Kaisen 5S

¿Por qué debemos
implementar las 5S’S?
La competencia cada vez es mayor
Cambian las necesidades de los clientes
Cambian las tecnologías

Pero,
¿Qué significa 5S’s?
Es una metodología enfocada a lograr orden y la
limpieza en todas las áreas de la empresa (oficinas,
almacén, etc.)
Creando una disciplina que a la larga se convierta ense convierta en
cultura y en práctica comúncultura y en práctica común.

OBJETIVO DE LAS 5´SOBJETIVO DE LAS 5´S
““Crear y mantener unCrear y mantener un
ambiente de trabajoambiente de trabajo
ordenado, limpio, seguro yordenado, limpio, seguro y
agradable que facilite elagradable que facilite el
trabajo diario y nos ayude atrabajo diario y nos ayude a
brindar productos y serviciosbrindar productos y servicios
de calidad”.de calidad”.

NECESIDAD DE LA ESTRATEGIA 5´S
La estrategia de las 5´s es un concepto sencillo que nos permite
orientar a la empresa y los talleres de trabajo hacia las
siguientes metas:
 Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo.
 Buscar la reducción de pérdidas por la calidad.
 Facilita crear las condiciones para aumentar la vida útil de los
equipos.
 Mejorar la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de
los estándares.
 Facilitar la implementación de cualquier tipo de programa de
mejora continua, de producción Justo a Tiempo, Control Total
de Calidad y Mantenimiento Productivo Total.

SeiriSeiri Seleccionar
SeitonSeiton Organizar
SeisoSeiso Limpiar
SeiketsuSeiketsu Estandarizar
ShitsukeShitsuke Disciplina
¿Qué significa 5S’s?

Objetivos de las 5S’s
Poder encontrar cualquier cosa en menos de 30
segundos, sean objetos físicos o información en
computadora.
Incrementar la Productividad;
Mejorar la Calidad de las actividades realizadas;

Beneficios al implementar las
5S’s
Cero:
1. Retrasos
2. Insatisfacción de Clientes
3. Pérdidas ($$$)

Beneficios personales
1. Nos permite colaborar para que la fuente de trabajo y de
sostenimiento de nuestra familia sea competitiva y sobreviva
en un entorno tan exigente.
2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de:
Aportar ideas para organizar nuestras áreas de trabajo

Beneficios personales
Hacer más gratas las horas de trabajo
Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor
parte de nuestra vida: el trabajo
Nos ayuda a desempeñar nuestro trabajo, ganando rapidez
en las respuestas (por que sabemos que cada cosa esta en su
lugar).

Visión General de las 5S’s
DISCIPLINA
ORDEN
LIMPIEZA
ESTANDA-
RIZACION
ORGANIZACIÓN
1. 2
.
3
.
4
.
5
.

Resistencia al Cambio
Normalmente escuchamos:
¿Para qué limpiar si se ensucia de nuevo?
Ya tenemos organización y orden
Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo con estas
modas japonesas.
¿Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado?
Quiero ver que el jefe haga primero las 5S’s en sus cajones.

Actividad para el
participante
Paradigmas identificados
en su área o
departamento de trabajo

¿Qué hacer para romper esos
paradigmas?
No ignorarlasNo ignorarlas:
1. Hablar con nuestros colaboradores, para:
Conocer el origen de su resistencia
Conocer sus preocupaciones y temores
Escuchar sus propuestas
2. Predicar con el ejemplo

Seiri, la primera ‘S:
Seleccionar
Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo
es:
1. SELECCIONAR

Transferirlo Regalarlo Venderlo Repararlo
Esta de mas Obsoleto Dañado
Es útil para
alguien mas Se necesitaDescartar
Seiri, la primera ‘S:
Seleccionar

Área de Oportunidad
Área de uso común (Sala de juntas, archivo muerto, etc.)
Oficinas


Cerca o detrás de lockers y
muebles

Esquinas y pasadizos

Detrás de los pilares y bajo las
escaleras

En los Pisos y pasillos

Pizarrones de avisos ya muy
obsoletos

Afuera, pegado a las cercas o
bardas

Fecha: Folio:
Area:
Oportunidad:
Actividad a realizar: Propuesta:
Equipo:
Observaciones:
TARJETA DE OPORTUNIDAD

No. Fecha Area Oportunidad Actividad a Realizar Equipo
Control de Tarjetas de Oportunidad

Seiri:
Seleccionar
Deshacerse de todo lo
innecesario del área de
trabajo, en caso de duda:
Asignar un área especial para
colocación de estos materiales
y equipos
Colocarles una etiqueta roja y
llevarlos a esta área haciendo
una relación
Razón para etiqueta roja:
Localización:
Fecha:
Nombre:

