Mieux gérer l'information, c'est avant tout un point de vue proche des enjeux stratégiques. Une vue globale qui sollicite les silos d'expertises et donne ainsi un sens à plus d'agilité et une meilleure gestion des risques. Cette présentation était orientée pour des membre de l'ADBS dans le secteur construction, la population était des documentalistes, archivistes, records manager. Certains slides, relatifs à la formations et orientés changement ont été supprimé.

1. Avant tout une affaire de changement
Jeudi 21 juin 2012
La gouvernance de l’information
Jean-Pascal Perrein, 3org Conseil, organisateur de l’observatoire de la gouvernance de l’information
Gouvinfo et l’observatoire de la gouvernance de l’information sont des marques déposée – Ce document et son contenu ne peut être communiqué ou diffusé ou utilisé tout ou partie qu’avec l’autorisation écrite de la société 3org Conseil

2. C’est quoi la gouvernance de l’information pour vous
2
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3. Mieux gérer toute
l’information, qu’elle soit
représentée par des
documents ou des données,
et ce pour l’ensemble de
l’organisation.
3
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4. Fiction ou réalité
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5. Dans combien de temps, cela sera une banalité
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6. La gouvernance de l’information
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7. C’est quoi ?
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8. Une affaire de temps : Pourquoi aujourd’hui et pas hier ?
une relation de cause à effet
Implique …
Une évolution de la société Des évolutions réglementaires
Des évolutions Une dimension
technologiques Une recherche de transparence et de qualité, mondiale
des règlementations contraignantes
De nouveaux usages et De nouvelles opportunités
comportements d’usages De nouvelles menaces
Une information plus complexe
Un utilisateur plus exigeant et changeant
Une information plus vulnérable
De nouveaux modes de management
… une nécessité de mieux maitriser l’information et ses usages
8
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9. Un organe vital : Le cœur, de l’information
Renforcer
la responsabilité de l’entreprise
face à ses parties prenantes
Mettre l’utilisateur au Maitriser les processus
Centre de la gouvernance par la maitrise
de l’information de l’information
Gouvernance
de
l’information
Savoir INFORMATION Savoir
gérer le contenu gérer les données,
physique et numérique Qualitativement et quantitativement
Gérer des infrastructure
Gérer des solutions techniques
Gérer des services et savoir faire marketing
9
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10. Une responsabilité majeure : Animer
Rattaché à la Rattaché au
Rattaché à la DSI Juridique Une filiale
DG …
Est seul
A une équipe
…
Possède une
Gère des offres
solution
de services
technique
Politiques, règles, chartes,
Référentiels de données, d’information, de documents, ..
10
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11. Sa raison d’être : Apporter de la valeur
Le besoin Les apports
80% R
=
Gérer les R
risques
80%
Q de
gains
Q
La gouvernance de l’information se vend par la peur, elle se justifie par la valeur et les gains en qualité
11
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12. Comment : Anticiper, penser grand
Développement
durable
Référentiel de
Facture, Bon de
GED conservation
commande, Devis, RIB,
Collaboratif
Référentiel d’exigences Contrat, CR de réunion,
Référentiels
réglementaires Transaction, Accusé de
réception, Donnée de
Workflow et Taxonomie, Folksonomie
BPM Organisation référence, Taxonomie,
Plans de classement
Constitution Avenants, Kbis,
Nomenclatures Attestation, Dossiers
(géographies devises, .. )
des (client, fournisseur, …),
Réseaux Identification
sociaux
Référentiels Business plan,
Référentiels capture
d’information critiques Convention, Bilan, Bail,
Bulletin de salaire,
Master Data Convention de nommage Indicateurs qualité,
Management
Référentiels tiers (client, Tableau de suivi, Email,
fournisseurs, ..), projet et Déclaration, Cahier des
métier (produits, charges, Inventaire,
Outils de processus, …) Audit,
recherche Définition Certifications, acte de
… des acteurs naissance, Relevé de
et rôles compte, …
Archives Définition
physiques Cartographie de des
processus
Processus
Non-dé Cycle de vie de
matérialisation l’information
(Conservation,
Criticité, Confidentialité,
Archivage Valorisation, …)
probant
12
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13. Qu’en dites vous ?
