Στόχος της εργασίας είναι η βιβλιογραφική ανασκόπηση των πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης έργων (PMIS-Project Panagement Information Systems).

1. Διαχείριση Κύκλου Ζωής Συστημάτων, Έργων και Συμβάσεων Life Cycle Management of Systems, Projects and Contracts Θέμα: Project Management Information Systems Κουτσουβάλης Γεώργιος ΞΑΝΘΗ ΜΑΙΟΣ 2009 Πρόλογος Στόχος της εργασίας είναι η βιβλιογραφική ανασκόπηση των πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης έργων (PMIS-Project Panagement Information Systems). Αρχικά αναφέρονται λίγα στοιχεία για τα βασικά στοιχεία της διαχείρισης έργου, και στην συνέχεια εξετάζονται τα πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης έργων. Πιο συγκεκριμένα γίνεται μια σύντομη ιστορική επισκόπηση των υπαρχόντων συστημάτων καθώς και των δυνατοτήτων τους. Αναλύονται οι διάφορες κατηγορίες πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης έργων και σημειώνονται τα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα χρήσης τους. Τέλος γίνεται και μια αναφορά στην ολοένα και μεγαλύτερη ανάγκη για ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα. Εισαγωγή στη Διαχείριση Έργων Τα έργα υπήρξαν μέρος της ανθρώπινης ζωής από τη στιγμή που ξεκίνησε ο πολιτισμός, ωστόσο η πρακτική της διαχείρισής τους είναι στο ιστορικό χρονοδιάγραμμα σχεδόν καινούργια. Ο λόγος για τον οποίο δίνεται σήμερα έμφαση στην διαχείριση έργου είναι το γεγονός ότι σχετίζεται με τη διαχείριση πόρων, συμπεριλαμβανομένου του πιο δαπανηρού, του ανθρώπινου πόρου. Όλα εξαρτώνται πλέον από την έγκαιρη πραγματοποίηση των στόχων και εντός των δαπανών του προϋπολογισμού. Η διαχείριση έργων έχει περιγραφεί ως «ο τρόπος για να υπάρξουν αποτελέσματα μέσω των ανθρώπων». Αλλάζοντας τον ορισμό αυτό σε «η επίτευξη των σκοπών του έργου με τους διαθέσιμους πόρους» έχουμε ένα περιληπτικό ορισμό της διοίκησης έργου με πόρους τον χρόνο, τον χώρο, τα χρήματα, τα υλικά, τον εξοπλισμό, τις πληροφορίες και τους ανθρώπους. Η διαχείριση και αξιολόγηση έργων είναι η εφαρμογή επιστημονικών τεχνικών στον σχεδιασμό και την ανάλυση των έργων, καθώς και στον έλεγχο της πορείας τους. Έργο είναι οποιαδήποτε προσχεδιασμένη εργασία που περιλαμβάνει ένα αριθμό ανθρώπων και δραστηριοτήτων. Μπορεί να ορισθεί σαν ένα σύνολο δραστηριοτήτων το οποίο: Πρέπει να ικανοποιήσει ένα συγκεκριμένο στόχο με το πέρας του Έχει προκαθορισμένες ημερομηνίες έναρξης και πέρατος Έχει πιθανόν περιορισμένη χρηματοδότηση Καταναλώνει πόρους (χρήματα, ανθρωποχρόνο, εξοπλισμό) κατά τη διάρκεια της εκτέλεσής του. Η διαχείριση έργων αφορά τον σχεδιασμό, την οργάνωση, την παρακολούθηση της εκτέλεσης και τον έλεγχο των πόρων με σκοπό την επίτευξη ενός συγκεκριμένου και προκαθορισμένου, με σχετικά βραχυπρόθεσμο χρονικό ορίζοντα, στόχου. ‘Όσον αφορά τον σχεδιασμό περιλαμβάνει τον καθορισμό των απαιτήσεων εργασίας, τον ποσοτικό προσδιορισμό της αναγκαίας εργασίας και τον καθορισμό των απαραίτητων πόρων. Όσο αφορά την παρακολούθηση και τον έλεγχο περιλαμβάνει την καταγραφή της εξέλιξης της εκτέλεσης του έργου, την σύγκριση προβλεπόμενης και πραγματικής εξέλιξης, την ανάλυση επιπτώσεων και τον καθορισμό των αναγκαίων προσαρμογών στον σχεδιασμό. Η επιτυχή διαχείριση έργων προϋποθέτει την επίτευξη των στόχων του έργου στα προκαθορισμένα χρονικά πλαίσια, στα πλαίσια του προκαθορισμένου κόστους, στο επιθυμητό επίπεδο απόδοσης / τεχνολογίας και με την αποδοτική και αποτελεσματική χρήση των πόρων που ανατέθηκαν στην εκτέλεση του έργου. Επιπλέον η επιτυχία ενός έργου χαρακτηρίζεται από την πλήρη αποδοχή του από τον πελάτη ή τον χρήστη του έργου, την ελαχιστοποίηση των αλλαγών στο εύρος του, την ελαχιστοποίηση των διαταραχών της κύριας ροής δραστηριοτήτων του οργανισμού που υλοποιεί τον έργο και την ελαχιστοποίηση των αλλαγών στην νοοτροπία του οργανισμού. Ο υπεύθυνος έργου ( Project Manager) πρέπει να κατέχει ένα σύνολο από ιδιαίτερα χαρακτηριστικά για να μπορεί να διοικήσει την ομάδα έργου και να φέρει το έργο σε πέρας με επιτυχία. Οι κύριες υπευθυνότητες του περιλαμβάνουν τις εξής: επίτευξη του τελικού στόχου του έργου με τους περιορισμούς των διαθέσιμων πόρων και μέσα στα προκαθορισμένα πλαίσια χρόνου, κόστους και απόδοσης λήψη των απαιτούμενων αποφάσεων για κάθε φάση και δραστηριότητα του έργου υπεύθυνος για τις σχέσεις με τους υπεύθυνους των λειτουργικών μονάδων Η ομάδα έργου (Project Team) αποτελείται από στελέχη που συνήθως προέρχονται από διαφορετικές λειτουργικές μονάδες και καλύπτουν τους διάφορους χώρους τεχνικής και επιστημονικής εξειδίκευσης που χρειάζονται για την επιτυχή υλοποίηση του έργου. Η στελέχωση της ομάδας έργου γίνεται με ευθύνη του υπεύθυνου σύμβασης και εξαρτάται από τις συγκεκριμένες απαιτήσεις του έργου, ώστε η ανάθεση συγκεκριμένων δραστηριοτήτων να γίνει στα κατάλληλα άτομα. Απαραίτητο στοιχείο στην επιτυχή οργάνωση ενός έργου είναι όλα τα μέλη της ομάδας έργου να γνωρίζουν (από τη φάση σχεδιασμού του έργου) τις υπευθυνότητες και αρμοδιότητες τις δικές τους και των άλλων μελών, ώστε να είναι εύκολη και αποτελεσματική η ολοκλήρωση των διαφόρων εργασιών Λήψη αποφάσεων Το θεμελιώδες στοιχείο στον έλεγχο ενός έργου είναι η λήψη αποφάσεων. Για να ληφθούν οι λογικές και σωστές αποφάσεις θα πρέπει να καλύπτεται ένας αριθμός συνθηκών. Σύμφωνα με τους Cleland DJ και King WR η βασική λειτουργία ενός πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης έργων είναι να παρέχει στους μάνατζερ τις ουσιαστικές πληροφορίες σχετικά με τις παραμέτρους κόστους – χρόνου και την αλληλοσυσχέτιση μεταξύ τους. Αρχικά θα πρέπει να απομονωθούν οι πληροφορίες που είναι σχετικές με το εν λόγω πρόβλημα. Συχνά αυτό είναι το πιο δύσκολο σημείο της διαδικασίας και στην πράξη οι περισσότερες αποφάσεις λαμβάνονται γνωρίζοντας ότι πολλές σχετικές πληροφορίες υποκρύπτονται στη μάζα των δεδομένων που σχετίζονται με το έργο και οι οποίες αν ζητηθούν δεν είναι διαθέσιμες. Όταν έχουν συγκεντρωθεί οι περισσότερες δυνατές σχετικές πληροφορίες, μπορεί να ξεκινήσει η διαδικασία της απόφασης των πιο κατάλληλων ενεργειών. Στις περισσότερες περιπτώσεις θα υπάρξουν αρκετές επιλογές και η συνήθης διαδικασία που ακολουθείται είναι η εκτίμηση κάθε επιλογής με τη σειρά και έπειτα η επιλογή της πιο κατάλληλης. Στην πράξη αυτή είναι και η προσέγγιση που χρησιμοποιούμε στην επίλυση όλων των ειδών των καθημερινών προβλημάτων. Πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης έργων Το μέγεθος των έργων και το μεγάλο πλήθος των εργασιών και των πακέτων που περιέχουν υποδεικνύει τη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών για τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση των εργασιών. Εξάλλου τα πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης έργων (Project Management Information Systems – PMIS) αποτελούν ένα από