Gestores bibliográficos como herramientas de apoyo a los procesos editoriales de publicaciones científicas
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Este documento discute el uso de gestores bibliográficos como herramientas de apoyo en los procesos editoriales de publicaciones científicas. Explica los roles del autor y el editor, y analiza las ventajas e inconvenientes de usar gestores integrados en procesadores de texto versus gestores independientes. También revisa métodos para convertir listas de referencias a formatos compatibles con gestores y recomienda elegir el gestor más adecuado según las necesidades específicas.
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Gestores bibliográficos como herramientas de apoyo a los procesos editoriales de publicaciones científicas
- 1. Gestores bibliográficos como herramientas de apoyo a los procesos editoriales de publicaciones científicas Carlos M. Varón C.
- 2. Roles • Autor: preparación del documento para satisfacer criterios. • Editor: revisión, resolución de dudas, adición de información faltante, normalización de listados.
- 3. Autor
- 4. Códigos de campo • Porciones de código que, interpretadas por el procesador de textos, muestran datos específicos. { ADDIN ZOTERO_BIBL {"custom":[]} CSL_BIBLIOGRAPHY } Zotero. (2016). Knowledge base: Importing Formatted Bibliographies [Zotero Documentation]. Recuperado 22 de septiembre de 2017, a partir de https://www.zotero.org/support/kb/importing_formatted_bibliographies
- 5. Códigos de campo • Recomendación: desactivar los códigos al terminar de componer el documento.
- 6. Dificultades idiomáticas • Pasa desapercibido el hecho de que los estilos de citación de los gestores fueron compuestos en lengua inglesa.
- 7. Dificultades idiomáticas • Cambio de idioma en el gestor
- 8. Gestor integrado en el procesador de textos: elección discutible
- 9. Gestor integrado en el procesador de textos: elección discutible •Limitaciones: • No permite recuperar referencias de forma automatizada • Sistema cerrado • No permite importar ni exportar bases de datos • Estilos y tipos de publicación limitados
- 10. Gestor integrado en el procesador de textos: elección discutible •Recomendaciones: • Preferir gestores independientes • Utilizar el formato .docx
- 11. Editor
- 12. Revisión de listados de referencias • Uso tradicional: corrección manual de todas las referencias. • Desventaja: dispendioso en listados extensos o poco rigurosos.
- 13. Revisión de listados de referencias • Uso de “intérpretes” de referencias: aplicaciones que convierten listados de referencias en archivos compatibles con gestores. • Anystyle (https://anystyle.io/) • Text2bib (https://goo.gl/ffzGxb)
- 14. Anystyle • Aplicación en línea que permite pegar listados de referencias desde el portapapeles del equipo de cómputo del usuario y transformarlos en archivos compatibles con gestores.
- 15. Text2bib • Su objetivo es igual al de Anystyle, pero tiene algunas diferencias de operación: • Las referencias a convertir deben encontrarse en un archivo de texto plano. • La aplicación intenta detectar el tipo de referencia que se importa de forma automática (e. g. artículo en revista, libro), si bien soporta un número limitado de ellos.
- 16. •Escenario alternativo: recuperar referencias en un documento con códigos de campo activados. • Si el listado fue creado con los gestores Zotero o Mendeley, la aplicación Reference Extractor (http://rintze.zelle.me/ref-extractor/) puede recuperarlas y convertirlas en un archivo CSL.
- 17. Recomendaciones • Elegir el gestor a utilizar de acuerdo con las necesidades: • ¿Facilidad de uso? ¿Tipo de referencias a recuperar? • ¿Posibilidades de almacenamiento en la nube? ¿Componentes sociales? • ¿Estilos de citación requeridos? • ¿Conveniencia de disponer artículos de una revista en el repositorio de un gestor regido por una empresa comercial? • Acudir a otras fuentes si el gestor no basta para resolver dudas. • Abstenerse de emplear gestores en situaciones de premura si no se domina su uso.
