Présentation du déjeuner-débat EIM360 du 21/06/2016

1. 21/06/2016
Paul TERRAY, Responsable Pôle Conseil GED - Archivage, Sollan
ECM transverse ou
applications métiers :
Pourquoi choisir ?
Avec les éditeurs

2. Sommaire
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 2
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
A quoi sert l’ECM ?
Répondre aux besoins
Structurer son socle ECM
Points de vue partenaires

3. A propos de Sollan
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 3
www.sollan.com
Conseil en gestion de
contenus (ECM)
VCM, Solution de gestion
photos, vidéos et sons
Conseil en gestion de
contenus numériques (ECM)
et transition digitale
Intégration de solutions de
gestion de contenus
numériques (ECM)
Trimly, solution de gestion
photos, vidéos et sons
Expert en gestion de contenus numériques (ECM).
Accompagnement à la transition digitale.
60 collaborateursSociété franco-anglaise
fondée en 2001.

4. 21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 4
Quelques Références

5. Sommaire
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 5
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
A quoi sert l’ECM ?
Répondre aux besoins
Structurer son socle ECM
Points de vue partenaires

6. Sollan EIM360
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 6
L’esprit EIM360 de Sollan
Des événements trimestriels.
Des déjeuners-débats autour d’une thématique d’actualité,
perçue lors de nos expériences terrain, parfois « sensible » ou
polémique.
Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage pour
appréhender les problématiques de chacun.
L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs majeurs du
marché.
La contribution des entreprises et organisations autour d’une
problématique commune.

7. Sommaire
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 7
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
A quoi sert l’ECM ?
Répondre aux besoins
Structurer son socle ECM
Points de vue partenaires

8. Question du jour
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 8
ECM transverse ou applications dédiées ?
Qu’est-ce que l’ECM ?
• Quels objectifs ?
• Quels outils ?
• Quelle démarche ?
Comment fournir une réponse à un besoin ECM métier ?
• Utilisation d’outils socles, à rentabiliser
• Mise en œuvre de systèmes spécifiques à maintenir
• Définir un niveau de réponse vs. un niveau d’investissement

9. Question du jour
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 9
 ECM transverse
• Fournir un support global aux processus et contenus associés
• Gérer les documents, les processus, la diffusion
d’information de façon générique
• Rationaliser et centraliser la gestion des fichiers
ECM transverse ou applications dédiées ?
 Application dédiée
• Répondre à un besoin métier spécifique
• Couvrir le besoin ECM en même temps que la gestion métier

10. Sommaire
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 10
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
A quoi sert l’ECM ?
Répondre aux besoins
Structurer son socle ECM
Points de vue partenaires

11. À quoi sert l’ECM ?
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 11
Qu’est-ce que l’ECM ?
Au départ, Gestion électronique de Documents (GED)
À quoi servent les documents dans l’entreprise ?
• Décrivent les processus et informations applicables
• Portent des processus (formulaires, demandes)
• Tracer, acter et justifier d’une activité (PV, Pièces justif.)
• Parfois tout à la fois (Facture, Contrat)
Procédure
Pièces
Justificatives
Traçabilité
Formulaire

12. À quoi sert l’ECM ?
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 12
Usage de la GED
Comment les documents servent les processus de l’entreprise ?
Une GED gère les documents !
Formalisation de l’information
Capture d’information
Circulation de l’information
Diffusion de l’information
Support de validation
Conservation de l’information formelle
Regroupement de l’information

13. À quoi sert l’ECM ?
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 13
Extension à l’ECM
Gestion des documents ➔ Gestion des processus
L’ECM gère les processus !
Formalisation de l’information
Capture d’information
Circulation de l’information
Diffusion de l’information
Support de validation
Conservation de l’information formelle
Regroupement de l’information
GED
Portail, Numérisation
Espaces Collaboratifs
Portail
BPM
SAE
Case Management

14. Les objectifs de l’ECM
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 14
Collaborer
Contribuer et diffuser des
référentiels
Gérer des cas
métiers
À quoi sert l’ECM ?