τα πρώτα είδη επιχειρησιακών εφαρμογών για ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Αρχικά σκοπός ήταν η δημιουργία απλών χρονοδιαγραμμάτων, γρήγορα όμως τα πακέτα αυτά επεκτάθηκαν ώστε να υποστηρίζουν στοιχεία όπως το κόστος, τα κέρδη, οι διακυμάνσεις, οι αναφορές και τα παραδοτέα. Οι πρώτες εφαρμογές ήταν υλοποιημένες κυρίως σε FORTRAN και απαιτούσαν ακριβούς, μεγάλης ισχύος υπολογιστές. Έτσι αποτελούσαν προνόμιο των μεγάλων μόνο εταιριών. Ακόμα και εκεί όμως δεν χρησιμοποιήθηκαν σε καθημερινή βάση γιατί τα πλάνα δεν μπορούσαν να ενημερώνονται εγκαίρως, καθώς οι υπολογιστές δεν ήταν άμεσα συνδεδεμένοι. Με την ανάπτυξη των ηλεκτρονικών υπολογιστών και την συνεπαγόμενη δημιουργία ποικίλων πληροφοριακών συστημάτων, δημιουργήθηκε στους μάνατζερ - project manager ενδιαφέρον για τη χρήση PMIS. Τα νεότερα πληροφοριακά συστήματα ήταν πολύ πιο σύνθετα και χρησιμοποιούσαν γραφικά, χρώματα και άλλα χαρακτηριστικά των ανεπτυγμένων υπολογιστικών συστημάτων. Ήταν πλέον προσιτά σε κάθε είδους εταιρίες και υποστήριζαν πολύ περισσότερες δυνατότητες. Τα νεώτερα PMIS αποτελούν τελειοποίηση του λογισμικού και περιλαμβάνουν λογιστικά φύλλα, βάσεις δεδομένων, επεξεργαστές κειμένου, επικοινωνίες, γραφικά και άλλες δυνατότητες. Δυνατότητες των πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης έργων Τα PMIS συστήματα λειτουργούν σε υπολογιστές μεγάλης ισχύος αλλά και σε κοινούς υπολογιστές και προορίζονται για τη διαχείριση μεγάλων, πολύπλοκων και κυρίως μηχανικών έργων. Τα έργα αυτά διαρκούν χρόνια και περιλαμβάνουν χιλιάδες εργασίες, εκατομμύρια εργατώρες, και πολλαπλές αλληλεπιδράσεις με διάφορους συμβαλλόμενους. Το ολικό έργο πρέπει να είναι πολύ καλά συντονισμένο και υπό ισχυρό έλεγχο προκειμένου να εκπληρωθούν οι απαιτήσεις του και να ικανοποιηθούν τα χρονοδιαγράμματα. Για αυτό τον λόγο τα πληροφοριακά συστήματα βοηθούν στον σχεδιασμό, στην οργάνωση, στον έλεγχο καθώς και λήψη αποφάσεων και αναφορών. Άλλωστε τα συστήματα αυτά εστιάζονται στο επιχειρησιακό επίπεδο των επιχειρήσεων. Εστιαζόμενοι σε αυτό το επίπεδο, και σύμφωνα με τις αναφορές του Stang οι βασικές λειτουργίες ενός PMIS πρέπει να είναι οι εξής: Διαχείριση των πληροφοριών του έργου, συμπεριλαμβανομένου των δραστηριοτήτων, των ημερομηνιών, όπως και των διαθέσιμων πόρων. Με τη χρήση των WBS (Work Breakdown Structures). Προγραμματισμός του έργου, λαμβάνοντας υπόψη όλες τις ημερομηνίες του έργου, ημερομηνίες παράδοσης πόρων κ.τ.λ. Διαχείριση των πόρων του έργου. Σημαντική είναι και η πρόβλεψη ενδεχόμενων απαιτήσεων και τα επίπεδα των απαιτήσεων. Διαχείριση του κόστους του έργου και, Πλήρης αναφορές. Η πιο χρήσιμες επιλογές ενός PMIS, περιλαμβάνουν τις λειτουργίες που βρίσκονται και στα περισσότερα πακέτα λογισμικού για διαχείριση έργων. Τέτοια είναι τα διαγράμματα έργου, αναφορές, ημερολόγια, πίνακες, κρίσιμα μονοπάτια Critical Path και εναλλακτικές εργασίες. Επιπροσθέτως τα πληροφορικά συστήματα διαχείρισης πληροφοριών θα πρέπει να διαχειρίζονται αποθέματα, πολλαπλά έργα, υλικά και να αξιοποιούν τις δυνατότητες του Internet και να προσφέρουν και κατάλληλες επικοινωνιακές επιλογές για τα μέλη της ομάδας, διευθυντές και στελέχη. Ένα καλό πληροφορικό σύστημα θα πρέπει να εξοικονομεί χρήματα από τη μείωση της ανάγκης για προσωπικό στο έργο και να προσφέρει απλά και αποτελεσματικά εργαλεία παρουσίασης (γραφικά) για τις αναφορές. Όπως απαιτείται