです。  しかし、本来は文字や数値、数式を打ち込んでいくこ とでシミュレーションを自動的に行うツールであり、あくま で1人で数字を入れ替えながら使っていくものです。 チーム全員で共有しながら情報更新を行うといった使 い方には向いていません。すべてをExcelで管理する のではなく、適材適所で使い分ける ことが重要です。 標 準 的 にアプリケーションが 備 わっているから  誰も使っていないツールを使ってデータを作成して チームのメンバーに情報共有しても、誰も閲覧したり 編集したりできません。逆にいえば、どのPCであっても インストールされているアプリケーションでデータを作成 し共有することが、当たり前ではありますが大切です。 そう、Excelこそ多くのPCにインストールされている ツールの代表格です。誰のPCを立ち上げてもExcel がそこにあるからこそ、情報管理にExcelを選択する人 が多いのです。  広く普及しているツールを使うという発想は決して 間違えではありません。しかし、自由度の高いExcelを 利用すると、メンバーそれぞれのPC内に情報が個別に 格納されてしまい情報そのものが分散、どれが最新の ファイルなのか迷ってしまうこともあるはずです。Excel ファイルをメンテナンスしたら情報が古かった、なんて 事態はできる限り避けたいところです。 なぜ 、まだExcelを 使 い 続 けるの か 実は、Eメールと同じように情報共有・管理ツールとして 多くの企業で使われているものにExcelがありますが、 このExcelも活用シーンによって 様々な課題が明らかになっています。 Excelを使い続けている理由も、 実はEメールと同じようなポイントが挙げられます。 特定のExcelファイルを 開いたまま外出したAさん。 そのExcelファイルを 更新できないチームメンバー。 こんな事ありませんか? このExcelファイルを すぐ更新したいんだけど…。
  • 5. 8 9 情 報 やスキルが 人 に 依 存 する属 人 化、業 務 効 率 やリスク課 題も顕 在 化 ここで改めて、チームの生産性を高めるためにEメールやExcelを利用することに対する課題を整理してみましょう。 具体的には、PCや人に情報が紐付いてしまうことによる         に関する課題と、 作業のムダや情報漏えいなど           に関する課題が挙げられます。 これらの課題を解消する、チームに最適なツールが必要です 課 題 属人化 効率化およびリスク Eメール Excel 属人化の課題 1 社 内での情 報のやり取りに関する課 題 情報が個人のメールボックス内にしか残らない 1対1のやり取りが中心となり、多対多ではやり取りしにくい 情報共有のためだけのCcメールが増えて情報が漏れがち 誰かが休んだ時に経緯が追いかけづらい 担当が変わる際に経緯がまとまっておらず、引き継ぎにくい 情報が一元化されずにナレッジが蓄積されにくい 多様なワークスタイルに対応できない 10P. 属人化の課題 2 窓 口におけるEメール対 応に関する課 題 問い合わせメールにどう対応しているのかの管理ができない クレームの連絡が届いても、誰が対応しているのかわからない 対応履歴が共有できず、他の人に引き継ぐことができない 同じ問い合わせに二重に対応してしまう 問い合わせ履歴など過去のお客様情報が分散してしまう 12P. 効率化・リスク課題 2 メール運用の効 率 化に関する課 題 メルマガやスパムメールの処理で朝の貴重な時間が奪われる 膨大な数のメールが届くため、重要なメールを見落としてしまう 案件ごとに自分でフォルダ管理、ルール作成する必要がある 送るたびに宛先指定やあいさつ文を作成する必要がある 16P. 情報が追加されるたびにファイルが重くなり、なかなか開けない どのExcelファイルが最新の情報なのかが判断できない 外部ExcelやAccessなどと連携させることで、 より管理が複雑になる 各PCにExcelファイルが保存されてしまい、 管理すべき情報が散在してしまう マス目が小さくタッチインターフェースでは使いづらい モバイル端末に特化しておらず、使いやすく作り直す必要がある PCで作成したExcelの情報をモバイル端末で閲覧しにくい モバイル端末からExcel入力しづらい 効率化・リスク課題 3 E x c e lの情 報 管 理に関する課 題 26P. 効率化・リスク課題 4 E x c e lのモバイル活用に関する課 題 28P. 社外秘のファイルが添付されたメールを間違えて 社外に送ってしまった 同僚に愚痴メールを送ったつもりが 同じ名字のお客さまに誤って送ってしまった お客さまからのメールをネガティブなコメント付きで 社内転送したつもりが返信してしまった PCを紛失してしまい、 メールボックス内の情報が漏れてしまった 効率化・リスク課題 1 メールの情報漏えいリスクに関する課題 14P. 属人化の課題 3 E x c e lのスキルに関する課 題 関数が豊富に用意されているがゆえに 使う人の力量に格差が生まれる どんな設定になっているのか、他の人が見てもわかりにくい 関数を使い過ぎることで複雑化し、誰もメンテナンスできない 様々なファイルと関数で連携できるものの、 やり過ぎるとメンバーに配布できない 24P.