Notes de l'éditeur
- Los gestores bibliográficos han pasado de ser aplicaciones destinadas solamente a la administración de referencias para convertirse en herramientas de investigación mucho más completas; las aplicaciones modernas tienen funciones como la de compartir bases de datos y agregar metadatos como anotaciones y palabras clave a los registros. Ahora bien, aun cuando su aplicación primaria es clara y difundida, cabe preguntarse qué usos pueden tener estas herramientas en el proceso de transformación que sufre un texto científico desde que es compuesto por un autor hasta que está listo para publicarse. Esa es justamente la idea con esta presentación: tratar de brindar, de forma muy sucinta, algunas sugerencias sobre el uso de estas aplicaciones en ese proceso de transformación.
- El uso de los gestores en la edición refiere a dos tipos de usuario: de un lado, el autor que utiliza un gestor para insertar citas y referencias en un documento, con miras a satisfacer los criterios editoriales de una publicación científica; y de otro, el editor que usa la aplicación para resolver dudas puntuales sobre estilos de citación, agregar información faltante en referencias o normalizar listados de estas últimas.
- Como ya se dijo, es cada vez más común hacer uso de los gestores para integrar citas y referencias en documentos que podrán ser publicados. Ahora, aun con los beneficios que puede revestir su uso, es conveniente seguir algunas recomendaciones al usarlos para componer los textos, de tal modo que se faciliten las labores de preparación editorial de los mismos.
- Tanto para autores como para editores, el procesador de texto es un programa básico de trabajo. La integración entre este tipo de programas y los gestores bibliográficos se basa en el uso de códigos de campo. Dicho en pocas palabras, son porciones de código que, al ser interpretadas por el procesador de texto, muestran datos específicos solicitados por el usuario. Tiene varios usos: fechas, destinatarios de mensajes en combinaciones de correspondencia. etc.. En el caso de los gestores, citas o conjunto de ellas, o listados de referencias, que obedecerán a un estilo solicitado previamente por el usuario. Entonces, un código como este (mostrar código con láser) se convierte en algo como esto (se muestra referencia con formato).
- Es necesario tener presente que los códigos de campo no desaparecen; es decir, se “guardan” con el archivo, de tal manera que sea posible hacer modificaciones a las citas y referencias con facilidad en caso de requerirse. Sin embargo, aun cuando esto resulta sumamente útil para el autor, puede acarrear dificultades para las editoriales: al abrir nuevamente el archivo con los códigos incrustados desde un equipo de cómputo no equipado con el gestor bibliográfico empleado por el autor, con un procesador de texto diferente al utilizado por este último, o incluso con una versión diferente del mismo procesador, la integridad del documento podría verse comprometida; es decir, cabe la posibilidad de que el archivo sufra daños al ser manipulado por el editor-corrector. Si bien, por fortuna, las situaciones de este tipo no son recurrentes, siempre existe el riesgo de que se presente, en especial si un archivo es manipulado en varios equipos; cuantos más equipos manipulen el archivo, más riesgo habrá de que se presenten problemas. Por eso, la recomendación que podemos hacer en este sentido es desactivar los códigos de campo de las citas y referencias al terminar la composición del texto y, si se quiere, guardar el original con los códigos de campo activos para no perder la posibilidad de hacer modificaciones posteriores si fuere el caso. La gran mayoría de gestores permiten hacer esto, )
- Los estilos de citación incorporados en la mayor parte de los gestores bibliográficos han sido compuestos en lengua inglesa, en virtud de su uso mayoritario en la edición científica. Sin embargo, esto suele pasarse por alto cuando se componen documentos en lengua española. Esto genera que, en muchas ocasiones, el editor encuentre referencias como esta (entra la imagen de la referencia con errores resaltados). Si bien los errores que tiene —es decir, la coma antes de la conjunción, el tipo de documento y su origen—, no comprometen la estructura ni la calidad del escrito, sí resultan poco convenientes para publicaciones científicas cuyo público lector es mayoritariamente hispanoparlante.
