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El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El futuro del archivista en la
Administración electrónica
Jordi Serra Serra
Escuela de Historia
Universidad de Costa Rica
Agosto de 2017
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
UN ECOSISTEMA EN EVOLUCION
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Un ecosistema en evolución
Organizacional
Tecnológico
Social
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El ecosistema social
Organizacional
Tecnológico
Social
Inmediatez
Transparencia
Reutilización
Multi-identidad
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Presión social
• Inmediatez (si no está en línea no existe)
• Confianza inferida (autenticidad por
acumulación)
• Mayor rendición de cuentas (transparencia)
• Dilución de la propiedad (reutilización)
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Pero seguimos anclados en el modelo papel…
• Inmediatez (si no está en
línea no existe)
• Confianza inferida
(autenticidad por
acumulación)
• Mayor rendición de
cuentas (transparencia)
• Dilución de la propiedad
(reutilización)
• Nivel bajo de
digitalización
• Mecanismos de
autentificación
• Desconexión Front-office
vs. Back-office
• Sacralización del
(ejemplar) original
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Nuevas dimensiones del acceso y el uso
Acceso reactivo
Acceso
proactivo
(publicidad)
Uso en el
contexto original
Uso en un
conttexto
distinto
(reutilización)
TRANSPARÈNCIA
Interoperabilida
d e integración
entre sistemas
Tratamiento
semántico
(opne/linked)
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El ecosistema organizacional
Organizacional
Tecnológico
Social
Multiformes
Compuestas
Ubicuas
Agiles
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Conflicto de dinámicas en las Administraciones
+ Valor
(más usabilidad)
- Riesgo
(más seguridad)
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La Administración electrónica
• ¿Es una demanda ciudadana?
• ¿Para qué queremos un frontal?
• ¿Qué poder tiene la Ley para impulsar?
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Explotació
Tramitació ArxiuPresentació i tramesa
Administració
Empresa
Ciutadania Portales de trámites
Portales de trámites
Sistemas de BI
Contratación
Registro
Digitalización
Gestores généricos
Intercambio de datos
Sistema de pago
Portales de trámites
Mensajería
Factura electronica
Publicación
Copia auténtica
Notificación
Archivo electrónico
Sistemas específicos
Sistemas transversales
Entornos de colaboración
Componentes de un sistema de Administración electrónica
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El ecosistema tecnológico
Organizacional
Tecnológico
Social
Mobile (portabilidad)
Cloud (externalización)
Social (interacción)
Big Data (datificación)
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Ejes de evolución en la tecnología
Mobile Cloud
Social
Big
Data
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
La información es (el) poder
Interoperabilidad
•Datos normalizados y
enlazados/bles
Externalización
•Cloud services
Desarrollo
modular
•Economia de escala
Mundo en red
•Dilución del concepto de
productor
Mayor capacidad
•De proceso
•De almacenaje
Reutilización
•Multiplicación de
contextos
Big Data
•Creación de nueva
información
Control del
entorno
…o caos?
?
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Fuerzas motrices de la gestión documental
Interoperabilidad
•Datos normalizados y
enlazados/bles
Externalización
•Cloud services
Desarrollo
modular
•Economia de escala
Mundo en red
•Dilución del concepto de
productor
Mayor capacidad
•De proceso
•De almacenaje
Reutilización
•Multiplicación de
contextos
Big Data
•Creación de nueva
información
Control del
entorno
Control del
ciclo de vida
Fiabilidad
•Autenticidad e integridad
• Usabilidad
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Alcance de la gestión documental
Interoperabilidad
•Datos normalizados y
enlazados/bles
Externalización
•Cloud services
Desarrollo
modular
•Economia de escala
Mundo en red
•Dilución del concepto de
productor
Mayor capacidad
•De proceso
•De almacenaje
Reutilización
•Multiplicación de
contextos
Big Data
•Creación de nueva
información
Control del
entorno
Control del
ciclo de vida
Fiabilidad
•Autenticidad e integridad
• Usabilidad
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
UNA PROFESION EN EVOLUCION
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿En qué ambiente debe lidiar el archivista?
Gestión
documental
/patrimonial
Profesional(es)
de la
información
Documento en
disolución
Reducción de
costes
(Des)prestigio
de las fuentes
Reutilización
de la
información
Evolución
tecnológica
constante
Problemas de
obsolescencia
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Qué espera este ambiente del archivista?
Análisis y
diseño
• Mejora de procesos
• Aseguramiento de
evidencias
• Diseño del sistema
Desarrollo e
implantación
• Desarrollo
tecnológico
• Parametrización del
sistema
• Gestión del cambio
Gestión y
administración
• Administración del
sistema
• Evaluación y
certificación de
sistemas
Conservación
y difusión
• Vigilancia tecnológica
• Actuación preventiva
• Difusión proactiva
• Colaboración
Gestión
de
fondos
x
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¿Con qué profesionales debe colaborar?