13
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14. L’observatoire www.gouvinfo.org
14
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15. Si un MS sur le pilotage de l’information existait,
combien d’entre vous seraient ok pour investir 15K€
dans une formation multi-expertises orientée vers des postes de management
ayant une dimension forte en gouvernance de l’information
15
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16. L’observatoire www.gouvinfo.org V2, cet été
Les enjeux Le positionnement
de l’exécutif
La perception du
La relation entre les Le futur
marché Risque et valorisation offreurs et utilisateurs
de l’information de services de gestion
stratégique d’information
Experts : Quelles est
Le cycle de vie de votre météo
Réaliser un diagnostic
l’information et ses aujourd’hui, que
informationnel
étapes prévoyez vous pour
demain ?
16
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17. L’iceberg : Business + Agilité > Risques
Les enjeux de la gouvernance de l’information
« Pour vous, la mise en place d'une gouvernance de l'information dans votre organisation permettrait »
www.gouvinfo.org - www.3org.com
17
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18. Présentation de l’observatoire
Votre maitrise de l’information
«Pour pouvoir mieux maitriser votre information, qu’est-ce qui vous parait être le plus important d’avoir ?»
1 2 3
www.gouvinfo.org - www.3org.com
18
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19. Votre hiérarchie vous attend
Qu’en pense votre hiérarchie ?
«Quelle est la position de votre management direct vis-à-vis de la gouvernance de l'information ?»
(% de personnes ayant cochées « complétement vrai et plutôt vrai ») – plusieurs choix possible
www.gouvinfo.org - www.3org.com
19
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20. Passage du cap des 50% dans moins de 2 ans
L’instance de gouvernance de l’information
«Avez-vous une instance de gouvernance, si oui quel est son rattachement ?»
Un rôle porté par Rattachée à la
plusieurs personnes direction générale
29% 29%
Un service dédié Elle existe 29,4% Rattachée à la DSI
26% En réflexion 17,4% 15%
Direction organisation ou Direction des
Une personne dédiée risques ou Direction méthode et qualité
6% 2%
Sans réponse 38% Sans réponse 37%
www.gouvinfo.org - www.3org.com
20
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21. L’enjeu : Perdurer dans le temps
L’instance de gouvernance de l’information
« Quel serait ses outils ? »
N°1 N°2 N°3 N°4
Applications non spécifiques Logiciel développé Record Management
Tableaux Excel (Fonctionnalités d’applications métier) en interne Master Data Management
(exæquo)
Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information à la date du 20 novembre 2011 et sur une base de 450 réponses - L’observatoire est ouvert de septembre à novembre. La participation, gratuite, permet de recevoir l’analyse.
www.gouvinfo.org - www.3org.com
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22. Quels usages ?
2 Des emails
1
Des
documents Dans votre travail, et
numériques celui de votre
équipe, quels sont,
les types
d'informations les
plus utilisées ? 3
4 Des échanges
Des télé-
échanges à phoniques
l'oral
documents papier (facture, bulletin de paie, rib, ...) (1)
documents numériques (word, excel, pdf, texte, ...) (2)
(physiques)
données numériques (saisie comptable, transactions, information client, ...) (3)
informations multimedias (video, audio, photographie) (4)
emails (utilisation massif et principal de cet outil) (5)
contenus de portails web (6)
contenus d'outils collaboratifs (incluant les réseaux sociaux) (7)
échanges téléphoniques (téléphonie filaire, mobile, skype, VoIP, ..) (8)
échanges à l'oral (9)
contenus de messageries instantanés ou de SMS (10)
www.gouvinfo.org - www.3org.com
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23. Une bonne gestion … assez relative
A combien évaluez-vous le pourcentage d'information bien gérée
58%
49% 43%
Vous concernant votre entité ou équipe votre organisation/entreprise
Ces chiffres sont extrait de l’observatoire de la gouvernance de l’information à la date du 20 novembre 2011 et sur une base de 450 réponses - L’observatoire est ouvert de septembre à novembre. La participation, gratuite, permet de recevoir l’analyse.