- Los gestores que emplean estilos de citación basados en el estándar de codificación CSL —dentro de los cuales están Zotero y Mendeley, entre muchos otros— permiten modificar el idioma de salida en la exportación de los registros de sus bases de datos. Esto no suele advertirse cuando se capacita a los usuarios en el manejo de estas herramientas, por lo que es conveniente, por lo menos, resaltar que la posibilidad existe y es muy fácil hacer ese cambio. En las imágenes se ven las opciones que permiten hacer el cambio de idioma en dos gestores. Como ejemplo ponemos dos casos: en Zotero, se hace clic en este botón (se muestra con láser) y aparece una ventana que permite modificar el idioma de salida de las citas y referencias. Y en Mendeley, un procedimiento similar. Ahora, hay que decir que, hasta ahora y pese a existir esta opción, los gestores siguen cometiendo en español el error de anteponer una coma a la conjunción &, por lo que si se quiere corregir eso no hay más opción que emplear la función “buscar y reemplazar” en el procesador de texto.
- Las versiones más recientes, 2007, 2010, 2013 y 2016, del Microsoft Word introdujeron una funcionalidad que permite disponer de una base de datos de referencias para los documentos compuestos con el programa (construida a partir del lenguaje de etiquetado XML), así como las herramientas de citación y referenciación automáticas, similares a las que hoy son comunes para todos los gestores bibliográficos. No es posible dejar de reconocer la pertinencia y facilidad de uso de esta nueva opción. Pero también es importante decir que está muy lejos de ostentar la versatilidad de los gestores bibliográficos tradicionales: no permite recuperar referencias de forma automatizada, además de que es cerrada, es decir, impide exportar sus bases de datos a formatos compatibles con otros gestores bibliográficos. Y aparte de las limitaciones técnicas, Infortunadamente, al usar esta opción se alteran los archivos de tal forma que, en ciertas ocasiones, se presentan averías. Ahora bien, es más probable que las fallas se presenten cuando se utiliza el formato .doc y el archivo es manipulado por múltiples equipos o versiones diferentes de los procesadores de textos. ¿Qué podemos recomendar a partir de esto?: primero, de ser posible, es conveniente que, si se utilizan gestores, estos sean independientes del procesador de texto; los gestores modernos son herramientas muy probadas que, además de ofrecer funciones y ventajas importantes para el ejercicio de la investigación y la edición científica, tienen menos posibilidades de comprometer la integridad de los archivos de texto. Y segundo, es aconsejable emplear de forma exclusiva el formato .docx para guardar los documentos; a la vez que reduce el peso de los mismos, es un formato derivado de un proceso de estandarización, por lo que presenta menos problemas de compatibilidad.
- Las versiones más recientes, 2007, 2010, 2013 y 2016, del Microsoft Word introdujeron una funcionalidad que permite disponer de una base de datos de referencias para los documentos compuestos con el programa (construida a partir del lenguaje de etiquetado XML), así como las herramientas de citación y referenciación automáticas, similares a las que hoy son comunes para todos los gestores bibliográficos. No es posible dejar de reconocer la pertinencia y facilidad de uso de esta nueva opción. Pero también es importante decir que está muy lejos de ostentar la versatilidad de los gestores bibliográficos tradicionales: no permite recuperar referencias de forma automatizada, además de que es cerrada, es decir, impide exportar sus bases de datos a formatos compatibles con otros gestores bibliográficos. Y aparte de las limitaciones técnicas, Infortunadamente, al usar esta opción se alteran los archivos de tal forma que, en ciertas ocasiones, se presentan averías. Ahora bien, es más probable que las fallas se presenten cuando se utiliza el formato .doc y el archivo es manipulado por múltiples equipos o versiones diferentes de los procesadores de textos. ¿Qué podemos recomendar a partir de esto?: primero, de ser posible, es conveniente que, si se utilizan gestores, estos sean independientes del procesador de texto; los gestores modernos son herramientas muy probadas que, además de ofrecer funciones y ventajas importantes para el ejercicio de la investigación y la edición científica, tienen menos posibilidades de comprometer la integridad de los archivos de texto. Y segundo, es aconsejable emplear de forma exclusiva el formato .docx para guardar los documentos; a la vez que reduce el peso de los mismos, es un formato derivado de un proceso de estandarización, por lo que presenta menos problemas de compatibilidad.