  • 6. 10 E メ ー ルの 時 代 は 、 す で に 終 わ っ て い る 。 11 第 1 章 そ ろ そ ろ E x c e lを 卒 業 し ま せ ん か 。 第 2 章 PR  お互いのEメールアドレスがわかれば、情報のやり取りは 手軽に行えます。メールボックス内で案件ごとにフォルダを 作成し、届いた情報をきちんと整理して管理している方も多 いことでしょう。  しかし、その情報はあくまで個人のメールボックス内に保 存されており、情報そのものを周りのメンバーと共有してい る状態ではありません。もし1対1でやり取りした情報を他の チームメンバーに共有したい場合は、改めて全員に転送する 必要があります。しかし、転送したかどうかは当人しかわから ず、情報共有し忘れてしまうことだって考えられます。チーム 全体をマネジメントする立場であれば、共有されていない情 報がたくさんある状態はできる限り早急に解消すべきです。 せっかく得たナレッジも、上手に活かすことが難しくなります。  もし子供が熱を出したり急な用事で休まなければいけな いメンバーが出てきたりした場合、個人のメールボックスに 入った緊急の用件は、対応されることなく放置されてしまう 恐れも。長期的なプロジェクトでチーム内の情報共有をメール で行っていると、毎日Ccで大量にやってくるEメールにだん だん関心を払わなくなってしまい、重要な情報を見落として しまう可能性も否定できません。 情 報 が 個 人 の メール ボックス 内 に 閉じ込 められる 社 内 外 の 情 報 の やり取りに 最 適 な チームの生産性を高めるためには、メールによる情報共有よりもグループウェアによる 情報共有のほうが最適です。また、社外とチームを組んでプロジェクトを推進する際にも、 Eメールを使わずに最適な情報共有を行うことが可能な無料グループウェア「サイボウズ Live」があります。無料で使える情報共有基盤ですので、一度お試しください。 属人化の課題 サイボウズの答え1 ¥0 クラウド/無料 チームでやりとりができる グループメッセージを活用 サイボウズ Officeや、サイボウズ ガルーンの「メッセージ」機能を使うことで、チームメンバー全員が スレッド形式でコミュニケーションできるようになります。情報が共有しやすくなり誰かが休んでもフォ ローしやすい体制を作ることが可能です。 1 メッセージの立ち上げ 何に関する話題なのかわかりやすいタイトルを付ける 常に確認したいスケジュールや資料は本文に記載 2 スレッド形式で コミュニケーション ○○部の△△です、などの挨拶は省略 別の人宛の質問も経緯を追うことができ、 いつでもフォローできる 宛先のメンバーを指定。ここはいつでも変更できる メッセージの送信(*は必須項目です。) 差出人 佐藤 昇 営業部(本社) 標題 ファイル 本文 宛先* マールライス発売について テキスト(A) 書式編集( )A 04/01 商品コンセプト企画承認 04/15 試作品作成 →遅れ 4/20予定 05/15 販促ツール完成 05/25 発売開始 書式  ▼ フォントサイズ ▼  ファイルを選択する マールライス商品企画資料.pdf × 削除する 佐藤 昇 加藤 美咲 高橋 健太 鈴木 拓也 佐藤 昇 加藤 美咲 高橋 健太 鈴木 拓也 ←追加 削除→ 営業部(本社) ユーザー検索 @宛先指定:1人 高橋 健太 × ありがとうございます! ファイルを選択する 書き込む 2: 高橋 健太(営業部) 2015/4/2(木)22:43 1: 佐藤 昇(営業部) 2015/4/2(木)22:42 加藤さんは本日お休みのため代理で資料添付いたします。 お疲れ様です。 マールライスの店頭ちらしを確認したいのですが、資料はありますでしょうか? >1 への返信 @ : 佐藤 昇 マールライス価格資料.xlsx 「確認しました」を取り消す 返信する 確認しました ▼ 返信する 1名 @ : 加藤 美咲 サイボウズ Office Garoon
  • 7. 12 E メ ー ルの 時 代 は 、 す で に 終 わ っ て い る 。 第 1 章 そ ろ そ ろ E x c e lを 卒 業 し ま せ ん か 。 第 2 章 13 問 い 合 わ せメール に 誰 が 対 応したの か わ からない サイボウズの答え属人化の課題 2  多くの企業ではWebサイト上に「info@cybozu.co.jp」 といった問い合わせ用のEメールアドレスを用意し、お客様 からの問い合わせに対応するようにしているのが一般的 です。この問い合わせ用のEメールは担当者や上司など 問い合わせ対応チームのメンバー全員に転送され、抜け漏 れなく対応できるようにしていることでしょう。  しかし、1つのメールを全員に転送する運用では、実際に 誰が対応しているのか直感的にわかりづらく、クレームなど 緊急の対応が必要な問い合わせに、実は誰も対応できて いなかったなんてことも。下手をすれば対応が後手に回り、 SNSなどにその対応のまずさが書き込まれてしまうことで 炎上、企業の信用は大きく揺らぐことにもなりかねません。 また、他のメンバーがどこまで対応しているのかわからず、 他の人に引き継ぐことも難しくなります。対応状況が見えない ということは、1つの問い合わせに複数の人が回答してしまう といったことも十分起こり得る事態です。  問い合わせごとに個別に対応してしまうと過去の履歴が 一元管理できず、せっかく得られた貴重なお客様情報が 担当者のPCに個別に分散してしまうという状況を招きかね ません。 メールボックスを共有できる グループメーラーを活用 メールワイズなら、メールボックスをチームで共有することで、お互いの対応状況を共有できます。 今誰が対応しているのか、過去にどのようなメールを送っているのかチームで確認できます。 1 Webブラウザーからメールワイズを立ち上げる まだ対応が完了していないメールのみが 初期画面に表示される 誰かが返信を 書き始めたことを 他のメンバーが 把握できる 2 お互いの状況を確認しながらメール対応 過去の送受信履歴も一覧で確認できるので 引き継ぎも簡単に よく使う文章のテンプレートも 共有できるので効率もアップ メールワイズ > お客様センター ▼ お知らせ  2012/8/21 14:31 鈴木拓也  編集する メール受信 最終受信: 0:14 メール作成 処理メール メール情報表示 本文表示 メール検索 ファイル出力 アドレス帳検索 電話番号 処理メール 7 担当メール 確認メール 送信待ちメール 2 受信メール 送信メール [未分類] 7 店舗あ 店舗い 削除する 一括設定する 日時 件名状況・確認者 担当者 1. 2013/10/19 19:31(未処理) マールライスショーの温め方について 2. 2013/10/19 19:28(未処理) Fwd:トマットサーモンの件(クレームです) 3. 