Archivista
Tecnólogo
Analista de
procesos
Jurista
Gestor de
comunidad
Curador de
contenidos
...
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¿Qué competencias requiere?Conocimientos
• Archivística y gestión
documental (muy sólidos)
• Gestión de y por procesos
• Fundamentos y estado de
la tecnología
• Naturaleza y necesidades
de las organizaciones
• Explotación y
rentabilización de la
información
Habilidades
• Consistencia
• Flexibilidad
• Proactividad
• Poliglotía
• “Humildad"
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¿Una profesión en riesgo de extinción?
Records
manager
IT & Data
analysis
Legal
(especial.)
Automa
tización
Disminución
del papel
• “While there are signs
that the natural habitat
of the records and
information manager is
desappearing, the
future looks bright for
those willing to adapt”.
Sue Trombley, 2016
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¿Hacia dónde centrifugamos competencias?
• Compliance
• Gestión del riesgo
• Control de acceso
• eDiscovery
Departamentos
legales
• Clasificación
• Eliminación
• Conservación
Records
manager
• Gestión de
procesos
• Análisis de datos
• Explotación
• Reutilización
Departamentos
de IT
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Evolución
Dept.
de
archivo
Dept.
de IT
Cliente
Servicio de
custodia
de papel
Herramienta
de gestión
de archivo
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Evolución
Dept.
de
archivo
y RM
Dept.
de IT
Cliente
Servicio de
custodia
electrónica
Herramientas de
custodia
electrónica
Servicio de
tramitación
electrónica
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Evolución
Dept.
de IT
Dept.
de
archivo
y RM
Cliente
Servicio de
tramitación
electrónica
Servicio de
custodia
electrónica
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Evolución
Dept.
de IT
Dept.
de RM
Cliente
Servicio de
tramitación
y custodia
electrónica
Servicio de
orientación
y soporte
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Evolución
Dept. de IT (CIO)
Dept.
de RM
Cliente
Servicio de
tramitación
y custodia
electrónica
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Evolución
Dept. IG (CIGO)
Dept.
de IT
Cliente
Servicio de
tramitación
y custodia
electrónica
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
LAS ARMAS DEL ARCHIVISTA
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
“The records management
experiment has failed.”
Nick Inglis, 2017
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Qué porcentaje queda cubierto?
?
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Qué valor se aporta al usuario?
Iron Mountain (2015)
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Qué valor se aporta al usuario?
Iron Mountain (2015)
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Cuando se recupera la inversión?
Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya.
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Contra quién competimos?
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Podemos seguir con este modelo
de gestión documental?
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Ligera (ágil)
• Acelerar el tiempo de desarrollo e implantación de
soluciones: resultados más rápidos y mayor capacidad
de adaptación a los cambios.
• Dimensionar los proyectos para que sean alcanzables a
corto plazo, y aceptar como válidas soluciones
provisionales o de mercado.
• Retos: sistema de garantías públicas en los procesos de
planificación presupuestaria y contratación, y rigidez de
la arquitectura normativa.
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¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Efectiva
• Avanzar de las medidas formales (políticas y protocolos) a
las medidas que garanticen la efectividad (soluciones y
controles).
• Asegurar mínimos de cumplimiento de amplio alcance en
lugar de máximos de alcance focal.
• Potenciar los controles en origen y en los entornos
originales antes de la captura formal como record (in place
RM).
• Mantener indicadores que permitan medir el ROI del
sistema y el valor que aporta a los usuarios, a la
organización, y sobretodo a sus clientes (medir).
• Automatizar la gestión documental.
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Efectiva
Visión
360°
centrada en el usuario
(para el tomador de
decisiones)
Producir resultados
en los procesos clave
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada
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“Cloud and social platforms
render file and declare
ineffective.”
Cheryl McKinnon, 2013/2017
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Automatizada
• Captura automatizada basada en reglas o
implícita en el propio entorno de trabajo o
en las aplicaciones de escritorio (in place
RM).
Dejar de pedir a los
usuarios que capturen
(manualmente) los
documentos relevantes
• Priorizar el uso de sistemas de
autoclasificación (por reglas o algorítmicos)
basados en análisis predictivo e inteligencia
artificial (NLP y ML).
Dejar de pedir a los
usuarios que hagan
acciones específicas de
clasificación
• Utilizar herramientas de análisis de archivos
y extracción automática de metadatos
habituales del ámbito del eDiscovery y digital
forensics.
Dejar de pedir a los
usuarios que rellenen
manualmente metadatos
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Automatizada
• Implantar el sistema a los diferentes
entornos desde donde se gestionan todas las
formas documentales y gobernarlo mediante
motores de reglas (RBR y archivos ligeros).
Dejar de restringir el
alcance del sistema a lo
que es posible controlar de
forma centralizada
• Incorporar la generación de cuadros de
mando e indicadores orientados a la
explotación como un elemento esencial del
diseño del Sistema.
