Varför samverkan?
Sverige har länge varit bland de främsta länderna inom e-förvaltning. Men medan myndigheter och kommuner har digitaliserat sitt eget möte med medborgaren, upplever medborgaren en fragmenterad förvaltning där han eller hon inte får tillräckligt stöd över myndighetsgränserna. Lösningen är i många fall digital samverkan. Vi berättar varför vi ska samverka, vad det innebär att samverka och några grundläggande principer.
En presentation av Jan Sjösten, E-delegationen
2. Så enkelt som möjligt
för så många som möjligt.
Så enkelt som möjligt
för så många som möjligt.
3. Varför en delegation?
“För att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda möjligheter för
myndighetsövergripande samordning inrättas en delegation för e-förvaltning”
(2009:19)
Några skäl:
• Förhållandevis självständiga myndigheter
• Dubbelarbete pågår
• Koordinering och samordning över
myndighetsgränser behövs
• Öka effektiviseringen
• Utveckla mer användarvänliga e-tjänster
4. Vilka är med i E-delegationen?
16 myndigheter och SKL
5. Vad har vi åstadkommit?
• En strategi för myndigheternas arbete med e-
förvaltning
• Flera vägledningar som stödjer digital samverkan och
verksamhetsutveckling
• Ett antal förvaltningsgemensamma tjänster
• Förstärkt samordning - inrättat ett programråd och
programkontor
• Uppföljning av myndigheters e-förvaltning
• Drivit nätverk, erfarenhetsutbyten och dialog
6. Avdelningen för digitalisering
Center för e-samhället
Vård och
omsorg Skola och
lärande
Näringsliv
och arbete
Samhälls-
byggnad,
transporter
och miljö
Kultur, fritid
och besöks-
näring
Demokrati
och
delaktighet
Grundläggande strukturella förutsättningar (arkitektur, säkerhet, lagar)
Gemensamma funktioner och tjänster (mina meddelanden, mina fullmakter, e-arkiv, e-handel, e-legitimation)
7. SKL driver på,
stödjer och
samordnar
medlemmarna för
att ta vara på
digitaliseringens
möjligheter
Intresse-bevakning
&
opinions-bildning
Kompetens-
utveckling,
vägledning
&
stöd
Konferenser
&
forum
Standardisering
och riktlinjer
Gemensammakrav
&
upphandling
Gemensamma
lösningar
9. Vi har alla förutsättningar på plats
• Tillgången - väl utbyggt bredband och
infrastruktur
• Kunskapen – hög digital kunskap och
användning
• Verktygen – surfplattor, mobiltelefoner,
datorer
10. Hur tolkar jag
motstridig
information?
Vilka behöver
jag kontakta?
Vilken
information
behövs och var
hittar jag den? I vilken
ordning
behöver
kontakterna
tas?
Varför kan jag
inte följa mina
ärenden?
Vilken
information
behöver
myndighete
n?
Varför måste jag
upprepa samma
information?
Varför kan
jag inte
lämna min
information
digitalt?
Ändå upplever medborgare det här…
11. Restaurangföretagare
Skatteverket
Bolagsverket
Polisen
Kommun
Anmälan av
fett-
avskiljare
Ansökan om
hantering av
brandfarlig
vara
Systematiskt
brand-
skydds-
arbete
Ansökan om
tobak och
spel
Livsmedels-
anmälan
Ansökan om
serveringstill
stånd
Ansökan om
begagnande
av allmän
platsmark
Bolags-
registrering
Anmälan om
kassa-
register
Anmälan om
preliminär
själv-
deklaration
Registrering
som
arbetsgivare
Räddningstjänst
Enheten för
alkohol,
tobak & spel
Miljökontor
Bygglovkontor
VA-enhet
Registrering
för
F-skatt
Ansökan om
bygglov,
skyltlov
…företagaren det här…
12. …myndigheter och kommuner det här…
• den svenska förvaltningsmodellen som styrka
och svaghet
• styrning/koordinering
• samverkansmöjligheter stat/kommun/landsting
• finansiering
• juridik
14. Gemensamma tjänster och informationTjänster och information
från en enskild
organisation
GemensamtEnskilt Näringslivet
e-legitimation Mina ärenden
Mina fullmakter Mina meddelanden
Effektivare
informationsförs.