Seiri:
Seleccionar
No. Fecha Descripción Categoría Razón Fecha decisión Destino Final Responsable Ubicación
Control de Tarjetas Rojas

Seiri:
Seleccionar
Periódicamente revisar el uso futuro o actual de lo que se
almacena en el área de tarjetas rojas y tomar decisiones
• Deshacerse de ellas
• Guardar a distancia
• Sin uso en años
• Uso entre 6-12 meses
Baja
• Guardarlas en un
lugar central en el
área de trabajo
• Uso > 1 vez al mes
Media
• Guardar cerca del
área de trabajo o
llevarlas consigo
• Uso >1 vez por semana
• Cosas usadas diario
Alta
Guardar en:Frecuencia de uso de las
cosas:
Necesidad
• Deshacerse de ellas
• Guardar a distancia
• Sin uso en años
Baja
• Guardarlas en un
lugar central en el
área de trabajo
• Uso > 1 vez al mes
Media
• Guardar cerca del
área de trabajo o
llevarlas consigo
• Uso >1 vez por semana
• Cosas usadas diario
Alta
Guardar en:Frecuencia de uso de las
cosas:
Necesidad

Seiri:
Seleccionar
Principio
Solo lo que se necesita, en la cantidad
necesaria y cuando se necesite

Actividad para el
participante
Identificar lo necesario de lo
innecesario de su área de
trabajo/ frecuencia de uso

Seiton, la segunda ‘S:
Orden
Ordenar los artículos necesarios para nuestro trabajo,
estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera
que se facilite su identificación, localización, disposición y
regreso al mismo lugar después de ser usados

Seiton:
Orden
Objetivos:

Ahorrar espacio

Ahorrar tiempo de búsqueda

Facilitar la administración visual
Ejemplos de Orden:

Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios).

Etiquetar espacios de almacenaje.

Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado,
portalápices, etc.) y muebles

Seiton:
Orden
 El primer paso para organizar, es dividir nuestra área de
trabajo en partes manejables e identificables por cualquiera
1 2 3 4 5
A
B
C
D
E
Mapa

Pasillo
Antes Después
Seiton:
Orden
Marcar pasillos y áreas donde deben ir las cosas

“cualquier persona” puede inmediatamente:
Ver, Tomar y Regresar cualquier articulo
Pregunta Respuestas
¿ Que?
Definir los artículos necesarios
(Seleccionar)
Identificar los artículos
¿ Donde?
Definir la localización
Identificar el lugar
¿ Cuantos?
Definir la cantidad
Identificar la cantidad necesaria
Seiton:
Orden

Seiton:
Orden
1 2
1
2
2G974 0074D
2G974 0074D
1G569 6264D
1G569 6264D
3
3G235
3G235
9964D
9964D
A
1 2
B
Divide los gabinetes en
columnas y renglones
Identificación de Gabinetes
Utiliza letras para
identificar gabinetes
Utiliza números para
identificar columnas
y renglones

Seiton:
Orden
Dibujo de contornos

Código de Colores
Seiton:
Orden

Algunos ejemplos de Seiton en la práctica

Actividad para el
participante
¿Cómo ordenaría el
escritorio que a continuación
se presenta?

Seiton:
Orden de avisos y letreros
 Designar un lugar especial para colocarlas
 Indicar cuanto tiempo van a estar puestas
 La cinta debe debe despegarse sin dañar la pared
 Los posters, avisos y señales deben estar alineados para dar buena
apariencia (tamaños estándar)
 Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan
con corrientes de aire o al caminar

Seiton:
Orden
 Documentar el método de organización

 Dar entrenamiento a la gente para que siga los
procedimientos

Seiton:
Orden
Principio
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Actividad para el
participante
De lo que identificó como
necesario, explicar ¿Cómo lo
ordenaría, según lo visto en
la sesión?

Seiso, tercera ´S:
Limpieza
Mantener el área de trabajo impecable
y libre de toda suciedad

Seiso:
Limpieza
Beneficios
Aumenta la moral del personal y su eficiencia
La imagen del lugar da otra proyección
Los riesgos de los accidentes o equivocaciones
disminuyen
Se minimiza la probabilidad de revolver archivos

Seiso:
Limpieza
Implementación en cinco pasos:
1. Determinar las metas de limpieza
2. Determinar las responsabilidades de la limpieza
(mapeo de áreas y definición de responsables)
3. Determinar los métodos de limpieza
(programa que muestra al detalle las veces al día en que se limpia, el
responsable, y la forma)
4. Preparar las herramientas de limpieza
5. Implantar la limpieza.

