ملف يشرح برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية لأرشفة المستندات والوثائق

1. ‫المحتوى‬
‫رقم الصفحة‬
‫طريقة تسجيل الدخول الى برنامج وثق ...................................................... 2‬
‫الواجهة الرئيسية لبرنامج وثق ................................................................ 3‬
‫منطقة الصالحيات .................................................................................. 4‬
‫اضافة مجموعة جديدة ...................................................................... 2‬
‫ضم المستخدمين الى مجموعات ............................ ..................................‬
‫2‬
‫تصاريح االستخدام ..............................................................................‬
‫6‬
‫أرشفة ملف جديد ..................................................................................‬
‫7‬
‫أرشيف الملفات ...................................................................................‬
‫9‬
‫مجلدات األرشيف ................................................................................. 10‬
‫اضافة مجلد جديد ................................................................................. 10‬
‫صندوق الرسائل الصادرة والواردة ........................................................... 11‬
‫ارسال رسالة جديدة ..................................................................... ......... 00‬
‫صندوق البريد الوارد .............................................................................. 00‬
‫صندوق البريد الصادر ........................................................................... 00‬
‫االعدادات الرئيسية للنظام ...................................................................... 21‬
‫تحكم االعدادات الرئيسية ......................................................................‬
‫20‬
‫تحكم المستخدمين ...............................................................................‬
‫20‬
‫مفردات النظام ................................................................................... 30‬
‫سجل المراسالت واالشعارات ...................................................................‬
‫41‬
‫سجل المراسالت البريدية ........................................................................ 40‬
‫سجل المراسالت ‪15 ......................................................................... SMS‬‬
‫1‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

2. ‫برنامج وثق لألرشفة االلكترونية‬
‫( شرح االستخدام )‬
‫طريقة تسجيل الدخول الى برنامج وثق :‬
‫0- نقوم بفتح صفحة انترنت فارغة ونضع رابط البرنامج الذي يزودكم به الفريق التقني عند تركيب البرنامج‬
‫على السيرفر الداخلي لديكم او على سيرفر االون الين‬
‫5- ستظهر لنا صفحة تسجيل الدخول يوضع هنا اسم المستخدم وكلمة المرور.‬
‫0- نختار لغة العرض المناسبة ( العربية , اإلنجليزية )‬
‫2‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

3. ‫الواجهة الرئيسية لبرنامج وثق‬
‫بعد الدخول الى الحساب تظهر لنا الواجهة الرئيسية لبرنامج وثق فيها العديد من الخيارات والخصائص للتحكم‬
‫بالبرنامج , و تتميز الواجهة ببسطاتها وسهولة استخدامها وسوف نقوم بشرح مختصر للعناصر الموجودة بها وال حقاً‬
‫سوف نقوم بشرحها بالتفصيل .‬
‫أرشفة ملفات جديدة : عند الضغط على أرشفة ملفات جديد تستطيع أرشفة الملفات التي ترغب في إدخالها الى‬
‫برنامج األرشفة االلكترونية.‬
‫أرشيف الملفات : في هذه الخانة تستطيع عرض جميع الملفات المؤرشفة حسب تصنيفاتها ليسهل عليكم مراجعة‬
‫الملفات المؤرشفة , مثال (عرض كل الملفات , عرض الملفات الفواتير ,أرشيف الملفات الصادرة .. )‬
‫مجلدات األرشيف : في هذه الخانة تستطيع اضافة وتعديل المجلدات داخل برنامج وثق وتسميتها بالشكل الذي يناسب‬
‫طبيعة عملكم.‬
‫صندوق الرسائل الواردة والصادرة : يوجد نظام مراسالت داخلي بين األعضاء المسجلين في البرنامج ، ومن هنا‬
‫يستطيع العضو متابعة رسائله الداخلية ومراسلة باقي األعضاء.‬
‫االعدادات الرئيسية للنظام : يوجد العديد من االعدادات الخاصة بالنظام حيث يقوم مسؤول النظام بالتحكم بها.‬
‫سجل المراسالت واالشعارات : يستطيع كل مستخدم التعرف على المراسالت الجديدة واالشعارات التي تأتي عن‬
‫طريق ( البريد االلكتروني , ‪ ) SMS‬باإلضافة الى التحكم بالقوالب الجاهزة لكل منهما.‬
‫منطقة الصالحيات : في هذه الخانة يقوم مسؤول النظام بإعطاء الصالحيات للمستخدمين الموجودين داخل البرنامج.‬
‫3‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