E-arkiv och e-
diarium
Hälsa Utbildning xxArbete BoendeFritid Familj
Tjänster och
information från
privata sektorn
xx xx xx
xx
Enklare Öppnare Effektivare
Förutsättningar för samverkan
(vägledning, metod, standard, arkitektur)
17. Gemensamma tjänster och informationTjänster och
information från en
enskild organisation
GemensamtEnskilt Näringslivet
e-legitimation Mina ärenden
Mina fullmakter Mina meddelanden
Effektivare
informationsförs.
E-arkiv och e-
diarium
Hälsa Utbildning xxArbete BoendeFritid Familj
Tjänster och
information från
privata sektorn
xx xx xx
xx
Enklare Öppnare Effektivare
Förutsättningar för samverkan
(vägledning, metod, standard, arkitektur)
18. EU – ISA – European
Interoperability Framework
20. Principer för digital samverkan
har tagits fram av E-delegationen
(version 1.2 ej ännu publicerad)
ARKITEKTURPRINCIPER
Hämta
information vid källan
Öka medborgarnas
insyn och möjligheter
att påverka
GRUNDPRINCIPER
Bestäm och tillämpa
gemensamma
begrepp, modeller och
mönster
Bygg
tjänstebaserat
Säkerställ tillgänglighet,
riktighet, sekretess och
spårbarhet
Låt informationsägaren
välja säkerhetsnivå
Analysera
rättsliga förutsättningar
Anpassa till olika
gruppers och
individers behov
Digitala möten
Tjänste- och processamverkan
Säkerhet och juridik
Använd
öppna standarder
Använd rätt
autentiseringsnivå
Återanvänd redan
inlämnad information
Låt digitala möten ske
på användarnas villkor
G2
Sätt rätt nivå på
informationssäkerhet
och integritet
G3
Låt behov och nytta
vara styrande
G5
D2 D3 D5
T1 T3 T4 T5
S1 S2 S3 S4
Utgå från
livssituationer
och livshändelser
G1
Låt digitala kanaler vara
det primära alternativet
D1
Delegera
mandat och ansvar
G4
Öppna upp för
externa innovatörer
D4
Tillgängliggör och
återanvänd
information och
tjänster enhetligt
T2
23. Livshändelse
Exempel: att mista en anhörig
Torsten, 55 år sambo
med Eva
”Eva har varit en klippa ända
från beskedet till slutet.”
Pia, 76 år gift med Per
”Jag har hjärtesorg efter Pers
död, men vi har hunnit tala
igenom hur vi vill ha det.”
Sofia, 37 år gift med Peter
” Pang! Det kom så plötsligt!
Allt är i ett töcken. Jag vet inte var
jag ska börja?”
24. ?
Torsten, 55 år sambo
med Eva
”Eva har varit en klippa
ända från beskedet till
slutet.”
ITP
K
ITPK
ITP1
PA03
30. Program för samordning av
förvaltningsgemensamma tjänster
Processer och livshändelser
• EIF - Ekonomiskt bistånd
• Enklare föräldraskapsbekräftelse
• Vänta och få barn
• Efterlevande
• Gå till arbete
• Nyanlända
Tjänster och specifikationer
• Mina meddelanden
• Min ärendeöversikt
• Elektroniskt arkiv
• Mina fullmakter
• Planeringsverktyg
• Svensk e-legitimation
• Verksamt.se m.fl. insatser
Förutsättningar
• Metod för Utveckling i Samverkan
• Samordningsområden
• Tjänstekatalogen /
Informationsutbyteskatalogen
Stöder utvecklingsinsatser och följer upp
leveranser, anslutning, effektmål samt risker som
hindrar förväntat resultat
31. Syftet med Metod för
utveckling i samverkan
är att tillhandahålla ett gemensamt ramverk för att
säkerställa kvalitet samt gemensamma förväntningar
och krav på utvecklingsarbetet, med fokus på att
skapa verklig förändring och realisera de önskade
nyttorna av utvecklingen.
