Wstęp do zarządzania procesami biznesowymi w firmie. Prezentacja opisuje fazy dojrzałości procesowej... Doskonały materiał do wstępnych dyskusji nad zasadnością implementacji Business Proces Management lub jego elementów. Autor: Joanna Plata

1. PROCESY W FIRMIE

2. Co to są procesy ?

3. W formie ogólnej… Proces – uporządkowany w czasie ciąg zmian i stanów zachodzących po sobie. Nośnikiem każdego procesu jest zawsze w efekcie jakiś system fizyczny. Każdy kolejny stan/zmiana systemu spowodowana jest przez stan/zmianę poprzednią albo przez oddziaływanie zewnętrzne na system. Źródło: http://pl.wikipedia.org/wiki/Proces

4. W biznesie… Proces biznesowy to zaplanowany przebieg działań mający na celu uzyskiwanie określonych rezultatów . Przebieg procesu jest najczęściej określany przez spisaną procedurę biznesową lub słowne ustalenia kierownictwa. Źródło: Portal Zarządzania http://biznet.gotdns.org/index.php?title=Proces_biznesowy

5. W biznesie… Procedury, instrukcje, zasady itd . PROCES X Działanie A Działanie B Działanie C Wejście Właściciel procesu Klient procesu Wyjście Zdarzenie kończące proces Zdarzenie rozpoczynające proces

6. Czyli co to dokładnie oznacza ?

7. … że procesy są wszędzie… … w każdym obszarze funkcjonowania firmy. Wszystko co robimy każdego dnia, każde kolejne, nasze działanie, zmiana systemu spowodowana jest przez nasze działanie, zmianę poprzednią albo przez oddziaływanie zewnętrzne na firmę, dział, na nas…

8. … Często termin „podejście procesowe” traktowany jest jedynie jako hasło. Niejednokrotnie jest wykorzystany przy tym, jako argument dla budowania systemu zarządzania jakością w sposób dość dowolny, a czasem chaotyczny…

9. Specjalizacja w ramach swojej funkcji W wielu firmach na organizację patrzy się z perspektywy realizowanych funkcji. Organizacja funkcjonalna Zarząd Dział Sprzedaży i Marketingu Dział Finansów … Dział Produkcji Dział Personalny

10. W tym spojrzeniu na organizację stosowane jest podejście hierarchiczne, oparte na delegacji poleceń i kontroli. Członkowie organizacji przypisani są do określonych funkcji, a przedsiębiorstwo traktowane jest jak zbiór funkcji. Organizacja funkcjonalna

12. Organizacja funkcjonalna, a procesy Zarząd Dział Sprzedaży i Marketingu Dział Personalny Dział Finansów Dział Produkcji … Proces - sprzedaż towarów i usług Proces – zatrudnienie pracownika na produkcję Proces C Proces - windykacja należności

13. Przedsiębiorstwo jest przede wszystkim zbiorem powiązanych ze sobą czynności / działań / procesów , które przenikają poprzez funkcjonalną strukturę organizacyjną. Organizacja funkcjonalna, a procesy

14. Każdy dział, każda jednostka, każda funkcja mają inne cele i zadania, ale łączy je dostarczanie produktów, usług i informacji klientom (w firmie i poza nią). Organizacja funkcjonalna, a procesy

15. W działaniach firmy można bazować na doświadczeniu, intuicji, stosować metodę „prób i błędów”, jednak najbardziej efektywne jest systematyczne, kompleksowe podejście do tematu.

16. Taką metodą jest właśnie podejście procesowe .

17. To dlaczego firmy tego nie robią ?

18. Odpowiedź jest prosta: Bo to trudne…

19. Podejście procesowe powinno stanowić podstawę tworzenia systemów zarządzania jakością (zgodnych z wymaganiami ISO) oraz Total Quality Management – Kompleksowego Zarządzania jakością.

20. Podejście procesowe przede wszystkim umożliwia rzetelną analizę działalności organizacji oraz umożliwia konstruowanie systemu zarządzania jakością w organizacji. Tym samym wpływa na ciągłe doskonalenie funkcjonowania firmy .