4. ‫منطقة الصالحيات‬
‫يمكن ادارة الصالحيات بالتفصيل في برنامج وثق من هذه الخانة من قبل مسؤول النظام , وذلك حسب طبيعة عمل‬
‫المستخدمين حيث يقوم مسؤول النظام بإنشاء مجموعات ويضم داخلها المستخدمين الذين يرغب بإضافتهم اليها ثم‬
‫يطبق الصالحيات على هذه المجموعة فيكون كل مستخدم داخل هذه المجموعة ينطبق عليه الصالحيات المعطاة‬
‫للمجموعة.‬
‫4‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

5. ‫اضافة مجموعة جديد‬
‫0- نقوم بالضغط على منطقة الصالحيات في الواجهة الرئيسية.‬
‫2- نقوم بالضغط على " اضافة مجموعة "‬
‫3- نقوم بكتابة اسم المجموعة ثم الضغط على زر " حفظ "‬
‫( يمكن حذف المجموعة وتعديل اسم المجموعة متى شئتم من نفس هذه النافذة )‬
‫ضم المستخدمين الى المجموعات‬
‫0- نقوم بالضغط على " ضم األعضاء لمجموعات " فيظهر لدينا أسماء المستخدمين وفي األعلى أسماء‬
‫المجموعات التي تم إضافتها حيث يكفي فقط وضع عالمة (√) داخل المربع الخاص بالمجموعة ليكون هذه‬
‫المستخدم ضمنها ( يمكن المستخدم وضعه في أكثر من مجموعة )‬
‫5‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

6. ‫تصاريح االستخدام‬
‫نستطيع تحديد صالحيات لكل مجموعة وذلك من خالل الضغط على اسم المجموعة ثم اختيار الصالحيات التي نريد‬
‫تطبيقها على هذه المجموعة وذلك بوضع عالمة (√) على الصالحية التي نريد منحها للمجموعة.‬
‫6‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

7. ‫ارشفة ملفات جديدة‬
‫ألرشفة ملفات جديدة نقوم بالتالي :‬
‫1- من الواجهة الرئيسية نقوم بالضغط على " أرشفة ملفات جديدة " وستظهر لنا النافذة التالية:‬
‫7‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

8. ‫2- نقوم بتعبئة الخانات التالية :‬
‫ترقيم الملف : هنا نضع ترقيم للملف بشكل يدوي اذا كان لديكم سياسة ترقم خاص بكم أو تركه فارغ ليقوم‬
‫النظام بالترقيم بشكل تلقائي.‬
‫المجلد الرئيسي : نقوم بتحديد المجلد الرئيسي الذي نرغب ان يحفظ فيه الملف الذي نريد أرشفته.‬
‫(يمكن اضافة المجلدات من قبل مسؤول النظام بعدد النهائي )‬
‫تابع للمجلد : في حال المجلد الرئيسي المختار يحوي مجلدات فرعية نختار المجلد الفرعي الذي نرعب‬
‫بوضع الملف الذي نريد أرشفته داخله.‬
‫وصف الملف : نضع وصفا ً للملف الذي نريد أرشفته ، ويفضل كتابته لسهولة البحث عنه الحقاً.‬
‫نوع الملف: يمكن اختيار نوع الملف ( صادر , وارد . .. ) .‬
‫تاريخ الملف : يوضع التاريخ لالرشيف بشكل اتوماتيكي لليوم الحالي , مع امكانية تغير التاريخ يدوياً.‬
‫مبلغ الفاتورة : اذا كان الملف الذي نريد أرشفته فاتورة نضع مبلغ الفاتورة وسوف يقوم النظام بجمع جميع‬
‫ملفات الفواتير بشكل تلقائي عند عرض الملفات المفوترة .‬
‫مالحظات : اذا كان هناك أي مالحظات حول الملف نقوم بكتابتها هنا.‬
‫اهمية الملف : نختار اهمية الملف ( هام , مستعجل , سري , .. ).‬
‫جهة الورود : نختار جهة الورود ( جهة داخلية , جهة خارجية , اخرى .. ).‬
‫إضافة ملفات: عند الضغط على اضافة ملفات نقوم باختيار مكان وجود الملفات التي نريد أرشفتها وسوف‬
‫تظهر لكم في المربع في االسفل الملفات التي تم رفعها.‬
‫يمكن تفعيل او عدم تفعيل الملف وذلك بوضع / ازالة عالمة (√) نهاية الصفحة‬
‫8‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