και για άλλα σύγχρονα πακέτα λογισμικού, ένα PMIS θα πρέπει επίσης να πληροί τις απαιτήσεις όπως επεκτασιμότητα και απρόσκοπτη ενοποίηση με άλλα προγράμματα. Τύποι πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης έργου Οι εταιρίες που αναπτύσσουν πληροφοριακά συστήματα διαχείρισης έργων έχουν αντιληφθεί πως το κλειδί στην ανάπτυξη τους είναι η ευελιξία. Αν και δύο διαφορετικοί οργανισμοί θα συλλέξουν, αποθηκεύσουν και θα αναλύσουν δεδομένα με τον ίδιο τρόπο, ωστόσο οι ανάγκες αλλάζουν. Σε άλλα δεδομένα δίνει έμφαση μια εταιρία σε άλλα μία άλλη, διαφορετική ανάλυση επιθυμεί η μία διαφορετική η άλλη. Για αυτό το λόγο γίνεται λόγος για ευελιξία αυτών των συστημάτων. Η ευκολία χρήσης του συστήματος, η ευελιξία, ο χρόνο απόκρισης, και ηευκολία εκμάθησης διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο όσον αφορά την ποιοτική εξαγωγή πληροφοριών, όπως αυτή γίνεται αντιληπτή από τον διαχειριστή του έργου. Στην περίπτωση υψηλότερων (ποιοτικά) πληροφοριακών συστημάτων PMIS, τα στοιχεία είναι πιο γρήγορα διαθέσιμα, αξιόπιστα, ακριβή, πλήρη, και ασφαλή. Έτσι οι εταιρίες ανάπτυξης αυτών των συστημάτων προσφέρουν εξειδικευμένες υπηρεσίες στην εταιρία που επιθυμεί την εγκατάσταση ενός τέτοιου συστήματος. Τις περισσότερες φορές γίνεται ανάπτυξη και εγκατάσταση στο ήδη υπάρχον επιχειρησιακό σύστημα της επιχείρησης. Βέβαια το κόστος σε αυτές τις περιπτώσεις είναι αρκετά μεγάλο και για αυτό συνήθως προτιμάτε μόνο από «μεγάλες» επιχειρήσεις. Για να μειωθεί το κόστος απόκτησης και για την προσέλκυση «μικρότερων» επιχειρήσεων υπάρχουν έτοιμα λογισμικά με αρκετές δυνατότητες όσον αφορά την διαχείριση έργων. Το κόστος είναι σαφώς μικρότερο με εξίσου ικανοποιητική απόδοση. Τέτοια λογισμικά είναι τα Project Sheduler, Fast Track, Ms Project, ProjecTrac, Artemis, Welcom και Primavera. Το Artemis και το Primavera αναφέρονται και ως «high-end» πακέτα σε σχέση με τα υπόλοιπα. Επίσης υπάρχουν τα λογισμικά ανοικτού – κώδικα (Open-source software) με μηδενικό κόστος απόκτησης όπως το phprojekt (www.phprojekt.com), το DotProject (www.dotproject.com), το MrProject (http://mrproject.codefactory.se), το Project/Open που είναι και internet – based (www.project-open.com) και τέλος το gantt – project (www.ganttproject.sourceforge.net). Τέλος υπάρχουν και λογισμικά Internet – based που η χρήση τους όμως απαιτεί κάποιο χρηματικό αντίτιμο. Τέτοια είναι το Project.Net (www.project.net), το eProject (www.eproject.com) και το ProjectPlace (www.projectplace.com). Αρκετοί κατασκευαστές για να προσελκύσουν περισσότερους χρήστες και αγορές δημιουργούν πακέτα λογισμικών που μόνο κατά ένα μέρος (συνήθως 65-80%) εξυπηρετούν την διαχείριση έργων. Συνήθως το συνδυάζουν και με άλλες λειτουργίες τις επιχείρησης. Τέτοια πρόγραμμα είναι το Ms Project Server. Μπορεί να διαχειριστεί όλα τα επιχειρησιακά έργα εντός του οργανισμού, να εναρμονιστεί με τις διεργασίες εντός του και να συνεισφέρει στην επικοινωνία και συνεργασία. Πολλές φορές ένα σημαντικό πλεονέκτημα αυτών των προγραμμάτων είναι και το πόσο είναι φιλικά προς το χρήστη (user – friendly). Έτσι ένας αρχάριος χρήστης του προγράμματος θα το χρησιμοποιήσει πιο εύκολα και δεν θα απαιτηθούν αρκετές ώρες εκπαίδευσης. Ένα πρόγραμμα που χαρακτηρίζεται από την φιλικότητα του προς το χρήστη είναι το MS Project. Μεγάλη διαφοροποίηση στα λογισμικά διαχείρισης έργων παρουσιάζεται και στην παρουσίαση