Présentation qui présente la gestion d'un projet avec Microsoft Project...logiciel de gestion de projets

1. Frédéric SIMONNET 1
Gestion de projets
avec Microsoft Project
Source : PanoNewYork.jpg - Wikimedia Commons GNU Free Documentation License
25/07/13

2. Frédéric SIMONNET
Un chef de projet doit utiliser des méthodes,
des processus et, un logiciel de gestion
de projet.
Ce programme va lui permettre de
construire le plan du projet, assurer
ensuite son pilotage mais aussi optimiser
la gestion des ressources affectées et
suivre son coût.
PS : La gestion documentaire n’est souvent pas
possible directement dans un tel logiciel.
> Qu’est-ce
qu’un logiciel
de gestion de
projet peut
bien
apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
225/07/13

3. 3
Logiciel de gestion de projet :
n Moteur de planification
w Effets en cascade
w Périodes chômées (week-ends…)
w Calcul des dates de début et de fin de projet
w Chemins critiques
w …
Tableur Vs Logiciel de gestion de projet
M
S
P
R
O
J
E
C
T
+ =
Tableur :
n Liste des tâches
n Ressources produites
n Diagramme de Gantt (ex. : Microsoft Visio)
Frédéric SIMONNET
> Qu’est-ce
qu’un logiciel
de gestion de
projet peut
bien
apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
25/07/13

4. 4
MS Project permet :
n d’effectuer le suivi des informations collectées du projet
n de visualiser et présenter le plan du projet
n de planifier des tâches et des ressources
n d’échanger des informations sur le projet
n de communiquer avec des ressources et d’autres participants
n …
La famille de MS Project comprend :
n Microsoft Project Standard
n Microsoft Project Professionnel
n Microsoft Project Server (solution de travail collaboratif)
n Microsoft Project en version Cloud via Project Online
Autres logiciels de gestion de projets :
n Primavera Project Planner (Prima France)
n OPX2 (Planisware)
n Gantt Project (Licence GNU)
n ... http://www.gestiondeprojet.com/logiciels
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project
2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
25/07/13

5. L’ergonomie, des modèles de projets et un tutorial
assure une prise en main facile du logiciel.
Un centre d’analyse décisionnelle permet la création
de rapports permettant par exemple l’analyse des coûts,
des charges, des délais, etc.
Les rapports créés peuvent être exportés vers
Powerpoint ou Outlook.
Les tâches manuelles et ce, depuis la version 2010,
permettent d’utiliser MS Project « comme un tableur ».
PS : Dans ce mode tous les automatismes sont désactivés.
MS Project propose de créer en quelques clics une frise
chronologique (vision synoptique du déroulement du
projet).
25/07/13 5
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project
2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET

6. 6
Le ruban
Onglet Description
Fichier Remplace le menu Fichier des anciennes
versions de Project
Tâche Permet la création, la mise en forme, etc. des
tâches
Ressource Propose les commandes de création,
d’affectation et d’audit des ressources
Rapport Permet d’accéder aux fonctionnalités de
création et d’utilisation des rapports
Projet Affiche les options générales de
personnalisation du projet : propriétés…
Affichage Propose toutes les commandes de sélection et
de personnalisation de l’affichage utilisé
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project
2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
25/07/13

7. 25/07/13 7
Définition des activités
Ordonnancement des
activités
Estimation des durées
Développement du planning
Pilotage du planning
Projet
Jalons (étapes)
Phases
Tâches
PERT**
GANTT
Charges
Durées
Durée
totale
WBS*
Réseau
Barre
Ressources
Moyens
MS
Project
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET

8. 25/07/13 8
La planification est un acte important du
chef de projet. Elle lui permet d’ordonner les
tâches ou activités identifiées pour réaliser le
projet.
C’est un travail préparatoire qui se fait en
amont de l’utilisation de MS Project.
Le résultat de la mise en perspective des
logiques organisationnelle et temporelle est la
réalisation du plan de projet.
*WBS : Work Breakdown Structure
**PERT : Program Evaluation and Review Technique
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET

9. 25/07/13 9
Planifier
Affecter les
ressources
Initialiser
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET

10. 25/07/13 10
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
L’initialisation du projet consiste à :
§ Choisir entre créer un projet vierge et
utiliser un modèle
§ Déterminer la date de début du projet
§ Définir le calendrier du projet
§ Choisir les options du projet
§ Sauvegarder le plan projet
Frédéric SIMONNET

11. > Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
Choisir entre créer un projet vierge et utiliser un modèle
à Directement accessible à l’ouverture de MS Project ou
Fichier puis nouveau…
11Frédéric SIMONNET
Barre d’outils
Barre de menu
Fenêtre de plan de projet
Volet du guide
de projets
Barre d’outils du
guide de projets
Barre d’affichage
Zone tapez une question
25/07/13

12. > Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
12Frédéric SIMONNET
Création à partir
d’un Modèle
Choisir entre créer un projet vierge et utiliser un modèle
à Directement accessible à l’ouverture de MS Project ou
Fichier puis nouveau…
25/07/13

13. > Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Exemple d’un déploiement d’infrastructure
LAN/WAN
13Frédéric SIMONNET25/07/13

14. > Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
Déterminer la date de début du projet
à Informations sur le projet
Après avoir créé le projet, il est nécessaire de déterminer sa date
de début car les tâches seront placées dans le temps en fonction
de cette date.
14Frédéric SIMONNET
Remarque : « Calendrier » laisser
dans un premier Standard
Définir les prévisions de
planification à partir de la Date du
début ou de la fin du projet
25/07/13

15. Définir le calendrier du projet
à Modifier les horaires de travail
La définition du calendrier du projet permet d’indiquer les horaires
de travail, les jours travaillés ainsi que les périodes chômées (jours
fériés, congés…)
15Frédéric SIMONNET
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
25/07/13

16. Définir le calendrier du projet
à Modifier les horaires de travail
Sélectionner : Créer un nouveau calendrier de base et
donner un nom à celui-ci, par exemple : « Mon calendrier »
Paramétrer les jours chômés dans le cadre du projet et le
temps de travail journalier
Si cela doit être utilisé par d’autres projets, faire : Outils >
Organiser > Calendriers copier vers global.mpt
Sélection du calendrier approprié :
n Projet > Informations sur le projet > Calendrier
n Sélectionner : « Mon calendrier »
n puis cliquer sur OK
16Frédéric SIMONNET
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
25/07/13

17. Choisir les options du projet
à Affichage puis options
25/07/13 17Frédéric SIMONNET
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
Cocher « Afficher la
tâche récapitulative du
projet »

18. > Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
25/07/13 18Frédéric SIMONNET
Remarques :
1. La durée et le travail son
affichés en jours
2. Vérifier que le type de
tâche par défaut est
« Capacité fixe »
3. Vérifier que
« Les nouvelles
tâches ne sont
pas pilotées par l’effort »
Choisir les options du projet
à Affichage puis options

19. Travail fixe : correspond à la quantité de travail nécessaire
pour réaliser la tâche. Dans ce cas, la durée de la tâche sera
calculée en fonction des ressources affectées.
Durée fixe : dans le cas ou on est contraint par les délais pour
estimer la tâche, alors le type de tâche est durée fixe. Par
exemple, la tâche doit être terminée au plus tard…
Capacité fixe : si dés le départ, on dispose de ressources
précises pour réaliser la tâche, alors le type de tâche est
capacité fixe.
Pilotage par l’effort : signifie que la valeur de travail initiale
de la tâche reste constante, quel que soit le nombre de
ressources supplémentaires qu’on y affecte.
Remarque : contrairement aux anciennes versions de MS
Project, par défaut, les nouvelles tâches ne sont pas pilotées
par l’effort dans MS Project 2013.
19Frédéric SIMONNET25/07/13
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports

20. Remarque : au commencement du projet, on
travaille toujours en Durée fixe ou en
Capacité fixe, non pilotée par l’effort
Puis, une fois la planification originale faite, les
ressources assignées, on affine la stratégie en
travaillant avec des tâches pilotées par l’effort,
afin d’ajuster au mieux l’usage des ressources
et les durées correspondantes en fonction de la
charge.
20Frédéric SIMONNET25/07/13
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports

21. > Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
21Frédéric SIMONNET
Calcul Automatique : laisse
MS Project déclencher le
calcul de la planification ou de
l’avancement du
projet dès la saisie de
nouvelles informations.
Coûts réels : laisse MS
Project calculer
automatiquement
les coûts,
proportionnellement aux
ressources utilisées lors de la
saisie de l’avancement.
25/07/13
Choisir les options du projet
à Affichage puis options

