Processo de Implantação de ERP
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O documento descreve a evolução dos sistemas de gestão empresarial, desde os pacotes de controle de inventário nos anos 50 até os sistemas ERP estendidos no ano 2000. Detalha o que é um sistema ERP, seus motivos de implementação, o processo de implantação e os principais fabricantes de soluções ERP.
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- 1. Processo de Implantação de ERP Luiz Eduardo de Araujo Marcelo Lecar Vinícius Gonçalves
- 30. SAP
- 31. Nexedis
Notes de l'éditeur
- Vários computadores ligados a bases de dados diferentes; Mainframes que passaram a ser usados para integrar a tecnologia com a gestão corporativa, mesmo sendo mais rápidos que o processo manual, eram caros e lentos; Sistemas baseados nas linguagens COBOL, ALGOL e FORTRAN;
- Planejamento de Requisições de Material Sistemas computadorizados que tinham como objetivo planejar as requisições de um produto ou partes dele de acordo com o cronograma da produção criando um equilíbrio entre as demandas e os recursos. Eram estudadas épocas do ano de acordo com a demanda dos clientes. Porém essa idéia não era a melhor, pois comprava-se o suficiente em muitas vezes, o que elevava o custo, pois pagava-se mais caro por não comprar em grandes quantidades.
- SAP (Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados) Empresa alemã que surge no ano de 1972 e na final da década lança o software chamado R/2 e entra para história, inovando os sofwares de gestão.
- MRP II (Planejamento de recurso de manufatura) Tinha o objetivo de otimizar o processo de manufatura ao sincronizar os materiais com as requisições de produção. Incluiu as áreas como logística e gerência de distribuição, gerência de projetos, finanças, recursos humanos e engeharia. Redes de computadores ligados a servidores, mais baratos e mais fáceis de usar que os mainframes.
- Aparecem os sistemas ERP (Enterprise Resources Planning) com o poder de integração e coordenação corporativa entre as áreas. Baseado no modelo dos softwares MRP e MRP II os sistemas ERP passam a integrar o processo de negócio incluindo manufatura, distribuição, vendas, finanças, gerência de recursos humanos, gerência de projetos, gerência de catálogo/inventário, serviços, manutenções e transporte tornando as informações acessíveis, visíveis e consistentes por toda a empresa. Disseminação da arquitetura cliente/servidor, microcomputadores ligados a servidores com preços mais competitivos e não mais mainframes.
- Durante os anos 90, os vendedores adicionaram mais módulos e funções aos módulos centrais nascendo assim os ERPs Extendidos. Estas extensões incluiam planejamento e cronograma avançados, soluções e-business como o CRM (Gerência de relacionamento com os clientes) e o SCM (Supply Chain Management) que é a garantia de que a empresa vai dispor dos produtos no tempo certo, no local exato e na quantidade esperada e tudo sendo feito ao menor custo possível.
- ERP ( Enterprise Resource Planning ) ou SIGE ( Sistemas Integrados de Gestão Empresarial , no Brasil) são sistemas de informações que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema(Laudon [1] , Padoveze [2] ). A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras, etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão, etc). Planejamento de Recursos Empresariais Sistemas empresariais conectados a uma única base de dados facilitando a integração transparente dos diferentes módulos, fazendo com que a informação trafegue por todas as áreas de uma maneira visível e consistente. Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automatização e armazenamento de todas as informações de negócios. Têm um objetivo fundamental: controlar, integrar e fornecer suporte a todos os processos de uma empresa – operacionais, produtivos, administrativos e comerciais. O ERP integra várias funções: controles financeiros, contabilidade, folha de pagamento, faturamento, compras, produção, estoque e logística. Possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, o que permite administrar os negócios em uma única base de dados. É um instrumento para a melhoria de processos e das informações online e em tempo real. Em suma, permite aos gestores das empresas visualizarem as transações efetuadas, o impacto delas em cada área da empresa, desenhando um amplo cenário dos negócios. Componentes típicos . Finanças . Contabilidade . Planejamento e Controle da Produção . Recursos Humanos . Custos . Vendas . Marketing
- Instalar o ERP não foi um processo fácil para as companhias que o fizeram. Os vendedores de ERP dizem que o tempo de implantação, em média, é de três ou seis meses. As implementações que foram feitas em um curto tempo, todas foram realizadas em pequenas empresas, ou foram limitadas a pequenas áreas da empresa, ou apenas usaram as partes financeiras do programa ( no qual o ERP é apenas um caro sistema de contabilidade). Para fazer o ERP certo, a forma como você faz negócio terá que mudar, bem como a forma como as pessoas trabalham. O importante é não focar-se no tempo que levará a sua implantação, já que transformações reais com o ERP normalmente levam entre um e três anos em média, mas sim entender porque você precisa dele e como você pode utilizá-lo para aumentar seus negócios.