9. ‫أرشيف الملفات‬
‫عند الضغط على " أرشيف الملفات "‬
‫نستطيع عرض الملفات حسب التصنيفات التالية :‬
‫1- عرض كل الملفات : هنا يتم عرض جميع الملفات المؤرشفة.‬
‫2- ارشيف الملفات الفواتير : يتم عرض جميع الملفات التي تحوي على فواتير ويقوم البرنامج بجمع مبالغ‬
‫الفواتير تلقائيا ً شرط كتابة مبلغ الفاتورة عند أرشفتها.‬
‫3- ارشيف الملفات المفعلة: يعرض جميع الملفات المؤرشفة التي تم تفعيلها .‬
‫4- ارشيف الملفات غير المفعلة: يعرض جميع الملفات المؤرشفة التي لم يتم تفعيلها بعد.‬
‫5- ارشيف الملفات الصادرة: يعرض جميع الملفات المؤرشفة الصادرة.‬
‫6- ارشيف الملفات الواردة: يعرض جميع الملفات المؤرشفة الواردة.‬
‫9‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

10. ‫مجلدات األرشيف‬
‫نستطيع في هذه الخانة التحكم بالمجلدات الموجودة داخل البرنامج من خالل " اضافة " و " تعديل " و " حذف "‬
‫المجلدات‬
‫اضافة مجلد جديد :‬
‫0- نقوم بالضغط على " اضافة "‬
‫2- اذا كان المجلد الذي تقوم بإنشائه غير تابع ألي مجلد نقوم بترك " تابع لمجلد" فارغ , أما اذا كان المجلد‬
‫الذي نقوم بإنشائه تابع لمجلد أخر نقوم باختيار المجلد من " تابع لمجلد "‬
‫3- نقوم بوضع وصف مختصر للمجلد بما قد يحوي من ملفات.‬
‫ويمكن ايضا ً تعديل اسم المجلد و وصفه متى شئتم من خالل اختيار المجلد والضغط على " تحرير المنتقى"‬
‫01‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

11. ‫صندوق الرسائل الصادرة والواردة‬
‫يوجد داخل برنامج األرشفة االلكترونية نظام رسائل بين األعضاء ، بحيث يمكن لألعضاء المراسلة داخل البرنامج.‬
‫ارسال رسالة جديدة‬
‫الرسال رسالة جديدة نقوم بالتالي :‬
‫0- الضغط على " ارسال رسالة جديدة "‬
‫2- نقوم باختيار المستلمين من االسماء الموجودة في األعلى‬
‫3- نقوم بكتابة عنوان الرسالة في الخانة المخصصة لها.‬
‫4- نقوم بكتابة الرسالة في " محتوى الرسالة "‬
‫5- لو اردنا ارفاق ملفات مع الرسالة نستطيع ذلك من خالل الضغط على " ارفاق ملفات ".‬
‫6- يمكن اختيار ( اشعار بريدي , اشعار ‪ ) SMS‬وذلك من اجل اشعار المستلم بوجود رسالة له.‬
‫صندوق البريد الوارد‬
‫عند الضغط على صندوق البريد الوارد يظهر لك جميع الرسائل المرسلة لك.‬
‫صندوق البريد الصادر‬
‫عند الضغط على صندوق البريد الصادر يظهر لك جميع الرسائل التي أرسلتها الى مستخدمين آخرين.‬
‫11‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