22. Sauvegarder le plan projet
à Fichier puis enregistrer sous
Nom de fichier / Type de fichier
§ *.mpp : fichier projet
§ *.mpt : fichier modèle
§ *.mpd : fichier base de données
22Frédéric SIMONNET25/07/13
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans
MS Project
2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports

23. 25/07/13 23
Planifier
Affecter les
ressources
Initialiser
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET

24. 25/07/13 24
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
La phase de planification du projet s’effectue en
4 étapes principales :
§ Saisir les tâches
§ Hiérarchiser les tâches
§ Lier les tâches
§ Renseigner les données
complémentaires
PS : il est à noter que l’estimation de la durée et/ou du
travail pour réaliser chaque tâche, se fait en amont de
l’utilisation de MS Project.
Frédéric SIMONNET

25. Comment MS Project planifie-t-il le début et
la fin d’une tâche ?
Il prend en compte de nombreux facteurs :
n Interdépendances des tâches
n Contraintes
n Interruptions, jours de congé…
MS Project planifie chaque tâche en se basant sur la
formule :
Travail (charge) = Durée X Capacité (effort des
ressources)
Durée : temps qui s'écoule avant que la tâche soit terminée
Travail (charge) : effort requis sur une période donnée pour
accomplir la tâche
Capacité (effort des ressources) : effort fourni par les
ressources affectées à la tâche et leur utilisation
25Frédéric SIMONNET25/07/13
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports

26. Comment MS Project planifie-t-il le début et
la fin d’une tâche ?
Par exemple :
Trois peintres travaillent deux jours sur une tâche, selon un effort
de 8 heures par jour.
1°) Le travail de chaque ressource est de 16 heures : (2
jours * 8 heures)
2°) L'effort total des ressources est de 24 heures par
jour : (3 peintres * 8 heures)
3°) Le travail total pour la tâche est de 48 heures : (2
jours * 8 heures * 3 peintres)
La durée = 48 heures / (3 peintres * 8 heures)
= 2 jours
26Frédéric SIMONNET25/07/13
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports

27. Pourquoi la durée d’une tâche change-t-elle
lorsque j’affecte des ressources ?
Lorsque vous affectez des ressources à une tâche, MS
Project calcule le temps nécessaire à ces ressources pour
exécuter la tâche.
Si vous affectez plusieurs ressources à la fois, la durée ne
change pas par rapport à l'estimation d'origine.
En revanche, si vous affectez par la suite des ressources
supplémentaires à une tâche pour laquelle des affectations
ont déjà été définies, MS Project calcule le gain de temps
réalisé avec ces ressources supplémentaires. On parle dans
ce cas de prévisions pilotées par l'effort.
27Frédéric SIMONNET25/07/13
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports

28. Pourquoi la durée d’une tâche change-t-elle
lorsque j’affecte des ressources ?
Par exemple :
Si une tâche avec une durée de quatre jours est affectée à
deux ressources, la durée reste de quatre jours et chaque
ressource est prévue sur la tâche pendant quatre jours.
En revanche, si vous affectez par la suite deux ressources
supplémentaires, la durée passe à deux jours car si vous
doublez les ressources, la durée est réduite de moitié.
Remarque : les prévisions pilotées par l’effort n’ajustent la
durée de la tâche que si vous ajoutez des ressources à un
tâche ou si vous en supprimez.
28Frédéric SIMONNET25/07/13
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports

29. Quand faut-il appliquer les prévisions
pilotées par l’effort ?
Si une ressource dispose de 10 heures pour accomplir une
tâche, posez-vous la question de savoir si 10 ressources
peuvent accomplir la même tâche en une heure.
Les ressources vont probablement se marcher sur les pieds
et le travail de coordination sera plus important… La
productivité globale peut même baisser si vous affectez trop
de ressources à une tâche.
Il n’y a pas de règle !!! En tant que responsable de projet,
vous devez analyser la nature du travail à accomplir sur
chacune des tâches de votre projet et faire preuve de bon
sens.
29Frédéric SIMONNET25/07/13
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports

30. Tableau récapitulatif
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
T (charge)= travail, C (effort des ressources)= capacité , D= Durée
Tâches durée
fixe, Non
pilotées par
l’effort
T = D x C T var. Si C , T
Tâches capacité
fixe, Non
pilotées par
l’effort
T = D x C T var. Si D , T
Tâches à charge
constante, Tjrs
pilotées par
l’effort
T = D x C T fixe Si D , C
Tâches durée
fixe, Pilotées par
l’effort
T = D x C T var.
Si on change T, c’est
C qui est réajusté
Tâches capacité
fixe, Pilotées par
l’effort
T = D x C T var.
Si on change T, c’est
D qui est réajusté
30Frédéric SIMONNET25/07/13

31. 25/07/13 31
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Saisir les tâches
à 2 modes de planification
§ Automatique (utilise le moteur de planification)
Lors de la création d’une tâche, toutes ses caractéristiques
sont attribuées automatiquement : date de début et de fin,
durée, etc.
§ Manuelle
Permet de créer des tâches sans connaître toutes les
informations requises sans incidence sur la planification
automatique. Utile en début de projet lorsque les estimations
ne sont pas finalisées.

32. 25/07/13 32
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Saisir les tâches
à Différents types de tâches
§ Tâche ou activité
On travaille toujours au niveau de la tâche à réaliser dans un
temps donné. On parle de tâche élémentaire ou de tâche de
base.
§ Tâche récapitulative
Tâche logique regroupant plusieurs tâches élémentaires ou de
bases.
§ Jalon u
Jalon ou milestone en anglais permet de matérialiser la
réalisation d’un livrable ou d’un lot de travail (sous-traitance).
Il s’agit d’une tâche avec une durée nulle.

33. 25/07/13 33
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Saisir les tâches
à Créer une tâche
Pour créer une tâche, il suffit simplement de saisir le
nom de la tâche dans la colonne Nom de la tâche de
l’affichage Diagramme de Gantt.
Si possible, il est recommandé de saisir les tâches en
respectant dès le départ la hiérarchisation prévue lors du
travail préparatoire. Ce qui permettra de créer les tâches
récapitulatives et les jalons plus facilement.

34. Saisir les tâches
à Visualiser le travail associé aux tâches
n Sélectionner la colonne Début en cliquant sur son
titre
n Insertion > Colonne
n Dans boîte de dialogue Définition de la colonne,
sélectionner Travail dans le menu Nom de champ
n OK
n Une nouvelle colonne apparaît, qui reste à 0 tant que
des ressources ne sont pas assignées aux tâches. Elle
montrera le travail (charge) associée à chaque tâche.
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
25/07/13 34Frédéric SIMONNET

35. 25/07/13 35
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Hiérarchiser les tâches
La hiérarchisation des tâches consiste à structurer les
tâches selon le WBS réalisé lors du travail préparatoire.
La solution la plus simple consiste à :
1°) Sélectionner les tâches à hiérarchiser
2°) Utiliser les boutons Abaisser è et Hausser ç
Accessible via l’onglet Tâche du ruban

36. Lier les tâches
La planification dans MS Project implique que les dépendances entre
les tâches ont été identifiées au préalable (voir réseau PERT).
Il existe dans MS Project 4 types de liaison :
§ Liaison Fin-Début (FD) à tâche B aura lieu immédiatement après la A
§ Liaison Début-début (DD) à tâche B ne peut commencer avant la A
§ Liaison Fin-Fin (FF) à lorsque deux tâches doivent terminer en même
temps
§ Liaison Début-Fin (DF) à quasiment jamais utilisé
Plus la possibilité de mettre un délai si une tâche doit commencer avec
un retard ou une avance par rapport à une tâche qui la précède.
25/07/13 36
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET

37. > Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Lier les tâches
Dans la table :
n Sélectionner une tâche en cliquant sur son nom
n Sélectionner une autre tâche en faisant CTRL + Click sur
son nom
n Cliquer sur l’icône « maillons de chaîne » dans la barre
d’outils
n Les deux tâches sont liées dans une relation « FD », la
tâche la plus haute dans la liste est l’antécédente
25/07/13 37Frédéric SIMONNET

38. Lier les tâches
Sur le GANTT :
n Cliquer sur la barre d’une tâche
n Maintenir bouton enfoncé et faire glisser le curseur sur la
barre d’une autre tâche
n Les deux tâches sont liées par un lien « FD », la première
tâche sélectionnée étant l’antécédente
25/07/13 38Frédéric SIMONNET
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports

39. > Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Lier les tâches
3ème solution pour saisir les liens entre tâches, ouvrir
d’abord une boîte de détails en bas de l’écran par : Fenêtre
> Fractionner
puis se positionner sur une tâche et indiquer toutes les
tâches qui la précèdent directement, avec le type de lien
(FD : fin-début)
25/07/13 39Frédéric SIMONNET

40. 25/07/13 40
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Renseigner les données complémentaires
De nombreuses autres informations permettent de
caractériser les tâches créées.
En double-cliquant sur chacune d’entre elles ou en
cliquant sur le bouton Informations de l’onglet Tâche
du ruban. On peut faire apparaitre la boîte de dialogue
Informations sur la tâche.

41. 25/07/13 41
Planifier
Affecter les
ressources
Initialiser
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les
coûts du projet
> Piloter le
projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET

42. 25/07/13 42
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les
coûts du projet
> Piloter le
projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Une fois le plan projet établi, on doit créer et
affecter les ressources aux différentes tâches
du projet. Pour cela, ils existent 3 étapes
principales :
§ Créer les ressources
§ Affecter les ressources aux tâches
§ Résoudre les problèmes de surutilisation
Puis dans un second temps et après analyse,
on appliquera ou pas le pilotage par l’effort.

43. 25/07/13 43
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les
coûts du projet
> Piloter le
projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Les différents types de ressources
Dans MS Project 2 types de ressources peuvent être
créées :
§ Ressources nominatives ou génériques
Une ressource nominative est utilisée lorsque le chef
de projet souhaite affecter un individu à une tâche du
projet.
Quant à la ressource générique, elle est plutôt
adossée à un profil de compétence.
Une ressource nominative ou générique est toujours
de type travail.
§ Ressources budgétaires
Une ressources budgétaire peut être de type
travail, coût ou consommable, le budget pouvant
être exprimé en euro, en jours-hommes ou en
unités.

44. 25/07/13 44
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les
coûts du projet
> Piloter le
projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Créer les ressources
Pour créer une nouvelle ressource, il faut utiliser
l’affichage Tableau des ressources.
Puis saisir le nom de la ressource dans la colonne prévue
à cet effet. Par défaut , la ressource créée est une
ressource nominative de type travail.
Une fois l’ensemble des ressources créées, il est
nécessaire de les caractériser. S’agit-il de ressources
nominatives, génériques ou budgétaires de type travail,
consommable ou coût ?
Pour accéder à des caractérisations supplémentaires
d’une ressource, la boîte de dialogue Informations sur
la ressource doit être ouverte.

45. 25/07/13 45
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les
coûts du projet
> Piloter le
projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Affecter les ressources aux tâches
L’étape suivante consiste à affecter les ressources aux
tâches. Le plus facile est d’affecter les ressources depuis
l’affichage Diagramme de Gantt.
Possibilité aussi d’affecter les ressources depuis la boîte de
dialogue Affecter les ressources.
Où en utilisant le formulaire. Pour afficher les formulaires,
il faut cocher la case Détails de l’onglet Affichage et
choisir Formulaire tâche pour les faire apparaître.

46. 25/07/13 46
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les
coûts du projet
> Piloter le
projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Résoudre les problèmes surutilisation
Une fois les ressources affectées aux tâches, il peut
apparaître des problèmes de surutilisation des
ressources.
A cet effet, il est possible dans la dernière version de MS
Project de visualiser directement dans l’affichage de
Gantt les tâches où les ressources surutilisées.
Le symbole d’un « petit bonhomme », visible dans la
colonne Indicateurs, indique qu’un problème de
surutilisation a été détecté sur la tâche.
Pour résoudre les problèmes de surutilisation, il existe
plusieurs alternatives :
§ Déplacer la tâche
§ Modifier la durée de la tâche
§ Baisser le taux d’affectation de la ressource
§ …

47. 25/07/13 47
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les
coûts du
projet
> Piloter le
projet
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Piloter le
projet
Créer des
rapports
Gérer les
coûts du
projet

48. 25/07/13 48
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les
coûts du
projet
> Piloter le
projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Le coût du projet
Le coût du projet est la somme des coûts associés aux
différentes ressources et des coûts fixes de
l’ensemble des tâches du projet.
De ce fait, différents types de coûts peuvent être
déclarés dans MS Project :
§ coûts liés au travail des ressources du projet ;
§ coûts liés à l’utilisation de consommables ;
§ coûts associés aux ressources de type coût ;
§ coûts fixes définis au niveau de chaque tâche.