- Bem, agora perguntamos: e os clientes, por que investem tanto? Ao analisarmos pesquisas sobre investimentos de TI nos últimos anos, poderemos verificar uma unanimidade apontando o ERP, que representa sempre a maior fatia dos investimentos. É importante destacar que existem alguns pontos fortes na argumentação de vendas de um ERP: integração de processos, informatização dos dados da empresa (entre elas, as legais, que precisam ser demonstradas), integração e disponibilização de informações para o processo decisório, base dos dados para outras aplicações empresarias, tais como Supply Chain, CRM e aplicações em BI, entre outras. Estes, por si só, são argumentos fortes o suficiente para demonstrar a importância do constante investimento em ERP. Para uma empresa que possui uma razoável integração de processos e informações, qualquer mudança ou introdução de um novo processo, irá, necessariamente, gerar uma demanda para a área de TI, que, de alguma forma, precisará disponibilizá-la no ERP para que possa ser definitivamente utilizada pelos usuários. Outro ponto importante a ser considerado é que os fornecedores não conseguem reduzir o custo da solução para o cliente, principalmente no que diz respeito ao serviço (implantação e customização). Um ERP não consegue ser “comoditizado”, por mais que os fornecedores prometam o software mais simples para a implantação e gestão, ou uma solução facilmente replicável que resolverá todos os problemas de um determinado cliente. Isso não funciona, como sabemos. Raramente se consegue realizar uma implantação sem customização, pois para conseguir isso, o cliente muitas vezes terá de abrir mão da maneira pela qual realiza um determinado processo e isso, pode não ser justificável para o seu negócio. Também é importante observar que não é criando um novo rótulo para o produto, na maioria das vezes, chamando-o de “produto voltado ao mercado SMB”, que, em um passe de mágica, ele se tornará aderente aos processos e as situações específicas que encontraremos nas empresas, seja do porte que elas forem. Ou seja, haverá sim, investimentos em implantação e customização do software. Para finalizar, destacando ainda o investimento realizado em ERP pelas empresas, é necessário refletir que elas vivem realidades diferentes, principalmente sobre variáveis consideradas relevantes tanto em processos de gestão quanto decisórios, dentre os quais podemos destacar: investimentos, governança corporativa, processos e modelo de negócio. Cada uma dessas variáveis, impacta, efetivamente, em investimentos em ERP. Um exemplo disso é a necessidade de implementação de governança corporativa, satisfazendo a lei americana Sarbanes-Oxley (SOX), para empresas que possuem ações na bolsa de valores de Nova Iorque (NYSE). Essa implementação deflagrou uma onda de investimentos em ERP para este processo, seja na contratação de novos módulos, alteração de módulos existentes, ou na própria troca por outro ERP.