2013/10/19 19:27(未処理) 「トマットサーモン」について 担当者 件名 鈴木 拓也 忘れ物について 加藤 美咲 クリスマスの宿泊予約について 佐藤 昇 合同説明会出展のご案内 佐藤 昇 明日の面接について 「トマットサーモン」について 名前 返信テンプレート メンテナンスのご案内 営業時間の問い合わせ 件名 cybozu.com:サポートの提供時間の問い合わせについて カテゴリ よくある質問 内容 %Company% %Customer% 様 いつも大変お世話になっております。 サイボウズ株式会社の %LoginUser% でございます。 お問い合わせ、ありがとうございます。 cybozu.com のサポートの提供時間についてご案内いたします。 さらに“使える”便利機能 送信する >> メールの内容 From To CC BCC 件名 本文 キャンセルする “サイボウズ”<cybozu.community@gmail.com> “サイボウズ株式会社”<csplan@cybozu.co.jp> アドレス選択 アドレス選択 アドレス選択 テンプレート挿入Re:マールライスショーの温め方について 書式編集>> 関東坊主大学 岩上 章子 様 お問い合わせありがとうございます。 サイボウズ株式会社の佐藤と申します。 佐藤さん 返信入力中 状況・確認者 担当者 (未処理) (処理中) 佐藤 昇 (未処理) 山本さん 佐藤さんが対応中だ ということが分かる! メールワイズ
  • 8. 15 E メ ー ルの 時 代 は 、 す で に 終 わ っ て い る 。 第 1 章 そ ろ そ ろ E x c e lを 卒 業 し ま せ ん か 。 第 2 章 14 差出人  : 佐藤 昇(営業部)2015/4/4(土)3:03 「モバイル」「スマートフォン」での価値訴求を通して、 全国の有力パートナー様との共催により新規案件を発掘し、今期中の実績に 目的 最終更新者: 佐藤 昇(営業部)2015/4/4(土)3:06 宛先   :和田 一夫, 鈴木 拓也, 中田 恵子,  佐藤 昇 (4人)     宛先の変更 全国セミナープロジェクト ・モバイルを利用した経営スピード化、業務効率化 ・グループウェア利用による業務効率化 訴求ポイント  情報漏えいが発生する大きな原因の1つに、Eメールの 誤送信があります。「名字が同じで宛先を間違えた」「Bccに 入れるつもりがCcで送ってしまった」「情報共有のための チーム内に転送したつもりが間違えて返信してしまった」など、 うっかりミスによるインシデントが後を絶ちません。また、PC 内のメールソフトにEメールが保管されている場合は、その PCそのものを紛失してしまうと過去の履歴を含めて多くの 情報が漏えいしてしまう危険性をはらんでいます。特に情報 が漏れてしまうことで企業の信用が失墜し、企業の屋台骨を 揺るがすような事件に発展しないとも限りません。  Eメールの誤送信を防ぐためには、できれば社内で情報 共有や業務を遂行するツールと社外の人と連絡を取るツール を分けるべきですし、PC内のメールソフトに情報が残って しまうようなツールは避けるべきなのです。 うっかりミスで Eメール の 誤 送 信 が 起きてしまう サイボウズの答え 人事異動のお知らせ(全体) トップページ > 掲示板(最新一覧)> 掲示の詳細 変更する コメントを書き込む その他の操作 ▼ 差出人  : 加藤 美咲(営業部)2015/3/2(月)15:30 2月2日∼3月1日までの退職者を含む人事異動になります。 お気づきの点がありましたら、ご遠慮なくお申しつけください。 【入社】 2月15日 鈴木 琢也(営業部) 2月26日 高橋 健太(社長室) 【復職】 3月1日 佐藤 昇(情報システム部) 【退職】 2月2日 加藤 美咲(総務部) ▼3月1日付け組織図 ag.cgi?page=FileView&gid=&fFID=379&cp=fl 最終更新者: 佐藤 昇(営業部)2015/3/5(木)11:53 掲示期間 :2015/3/2(月)∼ 効率化・リスク課題 1 社内と社外でツールを分ける 社外向けは「Eメール」、社内のやりとりはサイボウズ Officeやサイボウズ ガルーンの「掲示板/ メッセージ」とツールを使い分けることで、誤送信のリスクを減らすことが可能です。 1 全社向けの通達事項や お知らせは「掲示板」 社外秘の情報も多い社内通達は、 Eメールではなくグループウェアの「掲示板」を 使うことで、万が一の送信ミスを防止できる 2 特定のメンバーとのやりとりは「メッセージ」 「メッセージ」は 社内のユーザーしか 宛先に指定できないので、 社外の人に誤って送信する リスクがない 3 Eメールを社内に共有する場合は「メッセージに転送」 Eメールを社内に共有する場合は メールではなくメッセージに転送することで 「転送したつもりが返信してしまった」という ミスを防止できる 2: 中田 恵子(経理部) 2015/4/4(土)3:09 1: 佐藤 昇(営業部) 2015/4/4(土)3:07 リマインドメール送信いたしました。 1社キャンセルのご連絡があり、40社52名の参加と なります。よろしくお願いいたします。 明日のセミナーのリマインドメールを今日14時に送信 お願いいたします。 >1 への返信 @ : 佐藤 昇 「確認しました」を取り消す 返信する 確認しました ▼ 返信する 1名 @ : 中田 恵子 その他の操作 ▼ ソースを表示する 返信 転送 移動 削除全員に返信 ファイルに出力する 印刷用画面 HTMLファイルをダウンロードする 添付ファイルを削除する メッセージに転送する ToDoに登録する 差出人をアドレス帳に登録する スケジュール(グループ週表示) 連携 スケジュール 予定を調整する 高橋 健太 様 いつもお世話になっております。 やまだ商事 赤坂です。 来週の月曜日、一度お伺いしてもよろしいで ご都合をお聞かせいただければと思います。 次回お打ち合わせ日程について 日時 :2014/3/4(火)21:51 差出人: “サイボウズ株式会社”<marcom@cyb 宛先 : cybozu.community@gmail.com サイボウズ Office Garoon