49. 25/07/13 49
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les
coûts du
projet
> Piloter le
projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Visualiser les coûts du projet
Sélectionner dans l’affichage Gantt l’emplacement de la
colonne à insérer en cliquant sur le titre d’une colonne
Insertion > Colonne
Dans boîte de dialogue Définition de la colonne,
sélectionner Coût dans le menu Nom de champ
OK
Une nouvelle colonne apparaît qui permet de connaître
le coût d’une tâche ou du projet.
Quand aux champs Coût réel et Coût restant, ils
permettent de connaître les montants engagés et ceux
qui ne l’ont pas encore été.
Le champs Coût fixe permet la saisie de coûts
supplémentaires qui ne sont pas forcément liés aux
ressources pour une tâche.

50. 25/07/13 50
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le
projet
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Piloter
le
projet
Créer des
rapports
Gérer les
coûts du
projet

51. 25/07/13 51
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le
projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Définir le planning de référence
Lorsque le travail de planification est achevé, ainsi que
les affectations de ressources, le planning est
opérationnel.
On se doit donc d’en faire une référence pour permettre
le pilotage par la suite.
Pour cela, il faudra sauvegarder la planification initiale ou
de référence via l’onglet Projet > Définir le planning
de référence.

52. 25/07/13 52
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le
projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Saisir l’avancement du projet
Dans MS Project, on peut saisir 3 avancements différents
sur le planning :
§ Avancement Durée : mesure la durée déjà passée
sur la tâche par rapport à la durée totale de la tâche
§ Avancement Travail : consiste à mesurer la charge
déjà consommée par rapport à la charge totale
estimée sur la tâche
§ Avancement Physique : permet de réaliser sa
propre estimation sur l’avancement de la tâche
La saisie de l’avancement du projet permettra de
connaître à un instant T le %achevé du %restant que ce
soit pour la « Durée » ou le « Travail ».
Il est à noter que l’avancement « Durée » et
l’avancement « Travail » sont interdépendants.

53. 25/07/13 53
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le
projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Date d’état
Il est possible d’afficher la date d’état graphiquement en
effectuant un clic droit sur le diagramme de Gantt puis en
choisissant la commande Quadrillage puis dans la boîte
de dialogue, sélectionner Date d’état.
Il apparaîtra sur le diagramme de Gantt à la date
mentionnée, un trait qui montrera l’avancée du projet par
rapport au planning de référence.

54. 25/07/13 54
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Piloter le
projet
Créer des
rapports
Gérer les
coûts du
projet

55. 25/07/13 55
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Réaliser la chronologie du projet
MS Project propose de créer en quelques clics une frise
chronologique (vision synoptique du déroulement du
projet).
Pour cela, il suffit de cocher la case Chronologie de
l’onglet Affichage ou faire clic droit sur le diagramme de
Gantt puis Afficher la chronologie.
Un des intérêts majeurs est de pouvoir exporter
rapidement la chronologie du projet vers un logiciel de
présentation type Powerpoint ou courrier électronique
dans le corps du message.

56. 25/07/13 56
> Qu’est-ce qu’un
logiciel de gestion
de projet peut
bien apporter ?
> MS Project 2013
> Rappel du
processus de
planification
> Initialiser le
projet dans MS
Project 2013
> Planifier le
projet
> Affecter des
ressources
> Gérer les coûts
du projet
> Piloter le projet
> Créer des
rapports
Frédéric SIMONNET
Créer des rapports
De nombreux rapports sont disponibles dans MS Project,
pou cela, il suffit d’aller dans l’onglet Rapport.
Ils permettent de pouvoir auditer les ressources, les
coûts, l’avancement du projet, etc.
On peut également créer des rapports vierges en
choisissant Nouveau rapport.

57. Les phases d’un projet
Frédéric SIMONNET
BIBLIOGRAPHIE
Project 2013
Guide pratique pour les chefs de projet
Vincent Capitaine
DUNOD
Cours en Management de Projets
DESS MdP - Polytech’Nice Sophia-Antipolis
Logiciel de gestion de projet
http://fr.wikipedia.org/wiki/Logiciel_de_gestion_de_projets
…
25/07/13 57