- As funcionalidades dos módulos de um sistema ERP representam uma solução genérica que reflete uma série de considerações sobre a forma que as empresas operam em geral. Para flexibilizar sua utilização em um maior número de empresas de diversos segmentos, os sistemas ERP foram desenvolvidos de forma que a solução genérica possa ser customizada em um certo grau. Na implantação de um sistema ERP, a customização é um compromisso entre os requisitos da empresa e as funcionalidades disponíveis no sistema. Inicialmente, na maioria das vezes, os processos de negócio das empresas precisam ser redefinidos para que seus requisitos se aproximem das funcionalidades do sistema. Então, a primeira medida de customização é a seleção dos módulos que serão instalados. A característica modular permite que cada empresa utilize somente os módulos que necessite e possibilita que módulos adicionais sejam agregados com o tempo. Em seguida, para cada módulo, são feitos ajustes nas tabelas de configuração para que o sistema se adeque da melhor forma possível aos novos processos de negócio. Mesmo com a customização, a solução pode não atender a alguns requisitos específicos das empresas. Nesses casos, as empresas precisam utilizar outros sistemas complementares ou abandonar seus requisitos específicos e adotar processos genéricos. Por esse motivo, a decisão de implantação de um sistema ERP só deve ser tomada após uma análise detalhada dos processos da empresa e das funcionalidades dos sistemas ERP. Além disso, é muito importante que as empresas considerem, desde o início da implantação, os impactos que a redefinição dos processos e a introdução do sistema terão na estrutura, cultura e estratégia da organização.
- Empresas que comercializam softwares em pacote geralmente possuem vários clientes, cada cliente pode utilizar uma versão dos módulos do sistema. É difícil manter uma versão atual que seja o padrão de todos os clientes. Já empresas com software personalizado não sofre tanto com esse problema de versão.
- Pratica comum no planejamento e utilização de ERPs é ter uma segunda ou até mesmo terceira base de dados de Testes. Com esta prática, toda e qualquer experiencia realizada no sistema pode ser simulada sem que os dados da organização sejam alterados. Em um ERP, praticamente todas as informações importantes da empresa estão em um único banco de dados. Desta forma, caso aconteca algum acidente com o banco em produção, o estrago será muito grande. Desta forma, é necessário manter uma rotina de backup de dados eficiente para que esse problema seja evitado. Como um ERP é modular, geralmente essa modularidade se dá em relação aos setores da empresa (Modulo Financeiro, Estoque, Faturamento, Contabilidade, CRM, etc.) Uma boa prática no planejamento de implantação é a de implantar um módulo por vez, para que o impacto da implantação de um sistema não seja tão grande dentro da empresa.
- TEF, Biometria, Balanças digitais, Emissor de cupom fiscal, etc. Validação das funcionalidades de cada módulo com o “Ator” de cada caso de uso. Controle de segurança para evitar com que informações gerenciais, por exemplo, não sejam vistas por membros do setor operacional.
- Provoca muitas mudanças na organização. Todos os departamentos e liderança da empresa envolvidos, participando e apoiando ativamente do processo. Comprometimento dos funcionários.
- As funcionalidades dos módulos de um sistema ERP representam uma solução genérica que reflete uma série de considerações sobre a forma que as empresas operam em geral. Para flexibilizar sua utilização em um maior número de empresas de diversos segmentos, os sistemas ERP foram desenvolvidos de forma que a solução genérica possa ser customizada em um certo grau. Na implantação de um sistema ERP, a customização é um compromisso entre os requisitos da empresa e as funcionalidades disponíveis no sistema. Inicialmente, na maioria das vezes, os processos de negócio das empresas precisam ser redefinidos para que seus requisitos se aproximem das funcionalidades do sistema. Então, a primeira medida de customização é a seleção dos módulos que serão instalados. A característica modular permite que cada empresa utilize somente os módulos que necessite e possibilita que módulos adicionais sejam agregados com o tempo. Em seguida, para cada módulo, são feitos ajustes nas tabelas de configuração para que o sistema se adeque da melhor forma possível aos novos processos de negócio. Mesmo com a customização, a solução pode não atender a alguns requisitos específicos das empresas. Nesses casos, as empresas precisam utilizar outros sistemas complementares ou abandonar seus requisitos específicos e adotar processos genéricos. Por esse motivo, a decisão de implantação de um sistema ERP só deve ser tomada após uma análise detalhada dos processos da empresa e das funcionalidades dos sistemas ERP. Além disso, é muito importante que as empresas considerem, desde o início da implantação, os impactos que a redefinição dos processos e a introdução do sistema terão na estrutura, cultura e estratégia da organização.