  • 9. 16 17 E メ ー ルの 時 代 は 、 す で に 終 わ っ て い る 。 第 1 章 そ ろ そ ろ E x c e lを 卒 業 し ま せ ん か 。 第 2 章 添付ファイル 選択する 書き込む 3:佐藤 昇 2015年04月04日(土)00:10 >>2 ブース番号が明日決まるため、少々お待ちください。 先頭へ| << 前の20件へ|次の20件へ >> 返信するいいね!を取り消す 1 2:和田 一夫 2015年04月04日(土)00:05 >>1 こちら、送り先はすでに決まっていますでしょうか? 2:佐藤 昇 2015年04月04日(土)00:04 > 各製品担当の皆様 返信するいいね! ■スケジュール  4月13日 原稿提出  4月20日 初回デザイン案  4月23日 デザイン案お戻し  5月01日 デザインFIX ディスカッションの追加 「* 」は必須項目です。必ず入力してください。 ディスカッション 共有ToDo + タイトル* パネル制作 本文 テキスト 書式編集 フォントの大きさ B I U ABC Eメールを使うことで 非 効 率な業 務 が 増えてしまう サイボウズの答え効率化・リスク課題 2  社内のチームメンバーやお客様とのコミュニケーションに 欠かせないEメールは、システムログインのためのID情報と してだけでなく、情報収集のためのメルマガ購読などにも 利用されているなど、日常的な業務の中に広く浸透してい ます。対外的な連絡先としてもなくてはならないものである ことは間違いありません。  ただし、社内の総務的な情報共有や報告・連絡・相談を 含めた部内連絡、プロジェクトごとの進捗報告など、日常的な 情報共有、連絡ツールとして利用されているEメールだけに、 その受信フォルダはあらゆる情報が蓄積されることになり ます。そのままの状態で放置すると過去の経緯が追いかけ にくい状態となり、業務に支障が出る恐れも。そうならない ためには、案件ごとに時系列で情報把握できるようにフォルダ を作成し、届いたEメールを日々振り分けなければなりません。 誰もが経験していることですが、この振り分け作業には手 間も時間もかかります。また最近では、スパムメールが膨大 にやってくるために業務に有益なメールを見極める作業も 必要です。重要なメールを見落としてしまうリスクだって想 定されます。  ほかにも、相手に送るたびに宛先を指定したりあいさつ 文を作成したりなど、Eメールは非効率な運用を強いられる 部分も少なからず見受けられます。 トピックごとに情報が 整理しやすいプロジェクトスペースを設ける サイボウズ ガルーンの「スペース」や、サイボウズ Officeの「プロジェクト」機能を使うことでプロ ジェクトに関するやりとりを整理し、効率の良いコミュニケーションを行えます。 このページは、サイボウズ ガルーンの「スペース」の画面でご紹介しています。 サイボウズ Officeの「プロジェクト」は、機能、画面デザイン等が異なります。 1 プロジェクトのスペースを作成 2 タスク/議題ごとにディスカッションを作成 3 ディスカッション内でスレッド形式のコミュニケーションを行う タイトル、メンバーを指定して プロジェクトスペースを作成 メンバーはいつでも追加・変更できる タスクや議題ごとにスレッド形式の ディスカッションを作成 常に確認したいスケジュールや資料などは 上部に固定することが可能 各自が振り分けなくても、 タスクごとにディスカッションが整理される 1通1通通知が来る Eメールと違い、 ディスカッション単位で 通知を受信できるので、 情報を確認しやすい ディスカッションを追加する+ イベント出展プロジェクト 配布物の手配 ユニフォーム制作 ブース内セミナー パネル制作 Myスペース イベント出展プロジェクト いいね! ディスカッション ディスカッションを追加する 共有ToDo + + イベント出展プロジェクト ★ テキスト 書式編集 メンバー:5人 佐藤 昇 松田 環奈 和田 一夫 増田 道彦 斉藤 康介 添付ファイル 選択する フォロー中 すべてのスペース 全般 イベント出展プロジェクト 最新情報 00:10 更新 スペース イベント出展プロジェクト ブース内セミナー ユニフォーム制作 パネル制作 >講師の皆様 講師... kintoneはポロシャ... ■スケジュール 4... 佐藤 昇 松田 環奈 佐藤 昇 サイボウズ Office Garoon
  • 10. 18 19 E メ ー ルの 時 代 は 、 す で に 終 わ っ て い る 。 第 1 章 そ ろ そ ろ E x c e lを 卒 業 し ま せ ん か 。 第 2 章  サイボウズ Officeは、4万7千社を超える企業に導入されている日本のグループウェアです。社内で 情報を共有するためのスケジュール機能をはじめ、掲示板やメッセージ、ファイル管理など、チームで 業務を進めるために役立つ機能が豊富に備わっています。マニュアルいらずで簡単に使いこなせる インタフェースを備え、自分の使い方に合わせて自由にカスタマイズ可能。スマートフォンやタブレットを 利用して外出中からサイボウズ Officeに手軽にアクセスできます。  パッケージ版をはじめ、充実のバックアップでデータ保護を実現している安心のクラウド版を提供 しており、導入後の解約金は一切不要。クラウド版なら1ユーザ500円から利用できる充実のグループ ウェアです。 スマートフォンから簡単に使える 月額1ユーザー500円から 東西データセンターを利用した 安心のクラウド 導入後の解約金は一切不要 月額500円/1ユーザー∼(税抜) ※最低利用ユーザー数5ユーザー価格 ■ 主なアプリケーション スケジュール・施設予約 個人だけでなくチームのスケジュールが一覧で把握しやすく、段取り 調整などが手軽にできます。会議室予約はもちろん、プロジェクタな ど備品の貸し出し管理も可能です。 メッセージ チームのメンバーや、ユーザーに個別にメッセージを送れるアプリ ケーションです。メッセージを使えば、Eメールを使わずにユーザーと やりとりができるので、「Re:」が付いたメールが溜まってしまったり、 大事な情報が埋もれてしまうこともありません。 掲示板 全社やチーム単位でオープンな情報の告知が可能です。Eメールの ような1対1の情報共有から、オープンな場で情報のやり取りが行え ることで社内のコミュニケーションが活性化します。 ファイル管理 チームで共有したいファイルを保管し、変更履歴やバージョン管理を 行うことができます。最新の情報に常にアクセスできるようになります。 ワークフロー 申請承認業務をシステム化することで、決裁業務の効率化と確実 性を高めることができます。いつ誰が承認したのかログによって把握 でき、内部統制への対応も可能です。 メール Webブラウザがあれば利用できるWebメール機能です。一般的な メールソフト同様の使い勝手で、外出中であってもEメールを確認 できます。 電話メモ チームのメンバーに代わって受けた電話の伝言を残すことができ ます。電話メモは自動的に携帯電話などに転送することで、伝言の 伝え忘れを防止できます。 アドレス帳・ユーザー名簿 取引先やチームメンバーなど利用者全員のアドレス帳を作成、管理 することができます。ユーザー名簿では顔写真や情報の発信履歴も 同時に確認できます。 報告書 商談報告や営業日報など報告書をフォーマット化して管理できます。 業務の基本である「報・連・相」の徹底をサポートします。 プロジェクト 進捗管理やタスク管理など、プロジェクトを推進するために必要な 情報が一元管理できます。チームのみならず組織横断型のプロジェ クトも同時に管理することが可能です。 ToDoリスト 業務上必要なタスクを管理することができます。スケジュールやトップ 画面にタスクの〆切が表示されるため、業務の漏れを最小限に抑え ることが可能です。 タイムカード サイボウズ Officeにログインした時間によってタイムカードの自動 打刻が可能です。CSV形式でデータを取り出すことができるため、他 システムとの柔軟な連携を実現します。 カスタムアプリ タスク管理や商談進捗管理、売上管理など、従来Excelで行われて きたデータ管理をサイボウズ Office上で行うことができる機能です。 業務に使う情報を管理する簡単データベースとして活用できます。 オプション
