Présentation globale de la gouvernance de l'information, ses enjeux, son organisation, ses moteurs. Justification par la comparaison d'une démarche de gestion d'information projet par projet (archivage, record management, MDM, collaboratif, développement durable, ..) contre une globale. Présentation des résultats de l'observatoire gouvinfo, organisé par 3org conseil : Http://www.3org.com, de la gouvernance de l'information.
Workshop KM - Gestion de l’information de la connaissance et des compétences
3org conseil perceptive software - conférence gestion de contenu - gouvernance de l'information
1. Content café
Efficacité, maitrise des risques et des coûts
29 novembre 2011
La gouvernance de l’information
Jean-Pascal Perrein, 3org Conseil, organisateur de l’observatoire de la gouvernance de l’information
Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil
2. La gouvernance de l’information
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3. C’est quoi ?
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4. Une organe vitale : Le cœur, de l’information
Renforcer
la responsabilité de l’entreprise
face à ses parties prenantes
Mettre l’utilisateur au Maitriser les processus
Centre de la gouvernance par la maitrise
de l’information de l’information
Gouvernance
de
l’information
Savoir INFORMATION Savoir
gérer le contenu gérer les données,
physique et numérique Qualitativement et quantitativement
Gérer des infrastructure
Gérer des solutions techniques
Gérer des services et savoir faire marketing
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5. Une responsabilité majeure : Animer
Rattaché à la Rattaché au
Rattaché à la DSI Juridique Une filiale
DG …
Est seul
A une équipe
…
Possède une
Gère des offres
solution
de services
technique
Politiques, règles, chartes,
Référentiels de données, d’information, de documents, ..
5
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6. Sa raison d’être : Apporter de la valeur
Le besoin Les apports
80% R
=
Gérer les R
risques
80%
Q de
gains
Q
La gouvernance de l’information se vend par la peur, elle se justifie par la valeur et les gains en qualité
6
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7. Comment : Anticiper, penser grand
Développement
durable
Facture, Bon de
Référentiel de
commande, Devis, RIB,
GED conservation
Contrat, CR de
Collaboratif
Référentiel d’exigences réunion, Transaction, Ac
Référentiels
réglementaires cusé de
réception, Donnée de
Workflow et Taxonomie, Folksonomie
BPM Organisation référence, Taxonomie,
Plans de classement
Constitution Avenants, Kbis, Attestat
Nomenclatures ion, Dossiers
(géographies devises, .. )
des (client, fournisseur, …),
Réseaux Identification
sociaux
Référentiels Business
Référentiels capture
d’information critiques plan, Convention, Bilan,
Bail, Bulletin de
Master Data Convention de nommage salaire, Indicateurs
Management
Référentiels tiers qualité, Tableau de
(client, fournisseurs, ..), p suivi, Email, Déclaration,
rojet et métier Cahier des
Outils de (produits, processus, …) charges, Inventaire, Aud
recherche Définition it,
… des acteurs Certifications, acte de
et rôles naissance, Relevé de
Archives Définition compte, …
physiques Cartographie de des
processus
Processus
Non-dé Cycle de vie de
matérialisation l’information
(Conservation,
Criticité, Confidentialité, Val
Archivage orisation, …)
probant
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8. Qu’en dites vous ?
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9. L’observatoire www.gouvinfo.org
Ainsi que la contribution de Cryptolog, Odysgroup, Arcsys software, Owi tech et Ruleis.
Une production collaborative des analyses avec : des
partenaires (6) + des entreprises (8) + 3org Conseil à travers
un outil collaboratif 2.0. Ainsi que 8 événements sur la
gouvernance de l’information (GouvInfo)
• Au 20 novembre 2011 :
• Quantitatif : 450 réponses
• Profils : 28% d’exécutifs – 26% de manager – 22% de Chef de projets – 20% d’experts
• Taille des organisations : 55% de grands comptes – 21% de PME/PMO – 24% de TPE/TPO
• Secteurs d’activité : Services Informatique, Financier, Public, Télécommunications, Industrie, Énergie, Commerce, Transport
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10. L’iceberg : Business + Agilité > Risques
Les enjeux de la gouvernance de l’information
« Pour vous, la mise en place d'une gouvernance de l'information dans votre organisation permettrait »
Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information à la date du 20 novembre 2011 et sur une base de 450 réponses - L’observatoire est ouvert de septembre à novembre. La participation, gratuite, permet de recevoir l’analyse.
www.gouvinfo.org - www.3org.com
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11. Votre hiérarchie vous attend
Qu’en pense votre hiérarchie ?