- Treinamento modular; É apresentado ao usuário apenas o módulo que ele irá utilizar. O “de onde as informações vêm” e “para onde elas vão” não são passados para o usuário. Visão do usuário limitada à função que ele desempenha. Treinamento de integração; É apresentado ao usuário o fluxo da informação dentro do sistema. Geralmente esse tipo de treinamento é feito para Gerentes e para usuários avançados. A integração é a grande responsável por uma importante característica dos sistemas ERP: a rastreabilidade dos dados.
- Outro ponto a ser levantado concerne ao período pós-implantação, uma vez que de nada adiantarão os esforços dispendidos na implantação do ERP se não forem mantidas as condições ideais para seu funcionamento e seu máximo aproveitamento pela empresa. Neste sentido, há outra questão se vê implícita, a da constante renovação de versões pelo fornecedor, que devem ser incorporadas periodicamente ao software , o que demandará eventuais customizações e revisões de procedimentos, bem como treinamento de usuários na nova versão. Há, portanto, a necessidade da empresa possuir uma pessoa que seja encarregada de analisar e avaliar em detalhe as novas versões.
- Em pesquisa realizar em 1995, foram listados os seguintes itens como Fatores Críticos de Sucesso.
- Base de dados consistente. Um banco de dados central que é acessado por todos os sistemas e dispensando a redigitação de dados. Como a base de dados é integrada, os relatórios e a consulta a base costuma ser bem rápida. O fabricante normalmente fornece um suporte para qualquer ajuste ou problema. A implantação dele requer uma reorganização na forma como as coisas funcionam mais internamente na sua empresa do que externamente com clientes, fornecedores ou parceiros. Mas, para quem tem paciência, esse é um projeto com retorno garantido. Um estudo feito em 63 empresas que adotaram o sistema descobriu que os benefícios costumam aparecer em média oito meses depois da instalação do novo sistema, ou seja, em 31 meses. Após esse período, a média de economia anual com o sistema ERP é em torno de U$1.6 milhões.
- O custo varia de milhares a milhões de dólares A arquitetura e os componetes do sistema escolhido devem ser adequados aos processos de negócio, cultura e estratégia da empresa. As pessoas envolvidas gastam bastante tempo definindo a necessidade e posteriormente implantando, pois é uma solução bem cara. Problemas e novas soluções dependem do fabricante. Ajustar quais módulos são extremamente necessárias para a empresa.
- O sucesso na adoção de um ERP se inicia no processo de seleção. A escolha de uma solução de ERP tem muito mais a ver com a quantidade de informações que precisam ser sistematizadas do que com o porte da empresa. A grande empresa pede tudo sob encomenda. Grandes companhias como Embraer, Petrobrás e Nestlé, por exemplo, querem uma solução de ERP que atenda pelo menos 80% de suas necessidades. As pequenas empresas não têm essa condição. Para elas é mais fácil aceitar pacotes de ERP já prontos.
- SAP - SAP R/3 Oracle - Oracle e-Business Suite - A Positivo Informática comprou esta solução no ano de 2006. IFS - Varig Log - IFS Applications Todos costumam ter soluções de finanças, gerenciamento de clientes, manufatura, supply chain ( cadeia de abastecimento ), transporte.
- SAP CRM 5.0 Demonstration Uma extensão do ERP.
- Nexedis – Inventora do ERP5, um ERP open source para smartphones como o Nokia E61 smartphone apresentado ao público na Linux Solutions 2007 em Paris. Com ele, de qualquer lugar, pode-se consultar, alterar ou incluir um empregado ou um cliente, além de visualizar a produção e as vendas.
- Programa de Ajuste de Manufatura Simulação interessante onde você é o diretor de uma empresa que passa por problemas como tempo de entrega demorado, muitos catálogos, indicador de re-abastecimento imprevisível e variações nos níveis de produção. O que fazer, como agir?
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