32. (Samverkansparter)
Arbetsförmedlingen (PPS)Skatteverket (PEJL)Tullverket (PRO PS)
Metod för Utveckling i Samverkan
HURVAD
Ta fram
lösnings-
alternativ
Identifiera
behov
Detaljera
vald
lösning
Utveckla Införa
Etablera
förvaltning
Realisera
nyttor
Initiera
Arkitektur Behovsdriven utveckling Finansiering
NyttorealiseringKommunikation
InformationssäkerhetFörvaltning
Rättsliga förutsättningar
Förutsättningar och organisation
Nio samordningsområden för kravställning och stöd
33. Behovsanalys
Förstudie
Fördjupad lösnings-
specifikation
Business Case
Nyttorealiseringsplan
Övergripande tids-
och leveransplan
Utveckla
beslutad lösning
Inför framtagen
lösning i
verksamheten
Etablera förvaltning
av aktuell lösning
Realisera
prioriterade nyttor
samt följ upp
åstadkomna effekter
Ta fram
lösnings-
alternativ
Identifiera
behov
Detaljera
vald
lösning
Utveckla Införa
Etablera
förvaltning
Realisera
nyttor
Initiera
Utvecklingsfaser
34. Arkitektur Behovsdriven utveckling Finansiering
NyttorealiseringKommunikation
InformationssäkerhetFörvaltning
Rättsliga förutsättningar
Förutsättningar och organisation
Nio samordningsområden för kravställning och stöd
Samordningsområden
35. Metod för utveckling i samverkan
Nätverk
Vägledning
Nätverk
Vägledning
Nätverk
Vägledning
Utvecklingsinsats Utvecklingsinsats
Och hur fungerar det i praktiken?
Notes de l'éditeur
Men myndigheter har börjat att försöka vidga sitt synsätt och se utifrån medborgarens och företagarens perspektiv. Till exempel kartlägga vad som händer när någon står inför eller befinner sig mitt i en livshändelse. Med livshändelse menar vi till exempel att få barn, att mista en anhörig, att bli sjuk eller bli arbetslös.
När dessa livshändelser jämförs kan man upptäcka gemensamma mönster. Många av medborgarens behov är desamma, oberoende av vilken livshändelse man befinner sig i. Några av de frågor man ställer sig är följande: se ovan
Många myndigheter har idag sin egen organisation som perspektiv när de utvecklar kundmöten. Nu är det dags höja blicken och förstå att vi är en del i ett större flöde för de grupper som vi ska underlätta att ta tillvara sina rättigheter och genomföra sina skyldigheter.
AP
Vi kan sammanfatta den riktning som e-förvaltning måste ta på följande sätt:
I e-förvaltningsstrategin pekar regeringen på att tjänster ska byggas utifrån medborgarnas behov och livssituationer, vilket kräver att offentlig sektor samverkar för att ta fram gemensamma tjänster. Det är inte heller effektivt att varje myndighet bygger en egen lösning för ett behov som är gemensamt i kontakten med andra myndigheter. I strategin nämns några av de gemensamma insatser som är på gång, till exempel Mina fullmakter.
Flera av de insatser som nu är på väg att realiseras är sprunget ur en förstudie som gjordes på uppdrag av E-delegationen om behovet av nationella Mina sidor. Användarundersökningar visade att den som har många kontakter med offentlig sektor, gärna vill ha samlad information och ser att detta skulle förenkla vardagen. Nationella mina sidor bedömdes vara ett för stort projekt att realisera på en gång. Delegationen beslutade därför att starta de funktioner som bedömdes generera mest nytta. Detta resulterade i projekten Mina meddelanden (som redan var på gång), Mina ärenden och Mina fullmakter. Var och en av projekten bedömdes att realisera stora nyttor, men den största nyttan förväntas uppnås när tjänsterna kan användas tillsammans.
Utvecklingen inom e-förvaltning kan alltså ske antingen inom en enskild organisation, gemensamt inom offentlig sektor när det finns ett gemensamt behov eller av privat sektor.
Offentlig sektor arbetar med att underlätta förutsättningarna för samverkan, men också för utvecklingen i en enskild organisation eller inom privat sektor. Det sker bland annat genom att ta fram vägledningar, metod, standarder och arkitektur.
När det finns gemensamma behov, undersök i första hand om det finns en tjänst som går att återanvända, bygga på , om det är standarder eller api:er som ska tas fram. I sista hand bygga en tjänst från grunden.
2011 presenterade regeringen den Digitala agendan. Agendans mål är att Sverige ska bli bäst i världen på att ta tillvara digitaliseringens möjligheter.
Ett år senare fördjupade regeringen sina mål i de delar av agendan som handlar om e-förvaltning och presenterade en e-förvaltningsstrategi - Med medborgaren i centrum. Strategins mål är enklare, öppnare och effektivare.
Innovationskraft. Myndigheter ska samverka mer med varandra och med kommuner, företag och andra organisationer för att låta fler delta i utvecklingen av innovativa digitala tjänster.