  • 11. 20 21 E メ ー ルの 時 代 は 、 す で に 終 わ っ て い る 。 第 1 章 そ ろ そ ろ E x c e lを 卒 業 し ま せ ん か 。 第 2 章  サイボウズ ガルーンは、全社規模で活用するための機能が備わったエンタープライズグループウェア です。よく利用する機能をポータル画面として部署や拠点、プロジェクトごとに設定することで生産性 向上を図りながら、組織横断型のプロジェクトを推進するために役立つスペース機能を装備。日・英・ 中の三ヶ国語に対応しており、企業のグローバルコミュニケーションの円滑化に貢献します。  他製品とのシングルサインオンによってログイン作業の手間を軽減し、グループ(ロール)機能を 活用することできめ細かなアクセス権の設定を実現するなど高度なセキュリティ機能を実装。各権限 を現場に委譲することで管理者の負担を軽減することが可能となり、あらゆる情報を一元的に検索 対象に加えることで情報へ素早くアクセスすることができるグループウェアです。 月額 845円/1ユーザー∼(税抜) ※最低利用ユーザー数10ユーザー Notesをはじめとした 他社製品からの移行をサポート 全社規模で活用できる高度なセキュリティと ユーザー管理機能を実装 三ヶ国語に対応し、 企業のグローバル展開を強力に支援 組織横断型のプロジェクトに最適な スペース機能を提供 ■ 主なアプリケーション 価格 ポータル パーツ化されたアプリケーションやよく使う機能を1つの画面に集約 させることで、必要な機能に素早くアクセスできるようになります。 HTMLタグを使って独自のパーツを作ることも可能です。 スケジュール 時代に合わせて進化を続けるグループスケジューラーです。個人の スケジュールを登録/管理できるのはもとより、会議室など施設の予約、 他のユーザーの予定を確認できます。 モバイル スマートフォン、タブレット端末からも「ガルーン」の主要アプリケー ションにアクセスすることができます。移動中や出張先からも素早く 状況を確認し、業務に取り組むことが可能です。 掲示板 全社や拠点や部署、職種ごとにカテゴリを分類して情報を発信する ことができます。閲覧確認機能を使って、重要な通達が閲覧されて いるかを確認できます。 スペース 組織横断型のプロジェクトの際に、共有すべきファイルやディスカッ ション履歴、共有ToDoをスペースに集約することで、プロジェクトの 情報を一元管理しタスクを明確にすることができます。 多言語対応・タイムゾーン 日・英・中三ヶ国語に切り替えて利用でき、拠点に応じたタイムゾーン の設定が可能です。海外拠点とのスケジュール調整も円滑に実施 できます。 ワークフロー 経路分岐や上長設定、代理申請や代理承認機能など、企業独自の 業務プロセスに合わせたワークフローが設定できます。ワークフロー を円滑に行うことで意思決定の迅速化に貢献します。 メッセージ 社内のユーザー同士の連絡、ディスカッションに活用いただけます。 議題ごとのメッセージで、スレッド形式で効率的にコミュニケーション することができるので、効率的に議論を進めることができます。 全文検索 「ガルーン」内に蓄積された様々な情報を検索できます。複数のアプ リケーションを横断、添付ファイルの中身までまとめて検索できるよう になります。 連携API 外部との柔軟な連携が可能なAPIを使うことで、「ガルーン」が持っ ていない機能を実装するなど、用途に応じてシステム開発することが 可能です。将来のバージョンアップも考慮した環境を提供します。 テレビ会議 オプション 「ガルーン」のスケジュールと連携するWeb会議オプションです。
  • 12. 22 23 E メ ー ルの 時 代 は 、 す で に 終 わ っ て い る 。 第 1 章 そ ろ そ ろ E x c e lを 卒 業 し ま せ ん か 。 第 2 章  メールワイズは、事前に設定された共通のアドレス宛にきたEメールに対して、複数のユーザーで 共有できるクラウド型グループメーラーです。特定のEメールに対して誰がどんな対応をしているの かチームで共有し、その進捗状況がしっかり可視化できるようになるため、対応漏れや二重対応を 防ぐことが可能です。また、過去の対応履歴も確認できるため、対応品質の向上にも大きく貢献 してくれるツールです。  広報部門やサポートセンターなどはもちろん、売上に直接影響するネットショップでのメール対応 など、大量のメールを少人数で対応するといった場面で活かすことが可能です。好ましくない対応は すぐさま炎上のネタになってしまう恐れのある時代だからこそ、問い合わせやクレーム対応の質を 高める仕組みとして、メールワイズが役立ちます。 Eメール共有ソフト導入数No.1 共有アドレス宛のメール対応を効率化 対応漏れ・二重対応を防ぎ、 炎上防止に効果 過去の対応履歴がすぐにわかり、 対応ナレッジが活かせる 月額500円/1ユーザー∼(税抜) ※最低利用ユーザー数2ユーザー価格 特定のEメールアドレスを複数のメンバーで共有し、対応を分担する ことができます。担当者の割り当てをシンプルに行うことで、Eメール 対応業務の効率化に貢献します。 ■ Eメール対応の共有 Eメールの処理状況や、内容の種別、担当者が一覧で確認できる ため、対応漏れや二重対応などが防げます。過去の対応履歴を参 照することでナレッジを活かすことができ、担当者が変更しても引き 継ぎが容易です。 ■ 対応履歴の共有 会社データや人データを部署や担当者別など分類したい形に整理 して管理することが可能です。顧客データはメール対応画面に顧客 データが自動表示されるため、お客様の登場を把握しながら対応す ることができます。 ■ アドレス帳 お礼メールなど日常的によく使う文面を登録・共有し、Eメール作成 画面から呼び出すことができます。宛先や担当者名を自動で差し 込むことで、Eメール対応の効率化を実現します。 ■ テンプレート アドレス帳に登録されているお客様やCSVファイルで作成された 任意の宛先リストに対してEメールを一斉に配信することができます。 ■ 一斉配信 電話や訪問の履歴をEメールと合わせて管理することが可能です。 お客様とのコンタクト履歴を管理することで、状況が的確に把握でき るようになります。 ■ 電話履歴/訪問履歴 メンバー別をはじめ、商品別など任意の項目でEメールの対応状況を 集計することが可能です。メンバーそれぞれの対応履歴が可視化 でき、集計することで対応の傾向を分析することも可能です。 ■ 集計レポート メールをクラウド上の メールワイズで一括受信 Webブラウザーから メール送受信、対応を共有 件名:Re:二次面接の日程変更 件名:お見積りについて
