Eine Assistentin entlastet ihren Chef, damit dieser seinen eigentlichen Aufgaben nachkommen kann. Doch was heißt das in der Praxis genau? Wo ist in dieser Zusammenarbeit Platz für Lean-Ansätze? Was ist für dieses Team wichtig? Und wo endet „Lean“, weil der Vorgesetzte vielleicht gar nicht „Lean“ will?

1. Lean – Wie
organisieren sich Chef
und Assistentin
Christine Maurer
cope OHG

2. Lean – wie organisieren
sich Chef und
Assistentin?
Christine Maurer, cope OHG
Die Expertin für das Hiddenteam
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3. Eine Geschichte zum Anfang
• Werksleiter M. hat im letzten Jahr LEAN-Ansätze in der
Produktion eingeführt.
• Seine Assistentin hat diesen Prozess interessiert verfolgt.
• Assistentin K. hat Ansätze wie Kaizen, LEAN, 5S-Methode
und andere in der Produktion erlebt und findet diese
sinnvoll für die Zusammen-arbeit mit ihrem Vorgesetzten.
• Nun bittet sie ihn um ein Gespräch, weil sie Vorschläge
erarbeitet hat.
• Was glauben Sie, wie der Werksleiter M. reagieren wird?
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4. Die Vorschläge der Assistentin
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5. Die Reaktion des Vorgesetzten
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6. Völlig normal, sagt der Coach!
• Coach für das Hiddenteam
• Trainerin für Sekretariat und Assistenz
• Eigene Sekretariats-Erfahrung
• Fachautorin
• Bloggerin für das Hiddenteam
• Jeder Chef ist anders!
• Chefs sind nicht standardisierbar
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7. Völlig normal, sagt die erfahrene
Assistentin
• Wer mehr als einen Chef hatte, weiß, dass jeder
anders ist
• Was für den einen passt, ist für den anderen nicht
machbar
• Mit jedem geht es wieder von vorne los
• Oft fehlt die Zeit für genaue Absprachen
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8. Das Hiddenteam
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9. Ein Königsweg?
• Standardisierung auf der Meta-Ebene
• Der Coach unterstützt auf der Meta-Ebene
• Der Coach bringt Best und Bad Practice ein
• Das Hiddenteam findet die eigenen Themen /
Felder
• Der Coach „übersetzt“, spitzt zu,
vermittelt
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10. Die Felder des Sekretariats / der
Assistentin
• Terminmanagement
• Mailmanagement
• Besprechungsmanagement
• Reiseorganisation
• Besucherbetreuung
• Sachbearbeitung
• Projektarbeit
• Unterstützung der Mitarbeiter / der Abteilung
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11. Terminmanagement
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• Wer macht Termine?
• Wie startet und endet der Arbeitstag?
• Wie viel Schreibtischzeit ist nötig? Wie viele Puffer sollen
sein?
• Was sind Standard-Besprechungen? Mit wem? Wie oft?
• Was braucht es an Vor- und Nachbereitung?
• Was braucht es an Übergangszeiten bei Besprechungen
oder Reisen?
• Welche ehrenamtlichen Termine fallen an?
• Wie soll die Assistentin mit persönlichen Terminen
umgehen?
• Und mehr!

12. Mailmanagement
• Wer bearbeitet den Posteingang?
• Wie werden Mails bearbeitet? Von wem?
• Was passiert mit Todos in den Mails?
• Für wen sind welche Information wichtig?
Und wer leitet diese weiter?
• Was darf die Assistentin tun?
Und was nicht?
• Wer ist für die Nachverfolgung verantwortlich?
• Werden Mails abgelegt? Von wem? Und wie?
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13. Besprechungsmanagement
• Wie werden Besprechungstermine vereinbart?
• Wer organisiert die Vor- und Nachbereitung?
• Von wem werden Termine angenommen?
• Wer macht die inhaltliche Vorbereitung?
• Was passiert bei kurzfristigen Meetings?
• Welche Unterstützung erhalten die Mitarbeiter?
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14. Reiseorganisation
• Gelten die Reiserichtlinien des Unternehmens für
den Chef?
• Was für ein Reisetyp ist er?
• Was ist ein „gutes Hotel“ für ihn?
• Was soll die Assistentin „um die Reise herum“ tun?
• Wie will er die Reisedokumente haben?
• Welche Informationen will die Familie
des Chefs über Auslandsreisen?
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15. Besucherbetreuung
• Was ist die Aufgabe der Assistentin mit Besuchern?
„Gastgeberin“?
• Welchen Service bietet das Unternehmen
den Gästen?
• Welchen Service will der Chef für Besucher?
• Wer trägt die Verantwortung für die
Beziehungspflege?
• Wer ist für interkulturelles Fingerspitzengefühl
verantwortlich?
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16. Sachbearbeitung
• Außerhalb der Chefentlastung
• Oft sind diese Prozesse standardisiert
• Chef bekommt davon wenig mit
• Herausforderung für Assistentin ist Kompatibilität
beim Zeitmanagement
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17. Projektarbeit
• Welche Rolle spielt die Assistentin?
- Projektassistentin
- Teammitglied
- Chefentlastung für das Teammitglied
- Chefentlastung für den Projektleiter
- selbst Projektleiterin
• Projekte können je nach Projekt-
management-Verständnis
im Unternehmen standardisiert sein
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18. Coaching für Chef + Assistenz:
ein LEAN-Ansatz
• „CheckUp Officeteam“
Ziel- und Auftragsklärung mit Chef und Assistenz
zwei ½-tägige Workshops mit Umsetzungszeit
konkreter Maßnahmenplan zum Workshop-Ende
• Einbezogen werde fallweise
Vertretung der Assistentin
Vertretung des Vorgesetzten
Assistentinnen-Team
Mitarbeitende des Vorgesetzten
• Endlich Zeit für Reflexion und Absprachen!
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19. LEAN-Ansatz für das Hiddenteam
• Die Standardisierung erfolgt auf der Meta-Ebene
• Die Fragen sind ein Leitfaden
• Die Antworten unterscheiden sich
• Mit jeder neuen Chef-Assistenz-Konstellation
beginnt der Prozess wieder von vorne
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20. Letzte Fragen: LEAN-Ansatz für das
Hiddenteam?
• Sollten Chefs in ihrer Führungskräfteentwicklung
für dieses Thema sensibilisiert werden?
• Sollten LEAN-Prozesse das Hiddenteam integrieren?
• Wie können in Standardisierungs-Prozessen Chefs
mit gutem Beispiel voran gehen und die
Zusammenarbeit mit ihrer Assistentin
entsprechend gestalten?
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21. Die letzte Folie
• Danke für Zuhören und Einlassen in diesem
ungewöhnlichen Format
• Unterstützung und Begleitung für das Hiddenteam
gibt es hier:
cope OHG
Postfach 12 82
64630 Heppenheim
www. hiddenteam.de
Tel. 06252 795336
Fax 06252 795337
christine.maurer@cope.de
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