Målet är att nå en enklare, öppnare och effektivare förvaltning med hjälp av digitala tjänster
Vi kan sammanfatta den riktning som e-förvaltning måste ta på följande sätt:
I e-förvaltningsstrategin pekar regeringen på att tjänster ska byggas utifrån medborgarnas behov och livssituationer, vilket kräver att offentlig sektor samverkar för att ta fram gemensamma tjänster. Det är inte heller effektivt att varje myndighet bygger en egen lösning för ett behov som är gemensamt i kontakten med andra myndigheter. I strategin nämns några av de gemensamma insatser som är på gång, till exempel Mina fullmakter.
Flera av de insatser som nu är på väg att realiseras är sprunget ur en förstudie som gjordes på uppdrag av E-delegationen om behovet av nationella Mina sidor. Användarundersökningar visade att den som har många kontakter med offentlig sektor, gärna vill ha samlad information och ser att detta skulle förenkla vardagen. Nationella mina sidor bedömdes vara ett för stort projekt att realisera på en gång. Delegationen beslutade därför att starta de funktioner som bedömdes generera mest nytta. Detta resulterade i projekten Mina meddelanden (som redan var på gång), Mina ärenden och Mina fullmakter. Var och en av projekten bedömdes att realisera stora nyttor, men den största nyttan förväntas uppnås när tjänsterna kan användas tillsammans.
Utvecklingen inom e-förvaltning kan alltså ske antingen inom en enskild organisation, gemensamt inom offentlig sektor när det finns ett gemensamt behov eller av privat sektor.
Offentlig sektor arbetar med att underlätta förutsättningarna för samverkan, men också för utvecklingen i en enskild organisation eller inom privat sektor. Det sker bland annat genom att ta fram vägledningar, metod, standarder och arkitektur.
När det finns gemensamma behov, undersök i första hand om det finns en tjänst som går att återanvända, bygga på , om det är standarder eller api:er som ska tas fram. I sista hand bygga en tjänst från grunden.
Behov: Konceptet utgår från ett behov som kan utgå från livshändelse
Aktörer: De intressenter som behöver samverka för att nå målen
Driva samverkan: Innebär att etablera och utveckla den gemensamma styrningen mot det gemensamma målet
Processer: De verksamhetsprocesser som behöver interagera
Information: Information som ska utbytas
Tjänster: De digitala tjänster som utgör bärare
Kataloger: För återanvändning av redan utvecklade tjänster och informationsobjekt
Konceptet utgår från ett behov och är uppbyggt kring de fem perspektiven process, information, tjänst, juridik och informationssäkerhet
1. Processer: De verksamhetsprocesser som behöver interagera mellan olika aktörer
2. Information: Den gemensamma förståelsen av information som ska utbytas
3. Tjänster: De digitala tjänster som utgör bärare av den efterfrågade informationen
4. Juridik: Förutsättningar i form av lagar och förordningar som påverkar möjligheter och former för samverkan
5. Informationssäkerhet: Kraven på informationens riktighet, konfidentialitet, tillgänglighet och spårbarhet ska tillgodoses
Sökbara kataloger för återanvändning är viktiga för tillgänglighet och användbarhet, både vid utveckling och i förvaltning
Bild från 60-minuterspresentationen
Livshändelser kan initiera behov av samverkan
Livssituation, livshändelse och agerande
I en livssituation som en medborgare befinner sig i (t ex Min hälsa) uppstår livshändelser, som kan leda till ett agerande, som startar en myndighetsinteraktion
Samverkansprocess
Består av de olika aktörernas samverkande processer och beskriver enbart det som behövs för att samverkan ska fungera
Informationsutbyte
De informationsobjekt som ska utbytas eller levereras från en aktör till en annan
Tjänst
Den digitala tjänst som levererar de informationsobjekt som överenskommits
Juridiska aspekter
Juridiska aspekter påverkar hela samverkansarkitekturen och måste beaktas tidigt
Informationssäkerhet
Krav på informationens riktighet, konfidentialitet, tillgänglighet och spårbarhet
Projekt La Vita, ”livet”, har bl.a. använt denna för att föreslå hur myndigheterna kan hjälpa och stödja medborgare som blir efterlevande. Man har utgått från s.k. personas i olika situationer, t.ex. Torsten vars hustru gått bort i cancer. Torstens ”kundresa” före och efter hustruns dödsfall har analyserats.