  • 13. 24 25 E メ ー ルの 時 代 は 、 す で に 終 わ っ て い る 。 第 1 章 そ ろ そ ろ E x c e lを 卒 業 し ま せ ん か 。 第 2 章 ラベル 顧客一覧リッチエディター 顧客一覧数値 顧客一覧ラジオボタン 顧客一覧複数選択 顧客一覧日付 顧客一覧日時 顧客一覧リンク 顧客一覧関連レコード一覧 顧客一覧スペース 顧客一覧グループ 文字列(1行) 文字列(複数行) 計算 チェックボックス 時刻 添付ファイル ユーザー選択 ルックアップ 罫線 顧客リスト_demo アプリの設定 フォーム 保存 キャンセル プレビュー ドロップダウン ドロップダウン レコード番号 作成日時 更新日時 作成者 更新者 名前 年齢 誕生日性別 男 女 メールアドレス 電話番号 ドロップダウン ふりがな 性別 血液型 既婚 未婚 A B C D E F G H I J K 1 2 3 4 5 6 7 8 9 複 雑なマクロを使 いすぎて 誰もメンテナンスできない サイボウズの答え属人化の課題 3  平 均を求める「 A V E R A G E 」や指 定された範 囲の合 計を求める「 SUM 」、小数点以下を切り捨てる「 INT 」、 検 索して一 致する値を求める「 V L O O K U P 」… E x c e l には便 利に活用できる様々な関 数が豊富に用 意されて います。この 関 数を駆 使してマクロを設 定することで、 分析のための「キューブ」と呼ばれるデータの集まりから 特 定のデータやデータ構 造 、集 計 値などを自動 的に取 得することだってできるようになります。実はローンの返 済 額などを求める財 務 関 数なるものまで存 在しており、 マクロをうまく設 定することで高 度な活 用も可 能になる のです。  しかし関数を使って高度なマクロを設定すればするほど、 Excelを扱う人の力量が問われてくることになります。もち ろん個人で使うのであれば問題ありませんが、マクロが複雑 に設定されたExcelファイルを他の人と共有する際には 注意が必要です。周囲のメンバーが見てもどんな動きをして いるのかわかりにくくなってしまい、作成した本人でないと メンテナンスできない事態になりかねません。また他のファ イルを参照するマクロが用いられていると、ファイルの所在 が変わるとエラーが出てしまい、共有すべき数字の情報が 表示されなくなることも。他のメンバーに情報共有したく とも、きちんと配布することが難しくなります。 ドラッグ&ドロップ操作で メンテナンスできる「kintone」を活用 業務アプリ作成プラットフォーム「kintone」なら、Excelで管理していた案件管理や売上情報を 手軽に共有できます。ドラッグ&ドロップの簡単な操作でメンテナンスできるので、作成者以外が メンテナンスできなくなるリスクを低減できます。また、集計項目の設定などは管理画面から行うので、 利用者が誤って設定を変えてしまうなどの心配がありません。 1 Excelリストを「kintone」へ読み込み、業務アプリを作成する 2 メンテナンス時は設定画面を開き、マウス操作で編集 3 アクセス権の設定もわかりやすい画面で柔軟に行える 既存のExcelファイルを元に、 簡単な操作で 業務アプリを作成可能 作成したアプリは Webブラウザー上で閲覧できる 項目の追加は ドラッグ&ドロップで可能 一般ユーザーは設定画面に アクセスできないので 誤って設定を変えてしまう リスクがない アプリ全体や項目ごと、指定した条件別などに アクセス権を設定可能 「営業部」など組織単位で アクセス権を設定できるので 人事異動などにも少ない手間で対応できる 会社名や連絡先等、お客様の基本情報を管理するアプリです。キーワード検索、地域等の条件での絞り込み、リストのCSV入出力等 が可能です。このアプリの情報を、案件管理や問い合わせ管理などのアプリで参照することもできます。 顧客リスト_SFA 顧客リスト_SFA 会社名 部署名 先方担当者名 TEL ミヤタシステムズ 開発部 天野 健太郎 06-1234-XXXX 東山産業 第二営業部 板倉 晋太郎 03-9876-XXXX 森川不動産 総務部 中井 理名 03-9876-XXXX 医療法人 坊主会 情報システム部 加納 若葉 080-8642-XXXX 二宮商事 営業本部第一営業部 桜井 良平 03-5805-XXXX 金都運総研 情報システム部 富士野 三郎 06-1234-XXXX 岡崎商会 ソリューション営業グ... 石田 大智 050-3160-XXXX 草刈組 総務部 馬場 政信 03-9876-XXXX 安井電機 経理部 深谷 英樹 03-9000-XXXX 顧客一覧一覧: ユーザー/組織/グループとアクセス権 ? ユーザー/組織/グループを追加 アプリ作成者 第一営業グループ Everyone Group レコードを閲覧 レコードを追加 レコードを レコードを閲覧 レコードを追加 レコードを レコードを閲覧 レコードを追加 レコードを ウンウ ス 電話番号号 イル 選択 性別 ドロップダウンドロップダウン kintone