Algunos ejemplos de Seiso en la práctica

Seiso:
Limpieza
 Hay que dibujar un mapa para dividir el área de trabajo en
zonas más fáciles de manejar

Seiso:
Limpieza
Etapas de la Limpieza:
Macro: limpieza general
Individual: limpieza de áreas de trabajo (escritorio, alfombra,
archiveros, etc.) y partes específicas del equipo (Monitor,
mouse, teclado), engrapadoras, etc.)
Micro: limpieza de partes pequeñas, corregir las fuentes de
suciedad o polvo.

Seiso:
Limpieza
Promoción de un área de trabajo limpia
1. Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas
por grupos y personas (identificar problemas).
2. Limpieza por equipo y área (pisos, herramientas, etc.).
3. Aplicar Kaizen para limpiar zonas difíciles, métodos de
limpieza y herramientas de limpieza (problemas
causados por falta de limpieza).
4. Seguir las reglas e intensificar las acciones.

Seiso:
Limpieza
Programa de Limpieza
Área Artículos Responsable Frecuencia
Atención
a
clientes
Pisos J. Ramírez Diaria
Ventanas M. Suárez Semanal
Lámparas H. Sánchez Semanal
Adornos J.
Hernández
Diaria
Asignar responsables de las actividades de limpieza,
definir con que frecuencia y cuando se deben realizar

Seiso:
Limpieza
 Enliste cada una de las actividades de limpieza a realizar
 Enliste los artículos y equipos de limpieza a utilizar
 Documente las actividades de limpieza en un procedimiento

Seiso:
Limpieza
La oración de las 5S’s
 No tendré cosas sucias
 No tiraré cosas alrededor
 Limpiaré las cosas en forma adecuada
 Rescribiré cosas que se han borrado
 Pondré cinta en avisos vigentes que se han caído

Seiso:
Limpieza
Recomendaciones en la limpieza
 Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo limpie su
área y equipos
 La limpieza e inspección es el primer paso del
mantenimiento autónomo
 Utilizar listas de verificación de inspección y limpieza (con
ayudas visuales)

Seiso:
Limpieza
Programa de Limpieza
Área Artículos Responsable Turno Frecuencia
Pisos J. Ramírez 1er Diaria
Prensa M. Suárez 2º Semanal
Lámparas H. Sánchez 3º Semanal
Prensa # 1
Transportador J. Hernández 2o Diaria
Manual de
Procedimientos
Comedor
Oficinas
Embarques
Almacen de
Producto
Terminado
Area de
Ensamble
Almacen de Materia Prima
Taller de
Troqueles
Almacen de
Toqueles
Prensa1
Prensa3
Prensa4
Prensa2
Prensa5
Prensa6
Almacen de
Producto
en Proceso
• Comunicar
• Entrenamiento
Crear disciplina

Seiso:
Limpieza
Principio
El lugar más limpio, no es el que más
se asea, si no el que menos se ensucia

Actividad para el
participante
Elabore su programa de actividades
de limpieza, incluya nombres de los
responsables y tiempo en realizar
cada actividad

Seiketsu, tercera ‘S:
Estandarización
Mantener las tres primeras S’s:
Selección
Orden
Limpieza

Seiketsu:
Estandarización
Lograr que los procedimientos, practicas y actividades se ejecuten
consistentemente y de manera regular para asegurar que la
selección, organización y limpieza son mantenidas en las áreas de
trabajo

Seiketsu:
Estandarización
 Integrar las actividades en el trabajo de manera
regular
Estableciendo procedimientos
Implementando auditorias de revisión

Elemento # Criterio 1 2 3 4 5
Organizar
1
Existen letreros para identificar
las diferentes áreas y sub-áreas

x

2 Se encuentra delimitado el área
de trabajo, maquinaria y equipo.
x
3
Todos los estantes y artículos
almacenados están claramente
identificados

x

4
Existen identificaciones visibles
para realizar correctamente las
operaciones del área
x

Seiketsu:
Estandarización

Seiketsu:
Estandarización
(Controles visuales)
• Algunas madres ponen las siluetas de los
zapatos para que sea fácil guardarlos por los
niños
• Herramientas y métodos para control visual
• Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer
errores
• Avisos de peligro
• Indicaciones de donde deben ponerse las cosas
• Designaciones del equipo
• Recordatorios de precaución en la operación
• Ayudas visuales de mantenimiento preventivo
• Instructivos