Parallella projekt under uppstart
Gå till arbete – Arbetsförmedlingen
Nyanländ – Migrationsverket
Få barn – Försäkringskassan
En intressentanalys har vidgats till privata aktörer vars processer påverkar den efterlevande, exemplifierat med tjänstepensionsbolag.
Verksamhetsobjekten från processanalysen ligger till grund för informationsutbytesobjekten, som levereras via tjänster
Informationsanalys
Spårbarhet
Säkerställ att kunskap och erfarenheter överförs till strukturkapital, återanvänd redan utvecklade tjänster via kataloger
Återanvändning och erfarenhetsöverföring
Ju mer utvecklat strukturkapital, desto lättare blir det att utveckla samverkanskomponenterna
Ju mer samlad kompetens och grad av erfarenhetsåtervinning, desto effektivare blir drift och förvaltning av samverkans tjänster och informationsutbyte
Kataloger för tjänster och informationsobjekt är viktiga verktyg för att möjliggöra återanvändning och bygga strukturkapital
I Sverige finns bl a en nationell tjänstekatalog för i första hand bastjänster från olika myndigheter för att tillhandahålla grundläggande information
Andra tjänstekataloger finns inom olika sektorer, t ex vården
2011 presenterade regeringen den Digitala agendan. Agendans mål är att Sverige ska bli bäst i världen på att ta tillvara digitaliseringens möjligheter.
Ett år senare fördjupade regeringen sina mål i de delar av agendan som handlar om e-förvaltning och presenterade en e-förvaltningsstrategi. Strategins mål är enklare, öppnare och effektivare.
I strategin pekar regeringen på att tjänster ska byggas utifrån medborgarnas behov och livssituationer, vilket kräver att offentlig sektor samverkar för att ta fram gemensamma tjänster (till exempel verksamt.se som riktar sig till företagare, körkortsportalen m.m.). Det är inte heller effektivt att varje myndighet bygger en egen lösning för ett behov som är gemensamt i kontakten med andra myndigheter. I strategin nämns det arbete som pågår inom E-delegationen och de insatser som är på gång, till exempel Mina fullmakter.
Flera av de insatser som nu är på väg att realiseras är sprunget ur en förstudie som gjordes på uppdrag av E-delegationen om behovet av nationella Mina sidor. Användarundersökningar visade att den som har många kontakter med offentlig sektor, gärna vill ha samlad information och ser att detta skulle förenkla vardagen. Nationella mina sidor bedömdes vara ett för stort projekt att realisera på en gång. Delegationen beslutade därför att starta de funktioner som bedömdes generera mest nytta. Detta resulterade i projekten Mina meddelanden (som redan var på gång), Mina ärenden och Mina fullmakter. Var och en av projekten bedömdes att realisera stora nyttor, men den största nyttan förväntas uppnås när tjänsterna kan användas tillsammans.
Utvecklingen inom e-förvaltning kan alltså ske antingen inom en enskild organisation, gemensamt inom offentlig sektor när det finns ett behov eller av privat sektor.
E-delegationen arbetar med att underlätta förutsättningarna för samverkan, men också för utvecklingen i en enskild organisation eller inom privat sektor. Det sker bland annat genom att ta fram vägledningar, standarder, arkitektur och informationsförsörjning.
En grupp inom E-delegationen har arbetat vidare med att titta på gap i användarnas kontakter med offentlig sektor (framtidens digitala möte), och kommer presentera fler förslag på fler funktioner som tillsammans med Mina meddelanden, Mina ärenden och Mina fullmakter förväntas generera än större nytta för medborgaren.
Metoden säkerställer VAD som bör genomföras för att bedriva framgångsrik utveckling i samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner, landsting och privata aktörer.
HUR lösningar och resultat tas fram beslutas av respektive utvecklingsinsats och samverkande parter.
Metod för Utveckling i Samverkan ska ses som ett övergripande metodstöd för att säkerställa en gemensam begreppsapparat, ett förvaltningsgemensamt perspektiv med fokus på nyttan med utvecklingen och inte som en metod som ersätter deltagande samverkansparters projektmodeller och metoder.
När utvecklingsarbete bedrivs inom den egna organisationen så finns det vanligen strukturer, roller och riktlinjer som reglerar arbetet och den lösning som ska tas fram.
I förvaltningsgemensam utveckling behöver samverkansparterna många gånger samordna och enas om nya gemensamma arbetssätt och lösningar.