15. À quoi sert l’ECM ?
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 15
Extension à l’ECM
ECM permet de construire des solutions complètes de gestion
d’une activité d’entreprise
• Processus Purchase-to-Pay
• Production, gestion et diffusion d’instructions de production
• Contribution, assemblage, diffusion multi-support d’ouvrages
• Diffusion des référentiels et enregistrements qualités
• Gestion de dossiers de demandes de formations et suivi
• Description et valorisation de fonds d’archives
• Réception et traitement du courrier entrant

16. Sommaire
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 16
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
A quoi sert l’ECM ?
Répondre aux besoins
Structurer son socle ECM
Points de vue partenaires

17. Répondre aux besoins
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 17
Réponses possibles
• Utilisation de l’ECM d’entreprise
• Souvent limité à la GED d’entreprise
ECM
Transverse
• Applicatif dédié
• Éditeur spécialiséSolution dédiée
• Cahier des charges spécifiques
• Utilisation d'un intégrateur
• S'appuie sur des outils ECM existants
Solution sur
mesure

18. Répondre aux besoins
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 18
ECM transverse
Adresse essentiellement la gestion documentaire des processus
Porté par les DSI centraux
• Socle d’entreprise, intégré, géré et contrôlé en central
• Responsable applicatif pour adresser les nouveaux besoins
• Limitation par la compétence interne sur les outils
Réponse rapide
• Pas de mise en place de nouveaux outils
• Processus de mise en œuvre prévus et calibrés
• Gestion du projet interne, s’appuyant éventuellement sur des
compétences externes connues

19. Répondre aux besoins
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 19
ECM transverse
Avantages
• Adresse le besoin documentaire de façon efficace
• Centralise les fonctions d’exploitation (sauvegarde, annuaire, etc.)
• Permet la délégation aux métiers des fonctions documentaires
• Permet d’éviter les moyens parallèles (mail, répertoires partagés)
Inconvénients
• Supporte plus qu’il n’instrumente un processus
• Non spécifique à un métier, nécessite une gestion du changement
• Ne correspond pas à une digitalisation de l’activité
• Peu de cohérence des données métiers
• Reporting simple
• Pas de contrôles avancés sur les processus

20. Répondre aux besoins
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 20
Solution dédiée
Gère un processus en silo
Souvent portée par les métiers
• Accélère la mise en œuvre de la réponse fonctionnelle
• Favorisé par l’approche SaaS
• Ne prend pas en compte un schéma directeur
• Coûts limités, mais restreints à un processus
• Généralement support partiel de l’aspect documentaire
• Nécessite un travail d’intégration au SI plus important
• Ajoute un ou plusieurs outils au S.I. d’entreprise

21. Répondre aux besoins
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 21
Solution sur mesure
Répond fortement à un besoin spécifié
Relève de la stratégie d’entreprise
• S’appuie généralement sur des solutions intégrées
• Projet d’intégration : éditeur / intégrateur
• Nécessite une bonne maîtrise interne de la conduite projet
• Spécification du besoin
• Suivi de l’exécution
• Recette / déploiement
• Maintenance et évolutions à prendre en compte

22. Répondre aux besoins
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 22
Solution dédiée / Solution sur mesure
Avantages
• Répond précisément au besoin métier
Inconvénients
• Souvent penser pour un usage local (un site, une B.U.)
• Maintenance complexe voir coûteuse (liée à un intervenant externe)
• Complexifie le schéma directeur
• Ne permet pas une harmonisation des pratiques
• Adressage complexe des problématiques du S.I. d’entreprise :
• Authentification
• Sauvegarde
• Performance
• Rationalisation

23. Sommaire
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 23
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
A quoi sert l’ECM ?
Répondre aux besoins
Structurer son socle ECM
Points de vue partenaires