Dejar de concentrar los
esfuerzos en el
almacenamiento de los
documentos
• Evaluar teniendo presente un abanico más
amplio de posibles usos (procesabilidad y
reutilización).
Dejar de concentrar
esfuerzos a evaluar para
poder eliminar
documentación original
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Datificada
• “We’ve entered a new era of RIM, with big
data at the forefront.”
• “Data analysis has become a twisting Mobius
strip, looping back not only how we look at
data but also how we manage data itself.”
Kon Leong, 2016
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Datificada
• Aumento exponencial de la
capacidad de generar (o
recoger) y procesar datos.
• Crisis del doc-objeto:
– Principio de dato único
– Reutilización del dato en
diferentes contextos
– Evolución de los sistemas
de autentificación
(Blockchain)
• El análisis de datos no está
dando todavía los frutos que
podría dar debido ... de la
mala gestión de los datos de
que se alimenta (Dark Data).
• Dejar de gestionar entidades discretas no
interpretables informáticamente (documentos-objeto)
y pasar a gestionar flujo de información.
• Repensar el peso de los conceptos asociados al papel
(expediente, copia ...) y potenciar los conceptos propios
del mundo digital (versión, permisos, evidencia
auditable ...)
• Dar valor de evidencia a la información en forma de
datos en los propios sistemas origen. No obligar a
formalizar todas las transacciones como documentos,
al menos durante la vigencia.
• Considerar la gestión de los datos estructurados un
elemento más del sistema de gestión documental
(MDM, Dashboard, Data Analysis) y clave para dar
calidad a la explotación de los datos.
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
La mina de oro son los Dark Data
Correo y
mensajería
Ofimática
Legacy
systems
Residuos de
datos en
aplicaciones
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
(Des)centralizada
• “Today’s reality is that organizations are living in a
multirepository world”.
• “Focus all the attention onto a single RM platform
only gives the illusion of Information Governance
maturity”.
• “Knowing where our information lives is the first
step to proficiently governing our organisation’s
information assets”.
RecordLion, 2016
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
(Des)centralizada
• El éxito del sistema de gestión documental radica en
aprovechar:
• La adaptación al medio del front-office
• La visión global del back-office
• Cada tipo de información tiene sentido y utilidad en un
determinado sistema de información. No todas las
formas son exportables sin riesgo de perder
funcionalidades.
• El sistema debe basarse en un control centralizado y en
una implantación descentralizada basada en la
interoperabilidad.
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
¿Como será (és) la gestión documental?
Ligera (ágil)
Efectiva
Automatizada
Datificada
(Des)centralizada
Consumerizada
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Consumerizada
• La tendencia para la interacción con la ciudadanía
y, por tanto, la definición de servicios externos, la
marca la propia ciudadanía, y después se
extrapola a los servicios internos.
• Crece así en importancia la movilidad.
• La movilidad encuentra su entorno óptimo de
desarrollo en los servicios en la nube, no en
sistemas centralizados (pesados).
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UN EJEMPLO: EL CONSORCIO DE EDUCACION DE BARCELONA
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El Consorcio de Educación
de Barcelona (CEB)
Órgano consorciado responsable de toda la educación en
la ciudad de Barcelona (excepto la formación universitaria)
60% Generalitat de
Catalunya
230 centros
educativos
públicos
400 centros
educativos
concertados
200 centros
privados
40% Ajuntament de
Barcelona
15 servicios
educativos
especializados
18.000
docentes
200
profesionales
(PAS)
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Situación inicial
180 procesos (80% no normalizados)
0 procesos telemáticos
208 aplicaciones (52% ofimáticas)
Sin sistema de gestión documental
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Creación del equipo de trabajo
Dirección de Atención
a la Comunidad
Educativa
USIDP
Equipo 1: procesos y trámites
Equipo 2: gestión documental
Equipo 3: análisis de datos
UTIC UATAE
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Captura y gestión (equipo 1)
Mapeo y análisis de procesos y sistemas
Sistemas, servicios y
aplicaciones
Almacenamiento y auditoría (equipo 2)
Mapeo y análisis de series documentales
Evidencias, reglas y
sistemas de registro
Uso y explotación (equipo 3)
Mapeo y análisis de datos
Matrices de datos,
fiabilidad e indicadores
Aproximación por capas
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Clasificar y describir
Reglasbásicas
Quién lo puede ver y
modificar
Acceso y uso
Cuanto tiempo y cómo
se debe conservar
Conservación y
eliminación
Reglasextendidas
Quién lo debe ver Publicidad y reutilización
Cómo se debe proteger Vitalidad y seguridad
Reglasdinámicas
Qué forma debe tener Formato y estructura
Cómo se debe tramitar
Flujo y canal de
tramitación
Mapeo
de
procesos
Mapeo
de
sistemas
Mapeo
de datos
Mapeo
de series
Mapeo
de
agentes
Paso 1: ubicar (contextualizar) Paso 2: actuar (predeterminar)
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La clasificación como elemento dinámico:
mapeo de una realidad cambiante
Mapeo
de
procesos
Mapeo
de
sistemas
Mapeo
de datos
Mapeo
de series
Mapeo
de
agentes
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La clasificación como plataforma
de análisis y detección de mejoras
Identificación
de series
clave o
vitales
Detección de
necesidades de
nuevos interfaces
o integraciones
entre sistemas
Valoración de
esfuerzo y
resultados de
tramitación
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Sistema de gobierno integral de la información
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Control y mantenimiento
Automatización
Mejora
Análisis
Identificación P DSA S
P DSA S
P DSA S
P DSA S
P DSA S
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El diseño orientado a procesos
Identificación
Mapeo
de
procesos
Mapeo
de
sistemas
Mapeo
de
agentes
Análisis
funcional
ISO 26122
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Serie
Acceso y uso
Publicidad y
reutilización
Conservación y
eliminación
Vitalidad y
seguridad
El diseño orientado a procesos
Análisis
Cálculo de
métricas
Descripción del
procedimiento
Derivación del
circuito
documental
Derivación de
series
documentales
Caracterización
de series
documentales
Análisis de
eficiencia, valor
e interacciones
Mapeo de
series
Mapeo de
datos
• Evidencias
• Transacciones
Análisis
secuencial
ISO 26122
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El diseño orientado a procesos
Mejora
Análisis de
eficiencia, valor e
interacciones
Descripción del
procedimiento
Análisis de
requisitos
documentales
Modificaciones:
•Optimización
•Deshibridación
•Datificación
Descripción del
procedimiento
mejorado
Modificaciones:
•Poda
•Reordenación
•Paralelización
Eficiencia Cumplimiento
Mapeo de
series
Mapeo de
datos
Definición
funcional
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El diseño orientado a procesos
Automatización
Desarrollo
Nuevo desarrollo Evolución Parametrización Integraciones
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dedicados
Plataformas
transversales
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comunes
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
El diseño orientado a procesos
Control y mantenimiento
Puntos de control
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periódica
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documental
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tecnológico
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reingeniería
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normalizado
S.I.
normalizado
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normalizado
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modular
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Mundo en red
•Dilución del concepto de
productor
Mayor capacidad
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•De almacenaje
Reutilización
•Multiplicación de
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Big Data
•Creación de nueva
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Importancia del plan de sistemas
Flujos de
información
Sistemas
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almacenaje
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El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Ficheros
La gestión de datos: situación actual
Aplicación
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BI
(datos)
Ficheros
Aplicación
(datos)
Recopilación
costosa de los
datos
Sin vínculo con
los sistemas
productores
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Ficheros
La implantación de un gestor
documental no es suficiente
Aplicación
(datos)
BI
(datos)
Ficheros
Aplicación
(datos)
Dificultad para
procesarlo
como datos
estructurados
Sin vínculo con
los sistemas
productores
GD
(ficheros)
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Ficheros
La gestión de datos forma parte
de la gestión documental
Aplicación
(datos)
BI
(datos)
Ficheros
Aplicación
(datos)
GD
(ficheros)
MD
(datos)
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Ideas revisables
• El sistema de gestión documental tiene como
principal objetivo cumplir la legalidad.
• Un sistema de gestión de documentos
electrónicos es una aplicación informática.
• Para los documentos electrónicos nos sirve el
modelo utilizado para el papel.
• El sistema de gestión documental es competencia
exclusivamente archivística.
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Aprendizajes
• Nuestro objetivo no es construir sistemas, sinó mejorar el funcionamiento
de la organización.
• Toda mejora se debe basar en la observación, toma de datos, análisis e
implantación en un entorno normalizado.
• Toda solución tiene fecha de caducidad, y debe ser reevaluada
periódicamente.
• Todo sistema de gobierno de la información es un observatorio para el
monitoreo, el análisis, la planificación y el desarrollo de nuevas soluciones.
• El cambio no se impone, se asimila. La gestión del cambio necesita
tiempo, paciencia, constancia y quemar etapas.
El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017
Muchas gracias!
Jordi Serra Serra
serra@ub.edu
Escuela de Historia
Universidad de Costa Rica
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  • 5. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El ecosistema social Organizacional Tecnológico Social Inmediatez Transparencia Reutilización Multi-identidad
  • 6. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Presión social • Inmediatez (si no está en línea no existe) • Confianza inferida (autenticidad por acumulación) • Mayor rendición de cuentas (transparencia) • Dilución de la propiedad (reutilización)
  • 7. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Pero seguimos anclados en el modelo papel… • Inmediatez (si no está en línea no existe) • Confianza inferida (autenticidad por acumulación) • Mayor rendición de cuentas (transparencia) • Dilución de la propiedad (reutilización) • Nivel bajo de digitalización • Mecanismos de autentificación • Desconexión Front-office vs. Back-office • Sacralización del (ejemplar) original
  • 8. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Nuevas dimensiones del acceso y el uso Acceso reactivo Acceso proactivo (publicidad) Uso en el contexto original Uso en un conttexto distinto (reutilización) TRANSPARÈNCIA Interoperabilida d e integración entre sistemas Tratamiento semántico (opne/linked)
  • 9. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El ecosistema organizacional Organizacional Tecnológico Social Multiformes Compuestas Ubicuas Agiles
  • 10. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Conflicto de dinámicas en las Administraciones + Valor (más usabilidad) - Riesgo (más seguridad)
  • 11. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 La Administración electrónica • ¿Es una demanda ciudadana? • ¿Para qué queremos un frontal? • ¿Qué poder tiene la Ley para impulsar?
  • 12. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Explotació Tramitació ArxiuPresentació i tramesa Administració Empresa Ciutadania Portales de trámites Portales de trámites Sistemas de BI Contratación Registro Digitalización Gestores généricos Intercambio de datos Sistema de pago Portales de trámites Mensajería Factura electronica Publicación Copia auténtica Notificación Archivo electrónico Sistemas específicos Sistemas transversales Entornos de colaboración Componentes de un sistema de Administración electrónica
  • 13. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El ecosistema tecnológico Organizacional Tecnológico Social Mobile (portabilidad) Cloud (externalización) Social (interacción) Big Data (datificación)
  • 14. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Ejes de evolución en la tecnología Mobile Cloud Social Big Data
  • 15. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 La información es (el) poder Interoperabilidad •Datos normalizados y enlazados/bles Externalización •Cloud services Desarrollo modular •Economia de escala Mundo en red •Dilución del concepto de productor Mayor capacidad •De proceso •De almacenaje Reutilización •Multiplicación de contextos Big Data •Creación de nueva información Control del entorno …o caos? ?
  • 16. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Fuerzas motrices de la gestión documental Interoperabilidad •Datos normalizados y enlazados/bles Externalización •Cloud services Desarrollo modular •Economia de escala Mundo en red •Dilución del concepto de productor Mayor capacidad •De proceso •De almacenaje Reutilización •Multiplicación de contextos Big Data •Creación de nueva información Control del entorno Control del ciclo de vida Fiabilidad •Autenticidad e integridad • Usabilidad
  • 17. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Alcance de la gestión documental Interoperabilidad •Datos normalizados y enlazados/bles Externalización •Cloud services Desarrollo modular •Economia de escala Mundo en red •Dilución del concepto de productor Mayor capacidad •De proceso •De almacenaje Reutilización •Multiplicación de contextos Big Data •Creación de nueva información Control del entorno Control del ciclo de vida Fiabilidad •Autenticidad e integridad • Usabilidad
  • 18. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 UNA PROFESION EN EVOLUCION
  • 19. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿En qué ambiente debe lidiar el archivista? Gestión documental /patrimonial Profesional(es) de la información Documento en disolución Reducción de costes (Des)prestigio de las fuentes Reutilización de la información Evolución tecnológica constante Problemas de obsolescencia
  • 20. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Qué espera este ambiente del archivista? Análisis y diseño • Mejora de procesos • Aseguramiento de evidencias • Diseño del sistema Desarrollo e implantación • Desarrollo tecnológico • Parametrización del sistema • Gestión del cambio Gestión y administración • Administración del sistema • Evaluación y certificación de sistemas Conservación y difusión • Vigilancia tecnológica • Actuación preventiva • Difusión proactiva • Colaboración Gestión de fondos x
  • 21. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Con qué profesionales debe colaborar? Archivista Tecnólogo Analista de procesos Jurista Gestor de comunidad Curador de contenidos ...
  • 22. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Qué competencias requiere?Conocimientos • Archivística y gestión documental (muy sólidos) • Gestión de y por procesos • Fundamentos y estado de la tecnología • Naturaleza y necesidades de las organizaciones • Explotación y rentabilización de la información Habilidades • Consistencia • Flexibilidad • Proactividad • Poliglotía • “Humildad"
  • 23. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Una profesión en riesgo de extinción? Records manager IT & Data analysis Legal (especial.) Automa tización Disminución del papel • “While there are signs that the natural habitat of the records and information manager is desappearing, the future looks bright for those willing to adapt”. Sue Trombley, 2016
  • 24. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Hacia dónde centrifugamos competencias? • Compliance • Gestión del riesgo • Control de acceso • eDiscovery Departamentos legales • Clasificación • Eliminación • Conservación Records manager • Gestión de procesos • Análisis de datos • Explotación • Reutilización Departamentos de IT
  • 25. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Evolución Dept. de archivo Dept. de IT Cliente Servicio de custodia de papel Herramienta de gestión de archivo
  • 26. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Evolución Dept. de archivo y RM Dept. de IT Cliente Servicio de custodia electrónica Herramientas de custodia electrónica Servicio de tramitación electrónica
  • 27. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Evolución Dept. de IT Dept. de archivo y RM Cliente Servicio de tramitación electrónica Servicio de custodia electrónica
  • 28. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Evolución Dept. de IT Dept. de RM Cliente Servicio de tramitación y custodia electrónica Servicio de orientación y soporte
  • 29. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Evolución Dept. de IT (CIO) Dept. de RM Cliente Servicio de tramitación y custodia electrónica
  • 30. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Evolución Dept. IG (CIGO) Dept. de IT Cliente Servicio de tramitación y custodia electrónica
  • 31. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 LAS ARMAS DEL ARCHIVISTA
  • 32. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 “The records management experiment has failed.” Nick Inglis, 2017
  • 33. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Qué porcentaje queda cubierto? ?
  • 34. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Qué valor se aporta al usuario? Iron Mountain (2015)
  • 35. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Qué valor se aporta al usuario? Iron Mountain (2015)
  • 36. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Cuando se recupera la inversión? Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya.
  • 37. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Contra quién competimos?
  • 38. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Podemos seguir con este modelo de gestión documental?
  • 39. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  • 40. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  • 41. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Ligera (ágil) • Acelerar el tiempo de desarrollo e implantación de soluciones: resultados más rápidos y mayor capacidad de adaptación a los cambios. • Dimensionar los proyectos para que sean alcanzables a corto plazo, y aceptar como válidas soluciones provisionales o de mercado. • Retos: sistema de garantías públicas en los procesos de planificación presupuestaria y contratación, y rigidez de la arquitectura normativa.
  • 42. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  • 43. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Efectiva • Avanzar de las medidas formales (políticas y protocolos) a las medidas que garanticen la efectividad (soluciones y controles). • Asegurar mínimos de cumplimiento de amplio alcance en lugar de máximos de alcance focal. • Potenciar los controles en origen y en los entornos originales antes de la captura formal como record (in place RM). • Mantener indicadores que permitan medir el ROI del sistema y el valor que aporta a los usuarios, a la organización, y sobretodo a sus clientes (medir). • Automatizar la gestión documental.
  • 44. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Efectiva Visión 360° centrada en el usuario (para el tomador de decisiones) Producir resultados en los procesos clave
  • 45. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  • 46. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 “Cloud and social platforms render file and declare ineffective.” Cheryl McKinnon, 2013/2017
  • 47. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Automatizada • Captura automatizada basada en reglas o implícita en el propio entorno de trabajo o en las aplicaciones de escritorio (in place RM). Dejar de pedir a los usuarios que capturen (manualmente) los documentos relevantes • Priorizar el uso de sistemas de autoclasificación (por reglas o algorítmicos) basados en análisis predictivo e inteligencia artificial (NLP y ML). Dejar de pedir a los usuarios que hagan acciones específicas de clasificación • Utilizar herramientas de análisis de archivos y extracción automática de metadatos habituales del ámbito del eDiscovery y digital forensics. Dejar de pedir a los usuarios que rellenen manualmente metadatos
  • 48. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Automatizada • Implantar el sistema a los diferentes entornos desde donde se gestionan todas las formas documentales y gobernarlo mediante motores de reglas (RBR y archivos ligeros). Dejar de restringir el alcance del sistema a lo que es posible controlar de forma centralizada • Incorporar la generación de cuadros de mando e indicadores orientados a la explotación como un elemento esencial del diseño del Sistema. Dejar de concentrar los esfuerzos en el almacenamiento de los documentos • Evaluar teniendo presente un abanico más amplio de posibles usos (procesabilidad y reutilización). Dejar de concentrar esfuerzos a evaluar para poder eliminar documentación original
  • 49. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  • 50. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Datificada • “We’ve entered a new era of RIM, with big data at the forefront.” • “Data analysis has become a twisting Mobius strip, looping back not only how we look at data but also how we manage data itself.” Kon Leong, 2016
  • 51. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Datificada • Aumento exponencial de la capacidad de generar (o recoger) y procesar datos. • Crisis del doc-objeto: – Principio de dato único – Reutilización del dato en diferentes contextos – Evolución de los sistemas de autentificación (Blockchain) • El análisis de datos no está dando todavía los frutos que podría dar debido ... de la mala gestión de los datos de que se alimenta (Dark Data). • Dejar de gestionar entidades discretas no interpretables informáticamente (documentos-objeto) y pasar a gestionar flujo de información. • Repensar el peso de los conceptos asociados al papel (expediente, copia ...) y potenciar los conceptos propios del mundo digital (versión, permisos, evidencia auditable ...) • Dar valor de evidencia a la información en forma de datos en los propios sistemas origen. No obligar a formalizar todas las transacciones como documentos, al menos durante la vigencia. • Considerar la gestión de los datos estructurados un elemento más del sistema de gestión documental (MDM, Dashboard, Data Analysis) y clave para dar calidad a la explotación de los datos.