- Las versiones más recientes, 2007, 2010, 2013 y 2016, del Microsoft Word introdujeron una funcionalidad que permite disponer de una base de datos de referencias para los documentos compuestos con el programa (construida a partir del lenguaje de etiquetado XML), así como las herramientas de citación y referenciación automáticas, similares a las que hoy son comunes para todos los gestores bibliográficos. No es posible dejar de reconocer la pertinencia y facilidad de uso de esta nueva opción. Pero también es importante decir que está muy lejos de ostentar la versatilidad de los gestores bibliográficos tradicionales: no permite recuperar referencias de forma automatizada, además de que es cerrada, es decir, impide exportar sus bases de datos a formatos compatibles con otros gestores bibliográficos. Y aparte de las limitaciones técnicas, Infortunadamente, al usar esta opción se alteran los archivos de tal forma que, en ciertas ocasiones, se presentan averías. Ahora bien, es más probable que las fallas se presenten cuando se utiliza el formato .doc y el archivo es manipulado por múltiples equipos o versiones diferentes de los procesadores de textos. ¿Qué podemos recomendar a partir de esto?: primero, de ser posible, es conveniente que, si se utilizan gestores, estos sean independientes del procesador de texto; los gestores modernos son herramientas muy probadas que, además de ofrecer funciones y ventajas importantes para el ejercicio de la investigación y la edición científica, tienen menos posibilidades de comprometer la integridad de los archivos de texto. Y segundo, es aconsejable emplear de forma exclusiva el formato .docx para guardar los documentos; a la vez que reduce el peso de los mismos, es un formato derivado de un proceso de estandarización, por lo que presenta menos problemas de compatibilidad.
- Es claro que los gestores son herramientas cuyo público primero y principal son los autores; pero en el ejercicio de su labor, los editores o correctores también pueden beneficiarse de ellas.
- En el ejercicio de la labor editorial, es muy común enfrentarse al hecho de que el listado de referencias de un documento próximo a publicarse contiene entradas incompletas o su formato es inadecuado, y se requiere normalizarlas. Ante este tipo de dificultades, la alternativa obvia —y posiblemente, la más común— de solución consiste en corregir manualmente las deficiencias que se presenten con el procesador de texto. ¿Cuál es la desventaja de esto?, Que en listados extensos o poco rigurosos, esto puede convertirse en una tarea sumamente dispendiosa que, incluso, podría prestarse a equívocos si, por ejemplo, se presentan ante el editor casos de referencias cuya forma adecuada de presentación se desconoce. Aquí pueden entrar en juego estrategias de solución que involucren el uso de gestores bibliográficos.
- En años recientes se han desarrollado herramientas que “interpretan” listados de referencias obtenidos de documentos de texto y los convierten en conjuntos de registros de bases de datos que son compatibles con diversos gestores bibliográficos. Y al disponer de estos registros en la base de datos del gestor, es posible manipularlos con facilidad, exportarlos nuevamente al documento de origen con el estilo que se requiera, o guardarlos para otras labores académicas. Su desempeño dista aún de ser perfecto, pero dadas las circunstancias pueden reducir el tiempo empleado en corregir estos listados. Mostraré a continuación dos de ellas.
- Esta aplicación en línea permite pegar listados de referencias desde el portapapeles del equipo de cómputo del usuario y transformarlos en archivos legibles por diversos gestores bibliográficos. Antes de exportar el archivo, permite al usuario revisar y enmendar los errores encontrados en la conversión. Su facilidad de uso y rapidez la convierten en una herramienta a considerar, si bien los resultados de la conversión no siempre resultan acertados. Esta es la interfaz de la aplicación (aparece primera imagen). La referencia o referencias se pegan en este recuadro. Luego, se pulsa el botón “parse” y la aplicación descompondrá las referencias en componentes a los cuales asignará etiquetas. Aquí es donde es posible corregir los errores que hayan podido presentarse en la conversión. Al hacer clic en uno de los componentes y luego en el botón “assign label”, se puede dar a ese componente la categoría correcta. En este caso, tanto el lugar de edición como la editorial quedaron incluidos como parte del título, por lo que se les asigna la etiqueta correcta. Los elementos adicionales como el signo de dos puntos y la sigla “DOI” se clasifican como “desconocidos” para que no sean tomados en cuenta. (minuto 01:34 del video) Luego de haber asignado todas las etiquetas correctas, el programa da la opción de exportar el resultado como un archivo bibtex. En este caso, se abre directamente con Zotero y la referencia queda importada de forma automática.