21. Działając zgodnie z procesami , procedurami i zarządzając nimi możemy doprowadzić np. do obniżenia kosztów, zwiększenia przychodów, uzyskania większej satysfakcji klientów…

22. To wszystko przekłada się na wzrastającą efektywność naszego biznesu.

23. Warto także przeanalizować jak wyglądają poszczególne fazy dojrzałości procesowej firmy. Faza zerowa Faza inicjatyw procesowych Faza zarządzania procesami Faza procesowej struktury organizacyjnej. 1 2 3 4

24. W fazie zerowej procesy są niewidzialne . Inaczej mówiąc, istnieją, ale nikt ich nie dostrzega. Paradoks ten jest łatwy do wytłumaczenia. Firma w tej fazie koncentruje się na swojej strukturze organizacyjnej, nawiasem mówiąc funkcjonalnej. Struktura ta sankcjonuje i wzmacnia hierarchię podziału pracy oraz związane z nią uprawnienia i zakresy odpowiedzialności w wymiarze pionowym. Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy Faza zerowa

25. Faza zerowa Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy W poszczególnych pionach znajdują się pracownicy, którym dobrze pracuje się razem, ze względu na wspólne zadania, kwalifikacje i doświadczenia. Kierownicy natomiast koncentrują się na zarządzaniu ich działaniami. Gorzej ze współpracą, która przekracza granice pionów funkcjonalnych. Odpowiedzialność za koordynację i integrację unosi się do góry, aż do szczebla Prezesa firmy.

26. Jak wiadomo, procesy to ciągi skoordynowanych działań zlokalizowanych w różnych miejscach. Działania takie wykonywane są w każdej firmie. W fazie pierwszej nie są one natomiast całościowo postrzegane i zarządzane w sensie operacyjnym. Faza zerowa Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy

27. Przekleństwem firmy funkcjonalnej jest nieuchronna specjalizacja. W przypadku kadry kierowniczej, znajomość zarządzanego obszaru zaczyna się i kończy zazwyczaj na granicy podległej jednostki organizacyjnej. Jest to zresztą znajomość ogólna, co jest całkowicie zrozumiałe i usprawiedliwione. Im niżej w hierarchii organizacyjnej, tym większa znajomość szczegółów, ale tym węższe z kolei pole widzenia. Faza zerowa Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy Mój Dział. Moja twierdza.

28. „ Prowadziłem kiedyś analizę procesów w dużej firmie produkcyjnej, międzynarodowej zresztą, na poziomie przepływów informacji. W jednym z działów zapytałem o pochodzenie pewnego dokumentu. „ Ten dokument otrzymuję od Pani Katarzyny.” Czym zajmuje się Pani Katarzyna ? „ Nie wiem, to nie moja sprawa.” W jakim dziale pracuje Pani Katarzyna ? „ Drugie piętro, trzecie drzwi po lewej stronie”. Co się dzieje z przygotowywanym dokumentem ? „ Zanoszę go do Pana Tomasza”. Reszty pytań i odpowiedzi nie muszę dalej cytować ”. dr Grzegorz B. Gruchman Faza zerowa Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy

29. W fazie drugiej procesy są już widoczne. Jest to właściwie jedyna istotna różnica pomiędzy tą fazą i poprzednią. Nadal obowiązuje ta sama tradycyjna struktura organizacyjna. Pojawiają się natomiast mapy procesów biznesowych, opracowane przy okazji jakiegoś przedsięwzięcia. Przedsięwzięciem tym może być: ·przygotowanie do wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego ·wdrożenie systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO ·reorganizacja (przeprojektowanie) procesu biznesowego Faza inicjatyw procesowych Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy

30. Warunkiem przejścia z fazy pierwszej do drugiej jest odpowiedni zakres map procesów. Muszą one obejmować wszystkie procesy firmy lub przynajmniej te, które uznawane są za kluczowe. Z map tych powinny wynikać poziome powiązania i zależności działań w różnych, wyodrębnionych organizacyjnie obszarach firmy. Dzięki mapom o takim właśnie zakresie w firmie zaczyna rozwijać się świadomość i znajomość owych powiązań. Faza inicjatyw procesowych Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy

31. Faza zarządzania procesami W trzeciej fazie wszystkie procesy firmy są zinwentaryzowane i opisane. Opisy procesów – co bardzo ważne – są na bieżąco aktualizowane. Słowo „ proces ” znajduje się na ustach wszystkich pracowników. Świadomość i praktyczna znajomość zależności działań w firmie jest powszechna. Przede wszystkim jednak, w fazie tej pojawiają się osoby odpowiedzialne za procesy, zwane popularnie ich właścicielami lub liderami. Nazwa nie ma zresztą większego znaczenia, ponieważ najważniejsza jest przydzielona owym osobom odpowiedzialność. Dotyczy ona przede wszystkim ciągłego doskonalenia i rozwoju procesów. Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy

32. Związane z procesami role lub nawet stanowiska organizacyjne są jednak same z siebie mało skuteczne. Jak wynika z nazwy, zarządzanie procesami wymaga planowania, organizowania, motywowania i kontroli działań wchodzących w ich skład. Firma w której procesy są naprawdę zarządzane posiada: ·system wskaźników mierzących skuteczność procesów ·system motywacyjny, wiążący wynagrodzenie z efektywnością procesów ·środki zbierania i przetwarzania informacji o efektywności procesów Faza inicjatyw procesowych Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy

33. Kolejność elementów firmy w trzeciej fazie dojrzałości nie jest przypadkowa. Za zarządzanie czymkolwiek musi być ktoś odpowiedzialny . Bez mierzenia nie ma zarządzania i realizacji. Wreszcie, do kontroli zjawisk za które jest się odpowiedzialnym, potrzebne są informacje. W dzisiejszych czasach oznacza to automatycznie odpowiednie oprogramowanie. Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy Faza inicjatyw procesowych

34. W firmie zarządzającej swoimi procesami wszystkie wymienione elementy integrują stosowne procedury planistyczne, realizacyjne i kontrolne, ujęte w tzw. regulaminie organizacyjnym. Bardzo ważnym składnikiem firmy w owej fazie jest także odpowiednia kultura organizacyjna. Bez wartości i postaw zachęcających do zmian, uczenia się i pracy zespołowej, formalne elementy zarządzania procesami są równie pożyteczne jak niedźwiedzie w objęciach zimowego snu. Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy Faza inicjatyw procesowych

35. Firma w ostatniej fazie zarządza swoimi procesami z takim samym entuzjazmem, jak w poprzedniej. Instytucjonalizacja procesów osiąga natomiast jeszcze wyższy poziom. W wymiarze pionowym nadal rządzą dyrektorzy pionów funkcjonalnych. W wymiarze poziomym natomiast rządzą dyrektorzy procesów . W konsekwencji, procesy biznesowe są co najmniej tak samo ważne, jak działy i komórki organizacyjne. Słowo „rządzą” jest użyte nieprzypadkowo. W firmie o procesowej strukturze organizacyjnej dochodzi do rozdzielenia zarządzania ludźmi i wykonywaną przez nich pracą. Faza procesowej struktury organizacyjnej Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy

36. Sankcjonują to rozdzielne stanowiska organizacyjne oraz przydzielone im zakresy odpowiedzialności i niezbędna władza. Tak jest, władza w sensie możliwości wydawania poleceń służbowych oraz nagradzania i karania zależnie od wyników. Władza kierownicza w wymiarze pionowym jest wyraźnie zmniejszona i koncentruje się na rozwoju umiejętności pracowników, alokacji zadań i realizacji cząstkowych wskaźników dla procesów. Władza kierownicza w wymiarze poziomym związana jest natomiast z realizacją wskaźników dla całych procesów oraz ich doskonaleniem. Faza procesowej struktury organizacyjnej Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy

37. Wspomniane rozdzielenie zarządzania ludźmi i procesami jest związane z daleko idącymi zmianami strukturalnymi oraz zmianami w systemach motywacyjnych, budżetowania i kontrolingu. Tak rozumiana struktura procesowa jest podejrzanie bliska macierzowej, ma więc w zasadzie taki sam bagaż zalet, jak i balast wad. Z technicznego punktu widzenia, wprowadzenie procesowej struktury organizacyjnej umożliwiają zintegrowane systemy informatyczne i inne technologie. Podstawową przeszkodą są natomiast problemy ludzkie związane z niezbędnymi zmianami. Łagodnie mówiąc, mało kto lubi dzielić się władzą. Faza procesowej struktury organizacyjnej Źródło: Portal www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy

38. Gotowi na rozwijające zmiany ? Na procesy marsz 

39. W prezentacji wykorzystano fragmenty opracowań z Portal’u www.gruchman.pl Dr Grzegorz B. Gruchman Model PDF czyli Procesowa Dojrzałość Firmy Zdjęcia i ilustracje: www.istockphoto.com , www.microsoft.com Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła.