Jordi Serra Serra. "La gestió documental: el futur (és) ara!". A: II Congrés de Govern Digital: el repte de la societat digital i la transformació de les AAPP, Barcelona, 25 de gener de 2017.

1. La gestió documental:
el futur (és) ara!
Jordi Serra Serra
Cap de Sistemes d’Informació i Disseny de Processos
Consorci d’Educació de Barcelona
Vocal de Recerca de l’Associació d’Arxivers – Gestors de Documents de Catalunya
i coordinador del comitè científic del XVIè Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya
II Congrés de Govern Digital: el repte de la societat digital
i la transformació de les AAPP
25 de gener de 2017

2. Què és la gestió documental?
Definicions
d’origen
arxivístic Definicions del
mercat ECM

3. RM IM

4. RMIMRIM

5. Classificar i descriure
Reglesbàsiques
Qui el pot veure i
modificar
Accés i ús
Quant de temps i com
s'ha de conservar
Conservació i eliminació
Reglesexteses
Qui l'ha de veure Publicitat i reutilització
Com s'ha de protegir Vitalitat - Seguretat
Reglesdinàmiques
Quina forma ha de tenir Format i estructura
Com s'ha de tramitar Flux de tramitació
Mapeig
de
processos
Mapeig
de
sistemes
Mapeig
de dades
Mapeig
de sèries
Mapeig
d’agents
Pas 1: ubicar (contextualitzar) Pas 2: actuar (predeterminar)

6. Com ho construïm? L’enfocament a processos
Control i manteniment
Automatització
Millora
Anàlisi
Identificació P DSA S
P DSA S
P DSA S
P DSA S
P DSA S

7. LA SITUACIÓ ACTUAL
DE LA GESTIÓ DOCUMENTAL

8. Situació actual
Evolució en la
naturalesa i
necessitats de
les
organitzacions

9. Situació actual
Evolució en la
naturalesa i
necessitats de
les
organitzacions

10. Situació actual
Evolució en la
naturalesa i
necessitats de
les
organitzacions

11. Situació actual
Evolució en la
naturalesa i
necessitats de
les
organitzacions

12. “The records management
experiment has failed.”
Nick Inglis, 2017

13. “El meu sistema de gestió documental
és segur i efectiu”

14. Percentatge de cobertura
?

15. ECM success model
Jan vom Brocke, BPTrends (2014)

16. ECM success model
Jan vom Brocke, BPTrends (2014)

17. Aportació de valor a l’usuari
Iron Mountain (2015)

18. Febleses del model tradicional
• Baix percentatge de cobertura real
• Poca fiabilitat/seguretat efectives
• Poca aportació de valor a l’usuari
• ROI a (massa) llarg termini

19. Factors d’impuls per a l’evolució de la
gestió documental durant l’any 2017
Nous requisits
normatius
Normativa d’Administració
electrònica (expedient
electrònic i arxiu únic)
Normativa de
transparència i publicitat
Normativa europea de
protecció de dades
Noves
oportunitats
normatives
Actualització de la norma
ISO 15489 i ISO 16175
Actualització de la familia
ISO 9000 (informació
documentada)
Desenvolupament de la
familia ISO 30300
Prioritats
creixents de les
organitzacions
Incidents de seguretat amb
efectes en el negoci
Defensa de drets i riscos
d'incompliment legal
(sancions i litigis)
Capacitat i demanda
creixent d’anàlisi de dades

20. CAP A QUIN MODEL AVANÇA
LA GESTIÓ DOCUMENTAL?

21. Com serà (és) la gestió documental?
Lleugera (àgil)
Efectiva
Automatitzada
Datificada
(Des)centralitzada
Consumeritzada

22. Com serà (és) la gestió documental?
Lleugera (àgil)
Efectiva
Automatitzada
Datificada
(Des)centralitzada
Consumeritzada

23. Lleugera (àgil)
• Accelerar el temps de desenvolupament i implantació
de solucions: resultats més ràpids i major capacitat
d’adaptació als canvis.
• Dimensionar els projectes per a que siguin abastables
a curt termini, i acceptar com a vàlides solucions
provisionals o de mercat.
• Reptes: sistema de garanties públiques en els
processos de planificació pressupostària i contractació,
i rígidesa de l’arquitectura normativa.

24. Com serà (és) la gestió documental?
Lleugera (àgil)
Efectiva
Automatitzada
Datificada
(Des)centralitzada
Consumeritzada

25. Efectiva
• Avançar de les mesures formals (polítiques i protocols) a les
mesures que garanteixin l’efectivitat (solucions i controls).
• Assegurar mínims de compliment d’ampli abast enlloc de
màxims d’abast focal.
• Potenciar els controls en orígen i en els entorns originals
abans de la captura formal com a record (in place RM).
• Mantenir indicadors que permetin medir el ROI del sistema
i el valor que aporta als usuaris i a l’organització (medir).
• Automatitzar la gestió documental.