  • 14. 26 27 E メ ー ルの 時 代 は 、 す で に 終 わ っ て い る 。 第 1 章 そ ろ そ ろ E x c e lを 卒 業 し ま せ ん か 。 第 2 章  営業数字の管理やプロジェクトの線表作りなど、Excel は様々な情報管理に幅広く利用されています。多くのPCに インストールされていることで、作成したファイルをEメールに 添付して情報を共有する機会も多いはずです。  しかし、長年情報管理に使われているExcelファイルに なると、ファイルそのものが重くなり開くまでに時間がかかる ものも出てきます。また、チーム内で情報共有するためにメン バー全員にExcelファイルを配布してしまうと情報が拡散し、 新たな情報が追加されてしまうと誰が持っているExcelファ イルが最新なのかがわからなくなってしまいます。シミュレー ションや情報管理を個人的に行うツールとしては最適ですが、 チーム全員で情報共有するといった使い方にはあまり適し ていません。1つのExcelをファイルサーバ上に配置し、全員 で営業数字をメンテナンスしたり、業務報告書を入力したり することもありますが、誰かが入力していると別のメンバーが 上書きできないなどきちんと設定しないと排他制御がうまく 働きません。チーム全員で共有しながらうまく情報共有、情報 管理が行えるような環境作りが必要です。 どれが 最 新 の E x c e lファイルなの か わ からない 効率化・リスク課題 サイボウズの答え3 簡単にWebブラウザー上で 共有・編集できる「kintone」 「kintone」なら、案件リストや業務日報など複数メンバーで共有・編集する情報を「アプリ」と呼ぶ Webデータベース上で一元管理できます。常に最新の情報のみが表示されているので、情報を 正確に伝達できます。 1 「kintone」のアプリにアクセス 一覧画面では、 常に最新情報だけを確認できる 各自がファイルを手元に置く必要がないので、 ファイルが散在しない 登録されたデータを円グラフ、 棒グラフ、折れ線グラフなど 様々な形式で分析できる よく使う集計項目は保存しておき、 すぐに呼びだし可能 2 自分の必要なデータにアクセスし、編集 3 様々な集計結果を閲覧できる Webブラウザー上で直接編集できる データを編集すると 変更履歴として記録し、 必要に応じて戻すことが可能 コンタクト履歴 コンタクト履歴 一覧: 1-15 (15件中)標準ビュー ▼ グラフ: ▼ 2014-03-14 お客様名活動者 試用株式会社むさし丸 Garoon Mailwise コンタクト種別 対象製品日付 鈴木 拓也 2014-03-14 電話社団法人スイートプリティー高橋 健太 kintone 2014-03-04 試用有限会社マルチ・タスク kintone Office加藤 美咲 2014-03-19 導入相談株式会社チャレンジオレンジ高橋 健太 kintone 2014-03-19 試用社会福祉法人芝生緑佐藤 昇 kintone 2014-03-07 電話サザビーサンライズ(株)鈴木 拓也 Mailwise 2014-03-12 導入相談有限会社アニバーサリーしもだ田中 美子 Office 2014-03-19 セミナー/・イベント株式会社ハートキャッチ和田 一夫 kintone 2014-03-12 訪問・来訪株式会社シャルロッテ加藤 美咲 kintone 最新コンタクト日 コンタクト日 コンタクト担当者 コンタクト内容 2014-03-25 田中美子 次回コンタクト予定日 次回コンタクト担当者 最新コンタクト担当者 2014-03-27 2014-03-27 佐藤昇 担当の中村様へお電話。 現在、「サイボウズ Office」含む2製品に絞られて 次回、部長プレゼンを実施する。 佐藤昇 コメント 2015-04-10 20:263: 佐藤昇 田中美子 佐藤昇 最新のバージョンを表示する 変更箇所を表示する 最新コンタクト担当者 :次のユーザーが選 択されました : 次回コンタクト担当者 :次のユーザーが選 択されました : この前のバージョ ンに戻す 佐藤昇 コンタクト担当者 : 次のユーザーが選択さ れました : コンタクト内容 :「 担当の中村様へお電話。 現在、「サイボウズ Office」含む2製品に 絞られているとのこと。 次回、部長プレゼンを実施する。 変更履歴 活動者 レコード数 佐藤 昇 鈴木 拓也 高橋 健太 田中 美子 加藤 美咲 和田 一夫 0 0.25 0.5 0.75 1.25 1.751.5 2.5 3.51 2 3 42.25 2.75 3.25 4.253.75 レコード数 電話 レコード数:(33.3%) メール:1(6.7%) 訪問・来訪:1(6.7%) 資料請求:1(6.7%) 導入相談:2(13.3%) セミナー/イベント:2(13.3%) 試用:3(20.0%) 電話:5(33.3%) kintone
  • 15. 28 29 E メ ー ルの 時 代 は 、 す で に 終 わ っ て い る 。 第 1 章 そ ろ そ ろ E x c e lを 卒 業 し ま せ ん か 。 第 2 章  スマートフォンやタブレットなど、社外にいても手軽に情報 活用が可能なモバイル端末は、多くの企業で業務に活かさ れています。チーム内で情報を迅速に更新したり業務報告 を手軽に行ったりなど、ワークスタイルを大きく変革するため の重要なツールと言えます。  しかし、Excelを使った業務報告や数字の更新は、モバ イル端末の画面で行うのは至難の業です。そもそも画面の 小さいモバイル端末でExcelを見ると、かなり細かな数字の 羅列で確認すべき情報がわかりにくくなりがちです。変更が 必要な個所があればピンチアウトして拡大し、マス目にうまく タッチして数字を入力しなければなりません。もちろんでき ないことはありませんが、Excelのマス目とモバイル端末の 画面はあまり相性がいいとは言えませんし、正直入力ミスが 発生しやすいのが実態です。できれば、Excelにモバイル 端末に最適なインターフェースが欲しいところです。 小さなモ バイル 端 末 の 画 面 で E x c e lを扱うの は ひと苦 労 効率化・リスク課題 サイボウズの答え4 「kintone」なら自動で スマートフォンに最適化された画面を生成 「kintone」なら、様々なリストをスマートフォンに最適化された画面で閲覧・編集できます。顧客情報 や業務日報などを外出先から簡単に操作できます。 1 パソコン上で 「kintone」の アプリを作成 2 スマートフォンの Webブラウザーから アクセス スマートフォンは意識せず、 通常通りアプリを作成 自動的にスマートフォンに 最適化された画面が表示される 無料アプリ 「kintoneモバイル」も用意 Webブラウザー以外にも、 専用アプリ「kintoneモバイル」を無料で用意 「kintoneモバイル」なら、情報が更新された場合など、 指定したタイミングで通知することも可能 提案資料・カタログ 提案資料・カタログ 一覧: 1-7 (7件中)一覧1 ▼ グラフ: ▼ 2014-03-18kintoneカタログ kintoneカタログ.pdf 名称 作成日 イメージ画像 ファイル お客様先で使えるkintoneの提案資料やカタログです。 2014-02-24セミナー資料「クラウドファースト時代の部門… セミナー資料.pptx 2014-03-10【kintone事例PDF】ワーク・ライフバランス様資料 【kintone活用事例】ワーク・ライフバランス様.pdf 2014-02-13OPROARTS×kintone 帳票連携カタログ ARTSkintoneカタログ.pdf 23:11 21% event.cybozu.com kintoneカタログ 名称 kintoneカタログ 作成日 イメージ画像 2014-03-18 ファイル kintoneカタログ.pdf(3MB) 削除コメント(1件)再利用編集 16:00 100% 通知 株式会社田村企画 案件管理_SFA 自分宛 すべて 未読 既読 佐藤 昇 kintoneとOfficeそれぞれ 600ユーザーを希望です。 