Seiketsu:
Estandarización
 Hacer que sea fácil verlas a distancia
 Desplegar los mensajes o dibujos adecuados
 Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que está
bien y que está mal
 Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fácil y
convenientemente
 Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones
fácilmente
 Hacerlas de tal forma que su uso haga que que el área de trabajo sea
más brillante y ordenada

Seiketsu:
Estandarización
 Pintar las paredes y pisos periódicamente.
 Todas las áreas deben estar identificadas con letreros de nombre y
función.
 Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quién es
responsable de qué en las 5 S’s.
 Utilizar marcas de posición para indicar la posición correcta de las cosas.
 Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia

Seiketsu:
Estandarización
 Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se encuentra la
persona y las salidas para casos de emergencia
 Utilizar un pizarrón para indicar cuando salen las personas donde se
pueden localizar
 Establecer recomendaciones para mantener no sólo la limpieza sino
también la higiene en la empresa
 Indicar el estado de avance en 5 S’s en cada área en función de los
resultados de las auditorías

Seiketsu:
Estandarización
Beneficios
 No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias a la
Administración Visual
 Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugar
 Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan

Seiketsu:
Estandarización
 Se controlan las fuentes de suciedad y basura
 Se eliminan los hábitos de acumular cosas innecesarias en
oficinas
 NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON LAS PRIMERAS 3S
´s.

Seiketsu:
Estandarización
Recomendación
. Es altamente recomendable que en la
elaboración de los estándares participen
quienes deben de realizar las actividades
de las primeras 3S’s

Seiketsu:
Estandarización
Principio
Di lo que haces, haz lo que
dices, y demuéstralo

Actividad para el
participante
Elabore su esquema de
evaluación incluyendo
únicamente las tres
primeras S’s

Shitsuke, quinta S:
Disciplina
 Hábito de mantener correctamente los
procedimientos adecuados, buscando la
mejora continua
Saber Querer
Poder
Saber Querer
Poder

Shitsuke, quinta S:
Disciplina
(Importancia)
1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hábito
2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente
3. Todos el personal ha hecho suyo el método y lo aplican
4. El área de trabajo esta bien ordenada y se manejan los
estándares
5. Se busca la mejora continua.

Shitsuke, quinta S:
Disciplina
(Formación de hábito)
 Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres
buenos resultados
 Hacer que todos participen y que hagan algo y después
trabajar en la implantación (5S’s 3’, 5’ o 10’)
 Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace
 Asegurar que no falle la comunicación, clarificar las ideas y
reconfirmar

Shitsuke, quinta S:
Disciplina
 Existe en la mente y la voluntad de las personas y
solo su conducta muestra su presencia.
 Es una actitud de intolerancia al desorden, la falta de
organización y las pérdidas.

Las 5 S’s :
En la oficina
La oficina es una
Fabrica de papel

¿Cómo tener una oficina más
eficiente?
 Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo y papelería
estandarizada
 Hacer un programa de trabajo para cada empleado
 Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrón en
programa para que la gente sepa el estatus
 Establecer un sistema (gavetas, folders, contenedores) para que
cualquier persona pueda identificar la fecha de vencimiento de las
tareas

La campaña de
uno solo es mejor
 Una sola localización para expedientes
 Proceso de documentos en el mismo día
 Juntas de una hora
 Memos e E-Mail de una página
 Llamadas telefónicas de un minuto
 Guardar sólo una copia del original

Archivos eficientes
 Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos
 Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay dentro
 Organizar los archivos por:
 Sección, cliente, proveedor,
 tema, tipo de documento, por asunto,
 por proyecto, departamento, etc.
 de tal forma que lo accese cualquier persona con facilidad

Archivos eficientes
 Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos
 Sólo guardar la información que realmente es necesaria, evitar gastar espacio
 Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos (anotar su
nombre en la etiqueta)
 Cada documento debe indicar la fecha de recepción y fecha de proceso
 Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e identificado

Actividad para el
participante
Realice los procedimientos y
programas de trabajo necesarios
para mantener la Disciplina de las
5S’s

HERRAMIENTAS 5 S´s
Promoción Implementación Evaluación
Pizarrones
¿Qué es Seiton?
Separar los artículos
innecesarios
y deshacerse de ellos
Posters
Seiri Seiton
SeisoSeiketsu
Shitsuke
5 Ss
Artículos
promocionales
Banderolas
pancartas
Día
5 Ss
El Día 5 S´s
(El 5 de cada mes)
Visitas a otras
empresas
Fotografías de las mejoras
Competencias
departamentales
Guías a través
de capacitación
Inspecciones del
Comité de Calidad
Auditorías
de 5 S´s
Reconocimientos
mensuales y
trimestrales