«Quelle est la position de votre management direct vis-à-vis de la gouvernance de l'information ?»
(% de personnes ayant cochées « complétement vrai et plutôt vrai ») – plusieurs choix possible
Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information à la date du 20 novembre 2011 et sur une base de 450 réponses - L’observatoire est ouvert de septembre à novembre. La participation, gratuite, permet de recevoir l’analyse.
www.gouvinfo.org - www.3org.com
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12. Passage du cap des 50% dans moins de 2 ans
L’instance de gouvernance de l’information
«Avez-vous une instance de gouvernance, si oui quel est son rattachement ?»
Un rôle porté par Rattachée à la
plusieurs personnes direction générale
31,7 31,3
Un service Rattachée à la
dédié DSI
29% 17,9%
Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information à la date du 20 novembre 2011 et sur une base de 450 réponses - L’observatoire est ouvert de septembre à novembre. La participation, gratuite, permet de recevoir l’analyse.
www.gouvinfo.org - www.3org.com
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13. L’enjeu : Perdurer dans le temps
L’instance de gouvernance de l’information
« Quel serait ses outils ? »
N°1 N°2 N°3 N°4
Application non spécifiques Logiciel développé Record Management
Tableaux Excel (Fonctionnalités d’applications métier) en interne Master Data Management
(exæquo)
Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information à la date du 20 novembre 2011 et sur une base de 450 réponses - L’observatoire est ouvert de septembre à novembre. La participation, gratuite, permet de recevoir l’analyse.
www.gouvinfo.org - www.3org.com
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14. Autrement
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15. OSR : Le tango de la gouvernance de l’information
Faible Forte
Niveau de subjectivité
Individus
Compétence
Il valorise
Que l’on applique
à une situation
Il s’adapte Il évolue Connaissance 2 donnée
Type de ‘traitement’
Que l’on
Il assimile
Information Il apprend
produit
Que l’on utilise
Contenu Il diffuse Il utilise
À laquelle on rajoute un fait des
Il
Machines
contexte erreurs
Donnée 2
3org conseil Il ne sais pas
Complexité
Faible Forte
Il ne fait pas
Et si l’utilisateur était le membre le plus actif de la gouvernance de l’information ?
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16. OSR : Un pas en arrière
Catalogue Schéma directeur
Rapports Support
Documentation
d’exploitation, qua local,
Formation
lité délocalisé
« Conduite » au Gestion des Administration,
changement applications Sécurité,
Se concentre Conseil en mode Contrats de service Gestion de
sur ses outils (continuité,
« souffre douleur » disponibilité, ..)
l’infrastructure
-
Développe
son système D
- 001110010
Le système est responsable
des informations Logiciel X
manipulées
Logiciel Y
Logiciel Z
Fournisseur
de moyens techniques
Pourquoi changer ?
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17. OSR : Un pas en avant
Plan stratégique Schéma directeur
Documentation Pilotage des offres Support
Local, délocalisé
Formation (Programme)
Administration,
Conseil Sécurité,
Stratégie des offres
rayonnement Regroupement fonctionnel par famille
Gestion de l’infrastructure
Partage – d’utilisateur (Intelligence fonctionnelle) -
sensibilisation/évangélisation/anim Interaction entre les offres – Partage des
ation – … mêmes fondamentaux – Définition du
Contrats de service
packaging – …
(continuité, disponibilité, ..)