24. Structurer son socle ECM
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 24
Penser un socle ECM
Définir un schéma ECM global
• Envisager les principaux éléments dès le départ
• Penser l’architecture en fonction des contraintes (accès externe ?)
• Planifier leur mise en œuvre au regard des projets métiers
• Définir les principales connexion au SI de référence (ERP, CRM,
etc.)
• Définir les solutions qui correspondent (Solution unique, Best-of-
breed, Interne / Externalisé)
Structurer le socle fonctionnellement
• Définir une structure de classement général dans la GED pour
cloisonner les projets
• Organiser les groupes utilisateurs structurellement
• Définir l’organisation du portail
• Organiser les principes d’archivage dans le SAE

25. Structurer son socle ECM
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 25
Choisir les solutions
GED Numérisation
Espaces Collaboratifs
Portail
BPM
SAE
Case Management

26. Structurer son socle ECM
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 26
Choisir les solutions
GED Numérisation
Espaces Collaboratifs
Portail
BPM
SAE
Case Management

27. Structurer son socle ECM
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 27
Exemple de schéma Directeur ECM
SI EXTERNE
Utilisateur
INTERNET
SI INTERNE
GED
Site internet
Système d’information
métier
ERP CRM Gestion de Gammes
Dossiers d’activité Référentiels
Espaces
collaboratifs
Processus métiers
Utilisateur interne
WORKFLOW de
validation
Travail collaboratif
WORKFLOW de
validation avant
intégration
PORTAIL EXTRANET
Partenaire
SCHEMA DIRECTEUR ECM
PORTAIL INTRANET
Système
d’archivage
électronique
Signature
électronique
PortailBPM

28. Structurer son socle ECM
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 28
Adresser les projets ECM avec le socle
Définition d’une méthodologie par type d’application
• Structuration de la captation du besoin
• Planification des outils socles impactés
• Mise en œuvre des socles lorsque nécessaire
Exemples de délais de mise en œuvre
• Gestion de documents et enregistrement qualité : 4 mois
• Mécanisme de gestion et livraison de documents clients : 5 mois
• Mise en place d’une « Dataroom » : 3 mois

29. Structurer son socle ECM
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 29
Spécifier les projets métiers
• Définir les groupes d'utilisateurs qui collaborent
• Définir les responsabilités et droits d'accès par profils
• Spécifier la gouvernance des espaces (ouverture/clôture)
Collaboratif
• Qui accède à quel information dans quel contexte ?
• Qui contribue, qui valide, qui diffuse ?
• Quel cycle de vie pour un document de référence (obsolescence) ?
Référentiels
• Définition du cas métier : caractéristiques, contenus associés, types de documents
?
• Comment y accède-t-on (recherche, lien depuis un système métier, etc.) ?
• Quels statuts pour le cas (ouvert, en instruction, instruit, en règlement, clôt) ?
• Quels actions possibles par profil ? Pour quel statut ?
Cas métier

30. Structurer son socle ECM
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 30
Usage des socles selon les types de projets
Collaboratif Référentiels Cas Métiers
GED Espaces internes Référence en cours
de contribution
Données du cas
Contenus associés
Numérisation Ajout de contenu
associé
Espaces
Collaboratifs
Espaces internes /
externes
Portail Moyen d’accès aux
espaces
Diffusion de
référence validée
Lancement / suivi d’un
cas
BPM Validation complexes Circuits métiers
Doc. Produits externes
SAE Archivage espaces
clôts
Conservation
données applicables
Conservation des
pièces justificatives et
produites
Case
Management
Suivi des statuts et du
cycle de vie

31. Structurer son socle ECM
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 31
Conclusion
La mise en place d’un schéma directeur ECM permet d’adresser
les besoins rapidement et de façon spécifique
Il faut envisager l’ECM comme un ensemble d’outils de gestion
des processus métiers et pas seulement documentaires
Les projets ECM doivent être pensés selon leurs objectifs
fonctionnels
➔ Permet une réponse rapide et efficace aux projets ECM
tout en gardant une approche cohérente du S.I.

32. Sommaire
21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 32
A propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
A quoi sert l’ECM ?
Répondre aux besoins
Structurer son socle ECM
Points de vue partenaires

33. 21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 33
Société
Dans le monde :
• 50 M€ de CA
• 450 collaborateurs
• 400 partenaires
• 600 000 licences en production
• 5 000 projets réalisés (ELOprofessional, ELOenterprise)

34. 21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 34
Offre
ELOprofessional
PME et Collectivité
Solution client-serveur
Architecture orientée service
Moteur Workflow intégré …
ELOentreprise
Grands Comptes
Solution client serveur modulaire.
Gestion PRA, load balancing,
Compatible Windows, Linux, UNIX …
ECM / GED / Workflow / Capture / LAD / RAD
ELO DocXtractor
Classement, traitement
intelligent et automatique de
documents entrants
Factures, Formulaires …
Les points clefs
• ELO intègre sa propre solution de LAD/RAD
• Technologies multi-client et applications mobiles incluses
• Solution préconfigurée permettant de démarrer un projet en des temps
records

35. 21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 35
Point de vue
 L’enjeu porte d’avantage sur l’adhésion du collaborateur :
• Mise en œuvre du projet de GED par un vertical métier
• Démarrage par un projet pilote avec une équipe restreinte et des utilisateurs clés
• L’idée est de mener le projet par étape et non pas de front
 Par exemple
• Phase 1 : Service comptable : Dématérialisation factures fournisseur
• Phase 2 : Service commercial : Stockage et indexation automatique des factures client,
commandes, devis …
• Phase 3 : Service qualité : Mise en place de modèles de documents …
ECM transverse ET Applications métiers Forcément connectés
 La solution ECM doit être :
• Transversale et ouverte
• Interconnectée et interagir avec l’application métier
• La passerelle du collaborateur entre les différentes applications métiers
• Interfaçable : Accès via API, WebService (CMIS), Base de données, échange de fichiers, email
…

36. 03/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 36
Éclaireur du modèle d'affaire Open
Source
Maarch est une société éditrice de logiciels libres depuis 2008
L’activité est répartie sur deux pôles :
L’intégration de projets autour du logiciel
Le support et la formation
Indicateurs classiques
• CA 2015 : 1.250 K€ (obj. 2016 : 1,5m€)
• Effectifs : 14 personnes
• Une filiale : Maarch West Africa
Écosystèmes
• 20 partenaires : +3.000 K€ de CA annuel
• 100 experts Maarch
• 300-500 sites installés
• 70.000 téléchargements
• 150.000+ utilisateurs, 160.000 hits Google

37. 03/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 37
Un SAE libre et normé
Résultat de 3 ans de R&D pour un produit entièrement conforme aux besoins
d'archivage à valeur probante, sphère publique ET privée.
Fonctions
• Entrée
• Accès
• Stockage
• Pérennisation
• Administration
• Gestion des métadonnées
+ Modèle OAIS / ISO 14721
+ SIP/DIP au travers de la norme MEDONA (NF Z44-022) et SEDA
+ AFNOR NF Z42-013 / ISO 14641-1
+ Grille de conformité SIAF
+ Guide d'application GA Z42-019 et certification NF 461

38. 03/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 38
Point de vue
 Plus que jamais, un SAE est une GED spécialisée
 Rendu incontournable par l'explosion des contenus nativement
numériques à valeur probante
 Normes strictes et détaillées, inaccessibles aux ECM généralistes
 Exigence de systèmes normés pour un périmètre croissant :
banques, assurance, tiers de confiance, données de santé
 Aucune organisation ne devrait conserver ses documents
engageants dans un système non libre !
 Maarch RM : système universel et opérationnel pour de multiples
besoins
 Baisse drastique des coûts d'acquisition et de fonctionnement
pour une adoption massive