26. Com serà (és) la gestió documental?
Lleugera (àgil)
Efectiva
Automatitzada
Datificada
(Des)centralitzada
Consumeritzada

27. “Cloud and social platforms
render file and declare
ineffective.”
Cheryl McKinnon, 2013/2017

28. Automatitzada
• Captura automatitzada basada en regles o
bé implícita en el propi entorn de treball o en
les aplicacions d’escriptori (in place RM).
Deixar de demanar als
usuaris que capturin
(manualment) els
documents rellevants
• Prioritzar l’ús de sistemes d’autoclassificació
(per regles o algorítmics) basats en anàlisi
predictiva i intel·ligència artificial (NLP i ML).
Deixar de demanar als
usuaris que facin accions
específiques de
classificació
• Utilitzar eines d’anàlisi de fitxers i extracció
automàtica de metadades habituals de
l’àmbit de l’eDiscovery i digital forensics.
Deixar de demanar als
usuaris que emplenin
manualment metadades

29. Automatitzada
• Implantar el sistema als diferents entorns
des d’on es gestionen totes les formes
documentals i governar-lo mitjançant motors
de regles (RBR i arxius lleugers).
Deixar de restringir l’abast
del sistema a allò que és
possible controlar de forma
centralitzada
• Incorporar la generació de quadres de
comandament i indicadors orientats a
l’explotació com un element essencial del
disseny del Sistema.
Deixar de concentrar els
esforços en
l’emmagatzematge dels
documents
• Avaluar tenint present un ventall més ampli
de possibles usos (processabilitat i
reutilització).
Deixar de concentrar
esforços a avaluar per
poder eliminar
documentació original

30. Com serà (és) la gestió documental?
Lleugera (àgil)
Efectiva
Automatitzada
Datificada
(Des)centralitzada
Consumeritzada

31. Datificada
• “We’ve entered a new era of RIM, with big
data at the forefront.”
• “Data analysis has become a twisting Mobius
strip, looping back not only how we look at
data but also how we manage data itself.”
Kon Leong, 2016

32. Datificada
• Augment exponencial de
la capacitat de generar (o
recollir) i processar dades.
• Crisi del doc-objecte:
• Principi de dada única
• Reutilització de la dada
en diferents contextos
• Evolució dels sistemes
d’autentificació
(Blockchain)
• L’anàlisi de dades no està
donant encara els fruits
que podria donar a
causa... de la mala gestió
de les dades de què
s’alimenta (Dark data).
• Deixar de gestionar entitats discretes no
interpretables informàticament (documents-
objecte) i passar a gestionar flux d’informació.
• Repensar el pes dels conceptes associats al paper
(expedient, còpia...) i potenciar els conceptes
propis del món digital (versió, permisos,
evidència auditable...)
• Donar valor d’evidència a la informació en forma
de dades en els propis sistemes origen. No
obligar a formalitzar totes les transaccions com a
documents, almenys durant la vigència.
• Considerar la gestió de les dades estructurades
un element més del sistema de gestió
documental (MDM, Dasboard, Analytics) i clau
per a donar qualitat a l’explotació de les dades.

33. Impacte en el disseny dels sistemes
Mapeig
de
processos
Mapeig
de
sistemes
Mapeig
de dades
Mapeig
de sèries
Mapeig
d’agents

34. Com serà (és) la gestió documental?
Lleugera (àgil)
Efectiva
Automatitzada
Datificada
(Des)centralitzada
Consumeritzada

35. (Des)centralitzada
• “Today’s reality is that organizations are living in a
multirepository world”.
• “Focus all the attention onto a single RM platform
only gives the illusion of Information Governance
maturity”.
• “Knowing where our information lives is the first
step to proficiently governing our organisation’s
information assets”.
RecordLion, 2016

36. Escenari 0: silos

37. Escenari 1: records center
SGD

38. Escenari 2: in place RM
SGD SGD SGD SGD
SGD

39. Escenari 3: (integrated) in place RM
SGD SGD SGD SGD
SGD
SGD

40. Com serà (és) la gestió documental?
Lleugera (àgil)
Efectiva
Automatitzada
Datificada
(Des)centralitzada
Consumeritzada

41. Consumeritzada
• La tendència per a la interacció amb la ciutadania
i, per tant, la definició de serveis externs, la
marca la pròpia ciutadania, i després s’extrapola
als serveis interns.
• Creix així en importància la mobilitat.
• La mobilitat troba el seu entorn òptim de
desenvolupament en els serveis al núvol, no en
sistemes centralitzats (pesants).

42. La gestió
documental:
el futur (és) ara!
Reus, 4 a 6 de
maig de 2017

43. Moltes gràcies
Jordi Serra Serra
jserra.ceb@gencat.cat
serra@ub.edu
http://bd.ub.es/pub/serra/
Citació recomanada: Serra Serra, Jordi. "La gestió documental: el futur (és) ara!". A: II Congrés de Govern Digital: el
repte de la societat digital i la transformació de les AAPP, Barcelona, 25 de gener de 2017.