12. ‫االعدادات الرئيسية للنظام‬
‫هنا يمكن التحكم باالعدادات الرئيسية للنظام بشكل عام‬
‫تحكم االعدادات الرئيسية‬
‫نستطيع اضافة االعدادات الرئيسية للنظام وتسميتها باالسم الذي نرغب باللغة العربية واالنجليزية ووضع وصف لها‬
‫إن وجد‬
‫تحكم المستخدمين‬
‫يمكننا التحكم بالمستخدمين من خالل هذا التبويب بحيث نستطيع اضافة مستخدمين للنظام من خالل الضغط على زر‬
‫" اضافة " وستظهر لنا الشاشة التالية :‬
‫21‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

13. ‫نقوم بملء الخانات التالية :‬
‫اسم المستخدم : نضع اسم المستخدم الذي نرغب في إنشائه.‬
‫صالحية المجلدات : نختار ماهي المجلدات التي يستطيع المستخدم مشاهدتها.‬
‫االسم بالكامل : نضع اسم المستخدم بالكامل.‬
‫الهاتف : نضع رقم هاتف المستخدم.‬
‫البريد االلكتروني: نضع البريد االلكتروني للمستخدم.‬
‫النوع : رجل , مرأة‬
‫المسمى الوظيفي : نضع ما هو المسمى الوظيفي للمستخدم.‬
‫صورة شخصية : نضع صورة شخصية للمستخدم (اختياري).‬
‫مالحظات : نكتب مالحظات (اختياري).‬
‫تنشيط : تنشيط أو عدم تنشيط العضوية.‬
‫مفردات النظام‬
‫نستطيع اضافة وتعديل مفردات النظام كاملة حسب النوع من خالل هذا التبويب وكتابته باللغة العربية أو االنجليزية .‬
‫ويمكن التحكم ايضا ً بالدول والمدن وكتابتها باللغة العربية واالنجليزية‬
‫31‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

14. ‫سجل المراسالت واالشعارات‬
‫يمكن إضافة وتعديل سجل المراسالت البريدية و سجل المراسالت ‪ SMS‬من خالل مكان واحد.‬
‫سجل المراسالت البريدية‬
‫إلضافة سجل جديد نقوم بالضغط على " اضافة "‬
‫41‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

15. ‫1-‬
‫2-‬
‫3-‬
‫4-‬
‫5-‬
‫6-‬
‫7-‬
‫8-‬
‫اسم عملية االرسال : نضع اسم عملية االرسال الذي توضح نوعية االشعار.‬
‫عناوين المرسل لهم: نضع البريد االلكتروني للمستخدمين المرسل لهم.‬
‫الى المجموعات : نختار المجموعات التي نريد.‬
‫اسم المرسل لهم : نضع اسماء االشخاص المرسل لهم.‬
‫الرسالة من : نضع اسم الشخصي‬
‫العنوان: نضع عنوان الرسالة‬
‫ثم كتابة الرسالة‬
‫بريد استقبال الردود : نضع البريد الذي نرغب باستقبال الردود عليه‬
‫سجل المراسالت ‪SMS‬‬
‫إلضافة سجل جديد نقوم بالتالي :‬
‫51‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬

16. ‫1-‬
‫2-‬
‫3-‬
‫4-‬
‫5-‬
‫6-‬
‫7-‬
‫اسم عملية االرسال : نضع اسم لعملية االرسال.‬
‫أرقام الهواتف المرسل لهم : نضع ارقام الهواتف الذين نرغب باالرسال لهم.‬
‫المجموعات : نختار المجموعات‬
‫اسم المرسل : نضع االسم الشخصي‬
‫الرسالة : نكتب الرسالة هنا .‬
‫اللغة : نختار اللغة العربية أو االنجليزية‬
‫نختار زمن االرسال وذلك بوضع االرسال بعد عدد الثواني المختارة‬
‫تحكم قوالب المراسالت‬
‫يمكن التحكم بقوالب المراسالت البريدية و ‪ SMS‬من خالل هذه الخانة كما في الصورة :‬
‫تم بعون هللا‬
‫هل تحتاج إلى مساعدة ! يمكنك كتابة تذكرة دعم فني من خالل الرابط‬
‫2=‪http://www.innokeen.com/arabic/submitticket.php?step=2&deptid‬‬
‫أو االتصال بنا على الرقم الموحد 951339929‬
‫61‬
‫اينوكين لحلول المصادر المفتوحة - الرياض - الرقم الموحد 920009950 - فاكس 4000507 – ‪www.innokeen.com‬‬