  • 52. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 La mina de oro son los Dark Data Correo y mensajería Ofimática Legacy systems Residuos de datos en aplicaciones
  • 53. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  • 54. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 (Des)centralizada • “Today’s reality is that organizations are living in a multirepository world”. • “Focus all the attention onto a single RM platform only gives the illusion of Information Governance maturity”. • “Knowing where our information lives is the first step to proficiently governing our organisation’s information assets”. RecordLion, 2016
  • 55. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 (Des)centralizada • El éxito del sistema de gestión documental radica en aprovechar: • La adaptación al medio del front-office • La visión global del back-office • Cada tipo de información tiene sentido y utilidad en un determinado sistema de información. No todas las formas son exportables sin riesgo de perder funcionalidades. • El sistema debe basarse en un control centralizado y en una implantación descentralizada basada en la interoperabilidad.
  • 56. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Como será (és) la gestión documental? Ligera (ágil) Efectiva Automatizada Datificada (Des)centralizada Consumerizada
  • 57. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Consumerizada • La tendencia para la interacción con la ciudadanía y, por tanto, la definición de servicios externos, la marca la propia ciudadanía, y después se extrapola a los servicios internos. • Crece así en importancia la movilidad. • La movilidad encuentra su entorno óptimo de desarrollo en los servicios en la nube, no en sistemas centralizados (pesados).
  • 58. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 UN EJEMPLO: EL CONSORCIO DE EDUCACION DE BARCELONA
  • 59. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El Consorcio de Educación de Barcelona (CEB) Órgano consorciado responsable de toda la educación en la ciudad de Barcelona (excepto la formación universitaria) 60% Generalitat de Catalunya 230 centros educativos públicos 400 centros educativos concertados 200 centros privados 40% Ajuntament de Barcelona 15 servicios educativos especializados 18.000 docentes 200 profesionales (PAS)
  • 60. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Situación inicial 180 procesos (80% no normalizados) 0 procesos telemáticos 208 aplicaciones (52% ofimáticas) Sin sistema de gestión documental
  • 61. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Creación del equipo de trabajo Dirección de Atención a la Comunidad Educativa USIDP Equipo 1: procesos y trámites Equipo 2: gestión documental Equipo 3: análisis de datos UTIC UATAE
  • 62. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Captura y gestión (equipo 1) Mapeo y análisis de procesos y sistemas Sistemas, servicios y aplicaciones Almacenamiento y auditoría (equipo 2) Mapeo y análisis de series documentales Evidencias, reglas y sistemas de registro Uso y explotación (equipo 3) Mapeo y análisis de datos Matrices de datos, fiabilidad e indicadores Aproximación por capas
  • 63. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Clasificar y describir Reglasbásicas Quién lo puede ver y modificar Acceso y uso Cuanto tiempo y cómo se debe conservar Conservación y eliminación Reglasextendidas Quién lo debe ver Publicidad y reutilización Cómo se debe proteger Vitalidad y seguridad Reglasdinámicas Qué forma debe tener Formato y estructura Cómo se debe tramitar Flujo y canal de tramitación Mapeo de procesos Mapeo de sistemas Mapeo de datos Mapeo de series Mapeo de agentes Paso 1: ubicar (contextualizar) Paso 2: actuar (predeterminar)
  • 64. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 La clasificación como elemento dinámico: mapeo de una realidad cambiante Mapeo de procesos Mapeo de sistemas Mapeo de datos Mapeo de series Mapeo de agentes
  • 65. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 La clasificación como plataforma de análisis y detección de mejoras Identificación de series clave o vitales Detección de necesidades de nuevos interfaces o integraciones entre sistemas Valoración de esfuerzo y resultados de tramitación
  • 66. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Sistema de gobierno integral de la información
  • 67. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 ¿Cómo construimos y mejoramos la realidad? El enfoque a procesos Control y mantenimiento Automatización Mejora Análisis Identificación P DSA S P DSA S P DSA S P DSA S P DSA S
  • 68. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El diseño orientado a procesos Identificación Mapeo de procesos Mapeo de sistemas Mapeo de agentes Análisis funcional ISO 26122
  • 69. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Serie Acceso y uso Publicidad y reutilización Conservación y eliminación Vitalidad y seguridad El diseño orientado a procesos Análisis Cálculo de métricas Descripción del procedimiento Derivación del circuito documental Derivación de series documentales Caracterización de series documentales Análisis de eficiencia, valor e interacciones Mapeo de series Mapeo de datos • Evidencias • Transacciones Análisis secuencial ISO 26122