Se concentre Contrat d’offre
sur son métier Engagement bijectif Fondamentaux Gestion des applications
- Cartographie des usages –
Développe Indicateurs Consolidation des règles métiers - Rapports
Usage/comportement d’usage Gestion des référentiels – … d’exploitation, qualité
ses usages
-
Est responsable
des informations
manipulées
OSR
Agrégation,
Interaction,
Indicateurs,
Interopérabilité
Fournisseur (DOSR) Fournisseur (DSI)
d’offres de services de moyens techniques
Demain, la direction Marketing pilotera les offres informatiques
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18. OSR : Des méthodes
Selon le cycle de vie de l’information (approche consensuelle par les processus)
Name Propriétaire
Contrat d'engagement mutuel
Centre de compétence et ses
Reporting financier (Principes
Définition et communication
Service de formation associé
DSI-SGTS / Utilisateur (SLA)
contraintes de cycle de vie
Gestion de la fin de vie des
Documentation utilisateur
documents (mécanismes
Dossier d'architecture
Dossier d'exploitation
de facturation)(SLA)
Catalogue des Offres
(aux utilisateurs) des
Service de support
(Note de standard)
Reporting d'usage
outils (Offre)
(utilisateurs)
(Technique)
(Technique)
(Technique)
(utilisateurs)
Reporting
(Offre)
divers)
(Offre)
2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à
DMS (Advanced) VFor malis é et outillé 3 For malis é et outillé 1 Non f or malis é
3
Bastide jour
2 P ar tiel ou non à
jour
2 P ar tiel ou non à
3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé jour
2 P ar tiel ou non à
3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé jour
2 P ar tiel ou non à
DMS (Standard) VFor malis é et outillé 3 For malis é et outillé 0 Non appl i cabl e
3
Bastide jour jour 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé jour 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé jour
2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à
Files on PC (desktop/PC standard)? SGTS
jour jour 1 Non f or malis é jour 1 Non f or malis é jour jour jour jour 0 Non appl i cabl e 0 Non appl i cabl e 0 Non appl i cabl e jour
2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à
Files on PC (laptop/PC Sensible)? SGTS
jour jour
2 P ar tiel ou non à
1 Non f or malis é jour 1 Non f or malis é jour
2 P ar tiel ou non à
jour jour jour
2 P ar tiel ou non à
0 Non appl i cabl e
2 P ar tiel ou non à
0 Non appl i cabl e
2 P ar tiel ou non à
0 Non appl i cabl e
2 P ar tiel ou non à
jour
2 P ar tiel ou non à
Files Network Shares SGTSor malis é
1 Non f jour 1 Non f or malis é 1 Non f or malis é 1 Non f or malis é jour 0 Non appl i cabl e 1 Non f or malis é jour jour jour jour jour
2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à
Group Messaging system T Berranger
3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé jour jour 3 For malis é et outillé 1 Non f or malis é 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé
Secure File Transfert Service CFor malis é et outillé 3 For malis é et outillé 1 Non f or malis é
3
Moneron 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé
2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à
Saint-Gobain Intranet L. DennebouyP ar tiel ou non à
jour jour
2
1 Non f or malis é jour jour 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé jour
2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à 2 P ar tiel ou non à
jour
2 P ar tiel ou non à
3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé
2 P ar tiel ou non à
Enterprise Search E.Non f or malis é
1
Joppé jour 0 Non appl i cabl e 0 Non appl i cabl e 0 Non appl i cabl e jour 0 Non appl i cabl e jour jour jour 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé jour
Par cas d’usage (approche tactique par vue globale)
Web Conferencing M. malis é et outillé 3 For malis é et outillé 1 Non f or malis é
3 For
Assayag 0 Non appl i cabl e 0 Non appl i cabl e 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 3 For malis é et outillé 0 Non appl i cabl e 3 For malis é et outillé
Pour un objectif : Permettre à l’utilisateur de se concentrer sur son cœur de métier
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19. Pour réflexion
Avant 2014
« 25% des budgets informatiques gérés par les DSI
passeront à la Direction marketing »
Avant 2017
« Les Directions marketing auront des budgets
s
informatiques plus conséquents que la DSI »
Peter Sondergaard, senior vice-président Gartner (Novembre 2011)
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20. Ce que 3org Conseil vous propose
Développer une vision
apporter des aides à la décision,
Valoriser une démarche, un projet
Accélérer, mûrir, développer un
projet de gouvernance de
l’information
Travailler la légitimité de la
gouvernance de l’information
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