- Text2bib cumple la misma función que Anystyle, aunque su operación tiene algunas diferencias: 1), el listado de referencias no puede copiarse directamente desde el portapapeles, puesto que este debe guardarse como archivos de texto plano (.txt) y cargarse en la aplicación); 2) la “interpretación” restringe sus alcances a un número limitado de tipos de referencia, si bien intenta detectarlos de forma automática. Al cargar el archivo y efectuar la conversión, Text2bib mostrará, una a una, las referencias cargadas y permitirá al usuario realizar ajustes a las mismas (en caso de existir errores en la “interpretación”) antes de exportarlas al archivo. Pese a la disposición poco amigable de su interfaz y a su carácter experimental, es una alternativa interesante que merece ser tomada en cuenta (2016).
- Puede darse otra situación muy común: el documento que se está revisando contiene un listado de referencias creado por su autor con un gestor, pero no tuvo la precaución de desactivar los códigos de campo. Aun cuando esa no es una práctica aconsejable, el editor puede aprovecharla: si requiere modificar algunos o todos los elementos de esa lista de referencias y ese listado fue creado con Zotero o Mendeley, existe una aplicación llamada “Reference Extractor” que permite recuperar las referencias directamente del archivo del documento y trasladarlas a otro archivo de formato CSL, que puede importarse con el gestor Zotero. (Video) Se tiene entonces, por ejemplo, un documento cuyo listado de referencias fue construido con Mendeley o con Zotero. ¿Cómo se sabe eso? Porque al hacer clic derecho sobre alguno de los elementos del listado, todos se resaltan con color gris y aparecen estas opciones (se muestra en el video la lista de opciones de códigos de campo); y al hacer clic en “activar o desactivar códigos de campo”, aparece justamente el código con el cual se construyó el listado, así como el gestor utilizado para hacerlo. (00:59) Lo único que hay que hacer después es ir a la aplicación Reference Extractor —es esta, de presentación muy sencilla—, cargar el archivo, descargarlo, ir a Zotero e importarlo. Si bien es una desventaja el hecho de que esta aplicación solo exporte archivos compatibles con Zotero, también es cierto que este gestor puede exportar a su vez esos registros a otros gestores, si el usuario lo requiere.
- Para terminar, propongo algunas recomendaciones generales para autores y editores si deciden emplear gestores bibliográficos para hacer este tipo de trabajo. En primer lugar, hay que tener presente que no todos los gestores son iguales ni tienen las mismas capacidades, por lo que el usuario debe elegirlos con base en sus necesidades: qué tan fácil es emplearlo y qué conocimiento se tiene sobre el gestor; especialmente para los autores, qué tipo de referencia se va a recuperar —algunos gestores son más competentes para recuperar metadatos de videos, por ejemplo, mientras que otros son mejores con artículos de bases de datos—; ver si se necesita almacenar una gran cantidad de información en la nube, o compartirla con otros investigadores o editores; y si el gestor dispone de los estilos de citación requeridos, entre otros cuestionamientos que se pueden escapar. En segundo lugar, es común encontrar tipos de referencias que exceden los alcances del gestor. Por ejemplo, la citación de documentos de jurisprudencia como Decretos y Leyes. Cuando surgen esos interrogantes es bueno acudir no solo a los manuales de estilo oficiales sino a otros, varios de los cuales han sido desarrollados por otras instituciones académicas. Siguiendo con el ejemplo de la jurisprudencia, La Universidad Externado dispone de un manual sobre el estilo de APA enfocado en la citación de ese tipo de materiales. Y por último, pareciera obvio, pero la experiencia con el gestor puede ser tanto o más dispendiosa que arreglar las referencias manualmente si no se tiene un grado mínimo de conocimiento sobre la herramienta, ni se dispone de tiempo para conocer los aspectos básicos de su uso. Si se quiere adoptar un gestor es mejor hacerlo sin premura, con calma, de tal forma que los beneficios de utilizarlo sean realmente visibles.