15:58 田中 美子 株式会社田村企画 案件管理_SFA 佐藤 昇 こちら、本日お見積り希望 のご連絡をいただきました。ご対応 15:57 鈴木 拓也 2 就業カード 佐藤 昇 かしこまりました。すぐ変更 いたします。 15:56 加藤 美咲 9 通知 スペース アプリ ピープル プロフィール 16:00 100% 通知 株式会社田村企画 案件案件管理_S理_SFA 自分宛 すべて 未読 既読 佐藤 昇 kintoneとOfficeそれぞれ 600ユーザーを希望です。 2 就業就業カードード 佐藤 昇 かしこまりました。すぐ変更 いたします。 15:5615:56 加藤 美咲 9 通知 スペース アプリ ピープル プロフィール 15:55:58 田中 美子 株 案案 望 応 15 57 鈴木 拓也 2 15:58 田中 美子 株式会社田村企画 案件管理_SFA 佐藤 昇 こちら、本日お見積り希 のご連絡をいただきました。ご対応 15:57 鈴木 拓也 15:58 田中 美子 株 案 希 応 15:57 鈴木 拓也 閉じる 田中 美子:佐藤 昇 来週コンペ 実施の予定です。ご協力よろしく お願いいたします。 通知一覧 kintone kintone 今 田中 美子:佐藤 昇 kintoneとOffice それぞれ600ユーザーを希望です。 kintone 2分前 加藤 美咲:佐藤 昇 かしこまりました。 すぐ変更いたします。 kintone 1分前 鈴木 拓也:佐藤 昇 こちら、本日お見 積り希望のご連絡をいただきました。 ご対応お願いいた… kintokintokintokintokintokintokintokintotonenenenenenenenee ki 今 kintone 田中 美子:佐藤 昇 kintoneとOffice 23:08 22% event.cybozu.com 提案資料・カタログ 一覧1 kintoneカタログ 1 【kintone事例PDF】ワーク・ライフ… セミナー資料「クラウドファースト時… OPROARTS×kintone 帳票連携… 【kintone事例PDF】川島不動産様 kintone×DataSpider 連携案内… 【2014.1月版】kintone新機能説… 追加 検索お気に入りから削除 kintone
  • 16. 30 31 E メ ー ルの 時 代 は 、 す で に 終 わ っ て い る 。 第 1 章 そ ろ そ ろ E x c e lを 卒 業 し ま せ ん か 。 第 2 章 ( キントーン )  kintoneは、クレーム管理や案件管理、顧客リストなど業務に必要なアプリを簡単に作成できる ツールです。既存のExcelをそのまま取り込んだり、ドラッグ&ドロップのマウス操作だけでアプリを 開発することができたりなど、プログラミングの専門的な知識がなくとも業務に役立つ機能を実装する ことが可能です。また、すぐに使えるテンプレートが100種類以上用意されており、選択するだけですぐ にその機能が使えるようになります。  プロジェクトやタスクをチームで効率よく遂行するために、アプリや情報、過去の履歴などを集約 できる「スペース」機能を備えており、JavaScriptやプラグインを使ってkintoneには標準搭載されて いない高度なカスタマイズを実現することも可能です。 顧客管理や契約書管理など 自社に必要なアプリを数分で作成可能 ノンプログラミングでアプリ作成 既存のExcelを読み込んで アプリを作成可能 kintone REST APIによるシステム連携や Javascriptによる高度な開発を実現 業務テンプレートを無料ダウンロードできる「アプリストア」 アプリ 案件リスト、売上管理など、Excelファイルで作成していたリストを、簡単な操作でWebデータベース化し、クラウド上で共有できます。 テキスト・数値・リンク(メールアドレス/電話番号/URL)・添付ファイルなど、様々なパーツを組み合わせて設計できます。 「スペース」とは、プロジェクトやタスクを進行する際に必要なやり取りを集約することができる「場」のことです。 例えばテーマごとにディスカッション(掲示板機能)を作成したり、Wikiのように情報を蓄積していくことができます。 また「ゲストスペース」機能を使えば、社外のメンバー(ゲストユーザー)を招待して許可したスペースのみを共有することも可能です。 3種類の作成方法をご用意しています。 ■ アプリの作成 データの表示は見やすいスプレッドシート形式で 表示され、Excelのように列の幅調整や、ソートをす ることができます。また、自分が担当のものや日付が 明日以降のものなど、条件を自由に組み合わせた 一覧ビューを複数作成し、ボタンひとつで切り替え ることも可能です。 ■ 一覧画面 集計したい条件を選択するだけでかんたんにグラフ を作成することができます。グラフの種類も、円グ ラフ、折れ線グラフ、縦棒、横棒、クロス集計表な ど用途にあわせて自由に設定可能です。 ■ グラフ表示 個々のデータに対して、指示やアドバイス、質問など を書き込むことができます。コメントをする相手を指 定すると指定された相手に通知が飛ぶので、自分 宛ての連絡を見落とすリスクを最小限に抑えること ができます。 ■ コメント機能 情報を集約できるスペーストップ トピックごとに議論できる掲示板 社外のメンバーを「ゲストユーザー」として招待できる ゲスト ユーザー 自社環境 A社 B社 kintoneご契約環境 A社とのゲストスペース B社とのゲストスペース 月額780円/1ユーザー∼(税抜) ※最低利用ユーザー数5ユーザー価格 スペース Excelを読み込み作成 テンプレートから作成項目をドラッグ&ドロップで作成
  • 17. ※本カタログの記載事項は変更になる場合がございます。 サイボウズ株式会社 製品に関するお問い合わせは、弊社ホームページで https://www.cybozu.com/ 2015年5月現在 ※サイボウズ、Cybozu、サイボウズのロゴマーク、ガルーン、Garoon、kintone、メールワイズ はサイボウズ株式会社の登録商標です。 ※記載された商品名、各製品名は各社の登録商標または商標です。また、当社製品には他社の著作物が含まれていることがあります。  個別の商標・著作物に関する注記については、こちらをご参照ください。 Copyright©Cybozu, Inc. no-email-150513 http://cybozu.co.jp/company/copyright/trade_mark.html それでも、まだEメールですか?