αποτελεσμάτων. Ο μάνατζερ επιθυμεί κάθε χρονική στιγμή να βλέπει την πρόοδο του έργου, τους διαθέσιμους πόρους, καθώς και το φόρτο εργασίας. Διαφορετικά λογισμικά υποστηρίζουν διαφορετικούς μεθόδους επικοινωνίας και δημιουργίας αναφορών με βάση τα δεδομένα του έργου, καθώς και στην χρήση πολλαπλών έργων. Πολλές εφαρμογές υποστηρίζουν και ανταλλαγή δεδομένων με άλλες εφαρμογές ή και με άλλα επιχειρησιακά πληροφοριακά συστήματα. Επίσης ένας άλλος διαχωρισμός των PMIS, ως επέκταση των κατηγοριών των πληροφοριακών συστημάτων, μπορεί να βασιστεί και σε αυτά που απαιτούν: • κύριους υπολογιστές (mainframe) - η επεξεργασία γίνεται από έναν υπολογιστή στον οποίο είναι συνδεδεμένα τερματικά χωρίς υπολογιστική δυνατότητα (dump terminals). Η αρχιτεκτονική αυτή ήταν η επικρατούσα μέχρι τα τέλη της δεκαετίας του 80. • προσωπικούς υπολογιστές - όπου οι προσωπικοί υπολογιστές μπορεί να είναι (ή όχι) συνδεδεμένοι μεταξύ τους. Η αρχιτεκτονική αυτή είναι η συνηθέστερη για μικρές ή μεσαίες επιχειρήσεις. • κατανεμημένα συστήματα - η επεξεργασία κατανέμεται ανάμεσα σε δύο ή περισσότερους υπολογιστές οποιουδήποτε τύπου που μπορεί να βρίσκονται σε διαφορετικά γεωγραφικά σημεία. Παράγοντες αποδοχής ενός PMIS Η αποδοχή και η χρησιμοποίηση ενός υπολογιστικού συστήματος σχετίζεται με ορισμένους πολύ σημαντικούς παράγοντες: Το σύστημα πρέπει να βασίζεται σε μια απλή έννοια και πρέπει να κατανοείται και να χρησιμοποιείται εύκολα. Αυτό είναι απαραίτητο ιδίως αν πρόκειται να χρησιμοποιηθεί από άτομα εκτός του προσωπικού που ασχολείται με τους υπολογιστές. Η γλώσσα που χρησιμοποιείται στην επικοινωνία με το υπολογιστικό σύστημα θα πρέπει να είναι απλή και να μοιάζει όσο το δυνατό περισσότερο με τη γλώσσα που χρησιμοποιούμε καθημερινά. Για άλλη μια φορά, αυτό είναι απαραίτητο αν το σύστημα πρόκειται να διατεθεί προς χρήση από άτομα που ασχολούνται με το έργο και όχι από ειδικούς στους υπολογιστές. Θα πρέπει να είναι δυνατή η γρήγορη και εύκολη δημιουργία και τροποποίηση των αναφορών έτσι ώστε οι υπεύθυνοι έργου να μπορούν να αντιδρούν στις απαιτήσεις πληροφοριών. Το σύστημα θα πρέπει να διευκολύνει την συγκέντρωση πληροφοριών από όλους τους τομείς του έργου αν και όποτε το απαιτούν οι ανάγκες αλλαγής περιβάλλοντος του έργου. Πρέπει να υπάρχει μια γρήγορη μέθοδος για την εφαρμογή των στοιχείων που αφορούν στον έλεγχο του έργου και για την γρήγορη τροποποίησή τους ώστε να καλύψουν τις απαιτήσεις που αλλάζουν. Κάθε ένας από αυτούς τους παράγοντες που αφορούν στη σχέση ανθρώπου – μηχανής είναι αναγκαίοι για την επιτυχή ολοκλήρωση. Η απουσία οποιουδήποτε παράγοντα αποτρέπει την επιτυχή υιοθέτηση και χρησιμοποίηση του συστήματος. Πλεονεκτήματα χρήσης ενός PMIS Η χρήση ενός συστήματος πληροφοριών για τη διαχείριση των έργων είναι πράγματι επωφελής για τους διαχειριστές του έργου. Οι βελτιώσεις στην αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των διαχειριστών οφείλονται στον καλύτερο σχεδιασμό των έργων, τον προγραμματισμό, την παρακολούθηση και τον έλεγχο. Οι βελτιώσεις της παραγωγικότητας οφείλονται στην διευκόλυνση λήψης πρώιμων αποφάσεων. Τα πλεονεκτήματα που προκύπτουν από τη χρήση PMIS δεν περιορίζονται στις επιμέρους επιδόσεις, αλλά περιλαμβάνουν και την συνολική απόδοση του έργου. Τα συστήματα αυτά έχουν άμεσες επιπτώσεις στην επιτυχία του πλάνου υλοποίησης του έργου, καθώς συμβάλλουν στη βελτίωση του ελέγχου του προϋπολογισμού και την τήρηση των προθεσμιών του έργου καθώς και την πλήρωση των τεχνικών προδιαγραφών. Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα από την χρήση των πληροφοριακών συστημάτων είναι η δυνατότητα να εξετάζεις οπτικά το διαχειριζόμενο έργο, καθώς και η ανά πάσα στιγμή ενημέρωση και ανάλυση του. Επίσης άλλο πλεονέκτημα είναι ότι όλοι οι χρήστες έχουν πρόσβαση στα δεδομένα του έργου, αφού όλες οι πληροφορίες στηρίζονται με μια ενιαία βάση δεδομένων. Βέβαια κάθε χρήστης ανάλογα με τις αρμοδιότητες του έχει και διαφορετικό επίπεδο λεπτομερειών στα αποτελέσματα που λαμβάνει. Αν και αυτό από πολλούς θεωρείται μειονέκτημα και ότι χρίζει βελτίωσης. Συνοπτικά τα πιθανά οφέλη από τη σωστή διαχείριση έργων είναι : Διευκολύνουν και επιταχύνουν τους υπολογισμούς. Όπως επίσης και το ότι οι υπολογισμοί είναι πάντοτε σωστοί, και η ακρίβεια των αποτελεσμάτων εξαρτάται μόνον από την ακρίβεια των δεδομένων. Παρέχουν μια καλά μελετημένη δόμηση πληροφοριών, η οποία βοηθάει στην τυποποίηση των μεθόδων και προάγει πειθαρχημένες προσεγγίσεις. Καθίσταται εύκολη η ανάλυση πιθανών σεναρίων. Επιτυγχάνεται η σύνταξη καλύτερης ποιότητας εκθέσεων, τα έγγραφα και τα γραφικά μπορούν να προσαρμοστούν ανάλογα, ώστε να διευκολυνθεί η διάχυση πληροφοριών εντός της ομάδας έργου. Προσδιορισμός των υπευθυνοτήτων ανά επιμέρους δραστηριότητα. Ελαχιστοποίηση της ανάγκης συνεχών αναφορών (reporting) Προσδιορισμός των χρονικών περιθωρίων για την εκτέλεση κάθε δραστηριότητας. Ποσοτικοποίηση των πραγματοποιηθέντων δραστηριοτήτων σε σχέση με τα προγραμματισθέντα. Έγκαιρη αναγνώριση πιθανών προβλημάτων, ώστε να είναι δυνατόν να ξεκινήσουν διορθωτικές ενέργειες. Βελτίωση της δυνατότητας εκτιμήσεων για τον μελλοντικό σχεδιασμό των δραστηριοτήτων του ίδιου ή άλλων έργων. Έγκαιρη γνώση των επιτεύξιμων στόχων, καθώς και της πιθανότητας να ξεπερασθούν οι περιορισμοί (κόστους, διαθέσιμου δυναμικού κλπ). Μειονεκτήματα χρήσης ενός PMIS Δυστυχώς, όπως κάθε εργαλείο, τα συστήματα αυτά μπορεί να χρησιμοποιηθούν λανθασμένα ή ανάρμοστα. Το πιο κοινό σφάλμα που μπορεί να προκύψει είναι η μετατροπή της διαχείρισης σε διαχείριση του πληροφοριακού συστήματος και όχι του ίδιου του έργου. Αναλυτικότερα τα μειονεκτήματα που μπορεί να επιφέρει η ευρεία χρήση ηλεκτρονικών εφαρμογών διαχείρισης έργων είναι : Πρόσθετο κόστος για εκπαίδευση και κατάρτιση, για προμήθεια μηχανημάτων και λογισμικού. Καθώς και κόστος συντήρησης και αναβάθμισης του συστήματος. Ανάγκη αναδιοργάνωσης. Η υπερβολική εμπλοκή ηλεκτρονικών μέσων που έχει ως αποτέλεσμα την αντικατάσταση της διαχείρισης του έργου με την ηλεκτρονική ενασχόληση και την έλλειψη επαφής με το έργο και την πραγματικότητά του. Τα συμπεράσματα των εφαρμογών μπορεί να καλύπτουν πραγματικά προβλήματα του έργου ή απλά να επικυρώνουν την ύπαρξή τους χωρίς να επενεργούν πάνω σε αυτά. Η υπερφόρτωση πληροφορίας, καθώς ο μεγάλος αριθμός και η λεπτομερής ανάλυση αναφορών, διαγραμμάτων, πινάκων, δεδομένων και γενικών πληροφοριών που προσφέρουν σε μεγάλος πλήθος ατόμων κατακλύζουν τους υπεύθυνους και πολλές φορές καλύπτουν προβλήματα. Τα συστήματα αυτά αντικαταστούν την συχνή και χρήσιμη επικοινωνία του υπεύθυνου του έργου με την ανώτερη διοίκηση και με την ομάδα υλοποίησης του έργου. Δημιουργείται εξάρτηση από τον ηλεκτρονικό υπολογιστή και έτσι οι διαχειριστές περιμένουν τα αποτελέσματα των εφαρμογών για να αντιμετωπίσουν