39. 21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 39
Société
Société de solutions informatiques depuis 1989
Organisation mondiale
• Entités en Finlande, USA & Royaume-Uni
2016 : France, Allemagne & Australie
• 350 employés
• 6 500 clients
• Réseau de partenaires imposant :
450 revendeurs dans 80 pays
Des milliers de clients
Un focus sur la France
Une technologie reconnue
par les analystes
Vision :
Changer la manière dont le monde traite les informations

40. 21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 40
Offre
DMS
Document
Lifecycle
Management
Document
Archiving
Quality
SOP Management
Training
management
Deviations & CAPA
Equipment Registry
Audits
Sales
Account & Contact
Management
Task & Event
Tracking
Sales Pipeline
Management
Lead Management
Campaign
Management
Customer
Feedback
Manufacturing
Installed Base
Management
Enterprise Asset
Management
Fleet Maintenance
Management
Chemical Registry
Project
Management
Project Portfolio
Management
Project Planning
Project Tracking
Risk & Issue
Management
Collaboration
Legal
Contract
Management - Pre
Signing
Contract
Management -
Post Signing
Case Management
Legal Entity
Management
Lease Management
HR
Personnel Registry
Training &
Certification
Management
HR Document
Management
Recruiting
Competence
Management

41. 21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 41
Point de vue
GED -> ECM / EIM
• hier : 'GED' = stockage de documents contrôlé
• aujourd'hui : gestion de processus au quotidien
• aujourd'hui : échange et partage d'informations
ECM / EIM = GED + X
• Quality Management
• Contract Lifecycle Management

42. 6/20/16 © SOLLAN - Structure the unstructured 42
Nuxeo
 Editeur d'une plateforme de gestion de contenu et d'outils et services
pour accélérer la mise en oeuvre de projets d'ECM et d'application
métier orientées contenu
 70 employés
 New York, Paris, San Francisco
 Ouverture prochaine Anglettere, Allemagne, Japon
 Projets DAM, Case Management, Gestion de contenu
 Framework de développement multi-languages, applications
configurables web, mobile, desktop. Synchronisation de contenu

43. 6/20/16 © SOLLAN - Structure the unstructured 43
Nuxeo Platform
Conçue pour un monde orienté
données
Orientée API-first avec le format de
données JSON, modèle de
données flexible,…
Construite pour être étendue
Architecture Extensible avec plus
de 150 plug-ins exposant plus de
250 points d’extension
Testée pour résister à de fortes
charges
Scalable horizontalement et
verticalement, testée avec 1Milliard
de documents
Ingéniérie forte
2M+ LoC, 40 commits/jour sur 100
repositories GitHub, 100 à 600 CI
builds/jours, tests automatiques
avancés, totalement ouverte

44. 6/20/16 © SOLLAN - Structure the unstructured 44
Point de vue
Beaucoup plus de contenu à
gérer
• De 1Million à 1 Milliard d'objets
• Accès Mobile
• Objets plus gros (fort impact du
média)
Les contenus sont de plus en plus
complexes, pas simplement un
ensemble à plat de métadonnées
 Modèles de données dynamiques et
flexibles
 Métadonnées complexes
 Workflows dynamiques
Des canaux de capture et de
diffusions plus variés
 Délivré et capturé au coeur des
applicatifs
 Sur differents support (mobile,
desktop, notification)
Ex: Solocal, aka “Les pages jaunes”
 Référentiel Centralisé des points
d'intéret
 30+ bases de données différentes en
une seule, modèle de données unifié)
 4M+ entreprises, chacune avec
centaines de champs de données

45. 21/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 4521/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 4521/06/2016 © SOLLAN - Structure the unstructured 45

46. SOLLAN France
54, rue Emile Zola, 93100 Montreuil | www.sollan.com
Tél : +33 (0)1 48 51 15 40
Fax : +33 (0)1 48 51 15 48
@ : contact@sollan.com
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