  • 70. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El diseño orientado a procesos Mejora Análisis de eficiencia, valor e interacciones Descripción del procedimiento Análisis de requisitos documentales Modificaciones: •Optimización •Deshibridación •Datificación Descripción del procedimiento mejorado Modificaciones: •Poda •Reordenación •Paralelización Eficiencia Cumplimiento Mapeo de series Mapeo de datos Definición funcional
  • 71. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El diseño orientado a procesos Automatización Desarrollo Nuevo desarrollo Evolución Parametrización Integraciones Sistemas dedicados Sistemas dedicados Plataformas transversales Sistemas comunes
  • 72. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 El diseño orientado a procesos Control y mantenimiento Puntos de control Monitorización Auditoría periódica Mantenimiento Actuaciones transversales Actuaciones focales Contexto único (organización) Procesos Sistemas Agentes Series Datos
  • 73. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Estamos integrando tres tipos de proyectos Proyecto de gestión documental Proyecto de desarrollo tecnológico Proyecto de reingeniería de procesos
  • 74. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Sistema y aplicación de gestión documental El mapa de sistemas: el ideal S.I. normalizado S.I. normalizado S.I. normalizado S.I. normalizado Frontal externo único Frontal interno único Sistema de archivo digital a largo plazo ISO16175-2ISO16175-3ISO14721
  • 75. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Sistema de gestión documental para los soportes físicos no integrado con el electrónico El mapa de sistemas: la realidad S.I. no normalizado ni interop. S.I. no normalizado ni interop. S.I. no normalizado ni interop. S.I. no normalizado ni interop. Múltiples frontales externos Múltiples frontales internos Ausencia de un sistema de archivo digital a largo plazo Aplicación de gestión documental con alcance parcial, y sin integración con los sistemas productores Cultura de silos
  • 76. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 La consecuencia: Interoperabilidad •Datos normalizados y enlazados/bles Externalización •Cloud services Desarrollo modular •Economia de escala Mundo en red •Dilución del concepto de productor Mayor capacidad •De proceso •De almacenaje Reutilización •Multiplicación de contextos Big Data •Creación de nueva información Control del entorno …o caos?
  • 77. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Importancia del plan de sistemas Flujos de información Sistemas de almacenaje Sistemas de tramitación
  • 78. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Ficheros La gestión de datos: situación actual Aplicación (datos) BI (datos) Ficheros Aplicación (datos) Recopilación costosa de los datos Sin vínculo con los sistemas productores
  • 79. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Ficheros La implantación de un gestor documental no es suficiente Aplicación (datos) BI (datos) Ficheros Aplicación (datos) Dificultad para procesarlo como datos estructurados Sin vínculo con los sistemas productores GD (ficheros)
  • 80. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Ficheros La gestión de datos forma parte de la gestión documental Aplicación (datos) BI (datos) Ficheros Aplicación (datos) GD (ficheros) MD (datos)
  • 81. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Ideas revisables • El sistema de gestión documental tiene como principal objetivo cumplir la legalidad. • Un sistema de gestión de documentos electrónicos es una aplicación informática. • Para los documentos electrónicos nos sirve el modelo utilizado para el papel. • El sistema de gestión documental es competencia exclusivamente archivística.
  • 82. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Aprendizajes • Nuestro objetivo no es construir sistemas, sinó mejorar el funcionamiento de la organización. • Toda mejora se debe basar en la observación, toma de datos, análisis e implantación en un entorno normalizado. • Toda solución tiene fecha de caducidad, y debe ser reevaluada periódicamente. • Todo sistema de gobierno de la información es un observatorio para el monitoreo, el análisis, la planificación y el desarrollo de nuevas soluciones. • El cambio no se impone, se asimila. La gestión del cambio necesita tiempo, paciencia, constancia y quemar etapas.
  • 83. El futuro del archivista en la Administración electrónica - Jordi Serra Serra - Agosto de 2017 Muchas gracias! Jordi Serra Serra serra@ub.edu Escuela de Historia Universidad de Costa Rica Agosto de 2017

Notes de l'éditeur

  1. La informació que es té ha d’estar tota al servei de produir resultats en els processos clau. La GD no es pot quedar sempre en un procés de suport, ha de convertir-se en un procés estratègic i, sobretot, clau. Exemple: la transparència. Em fa molta ràbia quan l’usuari demana “Vull tot el que teniu de mi”, però és que en el fons té raó!
  2. La primera onada de gestors documentals (ECM) va entrar al mercat fa més de 20 anys. “Cloud and social platforms render file and declare ineffective”
  3. Les noves generacions de ECM (content services) s’orienten a capturar noves formes documentals
  4. Aquesta visió àmplia està implícita al draft de la ISO/WD 15489-3 d’avaluació documental. A dia d’avui, a l’àmbit Generalitat, dels sis tipus de regles només: Cap per a accés (GAIP no fa regles). TAAD per a retenció. Cap per a publicitat. Cap per a vitalitat. Perfils de metadades per a estructura. Puntuals (OGE o OVT) per als flux.