Campaña 5S’s
 Es importante que el Director general tome el liderazgo y que
todos tomen parte en las 5 S’s
 Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad,
nadie más lo tomará, de ellos depende el éxito o fracaso de la
campaña
 No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 S’s como algo
cansado y sucio, por eso debe efectuarse en etapas
 Lo importante es empezar en 5S’s y mantener el esfuerzo

• Entrenamiento
• Difusión
 Slogans
 Campañas
 Posters
 Folletos
1er Gran concurso de 5’s
Campaña 5S’s

Campaña 5S’s
 Planeación y operación
 Organización promocional
 Educación
 Juntas promocionales
 Actividades paralelas
 Posters de invitación a participar
 Temas del mes
 Despliegue de las actividades de las 5 S’s en áreas de trabajo específicas
 Docuementación
 Implantación

Campaña 5S’s
 Proyectos Kaizen
 Organizarlos conforme sea apropiado
 Entrenamiento técnico
 Tecnología Kaizen
 Entrenamiento inicial
 Seguimiento al entrenamiento
 Lanzamiento de equipos Kaizen y certificación

• Trabajo en equipo
• Reconocimiento
• Trabajo en equipo
• Reconocimiento
Campaña 5S’s

Registros de 5S’s
 Fotografias (antes, durante y después)
 Poner etiquetas fosforescentes con la “P” en área con problema
requiriendo atención
 Es importante llevar un registro de avances (cantidades de fugas,
etc.)
 Museo de las cosas antiguas (máquinas y herramientas)
 Registrar los resultados de los proyectos Kaizen

Diagnóstico y evaluación de
5S’s
 Competencias
 Patrullas y evaluación cruzada
 Uso de auditores y listas de verificación

5S’s
 Avisos
 Todos los avisos limpios y claros
 Sin avisos pasados de fecha
 Todos los avisos están alineados en su parte superior y a los lados
 Administración de las 5 S’s
 Las responsabilidades para las 5 S’s están claramente delineadas a
todos los niveles
 Cada operador conoce sus responsabilidades en las 5 S’s

5S’s
FORMATO DE EVALUACIÓN
Seleccionar
1 Las herramientas de trabajo se encuentran en buen estado para su uso
2 El mobiliario se encuentra en buenas condiciones de uso
3 Existen objetos sin uso en los pasillos
4 Pasillos libres de obstáculos
5 Las mesas de trabajo están libres de objetos sin uso
6 Se cuenta con solo lo necesario para trabajar
7 Los cajones se encuentran bien ordenados
8 Se ven partes o materiales en otras áreas o lugares diferentes a su lugar asignado
9 Es difícil encontrar lo que se busca inmediatamente
10 El área de está libre de cajas de papeles u otros objetos
Ordenar
11 Las áreas están debidamente identificadas
12 No hay unidades encimadas en las mesas o áreas de trabajo
13 Los botes de basura están en el lugar designado para éstos
14 Lugares marcados para todo el material de trabajo (Equipos, carpetas, etc.)
15 Todas las sillas y mesas están el lugar designado
16 Los cajones de las mesas de trabajo están debidamente organizados y sólo se tiene lo necesario
17 Todas las identificaciones en los estantes de material están actualizadas y se respetan
Limpiar
18 Los escritorios se encuentran limpios
19 Las herramientas de trabajo se encuentran limpias
20 Piso está libre de polvo, basura, componentes y manchas
21 Las gavetas o cajones de las mesas de trabajo están limpias
22 Las mesas están libres de polvo, manchas y componentes de scrap o residuos.
23 Los planes de limpieza se realizan en la fecha establecida
Estandarizar
24 Todos los contenedores cumplen con el requerimiento de la operación
25 El personal usa la vestimenta adecuada dependiendo de sus labores
26 Todas las mesas, sillas y carritos son iguales
27 Todo los instructivos cumplen con el estándar
28 La capacitación está estandarizada para el personal del área

5S’s
Guía de calificación
0 = No hay implementacion
1 = Un 30% de cumplimiento
2 = Cumple al 65%
3 = Un 95% de cumplimiento

5S’s
Fecha
Porcentajes Puntos
General 54% 44
Selección 47% 14 Regular Bien Excelente
Orden 57% 12
Limpieza 67% 10
Estandarización 53% 8
Regular
Evaluación 5 S's
> 50 % > 70 % > 90 %
0
0.2
0.4
0.6
0.8
1
General
Selección
OrdenLimpieza
Estandarización
0
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
0.8
0.9
1
Regular
Bien
Excel.

SIGNIFICADO DE LAS 9´SSIGNIFICADO DE LAS 9´S

Kaisen 5S

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