τα προκύπτοντα προβλήματα, αντί να δρουν διορατικώς και να αποφεύγουν τα προβλήματα εκ των προτέρων. Αναπόφευκτα σε κάποια τμήματα του έργου δίνεται μεγαλύτερη προσοχή, ενώ η παρακολούθηση και η διαχείριση των προβλημάτων αφορά περισσότερο τις ενδείξεις τους παρά τα ίδια τα προβλήματα. Χρειάζεται ακόμα ανάπτυξη στον τομέα συνδεσιμότητας των πληροφοριών του έργου με τα αντίστοιχα τμήματα. Αφού όπως έχει αναφερθεί και παραπάνω τα έργα είναι ένας συνδυασμός διαφόρων τμημάτων και αρμοδιοτήτων . Παράγοντες που αφορούν στην τιμή του λογισμικού Οι κυριότεροι παράγοντες που επηρεάζουν τις τιμές των υπολογιστικών προγραμμάτων είναι : Το μέγιστο μέγεθος του δικτύου που μπορεί να υπολογιστεί. Tο είδος των δεδομένων που είναι δυνατό να χρησιμοποιηθούν. Tα χαρακτηριστικά υπολογισμού (χρονική ανάλυση, συγκέντρωση των πόρων, εξομάλυνση των πόρων, ανάλυση των πιθανοτήτων, ανάλυση της απόδοσης του κόστους κοκ). Ευκαμψία αναφορών, γραφική αναπαράσταση των αποτελεσμάτων κοκ. Ευκολία στην χρησιμοποίηση (οθόνη, κατάλογοι περιεχομένων, ειδικοί μέθοδοι ενημέρωσης). Ταχύτητα (ταχύτητα υπολογισμού, ταχύτητα ενημέρωσης, ταχύτητα παραγωγής αναφορών) επίπεδο υποστήριξης που παρέχεται στον χρήστη (έγγραφα, εκπαίδευση, άμεση σύνδεση) Έξοδα συντήρησης του λογισμικού και συμπληρωματικά προγράμματα. Ολοκληρωμένα συστήματα για τον προγραμματισμό και τον έλεγχο Ένα χαρακτηριστικό έργο περιλαμβάνει έναν αριθμό τομέων και αρχών που συχνά λειτουργούν ξεχωριστά σε αυτόνομες μονάδες. Μπορούμε να έχουμε μεγάλα οφέλη από τη συνένωσή τους. Αυτή η προσέγγιση ονομάζεται «ολοκλήρωση». Η ολοκλήρωση είναι το κλειδί για τον αποτελεσματικό χειρισμό του έργου αν και μέχρι πρόσφατα, ολόκληρη η έννοια των ολοκληρωμένων συστημάτων δεν ήταν δυνατό να εφαρμοστεί στην πράξη. Αρκετές πολύ σημαντικές εξελίξεις κατά τη διάρκεια των τελευταίων πέντε ως δέκα ετών δημιούργησαν μια κατάσταση όπου όχι μόνο είναι δυνατή η χρησιμοποίηση των ολοκληρωμένων συστημάτων αλλά θεωρούνται σήμερα ως ένα βασικό στοιχείο για τον επιτυχή χειρισμό του έργου. Ένας σημαντικός παράγοντας που αφορά στη διάθεση των ολοκληρωμένων συστημάτων στην ομάδα εργασίας που ασχολείται με την εκτέλεση του έργου, είναι η επανάσταση στην τεχνολογία των υπολογιστών. Οι υπολογιστές δεν έχουν γίνει μόνο γρηγορότεροι, μικρότεροι και ευκολότερα διαθέσιμοι, αλλά έχουν γίνει θεμελιώδεις αλλαγές στη φύση των υπολογιστικών προγραμμάτων. Λίγα χρόνια πριν για να χρησιμοποιήσουμε έναν υπολογιστή χρειαζόμασταν την βοήθεια ενός ειδικού. Σήμερα διατίθενται λεπτομερή συστήματα για τον έλεγχο του έργου τα οποία μπορεί να χειριστεί η ίδια η ομάδα εργασίας που ασχολείται με την εκτέλεση του έργου. Τομείς όπως ο προγραμματισμός, ο σχεδιασμός των πόρων, το κόστος, η διαχείριση του σχεδιασμού, η προμήθευση και στην πράξη κάθε τομέας που αφορά στον έλεγχο του έργου, μπορεί να αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά από την ομάδα εργασίας που ασχολείται με την εκτέλεση του έργου. Με ένα ολοκληρωμένο σύστημα υπάρχει συσχετισμός και αλληλεξάρτηση των πληροφοριών που αφορούν το έργο με ακριβώς τον ίδιο τρόπο όπως και στην πραγματική ζωή. Αυτό μπορεί να επηρεάσει δραματικά την αποδοτικότητα της ομάδας εργασίας. Για παράδειγμα, στη λήψη αποφάσεων μπορούμε να εξετάσουμε και να επιλέξουμε αρκετές επιλογές ώστε να δούμε τις συνέπειες σε κάθε τομέα του έργου και να εξετάσουμε λεπτομερώς την αποδοτικότητα του κόστους των εναλλακτικών προσεγγίσεων, πριν κάνουμε οποιαδήποτε ενέργεια. Ένα ολοκληρωμένο σύστημα είναι απαραίτητο για την αποτελεσματική λήψη των αποφάσεων. Παρέχει επίσης ένα μέσο επικοινωνίας για το έργο ή και για ολόκληρη την εταιρία. Αυτό το μέσο θα πρέπει να καλύπτει κάθε τομέα στον οποίο εφαρμόζεται. Η ικανότητα ενσωμάτωσης λεπτομερών πληροφοριών προκύπτει από το ότι η διαδικασία χειρισμού του έργου βασίζεται σε πραγματικές πληροφορίες που διατίθενται άμεσα στην ομάδα εργασίας. Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να διατίθενται όχι μόνο με την λεπτομερή τους μορφή αλλά να παρουσιάζονται περιληπτικώς με την κατάλληλη μορφή για την συγκεκριμένη εργασία. Ο σκοπός και η πολυπλοκότητα των ολοκληρωμένων συστημάτων ποικίλλει σε μεγάλο βαθμό. Από την μια πλευρά, οι εταιρίες περιορίζονται στο κόστος ολοκλήρωσης και στα δεδομένα του προγράμματος και από την άλλη πλευρά υπάρχουν συστήματα που περιέχουν σχεδόν κάθε τομέα των εργασιών μιας εταιρίας. Η ολοκλήρωση μπορεί να εφαρμοστεί σε ανεξάρτητα έργα ή σε ένα αριθμό έργων και μπορεί να περιλαμβάνει εργασίες όπως η αγορά και τα λογιστικά. Συνεπώς οι πληροφορίες που δημιουργούνται στο στάδιο σχεδιασμού χρησιμοποιούνται για την κατασκευή, την προμήθεια και τελικά για την συντήρηση του τελικού προϊόντος. Βιβλιογραφία Project Management Institute (2008), Project Management Body of Knowledge – 4th Edition P.E.D. Love, Influence of project type and procurement method on rework costs in building construction projects, ASCE Journal of Construction Engineering and Management 128(1), 2002, p. 18-29 Meredith J., Mantel S., Project Management: A managerial approach, John Wiley, New York, 1995 Cleland DJ, King WR, System analysis and project management, McGraw-Hill, New York, 2003 Filitsis P., Gerogiannis V., Management Information Systems for Programmes and Project Frameworks, 4th SCPM and 1st IPMA Conference, 29-31 May 2008 Stang D., Project Management Applications: Perspective, Gartner DPRO-116024, 2 July 2003, p. 1-17 Carew-Jones D., Project management systems: Taking control by computer, Industrial Management and Data Systems, vol.91, 1991, p. 4-7 Raymond L., Bergeron F., Project management information systems: An empirical study of their impact on project managers and project success, International journal of Project management, vol. 26, 2008, p. 213-220 Crnkovic J., Project management as a factor for success, Erfolgsfaktor Innovation, Springer Berlin Heidelberg, vol. 12, 2005 Muhlbauer R., Klambauer T., Ruprechtsberger W., Schaitl J., Comparison of Project management software, Institut of Bioinformatik,Linz, 2007 Edalat A., Smyth M., Lecture notes in computer science, 4th International Conference on Category Theory and Computer Science, vol. 530, 1991, p. 37-52 Μέντζας Γρ., Προγραμματισμός έργων, σχεδιασμός, διαχείριση και αξιολόγηση έργων μηχανικού και πληροφορικής, Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο, 1997 Camila de Araujo, Daniel Calpado Amaral, A Comparative analysis of project management information systems to support concurrent engineering, Collaborative product and service life cycle management for a sustainable world, p. 9, Springer London, 2008 Davidson Frame J., The project Office, Crisp, 1998 Drigani F., Computerized project control, CRC, 1988 Johnston A., A hacker’s guide to project management, Computer Weekly, 1995