www.gouvinfo.org - www.3org.com
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24. Autrement
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25. OSR : Le tango de la gouvernance de l’information
Faible Forte
Niveau de subjectivité
Individus
Il valorise Compétence
Que l’on applique
Il s’adapte Il évolue à une situation
Connaissance 2 donnée
Type de ‘traitement’
Que l’on
Il
Il apprendassimile
produit
Information
Que l’on utilise
Il diffuse Il utilise
Contenu
Il fait des
À laquelle on rajoute unerreurs
Machines
contexte
Donnée 2 Il ne sait pas
3org conseil
Complexité
Faible Forte
Il ne fait pas
Et si l’utilisateur était le membre le plus actif de la gouvernance de l’information ?
25
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26. OSR : Un pas en arrière
Catalogue Schéma directeur
Se concentre
sur ses outils Rapports Support
Documentation
- d’exploitation, qua local,
Formation
Développe lité délocalisé
son système D
-
« Conduite » au Gestion des Administration,
Le système est responsable
des informations changement applications Sécurité,
manipulées
Conseil en mode Contrats de service Gestion de
(continuité, disponibilit
« souffre douleur » é, ..)
l’infrastructure
001110010
Une barrière culturelle, Logiciel X
des projets compliqués,
des clients « volatiles »,
Logiciel Y
une visibilité court terme,
un SI lourd et couteux, des informations
Logiciel Z
mal maitrisées,..
Fournisseur
de moyens techniques
Pourquoi changer ?
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27. OSR : Un pas en avant
Plan stratégique Schéma directeur
Se concentre
sur son métier Documentation Pilotage des offres Support
Local, délocalisé
- Formation (Programme)
Développe Administration,
ses usages Conseil Sécurité,
- Stratégie des offres
rayonnement Regroupement fonctionnel par famille
Gestion de l’infrastructure
Est responsable Partage – d’utilisateur (Intelligence fonctionnelle) -
des informations sensibilisation/évangélisation/anim Interaction entre les offres – Partage des
ation – … mêmes fondamentaux – Définition du
manipulées Contrats de service
packaging – …
(continuité, disponibilité, ..)
Contrat d’offre
Engagement bijectif Fondamentaux Gestion des applications
Cartographie des usages –
Indicateurs Consolidation des règles métiers - Rapports
Usage/comportement d’usage Gestion des référentiels – … d’exploitation, qualité
Une meilleure réactivité,
Des utilisateurs plus avertis, OSR
Des équipes plus motivées,
Agrégation,
Un SI moins compliqué, Interaction,
Indicateurs,
Des informations mieux maitrisées, Une Interopérabilité
meilleure gestion des coûts,
Fournisseur (DOSR) Fournisseur (DSI)
d’offres de services de moyens techniques
Demain, la direction Marketing pilotera les offres internes
27
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28. Pour réflexion
Avant 2014
« 25% des budgets informatiques gérés par les DSI
passeront à la Direction marketing »
Avant 2017
« Les Directions marketing auront des budgets
s
informatiques plus conséquents que la DSI »
Peter Sondergaard, senior vice-président Gartner (Novembre 2011)
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29. Ce que 3org Conseil vous propose
Développer une vision
apporter des aides à la décision,
Valoriser une démarche, un projet
Accélérer, mûrir, développer un
projet de gouvernance de
l’information
Travailler la légitimité de la
gouvernance de l’information
29
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